Márcia Cristina Lima Costa RA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO INSTITUTO PASSO A PASSO

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1 Márcia Cristina Lima Costa RA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO INSTITUTO PASSO A PASSO Itatiba 2008

2 Márcia Cristina Lima Costa RA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO INSTITUTO PASSO A PASSO Trabalho de conclusão de curso apresentado à disciplina Estágio Supervisionado II, do curso de Administração da Universidade São Francisco, sob orientação da Profª Ms. Cristina das Graças Fassina Guedes, como requisito parcial para aprovação na disciplina e obtenção do título de bacharel em administração. Itatiba 2008

3 Dedico este trabalho à minha mãe, Regina Alves de Lima, que é o meu alicerce. Lutou com todas as armas para que meu irmão Ulisses e eu, pudéssemos ter uma vida honesta e digna.

4 AGRADECIMENTOS Primeiramente a Deus por me dar coragem, confiança, sabedoria, persistência e colocar em minha vida pessoas excepcionalmente especiais. A minha orientadora, Profª Ms. Cristina das Graças Fassina Guedes, por compartilhar seu conhecimento comigo, me incentivar, ter paciência, habilidade e competência para me orientar na elaboração deste projeto. A equipe de colaboradores e a gerente Cláudia da Mota Costa do Instituto Passo a Passo, pela oportunidade oferecida para a elaboração e desenvolvimento do projeto em questão. Meu namorado Luís Antônio que teve paciência para contornar os momentos difíceis. Aos meus colegas de classe, Andréia, Cristina, Luis e Renata, meu sincero apreço: pessoas inesquecíveis que farão parte da minha história de vida universitária. E por fim agradeço à Universidade que nos acolheu durante todo esse tempo, nos proporcionando a oportunidade de nos tornarmos grandes profissionais e pessoas melhores.

5 Ao contrário do prazer, a realização pessoal tem natureza perene, pois está vinculada a metas cujos valores transcendem o aspecto meramente material por atender aos anseios de uma alma que é única, viajando através do tempo em busca de evolução e liberdade (Mauricio A. Costa)

6 COSTA, Márcia Cristina Lima. Proposta de implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Administração) Curso de Administração da Universidade São Francisco, Itatiba. Resumo Em busca de melhorar a qualidade no ambiente de trabalho, as empresas têm investido nos mais diversos programas de qualidade total. No Brasil, uma metodologia que vem sendo aplicada com o objetivo de alavancar a mudança comportamental das pessoas é o 5S. Trata-se de uma metodologia japonesa, baseada em cinco sensos, SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE. O Instituto Passo a Passo é uma Organização Civil de Interesse Público (OSCIP), que promove saúde e educação utilizando o cavalo como principal agente terapêutico, por meio da técnica da equoterapia. Foi observado dentro do ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo que haviam objetos obsoletos, não haviam identificação e localização correta de materiais e documentos, dificultando a localização dos mesmos. A execução de limpeza no local de trabalho não era realizada constantemente pelos colaboradores e havia pouco desenvolvimento individual para manter a organização em ordem. O presente trabalho teve como objetivo geral a proposta de implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo como ferramenta para implantação de um programa de qualidade. Para isso, foram levantadas informações por meio de um questionário e observação no ambiente administrativo. A análise dos resultados desta pesquisa demonstrou a necessidade de implantação do programa 5S. Assim, foram sugeridas formas de se colocar os 5S em prática, buscando proporcionar uma reorganização no ambiente de trabalho, provocando uma mudança no ambiente físico e nas questões organizacionais, melhorando o relacionamento entre os setores envolvidos com a administração. Palavras-chave: Programa 5S. Gestão da Qualidade Total. Processo de Melhoria contínua.

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Fluxograma de integração entre os sensos seiri e seiton...21 Figura 2 Senso de organização em gavetas, armários e objetos nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/ Figura 3 Ilustração de objetos e materiais dispostos desorganizadamente...30 Figura 4 Senso de ordenação nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/ Figura 5 Ilustração de objetos e materiais dispostos sem classificação...32 Figura 6 Senso de limpeza nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/ Figura 7 Ilustração de locais limpos diariamente e esporadicamente no Instituto Passo a Passo...34 Figura 8 Senso de asseio-saúde nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/ Figura 9 Senso de disciplina nas áreas administrativa e terapêutica - Instituto Passo a Passo - Julho/ Figura 10 Interesse pela implantação e participação do programa 5S no ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo Julho/ Figura 11 Modelos de cartões vermelhos utilizados no programa 5S...45

8 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 OS 5S E SEUS SIGNIFICADOS...18

9 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas RH Recursos Humanos UFSC Universidade Federal de Santa Catarina PEAD Cera de Polietileno de Alta Densidade

10 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE Gestão da qualidade total O programa 5S Seiri organização Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Seiton ordenação Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Seiso limpeza Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Seiketsu asseio Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Shitsuke disciplina Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Empresas que aplicam o programa 5S METODOLOGIA ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS CONSIDERAÇÕES FINAIS Proposta de implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo Recepção...40

11 Sala administrativa Sala do departamento financeiro e Rh Sala de Avaliação e Terapia Sala de Reuniões Auditório Aplicação do programa 5S no Instituto Passo a Passo Lançamento do programa 5S REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS APÊNDICE A. Questionário APÊNCIDE B. Cronograma... 53

12 12 1 INTRODUÇÃO Qualidade é algo que hoje é parte integrante de nossas vidas, abrangendo desde os aspectos puramente particulares e individuais aos de serviço e da sociedade. Segundo Reis & Vico (1999), qualidade não é só um produto ou serviço que adquire-se e usa-se em casa; mas também, a forma como estamos perante a vida, como nos comportamos individual, social e profissionalmente. Qualquer empresa, seja ela estatal, privada ou social, multinacional ou nacional, tecnologicamente avançada ou não, é constituída por pessoas e são elas quem diferenciam uma empresa das outras. Com o intuito de oferecer bens, produtos e/ou serviços que satisfarão o consumidor nas organizações, a principal preocupação da alta gerência é com a total satisfação das necessidades das pessoas afetadas pela sua existência. (REIS & VICO, 1999). Contribuindo para a conquista da qualidade total, o programa 5S (seiri; seiton; seiso; seiketsu; shitsuke) tem sido utilizado cada vez mais em todo mundo. O 5S é uma ferramenta simples, de baixo custo que apresenta resultados a curto prazo, sendo aplicável em qualquer setor industrial e até mesmo fora das fronteiras produtivas, como: escolas, repartições públicas, instituições, etc. O Instituto Passo a Passo é uma Organização Civil de Interesse Público (OSCIP), sem fins econômicos, fundada em 27 de julho de 2005 pela empresa Centro Qualivida e um grupo de pessoas empenhadas na responsabilidade social do município de Itatiba. O Instituto Passo a Passo promove saúde e educação utilizando o cavalo como principal agente terapêutico, por meio da técnica da equoterapia. Sua missão é atender pessoas, principalmente de baixa renda, que necessitam de atendimentos específicos para o seu desenvolvimento, re-habilitação e re-inserção social. Com a colaboração espontânea de associados, é possível manter a sustentabilidade do projeto social. O faturamento mensal da organização é de R$20.000,00 (vinte mil reais), destinados para pagamento das despesas do tratamento dos pacientes e serviços de

13 13 manutenção do local. Alguns de seus fornecedores são: Espaço Livre (uniformes); Limp Lar (material de limpeza); Purina Fattori e Fattori (ração para animais). No município de Itatiba não há concorrência com o Instituto Passo a Passo. Existem outras organizações do mesmo segmento nas cidades de Bragança Paulista e Jundiaí. Atualmente, 10 colaboradores desenvolvem as atividades diárias e aproximadamente 20 pessoas exercem trabalhos voluntários, colaborando com o bom funcionamento da organização. Foi observado dentro do ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo que haviam objetos obsoletos, não haviam identificação e localização correta de materiais e documentos, dificultando a localização dos mesmos, a execução de limpeza no local de trabalho não era realizada constantemente pelos colaboradores e havia pouco desenvolvimento individual para manter a organização em ordem. Desta forma, este trabalho tem como objetivo geral propor a implantação do programa 5S dentro do Instituto Passo a Passo, buscando a melhoria da qualidade no ambiente de trabalho. A proposta de implantação do programa 5S na organização é importante porque auxilia na promoção da qualidade, organização e otimização na empresa, conscientizando a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho. O 5S pode trazer muitos benefícios para os colaboradores, como por exemplo: menos conflito interno e maior integração entre as áreas; maior desenvolvimento individual, possibilitando melhoria de desempenho; maiores oportunidades de treinamento; menor possibilidade de acidente de trabalho; melhoria da qualidade de atendimento e da produtividade. Para os clientes a implantação do programa pode trazer: maior confiança nos serviços prestados pela organização; sentimento de bem estar em um ambiente organizado. Os custos desse programa são baixos, tornando-o viável para a instituição. Com um pequeno investimento é possível trazer grandes benefícios. A proposta de implantação do programa torna-se oportuna, pois os colaboradores e a gerência administrativa do instituto, acreditam que o trabalho possa trazer grandes contribuições para a melhoria da qualidade do trabalho e aumento da produtividade.

14 14 Como objetivo intermediário, pretende-se realizar o levantamento bibliográfico em livros, artigos e cartilhas especializadas em melhoria da qualidade e administração do programa 5S; identificar os problemas apresentados dentro do instituto no que diz respeito à organização do ambiente de trabalho; apresentar os erros cometidos pelos colaboradores e gerentes ao organizar a instituição; demonstrar quais os benefícios que a implantação do programa 5S pode trazer para o ambiente de trabalho; apresentar soluções para os problemas levantados; promover reunião para os colaboradores para que todos tenham conhecimento e consciência da importância deste programa e da melhoria no ambiente de trabalho; transmitir os conhecimentos desta pesquisa para um dos colaboradores, para que futuramente ele possa administrar o programa de forma contínua dentro da organização.

15 15 2 CONTROLE DE QUALIDADE TOTAL Para que se tenha, efetivamente, controle sobre a qualidade é necessária a participação de todos os membros de uma empresa, incluindo gerentes, supervisores, trabalhadores e seus executivos, em aspectos globais da empresa. As atividades conduzidas dessa forma são chamadas de controle total da qualidade ou controle total por toda a empresa (CERQUEIRA NETO, 1993). Campos (2004, p.14) diz que neste aspecto, dever-se-á considerar não só os consumidores/clientes, mas também os trabalhadores e toda a sociedade em geral, isto é, é necessário que a alta gerência de qualquer empresa, além da visão estratégica da qualidade, tenha uma abordagem humanística da mesma Gestão da qualidade total A aplicação da Gestão da Qualidade Total em organizações envolve uma mudança de cultura organizacional e o desenvolvimento de uma consciência voltada para as perspectivas do cliente. A cultura organizacional equivale ao modo de vida da organização em todos os seus aspectos, como idéias, crenças, costumes, regras, técnicas, etc. (CHIAVENATO, 2004, p. 164). Nesse sentido, esse conjunto de hábitos é compartilhado por todos os membros da empresa. A cultura representa o universo simbólico da organização e proporciona um referencial de padrões de desempenho entre os funcionários, influenciando a pontualidade, produtividade e a preocupação com a qualidade e serviço ao cliente (CHIAVENATO, 2004, p. 165). Então percebe-se que em todo processo de mudança organizacional, assim como na Gestão da Qualidade Total, há a necessidade de mudar valores. A verdade é que, neste ambiente globalizado e competitivo, um grande número de organizações de vários setores industriais começou a se transformar de acordo com os ideais da Gestão da Qualidade Total.

16 O programa 5S No Japão, o programa 5S foi formalizado a partir das palavras SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE no ambiente empresarial no início da década de 50, apesar de sua longa existência informal, e surgiu da necessidade de ajudar na reconstrução de um país arrasado pela Segunda Guerra Mundial. Na década de 80 em Taiwan e Cingapura, o sistema foi redescoberto como maneira de plantar a idéia de qualidade como hábito e não como mero ato. Esses países, após pesquisas, concluíram que o 5S está na base da pirâmide da qualidade. No Brasil dos anos 90, além do novo cenário mundial, com o Código de Defesa do Consumidor e a crescente conscientização do povo brasileiro com a qualidade, a cultura do 5S vem crescendo nas empresas. O programa 5S não é somente um evento episódico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade (CAMPOS, 2007). De acordo com Alencar (2008), para o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE-SP), o 5S se baseia na crença de que todos os seres humanos envolvidos em uma empresa podem contribuir para sua evolução, esforçando-se para melhorar o local de trabalho. O maior ganho que o 5S proporciona é a mudança de comportamento das pessoas e do ambiente da empresa. Economia, organização, limpeza, higiene e disciplina tornam-se palavras comuns e praticadas por todos. O programa pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina da empresa. Segundo Ribeiro (1994), no Japão, algumas empresas utilizam o 5S como uma ferramenta indispensável para a implementação e a consolidação da Gestão da Qualidade Total. Os efeitos dos 5S são tão abrangentes que os tornam uma prática fundamental para a formação de um ambiente adequado às atividades da Qualidade Total. Muitas vezes o 5S é visto como uma grande faxina (Housekeeping) pelo fato das pessoas não conseguirem perceber sua abrangência. Limitando o programa a esta esfera física, perde-se grande parte do que de bom ele tem para oferecer: a mudança de valores. Na verdade, em sua essência, esse método explora três dimensões

17 17 básicas: a dimensão física (layout), a dimensão intelectual (realização das tarefas) e a dimensão social (relacionamentos e ações do dia-a-dia). Estas três dimensões se interrelacionam e dependem uma das outras. No momento em que uma das dimensões é alterada ou melhorada, é possível sentir reflexos nas outras duas (LAPA, 1998). De acordo com Oliveira (1997), o programa 5S traz resultados positivos em diversos aspectos dentro das organizações e também na vida das pessoas, dentre eles, na prevenção de acidentes. Quando os ambientes estão arrumados, ordenados e limpos, a quantidade de horas perdidas com possíveis acidentes reduz-se cada vez mais, diminuindo também o sofrimento das pessoas envolvidas. Há melhora na produtividade no momento em que as pessoas realizam suas atividades querendo fazer bem feito e são educadas e treinadas em novas tecnologias, desenvolvimento humano, técnico e prática das ações inerentes aos sensos. Com os indícios de produtividade melhorando, conseqüentemente haverá aumento de lucro e melhor competitividade no mercado. O programa 5S é também denominado por Oliveira (1997) como programa de combate ao desperdício, à medida que os recursos disponíveis e matérias-primas são utilizados com racionalidade. A energia elétrica pode ser conservada com a prática do programa, pois há uma consciência coletiva em usar melhor os equipamentos e materiais elétricos e elétrico-eletrônicos. A prática dos 5 sensos de forma constante desenvolve a criatividade do grupo e de pessoas individualmente, de forma evolutiva, melhorando cada vez mais o ambiente. Em âmbito contextual, o 5S é: um processo educacional; um termômetro de gerenciamento; a base para a qualidade total; a prática visual de se mostrar qualidade. A melhor forma encontrada para expressar a profundidade do significado desses termos foi acrescentar o termo Senso de antes de cada palavra em português que mais se aproximasse do termo original, descrito no Quadro 1:

18 18 QUADRO 1- OS 5S E SEUS SIGNIFICADOS S JAPONÊS INGLÊS PORTUGUÊS 1º Seiri Sorting 2º Seiton Systematyzing 3º Seiso Sweeping 4º Seiketsu Sanitizing 5º Shitsuke Self-disciplining Fonte: adaptado de LAPA, Senso de: Utilização; Arrumação Organização Seleção Senso de: Ordenação Sistematização Classificação Senso de: Limpeza Zelo Senso de: Asseio Higiene Saúde Integridade Senso de: Autodisciplina Educação Compromisso Seiri organização Organizar é separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. No sentido mais amplo, o Senso de Utilização abrange ainda outras dimensões. Por exemplo, ter senso de utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência apenas com sentimentos valiosos (LAPA, 1998). De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP esta fase tem como lema: A gente faz o ambiente. Os procedimentos para iniciar o senso de organização são: escolher um local para uma primeira experiência de descarte; verificar tudo que estiver dentro do ambiente: máquinas, ferramentas, estoques, móveis etc.; definir com o pessoal

19 19 envolvido: o que deve ser jogado fora; o que deve ser consertado; o que deve ser guardado em outro local (depósito, etc.); o que pode ser útil, para outro setor e o que pode ser vendido. Os resultados do senso de organização são: manter a área de trabalho arrumada; reduzir as necessidades de espaço, de transportes, de estoques; facilitar o layout, o transporte interno, os controles de produção; aumentar a produtividade das máquinas e das pessoas; garantir maior eficiência no retorno de informações e menor tempo de procura; possibilitar menor cansaço físico e maior facilidade de operação Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Discutir amplamente, com todas as pessoas que freqüentam os ambientes, o que deve se guardado e o que deve ser descartado. Para ajudar na decisão, é indicada a utilização do método de detalhamento por meio da formulação de seis perguntas básicas: o quê, por quê, quando, quem, onde e como, conhecido como 5W1H (what, why, when, who, where e how); identificar as causas que levaram a desarrumação do ambiente e à guarda desnecessária de materiais e objetos sem utilidade. Estas causas devem ser devidamente identificadas para realizar o efetivo bloqueio; planejar com as pessoas do ambiente quem vai fazer o quê, com a ajuda de pessoas da limpeza, serviços gerais, almoxarifado, materiais e transporte; registrar e quantificar o que estiver sendo guardado, disponibilizado ou descartado. Isto servirá para o acompanhamento do programa (OLIVEIRA, 1997) Seiton ordenação Ordenar é agrupar as coisas necessárias, de acordo com a finalidade de acessálas, levando em conta a preferência lógica da prática, ou de fácil assimilação. Quando se tenta ordenar as coisas, necessariamente o ambiente fica mais arrumado, mais agradável para o trabalho e, conseqüentemente, mais produtivo. Ter senso de

20 20 ordenação, no sentido mais amplo, é distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda não misturar suas preferências profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e não somente criticá-las (LAPA, 1998). De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP esta fase tem como lema: Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Os procedimentos para iniciar o senso de ordenação são: analisar a situação atual, como as coisas estão colocadas, onde e por quê; responder as seguintes perguntas: o que já está a mão precisa mesmo estar ali? Os nomes estão padronizados? Qual o melhor local para cada item? É possível reduzir os estoques? Reorganizar o local de trabalho, definindo um lugar para cada item; decidir como guardar as coisas, levando em conta que todas as coisas devem ter um nome e os nomes devem ser conhecidos de todos; guardar objetos semelhantes no mesmo lugar; identificar o lugar de cada coisa. Os resultados do senso de ordenação são: ganha-se espaço e facilita-se a limpeza, menor tempo gasto na busca e no transporte; menor necessidade de controles; facilita a execução do trabalho no prazo; aumento da produtividade das máquinas e das pessoas; maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente. Este senso decorre do senso de organização, ou seja, ao mesmo tempo em que os colaboradores identificam as necessidades dos itens, descartam o desnecessário e ordenam o necessário. No fluxograma apresentado a seguir é possível visualizar a identificação dos itens, conforme o que foi dito:

21 21 Figura 1 Fluxograma de integração entre os sensos seiri e seiton. Fonte: Oliveira, 1997, p Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Utilizar o 5W1H para decidir corretamente a guarda dos itens necessários; guardar próximo do colaborador um item de cada material, objeto, documento, para uso quando necessário; usar etiquetas e código de cores para identificar os locais de guarda de materiais e objetos; treinar todas as pessoas do ambiente no sistema estabelecido para ordenação, de modo a entendê-lo e, assim, utilizá-lo corretamente (OLIVEIRA, 1997) Seiso limpeza Limpar é eliminar a sujeira, inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. A limpeza deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente. Para tanto, é de fundamental importância que a limpeza

22 22 seja feita pelo próprio usuário do ambiente. No sentido japonês do termo, o conceito se estende à limpeza das falhas humanas que são laváveis, isto é, aquelas não muito graves. De acordo com o vídeo D-OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem como lema: O ambiente faz a gente. Os procedimentos para iniciar o senso de limpeza são: descobrir e eliminar as fontes de sujeira: postos de trabalho, atendimento, processos relativos ao produto ou serviço, estoques, depósitos e áreas externas; conscientizar os funcionários sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho: cada um deve ser responsável pela limpeza em seu setor e todos devem limpar as ferramentas e utensílios verificando o estado de uso antes de guardá-los. Os resultados do senso de limpeza são: qualidade germina em ambiente limpo; melhora a conservação dos patrimônios; aumenta a produtividade das máquinas, dos materiais e das pessoas, evitando o retrabalho; aumenta a auto-estima no trabalho; facilita a localização imediata de irregularidades no ambiente; evita perdas e danos de materiais e produtos; causa boa impressão aos clientes Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Limpar todos os locais, incluindo paredes, tetos, janelas, móveis, objetos, de forma a deixar tudo muito bem limpo; utilizar as máquinas, equipamentos, móveis e instalações inspecionando a conservação e o funcionamento dos mesmos, detectando possíveis defeitos ou falhas durante o uso (OLIVEIRA, 1997) Seiketsu asseio Fazer o asseio é conservar a higiene, tendo o cuidado para que os estágios de organização, ordem e limpeza já alcançados, não retrocedam. Isto é executado através da padronização de hábitos, normas e procedimentos. De acordo com o vídeo D-OLHO

23 23 na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem como lema: O compromisso de cada um é de todos. Os procedimentos para iniciar o senso de asseio são: manter limpos e higienizados locais de uso comum; observar as práticas de segurança no trabalho; pensar e agir positivamente; valorizar a aparência pessoal e da empresa; evitar todas as formas de poluição (visual, sonora); utilizar recursos visuais, como avisos nos locais de trabalho que ajudem as pessoas a evitar erros nas operações, instruções necessárias ao trabalho, lembretes operacionais, avisos e advertências de perigo, indicações dos locais onde as coisas devem ser colocadas. Os resultados do senso de asseio são: local de trabalho agradável; diminuição do absenteísmo; melhoria na produtividade; melhoria na qualidade de vida; promoção de um novo e salutar hábito de comportamento Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Manter e melhorar permanentemente as condições físicas e de uso dos materiais, equipamentos e ambientes; cuidar sempre da saúde física e mental de todas as pessoas envolvidas com a organização; manter e melhorar os padrões de operação e segurança das atividades desenvolvidas no dia-a-dia (OLIVEIRA, 1997) Shitsuke disciplina Ser disciplinado é cumprir rigorosamente as normas e tudo o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina é um sinal de respeito ao próximo. Não se trata pura e simplesmente de uma obediência cega, submissa, como pode parecer. É importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina inteligente demonstrando respeito a si próprio e aos outros. De acordo com o vídeo D-

24 24 OLHO na Qualidade do SEBRAE-SP essa fase tem como lema: Água que corre não cria lodo. Os procedimentos para iniciar o senso de disciplina são: compartilhar visão e valores; educar para a criatividade; melhorar a comunicação em geral; treinar com empenho e persistência. Os resultados do senso de disciplina são: melhorias contínuas e permanentes; aprimoramento pessoal e empresarial; busca efetiva do defeito zero, melhor qualidade; menor desperdício; ganhos expressivos na administração do tempo Aspectos importantes a serem considerados na implantação deste senso Escrever padrões e orientações de forma clara e simples, informando o porquê das ações; reunir, uma vez por semana, todas as pessoas da organização para falar do programa, esclarecendo dúvidas, apresentando sugestões durante, pelo menos, quinze minutos; conscientizar todos na dedicação e compromisso com aquilo que estão fazendo (OLIVEIRA, 1997) Empresas que aplicam o programa 5S O SEBRAE-SP fornece maneiras de se roteirizar os trabalhos que envolvem qualidade, inclusive as empreitadas de 5S, uma vez que, para que se possa implementar um programa com sucesso, é indispensável o envolvimento de todo o pessoal. De acordo com Piletti (1998, p.7), [...] os administradores japoneses observaram que certas empresas tinham uma imagem mais simpática que outras e isso significava uma grande diferença no mundo dos negócios. Assim foi desenvolvido no Japão um sistema de aplicação muito simples, mas com grandes resultados, o sistema de administração dos 5S.

25 25 No Brasil, muitas empresas vêm desenvolvendo a prática dos 5S (algumas usando outras denominações para o programa) com bons resultados, como por exemplo: Ceman, Rhodia, Ford, Petrobrás, Brahma, Marcopolo, Azaléia, Fiat, Sesi, Belgo-Mineira, Olsen, Mavalério, Natura, etc., a responsabilidade pela gestão varia de acordo com cada empresa. Em algumas, a gestão está por conta da área de recursos humanos ou secretaria de qualidade. Em outras, a responsabilidade é da área de segurança industrial ou, até mesmo, da área de produção (UFSC, 2008). A Ipiranga Petroquímica também é exemplo de empresa que adota o programa 5S. Desde 1995 a implantação do programa não só melhorou a apresentação dos setores e áreas, como também otimizou muitas atividades e processos. Dentre os benefícios adquiridos por meio do programa 5S, estão a coleta seletiva de lixo (resíduos) nos locais de trabalho; economia no consumo de água e energia; normas padronizadas estabelecendo o gerenciamento de resíduos e efluentes; não derramamentos e vazamentos de produtos químicos diversos, combustíveis e lubrificantes; reciclagem de óleo usado; solução para o passivo ambiental gerado pelo estoque de cera de polietileno de alta densidade (PEAD), resíduo do processo produtivo, que era depositado em Rio Grande; reaproveitamento da borra de catalisador, resíduo do processo produtivo, que agora se transforma em matéria-prima para fabricação de tintas; coleta de cartuchos de impressoras; otimização dos processos. A melhoria no ambiente de trabalho também visa preservar a saúde física e mental e desenvolver a autodisciplina de todos os funcionários (IPIRANGA, 2008). A Santher - Fábrica de Papel Santa Therezinha S.A. é outra empresa que aplica o programa 5S. A Empresa atua no mercado de papéis em dois segmentos diferentes: papéis monolúcidos de baixa gramatura, e também no segmento de papéis de higiene e limpeza conhecidos como papéis tissue. Por meio do 5S o consumo de água em metros cúbicos por tonelada de papel diminuiu de 75,8 metros cúbicos para 48,5. No ano de 2000, foi criado o compromisso com a preservação ambiental fundamentada em ações como o uso de fibras recicladas, a recuperação de áreas internas degradadas, o tratamento adequado de seus resíduos, e coleta seletiva. O programa 5S serviu de base de sustentação para todo o programa da qualidade da unidade (SANTHER, 2008).

26 26 Enfim, o 5S vem sendo cada vez mais utilizado como uma ferramenta para educar as pessoas de uma forma prática, dentro de suas próprias atividades, por meio do envolvimento de todos tendo, portanto, caráter eminentemente participativo. É bom salientar que é desaconselhável a sua implantação no afã de solucionar problemas em ambientes de conflitos, pois o 5S nada mais é que um processo simples, com resultados imediatos duradouros para o homem, dentro e fora do local de trabalho, para a organização, para os clientes e para o meio-ambiente.

27 27 3 METODOLOGIA A fim de atingir o objetivo geral deste trabalho, que foi o de propor a implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo, foi necessário conhecer os principais motivos dos problemas observados no ambiente de trabalho da organização, por meio de um projeto de pesquisa. Os especialistas em pesquisa de marketing utilizam nomes diferenciados para as metodologias empregadas na realização dos projetos de pesquisa. O conteúdo basicamente é o mesmo, diferenciando as fontes de dados, a amplitude do estudo, seus objetivos e o tipo de análise que pretendem fazer, quantitativa ou qualitativa (SAMARA & BARROS, 1997). Tendo em vista que esta pesquisa foi delineada como um estudo de caso do tipo descritivo quantitativo, que procura descrever situações a partir de dados primários, tornou-se necessária a execução da utilização de técnicas para a coleta e análise dos dados. Neste caso, as informações foram obtidas por meio de um questionário contendo uma questão aberta, sete fechadas e seis de múltipla escolha, relacionadas ao programa 5S, conforme Apêndice A. Segundo Lakatos & Marconi (2001), questionário é um instrumento de coleta de dados, constituído por uma série ordenada de perguntas, que atinge maior número de pessoas simultaneamente, obtém respostas mais rápidas e precisas e há menos risco de distorção, pela não influência do pesquisador. As questões foram formuladas de maneira clara, objetiva e em linguagem acessível para serem entendidas com facilidade, tornando possível realizar a coleta de informações necessárias à identificação dos principais problemas organizacionais que afetam o ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo. No início estava previsto a aplicação do questionário para todos os onze colaboradores que desenvolviam as atividades diárias no departamento administrativo e terapêutico do Instituto Passo a Passo, mas um dos colaboradores foi demitido e o questionário foi aplicado para dez funcionários e mais duas pessoas que exerciam

28 28 trabalhos voluntários diretamente na área administrativa da organização, local proposto para a implantação do programa 5S totalizando, portanto, doze questionários aplicados. Esses questionários foram entregues pessoalmente para os colaboradores da organização no mês de julho de 2008, durante uma das reuniões que são realizadas semanalmente pelo Instituto Passo a Passo no início de cada mês, e foram respondidos individualmente. Para os dois voluntários que atuam na área administrativa, os questionários foram entregues pela gerente no início do mês de agosto, já que no mês de julho eles estavam de férias. Para cada uma das etapas do programa 5S (senso de organização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de asseio e senso de disciplina), foram elaboradas questões em que o respondente pudesse identificar as dificuldades organizacionais. Esses dados estão apresentados por meio de gráficos, possibilitando aos leitores, uma visão clara dos dados coletados. Para melhor identificar as dificuldades organizacionais dentro do ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo, também foi realizado no mês de setembro um registro fotográfico dentro dos principais departamentos que compõem as áreas administrativa e terapêutica da organização, proporcionando uma melhor visualização do ambiente.

29 29 4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS Para organizar e interpretar os conteúdos obtidos por meio do questionário, foram utilizados gráficos para melhorar a visualização dos dados coletados. O registro fotográfico realizado dentro dos principais departamentos que compõem as áreas administrativa e terapêutica da organização, facilita a identificação dos problemas encontrados dentro do ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo. A Figura 2 ilustra o senso de organização (Seiri) nas áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo e refere-se à organização das gavetas, armários e objetos sem utilização nesses locais. Figura 2 Senso de organização em gavetas, armários e objetos nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/2008. Observa-se, pela Figura 2, que pouco mais do que a metade dos colaboradores (58%), respondeu que as gavetas e armários existentes no ambiente de trabalho estão desorganizados e que há objetos sem utilização em cima e dentro dos armários.

30 30 A Figura 3 demonstra a falta de organização nos armários e nas gavetas das áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo. (a) (b) (c) (d) Figura 3 Ilustração de objetos e materiais dispostos desorganizadamente. (a) prateleiras do armário com documentos recentes e antigos de avaliação terapêutica de pacientes, brinquedos quebrados e sem utilização; (b) compartimento do armário com brinquedos utilizados para avaliação terapêutica dispostos desorganizadamente; (c) gaveta com fotos, pranchetas e materiais de marketing dispostos desorganizadamente; (d) gaveta com materiais de papelaria, velas usadas e máquina fotográfica quebrada dispostos de maneira desorganizada.

31 31 Observa-se, pelos registros fotográficos, que os armários e as gavetas estão sendo utilizados para guardar produtos de papelaria, materiais de marketing, documentos, brinquedos para avaliação terapêutica quebrados e sem utilização, entre outros materiais. Esses produtos estão dispostos sem organização e classificação e, por conseqüência, os produtos são encontrados com dificuldades. Rios (2008), ressalta que estar em um ambiente de trabalho desorganizado pode sugar o tempo e energia dos colaboradores, prejudicando a concentração, criatividade, produtividade e principalmente aumentando os níveis de stress. Uma organização apropriada das coisas, o uso adequado de equipamentos, a escolha correta de um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar, torna mais eficazes as atividades e tem papel fundamental na busca pela melhoria da qualidade de vida. A Figura 4 ilustra o senso de ordenação (Seiton) nas áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo a respeito da facilidade de encontrar os objetos e materiais no ambiente de trabalho. Figura 4 Senso de ordenação nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/2008.

32 32 Observa-se, pela Figura 4, que não há uma ordenação entre os objetos e materiais utilizados pelos colaboradores, pois grande parte dos funcionários encontra esses produtos com dificuldade (75%) e o restante encontra com facilidade (25%). A Figura 5 demonstra produtos e materiais guardados em locais distintos do Instituto Passo a Passo. (e) (f) (g) (h) Figura 5 Ilustração de objetos e materiais dispostos sem classificação. (e) filtros solares dispostos na sala de reuniões; (f) filtro solar disposto na sala de encilhamento; (g) materiais de marketing guardados em armários sem nenhuma classificação; (h) materiais de marketing guardados em gavetas sem nenhuma classificação.

33 33 Observa-se, pelos registros fotográficos, que não há um local definido para guardar os filtros solares, que são utilizados diariamente, e os materiais de marketing do Instituto Passo a Passo estão dispostos em locais distintos e sem nenhuma classificação. Lapa (1998), ressalta que a falta de critérios e locais apropriados para estocagem, depósitos de ferramentas e materiais, produtos diversos, armazenamento e fluxo de informações, possa diminuir a produtividade, aumentar custos, causar acidentes de trabalho, desperdício de tempo, entre outros malefícios. A Figura 6 ilustra o senso de limpeza (Seiso) nas áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo e refere-se à freqüência de limpeza nas mesas, armários, equipamentos e no chão da organização. Figura 6 Senso de limpeza nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/2008. Observa-se, pela Figura 6, que o ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo é limpo com boa freqüência, já que 84% dos respondentes declararam que as mesas, armários, equipamentos e o chão são limpos diariamente. Uma observação feita

34 34 no próprio questionário por 8% dos respondentes, confirmou que as mesas e armários são limpos esporadicamente. A Figura 7 demonstra a recepção do Instituto Passo a Passo e um armário com artigos de festas. (i) (j) Figura 7 Ilustração de locais limpos diariamente e esporadicamente no Instituto Passo a Passo. (i) chão da recepção do instituto limpo diariamente; (j) armário com produtos e artigos de festas limpo esporadicamente. Um ambiente sujo pode influenciar negativamente na saúde e integridade dos colaboradores, como também causar danos, defeitos e falhas em equipamentos. O resultado disto são quebras inesperadas de equipamentos, ferramentas não disponíveis, deterioração de peças e materiais (LAPA, 1998). A Figura 8 ilustra o senso de asseio-saúde (Seiketsu) nas áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo a respeito de como os colaboradores e voluntários vêem o ambiente de trabalho.

35 35 Figura 8 Senso de asseio-saúde nas áreas administrativa e terapêutica Instituto Passo a Passo - Julho/2008. Observa-se, pela Figura 8, que todos os colaboradores e voluntários do Instituto Passo a Passo vêem o ambiente de trabalho como um local agradável para se trabalhar. Garantir um ambiente de trabalho não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (banheiros, cozinha, etc.), zelar pela higiene pessoal, gerar e disponibilizar informações e comunicados de forma clara e, no sentido mais amplo do senso, ter ética no trabalho e manter relações interpessoais saudáveis, tanto dentro quanto fora da empresa é de vital importância para assegurar a manutenção dos 3S iniciais, pois a melhoria da qualidade de vida no trabalho estimula a adesão e comprometimento de todos (LAPA, 1998). A Figura 9 ilustra o senso de disciplina (Shitsuke) nas áreas administrativa e terapêutica do Instituto Passo a Passo a respeito do cumprimento de regras de trabalho.

36 36 Figura 9 Senso de disciplina nas áreas administrativa e terapêutica - Instituto Passo a Passo - Julho/2008. Observa-se, pela Figura 9, que as normas de trabalho na organização nem sempre são cumpridas pelos colaboradores. 67% dos respondentes disseram que às vezes as normas são bem seguidas e 33% concluíram que as normas são bem cumpridas sempre. O senso de autodisciplina, educação e compromisso, como definido por LAPA (1998) procura corrigir o comportamento inadequado das pessoas e consiste em uma nova fase, onde todos deverão moldar seus hábitos. A falta de comprometimento das normas, padrões e dos procedimentos formais e informais da organização pode prejudicar toda a implantação do programa 5S. E como é intrínseco ao ser humano a resistência às mudanças, quer seja por medo, comodismo ou interesse, torna-se difícil mudar a cultura da organização, que é composta por relações técnicas (hábitos relativos à realização das tarefas) e relações sociais (hábitos relativos aos relacionamentos interpessoais). Então, o limiar da eficiência organizacional está em, conseguir ou não, moldar a cultura organizacional de acordo com os objetivos da empresa.

37 37 A Figura 10 demonstra o interesse de participação dos colaboradores e voluntários do Instituto Passo a Passo, caso haja a implantação do programa 5S na organização. Figura 10 Interesse pela implantação e participação do programa 5S no ambiente de trabalho do Instituto Passo a Passo Julho/2008. Observa-se, pela Figura 10, que há interesse por parte dos colaboradores e voluntários do Instituto Passo a Passo em praticar o programa 5S, buscando melhorar as condições no ambiente de trabalho. Com seus passos simples, o programa 5S deverá envolver todos da organização e trazer resultados facilmente mensuráveis, proporcionando benefícios para todos, tanto na vida pessoal e profissional, quanto para a empresa. O 5S é uma ferramenta importante para conseguir o comprometimento de todos, o que é crucial para efetivação de qualquer processo de mudança.

38 38 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Buscando atender o objetivo geral deste trabalho, que foi de propor a implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo, constatou-se por meio da análise e interpretação dos dados a necessidade dessa implantação para que haja a melhoria da qualidade organizacional, produtividade, limpeza, asseio, redução de custos e mudanças de hábitos de todos os colaboradores. A pesquisa revelou que gavetas e armários existentes no ambiente de trabalho estavam desorganizados e que haviam objetos sem utilização em cima e dentro dos mesmos, além da falta de ordenação entre os objetos, materiais e documentos utilizados pelos colaboradores. Esta situação acabava gerando desperdícios de produtos, perda de tempo, dificuldade de localização de documentos e materiais, poluição visual e conflitos internos, entre outros prejuízos. O ambiente de trabalho, de acordo com boa parte dos colaboradores, era limpo com boa freqüência, mas ainda era preciso ter um pouco mais de atenção com relação à limpeza das mesas e armários, que eram limpos esporadicamente. Vale ressaltar que o ambiente de trabalho era visto pelos colaboradores como um local agradável para se trabalhar e que havia interesse por todos os colaboradores em praticar o programa 5S, para buscar melhores condições no ambiente de trabalho. De acordo com Ribeiro (1997), o 5S é um programa participativo e não voluntário; uma vez que a equipe concorde em implementá-lo no seu ambiente de trabalho, todas as pessoas devem participar e o sucesso da fase de manutenção depende, principalmente, do comprometimento por parte da gerência, pois é fundamental que o líder da equipe acredite na força do programa 5S e dê exemplos diários de organização e comprometimento. As atividades básicas do planejamento para a implantação do programa 5S, segundo Ribeiro (1994), devem ser: convidar um profissional que tenha conhecimento dos conceitos do programa para apresentá-los à organização, por meio de uma palestra, depoimento ou em uma reunião; sugerir a participação da gerência ou de

39 39 colaboradores em eventos que abordem o tema, como palestras e cursos; circular ou demonstrar artigos com resultados (tangíveis e intangíveis) de algumas organizações na implantação do 5S; desenvolver artigos próprios com base nos conhecimentos adquiridos e propagá-los por pessoas da organização. Como regra geral, não se deve implementar o 5S em um nível da organização se o nível imediatamente superior não tiver conhecimento sobre o assunto. Após decidir-se pela implantação, a direção deve definir quem coordenará o 5S por toda a organização. No caso de micro e pequenas empresas o próprio sócio-diretor, gerente ou uma pessoa ligada diretamente a ele é quem pode liderar o desenvolvimento do programa. O lançamento do 5S em uma organização ou um local de trabalho pode ocorrer em um só dia por toda a organização, mobilizando toda a equipe. Os nomes mais utilizados para este dia são: dia D; dia da grande limpeza; dia da limpeza inicial; dia da lavagem (RIBEIRO, 1994). O Programa 5S é um programa integrado, em que seus cinco sensos agem como um sistema, tornando-se difícil a sua distinção na prática. Para o programa ter continuidade, o grupo deve reunir-se com uma freqüência determinada, pois são nestas ocasiões que surgem a motivação e a continuidade do trabalho. As reuniões realizadas semanalmente no Instituto Passo a Passo, podem ser utilizadas também para lembrar a importância das pessoas para o programa, a importância desse trabalho para a melhoria da empresa e a satisfação dos clientes com a qualidade dos serviços prestados Proposta de implantação do programa 5S no Instituto Passo a Passo Por meio de uma observação feita no Instituto Passo a Passo, com a supervisão da gerente administrativa, foi possível realizar um levantamento das necessidades organizacionais nos departamentos administrativo e terapêutico da

40 40 instituição, para a proposta de implantação do programa 5S. Seguem abaixo os problemas organizacionais de cada departamento e as mudanças sugeridas Recepção A recepção é o espaço de maior circulação dos colaboradores e pacientes. No local existe um armário com peças e produtos de equitação à venda. Neste armário não há identificação dos produtos e falta um suporte para pendurar roupas e cintos. Com a instalação de pequenas plaquetas, com os nomes dos materiais e a instalação de um suporte para pendurar as roupas, a um custo aproximado de R$20,00 (vinte reais), estes produtos poderiam ser melhor visualizados e identificados pelos clientes. Há na recepção um grande guarda-roupa utilizado como armário para guardar produtos de papelaria, materiais de marketing, documentos fiscais, artigos para festas, além de medicamentos emergenciais. Neste armário não há uma definição adequada para organizar todos esses produtos, tanto nas estantes quanto nas gavetas e, por conseqüência, os produtos são encontrados com dificuldade e guardados sem nenhuma ordenação e segurança. Cada espaço deste armário poderia ter identificação com etiquetas, para melhorar a visualização. As pastas que contém documentos fiscais poderiam ser revistadas para saber o que realmente é necessário guardar ou encaminhar para a reciclagem. Já os materiais de marketing poderiam ser guardados em um armário, que não está sendo utilizado, na sala de reuniões. Por ser de fácil acesso, um rack existente no local, utilizado para guardar o livro ponto dos colaboradores, também poderia dispor os filtros solares, que estão alocados em departamentos distintos. Os voluntários que atuam na instituição concentram-se na recepção e na sala de terapia e avaliação para realizarem seus trabalhos, pois eles não têm um espaço de trabalho definido. Como há uma mesa sem utilização na própria recepção, esta poderia transformar-se em uma mesa exclusiva de voluntários, com a instalação de um

41 41 computador para ser utilizado por eles. Dessa forma, os voluntários teriam um espaço próprio e não causariam conflitos com os colaboradores da organização. O cadastro dos pacientes, clientes, parceiros e fornecedores do Instituto Passo a Passo, contendo nomes, endereços e contatos telefônicos, está anotado em fichas de papel, dificultando a localização dos mesmos e correndo o risco de perde-los. Todos estes contatos poderiam ser organizados em um banco de dados computadorizado, para que futuramente sejam encontrados com facilidade e segurança Sala Administrativa A sala administrativa possui um armário com documentos e contratos de cursos e colaboradores. Esses materiais estão bem alocados. Neste espaço está exposto um painel que contém informações sobre um trabalho de pesquisa realizado na organização. Este painel poderia ser transferido para a sala de reuniões, para que se tenha melhor visualização e valorização da pesquisa. Além disso, é necessária a aquisição de cofre apropriado para guardar as moedas financeiras, como cédulas de dinheiro, cheques, além dos holerites dos colaboradores Sala do Departamento Financeiro e Rh Na sala do departamento financeiro e de recursos humanos existe um arquivo de metal com quatro grandes gavetas. Nelas estão guardados documentos de contas a pagar e receber e os recibos mais recentes da área financeira, assim como documentos com registros dos colaboradores. Neste arquivo também podem ser encontrados muitos documentos financeiros antigos que não são mais utilizados pela organização. Esses documentos poderiam ser revistos para saber o que realmente é necessário guardar ou encaminhar para a reciclagem, deixando o espaço mais amplo.