MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO ARQUIVO HISTÓRICO DO EXÉRCITO (REAL ARCHIVO MILITAR / 1808)

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1 MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO ARQUIVO HISTÓRICO DO EXÉRCITO (REAL ARCHIVO MILITAR / 1808) ANO DE ELABORAÇÃO: 2015

2 ÍNDICE 1 Informações sobre o processo de elaboração da listagem de eliminação de documentos 4 2. Informações sobre as tabelas de temporalidade 5 3. Orientações para preenchimento do campo observações/justificativas das listagens 9 4. Principais incorreções ocorridas no processo de avaliação de documentos Sobre a eliminação dos documentos propostos na Listagem de Eliminação de Documentos Caso esquemático Atenção para os seguintes códigos de classificação de documentos Considerações finais 20 2

3 ORIENTAÇÕES PARA O PROCESSO DE ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS UNIDADES A Secretaria Geral do Exército, visando o aperfeiçoamento da gestão de documentos no âmbito do Exército e a racionalização das atividades relacionadas, apresenta e sugere esta cartilha como instrumento facilitador para o uso das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SCPAD) no processo de elaboração da listagem de eliminação de documentos públicos das Organizações Militares. Assim,a cartilha sugere procedimentos a serem observados, com base nas Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (EB10-IG ), 1ª Edição, 2014, aprovada pela Portaria Nº 1.172, de 29 de setembro de 2014 e nas Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA, instrumento complementar à Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Tais procedimentos visam atender as Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA, instrumento complementar à Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos, sendo condição necessária para efeito de aprovação das listagem da Força junto ao Arquivo Nacional que,após análise da 1º minuta da Listagem de Eliminação de Documentos enviada pelo Arquivo Histórico do Exército àquela Instituição Arquivística no ano de 2015, apresentou algumas orientações que devem ser observadas para efeito de aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos. Desta forma,a SGEx, no âmbito de sua competência, apresenta para ampla divulgação às Unidades, informações importantes que irão auxiliar as SCPAD a elaborem suas Listagensde Eliminação de Documentos. 3

4 1. INFORMAÇÕES SOBRE O PROCESSO DE ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS a. PERÍODO DO PROCESSO O inciso I do Art 42 da IG , define os prazos para as SPCAD elaborarem suas Listagens de Eliminação de Documentos (LED) e encaminhá-las diretamente ao AHEx. Lembrete: É importante que os membros da SCPAD sejam designados anualmente até 15 de fevereiro do ano do processo (inciso I do Art 11), de modo a permitir que os mesmos tenham o contato necessário com a legislação, possam sanar as dúvidas e planejem os trabalhos visando à elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos da OM. b. DESIGNAÇÃO DA EQUIPE A composição da SCPAD, as datas de reuniões e os assuntos tratados por essa subcomissão devem ser publicados em BI da OM. (Art 12 IG ) Lembrete: um integrante da Seção de Inteligência da OM deverá ser designado para compor a SCPAD. (Inc VI Art 11 IG ) c. COMPOSIÇÃO DA SCPAD As SCPAD serão compostas por oficiais e praças de carreira em número mínimo de 6 (seis) integrantes, todos de carreira, até 15 de fevereiro. (Inciso I do Art 11 das IG ) Lembrete: A composição da SCPAD é fator importante no resultado final do trabalho. É interessante que a SCPAD seja composta por militares que já tenham experiência acerca da administração. d. LEGISLAÇÕES: As legislações básicas na elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos são: Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (EB10-IG ); Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014; Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA; e Tabela de Temporalidade e Destinação Final Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades- Meio da Administração Pública. (Tabela CONARQ) Código de Classificação e Tabela de Temporalidade referentes à Subclasse Pessoal Militar. Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Ministério da Defesa. Aprovação Resolução nº 14-CONARQ, de 24 OUT 01 (DOU nº 28, de 8 FEV 02), alterada pela Resolução nº 35, de 11 DEZ 12 (DOU nº 239, de 12 DEZ 12). Resolução nº 21, de 4 AGO 04 (DOU nº 152, de 9 AGO 04). Portaria nº 154-AN, de 18 OUT 13 (DOU nº 204, de 21 OUT 13). As legislações acima referenciadas podem ser encontradas no site da SGEx para downloads. ( 4

5 Lembrete:A TBTEx é uma legislação revogada e não deve ser utilizada como referência para classificar documentos. (Msg Rede Cmdo da SGEx de 17 JUN 14). e. CRONOGRAMA DA AVALIAÇÃO PELA SCPAD O Art 20 da IG define o período mínimo obrigatório de 5 (cinco) anos de arquivamento do exemplar original, independente do prazo de guarda previsto na fase corrente de arquivamento nas tabelas de temporalidade. Dessa forma, o documento será avaliado pela SCPAD, após passado o ANO PRODUÇÃO DO DOCUMENTO e no mínimo os 5 (cinco) anos de arquivamento obrigatório previsto pela IG Exemplo: Ano de Produção Arquivamento mínino obrigatório previsto pela IG Avaliação pela SCPAD INFORMAÇÕES SOBRE AS TABELAS DE TEMPORALIDADE a. SOBRE OS PRAZOS DE GUARDA: O prazo de guarda é o tempo necessário para arquivamento de documento, sendo igual ao somatório dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária (se houver), contado a partir da data de elaboração do documento. (Exemplo ilustrativo da tabela de temporalidade CONARQ) ASSUNTO Cadastro de Fornecedores Compra FASE CORRENTE PRAZO DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 5 anos - Eliminação Até aprovação das contas 5 anos após aprovação das contas Eliminação OBSERVAÇÃO (Exemplo ilustrativo da tabela de temporalidade Subclasse 80 Pessoal Militar) ASSUNTO guia de remessa de material de identificação FASE CORRENTE PRAZO DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 5 anos 5 anos Eliminação Sindicância 5 anos 47 anos Eliminação OBSERVAÇÃO 5

6 O documento que não tenha cumprido todo seu prazo de guarda, seja ele a Fase Corrente ou a Fase Intermediária (quando existir), estabelecido nas tabelas de temporalidade não poderá ser inserido na Listagem de Eliminação de Documentos da OM. Lembrete (1): Em alguns códigos nas tabelas de temporalidade, a Fase Corrente ou a Fase Intermediária pode apresentar uma CONDIÇÃO ( enquanto vigora ; ou até a homologação da aposentadoria ; ou até a alienação e outras mais) que deve ser avaliada pela SCPAD se tal condição foi cumprida pelo documento que está sendo proposto para ser eliminado. (ver também como lançar notas explicativas no campo observação/justificativa da listagem de eliminação para tais casos no tópico 3 da presente cartilha) Lembrete (2): O Art 20 da IG define o período mínimo obrigatório de 5 (cinco) anos de arquivamento do exemplar original, independente do prazo de guarda previsto na fase corrente de arquivamento nas tabelas de temporalidade. b. SOBRE A DESTINAÇÃO FINAL: (Exemplo ilustrativo) ASSUNTO PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FASE FASE FINAL CORRENTE INTERMEDIÁRIA OBSERVAÇÃO (assunto D) X anos X anos Eliminação xxxxx (assunto E) X anos X anos Guarda Permanente xxxxx O documento cuja destinação final nas tabelas de temporalidade é a Guarda Permanente, NÃO PODERÁ ser inserido na Listagem de Eliminação de Documentos da OM. A guarda permanente indica que determinado documento não pode ser eliminado. Lembrete: Se na Listagem de Eliminação de Documentos da OM for lançado um conjunto documental cuja destinação final seja a Guarda Permanente, indica que houve equívoco da SCPAD em propor a eliminação do documento. O documento cuja destinação final nas tabelas de temporalidade é a Eliminação, poderá ser inserido na Listagem de Eliminação de Documentos da OM, desde que, tenha cumprido todo seu prazo de guarda previsto nas tabelas de temporalidade. 6

7 c. SOBRE O CAMPO OUTROS ASSUNTOS REFERENTE A... nas tabelas de temporalidade 1) Procedimento para o campo quando este NÃO encontra-se desenvolvido: (foi utilizado como exemplo o código 069 da Tabela CONARQ. O exposto neste exemplo aplica-se as demais tabelas de temporalidade para casos idênticos): Existe nas tabelas de temporalidade subclasse/grupo/subgrupo ainda não desenvolvidos e sem temporalidade para avaliação (são os descritores outros assuntos referente a... ), que são recursos para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no código de classificação de documentos de arquivo. Lembrete (1): A SCPAD não deve utilizar estes campos para proporem a eliminação de documentos em suas listagens de eliminação. Lembrete (2): Tais assuntos, após sugestão da SCPAD de OM, deverão ser encaminhados via canal de comando à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para a análise da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Defesa (SSIGA/MD), que submeterá à aprovação do Arquivo Nacional para posterior inclusão. 2)Procedimento para o campo OUTROS ASSUNTOS REFERENTE A... quando este, JÁ encontra-se desenvolvido: (foi utilizado como exemplo o grupo 089 da tabela Pessoal Militar Subclasse 080. O exposto neste exemplo aplica-se as demais tabelas de temporalidade para casos idênticos) Obs: Existem campos nas tabelas de temporalidade já desenvolvidos. Neste caso usa-se o procedimento padrão para classificação do documento que será proposto para eliminação. 7

8 Como exemplo, pode ser citado o grupo 089 Outros Assuntos Referentes a Pessoal Militar, que já possui os subgrupos 089.1; 089.2; e e seus respectivos assuntos já desenvolvidos e com possibilidade de enquadramento de documentos para serem propostos para eliminação. d. SOBRE CAMPOS ENQUADRANTES E QUE NÃO POSSUEM TEMPO DE GUARDA E DESTINAÇÃO FINAL DEFINIDOS: Existem nas tabelas de temporalidade, códigos que não possuem prazo de guarda e destinação final, apenas organizam as tabelas por assuntos enquadrantes. Nas listagens de Eliminação de Documentos das OM, tais códigos não podem enquadrar diretamente um documento proposto para ser eliminado. Estes campos podem ser lançados nas Listagens (sem enquadrar documento) para efeito de organização da Listagem. Exemplos utilizando a tabela CONARQ: Exemplo de lançamento na Listagem de Eliminação de Documentos: CÓDIGO (referente a classificação) 900 Lembrete:A subclasse 090 e a Classe 900, são códigos na tabela de temporalidade que não definem temporalidade (prazo de guarda) e destinação final. Estes códigos são lançados na Listagem de Eliminação para efeito de organização. Não se deve enquadrar conjuntos documentais nesta chamada. ASSUNTO (descritor do código) Assuntos Diversos 910 Solenidades, Comemorações, Homenagens DATAS- LIMITE UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES / QUANT CX Nº FOLHAS ESPECIFICA- ÇÃO JUSTIFICATIVAS (aqui a SCPAD não deve enquadrar conjuntos documentais) Caixa Não são documentos referentes a: Planejamento, Programação, Discurso, Palestras e Trabalhos apresentados por Técnicos do Órgão. 8

9 3. ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO CAMPO OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVAS NAS LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS UNIDADES O Arquivo Nacional, após análise da minuta da Listagem de Eliminação de Documentos enviada pelo AHEx àquela Instituição Arquivística, apresentou orientações que devem ser observadas para efeito de aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos. Tais orientações se referem às notas explicativas a serem lançadas no campo Observações/Justificativas nas Listagens de Eliminação de Documentos. Nesse campo Observações/Justificativas das Listagens de Eliminação de Documentos, faz-se necessário lançar notas explicativas úteis ao esclarecimento das informações referente aos conjuntos documentais a serem eliminados. Tal situação visa atender às Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA, instrumento complementar à Resolução nº40, de 9 de dezembro de 2014,do Conselho Nacional de Arquivos, sendo condição necessária para efeito de aprovação das listagem da Força junto ao Arquivo Nacional. Dessa forma, o exemplo de preenchimento do quadro descritivo dos documentos abaixo, com conjuntos documentais relativos à tabela de temporalidade (CONARQ) irá facilitar o trabalho das SCPAD OM por ocasião de confecção de suas listagens. Exemplo de preenchimento do quadro descritivo dos documentos, com conjuntos documentais relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal: (retirado das Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA ) Código (referente à classificação) Assunto (Descritor do código) Datas-limite Unidade de Arquivamento Quantificação Férias Caixa Reembolso de despesas Locomoção Especificação Observações / justificativas Processo Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União. Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União. Os Missões fora da sede. Viagens a Caixa relatórios técnicos de viagem encontram-se classificados no serviço. No País assunto correspondente e arquivados nos departamentos Doação de material permanente Processo Não envolve o pagamento de despesas pendentes Desaparecimento de material permanente Recolhimento de material ao depósito Processo Concluído em 02/07/ Caixa Não são documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União Acidentes. Infrações. Multas Processo Acidentes de trânsito sem vítimas. Conclusão em 05/03/ Prevenção de incêndio Processo Não são documentos referentes a constituição de brigadas

10 de incêndio, planos, projetos e relatórios Despesa Processo Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União Protocolo: Recepção, Tramitação e Expedição de Caixa Documentos 920 Congressos. Conferências. Seminários Caixa MENSURAÇÃO TOTAL: 220,8 metros lineares DATAS-LIMITES GERAIS: Não são documentos referentes a: planejamento, programação, discursos, palestras e trabalhos apresentados por profissionais do órgão ou entidade. Nota: a) Existem casos nas tabelas de temporalidade, que um código (no exemplo acima, iluminado de amarelo e 920 ver tabela) enquadra assuntos diferentes (mais de um assunto), que possuem prazos de guarda e destinação final diferentes, de modo que, ao lançar na Listagem de Eliminação de Documentos, um conjunto documental que se enquadre ao exemplo citado, a SCPAD (OM) deverá lançar no campo Observação/Justificativa da listagem de eliminação, nota explicativa que não se trata de documentos referentes àqueles outros assuntos também enquadrados pelo mesmo código. Exemplo ilustrativo (código 920 apresentado na tabela de temporalidade CONARQ): 10

11 b) A Tabela referente a Pessoal Militar (Subclasse 080) possui muitos casos parecidos com o exemplo supracitado na letra a). O campo Observação/Justificativa da Listagem de Eliminação da OM deverá constar nota explicativa adequada ao conjunto documental que a SCPAD (OM) deseja encaminhar para eliminação: (Exemplo ilustrativo utilizando assuntos da tabela Pessoal Militar Subclasse 080) (Exemplo ilustrativo de lançamento na Listagem de Eliminação da OM. Será utilizado o exemplo de códigos e assuntos do quadro acima) CÓDIGO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO DATAS- (referente à ASSUNTO (Descritor do código) Nº ESPECIFI- LIMITE QNT CX classificação) FOLHAS CAÇÃO Férias(*) Envelope Remuneração na Ativa Caixa OBSERVAÇÕES / JUSTIFICATIVAS Não são documentos referentes a: planejamento, solicitação, concessão, cancelamento e publicação. Não são documentos referentes a Fichas Financeiras e Folhas de Pagamento 11

12 Obs: (*) O que poderá ser enquadrado neste código e assunto enquadrante (085.5 Férias), e que possibilitam eliminação após 5 anos de prazo de guarda? Expedientes diversos (partes, MDO, memorando, ou outros) que apenas tratam superficialmente o assunto e que, a juízo da SCPAD, não comprometa direitos. Um exemplo de documento que pode ser classificado em 085.5: Um memorando da Seção de Pessoal que determina às SU darem entrada com o plano de férias da SU para consolidação do plano de férias do Btl. c) A Tabela referente a Atividade-Meio (Tabela CONARQ) apresenta ainda, notas no campo observações, além dos apresentados no exemplo de quadro descritivo dos documentos, devendo a SCPAD OM atentar para lançar a nota explicativa, conforme o caso. Alguns outros exemplos de observações da Tabela de Temporalidade CONARQ: Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente ; Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano ; Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano Exemplos de lançamentos na Listagem de Eliminação de Documentos utilizando os exemplos acima: CÓDIGO (referente à classificação) ASSUNTO (Descritor do código) DATAS- LIMITE UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Nº ESPECIFICA- QNT CX FOLHAS ÇÃO Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais Caixa Material Permanente Compra (inclusive compra por importação) Pasta 042 Veículos Aquisição Compra (inclusive compra por importação) Envelope OBSERVAÇÕES / JUSTIFICATIVAS Os documentos não tratam de informações que refletem a política da Força Documentação referente a material não adquirido (as transações não foram efetivadas) * Os veículos não foram adquiridos (as transações não foram efetivadas) * 12

13 Obs: * Nos casos de transações efetivadas, os conjuntos documentais devem cumprir os prazos de guarda estabelecidos na tabela de temporalidade para os mesmos, quais sejam: Fase Corrente: Até aprovação de contas; Fase Intermediária: 5 anos após aprovação de contas. d) Para os casos em que a Fase Corrente não estipula um prazo fixo (em anos) e sim uma condição (enquanto vigora, enquanto o servidor permanecer, até homologação da aposentadoria, etc), deverá ser lançado no campo Observações/Justificativas nota explicativa adequada àquele conjunto documental: Exemplo ilustrativo da Tabela de temporalidade retirado aleatoriamente para efeito didático: Exemplo de lançamento na Listagem de Eliminação de Documentos: CÓDIGO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO DATAS- OBSERVAÇÕES / (referente à ASSUNTO (Descritor do código) Nº ESPECIFICA- LIMITE QNT CX JUSTIFICATIVAS classificação) FOLHAS ÇÃO Credenciamento de Jornalistas Caixa Deixou de vigorar desde o ano de Ocupação de Próprios da União Pasta Desocupação ocorreu em 2009 e) Para os casos em que os conjuntos documentais exijam aprovação de contas (situação definida na tabela de temporalidade), a SCPAD OM deverá remeter anexo às suas listagens, documentação comprobatória (extrato de DOU com aprovação das contas ou certidão emitida pelo TCU por solicitação do Órgão ou extrato da página do sítio eletrônico do TCU) que conste a publicação da aprovação das contas de sua OM do referido ano dos conjuntos documentais propostos para eliminação. 13

14 4. PRINCIPAIS INCORREÇÕES OCORRIDAS NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 2015 INCORREÇÃO OBSERVAÇÃO (1) Assunto incompatível com a tabela de temporalidade; Foi lançado um assunto na Listagem de Eliminação de Documentos da OM que não condiz com o assunto (descritor do código) apresentado nas tabelas de temporalidade para o código lançado (deve ser lançado exatamente igual à tabela de temporalidade). Lembrete: não confundir o assunto (descritor do código) previsto na tabela de temporalidade, que deve ser lançado na listagem de eliminação de documentos, com o assunto que vem lançado no corpo do documento que foi classificado. Ex. lançamento incorreto: Nota para Boletim sobre apresentação de militares(ou outro assunto lançado) Ex. lançamento correto: Publicação de Matérias nos Boletins Administrativo, de Pessoal e de Serviço; (2) Conjunto documental deixou de cumprir prazos previstos na tabela de temporalidade (fase corrente ou fase intermediária); Foi lançado na Listagem de Eliminação de Documentos da OM um conjunto documental que já cumpriu a fase corrente, mas não cumpriu ainda o prazo da fase intermediária; ou que não cumpriu ainda a fase corrente. Lembrete: O documento para ser proposto para eliminação só poderá ser inserido na listagem após ter cumprido todo seu prazo de guarda e que a tabela de classificação aponte a Eliminação como destinação final do mesmo. (3) Conjunto documental de Guarda Permanente proposto para eliminação; Foi lançado na Listagem de Eliminação de Documentos da OM, um conjunto documental para ser eliminado, cuja destinação final prevista nas tabelas de temporalidade é a guarda permanente; Lembrete: Documento classificado na tabela de temporalidade cuja destinação final é a guarda permanente não pode ser proposto para eliminação. (4) A SCPAD de OM deixou de enviar documentação comprobatória que justifique a eliminação do conjunto documental (extrato de DOU com aprovação das contas; ou certidão emitida pelo TCU por solicitação do Órgão; ou extrato da página do sítio eletrônico do TCU); Conjuntos documentais que tratam de documentos que necessitem aprovação de contas fazem-se necessários anexar à Listagem de Eliminação de Documentos da OM a cópia de documentação (extrato de DOU com aprovação das contas ou certidão emitida pelo TCU por solicitação do Órgão ou extrato da página do sítio eletrônico do TCU) que aprovou as contas da referida Unidade naquele ano. Lembrete :Tal situação atende ao previsto na Letra c), do Nº 1 (Orientações Gerais) das Instruções Gerais de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA sendo esta formalidade uma exigência do Arquivo Nacional. (5) A SCPAD de OM deixou de citar documentação comprobatória e/ou observação (notas explicativas) que justifique a eliminação do conjunto documental (Ex: documentos que não envolvem pagamento/ documentação publicado em periódico/bi, etc); Alguns conjuntos documentais necessitam de notas explicativas complementares conforme já abordado no item 3 da presente cartilha de orientações.

15 Lembrete :Tal formalidade é uma exigência do Arquivo Nacional prevista em legislação. (6) A SCPAD de OM enquadrou conjunto documental em Grupo/Subgrupo que não possui prazo de guarda e destinação final; Existem nas tabelas de temporalidade, códigos que não possuem prazo de guarda e destinação final. Apenas organizam as tabelas por assuntos enquadrantes. (item abordado na letra D do Nº 2 da presente cartilha de orientações.) (7) O conjunto documental deixou de cumprir o prazo mínimo previsto de arquivamento obrigatório conforme IG (Art 20); (8) A SCPAD da OM deixou de especificar data-limite ao conjunto documental; (9) A SCPAD da OM deixou de especificar unidade de arquivamento na Listagem de Eliminação de Documentos (Qnt Cx, Nº folhas, especificação); Alguns assuntos (descritores do código) são apresentados na tabela de temporalidade do CONARQ com fase corrente inferior a 5 (cinco) anos, o que confunde algumas SCPAD que deixam de observar o previsto no Art 20 da IG , que prevê o período mínimo de 5 (cinco) anos de arquivamento obrigatório, independente do período previsto na tabela de temporalidade do CONARQ. Sem a data-limite especificada na listagem, não há como verificar se o conjunto documental cumpriu, ou não, o seu prazo de guarda. A SCPAD da OM ao não especificar as unidades de arquivamento, impossibilita a mensuração total do acervo a ser consolidado em listagem da Força. (10) Listagem de eliminação de documentos produzida baseada em legislação revogada; (11) A SCPAD da OM deixou de lançar a mensuração total do acervo; (12) Número insuficiente de membros que compõem as SCPAD; A IG e TBTEx são legislações revogadas O não lançamento da mensuração total do acervo pela SCPAD impossibilita a mensuração total do acervo a ser consolidado em listagem da Força. O previsto pela IG é um número mínimo de 6 (seis) Integrantes. (13) Falta de assinatura e/ou rubrica de membros da SCPAD; As listagens, conforme previsto na IG devem ter as assinaturas dos membros que compõem a SCPAD 15

16 5. SOBRE A ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS PROPOSTOS NA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Cada OM tomará conhecimento do Edital de Ciência Eliminação de Documentos (Anexo F das IG ) através do Boletim do Exército publicado pela Secretaria Geral do Exército (SGEx), que conterá uma transcrição do referido edital que fora publicado em DOU. A Listagem de Eliminação de Documentos estará disponível para consulta no sítio da internet e intranet da SGEx ( pelo prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, conforme modelo apresentado nas IG (Anexo E), quando então cada OM deverá verificar os conjuntos documentais de sua Unidade que foram consolidados na Listagem de Eliminação de Documentos do Exército. Lembrete : Nesta oportunidade a OM confrontará sua listagem original com a Listagem da Força. Os eventuais conjuntos documentais não homologados deverão ser reavaliados para o processo do ano seguinte. Decorrido o prazo de 45 dias após a publicação no DOU, no qual se poderá solicitar vistas dos documentos, a CPADEx por intermédio da SGEx autorizará as SCPAD das OM a eliminarem aqueles anteriormente homologados. A partir de então, a SCPAD confecciona o Termo de Eliminação de Documentos conforme previsto no Anexo G das IG e fará a eliminação dos documentos que foram homologados. Fluxograma Ilustrativo: 16

17 6. CASO ESQUEMÁTICO: A SCPAD de uma OM realizará a avaliação dos documentos da Seção de Relação Públicas produzidos no ano de Após a análise, os conjuntos documentais foram reunidos por assuntos e classificados conforme abaixo: Código: CONVITES. FELICITAÇÕES. * 50 (cinqüenta) ofícios expedidos, onde o Cmt OM parabeniza outras Unidades por seus aniversários comemorativos; * 35 (trinta e cinco) ofícios recebidos, parabenizando a Unidade por seu aniversário comemorativo; * 60 (sessenta) radiogramas recebidos, parabenizando a Unidade por seu aniversário comemorativo; * 50 (cinqüenta) cartões-convites de outras Instituições convidando o Cmt OM para participar de eventos; Total de folhas: 195 folhas Código: RELAÇÕES COM A IMPRENSA * 8 (oito) ofícios expedidos, que tratavam junto à imprensa local de autorização para cobrir evento militar (formatura comemorativa alusiva ao dia do Exército e dia do Soldado); * 8 (oito) ofícios recebidos, da imprensa local, solicitando autorização para cobrir evento na Unidade alusivo a datas comemorativas; Total de folhas: 16 folhas Código: PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO * 15 (quinze) Notas para Boletim Interno, versando sobre a cobertura de eventos da Unidade (horário, equipes, etc); Total de folhas: 15 folhas Verifiquemos estes códigos na tabela de Temporalidade: 17

18 Façamos agora os seguintes questionamentos: Os documentos selecionados cumpriram o prazo de guarda da tabela (lembrando dos 5 anos previstos pela IG )? R: SIM. A destinação final que a tabela indica para os códigos/assuntos que os documentos foram classificados é a Eliminação? R: SIM. Façamos então o lançamento dos conjuntos documentais na Listagem de Eliminação de Documentos (LED): CÓDIGO (referente à classificação) ASSUNTO (Descritor do código) 000 Administração Geral 012 Comunicação Social Relações com a Imprensa 060 Documentação e Informação Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço 900 Assuntos Diversos 990 Assuntos Transitórios 993 Convites e Felicitações DATAS- LIMITE UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES / Nº ESPECIFICA- JUSTIFICATIVAS QNT CX FOLHAS ÇÃO Envelope Envelope Pasta Lembrete: Os conjuntos documentais devem ser lançados na Listagem de Eliminação de Documentos em ORDEM CRESCENTE de seus respectivos códigos. 18

19 7. ATENÇÃO PARA OS SEGUINTES CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS: a. Subgrupos: ; ; e (Tabela 080 Pessoal Militar) Por ocasião da verificação da minuta enviada ao Arquivo Nacional para avaliação, os conjuntos documentais nesses códigos classificados, não foram aprovados para eliminação por aquela Instituição Arquivística. Estes assuntos encontram-se classificados tanto na tabela 080 (Pessoal Militar) quanto na tabela (Atividade-Fim do MD Grupo 514 e seus subgrupos) e, ademais, possuem prazo de guarda e destinação final diferentes. Oportunamente tal impasse será encaminhado a CPADEx para apreciação e normatização de procedimentos. Desta forma, recomenda-se aguardar decisão ulterior quanto a estes conjuntos documentais e não lançá-los na Listagem de Eliminação de Documentos da OM. b. ATAS DE INSPEÇÃO DE SAÚDE x INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE (Subclasse 080 ou 020?) A Tabela Subclasse 080 (Pessoal Militar), possui classificação para atas de inspeção de saúde no código (Assistência Médica Pericial), com prazo de guarda superior ao prazo de guarda estabelecido na Tabela CONARQ no código (Inspeções periódicas de saúde). Sendo assim, as Atas de Inspeção de Saúde de PESSOAL MILITAR deverão ser classificadas no código , conforme os prazos estabelecidos na Tabela Subclasse 080 e, nos casos de inspeções periódicas de saúde de FUNCIONÁRIOS CIVIS, deverão ser classificados no código

20 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS As orientações contidas nesta cartilha serão um instrumento facilitador para que as SCPAD elaborem suas Listagens de Eliminação de Documentos. Entretanto é importante o estudo preliminar das IG e das tabelas de temporalidades, facilitando assim o entendimento das presentes orientações. Outro recurso que poderá ser utilizado pelas OM é o envio, em tempo oportuno, de minutas das listagens de eliminação de documentos ao AHEx, de modo que as correções e orientações possam acontecer nas próprias Listagens, facilitando às OM, a correção de suas Listagem em momento oportuno do processo. No processo 2015 algumas OM que utilizaram deste recurso tiveram suas listagens com 100% de consolidação na Listagem da Força após as correções necessárias. As Listagens de Eliminação de Documentos enviadas a este Arquivo, deverão estar em formato digitalizado ou por meio físico, com as assinaturas de todos os membros. As minutas, caso a OM queira utilizar este recurso antes de remeter definitivamente sua listagem, deverão estar EM FORMATO EDITÁVEL(.doc ou compatível). Em caso de dúvidas quanto ao processo de elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos colocamo-nos à disposição para esclarecimentos necessários por telefone ( ) ou mensagem de correio eletrônico(ch_dgad@ahex.ensino.eb.br). 20