Manual. Rotinas Operacionais. Orientações Diversas

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1 Manual Rotinas Operacionais e Orientações Diversas 1

2 1. ESTRUTURA GERENCIAL 1.1. NOSSOS PROFISSIONAIS A Revenda Contábil se preocupa com o aperfeiçoamento constante dos profissionais que fazem parte de sua estrutura gerencial. Assim, os serviços prestados têm como aporte um profissional capacitado a gerir e apoiar nossos clientes em suas dúvidas e decisões. Desta forma, apresentamos as informações a seguir, com os respectivos ramais telefônicos e outros meios de comunicação de nossos profissionais, especializações e assuntos tratados em cada departamento conforme check list em anexo. Oportuno salientar que em nossa página na Internet ( constam diversos trabalhos/estudos e demais informações relacionadas à nossa área de atuação específica na Revenda de Combustíveis. Nossos telefones centrais são: Belo Horizonte: Pabx: (31) (31) (31) COMPETÊNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO Para melhor visão da estrutura de nossa empresa, passamos agora a identificar os assuntos tratados e serviços executados em cada departamento: Administrativo / Expedição: Contas a pagar e receber, controle de honorários, emissão de boletos, coordenação da expedição internas e externa, envio e recebimento de documentos, protocolos, agendamento, arquivos, etc. Departamento Fiscal / Repartições Públicas: 2

3 Alteração de Contrato Social, constituição e encerramento de empresas, certidões negativas em geral, expedição junto a repartições públicas, obrigações acessórias pertinentes à atividade. Gestão de Pessoal / Previdência Admissões, rescisões, férias, folhas de pagamento e adiantamento, recibos de autônomos, 13º salário, benefícios, pró-labore, calculo e apuração de encargos trabalhistas, obrigações mensais e anuais como RAIS, DIRF e demais assuntos previdenciários e trabalhistas. Departamento Fiscal / SPED Procedência correta para os lançamentos de entradas de notas fiscais, sistema de automação, geração e validação do arquivo SPED Fiscal / Sintegra, NCM, o CFOP e o CST, Nota Fiscal Eletrônica. Departamento Fiscal / Tributário Auditoria interna, processos tributários, Declarações acessórias, exemplificando DIPJ, DIRF, EFD Pis e Cofins, denuncias Espontâneas. Departamento Contábil Demonstrações financeiras, exemplificando, balancetes, balanços patrimoniais, documentos contábeis, livro Diário e Razão, SPED Contábil, Fcont, relação de faturamento e demais assuntos correlatos. Departamento Jurídico Análises contratos e assistência ao revendedor. 3

4 Departamento Assuntos Gerenciais Propostas de orçamento, diagnóstico operacional, consultorias especificas à atividade e demais assuntos pertinentes. 2. DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO NOSSO ESCRITÓRIO 2.1 GESTÃO DE PESSOAL / PREVIDÊNCIA Este departamento desenvolve entre outros trabalhos, rescisões de contrato de trabalho, recibo de férias, folhas de pagamento e de pró-labore, documentos para registros de empregados / estagiários / menores aprendizes, benefícios em geral, relatórios gerenciais da folha de pagamento, etc CUIDADOS ESPECIAIS O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre a empresa e seus empregados, ou, pela exiguidade de prazos para a execução das muitas rotinas envolvidas, aliados às severas multas quando de sua não observância. Outra questão de enorme importância refere-se ao aspecto da legislação especifica que norteia o setor. Além da CLT e de vários outros regulamentos específicos sempre devemos observar a Convenção Coletiva de Trabalho, as quais asseguram direitos, vantagens e obrigações. Evidentemente, por tudo isso, as considerações em comento não esgotam o assunto, motivo pelo qual, havendo quaisquer dúvidas recomendamos que Vossas Senhorias entrem em contato com o nosso escritório, a fim de solucionarmos eventuais pendências mantendo o principio de que a orientação deve vir em primeiro lugar ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS 4

5 Informamos a Vossas Senhorias os documentos necessários à admissão de funcionários: Formulário padrão devidamente preenchida e assinada (disponível em nossa página na internet) *modelo em anexo CTPS original com espaços para registro Exame medico admissional em consonância a legislação Atestado de antecedentes (facultativo) 1 foto 3 x 4 Cópia da Identidade (RG) Copia CPF Copia do cartão ou número do PIS Copia do Titulo de eleitor Copia da CNH (para motoristas) Copia alistamento militar ou reservista Copia certidão de casamento Copia Certidão Nascimento dos filhos e dependentes Copia do Cartão de vacinação e registro escolar dos filhos e dependentes CONTRATO DE EXPERIÊNCIA A falta de contrato de experiência torna o funcionário tacitamente contratado por prazo indeterminado e havendo extinção do contrato de trabalho, existirá a necessidade de concessão de aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS. O referido contrato pode ser prorrogado uma única vez por igual período, não podendo ser superior a 90 dias RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO AVISO PRÉVIO 5

6 O aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a rescisão do contrato de trabalho e tem a duração de no mínimo 30 dias ou caso contrário, esse período poderá ser indenizado. Durante o aviso prévio trabalhado, caso a rescisão tenha sido promovida pelo empregador, o horário normal do empregado será reduzido de 2 horas diárias, podendo a redução ser convertida em ausências de 7 dias corridos, conforme escolhido pelo funcionário. No entanto, caso a rescisão se dê por conta do empregado, sem a concessão do aviso prévio, o empregador poderá descontar o salário correspondente ao prazo respectivo. Os prazos para a quitação e homologação são os seguintes: 1º dia útil após o termino do aviso prévio trabalhado; Tratando de aviso prévio indenizado, o prazo passa a ser até o 10º dia, contando a partir da dispensa. Dispensa no prazo de experiência, no mesmo dia da dispensa. Ocorrendo rescisão de empregados com contrato de trabalho de período superior a 1 ano, haverá necessidade de homologação no sindicato ou no ministério do Trabalho da região. Nesta situação acompanhamos como preposto o funcionário junto à homologação no sindicato, portanto para que o agendamento prévio seja realizado a tempo, o prazo para informação da rescisão deverá ser obedecido. À custa com transporte e de homologação correm por conta do Revendedor. Acrescentamos que o agendamento junto ao sindicato de classe costuma ser superior ao prazo de 10 dias para homologação. Quando o prazo ultrapassa a data limite para acerto junto ao sindicato, a fim de evitar multas sugerimos o deposito das verbas rescisórias junto a conta do empregado; Em hipótese nenhuma transitaremos com recursos financeiros com o propósito de pagamento ao funcionário, sugerimos, portanto a abertura de conta corrente salário evitando transtornos desnecessários. 6

7 CUIDADOS ESPECIAIS NA DISPENSA Insta salientar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere nos 30 dias que antecedem a data base da categoria (novembro), será paga indenização adicional ao empregado correspondente ao valor de 1 mês do salário do empregado. Para que tenhamos prazo suficiente para organizar o processo rescisório solicitamos que os pedidos sejam encaminhados no mesmo dia que o aviso foi assinado, cujos modelos se encontram disponíveis junto ao nosso site. Acrescentamos ainda que na ocorrência do FGTS rescisório o mesmo deverá ser quitado conforme data estabelecida junto à guia ENCARGOS SOCIAIS E IMPOSTOS Basicamente, os encargos e impostos que envolvem a área trabalhista são: TRIBUTOS / ENCARGOS VENCIMENTO GRF Guia FGTS Até o dia 07 GPS Guia INSS Até o dia 20 DARF Salários e Terceiros Até o dia 20 Contribuição sindical retida Até o dia 10 Contribuição Sindical Patronal Até o dia 31/01 Contribuição Sindical Funcionários Até o dia 30/ FÉRIAS Quando o funcionário completa 1 (um) ano de trabalho na mesma empresa, ele faz jus a férias de 30 (trinta) dias + 1/3 (um terço). Dessa forma ao realizar o pedido de férias, pedimos que a empresa nos comunique com prazo mínimo de 40 (quarenta) dias antes do inicio do descanso, para providenciarmos o aviso e o recibo de férias e demais documentos cabíveis. 7

8 Salientamos que o pagamento das férias, deve ocorrer com no mínimo 2 (dois) dias úteis que antecede o descanso. O período para gozo das férias não pode ultrapassar 10 (dez) meses e 29 (vinte e nove) dias no vencimento das próximas férias, visto a incidência de verba indenizatória de férias em dobro. A convenção coletiva rege o pagamento de verba junto a concessão de férias, sendo este valor estipulado em horas em consonância a pontualidade do funcionário. Para fins de controles todas as faltas deverão ser encaminhadas ao departamento pessoal para devido registro, sendo indicados dias de falta, data e motivo das mesmas FOLHA DE ADIANTAMENTO E PAGAMENTO DE ENCARGOS Nosso escritório solicita que o apontamento da folha de pagamento (relatório obrigatório mensal) seja encaminhado no dia 25 de cada mês para as empresas que quitam os salários no dia 30 de cada mês, e no dia 27 de cada mês para as empresas que quitam os salários no 5º dia útil de cada mês. Visando sempre antecipar o envio pedimos o envio dos apontamentos por para o departamento de RH. Os recibos e respectivos impostos serão enviados por cadastrado da empresa para que sejam impressos e devidamente quitados, solicitando sempre confirmação de leitura dos mesmos. Todos os documentos são também disponibilizados junto ao site, mediante login senha específicos junto da Pasta Departamento Pessoal. Solicitamos que todos os comprovantes e holerites sejam devidamente assinados e datados pelos respectivos funcionários, para que possamos arquivar a documentação de cada funcionário junto ao seu envelope pessoal com a guarda de toda sua movimentação. 8

9 2.2 DEPARTAMENTO FISCAL/SPED Este departamento foi elaborado com o principio de entendermos que a obrigação quanto ao correto envio do projeto SPED parte das rotinas diárias da revenda com o apoio irrestrito contábil. Assim mensalmente presencialmente visitamos os postos, verificando os lançamentos das notas de entrada e seus produtos, do lançamento das notas fiscais modelo 1 e 55, das notas fiscais serie D (na inutilização da impressora fiscal), das compras de uso e consumo e imobilizado, do fechamento de caixa, etc. Entendemos e compreendemos que estas rotinas exigem um grau de conhecimento amplo dos profissionais administrativos dos postos. Além de validarmos em conjunto o arquivo, procuramos ensinar as corretas rotinas, para que os postos passem cada vez mais a ter conhecimento do que se faz. Portando solicitamos que os responsáveis pela manutenção das rotinas se orientem com o departamento a fim de buscar orientações corretas em suas dúvidas. Ao validarmos os arquivos do SPED FISCAL e EFD PIS E COFINS todas as notas fiscais de entrada e saída, reduções Z e prestações de serviços, devem ser ordenados e deixados a nossa disposição no inicio de cada mês, precisamente até o dia 05 (cinco) para a feitura da escrita fiscal, calculo dos tributos e cumprimentos de outras obrigações acessórias. O arquivo do SINTEGRA quando obrigatorio deverá ser gerado e validado, sendo enviado ate o dia 05 (cinco) de cada mês, onde verificamos e conhecemos dos processos internos realizados, independente da validação do SPED FISCAL. Mensalmente junto ao arquivo SINTEGRA e documentação, solicitamos relatórios gerenciais internos para que possamos certificar dos resultados. Depois de concluída a validação e envio dos arquivos SPED pelo nosso escritório, enviamos uma cópia do recibo de entrega e BACK UP anual dos arquivos para guarda do posto. 9

10 Todo o processo e comprovantes são enviados por e disponibilizados junto ao site da Revenda Contabil, pasta Fiscal acessados mediante login e senhas específicos de cada posto CLASSIFICAÇÃO A melhor classificação de uma compra é realizada pelo próprio comprador, pois esse sabe para que e por que a fez. Assim sendo, sugerimos que após o entendimento com a nossa consultoria (na dificuldade de entendimentos corretos do CFOP, CST da respectiva nota) junto ao corpo da nota fiscal fazer uma anotação, detalhando a destinação do bem adquirido, especialmente quando não se tratar de mercadorias para revenda CONTROLE FINANCEIRO DE COMPRAS Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras deverão ser controladas separadamente em a vista e a prazo. As compras a vista deverão ser acompanhadas da respectiva copia de cheque ou comprovante de pagamento (duplicatas quitadas, recibos de quitação ou carimbos próprios). A simples referencia de venda a vista, não quita a nota fiscal. As notas fiscais deverão ser lançadas, separadas e enviadas para o nosso escritório em estrita observação do período da competência TRANSFERÊNCIAS E REMESSAS, COMODATOS E DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Os recebimentos de mercadorias em transferência de depósitos ou filiais entradas de bens em comodato e devolução de mercadorias quando incorridos deverão receber uma orientação especial de nossa organização contábil. 2.3 DEPARTAMENTO FISCAL / TRIBUTÁRIO 10

11 Este departamento é responsável pela escrita fiscal, onde estaremos cumprindo todas as obrigações tributárias acessórias tais como livro registro entradas e saídas, DCTF, DAPI, DES, DACON, EFD PIS e COFINS, EFD FISCAL, VAF, etc. Entendemos a necessidade de consolidarmos as informações visando cruzar os dados informados. Para que tenhamos maior confiabilidade nos dados apresentados o departamento fiscal e tributário consolida um arquivo fiscal especifico contendo cópias de todos os impostos apurados e recolhidos em consonância as declarações apresentadas ao fisco RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Este tópico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais são os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidação e guarda desses documentos. Atentar ao prazo de recolhimento dos tributos, procurando pagá-los dentro dos prazos estabelecidos pelo fisco. Na impossibilidade do recolhimento do tributo, haverá incidência de multa, juros de mora e correção, bem como de eventuais notificações e fiscalizações que poderão ocorrer em função do não pagamento; Enviar mensalmente copia das guias pagas; Na ocorrência de esquecimento quanto à quitação de qualquer guia solicitar imediatamente ao departamento de expediente o envio de nova guia devidamente corrigida para recolhimento. Devido aos processos internos e dos processos entre o departamento contábil e fiscal, tomamos conhecimento ou falta da guia recolhida sempre de 30 a 45 dias após o vencimento da mesma, ou seja, quando finalizamos os processos entre as declarações obrigatórias da DCTF. Elencamos abaixo os principais tributos classificados por ente tributante, código e vencimento: 11

12 TRIBUTOS FEDERAIS CÓDIGO VENCIMENTO IRPJ Real Trimestral 3373 Vide envio CSSL Real Trimestral 6012 Vide envio IRPJ Presumido Trimestral 2089 Vide envio CSSL Presumido Trimestral 2372 Vide envio IRPJ Real Mensal estimativa 5993 Vide envio CSSL Real Mensal estimativa 2484 Vide envio DAS Simples Nacional Guia própria sistema Vide envio COFINS Lucro real 5856 Até o dia 25 do mês subsequente PIS Lucro real 6912 Até o dia 25 do mês subsequente COFINS Lucro presumido 2172 Até o dia 25 do mês subsequente PIS Lucro presumido 6912 Até o dia 25 do mês IRRF serviços prestados PJ a PJ subsequente 1708 Até o dia 20 do mês subsequente IRRF sobre aluguel PF 3208 quinzenal IRRF serviços prestados PF a PJ 0588 quinzenal PIS,COFINS,CSLL retida 5952 quinzenal IRRF sobre salário ou Prólabore 0561 Até o dia 20 do mês subsequente Observações: I antecipa-se o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento se der feriados ou finais de semanas. TRIBUTOS ESTADUAIS PERIODO / CODIGO VENCIMENTO ICMS Regime periódico de apuração Dia 09 do mês subsequente 12

13 ICMS Diferença de alíquota Dia 09 do mês subsequente Taxa de Incêndio Anual Vide calendário Taxa FEAM/IBAMA Trimestral Vide calendário Taxa IBAMA Trimestral Vide calendário TRIBUTOS MUNICIPAIS PERIODO / CODIGO VENCIMENTO ISS Estimativa Guia própria Mensal dia 05 ISS sobre serviços Guia Própria Mensal dia 05 Taxa de Fiscalização de Guia Própria Anual Estabelecimento Taxa de Anuncio e propaganda Guia Própria Anual IPTU Guia Própria Anual ESTOQUES O estoque é representado pelo conjunto de produtos e mercadorias para revenda. Mensalmente o relatório do estoque físico deve ser enviado para confronto com o contábil e devida apuração do custo. Para a avaliação dos estoques de mercadorias, regra geral utiliza-se o custo médio ponderado, ou PEPS (primeiro a entrar, Primeiro a sair). A legislação do Estado de Minas concede prazo de 60 dias, contados da data da realização do Balanço Patrimonial, para a escrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, relativo à posição do último dia do ano-calendário, enquanto a legislação federal é vaga quando determina que o inventário está escriturado no termino do período. A falta de escrituração do inventário sujeita o contribuinte à pena de multa, devido a obrigação que deve ser feita junto a escrituração do SPED FISCAL. Indicamos aos nossos clientes que apurem os estoques existentes no fim de cada mês, ou no máximo em consonância com a opção tributaria trimestral. O inventario 13

14 físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural Estoque inicial (+) compras (-) vendas = Estoque Final As possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de atuação pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebras, deteriorados, obsoletos etc) são aceitos pela legislação, variando em conformidade com o produto ou mercadoria em razão de situações especiais. A perda com produtos ou mercadorias inservíveis deve ser comunicada antecipadamente ao fisco, e os impostos creditados por ocasião da compra serão estornados. O registro do livro de movimentação de combustíveis (LMC) deverá ser diário. Mensalmente o posto deverá arquivar os livros em conformidade a legislação. Atentar-se quanto as perdas dos combustíveis admitidas pela ANP. O registro das perdas e sobras do estoque de produtos devem ser devidamente apurado e registrados mensalmente, com a emissão de notas fiscais especificas em atendimento a apuração do estoque mensal fiscal. Acrescentamos que no registro das entradas de cestas de Natal e brindes o posto deverá emitir respectiva nota de saída em atendimento à legislação fiscal. Solicitamos que em vaso de dúvida busquem informações junto ao profissional habilitado de nossa empresa para os devidos esclarecimentos INVENTÁRIO 14

15 As mercadorias bem como os itens em poder de terceiros e os de terceiro em poder da empresa, existentes no fim do período anual em 31 de dezembro de cada exercício deverão ser devidamente escrituradas e inventariadas fisicamente em confronto ao contábil. Junto ao arquivo SPED FISCAL do mês de fevereiro do exercício seguinte este inventário deverá ser devidamente escriturado. 2.4 DEPARTAMENTO CONTÁBIL O Departamento Contábil mensalmente apura o resultado do posto conforme opção tributária. Ressaltamos que sem o devido envio de todas as documentações pertinentes conforme Check list, as informações necessárias podem ficar comprometidas. Relacionamos os documentos atinentes ao Departamento Contábil que sempre são objetos de cobranças do departamento, solicitando aos clientes restrito cumprimento no envio dos citados documentos. Extratos bancários: verificar a sequência da movimentação da conta enviando extratos de todas as contas da empresa por todo o período, ou seja do dia 01 ao dia 30/31. Créditos Bancários: anexar copia do comprovante da origem. Enviar copia de todos os avisos bancários, como despesas, transferências, aplicações, notas falsas, etc. Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, leasing e mútuo. Despesas com condução, correio, refeições, combustíveis, material de limpeza, brindes, conservação e outras pequenas despesas só poderão ser contabilizadas quando comprovadas através do respectivo documento fiscal hábil (cupom fiscal nominal ou nota fiscal). Extratos dos cartões de credito e debito demonstrando o valor bruto e líquido do período. Comprovantes de pagamentos aos funcionários e do pró-labore dos sócios devidamente assinados e datados. Boletins de ocorrência comprovando roubos (este BO possibilita o lançamento como perda contábil). 15

16 Cópias dos cheques devolvidos a mais de 06 (seis) meses. Cópias das faturas de clientes não recebidas a mais de 06 (seis) meses. Cópias de todas as entradas (NF) pelo período de competência, independente da data do vencimento e quitação. Reduções Z diárias de todo o período mensal. Relatórios solicitados conforme check list.( * anexo) Imobilizado, envio de cópias de todas as notas fiscais de compra de produtos para revenda, uso e consumo, imobilizado. Ressaltamos que não existe necessidade de envio de copias das Notas fiscais de compra de Combustíveis, visto que trabalhamos com relatório do sistema gerencial do posto. Antes de iniciar qualquer operação diversa do cotidiano da empresa, consulte-nos, pois além das exigências burocráticas, haverá operações que são informadas junto ao SPED FISCAL, podendo gerar confrontos junto ao mesmo e confronto com a legislação existente. Observação: Notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem ser enviadas, exceto quando haja conta corrente do sócio com a empresa IMOBILIZADO O ativo imobilizado é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das atividades da empresa, podendo apresentar-se tanto na forma tangível (edifícios, máquinas, etc.), como na forma intangível (marcas, patentes, etc.). O imobilizado abrange, também, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados. O registro do ativo imobilizado é regulado pela NBC T São classificados ainda, no imobilizado, os recursos aplicados ou já destinados à aquisição de bens de natureza tangível ou intangível, mesmo que ainda não em operação, tais como construções em andamento, importações em andamento, etc. 16

17 Características e valor contábil: Ativo imobilizado compreende os ativos tangíveis que: a) são mantidos por uma entidade para uso na produção ou na comercialização de mercadorias ou serviços, para locação, ou para finalidades administrativas; b) têm a expectativa de serem utilizados por mais de doze meses; c) haja a expectativa de auferir benefícios econômicos em decorrência da sua utilização; d) possa o custo de o ativo ser mensurado com segurança. Valor contábil é o montante pelo qual o ativo está registrado na contabilidade, líquido da respectiva depreciação acumulada e das provisões para perdas por redução ao valor recuperável CUSTO CONTÁBIL Custo é o valor de aquisição ou construção do ativo imobilizado ou o valor atribuído ou de mercado, no caso de doações. O custo de um bem do imobilizado compreende: a) preço de compra, inclusive impostos de importação e impostos não-recuperáveis sobre a compra, deduzidos de descontos comerciais e abatimentos; b) custos diretamente atribuíveis para instalar e colocar o ativo em condições operacionais para o uso pretendido; c) custo estimado para desmontar e remover o ativo e restaurar o local no qual está localizado, quando existir a obrigação futura para a entidade. 17

18 O custo de um bem do imobilizado é o preço pago ou equivalente na data da aquisição. Os encargos financeiros de empréstimos e financiamentos de terceiros para a construção ou montagem de bens do imobilizado devem ser capitalizados até o momento em que o bem estiver em condições de operação CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL DAS CONTAS DO ATIVO IMOBILIZADO As contas no grupo imobilizado devem ser segregadas por espécie de ativo, segundo a sua natureza, para que possa ter o controle do custo e da depreciação, amortização ou exaustão relativos a cada bem. Em função dessas necessidades é que cada empresa deve elaborar seu plano de contas, segregando o imobilizado da seguinte forma: a) imobilizado em operação, que são todos os bens já em utilização na atividade objeto da sociedade; b) imobilizado em andamento, que são classificadas todas as aplicações de recursos de imobilizações, mas que ainda não estão operando EXEMPLO DE CONTAS REPRESENTATIVAS DO IMOBILIZADO Terrenos Edificações Instalações Máquinas e Equipamentos Equipamentos de Informática Móveis e Utensílios Veículos Ferramentas e Peças de Reposição Construções em Andamento Consórcios Importações em Andamento 18

19 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DO BEM IMOBILIZADO A base de avaliação dos bens componentes do Ativo Imobilizado é o seu custo de aquisição, ou seja, todos os gastos relacionados com a aquisição dos bens e os necessários para colocá-lo em local e condições de uso no processo operacional da companhia REPAROS, MANUTENÇÃO E SUBSTITUIÇÃO DE PEÇAS Os gastos incorridos com melhorias, alterações, recuperações e reparos para manter ou recolocar os ativos em condições normais de uso serão agregados à conta que registra o bem no grupo do Ativo Permanente, e, depreciados conforme prazo de vida útil previsto (sempre que forem de valores relevantes e aumentarem a vida útil originalmente prevista para o bem). Caso contrário, serão lançados como despesas, à medida que os gastos são incorridos. Perante a legislação do Imposto de Renda pode ser lançado como custo ou despesa operacional o valor de aquisição de bens para o Ativo Permanente, cujo prazo de vida útil não ultrapasse um ano ou o valor unitário seja inferior a R$ 326,61 (art. 301 do RIR/99 e art. 30 da Lei nº 9.249/95). Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel, consulte-nos, pois, além de diversas exigências burocráticas, haverá incidência de outros tributos (INSS, FGTS, ISS, etc.) BENS OBSOLETOS OU SUCATEADOS Tratando-se de bens obsoletos, sucateados ou totalmente depreciados, deverão permanecer registrados contabilmente, pois a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem, ou seja, com sua efetiva saída do patrimônio da empresa, e o valor de alienação, caso haja valor econômico apurável, servirá para apuração da 19

20 receita eventual ou do valor efetivo da perda. Devemos nos atentar às vendas de Bens pertencentes ao Ativo Imobilizado da empresa BAIXAS, VENDAS OU TRANSFERÊNCIAS O valor contábil de um item do ativo imobilizado deve ser baixado quando: a) alienado; ou vendido O ganho ou perda decorrente de baixa de um item do imobilizado deve ser determinado como a diferença entre o valor líquido da venda, se houver e o valor contábil do item. Portanto, nas vendas de qualquer bem do ativo imobilizado, consulte a contabilidade para que o processo seja realizado corretamente. Uma venda do imobilizado sem a devida consultoria contábil, pode gerar ganhos tributários e a incidência de impostos ICMS DIFERENCIAL DE ALÍQUOTA CONTROLE CIAP O termo entradas contido no art. 2º, inciso II, Parte Geral do RICMS/2002, alcança inclusive as entradas em transferência. Assim, caso o destinatário adquira ou receba produto destinado ao uso, consumo ou ao ativo permanente, de outros estados cuja alíquota do ICMS seja menor que a alíquota vigente em Minas Gerais, caberá a incidência do diferencial de alíquota observada às condições estabelecidas na legislação tributária. Indicamos que na compra de bens para o Ativo Imobilizado de outro estado, o revendedor entre em contato com a contabilidade para calcular se o ganho financeiro é real, visto que a diferença de alíquota tem de ser quitada junto ao estado de Minas imediatamente ao fato gerador. 3. SERVIÇOS DE TERCEIROS 20

21 3.1 PESSOAS FÍSICAS Pessoas físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomos nas Prefeituras Municipais e junto ao INSS, e deve apresentar RPA (recibo de pagamento de autônomo), nota fiscal de serviços ou recibos validos. Na contratação desses profissionais deve-se observar o seguinte: Exigir, e se preciso emitir o competente RPA, descrevendo adequadamente os serviços prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos serviços, incluindo RG, CPF, INSS, endereço completo, pois essas informações serão necessárias no eventual preenchimento da GRF e DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios. Descontar na fonte o Imposto de Renda e o INSS devidos, quando couber, dos valores a serem pagos pelo contratante, de acordo com as tabelas de incidência destes tributos e exigir a declaração de dependentes do Imposto de Renda para os casos que necessitarem. O valor bruto dos serviços prestados deve ser incluído na base de cálculo do INSS Patronal a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciária. Mais alguns cuidados adicionais: Através da legislação trabalhista e previdenciária poderá ser considerado o pagamento com habitualidade como decorrente de vinculo empregatício, desde que a relação apresente as características próprias para tanto, implicando em riscos de proposituras de ações trabalhistas ou autuações administrativas. Assim, quando necessário a contratação de serviços de uma pessoa física, até mesmo para que esta despesa possa ser utilizada como redução da base de calculo do imposto de renda, no calculo do lucro real, solicitamos a comunicação a contabilidade para que o procedimento necessário seja realizado de maneira correta. 21

22 3.2 PESSOAS JURÍDICAS O Revendedor que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas (peça orientação ao nosso Departamento Jurídico, para que o contrato seja analisado). Exigir a devida Nota Fiscal Verificar se existe no corpo da nota previsão de retenção de impostos Nota: Havendo qualquer tipo de retenção, tanto no caso de contratação de pessoa física ou jurídica, o posto deverá encaminhar de imediato ao nosso escritório (via e- maill), o respectivo documento fiscal, para que possamos calcular e confeccionar guias dos tributos. 4. OUTRAS ORIENTAÇÕES Neste manual procuramos abordar os assuntos mais relevantes de maneira sucinta. Havendo dúvidas sobre qualquer assunto, ou haja necessidade de aprofundar no estudo de alguma matéria especifica com elaboração de pareceres, pedimos para que Vossa Senhoria entre em contato conosco, afinal a Revenda Contábil está sempre de portas abertas para solucionar os problemas cotidianos de nossos mais diletos parceiros - Os Revendedores. Visando dar assertividade aos processos pedimos que todas as solicitações de serviços sejam devidamente encaminhadas por para o departamento responsável. 22