UMA AVALIAÇÃO DA GESTÃO DOS SISTEMAS E TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NOS HOSPITAIS DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO, REGIÃO METROPOLITANA

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1 Relatório: UMA AVALIAÇÃO DA GESTÃO DOS SISTEMAS E TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NOS HOSPITAIS DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO, REGIÃO METROPOLITANA Oliveira, S.B; Balloni, A.J.; G. P. Nogueira, G.P.;Villardi, Adriana Soares de Schueler e Gustavo Olivares (*) (*) Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro s: saulobarbara@ufrrj.br, antonio.balloni@cti.gov.br, hgpn@terra.com.br, bqv2008@ufrrj.br, schueler.a@gmail.com, olivaresgl@ufrrj.br Seropédica Abril de

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO CARACTERIZAÇÃO/METODOLOGIA DA PESQUISA CARACTERIZAÇÃO DOS HOSPITAIS GESTÃO ESTRATÉGICA DO HOSPITAL PESQUISA E DESENVOLVIMENTO INOVAÇÃO TECNOLÓGICA INVESTIMENTO EM INOVAÇÃO TECNOLÓGICA COOPERAÇÃO PARA INOVAÇÃO EQUIPAMENTOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PROGRAMAS APLICATIVOS BASE DE DADOS REDES, SEGURANÇA E TELECOMUNICAÇÕES GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÂO (TI) COMÉRCIO ELETRÔNICO GESTÃO DE TI Módulo B: Uso da Internet GESTÃO DE TI Módulo C: Comércio Eletrônico via Internet GESTÃO DE TI Módulo D: Custos/Gastos e características do sistema implantado GESTÃO DE TI Módulo E: Barreiras ao uso da Internet e TCI em geral TELE-MEDICINA CONSIDERAÇÕES FINAIS ANEXO - Equipe responsável pelo projeto de pesquisa na UFRRJ... Erro! Indicador não definido. 2

3 PROJETO CTI-GESITI / Saúde UFRRJ Pesquisa Hospitalar 1. INTRODUÇÃO A presente pesquisa, intitulada Uma avaliação Prospectiva da Gestão em Sistemas e Tecnologias de Informações nos hospitais brasileiros, foi desenvolvida em Hospitais município do Rio de Janeiro / RJ. Trata-se de um projeto, conduzido pelo Observatório de Práticas de Gestão de TI, Projetos e Processos, vinculado ao Programa de Pós-Graduação em Gestão e Estratégia em Negócio do Departamento de Ciências Administrativas e Contábeis da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ) e que faz parte de um projeto maior, GESITI/Saúde, do Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer, subordinado ao Ministério da Ciência e Tecnologia, do qual participa cerca de vinte e três instituições, cada uma delas responsáveis pela realização da pesquisa em uma região brasileira. 2. CARACTERIZAÇÃO/METODOLOGIA DA PESQUISA Trata-se de uma pesquisa exploratória, quali-quantitativa, de casos múltiplos. A escolha dos hospitais se concentrou na Região Metropolitana da Cidade do Rio de Janeiro / RJ, tendo sido feita de forma aleatória. Foram convidados a participar da pesquisa nove hospitais ao todo, sendo três de cada setor: público, universitário e privado. A pesquisa foi desenvolvida no período de 2 de fevereiro a 7 de março de 2010 e envolveu cinco hospitais, que aceitaram o convite, descritos no tópico 2 (caracterização dos hospitais). Como instrumento de coleta de dados recorreu-se ao uso de um questionário extensivo (com mais de 100 questões em grande parte fechadas), questionário este usado como guia estruturado para a realização de entrevistas com dirigentes dos hospitais. Para o tratamento dos dados utilizou-se tabelas e quadros construídas no Excel, tendo sido elaborados alguns gráficos no sentido de auxiliar a descrição dos resultados. Por se tratar de uma amostra pequena optou-se pelo uso de números absolutos e percentuais na discussão dos resultados. A ênfase da pesquisa foi sobre as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). Neste caso, a opção foi fazer uma análise comparativa sobre o uso destas tecnologias entre hospitais pesquisados, por entender que um estudo desta natureza seria de grande importância para a avaliação do estágio de maturidade desses hospitais considerando o uso destas tecnologias. 3. CARACTERIZAÇÃO DOS HOSPITAIS Dos hospitais pesquisados três são universitários e dois públicos (um deles vinculado à Secretaria de Saúde do Estado do Rio de Janeiro e o outro vinculado à União). Um dos 3

4 hospitais universitários e outro público são tidos como referência em sua área de atuação/especialidade na região. Por questão ética os nomes destes hospitais serão mantidos em sigilo, optando-se por identificá-los como segue: hospital A, B e D são universitários; C e E são públicos. O gráfico a seguir mostra outros detalhes destes hospitais. Gráfico 1 Hospitais Pesquisados. Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. A tabela a seguir mostra detalhes sobre a dimensão dos hospitais estudados. Observa-se que nem todos os entrevistados dispunham de todas as informações solicitadas pela ocasião das entrevistas, razão pela qual algumas lacunas nesta tabela. Tabela 1 Dimensão dos Hospitais Pesquisados. Hospital A B C D E Ano de fundação Número de Funcionários

5 Número de Leitos Número de atendimentos com internação anual Número de atendimento laboratorial anual Fonte: Elaborada com base na pesquisa de campo. O quadro a seguir mostra os dirigentes dos hospitais, entrevistados na pesquisa, sendo dois dirigentes de cada um dos hospitais. Quadro 1 Sujeitos da Pesquisa. Hospital A B C D E Entrevistados Diretor de Infra e Diretor de Sistemas de Informação Diretor Geral e Superintendente de Administração Coord. Geral de TI e Coord. de Infra Diretor Geral e Gerente de Informática Diretor Técnico e Gerente de Informática Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. Considerando o nível estratégico, o número de dirigentes varia de dois a cinco, conforme o hospital pesquisado, como ilustra o gráfico abaixo. 5

6 Gráfico 2 Dirigentes dos Hospitais. Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. No que se refere ao treinamento para a liderança e o corpo técnico de funcionários, apenas 20% dos hospitais possuem programa formalmente instituído. Nos demais hospitais este treinamento também acontece, porém, ocasionalmente, e de forma não sistemática. 4. GESTÃO ESTRATÉGICA DO HOSPITAL Somente dois dos hospitais pesquisados (40%) realizam Planejamento Estratégico. Tratam-se dos hospitais A e C. Nestes hospitais a forma de conduzir o PE é diferente. No A, o PE envolve a alta direção e a média gerência, e o desdobramento do PE em Planos de Ação e Projetos Estratégicos acaba sendo de conhecimento parcial dos funcionários do nível operacional. Neste caso, são poucos, inclusive, os funcionários que sabem da existência do PE. Por outro lado, no hospital C, destacadamente é o mais bem estruturado e informatizado dos hospitais pesquisados, funcionários de todos os níveis hierárquicos participam e se envolvem no PE. Em ambos os casos a periodicidade de revisão do PE é de seis meses a um ano. 6

7 No gráfico e quadro a seguir são ressaltados os detalhes do PE nestes hospitais. Gráfico 3 Hospitais que fazem Planejamento Estratégico (PE). Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. Nos demais hospitais (B, D e E), as estratégias são desenvolvidas com base na intuição dos seus dirigentes e de maneira informal. As orientações estratégicas, emanadas destes, são capitadas em feiras, congressos e seminários dos quais participam. há também periodicidade de revisão do PE definida, o que gera a percepção de que os planos setoriais são desenvolvidos contingencialmente. O quadro 2 mostra alguns dos detalhes sobre o planejamento estratégico dos hospitais A e C. HOSPITAL A diretorias, gerências e supervisão Quadro 2 Planejamento dos Hospitais A e C. O plano estratégico é de conhecimento de 7 HOSPITAL C diretorias, gerências e supervisão, nível operacional A periodicidade de revisão do plano é de 6 a 12 meses

8 HOSPITAL A liderança executiva e os líderes de processos HOSPITAL C Envolvem-se na organização e no planejamento estratégico demanda atual e potencial, com alto grau de importância do cliente e médio grau de importância dos Recursos (capacitação, motivação, disponibilidade etc.) Todos As estratégias são criadas a partir análise de cenários, concorrência - ameaças e oportunidades, grau de satisfação de clientes, demanda atual e potencial, benchmarking, missão e competências reconhecidas, com alto grau de importância do cliente e alto grau de importância dos recursos. O acompanhamento das estratégias formuladas é realizado por meio de PDCA como instrumento de avaliação e controle um sistema totalmente integrado O hospital conhece as novas tecnologias relacionadas ao seu negócio por meio Revistas, feiras e congressos, consultorias Revistas, feiras e congressos, viagens no exterior, consultorias, benchmarking, Internet, fornecedores e prestadores de serviços Acredita-se que a inovação tecnológica pode ajudar o hospital com aumento da produtividade, melhora da qualidade, melhora da imagem do hospital, controle de custos; aumento da produtividade, melhora da qualidade controle de material; previsão de custos e gastos. O plano estratégico e plano de negócio do hospital prevê investimentos para a introdução de inovação tecnológica de produtos e/ou processos É utilizado o KPI como ferramenta e os indicadores são o intervalo entre matrícula e início de tratamento; a comparação entre demanda e oferta; e a quantidade de pacientes na fila x número de atendimentos Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. 5. PESQUISA E DESENVOLVIMENTO As atividades de Pesquisa de Desenvolvimento (P&D), no período de 2006 a 2010, têm importância diferenciada entre os hospitais estudados. Neste caso, quatro destes hospitais (A, B, D e E), ou seja, a maioria absoluta (80%) da média importância a estas atividades, enquanto que o hospital C assume novamente posição de destaque dando alta importância às atividades de P&D. Quanto à aquisição de conhecimentos externos os hospitais C e D (40 % dos pesquisados) assumem a dianteira, onde esta atividade é considerada de alta importância. Para os demais hospitais (A, B e E), ou seja 60%, esta atividade tem média importância. Porém, com relação à periodicidade, em quatro hospitais (80%) esta atividade é realizada de forma contínua, e em apenas no hospital A é que ela ocorre ocasionalmente. 8

9 6. INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Para a diretoria de todos os hospitais estudados o uso intensivo da Tecnologia da Informação (TI) melhoraria o seu desempenho competitivo, agilizaria a disseminação de informações e agregaria valor aos serviços prestados pelos hospitais. Os pesquisados foram unânimes em reconhecerem a existência de dificuldades financeiras para o investimento em TI, embora em apenas um dos casos (hospital B) foi indicado o tipo de dificuldade, estando esta relacionada à dotação orçamentária. Também apenas neste hospital é reconhecida a necessidade de qualificação do pessoal de TI, embora este hospital não esteja qualificando o seu pessoal para esta atividade. Na maioria absoluta dos hospitais pesquisados (80%) a direção considera a qualificação do seu pessoal como sendo suficiente para empreender a implantação da TI. Também em apenas dois hospitais (C e E) foi relatada a existência de mecanismos de monitoramento do ambiente externo, no que diz respeito às novas tecnologias, interesses dos clientes e estratégias dos concorrentes. Este resultado, contudo era esperado, em virtude da existência formal do Planejamento Estratégico no hospital C. O que surpreende, no entanto, é que o hospital E não tem PE formalmente instituído, mas mesmo assim é capaz de fazer este monitoramento. Em ambos os casos (hospital C e E), monitoram os seguintes elementos do ambiente externo: a) interesses e/ou nível de satisfação dos clientes; b) tecnologias do seu interesse. 7. INVESTIMENTO EM INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Com relação às áreas de investimento em inovação tecnológica os hospitais indicam prioridades diferentes, havendo pouca coincidência entre as suas opções. O hospital A prevê investir apenas em sistemas ERP. O hospital B prevê investir nas suas operações. O E quer investir na gestão e no controle de estoques (sistema de almoxarifado). Já os hospitais C e o D são mais ambiciosos e pretendem investir em cinco áreas. No caso do C, está previsto investimento na gestão hospitalar, operações, no ensino a distância (EAD) e em um sistema específico, conhecido como Picture Architecture System. O hospital D tem previsão para investir nas seguintes áreas: gestão, operações, sistema de almoxarifado, ERP, EAD e em telemedicina. Considerando os investimentos feitos em inovação tecnológica nos três últimos anos, não há grande diferença entre os hospitais, em termos percentuais, havendo duas coincidências entre eles: a) os hospitais A e D investiram entre 2% a 3% do seu faturamento neste período; b) os hospitais B e C investiram mais de 4% cada um deles. O E investiu entre 1% e 2 %. Com relação ao que os hospitais pretendem investir em inovação tecnológica no próximo ano, os percentuais não se alteram e ocorrem as mesmas coincidências entre eles em termos de percentuais de investimento, entre 2 a 3% do faturamento. 9

10 Ao analisar os fornecedores de produtos e serviços (P&S) desses hospitais, percebe-se uma concentração nas grandes empresas nacionais e estrangeiras (cerca de 80 a 90%), seguidas de longe pelas pequenas ou médias empresas nacionais (em torno de 10 a 20%). O hospital A faz 90% das suas comprar de P&S em grandes empresas nacionais privadas e os restantes 10% também em grandes empresas, mas estrangeiras. O hospital B concentra as suas compras em grandes empresas estrangeiras (80%), dividindo igualmente os 20% restantes entre as grandes empresas nacionais privadas e pequenas ou médias empresas nacionais. O C compra, a exemplo de A, a maior parte dos produtos e serviços de grandes empresas estrangeiras (60% das compras), uma parcela menor (20%) de grandes empresas nacionais privadas e os 20% restantes também igualmente divididos entre centros de pesquisa e desenvolvimento próprio. Percebe-se que este é o único hospital que recorre ao desenvolvimento próprio como forma de suprir as suas necessidades. é de se surpreender, pois este é o hospital de maior envergadura em termos de infra-estrutura, comparado com os demais. O hospital D concentra as suas compras em grandes empresas nacionais privadas, com 60% dos seus gastos em produtos e serviços. Outra boa parte das suas comprar, na ordem de 30%, é feita em pequenas ou médias empresas nacionais. Os 10% de produtos e serviços restantes são fornecidos por grandes empresas estrangeiras. Por fim o hospital E. 10% são de compras feitas em grandes empresas nacionais privadas, 80% em grandes empresas estrangeiras e 10% em pequenas ou médias empresas nacionais. Como entraves à inovação tecnológica os hospitais A, B e D indicam a existência de baixa qualificação do pessoal, sendo que o B e D alegam também a carência de verba. Já para os hospitais C e E o problema maior é decorrente da burocracia. No caso de parceria com entidades públicas para o desenvolvimento da inovação tecnológica, todos os hospitais alegam ter este tipo de parceria. Com relação ao conhecimento, por parte do hospital, de algum tipo de financiamento, linha de crédito ou incentivo governamental existente para a inovação tecnológica, três dos hospitais (A, C e D) relatam este conhecimento, tendo eles já recorrido a uma ou mais destas fontes de incentivo. Já os hospitais B e E alegam desconhecer estas fontes de investimento. As prioridades dos hospitais em relação à inovação tecnológica podem ser conhecidas consultando-se o quadro 3. Mediante o exame desse quadro percebe-se como sendo prioridades comuns entre os hospitais as atividades automatizar a gestão e o uso de base de dados para a armazenagem de informações de clientes. No primeiro caso, a automação da gestão é comum aos cinco hospitais, enquanto que no segundo caso, o uso de banco de dados não é prioridade apenas do hospital A. 10

11 Quadro 3 Prioridades dos Hospitais. Hospital/Prioridade A B C D E a. Automatizar a gestão x x x x x b. Uso de mapas digitais x c. Uso de base de dados para armazenar x x x x informações de clientes d. Informatizar x x x Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. A informatização é também descrita como uma das prioridades para três hospitais: A, D e E. No caso de uso de mapas digitais apenas o hospital C declara como sendo uma de suas prioridades. No que tange ao uso de um sistema da qualidade, ou de certificação, nos moldes das normas internacionais, no caso a ISO 9000, ou de outro sistema semelhante, somente o hospital C relata possuir. Isto, de certa forma, mostra a debilidade da maioria destes hospitais (80%) em definir e monitorar a conformidade de seus produtos e serviços. Por outro lado, é interessante observar que, mesmo no caso do hospital C, que possui um sistema de qualidade implantado e acreditação (este é o termo correto para a certificação hospitalar) não há relato da existência de ferramentas da qualidade total como KANBAN, 5S, Programa de Idéias e Sugestões, etc. Isto evidencia uma aparente contradição. 8. COOPERAÇÃO PARA INOVAÇÃO A importância da introdução das inovações tecnológicas entre 2006 e 2010 foi considerada alta para os hospitais A, B, C e E, e média para o D. Neste período, os cinco hospitais estiveram envolvidos em arranjos cooperativos com outras organizações com vistas a desenvolver atividades inovadoras. O quadro a seguir mostra a importância de cada categoria de parceiros para o desenvolvimento de atividades inovadoras. Quadro 4 Parceiros dos Hospitais na Inovação Tecnológica. A importância dos parceiros para o desenvolvimento de inovação entre 2006 a

12 Hospital A B C D E Clientes ou consumidores Média Alta Alta Alta Alta Fornecedores Média Alta Alta Alta Alta Outro hospital Baixa Média Média Alta Média Empresas de consultoria Universidades e institutos de pesquisa Centros de capacitação profissional e assistência técnica Baixa Baixa Média Média Alta Média Média Baixa Baixa Baixa Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. Conforme se percebe pela análise do quadro anterior, o destaque fica por conta das categorias Clientes e ou consumidores e Fornecedores. Neste caso, no período de referência, entre 2006 a 2010, quatro (de B a E) dos cinco hospitais consideram estas categorias de parceiros como sendo de alta importância, enquanto que, para o hospital A elas têm média importância. É interessante observar que no diz respeito às parcerias com Outro hospital e Universidades e institutos de pesquisa, o único a registrá-las como tendo alta importância é o hospital D, quando, na realidade, o que se esperava era encontrar uma completa e intensa parceria de todos os hospitais com estas categorias, super importantes para o intercâmbio de conhecimento e experiências. No caso das categorias Empresas de consultoria e Centros de capacitação profissional e assistência técnica a grau de importância varia pouco entre os hospitais, indo de não a média importância. Com relação aos fatores que prejudicam as atividades de inovação nos hospitais a carência de pessoal qualificado é o mais grave de todos e afeta os cinco hospitais pesquisados com a mesma intensidade. Por outro lado, a falta de informação sobre mercados, a escassez de serviços técnicos externos adequados e a centralização da atividade inovadora em outro hospital são os fatores que menos prejudicam os hospitais de forma em geral, tendo praticamente o mesmo grau de importância em todos os eles. No que se refere aos riscos econômicos a percepção de impacto é sentida de forma diferente pelos hospitais. Neste aspecto, somente os hospitais C e E dão alta importância a este fator, o hospital A considera de baixa importância, o B média importância e o D não considera este fator. 12

13 O quadro 5 mostra outros detalhes sobre os aspectos em análise. Quadro 5 Fatores que prejudicam a Inovação Tecnológica. A importância dos fatores que prejudicaram as atividades inovadoras do Hospital Hospital A B C D E Riscos econômicos excessivos Baixa Média Alta Alta Falta de pessoal qualificado Alta Alta Alta Alta Alta Dificuldade para se adequar a padrões, normas e regulamentações Baixa Alta Baixa Baixa Escassez de fontes apropriadas de financiamento Média Alta Baixa Alta Baixa Falta de informação sobre mercados Baixa Escassez de serviços técnicos externos adequados Média Elevados custos da inovação Média Alta Baixa Alta Baixa Falta de informação sobre tecnologia Baixa Média Baixa Média Baixa Fraca resposta dos consumidores quanto a novos produtos Baixa Média Média Rigidez organizacional Baixa Média Média Alta Média Escassas possibilidades de cooperação com outras empresas/instituições Baixa Baixa Alta Baixa Centralização da atividade inovadora em outro hospital Baixa Média Fonte: Elaborado com base na pesquisa de campo. 9. EQUIPAMENTOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO No período entre 2006 e 2010, quatro dos hospitais consideram com sendo de alta importância a aquisição de máquinas e equipamentos. A exceção ficou por conta do hospital E que classificou como média a importância deste tipo de aquisição. No que se refere à quantidade de computadores que possuem, há uma grande variação entre os hospitais, que vai de 50 (hospital D) a (hospital C). O hospital A possui 500 PCs, o B 260 e o E 157. Mesmo não levando em consideração o tamanho de cada hospital e a quantidade de serviço que cada um deles presta, é possível perceber que os hospitais A e C 13

14 estão mais informatizados do que os demais, não apenas pela quantidade de computadores que estes hospitais possuem, mas também fato de que todos estes equipamentos estão ligados à rede local, bem como têm acesso à Internet, atualmente um diferencial significativo. Devese observar também que o hospital D, embora com um menor número de PCs (em parte devido o seu menor tamanho), todos eles têm também acesso à rede local e à Internet. Nota-se também que em quatro hospitais 100% dos seus computadores estão ligados por rede local, a exceção do hospital B, onde este percentual é de 69,23%. Macintosh, não é decisivamente, um tipo de equipamento usado nos hospitais pesquisados, onde somente dois deles (hospitais A e C) declaram ter este equipamento e, mesmo assim, numa proporção insignificante em relação aos demais tipos de computadores, conforme s pode notar na tabela a seguir. Tabela 2 O uso de equipamentos de TI pelos Hospitais. Hospital / Equipamento A B C D E 1. Qual a importância da aquisição de máquinas e equipamentos realizada entre 2006 e 2010? Alta Alta Alta Alta Média 2. Computadores (hardware) PC Macintosh Quantos computadores têm acesso à Internet Todos (500) 120 Todos (2300) Todos (50) 115 Quantos computadores têm acesso à rede LAN Todos (500) 180 Todos (2300) Todos (50) Todos (157) 3. Impressoras (periférico) Laser Jato de tinta Matricial Térmica

15 4. Quantos computadores estão equipados com multimídia? Todos (50) Todos (157) Fonte: Elaborada com base na pesquisa de campo. Quanto ao tipo de impressoras, dois hospitais utilizam, preferencialmente, laser, sendo eles os hospitais A e C, sendo que a proporção deste tipo de impressoras em relação à de jato de tinta chega a ser de 3 para 1, nestes hospitais. Nos demais hospitais, usam-se preferencialmente impressores do tipo jato de tinta. As impressoras matriciais, embora em número menor do que as lasers e de jato de tinta, não são usadas apenas pelo hospital D. Por outro lado, somente em um hospital (C) encontramos impressoras térmicas e em quantidade significativa (70) se comparadas ao número de matriciais (43) e de jato de tinta (70) usadas neste hospital. 10. PROGRAMAS APLICATIVOS Aplicativos para escritório A exceção do B, que não tem Power Point, os demais hospitais possuem o MS-Office completo na sua configuração básica (Word, Excel, Power Point e Access). Além disso, os hospitais C, D e E possuem o MS-Project, o A o BR-Office, e E o GraphPad Instat (um programa voltado para a bioestatística). Manipulação de imagens Para a manipulação de imagens todos possuem o Adobe Photoshop. Os hospitais A, C, D e E possuem também o Corel Draw. Gestão empresarial e/ou hospitalar Para a Gestão empresarial e/ou hospitalar, somente o A não tem qualquer sistema. O hospital B possui um software próprio de Administração Hospitalar, o C possui o software de gestão hospitalar da Totvs, o D tem o SIAFI (fornecido pela União) e o E conta com os sistemas Klinicos, Stok e Solução de BI da Microstrategy. No que se refere à Gestão integrada apenas o hospital C e o E possuem sistemas. O C tem o Java Development Environment e o Business Planning and Control System, e o E o Klinicos. Aplicativos para contabilidade Exceto o hospital E, os demais têm soluções para a contabilidade. O A e B contam com o SIAFEM, fornecido pela União, o D e E o SIAFI, fornecido pelo Estado do Rio. O C é o único que possui um software de contabilidade contratado, que é fornecida pela TOTVS, os 15

16 outros hospitais não pagam pelo uso do aplicativo que é fornecido sem custo pela União ou pelo Estado do Rio. O número de módulos instalados destes softwares praticamente não varia nestes hospitais. Apenas o B tem um maior número, que é 10. O A, S e D têm 8 módulos cada um deles. Considerando o número de usuários deste aplicativo a variação entre os hospitais A, B e D não ser grande, a média é de 14 usuários. A grande diferença está no hospital C que registra o seu uso por clientes. Os hospitais começaram a usar seus sistemas em épocas próximas. O A começou a usar em 1997, o B em 1999, o C e o D começaram no mesmo ano: Quanto ao Sistema Gerenciador de Base de Dados (SGBD) todos os softwares usam o mesmo, que é o Oracle. Contudo, é de se estranhar que em nenhum dos hospitais os entrevistados sabem com precisão qual a linguagem de programação usada por estes aplicativos. Aplicativos para Recursos Humanos (RH) Três dos hospitais (A, C e E) usam sistemas de RH próprios, enquanto que os outros dois (B e D) usam o SIAPI (fornecido pela União). Neste caso, observa-se que nenhum dos hospitais paga pelo uso destes sistemas, que começaram a ser usados em datas parecidas: o hospital A usa desde 1996, o B desde 1999, o C e E desde 2002, e o D não soube precisar a data certa de início de uso. Sobre o número de módulos, o hospital A tem instalados 10, o B possui 8 e os demais (C, D e E) têm 5 módulos cada um deles. Esses sistemas estão disponíveis para acesso em 50 estações de trabalho, no caso do hospital A, C e D. No hospital B, disponíveis em 30 estações e no C em 20 estações. Sobre a quantidade de usuários a distribuição é parecida com o número de estações. Nos hospitais A, C e D, o total é de 50 usuários em cada um deles. No hospital B, são 20 usuários e no C apenas 5 clientes. No que se refere ao banco de dados utilizado, o sistema do hospital A usa o SYBASE, o C o ORACLE e o E o MySQL. Os outros dois não souberam informar. Quanto à linguagem de programação utilizada por estes sistemas, o desconhecimento é geral, e em nenhum dos hospitais os entrevistados sabem informar com precisão. Aplicativos para Compra e Venda Neste caso, apenas o hospital C tem informação sobre o aplicativo usado para a compra e vendas de produto e serviços. Trata-se do software ENS, alugado da TOVS, desde 2001, possui dois módulos instalados, está disponível para 30 usuários, em 100 estações de trabalho, utiliza o banco de dados da ORACLE e a linguagem JAVA. 16

17 Aplicativos para Controle de Estoques Quatro hospitais registram o uso de sistema de controle de estoque, ficando de fora apenas o hospital B. No A e D o software é de desenvolvimento próprio e, portanto, gratuito. No C e E os sistemas são contratados da TOTVS e da STOK, respectivamente. O hospital A tem 20 módulos do produto, o C 2, o D 5 e o E 4. Quanto ao número de usuários os hospitais A e D têm 5 cada um, o C e E têm o mesmo número: 10 usuários cada hospital. Sobre o início de uso, souberam informar somente os hospitais A, que usa desde 2000, o C desde 2001 e o E desde No que diz respeito ao banco de dados e linguagem utilizados por estes softwares, praticamente não há diferença entre eles. O aplicativo dos hospitais A, C e E usam o mesmo banco de dados (Oracle) e linguagem (Java). A diferença está apenas no hospital D que usa MySQL e SQL, respectivamente. Aplicativos para Gestão de Ativos A exemplo do aplicativo de Compra e Venda, novamente neste item (gestão de ativo), o hospital C é o único que possui um aplicativo. Trata-se do mesmo software descrito antes, que é o ENS, alugado da TOVS, desde 2001, possui 2 módulos instalados, está disponível para 30 usuários, em 100 estações de trabalho, utiliza o banco de dados da ORACLE e a linguagem JAVA. 11. BASE DE DADOS Somente o hospital B não usa Sistema de base de Dados. Neste caso, o que é usado é o ACCESS. Em todos os hospitais a base de dados utilizada não é caracterizada como DataWarehouse e é centralizada. Todos utilizam um software de Gerenciamento da Base de Dados que varia entre um software mais simples, no caso o MySQL e um mais sofisticado, que é o ORACLE. O hospital A usa o SYBASE, o C o ORACLE, o D e E o MySQL. Praticamente os mesmos departamentos dos hospitais pesquisados utilizam a Base de Dados, sendo eles: Administrativo, Financeiro, Hotelaria, Urgência e Pronto-Socorro e Controle de Estoques. Os servidores das bases de dados deste hospitais usam o mesmo tipo de sistema operacional que é o Windows. Apenas um dos hospitais possui Call Center, que é o C. A previsão de investimentos em dispositivos de armazenamento é a mesma nos cinco hospitais e fica entre 6 a 12 meses. 17

18 12. REDES, SEGURANÇA E TELECOMUNICAÇÕES Tecnologias de Redes Os cinco hospitais usam as seguintes tecnologias: LAN, Roteadores e Switches. Três deles usam acesso remoto/wifi: o hospitais A, B e D. Também três usam VPN: A, C e E. Nenhum deles usa serviços de rede. Em apenas um, hospital A, há registro de uso de software de comunicação. Também apenas dois usam Serviços Segurança de Rede: a A e o D. Quanto ao uso de Sistema de gerenciamento de rede, são também dois hospitais: o A e o B. Desse modo, o hospital A figura entre os demais hospitais como o melhor aparelhado no uso de tecnologias de rede, onde das dez tecnologias listadas para pesquisa, ele usa nove. A única que este hospital não usa (Serviços de Rede), os outros também não usam, conforme descrito antes. Contudo, os cinco hospitais têm a mesma previsão de investimentos em Tecnologias de Redes, que é de 6 a 12 meses. Tecnologias de Segurança de Informações Todos os hospitais, na parte de segurança, utilizam-se Software Antivírus e Login único. Softwares Antispan e de Comunicação têm apenas um usuário cada um deles. O primeiro é usado apenas pelo hospital C, e o segundo, pelo A. No que se refere à gestão de identidade de acesso somente os hospitais A e D são usuários. Sistema de Detecção Intruso (IDS) tem também dois usuários apenas: os hospitais A e C. E por último, software do tipo Firewall, apenas dois hospitais não usam: B e E. Conclusão: das sete tecnologias pesquisadas neste item o hospital A continua na dianteira com o uso de seis delas, o C vem em segundo lugar com o 5 tecnologias e o D com 4. Os hospitais B e E estão empatados com o uso de duas tecnologias somente. A Previsão de investimentos em Segurança nos hospitais A e B é de mais de 12 meses, enquanto que nos demais o prazo é menor: de 6 a 12 meses. Tecnologias de Telecomunicações As tecnologias de Vídeo-conferência são usadas somente pelos hospitais C e D. As de PBX (PABX IB), apenas o A não usa. IP só dois hospitais usam, que são o A e o C. Na parte de telecomunicações todos utilizam Banda Larga / DSL. 18

19 VOIP apenas o C usa. O destaque neste item é o hospital C que usa todas as cinco tecnologias listadas, seguido pelo D, que usa três delas. A previsão de investimentos nestas tecnologias é igual em quatro hospitais: de 6 a 12 meses. A diferença fica por conta do hospital D, cuja previsão é de mais que 12 meses. 13. GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Soluções de TI Na parte de Gestão de TI os hospitais, de um modo em geral, não andam bem. Apenas o hospital A e C se destacam. Das 10 tecnologias que compõem este item, o hospital C está mais bem equipado, detendo oito destas tecnologias (ERP, Collaboration, SGBD, Sistema de Apoio a Decisão, Business Intelligence/Data Mining, software Financeiro, software de RH e software de gestão Patrimonial), deixando de usar apenas Sistema de Integração de Aplicativos e Ballanced Scorecard). O hospital A vem em segundo lugar, com o uso de seis tecnologias (ERP, SGBD, software Financeiro, software de RH e software de gestão Patrimonial e Sistema de Integração de Aplicativos). Os hospitais D e E, que contam com o uso de apenas três destas tecnologias, ocupam o terceiro lugar. O primeiro usa SGBD, software Financeiro e software de RH, e o segundo usa ERP, SGBA e software financeiro. O hospital B ocupa a posição de lanterninha, com o uso apenas de software financeiro. A previsão de investimentos em soluções de Gestão de TI é igual nos hospitais A, C e E, que é de 6 a 12 meses. No hospital B a previsão é mais que 12 meses, e no D de 3 a 6 meses. 14. COMÉRCIO ELETRÔNICO Módulo A - Informações Gerais sobre Tecnologias de Comunicação e de Informação em TI. Todos os hospitais usam computadores pessoais (PCs) e estações de trabalho, mas em nenhum deles se usa terminais. Igualmente em todos eles se utiliza a s e Intranet, desde Três dos cinco hospitais utilizam redes do tipo Extranet, Minitel, ISDN, Vídeoconferência do tipo e WAP (Wireless Application Protocol), em geral a partir de Os que não usam e também não planejam usar, são os hospitais B e D. 19

20 As redes dos cinco hospitais usam o protocolo TCP/IP e é protegida de pelo uso de tecnologia firewall ou appliance. No caso do número de servidores, o hospital A possui 10, a B e D têm 4 cada um deles, o E 5 e o C se destaca com 65 servidores instalados. O percentual de empregados que usa PCs e estações em rotina normal de trabalho é igual nos hospitais B e D, que é de 30 a 40%. No A este percentual é de 60 a 70%, no E é de 70 a 80% e apenas no C é que todos os empregados usam. Quanto ao percentual de PCs conectados a Internet só há variação nos hospitais A e E. O primeiro tem de 70 a 80% deles ligados a Internet e o segundo tem de 90 a 100%. Os três restantes têm 100% dos seus PCs conectados a esta rede. Em todos eles o início de uso da Internet se deu em 2001, ou antes. E apenas um deles, o hospital E, não possui Site na Internet. Sobre o tipo de conexão externa à Internet em 2002, apenas o hospital usava Modem e XDLS, enquanto que os restantes usavam ISDN. Mas todos eles tinham links de comunicação de 560 kbps de velocidade de transmissão, naquela época. 15. GESTÃO DE TI Módulo B: Uso da Internet Propósito para utilizar a Internet Todos os hospitais usam a Internet desde 2001, ou antes, para as seguintes finalidades: busca de informações, comunicação com autoridades públicas, banco e serviços financeiros. Para monitorar o mercado (acompanhar preço) apenas o hospital C não faz uso da Internet, bem como não planeja usá-la. Os demais fazem uso deste serviço desde 2001, ou antes. No que se refere à busca de informações sobre oportunidades de contratação (recrutamento) de pessoal, apenas o B e D não utilizam a Internet. Os outros usam desde 2001, ou antes. 16. GESTÃO DE TI Módulo C: Comércio Eletrônico via Internet Atividades relacionadas à compra de bens e serviços Sobre a busca de informações em sites na Internet, recebimento de produtos digitais, como EAD, por exemplo, e recebimento de produtos digitais gratuitos, todos os hospitais fazem uso. No hospital A isto começou em 2008, mas nos demais o início se deu a partir de 2001, ou antes deste ano. Com relação à obtenção de serviços pós-venda todos os hospitais, exceto o A, usam desde 2001, ou antes. O A não pensa em usar a Internet para esta finalidade. 20

21 No que se refere a site na Internet, conforme visto antes, apenas o E não possui, embora tenha planos de usar nos próximos 5 anos. Utilização do site para atividades relacionadas à venda de bens e serviços Quanto a uso da Internet para atividades de marketing de produtos do hospital, o único a usar é o hospital C e faz isto desde 2001, ou antes. Os hospitais B, D e E têm plano de uso nos próximos 5 anos e somente o A não pensa em usar este recurso. No que diz respeito ao uso da Internet para as atividades de enquete/contato, página customizada para clientes (com apresentação personalizada de produtos), integração com backend systems e prover assistência pós-venda, dois dos cinco hospitais utilizam: o A (desde 2008) e o C (desde 2001, ou antes). Os demais têm plano de uso nos Próximos 5 anos. Sobre a facilidade de acesso a catálogo de produtos, lista de preço, etc. e para a entrega de produtos digitais, três hospitais usam a Internet desde 2001, ou antes: B, C e D. O A não planeja usar e o E tem plano de uso para os próximos 5 anos. 17. GESTÃO DE TI Módulo D: Custos/Gastos e características do sistema implantado. Custos com a implantação e operação do sistema de Comércio Eletrônico Quanto aos aspectos de custos com o Comércio Eletrônico (CE) os hospitais em geral não têm informações precisas. Dos hospitais pesquisados somente três usam esta tecnologia: o A, C e D. No que se refere à implantação e operação/manutenção do CE, os hospitais A e D apresentam custos parecidos, na razão de menos de R$ 10 mil para cada uma destas atividades. No caso do hospital C a implantação do CE custou mais de 50 mil reais e a manutenção/operação gastou em torno de 20 a 30 mil reais por mês. Quanto ao desenvolvimento do Site, os hospitais A e D apresentam custos iguais de 10% cada um deles. O custo com equipamentos e softwares foi de 20% em cada um destes hospitais. Banco de dados custou 10% e outros custos foram de 40%, em ambos os hospitais. Telefone e compra de endereço do site não têm registro de gasto nestes hospitais. Nos hospital C o gasto com o desenvolvimento do site, com equipamentos, softwares, banco de dados e outros foi de 20% em cada um destes itens. Telefone e compra de endereço do site, a exemplo dos dois hospitais anteriores, não têm registro de gastos. No que se referem à operação e manutenção do site os hospitais A e D, continuam com custos igualmente distribuídos, da seguinte maneira: a) Provedor e Hosting do Site (valor pago para manter o Site) 10%; b) Custos Diretos (ligados diretamente às vendas via Internet, incluindo 21

22 tempo gasto para cumprir pedidos e custos de transações cobrados por instituições financeiras) 10%; c) Banco de Dados 20%; d) Outros custos 70%. No hospital C a distribuição dos custos é a seguinte: a) Manutenção do Site 10%; b) Banco de Dados 30%; c) outros 60%. 18. GESTÃO DE TI Módulo E: Barreiras ao uso da Internet e TCI em geral. Barreiras para a venda pela Internet Na avaliação desse módulo todos os hospitais consideram sem importância os sete itens sobre as barreiras para a venda pela Internet, sendo estes os seguintes itens: os produtos do hospital não são adaptáveis à venda pela Internet; os clientes não estão prontos para o uso do CE; problemas de segurança em relação a pagamento; insegurança em relação a contratos; termos de entrega e garantias; custo de desenvolver e manter um sistema de CE; considerações em relação a canais de venda já existentes. Barreiras para o uso da Internet Dos sete itens deste tópico, apenas três deles são considerados bastante ou muito importantes como barreiras para o uso da Internet e mesmo assim esta avaliação é feita por apenas dois hospitais: o C e o E. Estes itens dizem respeito a: segurança (hackers, vírus), os gastos com comunicação de dados são muito altos e a comunicação de dados muito lenta ou instável. Os demais hospitais consideram sem importância todos os itens deste tópico. Barreiras para o uso de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) em geral Neste tópico, gastos com TIC muito altos, são considerados bastante importantes pelos hospitais B e E. No caso de as novas versões de softwares surgem com muita freqüência apenas o B considera bastante importante este fato. Em relação aos itens: a) suprimento ou soluções de TIC não suprem as necessidades do Hospital; b) o nível de qualificação profissional em relação a TIC é muito baixo entre os empregados; c) dificuldade em recrutar pessoal qualificado em TIC, quatro dos hospitais estudados consideram bastante importantes. O único que considerar sem importância estes itens é o hospital A. 19. TELE-MEDICINA Apenas um dos hospitais pesquisados, o D, pratica Tele-medicina. 22

23 As atividades desta área são realizadas na sede deste hospital e envolvem as seguintes especialidades: cardiologia, medicina intensiva, neurologia, radiologia, patologia, vídeoendoscopia e ginecologia, onde são feitas pesquisas. Além destas a tele-medicina é usada também em medicina de emergência, dermatologia e oncologia. O uso mais comum desta tecnologia se dá em diagnósticos e follow-up, nessas especialidades, sendo que a maior parte dos conhecimentos nestas práticas é proveniente de colegas, programa de treinamento formal em tele-medicina e treinamento médico ou pós-graduação. O hospital realiza vídeo-conferência com equipamento próprio, utilizando o protocolo de comunicação TCP/IP com link DSL (Digital Subscriber Line) dedicado e velocidade de transmissão de de 256 kbps. Os equipamentos periféricos utilizados em vídeo-conferência são scanner radiológico, aparelho de ultra-som e monitor tocoginecológico. O conjunto da tele-medicina utilizada no hospital envolve as especialidades de oncologia e ginecologia e a montagem é composta por vídeo-interativo; armazenagem e envio de imagens e transmissão de textos, com o compartilhamento de imagens na tela do computador usando áudio. 20. CONSIDERAÇÕES FINAIS A presente pesquisa realizada permite constatar vários aspectos em comum entre os hospitais estudados. A primeira conclusão que se pode tirar da análise feita sobre os dados coletados é que em geral os hospitais B, D e E se encontram praticamente no mesmo nível quanto à maturidade de sua gestão no que se refere ao uso das tecnologias estudadas, não havendo grandes diferenças entre eles. O hospital A demonstra estar um pouco à frente destes três hospitais. Neste caso, é possível que a realização do planejamento estratégico, na qual participa a alta direção e a média gerência e o seu desdobramento do PE em Planos de Ação e Projetos Estratégicos, mesmo não chegando ao conhecimento de todos os funcionários do nível operacional tenha uma grande contribuição no desempenho deste hospital. Porém, o hospital C se destaca dos demais, no que se refere ao uso de tecnologias, elaboração e execução do planejamento estratégico, qualificação do pessoal e infra-estrutura de uma maneira em geral. Vale a pena lembrar que estes são os únicos hospitais pesquisados que realizam Planejamento Estratégico de modo sistematizado e que, no caso do C, este planejamento envolve funcionários de todos os níveis hierárquico PE, é bem desdobrado em Projetos e Planos de Ações e se encontra completamente sistematizado e integrado ao modelo de gestão do hospital 23

24 Contudo, em todos os cinco hospitais, percebe-se que há ainda muito a ser feito, especialmente no que se refere o quanto a tecnologia de informação e comunicação, se bem administrada, poderia contribuir para a melhoria do desempenho administrativo e operacional destes hospitais. No que se refere à tele-medicina há ainda uma grande lacuna a ser preenchida, até mesmo no único hospital que a usa, dada a alta potencialidade desta tecnologia, especialmente, em terapias. Outro fator corrobora com a percepção de que há muito a ser feito visando a melhoria de desempenho dos hospitais está na observação de que os hospitais pesquisados não possuem um Sistema de Gestão da Qualidade(SGQ) formalmente instituído nos moldes das normas mais comumente conhecidas e usadas (normas ISO), exceto no caso do hospital C, o único a possuir acreditação. Por outro lado, é interessante observar que, mesmo no caso do hospital C, que possui um SGQ implantado, não há relato da existência de ferramentas da qualidade total como KANBAN, 5S, Programa de Idéias e Sugestões, etc. Isto evidencia uma aparente contradição. Estas observações, de certa forma, mostram a debilidade da maioria destes hospitais (80%), senão de todos eles, em definir e monitorar a conformidade de seus produtos e serviços. Saulo Barbará de Oliveira, Coordenador Local do Projeto GESITI/Saúde. Doutor em Engenharia de Produção pela UFRJ/COPPE e Mestre em Administração pela UFF. É Administrador de Empresas pela Moraes Júnior/Mackenzie-Rio, e Analista de Sistemas e Métodos. Trabalhou em empresas públicas e privadas por mais de 30 anos, onde ocupou vários cargos e funções, como os de Diretor Técnico do NPD/UFF e de Assessor da Presidência do PRODERJ em Planejamento Estratégico e Garantida da Qualidade e de Diretor de Suporte e Tecnologia desta instituição. Atualmente é Professor Adjunto do Departamento de Administração e Contabilidade e do Programa de Pós-Graduação em Gestão e Estratégia em Negócios da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro. 24