UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DE SÃO JOSÉ CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS CINIRA DUTRA

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DE SÃO JOSÉ CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS CINIRA DUTRA TRABALHO CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Reformulação no processo de arquivamento no setor de arquivo permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina São José 2006

2 CINIRA DUTRA Reformulação no processo de arquivamento no setor de arquivo permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina Trabalho de Conclusão de Estágio apresentado à banca como requisito parcial do curso para obtenção do título de Bacharel em Secretariado Executivo, da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José. Orientadora: Profª. Emilia Marta Schveitzer SÃO JOSÉ 2006

3 CINIRA DUTRA Reformulação no processo de arquivamento no setor de Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado para a obtenção do título de bacharel em Secretariado Executivo e aprovado pelo curso de Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José, São José (SC). Luciana Merlin Bervian Coordenadora do Curso e Responsável pelo estagio Zito Carlos Baltazar Supervisor Campo Apresentada à Banca Examinador formada pelas Professoras: Emilia Marta Schveitzer Professara Orientadora Cláudia Andréa Rost Professora membro de banca Marlise There Dias Professora membro de banca

4 Dedico este trabalho a minha mãe, aos professores e aos amigos que compartilharam comigo toda essa caminhada.

5 AGRADECIMENTOS Agradeço a minha orientadora, Professora Emilia Marta Schveitzer, pela compreensão, paciência, dedicação, amizade e meu engrandecimento pessoal. À professora Cláudia Andréa Rost, membro de banca, pela ajuda, interesse e colaboração durante este trabalho, além de seus ensinamentos durante as aulas, oportunizando o aumento de meus conhecimentos. À professora Marlise There Dias, membro de banca, que contribuiu muito para a elaboração e desenvolvimento deste trabalho, como também, para meu crescimento pessoal e profissional. Uma pessoa em especial, minha mãe, com a ajuda dela consegui enfrentar o desafio de fazer a graduação. Luiza e Júlio. Aos amigos conquistados durante os anos passados na UNIVALI, em especial, Ana Aos companheiros de serviço, Maria Helena, Gisele, Rogéria, Raquel, Júlio e o Gerente, Zito, que foi meu supervisor neste trabalho. Agradeço a todos, pois estarão sempre no meu coração.

6 Sabemos que a nossa e a memória de um povo se preservam através do uso. Arquivar é indispensável, assim como construir barcos. Usar o conteúdo dos arquivos é navegar. Roberto Braga

7 RESUMO Este Trabalho de Conclusão de Estágio trata de uma proposta para aplicação de técnicas secretariais para a gestão de arquivamento do Arquivo Permanente Central da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina. Verificou-se que as servidoras encontravam dificuldades em armazenar o acervo documental. Portanto, foi realizada uma pesquisa documental, pesquisa bibliográfica, e através dos conceitos de alguns autores, como temas de técnicas secretariais e organização de arquivo, entre outros, possibilitou identificar os sistemas arquivísticos básicos, para facilitar a rotina das atividades do Arquivo. Segundo a análise de dados, feita através da observação, da entrevista e do levantamento documental, é importante para quem arquiva conhecer quais documentos são produzidos e recebidos no Órgão, aplicar um treinamento especifico em arquivo e documentação para as funcionárias, como também utilização de materiais adequados para o setor de arquivo. Palavras chave: Técnicas Secretariais. Arquivo. Documentação.

8 ABSTRACT The Period of training Conclusion Work treats-itself of a proposal for application of techniques you are the secretary for the management of filing of the Arquivo Pemanente head the Office of the Secretari de estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina. It verified it self that the servants found difficulties in store the documentary collection. Therefore, it was carried out a documentary research, bibliographical research, and through the concepts of some authors, as fear of techniques you are the secretary and organization of filing, between others, enabled to identify the basic archive systems, for facilitate the routine of the activities of the Arquivo. Second the analysis of facts, made through the observation, of the interview and the documentary hoist, is important for who file know which documents that are produced and received in the Organ, apply a training I specify in file and documentation for the members of staff, as also utilization of adequate stuff for the sector of file. Keywords: Techniques you Are the secretary. Filing. Documentation

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1- Organograma Figura 2- Fachada do Arquivo Permanente Central Figura 3-Vista da entrada do primeiro piso do Arquivo Figura 4- Caixas para o arquivamento permanente Figura 5- Caixas com documentos das escolas extintas de todo o Estado Figura 6- Prateleiras no piso térreo do Arquivo Figura 7- Sala dos funcionários Figura 8- Interior da sala dos funcionários Figura 9- Primeiro lance da escada Figura 10- Segundo lance da escada Figura 11- Primeira fileira de prateleiras no piso superior Figura 12- Piso superior, caixas em cima da mesa a serem guardadas Figura 13-Visão geral das prateleiras do piso superior Figura 14-Visão geral de prateleiras do piso superior Figura 15- Documentos enviados para o arquivamento Figura 16- Livros atas arquivados Figura 17- Documentos já arquivados Figura 18- Forma como de identificação das caixas

10 SUMÁRIO RESUMO... 7 LISTA DE FIGURAS INTRODUÇÃO OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa FUNDAMENTOS TEÓRICOS Organizações O Profissional de Secretariado Técnicas Secretariais Arquivo e Documentação Organização do Arquivo Atualização do Arquivo e Como Avaliar Documentos Arquivo de Prosseguimento Estágio de Evolução dos Arquivos Identificação e Métodos de Arquivamento Microfilmagem Equipamentos e Acessórios Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) METODOLOGIA CARACTERIZAÇÃO da PESQUISA População e Amostra Coleta de Dados Análise dos Dados APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS Caracterização da Instituição Gerência de Armazenagem Organograma Descrição do Atual Sistema de Arquivamento do Arquivo Permanente Central Necessidades para uma gestão de documentos e arquivo CONSIDERAÇÕES FINAIS RECOMENDAÇÕES REFERÊNCIAS APÊNDICES... 63

11 11 1 INTRODUÇÃO 1.1 Apresentação do Tema e do Problema Uma Secretária exerce diversas funções no seu ambiente de trabalho, com planejamento e técnica, busca a eficácia nas ações que são desenvolvidas durante o dia a dia. Entre estas, destaca-se na administração do processo de arquivamento de documentos, com a utilização de normas e controle na preservação do arquivo. O processo de arquivamento de documentos é importante para as empresas, pois recuperar as informações devidamente organizadas faz-se necessário para a rapidez nas consultas futuras, sendo interesse de todos. Paes (1997, p.53) destaca que a gestão de documentos tornou-se essencial para as empresas, em meados do século do século XX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições, as quais se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir massas documentais acumuladas nos arquivos. As atividades de uma empresa em sua maioria não se efetuam sem documentos, portanto durante anos acumulam-se informações que são armazenadas em arquivos. Como por exemplo, os Órgãos do governo do Estado de Santa Catarina, que são instituições com grande fluxo documental, visto que, há estabelecimentos representando o Governo em todo o Estado. A Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia (SED) 1 atende as escolas públicas de todo o Estado de Santa Catarina, o prédio central localiza-se na rua Antônio Luz, Centro Florianópolis e divide-se em vários setores para atender todas as áreas que abrangem os serviços relacionados à educação, tais como: compra de merenda e materiais escolares, construção e reforma de escolas, contratação de profissionais para trabalharem nos estabelecimentos de ensino (professores, pedagogos, secretárias e diretores de escola entre outros). 1 Doravante se utilizará mais ao longo do texto apenas SED.

12 12 Cada Diretoria ou Gerência da SED tem seu arquivo corrente, ou seja, onde os documentos são consultados quase que diariamente, e para as consultas que não são freqüentes, o arquivo intermediário, os documentos geralmente ficam nestes setores por um ano, esses arquivos não foram objeto de estudo, porque ficam no prédio da SED. O Arquivo Permanente da SED reúne diversos tipos de informações documentais, que ao longo de anos foram utilizadas em diversos setores, e não são mais consultadas com freqüência. Há informações contidas em documentos, como Processo Licitatório, fichas funcionais, notas fiscais de prestação de serviço ou de compra de materiais, que não podem ser eliminadas, pois têm valor jurídico, valor fiscal ou valor legal, portanto, foram enviadas para o setor de Arquivo Permanente, onde foram guardadas para futuras consultas. Com as fiscalizações realizadas pelo Corpo de Bombeiros durante os anos de 1999 e 2000, percebeu-se o excesso de papéis arquivados no prédio da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia, os quais poderiam causar algum acidente, este fato culminou na construção de um galpão para abrigar o arquivo permanente, ao lado do prédio da gerência de Armazenagem (Almoxarifado Central, localizado na rua São Cristóvão, s/n.º no bairro Capoeiras-Florianópolis). A mudança do arquivo para o novo endereço deu-se no segundo semestre do ano de Todas as caixas com os documentos que estavam arquivados no antigo setor foram encaminhadas de modo aleatório, sem um planejamento prévio, ou seja, sem algum critério ou ordem, e desta forma a documentação chegou de forma desordenada e completamente misturada sendo depositada em um canto do novo prédio, formando um amontoado de caixas. Durante o período de mudança de prédio, pode-se constatar que também houve falta de informação por parte das funcionárias que estavam designadas a trabalhar no local, pois não sabiam nada sobre quais e como as atividades de arquivamento que deveriam ser executadas, menos ainda, sobre quais os tipos de documentos que eram produzidos no Órgão. As responsáveis pelo Arquivo eram duas servidoras, ambas recebiam caixas e pacotes com documentos constando o nome da Diretoria ou da Gerência e o ano sem qualquer outra informação. Outro aspecto de relevância é que, sendo uma Secretaria de Estado, a cada mudança de Governo, pode haver troca no nome deste Órgão, bem como dos funcionários dos setores (Gabinete, Diretorias e Gerências, Supervisões). Assim, após alguns anos, torna-se difícil identificar a qual setor os documentos pertencem.

13 13 Por fim, a organização, a uniformidade e a maneira de arquivar os documentos deverão ter prioridade, com o propósito de que novos servidores que venham trabalhar no local, pelo menos tenham conhecimento técnico na área de arquivamento de documentação, de modo que haverá a facilidade para guardar e localizar a documentação desejada. O levantamento do ambiente físico, da massa documental que está desorganizada, do mobiliário e da rotina das atividades do arquivo poderão ser uma etapa decisiva para melhorar a gestão de arquivamento? 1.2 Objetivos Objetivo Geral Propor a aplicação de técnicas secretariais para a gestão do arquivamento dos documentos permanentes na Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia Objetivos Específicos Descrever o atual sistema de arquivamento do Arquivo Permanente Central; Apresentar pontos fortes e fracos do atual sistema de arquivamento; Verificar as necessidades para a gestão de documentos e arquivo. 1.3 Justificativa Segundo Ritta (1999, p.12), Quando chegamos a um escritório, a primeira pessoa que um visitante normalmente encontra é o profissional de secretariado. É ele quem oferece ao visitante a primeira impressão da empresa. Nos Órgãos de Governo as estruturas internas são diferenciadas de acordo com as necessidades, são divididas em diversas áreas, entre elas as Diretorias e as Gerências, Supervisões, portanto, a administração pública depende de vários profissionais, entre eles o de Secretariado.

14 14 Através das técnicas secretariais, estes contribuem para o bom andamento das atividades, assessorando e resolvendo problemas, independente do cargo ou função que ocupam, portanto, devem sempre estar atualizado, desta forma se tornarão mais eficiente. Conforme Medeiros e Hernandes (1999, p.59), durante as atividades diárias do profissional em secretariado, este deverá dispor de conhecimentos gerais, O trabalho de uma secretária torna-se mais agradável e simples se ela dispõe de conhecimentos profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática, controles contábeis e outros diretamente ligados à área em que atua. Por isso, precisa estar atualizada e adquirir sempre mais conhecimentos. Assim o presente trabalho se justificou, ao propor uma reorganização e a uniformização do processo de arquivamento do setor de Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina (SED), pois, verificou-se a dificuldade e a adaptação das funcionárias para arquivar e encontrar alguns documentos para consulta, muitas informações contidas neles pudessem ser extremamente valiosa para o Órgão, como também, para a sociedade. As servidoras designadas para trabalhar no arquivo vinham de setores variados (Diretorias, Gerências, Supervisões) da Secretaria, os profissionais geralmente eram professores do ensino fundamental e ensino médio, que estão fora de sala de aula, mas trabalhavam na parte administrativa no prédio da SED, porém, por acompanhar a instalação do Arquivo Permanente Central, pode-se perceber a falta de conhecimento sobre técnica de arquivo e documentação por parte dessas funcionárias. O interesse pelo assunto deu-se após a observação da estagiária, referente à demora e às dificuldades encontradas para a pesquisa dos documentos arquivados, uma vez que, a organização de arquivo é uma das novas atribuições do profissional de secretariado e poderá apresentar as possíveis maneiras de organizar um arquivo. Para a futura profissional em secretariado a importância do estudo foi aperfeiçoar o conhecimento e as informações adquiridas durante o Curso, portanto, foi considerável a aplicação das técnicas através da prática para a organização do Arquivo Permanente Central, sendo um setor novo e o volume de documentos enviados era grande. Selecionar, processar e arquivar a documentação oficial recebida de acordo com as normas legais é de extrema importância para a SED por se tratar de um órgão de Governo, sempre são solicitadas informações que constam nos documentos enviados para o local.

15 15 Nesse sentido, a reorganização do arquivo facilitará a consulta e o manuseio da documentação pelas pessoas que trabalham no setor. Bernardes (1998, p.14) faz uma menção sobre como a pessoa responsável pelo o arquivamento deverá proceder na hora de analisar a documentação a ser arquivada, Trabalho interdisciplinar que considere em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas e estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. Assim, o objetivo a ser almejado com esse trabalho foi mostrar que o profissional de secretariado poderá contribuir a partir da sugestão de técnicas secretariais, para a agilidade e um bom andamento das rotinas de um arquivo, ou seja, a gestão do arquivamento.

16 16 2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS Serão apresentados, a seguir, conceitos relevantes ao tema da pesquisa, mostrando definição de autores, com um breve histórico sobre o que são organizações, a fim de considerar as novas atribuições do profissional de secretariado dentro das empresas. Este deverá dispor de conhecimento específico e através de técnica poderá utilizar ferramentas que facilitará nas atividades de uma empresa, como a compreensão nas etapas do processo de arquivamento de documentos e sua contribuição para a reestruturação de um arquivo. 2.1 Organizações A organização administrativa planeja e organiza modelos de gestão capazes de equilibrar e solucionar problemas dentro das organizações, de acordo com Hampton (1992. p.8) as Organizações definem-se como uma reunião de pessoas e tecnologias, como um instrumento para a realização de certos objetivos pré-estabelecidos pelo o homem. Chiavenato (1997, p.1) destaca o conceito de organizações afirmando que, todas as instituições que compõem a sociedade moderna não vivem ao acaso. Elas precisam ser administradas. Essas instituições são chamadas organizações. As organizações são constituídas de recursos humanos (pessoas) e de recursos não humanos (recursos físicos e materiais, recursos financeiros, recursos tecnológicos, recursos mercadológicos). Verificar a área de atuação, o papel, a missão e a função social destas organizações é fundamental, visto que, elas são diferenciadas. Pode-se dizer que existem organizações lucrativas chamadas empresas e organizações não lucrativas como o Exército, a igreja, os serviços públicos, as entidades filantrópicas (CHIAVENATO, 1997, p.1). O desenvolvimento técnico e organizacional determinará onde a empresa atuará, se no setor produtivo ou de serviços. Em meio ao atual mercado global, cada vez mais competitivo, exige-se das empresas públicas e privadas, diferenciação e qualidade da administração nos serviços, unir os conhecimentos e as técnicas para o aperfeiçoamento dos processos administrativos é essencial. Segundo Hampton (1992, p.9), para alcançar resultados dependerá da estrutura da organização,

17 17 Diversas atividades administrativas que constituem a estrutura da organização têm várias funções essenciais e para Chiavenato (1994, p.10), podem ser divididas em: Técnica- relacionadas com a produção de bens e serviços; Comerciais- relacionadas com compra, venda e permutação;. Financeiras- relacionadas com a procura e gerencias de capitais; Segurança- relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; Contábil-relacionadas com os inventários, registros, balanços e custos e estatísticas; Administrativa- relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa. A administração pública engloba todas essas funções, para um melhor desempenho no trabalho, porque suas atividades abrangem as todas pessoas de um Estado, pois a Administração pública é aquele setor da administração com o aspecto de atividade governamental, tentam alcançar objetivos programados e estabelecidos pelos que tomam decisões políticas (HEADY, 1970, p.1). Em cada Órgão de Governo, há um profissional habilitado para executar as atividades inerentes a instituição e em quase todos os setores públicos encontram-se as secretárias que, geralmente estão ligadas aos dirigentes e estas interagem com os outros funcionários de acordo com suas atribuições. 2.2 O Profissional de Secretariado Muitas vezes, o elo de comunicação entre o chefe e os outros colaboradores da empresa quem realiza é o profissional de secretariado, sendo este uma pessoa importante em qualquer área da organização, além disso, este contribui para um bom relacionamento entre todos na organização. De acordo com Ritta (1999, p.12), o trabalho do profissional de secretariado sempre se reveste de significativa importância, qualquer que seja o porte da empresa, pequena, média ou grande, o que valoriza significativamente a sua atuação. Natalense (1995, p.305) relata que nos anos 60, inicia-se a formação dos gerentes, nas empresas, portanto, cada gerente necessitava de um secretário. Já nos anos 70 inicia-se o treinamento para os secretários, foi a primeira grande mudança. Durante os anos 80, com a expansão dos mercados de trabalho no Brasil, a classe das secretárias gradativamente começou a ter reconhecimento, e, como conseqüência, a

18 18 regulamentação da profissão com a Lei em 30/09/1985, ficando assegurado o direito do exercício do profissional, Art 4º são atribuições do Secretário Executivo (ALONSO, 2002, p.198), I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia; X - conhecimento protocolares. Com as novas exigências do mercado de trabalho, o profissional de secretariado através das técnicas secretariais deve estar atento às necessidades da empresa, como também, a capacidade para o gerenciamento e tomadas de decisões Técnicas Secretariais Novas atribuições para o auxiliar do executivo estão sendo cobradas como: analisar e desenvolver projetos, atender o cliente, gestor de fluxo de informação, gestor de documentos. Ritta (1999, p.16-17), aponta algumas técnicas utilizadas na rotina do profissional em secretariado, tais como, organizar o local de trabalho, recepcionar, atender o telefone, receber e expedir correspondência e outros documentos, ter iniciativa própria, instituir planejamento diário, organizar e manter atualizada a agenda, manter atualizado o sistema followup, coordenar e supervisionar, redigir e digitar correspondência e outros documentos, despachar com o executivo líder, manter os arquivos atualizados. Para executar todas as atividades anteriores com qualidade, o profissional possivelmente deveria ter habilidade técnica e adquirir novos conhecimentos, de modo que, foram criados diversos cursos técnicos e faculdades de Secretariado, para o aperfeiçoamento do trabalhador da área. De acordo com Natalense (1995, p.91), são chamados os conhecimentos técnicos secretariais, o profissional que domina,

19 19 Uso do telefone Recepção Tarefas de relações públicas Agenda Substituições Comunicações-escrita e programação visual de texto Follow-up- É o acompanhamento de assuntos, compromissos, correspondência, documentos nas diversas etapas da sua realização ou utilização. É uma espécie de memória para compromissos e diferentes assuntos de responsabilidade de secretária. Arquivo Durante a formação desse profissional, há a necessidade de dar ênfase à construção do novo perfil, preparar-se para ter criatividade, liderança, saber trabalhar em equipe, estar atualizado e utilizar novas tecnologias. Além disso, suas funções envolvem várias áreas, entre elas: administração, Financeira, contábil, pessoal e comercial. Ajudando assim, a alcançar objetivos e a obter resultados à empresa. Também é responsável pela gestão de pessoas, planeja e prepara relatórios, isto é, entender e atender as necessidades das organizações seja público ou privado com um conhecimento generalizado, ou seja, capacidade de interagir entre os setores da empresa. Ainda segundo Ritta (1999, p.28), a globalização a que estamos submetidos exige a tomada de decisões rápidas sempre amparadas em informações precisas e atualizadas. Por isso, quanto mais atenção o profissional de secretariado dedicar ao arquivo da instituição, mais recursos vai oferecer. Dessa forma, o profissional de secretariado tanto entende da técnica como do gerenciamento de documentos e arquivos. 2.3 Arquivo e Documentação Alguns documentos fornecem informações importantes sobre as atividades executadas dentro de uma organização, como por exemplo, um Órgão governamental, quase toda documentação produzida é regida por uma Legislação, de acordo, com as necessidades administrativas. De acordo com Schellenberg (1990, p.5), os arquivos constituem a memória do governo. Contém informações sobre todos os aspectos das atividades deste e tal informação

20 20 cresce em valor e em extensão à medida que mais documentos são acumulados e preservados. A rotina dos arquivos de um governo deve seguir as normas vigentes, para a guarda, a preservação e a eliminação de documentos, de acordo com a Constituição Federal. Medeiros e Hernandes (1999, p.143), citam a Constituição Federal, nos artigos 215 e 216, que dispõe sobre arquivos, Art.215- O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura Nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. 1º- O estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. 2º- A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. Art.216- Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, á memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expressão; II - os modos de criar, fazer e viver; III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados à manifestações artístico-culturais; V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico. 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. 2º Cabem a administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam; 3º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. 4º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei. 5º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos. Observa-se a seguir as definições sobre arquivamento com base na visão de 2 (dois) autores, Paes e Gorbea. De acordo com Paes (1997, p.19), antigamente os documentos não tinham um local adequado para o armazenamento e não passavam por qualquer seleção, as definições antigas acentuavam um aspecto legal dos arquivos, como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.

21 21 importância, Já para Gorbea (1979, p.170), define que arquivar é como uma arte de grande arquivar como a arte de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados, toda correspondência,documentos e outros papéis relacionados com um indivíduo ou uma firma, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda, e ao mesmo tempo facilite a localização e manejo dos documentos. Uma empresa dificilmente exerce suas atividades sem a produção de documentos, e o acúmulo deles obriga as instituições a armazenar e organizá-los em um arquivo, de acordo com a natureza e sua vigência em cada estágio de arquivamento, como também disponibilizálos para uma consulta futura. Segundo Paes (1997, p.35), entender a estrutura da empresa é necessário para avaliar quais os tipos de documentos circula na instituição, se arquivo é um conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difícil compreender a avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. As informações contidas nos documentos arquivadas terão que ter um tratamento adequado de organização, para que sejam utilizadas futuramente com eficiência. Os funcionários que tem a função de guardar documentos, deveriam ter cuidado com o processo de arquivamento, pois através dos materiais manuscritos ou impressos, pode-se conhecer a história de uma Organização. Para Beltrão e Passos (1991, p.123), como se pode observar pelo conceito, as rotinas de arquivamento em uma empresa requerem treinamento especializado e conhecimentos específicos, que vão além do simples engavetamento de documentos. A finalidade de um arquivo é servir à administração, organizar e conservar os documentos com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Tendo a função de tornar disponíveis essas informações (PAES, 1997, p.20). Os documentos são produzidos tanto em âmbito privado como público, e dependendo do ramo de atividade podem trocar documentação entre si. Os arquivos podem ser definidos como arquivos privados e públicos, conforme Medeiros e Hernandes (1999, p ),

22 22 Arquivo Privado- São documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas, ou por instituições particulares, conforme suas necessidades e objetivos. Arquivo Público- São documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, podendo ser de nível Federal, Estadual, e Municipal; documentos esses decorrentes das suas atividades Administrativas, Judiciárias e legislativas. Pode-se saber a origem das informações impressas ou digitadas através de empresas distintas. De acordo com Paes (1997, p.31), as classificações dos arquivos nas organizações podem ser, Públicos- Institucionais- Comerciais- Arquivo de instituições governamentais: Federal, {Central, Regional} Estadual, Municipal Instituições educacionais Igrejas Corporações não-lucrativas Sociedades, associações Firmas Corporações Companhias Familiais ou Pessoais- Arquivo organizado pelo grupo familiar ou individual (fotos, documentos, certidões) Toda documentação tem um prazo programado para ser guardada, passa por todo o processo de arquivamento e conservação, pois o documento tem uma estrutura basicamente física Organização do Arquivo A organização de um arquivo de forma harmoniosa, com o propósito de estabelecer padrões, escolher o melhor método para o armazenamento dos documentos e facilitando as consultas, visa atender as necessidades e o melhor andamento das atividades exercidas dentro de uma empresa. Medeiros e Hernandes (1999, p ), destacam que o arquivo precisa ser organizado com, Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindose medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração;

23 23 Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado; Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão; Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume à complexidade dos documentos a serem arquivados; Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos. aspectos, Para Alonso (2002, p.158), a organização de um arquivo deve ter os seguintes Simplicidade: quanto mais simples e objetiva for à organização do arquivo, mais rápida será a localização dos documentos e/ ou de suas informações; Uniformidade: no tratamento dos documentos e informações, estabelecer um único sistema padrão para a organização de seu arquivo; Segurança: o arquivo não deve um setor ou local onde todos mexem, tiram e colocam documentos.desta forma, não há como mantê-lo em ordem e sob controle; Flexibilidade-possibilidade de expansão. Um arquivo necessita de uma boa organização, para que a rotina das atividades seja realizada com segurança, de acordo com as atribuições dos documentos. Para Ritta (1999, p.49), as funções de arquivamento servem para: Registrar- registro indiscriminado e cronológico de todos os documentos não entrados. Classificar-seleção de todos os documentos entrados e saídos de um modo racional. Codificar- colocação de símbolos, letras e números, conforme o sistema de arquivamento adotado. Ordenar- fazer ordenação (colocar em ordem alfabética ou numérica) ou classificar para fins de arquivamento. O responsável pelo arquivamento dos documentos dentro de uma empresa, durante a sua rotina, deveria fazer a pré-seleção da documentação para não encher as prateleiras, estantes, arquivos de aço de material insignificante para a instituição Atualização do Arquivo e Como Avaliar Documentos O profissional que armazena a documentação deve manter o arquivo atualizado, fazendo a revisão necessária de acordo com o ciclo de vida dos documentos, ou conforme as necessidades do ambiente de trabalho. De acordo com Medeiros e Hernandes (1999, p.150), existem três tipos de transferência de documentos ou papéis de um arquivo,

24 24 Transferência periódicas: as transferências realizadas em um intervalo predeterminado, para os arquivos inativos ou mortos; Transferência permanente: são transferências realizadas em intervalos irregulares sem qualquer planejamento. Normalmente acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço; Transferência diárias: são as mais recomendáveis, porque mantém em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se o documento já arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcação que indique a data da transferência. Beltrão e Paes (1991, p.164), destacam que, a transferência de um arquivo para o outro tem uma característica e nome distintos, Permanente: ocorre em intervalos irregulares, ou seja, quando no próprio documento há período de vencimento expresso em datas. Periódica: é a passagem regular (e, intervalos determinados dos documentos do arquivo corrente para o intermediário). Conhecer a quais os documentos que circulam na instituição se faz necessário pelo responsável do arquivamento, assim este poderá fazer a seleção do acervo documental para não sobrecarregar o arquivo com documentos dispensáveis para a guarda permanente. De acordo Bernardes (1988, p.27), os documentos de valor imediato e de guarda permanente são, de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, resoluções); atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação; balanços, livros-razão e livros-diário; atas, resoluções; correspondências relativas à atividade-fim das unidades da Superior Administração; publicações oficiais e/ou co-produções; projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos; projetos de edificações públicas e particulares; documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou técnica (pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam característica inovadoras, não encontradas nos textos legais); documentos relativos à administração de pessoal: planos de salários e benefícios, criação/reestruturação de carreiras; documentos relativos ao patrimônio imobiliário; documentos que registram as atividades-fim do órgão: planos, projetos, programas, pesquisa, relatórios anuais; documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais; documentos de divulgação de obras, eventos u atividades desenvolvidas pelo órgão (convites, folhetos, cartazes); documentos relativos ao parcelamento do solo;

25 25 Para que os documentos que estão em arquivos públicos ou privados, não sejam eliminados sem qualquer avaliação técnica, alguns autores sugerem a criação de uma Comissão para avaliação de documentação, dessa forma toda a documentação será protegida e não haverá perda de informações importantes para instituição. Vieira (1999, p.16) diz que, Comissão de Avaliação e Prazos tem a finalidade de formar pessoas da própria empresa um grupo, em que haja alguém com conhecimento jurídico, conhecimento do serviço e conhecimento arquivístico, as atividades devem ser normativas, de orientação e de controle. O profissional de secretariado, também poderá fazer parte dessa Comissão, é alguém com preparo e conhecimento para cuidar de um arquivo, visto que, precisa de organização para controlar o fluxo de documentos diários, a fim de, não deixar acumular papéis desnecessários durante suas atividades Arquivo de Prosseguimento Esse tipo de arquivo é muito importante na empresa, uma vez que, este acompanha os assuntos pendentes ou que aguardam providências: como as duplicatas a cobrar, faturas a pagar, apólice de seguros que devem ser renovadas, renovação de assinaturas de jornais e revistas, enfim, inúmeros assuntos que não devam ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos, ou seja, deverá ser organizado diariamente (MEDEIROS e HERNANDES, 1999, p. 145). O profissional de secretariado deveria saber que o arquivo de prosseguimento não pode ficar um dia sem passar por consultas, podendo organizá-lo em ordem de data, mês, ano, conforme suas necessidades diárias. Para Beltrão e Paes (1991, p.167), os arquivos de prosseguimento são importantes auxiliares do dia a dia de secretárias, administradores e pessoas envolvidas com documentos que necessitam de providências em datas exatas. Todo o profissional que cuida de um arquivo, deveria saber quais os estágios, os procedimentos de controle para a transferência dos documentos dentro da empresa. Conhecer toda a evolução da documentação nos arquivos ajudará para que não haja danos, perda ou esquecimento de papéis importantes durante o arquivamento.

26 Estágio de Evolução dos Arquivos Em uma organização, os documentos arquivados são consultados diversas vezes pelos colaboradores durante o exercício de sua função, depois de utilizados, um funcionário geralmente, fica responsável pelo armazenamento da documentação, e este pré-estabelece de acordo com as normas, quando estes devem ser transferidos para os arquivos específicos, ou seja, estágio de arquivamento. empresa, De acordo com Paes (1999, p.21), os arquivos têm seu tempo de existência dentro da para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Todos os documentos produzidos em uma empresa devem ser guardados em locais específicos, eles possivelmente passam por fases de acordo com a freqüência que são utilizados durante as atividades desenvolvidas ao longo dos anos. Essas fases podem pertencer a três estágios, como está definido por Valette (1973 apud PAES, 1997, p.21), a) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. b) Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda socilitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de limbo ou purgatório. c) Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservavam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são arquivos propriamente ditos. O profissional que faz a manutenção de um arquivo tem a função de administrar, analisar e distribuir a documentação de acordo com o seu ciclo de vida, e o tempo de guarda determinada pela norma vigente da empresa. Para Bellotto (2004, p.24), os documentos administrativos passam por um ciclo de vida que são,

27 27 a) 1ª fase - Arquivos correntes, são os quais abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados. A permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo depende de sua tipologia/função. b) 2ª fase- Arquivos intermediários, é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico- administrativa, mas podem ainda ser utilizados pelo seu produtor. c) 3ª fase- Arquivos permanentes, contados a partir da data de produção do documento ou fim da tramitação. A operação denominada recolhimento conduz os papéis a um local de preservação definitiva. Como o novo perfil da Secretária como profissional de informação, conhecer os tipos de arquivos, desde da criação até a última trajetória que a documentação faz dentro da Organização, desta forma, ela poderá auxiliar no envio, nos prazos para guarda ou eliminação dos documentos, como também na estruturação do local para o armazenamento. À medida que a profissional circula nos diversos setores da empresa, verifica as necessidades na busca das informações através das fontes de documentação, além disso, procura soluções através dos recursos em tecnologia para melhorar o aproveitamento dos dados Identificação e Métodos de Arquivamento Os funcionários que cuidam do arquivo devem tomar cuidado com a identificação da documentação que recebem, pois com um planejamento poderiam resguardar as informações em locais seguros e adequados que facilitem futuras consultas. Para Beltrão e Passos (1991, p.144), na organização de um arquivo os documentos que serão arquivados devem ser identificados por, Nome: do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem; Local: de expedição, validade ou recebimento dos documentos; Data: de elaboração, validade ou referência dos documentos; Assunto: conteúdo ou argumento dos documentos; Número: de ordem, código etc. Quando os documentos entram no arquivo para a guarda permanente, os funcionários devem verificar como esses estão organizados em: caixas, pastas, pacotes, como também reconhecer alguns itens que poderiam danificar a documentação.

28 28 De acordo com Vieira (2001, p.37), o manuseio é um fator importante para que haja uma harmonia no arquivamento, com as devidas proteções e não podem estar, Amarrados em rolo (arquivo rocambole); Dobrados sem necessidade (a dobra no meio da linha é um perigo); Plenos de clipes e de grampos (o excesso desses utensílios dificulta o manuseio); Cheios de elásticos (estes se derretem e danificam os papéis); Perfurados inadequadamente (não raro, perdem-se informações por causa de furos que retiram números ou letras). A escolha de métodos para arquivamento é importante, o colaborador deverá investigar como são solicitados os documentos ao arquivo, como também as condições para a identificação e a consulta do material armazenado no setor. Conforme Medeiros e Hernandes (1999, p.165), são três os principais métodos de arquivamento e esses formam base para outros, Método Alfabético - deverá ser considerado a letra e não o número; Geográfico-geralmente é usado para área de venda e se organiza por procedência ou local (bairro, cidade, estado, país); Mnemônico; Variadex. Método Numérico-obedece somente uma ordem seqüencial; Simples atribui um número a um cliente (pessoa física ou jurídica); Duplex os documentos são divididos em classes de acordo com assuntos. Método alfanumérico- Decimal consiste em uma tabela de assuntos e de um índice permitindo uma rápida localização; Automático - Automático moderno. Fazer observações na estrutura do local para a guarda dos documentos como: o espaço disponível e se for arquivo em caixas, escolher estantes abertas, fazer um layout de modo que não fique mais de oito estantes seguidas, analisar a mobília disponível (VIEIRA, 2001).

29 29 À medida que a secretária circula nos diversos setores da empresa, verifica as necessidades na busca das informações através das fontes de documentação, além disso, procura soluções através dos recursos em tecnologia para melhorar o aproveitamento dos dados Conservação e Proteção dos Documentos Durante a troca de arquivos, os documentos/papéis podem ser danificados, o funcionário que arquiva precisa saber que existem os cuidados indispensáveis, para que o material a ser arquivado tenha a durabilidade de acordo com as necessidades da empresa. De acordo com Medeiros e Hernandes (1999, p.150), o valor do documento é determinado considerando a finalidade e tempo, Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância para a empresa, isto é, sem eles a empresa não têm condições de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos, escrituras, estatutos, livros de atas, livros de registros de ações, cartas-patentes, fórmulas (químicas), procurações. Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Como por exemplo, podem-se relacionar: relatórios, registros de empregados, livros e registros contábeis, recibos de impostos e taxas, avaliações e outros. Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Recomendamos a confecção de um quadro ou tabela, com anotação de vigência do documento que, naturalmente seguirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporários: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar, extratos bancários, apólices de seguro, folhetos, correspondência, memorando e outros. Os documentos de valor permanente exigem um cuidado especial, limpezas e os procedimentos para a recuperação de documentos deteriorados deveriam passar por um especialista em restauração. Ritta á umas dicas de preventivas de conservação, a) manter limpas e arejadas as salas e estantes de armazenamento; b) desinfetar periodicamente contra insetos e roedores; c) controlar umidade e temperatura(20 a 40% e 15 a 22ºc); d) usar lâmpada fluorescente 20 ou 40 watts; e) não superlotar os arquivos; f) dar preferência, nos arquivos permanentes, a estantes de aço (metálicas, caixas de papelão timbó, metal) e periodicamente manusear os documentos.

30 30 Diversos fatores ocasionam a deterioração de papéis, entre eles, a poeira, mofo, umidade, altas e baixas temperaturas, iluminação inadequada e insetos (ALONSO, 2002, p. 169). A disponibilidade de mecanismos como a microfilmagem para assegurar a eliminação de documentos (papéis), também preservam as informações pessoais, históricas ou científicas garantindo a originalidade neles contidos. 2.4 Microfilmagem Certas empresas estão procurando reduzir o volume de documentos de papel em seus arquivos, a microfilmagem é um meio para armazenar e preservar a informação, como também na rapidez no acesso as consultas. Segundo Grion e Paz (2002, p. 81), O microfilme é a solução para reduzir a produção de documentos e, conseqüentemente, eu arquivamento e sua conservação. Trata-se de uma reprodução fotográfica de tamanho reduzido, chegando a 95% do tamanho original. De acordo com Alonso (2002, p. 174), um sistema de microfilmagem compreende cinco importantes fases, Processo de organização e recuperação do documento na forma convencional (papel); O processamento dos filmes (forma de revelação); O controle de qualidade do material produzido e, Sua utilização em leitores de microfilme para recuperação da informação. Algumas instituições não possuem estrutura técnica, necessária para realizar a microfilmagem, enfim, para utilizar-se desse recurso, para que o volume de acervo documental em papel diminua, têm que contratar empresas especializadas neste serviço. Para Medeiros e Hernandes (1999, p.153), a microfilmagem tem algumas vantagens, mas somente para o arquivo permanente, Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho doa arquivos chegam de 80% em muitos casos. Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra. Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como incêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicionais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especiais.

31 31 Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo até 150 anos. Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos reproduzidos. Custo: embora o microfilme possa assustar pelo custo elevado, é preciso leva em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas. Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando em muito o serviço. A utilização da microfilmagem, como foi informado pelos autores, é adequado para um arquivo de grande porte e bem estruturado para resguardar volumes de documentos, portanto, os equipamentos e acessórios devem estar disponíveis para que o arquivo esteja de acordo com a Legislação Brasileira de Arquivos. 2.5 Equipamentos e Acessórios Quando um arquivo permanente recebe os documentos que são encaminhados de outros arquivos (corrente e o intermediário), os arquivistas passam a ter a responsabilidade de garantir a conservação física dos documentos, portanto a estrutura do prédio que abrigará todo o acervo documental deveria ter iluminação, climatização, mobiliários, materiais e equipamentos adequados para a proteção do ambiente. Para Machado e Camargo, o prédio que abriga um arquivo deverá ter algumas características importantes, Portas e divisórias tipo corta-fogo; bombas de sucção( para prevenir danos por eventuais inundações); piso de material resistente ao fogo; aparelhagem de climatização, pelo menos nos depósitos de documentos; elevador com capacidade para transportar grandes volumes de documentos (carga útil de 500kg, no mínimo, e cabide de cerca de 1,50X1,50m); extintores de incêndio; desumidificadores; computadores e impressoras. Durante a organização o funcionário que está responsável pelo arquivamento deverá considerar a qualidade e quantidade dos documentos, a fim de depositá-los em um móvel e local adequado, para que não haja perda da documentação. Em qualquer móvel pode se guardar documentos. O importante é saber o que vai ser arquivado (VIEIRA, 2001, p.83).