CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA.

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1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA. Sumário 1. APRESENTAÇÃO ARQUIVOLOGIA QUESTÕES COM COMENTÁRIOS QUESTÕES SEM COMENTÁRIOS

2 1. Apresentação Olá aluno do Concurseiro 24 horas Aí vamos nós! Vamos começar o ano de 2014 com o pé direito, meus alunos! Para isso, foco e disciplina! Nada vem de graça para a maioria das pessoas desse planeta! Então vamos fazer acontecer. Arquivologia é uma matéria fácil, mas cheia de conceitos e detalhes que colocarão você à frente dos outros candidatos. Cespe adora a maravilhosa autora Marilena Leite Paes e muitas provas desta banca já cobraram Ipsis litteris a obra Arquivologia: Teoria e Prática desta mestra. Por isso nossas aulas terão muito dos seus conceitos. Quem quiser ler a obra na íntegra, pode adquirir em livrarias. Mas nas aulas, filtramos o que o edital cobra. Não podemos esquecer a legislação, encontrada facilmente na internet, mas especialmente no site do CONARQ. A legislação que regulamenta a arquivologia é bastante extensa, por isso é necessário prestar atenção ao que o edital cobra para a prova e selecionarmos o necessário. Resolver questões, outro ponto importante. Por isso, ao final da aula teremos questões para aprofundamento no assunto, memorização do conteúdo e para conhecer a maneira como CESPE cobra arquivologia. No site do Concurseiro 24 horas temos um simulado de arquivologia, outra sugestão, já que este é todo baseado na banca CESPE e com certeza irá aprimorar seus conhecimentos adquiridos no estudo da teoria. Meu nome é Kátia Quadros e sou formada em Processamento de Dados, tenho especialização em Desenvolvimento Web. Trabalho com desenvolvimento e dou aulas desde o ano de Trabalhei durante dois anos em uma empresa especializada em microfilmagem e digitalização de documentos, trazendo a arquivologia para minha rotina diária. Sou professora de informática e arquivologia para concursos públicos desde Trabalho em cursinhos presenciais em Curitiba e também em cursinhos on line. Bons estudos! Veja o cronograma do nosso curso: 2

3 Noções de arquivologia Assunto Data Aula 1: 23/12 Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes físicos. Microfilmagem Aula 2: 04/01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos. Diagnósticos Arquivos correntes e intermediário. Protocolos Avaliação de documentos. Arquivos permanentes. Vamos lá! O que vamos estudar hoje: Aula Inaugural Conceitos fundamentais de arquivologia. Tipologias documentais e suportes físicos. Microfilmagem 3

4 2. ARQUIVOLOGIA É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação. A arquivologia é uma ciência que tem como objetivo a organização dos acervos e o fácil acesso à informação. Esse objetivo deve ser alcançado desde o momento em que o documento é produzido, durante o trâmite do documento na instituição/empresa e também na sua destinação, que pode ser a guarda permanente, a qual vamos estudar posteriormente, ou a eliminação de documentos que perderam o seu valor administrativo. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. Por exemplo: pen drive, folha A4. DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta. Destacamos: Informação registrada Comprova fatos Utilizado para consulta 4

5 Observe que para ser considerado documento, precisa ser uma informação registrada em algum suporte. Também precisa comprovar um fato. E deve ser utilizado. SINAR Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº , instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado 1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. 1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas. 5

6 Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas outras informações sobre Arquivologia. ARQUIVO Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue. Desse conceito é importante destacar: 1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc. 2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte papel. 3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele órgão. 6

7 Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo. Questão de Prova (PF- Escrivão / 2009 CESPE) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Correto, concorda? É o conceito de Organicidade cobrado nesta questão. Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n é bastante cobrado. Questão de Prova (PF- Escrivão / 2009 CESPE) As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. Sim, está correto! Os documentos podem ser produzidos (interno) ou recebidos (externo). Eles têm relação direta com a atividade exercida pela instituição ou indireta. Veja: O INSS não produz Carteira de Identidade. Sabemos disso. Mas para requerer um auxílio 7

8 doença, por exemplo, o INSS precisa de alguns documentos, entre eles o RG da pessoa que está requerendo tal benefício. Esse é um exemplo de um documento que mantém relação indireta com a missão da organização. Já o documento liberando o auxílio doença mantém relação direta com a missão da organização. O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR: Móvel destinado à guarda de documentos. Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos. Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 1. Reconstituição e preservação da memória; 2. Apoio administrativo; 3. Fonte de informação; 4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica. Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo. As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção, utilização e destinação dos documentos. FINALIDADE DO ARQUIVO 1 Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição de maneira eficiente. 8

9 Requisitos para garantir a Finalidade: 1) Pessoal qualificado e em número suficiente; 2) Instalações em local apropriado; 3) Materiais adequados; 4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 5) Normas de funcionamento; 6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Destaca ainda que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos distintos. Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. 9

10 Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo permanente. Além disso, os documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras. Preste atenção no quadro-resumo a seguir, pois esta questão da distinção entre arquivo, biblioteca e museu é muito cobrada em prova. Arquivo Museu Biblioteca Documentos Únicos Valor Administrativo Documentos produzidos/ recebidos Valor Cultural/Histórico Compra/permuta/ doação Coleções Valor Cultural Compra/permuta/ doação CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Quanto Ao Gênero Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo. Podemos destacar: 10

11 Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas. Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias. Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: Disco flexível, disco rígido. Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em rolo. Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela, questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos. Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnéticas. Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas. Esse assunto é bastante cobrado em provas. Confira: Questão de Prova (PF- Escrivão / 2009 CESPE) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Errado. Vimos que este conceito se aplica aos documentos cartográficos. Os iconográficos são os documentos que contém imagens estáticas, como gravuras, paisagens, fotografias. Quanto À Espécie, Formato, Forma, Tipo E Tipologia Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, 11

12 relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma). Algumas classificações: 1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex. Medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei; 2. Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex: parecer, relatório. voto, despacho interlocutório; 3. Atos de assentamento: são configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex: apostila, ata, termo, auto de infração; 4. Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica. 5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc); 6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia. Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento. Exemplo: de serviço, de posse, de concurso. Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de 12

13 Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial. Veja a fórmula: Tipo = Espécie + Tipologia Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta precatória é um tipo documental. E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço? Contrato = Espécie Prestação de Serviço = Tipologia e Contrato de Prestação de Serviço = Tipo Questão de Prova (TRE Paraíba - Analista Judiciário/2007- FCC) Relatório, relatório de fiscalização, caderno e minuta são, respectivamente, (A) série, subsérie, suporte e espécie. (B) espécie, tipo, formato e forma. (C) grupo, subgrupo, invólucro e notação. (D) função, atividade, espécie e fórmula. (E) gênero, tipo, forma e técnica de registro Tenho certeza que você marcou certo! Letra B. Não tem erro, a questão está fácil. Mas experimenta não estudar estes conceitos ou não gravar nossa fórmula matemática, rs. No exemplo temos uma questão antiga da FCC, mas que ainda cai muito em concursos. 13

14 Quanto À Natureza Do Documento NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal. Classificação Dos Arquivos SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal. Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina. SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconográficos, cartográficos, audiovisuais ou de suportes específicos documentos em CD, documentos 14

15 em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando divulgadas. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação. Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; O grau de sigilo divide-se em três categorias: ultra-secreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos. 15

16 Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº , DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regula o Acesso a Informações. É necessário, importante e vital que você saiba que essa Lei é recente, veja a data: 18 DE NOVEMBRO DE 2011 e que em Lei anterior a classificação do sigilo, as categorias eram outras, eram 4. Agora são 3! Repito: 3 categorias: ultra-secreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos. Então muito cuidado com materiais com edição de 2011 ou anterior, pois muita coisa mudou com essa nova Lei. SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre. Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões gerais. O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma restrição decorrente de regulamentação. SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. 16

17 Vertical os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros. Conceito simples, com uma cobrança razoável nas provas. No arquivamento Horizontal, pense em uma pilha de camisetas. É um em cima do outro. No arquivamento Vertical os documentos ficam em pé. É a maneira que mais estamos habituados a ver documentos guardados em arquivos (móvel). Não importa que o documento (se for uma folha A4, por exemplo) esteja no modo retrato ou paisagem, se estiverem dispostos uns atrás dos outros verticalmente é o que basta para ser arquivamento vertical. SEGUNDO O ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette 1973). Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal. Teoria das 3 idades 1. Arquivo de primeira idade ou corrente 2. Arquivo de segunda idade ou intermediário 3. Arquivo de terceira idade ou permanente Na próxima aula vamos estudar arquivos correntes e intermediários e com isso aprofundar nossos conhecimentos neste ciclo. Conceitos: Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte. Série: Divisões de um Fundo Arquivístico. Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas. 17

18 Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível. Princípios Teóricos PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento princípio intimamente ligado ao organograma da instituição. De acordo com Marilena Leite Paes este é um princípio básico da arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da proveniência corresponde à expressão inglesa provenance e à francesa respect des fonds, também muito usada no Brasil. Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes, fotografias, desenhos e outros estes podem ser fisicamente armazenados em local diverso, desde que sejam feitas referências correspondentes no fundo ao qual pertencem. Vamos ilustrar com um exemplo. Quando eu era criança pequena lá em Barbacena, rs... (Vocês são do tempo da Escolinha do Professor Raimundo?) Bem, antigamente existia o INPS, que foi extinto dando lugar ao...?? INSS, isso mesmo. E o que foi feito com os documentos do INPS? Sim, O INSS recebeu o fundo arquivístico do INPS e o armazenou respeitando o princípio da Proveniência, guardando-o separado de outros fundos. PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE OU INDIVISIBILIDADE É a preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo. Preste atenção que integridade não tem a ver só com subtrair parte da informação, mas também um documento perde sua integridade se adicionarmos informações indevidas a ele. PRINCÍPIO DA UNICIDADE 18

19 Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar. Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. UNICIDADE DO DOCUMENTO Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservada - o documento original. UNICIDADE DA INFORMAÇÃO Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte. Em um arquivo, muitas vezes há a necessidade de vias ou cópias de documentos, mas isso é a exceção. A regra é sempre que um documento é único. As vias ou cópias existem apenas quando necessário e enquanto necessário. PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE / NATURALIDADE Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural. PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE / ORDEM ORIGINAL Estabelece que se deva manter a ordem de acumulação dos papéis na primeira e segunda idades (corrente e intermediária). Usa-se muito o termo Ordem Original em concursos. Os documentos de um mesmo produtor são agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. 19

20 PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. O princípio da pertinência não é mais usado, visto que confronta o princípio da proveniência e da ordem original. PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE Princípio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Também conhecido como Princípio da Proveniência Territorial. Questão de Prova (PF- Escrivão / 2009 CESPE) A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado. Questão Errada. Eu gosto dessa questão. Acho uma questão muito inteligente. Quando eu falei sobre Proveniência, Respeito aos Fundos, exemplifiquei com o INPS que foi extinto e a criação do INSS. Nesse caso o que fazer com o fundo arquivístico do INPS? O INSS recebeu esse fundo arquivístico, fazendo valer o Princípio da Proveniência e não da Pertinência que é exatamente o contrário. Equipamentos e Acessórios do Arquivo INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS 20

21 É de grande importância a escolha do local adequado para exercer as atividades de um arquivo. Incluímos então as condições físicas como temperatura e umidade adequadas. Um local limpo e com iluminação adequada. A área deve ser capaz de manter o arquivo com possibilidade de ampliações. O local ideal para a construção de um arquivo, assim como as maneiras de acondicionar os documentos serão estudadas com maior aprofundamento nas aulas posteriores, devido a grande importância do assunto para os concursos. Material de arquivo De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros. Ficha: Retângulo de cartolina onde se registra uma informação. Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca do documento e o seu rearquivamento. 21

22 Elementos da Guia Divisória: 1. Projeção: É a saliência na parte superior da guia. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. 2. Pé: É a saliência na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Esse orifício tem a função de prender as guias à gaveta através de uma vareta. Notação: É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. 22

23 A notação pode ser ainda aberta ou fechada. Aberta: Quando indica somente o início da seção. Fechada: Quando indica o princípio e o fim. Posição: É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Por isso recebem a denominação de primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição. Quanto à sua função, a Guia pode ser: Primária: Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. Secundária: Indica uma subdivisão da primária. Subsidiária: Indica uma subdivisão da secundária. Especial: Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência. 23

24 O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiária ou especial é a notação e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim por diante. Guia- Fora: É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. 24

25 Tira de inserção: É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Pastas: É uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e proteger o documento. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção. Pasta Suspensa Pasta Lisa Pasta com Projeção Pasta miscelânea: É aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. 25

26 Materiais Permanentes: O material permanente tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha devem-se levar em consideração os seguintes quesitos: Economia de espaço Capacidade de expansão Segurança Condições estéticas Resistência Alguns materiais permanentes: Armário de Aço: Móvel de aço utilizado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados. Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes onde são guardados os documentos. Arquivo de Fole: Arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos são guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. 26

27 Estante: Móvel aberto, com prateleiras. Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas. Equipamento: É a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. Equipamento = Material de Consumo + Material Permanente MICROFILMAGEM A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Sobre a Microfilmagem: 27

28 1. Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. 2. Visa economia com espaços físicos 3. É um instrumento de consulta preservar os originais do manuseio 4. Segurança 5. Racionalização da informação 6. Formas: filme, jaqueta, microficha 7. Possui validade legal 8. LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/ Possuem imagem de abertura e de encerramento 10. Sempre é feito filme cópia Um dos fatores mais importantes para decidir pelo uso da microfilmagem é a economia de espaços físicos para guardar os documentos. A microfilmagem é utilizada como forma de consulta aos documentos, preservando os originais do manuseio. Quando falamos em segurança, estamos falando desde a segurança contra roubo, por exemplo, ou mesmo a segurança no que tange à conservação desse documento. Preste atenção nisso na sua prova. Tipos de Microfilmadoras: O microfilme pode ser gerado por dois tipos de equipamentos de entrada que são as microfilmadoras planetárias e as rotativas. Elas trabalham com microfilmes de 16 mm e 35 mm, e podem conter até documentos. Planetárias: nestas os documentos e o filme permanecem fixos. Assim o posicionamento dos documentos depende do operados, e consequentemente a produtividade dependerá do mesmo. Rotativas: estas possuem um tracionador responsável pelo transporte dos documentos até o seu interior. A vantagem deste sistema é que, para o documento de tamanho padrão, os custos reduzem significativamente. Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar documentos que é igual a 6 caixas padrão de documento, ou seja, em um 28

29 armário de parede comum será armazenado todo o documento de um arquivo do tamanho de um salão de festas. Etapas da Microfilmagem: Preparação: Compreende a classificação dos documentos a serem microfilmados, sua seleção, ordenação, restauração e indexação (ordenar em forma de índice) dos mesmos. Indicar as folhas que apresentarem deficiências de informação. Microfilmagem: Os documentos são microfilmados. Processamento: Os filmes originais serão submetidos aos processos de revelação, fixação, lavagem e secagem. Revisão: Todos os filmes serão conferidos fotograma por fotograma, sendo fornecido um laudo técnico da mesma. Controle de Qualidade: Realização de testes de controle, assegurando totalmente a qualidade dos filmes gerados. Armazenamento: Os microfilmes serão acondicionados em caixas próprias para microfilmes e devidamente indexadas. LEI 5433 Íntegra da Lei: Art. 1 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. Importante: A microfilmagem tem valor legal! 2 Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. Sim, mas segundo Marilena Leite Paes, não é recomendado utilizar a incineração para eliminar documentos devido à preservação do meio ambiente. Isso já foi cobrado em prova! Art. 2 29

30 Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Estudaremos na aula seguinte que os documentos de valor histórico nunca serão eliminados, e com a microfilmagem não é diferente. DECRETO 1799 Íntegra do Decreto: Art. 1 A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 5 1 Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. 3 O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6 Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a 30

31 microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução; VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto; 31

32 IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 13 Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 15 A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Sinalética Microfilmagem 32

33 Resumo 33

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38 Principais fontes de pesquisa: CONARQ Marilena Leite Paes - Arquivo: Teoria e Prática Lei 8159 Decreto Questões com comentários QUESTÃO 01 (CESPE/2010 MPU) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. Comentários: Compra ou permuta é característica de biblioteca. No arquivo os documentos são produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. 38

39 QUESTÃO 02 (CESPE/2010 MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. Comentários: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos. Gabarito: Certo. QUESTÃO 03 (CESPE/2012 PF Papiloscopista) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Comentários: Não há coleção de documentos em arquivologia. Os documentos são acumulados naturalmente e progressivamente. São produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. QUESTÃO 04 (CESPE/ INSS) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentários: O objetivo principal de um documento de arquivo é comprovar fatos e assim servir à administração. Gabarito: Errado. QUESTÃO 05 Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico. Comentários: Exatamente, no arquivo Não se trabalha com documentos múltiplos, na biblioteca SIM. Nem a tipologia documental é uniforme. Há uma gama de tipologias: precatória, prestação de serviço, retificação dentre outros. Gabarito: Certo. 39

40 QUESTÃO 06 (CESPE/ TSE) Julgue o item abaixo, relativo a documentos públicos. São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Comentários: Cobrança sobre as entidades mantenedoras, onde documentos públicos são produzidos e recebidos por instituições de caráter público e também por entidades privadas desde que estas estejam encarregadas da gestão de serviços públicos. Gabarito: Certo. QUESTÃO 07 (CESPE/ PRG-DF) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. Comentários: A única maneira de acumular documentos é produzindo e recebendo. Gabarito: Errado. QUESTÃO 08 (CESPE/ ANCINE) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação. Comentários: A própria questão denúncia o erro falando em especializado/especiais. Especializado = assunto e Especial = Suporte / guarda em condições especiais. Gabarito: Errado. QUESTÃO 09 (CESPE/ CREA/DF) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado) ( ) médicos. ( ) de engenharia. 40

41 ( ) audiovisuais. ( ) iconográficos. ( ) de grandes dimensões. Comentários: O que são arquivos especializados? Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, como os arquivos médicos e de engenharia. Os arquivos audiovisuais, iconográficos e de grandes dimensões são arquivos especiais, pois têm sob sua guarda documentos de diversos suportes. Logo: Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO Gabarito: 1) (C ) 2) (C ) 3) (E ) 4) (E ) 5) (E ) QUESTÃO 10 (CESPE/2008 TJ/DF) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais. Comentários: Este é o arquivo especial. Está ligado ao suporte, a maneira como o documento deve ser armazenado para melhor conservação. Já o arquivo especializado é aquele ligado ao assunto do documento. Ex: Esse material é especializado em arquivologia para concursos. Para não esquecer, uma dica: Para escrever sobre determinado assunto, a pessoa deve ser especializada no assunto ou especial? Rs, rs, rs... agora você não confunde mais não é? Obviamente ela deve ser especializada. Gabarito: Certo. QUESTÃO 11 (CESPE - TJDFT/ Técnico) Reservado, secreto e ultrasecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação. Comentários: Reservado, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo e estão classificados na Lei Nº , DE 18 DE NOVEMBRO DE Naturalmente, por serem sigilosos, necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação. 41

42 Gabarito: Certo. *Questão adaptada devido a alteração da classificação de sigilo, de acordo com a Lei Nº , DE 18 DE NOVEMBRO DE Regula o acesso a informações. QUESTÃO 12 (CESPE/ TSE) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta: A) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos Culturais. B) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. C) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Comentários: Os documentos de arquivo são produzidos e conservados pelo seu valor administrativo. Não são colecionáveis e são únicos ou em limitado número de cópias. Enquanto que na biblioteca esses têm objetivos culturais, envolvem coleções e podem ter vários exemplares. Gabarito: Letra A. QUESTÃO 13 (CESPE/ INPI) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob sua guarda. Comentários: Sim, por isso existem tantos métodos de arquivamento, classificação dos documentos, a gestão e organização do arquivo, a conservação do arquivo, tudo para que as informações estejam disponíveis sempre que forem necessárias. Gabarito: Certo. 42

43 QUESTÃO 14 (CESPE/2007 MPU) Entende-se por notação: O conjunto dos documentos notariais. A forma que antecede a elaboração dos manuscritos. O material sob o qual as informações são registradas. A primeira etapa no processo de arranjo documental. O código de localização dos documentos no acervo. Comentários: Notação é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. Na projeção, ainda podemos ter a tira de inserção para escrever a notação. Gabarito: Letra E. QUESTÃO 15 (CESPE/2013 MPU) A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. Comentários: Sim, um documento que seja destacado do conjunto ao qual pertence pode perder seu valor. Gabarito: Certo. QUESTÃO 16 (CESPE/2013 MPU) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados. Comentários: Segundo a LEI No Art Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Quem define as normas gerais é o CONARQ. Gabarito: Errado. 43

44 QUESTÃO 17) (CESPE/2013 MPU) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da política nacional de arquivos privados. Comentários: Compete ao SINAR a implementação da política nacional de arquivos privados. Gabarito: Errado. QUESTÃO 18 (CESPE/2010 PF Escrivão )A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. Comentários: Conforme estudamos o art.13 do Decreto 1799: Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Gabarito: Certo. QUESTÃO 19 (FCC/ TRT/AL) - Ampliação, contato e negativo correspondem, no caso de documentos fotográficos, a diferentes modalidades de: (A) espécie. (B) formato. (C) forma. (D) contexto. (E) suporte. Comentários: São exemplos de estágios de preparação, portanto Forma. Gabarito: Letra C. QUESTÃO 20 (FCC/ TRE/8ª Região) Uma carta precatória, do ponto de vista documental, é exemplo de 44

45 (A) gênero. (B) tipo. (C) forma. (D) categoria. (E) formato. Comentários: Tipo = Espécie + Tipologia. Onde Carta é espécie e precatória é tipologia. Gabarito: Letra B. QUESTÃO 21 (FCC/ TRE/AC) Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente, exemplos de (A) tipo, gênero, formato e suporte. (B) forma, espécie, gênero e tipo. (C) suporte, tipo, forma e formato. (D) gênero, forma, espécie e suporte. (E) formato, suporte, tipo e espécie Comentários: Fácil não é? Fita magnética é um suporte; relatório de apuração é um tipo documental; minuta é um estágio de preparação, ou seja: forma e folha é formato, pois é a configuração física de um suporte. Gabarito: Letra C. QUESTÃO 22 (FCC/2009 TRT-3ª Região) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente, (A) espécie, tipo, formato e forma. (B) formulário, espécie, forma e gênero. (C) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem. (D) tipo, espécie, série e suporte. (E) formato, assunto, suporte e técnica de registro Comentários: Tudo bem, mas o que é códice mesmo? A banca viajou no tempo nesse exemplo. Vamos lá: Segundo Wikipédia, códices eram os manuscritos 45