Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

Transcrição

1 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho 5.0 Introdução Planilhas são constituídas por milhões de células. Essas células podem ser vinculadas (ou conectadas na terminologia do Excel 2007) através de uma planilha individual (p.ex., com a função SOMA), entre diferentes planilhas no mesmo arquivo, entre diferentes arquivos no mesmo computador e até mesmo entre diferentes arquivos em diferentes computadores ao redor do mundo. Esta unidade aborda como realizar conexões para fora do arquivo em que você está trabalhando. O benefício de efetuar conexões desta forma é que o trabalho realizado em uma área atualizará o trabalho em outro local (imediatamente, se os dois arquivos estiverem abertos). A vinculação de uma pasta de trabalho à outra é propensa a erros e deve ser evitada sempre que possível. Se você criar um vínculo para uma célula em uma pasta de trabalho de origem separada e, em seguida, alterar a estrutura dessa pasta de trabalho de origem, o Excel somente pode ajustar a referência se a pasta de trabalho que contém o vínculo estiver aberta quando a alteração é feita. Se ela não estiver, seu vínculo pode fazer referência à célula totalmente errada, sem qualquer aviso. Além disso, mudar a posição das pastas de trabalho, ou salvar em diferentes locais, pode facilmente resultar na vinculação de fórmulas à pastas de trabalho inexistentes. Portanto, de maneira geral, é melhor fazer cópias de dados em uma Planilha separada em seu arquivo, em vez de vincular dinamicamente. Contudo, às vezes, a vinculação a uma pasta de trabalho externa é inevitável. O uso de referências às células nomeadas (consulte a Unidade 18) e muito cuidado em relação a quais pastas de trabalho estão abertas ao fazer alterações podem reduzir a possibilidade de erro. Digamos que você está administrando o orçamento para o lançamento de um livro. Você tem alguém controlando o orçamento para o buffet e o custo já foi estimado em , mas você sabe que esse valor vai mudar à medida que chegarem as cotações de fornecedores. A vinculação da planilha de seu orçamento global à planilha do buffet de seu colega permite que você tenha a tranquilidade de saber que, quando eles atualizarem seus trabalhos, sua planilha atualizará automaticamente também Excel com Negócios 1 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

2 5.1 Vínculos para outros arquivos A maneira mais fácil de vincular dois arquivos Excel é ter os dois abertos na sua tela. Simplesmente: Clique em uma célula em seu arquivo original Digite o sinal de "=" Clique na célula correspondente no segundo arquivo Pressione Enter Agora você deve poder ver no seu primeiro arquivo o valor da célula selecionada em seu segundo arquivo. Você também deve poder ver na barra de fórmulas algo assustador como: =[Book1]Sheet1!$E$12 onde: [Book1] é o nome do arquivo ao qual você está vinculando Sheet1 é o nome da planilha à qual você está vinculando! indica onde termina o nome da planilha $E$12 é a célula à qual você está vinculando. Os cifrões indicam uma referência absoluta (basicamente que se você copiar esta fórmula em outra parte na sua planilha, ela será vinculada à célula E12, não importa o que aconteça). Isso é abordado na Unidade 11: Referências de Célula. Embora raramente seja preciso que você escreva isto do zero, você talvez precise poder editar essa fórmula, p.ex., para alterar a planilha ou a célula vinculada. Isso pode ser feito editando diretamente a fórmula na barra de fórmulas (F2 é um atalho útil para isso - experimente!) Na verdade, é possível vincular células com muitas fórmulas entre pastas de trabalho diferentes, incluindo as que fazem referência a uma matriz de células. Suponha que temos dois arquivos, um chamado Origem e outro chamado Destino. No arquivo Origem, temos os seguintes dados sobre o uso das letras do alfabeto: 2010 Excel com Negócios 2 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

3 Suponha que gostaríamos de destacar a soma da frequência das vogais nesta lista em nosso arquivo Destino: Clique em uma célula no arquivo Destino (neste caso a célula E3) Digite "=SOMA(" Realce as células que você gostaria de somar no outro arquivo (você pode usar Ctrl se as células não forem adjacentes) 2010 Excel com Negócios 3 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

4 Você verá algo como: Pressione Enter Se você trabalha muito com pastas de trabalho vinculadas, é recomendável desativar a edição diretamente nas células: Opções do Excel > Avançado > Permitir edição diretamente nas células (desmarcar) Agora, ao clicar duas vezes em uma célula vinculada, você será imediatamente levado para o arquivo de origem. 5.2 Atualização de Pastas de Trabalho ( Atualizar no Excel 2007) Reabrir uma pasta de trabalho A atualização é importante, em se tratando de pastas de trabalho vinculadas. Continuando com o exemplo anterior, suponha que você tenha vinculado a pasta de trabalho de uma colega com alguns dados de custos de buffet. Você então salva e fecha seu arquivo e vai para casa à noite, mas sua colega trabalha no arquivo dela em sua ausência. Ao chegar no dia seguinte e abrir seu arquivo vinculado, você pode se deparar com o seguinte aviso: 2010 Excel com Negócios 4 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

5 Em geral você vai querer atualizar os vínculos, mas pode ser que você queira revisar seu trabalho já feito antes de ser inundados com atualizações. Esta é uma boa deixa para passarmos para: Atualização enquanto em um arquivo Não é necessário reabrir um arquivo para atualizá-lo com dados vinculados. O arquivo pode ser atualizado sempre que você quiser mediante: Dados > Conexões > Atualizar 5.3 Tenha Cuidado Esta funcionalidade extra vem acompanhada de responsabilidade extra. Ao vincular seu arquivo a arquivos de origem, você está pedindo ao Excel para trabalhar mais, o que pode 2010 Excel com Negócios 5 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho

6 acarretar dificuldades. Manter as dicas abaixo em mente ajudará a evitar as dificuldades mais comuns. Sobrecarregando o Excel Embora seja impossível dizer com precisão que tarefas o Excel considera mais árduas para um determinado arquivo, as seguintes medidas devem ajudar a manter o programa feliz: Evitar vincular arquivos muito grandes Evitar vincular arquivos compartilhados ou protegidos Tentar vincular apenas arquivos menores em uma rede de escritório Ao vincular, manter o arquivo ao qual você está vinculando aberto também Perda de dados É possível perder dados por uso indevido de arquivos vinculados. Suponha que você queira que o arquivo de origem B preencha seu arquivo local A. Em seguida, você salva o arquivo local A para um pen drive. O Excel manterá esses valores vinculados para você nesta cópia isolada do arquivo. Mas se você atualizar os vínculos, então na próxima vez que você abrir os arquivos a partir do pen drive os dados vinculados não serão exibidos, já que o arquivo de origem B não está realmente vinculado à versão copiada. Para evitar isso, cole os valores para qualquer cópia isolada do arquivo que você deseja manter. Melhor ainda, evite tirar tais cópias do arquivo na melhor das hipóteses, que você terá problemas para trabalhar com o controle de versão. Controle um aviso! Ao vincular outros arquivos, você perde um grau de controle sobre as alterações ao seu arquivo, especialmente visto que seu arquivo pode mudar após as alterações no arquivo de origem na próxima vez que ele for aberto, por exemplo Excel com Negócios 6 Unidade 5: Vinculando Pastas de trabalho