SUMÁRIO. 1. Sumário Executivo Conceito de Negócio Identificação de Oportunidades Histórico da Empresa...

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1 Universidade de Brasília Centro de Apoio ao Desenvolvimento Tecnológico Introdução a Atividade Empresarial - 1/2014 ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica Plano de Negócios Marcos Antonio de Sousa Melo 10/ Mariana Neves Esteves 11/ Nicole Albuquerque Dino 10/ Pablo Henrique 13/ Rafael Lima de Morais 12/ Professora: Cristina Castro Lucas de Souza Depieri Brasília Junho 2014

2 SUMÁRIO 2

3 SUMÁRIO 1. Sumário Executivo Conceito de Negócio Identificação de Oportunidades Histórico da Empresa Ramo de Negócio Produtos e Serviços as Serem oferecidos Outro Produtos e Serviços Principais Diferenciais Competitivos Equipe de Empreendedores Funções Níveis de responsabilidade Quantidade de empregados Perfil e experiência Empresa Missão Visão Valores Recursos humanos Fornecedores e parcerias estratégicas Infraestrutura e localização Marcas e patentes como recurso estratégico Forma jurídica Análise Estratégica

4 5.1. Matriz SWOT Fatores críticos de sucesso Plano de Marketing Identificação da Empresa Nome Slogan Componentes Objetivo do Plano Viabilidade do Negócio Perfil dos Clientes Analise do Ambiente de Marketing Ambiente de Marketing Externo Ambiente de Marketing Interno Posicionamento Estratégias de Mercado Produto Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco de dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos Digitalização de documentos Microfilmagem de documentos Implantação de arquivo de segurança Comunicação Distribuição Preço Informações Complementares

5 Ações de Responsabilidade Social e Ambiental Plano Financeiro Fluxo de Caixa Custos fixos Custos variáveis Custos Fixos e Variáveis Projeção de Preço e Venda Bibliografia

6 1. Sumário Executivo 6

7 1. Resumo Executivo Vivemos atualmente na chamada Sociedade da Informação em que ela, a informação, flui a velocidades e em quantidades há apenas poucos anos inimagináveis, assumindo valores sociais e econômicos fundamentais. E esse novo paradigma se reflete nas empresas quanto à produção de sua informação técnica documentária que deve ser organizada de forma a facilitar os serviços e processos de criação e execução de projetos. Mas o cotidiano de muitas empresas está longe de chegar a uma organização documentária eficiente devido ao seu grande volume de informações. O que vemos são cenas problemáticas em que funcionários, devido a desorganização dos documentos que aumentaram em grande volume, não conseguem encontra-los ou de funcionários que estão realizando um projeto e não conseguem identificar na empresa se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que possam ser úteis e ainda existe o problema de tramitação documentária onde a informação entre setores, devido uma má estruturação do ambiente, pode demorar causando problemas de comunicação Algumas estatísticas corroboram com esse cenário. De acordo com Profits Consuting, utilizando dados da empresa Gartner Group, mostra que executivos gastam em média 20 a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos. Nesse sentido, a Doutora em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília Lilliam Maria de Araujo de Rezende Álvares, utilizando dados da mesma empresa informa que são 400 horas por ano, em média, gastas por um colaborador procurando documentos em papel e que 25% de documentos corporativos em papel são perdidos e nunca mais são localizados. Em média 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em filas de tramitação. Analisando esse cenário atual apresentamos a ORGANIZE Consultoria de Gestão Documental Eletrônica, uma pequena empresa formada por 05 (cinco) pessoas, cada uma responsável por um setor da empresa que são setor administrativo, financeiro, comercial, técnico e marketing que possuirá escritório no Setor Comercial Sul de Brasília DF e que será especializada nos serviços de consultoria e implementação 7

8 de documentos técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas em Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED para serem consultados por arquitetos, engenheiros, empreiteiros e demais profissionais envolvidos nas diversas etapas da engenharia civil, elétrica, ambiental dentre outras que requerem métodos eficazes para trabalhar um grande número de documentos técnicos. A Organize terá como produto principal de seu portfólio a implantação de GED, juntamente com um conjunto de tecnologias que permitirá uma adequada gestão dos mais diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa de engenharia trazendo muitos benefícios a empresa como, por exemplo, agilidade na busca, acompanhamento de estatus do documento e distribuição com controle de atividades, padronização de documentos e procedimentos, redução de extravios documentais e uso de versões desatualizadas com controle de acesso com rastreabilidade de ações, dentre outros benefícios que serão explicados nesse plano de negócio. Como produtos secundários a ORGANIZE atuará nas seguintes áreas: Digitalização de documentos: onde serão convertidos do meio físico para o digital dinamizando o acesso e a disseminação da informação entre funcionários e colaboradores. Microfilmagem: armazenamento e preservação de informações através da captação de imagens por processo fotográfico com amparo legal na Lei n 5.433, de 8 de maio de Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 que permite a eliminação do documento em papel. Arquivos de Segurança: consultoria quanto a infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos magnéticos, fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de segurança com monitoramento e controle de temperatura e umidade. 8

9 A ORGANIZE possui como meta inicial e principal a especialização e a aplicação de GED em empresas de engenharia por ser uma demanda diferenciada com estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da Construção 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7 mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo documento em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção mantiveram a liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca de R$ 267,7 bilhões. O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse segmento que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização documental, trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor pelos serviços prestados. Entretanto, como visão de futuro, a empresa pretende atuar em outros segmentos, oferecendo, implantando e organizando documentos de outros segmentos empresários como os jurídicos por exemplo. Nesse sentido a empresa pretende participar de licitações governamentais e assim expandir seus serviços e sua marca sempre com sinônimo de qualidade na prestação de serviços de GED. Fazendo uma analise estratégica da empresa delimitamos forças e oportunidades que podem corroborar para o sucesso da ORGANIZE, bem como fraquezas e ameaças que são um perigo para o nosso negocio. Para isso utilizamos a matriz SWOT onde citamos alguns pontos de ameaça como, por exemplo, impostos para abertura de empresa, burocracia, concorrência e a questão da cultura organizacional, pois Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com uma ferramenta nova, mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa e para seu próprio trabalho, desestimulando a implantação de um sistema tecnológico. Como forças e oportunidades destacamos o crescimento do setor de engenharia, mercado de GED pouco explorado nessa área dentre outros pontos que analisaremos de forma mais detalhada posteriormente. 9

10 Aponta-se que esse negocio é viável considerando-se o custo inicial de abertura de R$ ,00 com retorno previsto em 12 meses, trazendo uma lucratividade estimada de 16% ao mês. Razão pela qual considera-se a empresa viável e propõe esse plano de negocio para abertura da empresa estudada. 10

11 2. Conceito do negócio 11

12 2. Conceito do negócio A ORGANIZE Consultoria de Gestão Documental Eletrônica é uma pequena empresa especializada em consultoria e implementação de documentos técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Identificação de Oportunidades O cotidiano de muitas empresas em relação à informação documentária se traduz em cenas problemáticas, como por exemplo, de funcionários que não conseguem encontrar um documento porque houve um aumento muito grande do volume de informação ou que estão realizando um projeto, mas não conseguem identificar na empresa se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que possam ser úteis. Ainda verifica-se o problema do tempo de trâmite de informações entre os setores que, em um ambiente não estruturado, pode demorar, causando problemas graves na comunicação. Assim, organizar e gerenciar os documentos e as atividades tornou-se uma questão essencial no mercado atual. Atualmente, a informação flui a velocidade e quantidade há poucos anos inimagináveis. Essa nova realidade se reflete nas empresas e sua competitividade no mercado depende de quão preparadas estão para organizar e dominar a informação produzida ou adquirida, auxiliando de forma rápida a tomada de decisões. Dessa forma, o mercado torna-se bastante seletivo, dando prioridade àqueles que gerenciam de forma ágil as informações que possuem. Em especial, empresas de engenharia, por possuírem um grande volume de documentos de diversos tipos, são afetadas por essa caracterização do mercado e necessitam de auxílio constante para organização do seu fluxo de informações. Analisando o dia-a-dia das empresas e esse novo paradigma que as tecnologias da informação e comunicação nos apresentam, originou-se a ideia de negócio de criar uma empresa que possa organizar e gerenciar toda a documentação 12

13 técnica produzida por uma empresa de engenharia, como desenhos, projetos, relatórios, manuais, especificações e normas, o que facilitaria a gestão e o fluxo documental, aumentando a rastreabilidade da informação, reduzindo a burocracia e reduzindo falhas. A ORGANIZE escolheu as empresas de engenharia como meta inicial e principal para especialização e a aplicação de GED por ser uma demanda diferenciada com estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da Construção 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7 mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com 2007 conforme gráfico abaixo: Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo documento em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção mantiveram a liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca de R$ 267,7 bilhões conforme gráfico abaixo. 13

14 O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse segmento que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização documental, trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor pelos serviços prestados. Como podemos perceber estamos colocando dados apenas da construção civil. Devemos lembrar que ainda existem as outras empresas de engenharia como por exemplo elétrica, ambiental, redes, telecomunicações dentre outras e que serão o alvo da empresa Histórico da Empresa A empresa ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica nasce da iniciativa empreendedora de 05 estudantes da Universidade de Brasília dos cursos de Biblioteconomia, Computação, Engenharia Elétrica, Estatística e Gestão de Políticas Públicas. 14

15 2.3. Ramo de Negócio A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica possui como meta fornecer aos seus clientes os mais altos padrões em qualidade de prestação de serviços de consultoria e implantação na gestão documental eletrônica de documentos técnicos relacionados à área de engenharia e com isso fazer com que eles possam gerenciar a informação estratégica em suas respectivas empresas alcançando o mais alto padrão de qualidade, eficiência e inovação de serviços e processos. Além de prestar consultoria às empresas, a ORGANIZE também visa atender centros de documentação, institutos, escolas e faculdades que possuem e produzem documentos técnicos na área de engenharia Produtos e Serviços as Serem oferecidos A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica fará a organização de documentos técnicos de engenharia utilizando uma base de dados GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados pelos profissionais envolvidos no processo, como por exemplo, arquitetos, engenheiros, técnicos e demais profissionais envolvidos nas diversas áreas de um projeto de engenharia. A ORGANIZE realizará a consultoria e identificará qual software de GED mais adequado para o cliente, fazendo toda a implantação e o acompanhamento da solução. A ideia é mostrar para os clientes que eles obterão vários benefícios por utilizarem um software GED como, por exemplo, diminuição no tempo médio para consultas, produção e tramitação de documentos e elaboração de relatórios gerenciais e de qualidade e também como essa economia tempo pode refletir na parte financeira. Podemos demonstrar isso apresentando relatórios dos nossos parceiros que atuam na área de GED. 15

16 Nesse sentido obtemos da empresa Profits Consulting, que atua na área de software para GED e possivelmente futura parceira, os dados de uso do software SAPROD em uma de seus cliente. Os dados são os seguintes: Dados da Empresa: Mercado: Projetos de Engenharia Cidade: Rio de Janeiro Profissionais área técnica: 214 Média de Consulta a Documentos por Mês: (05 consultas por dia por profissional) Média de Documentos Produzidos por Mês: 450 Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75 Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60 Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40 Consulta a Documentos: Média de Consulta a Documentos por mês: Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos* Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil 16

17 Workflow de Produção dos Documentos: Média de Documentos Produzidos por mês: 450 Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos* Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8 Redução de Tempo por Documento: 8 minutos Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil Guia de Remessa de Documento: Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75 Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil 17

18 Relatórios Gerenciais: Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas* Redução de Tempo por Mês: 120 horas Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil 18

19 Relatórios de Qualidade: Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas Redução de Tempo por Mês: 140 horas Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil Esses são apenas alguns fatores iniciais de economicidade analisados no referido cliente, porém à medida que formos avançando nesse processo poderemos apontar outros mais Outros Produtos Outro campo de atuação da empresa é quanto à digitalização de documentos. Ainda existem muitas instituições e empresas de engenharia que possuem arquivos físicos com desenhos em papel e que com o passar do tempo acabam por se deteriorar. Assim, realiza-se a digitalização e, caso seja necessário, a restauração desses documentos e sua inserção no GED para consulta dos demais setores da contratante. 19

20 Além do serviço e digitalização de documentos, a ORGANIZE disponibilizará serviços de microfilmagem e implantação de arquivo de segurança, oferecendo consultoria quanto a infraestrutura necessária para guardar documentos e mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos magnéticos, fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de segurança com monitoramento e controle de temperatura e umidade Principais Diferenciais Competitivos A ORGANIZE consultoria em gestão documental visa despertar e suprir as necessidades dos clientes quanto à organização e gerenciamento da informação produzida ou adquirida na empresa. A consultoria, implantação e acompanhamento das soluções fornecidas trará benefícios organizacionais e econômicos aos clientes por meio de uma proposta inovadora, personalizada e que foge a obviedade. Por esse motivo, a agilidade na análise e resposta, o atendimento, a facilidade em conhecer o cliente por entender seu negócio e sua história e o potencial para oferecer a solução adequada tornam-se o diferencial da ORGANIZE em relação a outras empresas, sempre atuando de forma ética, com credibilidade, criatividade e comprometimento aliados a motivação para melhor atender os clientes. 20

21 3. Equipe de Empreendedores 21

22 3. Equipe de Empreendedores A equipe de trabalho da ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica é formada pelos seguintes profissionais: Marcos Antonio de Sousa Melo Mariana Esteves Nicole Albuquerque Dino Pablo Henrique Rafael Lima de Morais 3.1. Funções A ORGANIZE possui as seguintes áreas: Administrativa Financeira Comercial Técnica Marketing 3.2. Níveis de responsabilidade Por ser uma empresa pequena e composta por apenas 05 pessoas, a ORGANIZE coloca como primazia institucional a participação de todos os colaboradores em todas as áreas da empresa, uma vez que trabalhamos como equipe. Porém, baseado nas qualificações de cada colaborador os responsáveis por cada área são: Administrativa: Mariana Esteves Financeira: Rafael Morais Comercial: Nicole Albuquerque Dino 22

23 Técnica: Marcos Antonio de Sousa Melo Marketing: Pablo Henrique 3.3. Quantidade de empregados colaboradores. O quadro de funcionários da ORGANIZE possui o total de Perfil e experiência Segue abaixo uma descrição da experiência dos colaboradores que formam a equipe de trabalho da ORGANIZE: Marcos Antonio de Sousa Melo Possui o Segundo Grau do Curso Técnico em Eletrônica pelo Colégio do Gama DF, especialização em Eletrônica pela Escola Técnica de Brasília ETB e Auxiliar de Biblioteca pela Associação de Bibliotecários do Distrito Federal - ABDF. Está cursando o nono semestre de Biblioteconomia na Universidade de Brasília. Como experiência profissional, trabalhou durante 10 anos (2001 a 2010) na empresa Ericsson do Brasil, atuando na Instalação, programação e manutenção de Centrais Ericsson MD110 de médio e grande porte e de diversos softwares da Ericsson relativos à central telefônica e Call Center. Desde 2011 é servidor público, trabalhando na divisão de Telecomunicações do Ministério do Meio Ambiente como Fiscal de Contrato e presta serviços de consultoria para o Centro de Documentação e Informação Ambiental (CID Ambiental) do Ministério. Mariana Esteves Cursa graduação em engenharia elétrica pela Universidade de Brasília e possui experiências em gestão devido a participação em eventos de engenharia elétrica, empresa júnior e centro acadêmico de engenharia elétrica. Atualmente, 23

24 trabalha como estagiária no Grupo Orion trabalhando diretamente com projetos de eficiência especialmente voltados para eficiência energética e automação predial. Nicole Albuquerque Dino Está cursando o oitavo semestre do curso Gestão de Políticas Públicas na Universidade de Brasília e o primeiro semestre do curso de Direito no Centro Universitário de Brasília UniCeub. Concluiu em janeiro de 2014 curso de Business English na University of La Verne situada da cidade de La Verne, CA Estados Unidos. Atuou por 6 meses como estagiária na Gerência de Licitações de Contratos da Agência Nacional de Transportes Aquaviários e atualmente é estagiária da Unidade de Políticas Públicas do Sebrae Nacional. No Sebrae trabalha com o aprimoramento do ambiente legal para o desenvolvimento de pequenos negócios no País. Pablo Henrique Cursando 3º semestre do curso Computação na Universidade de Brasília. Como experiência profissional, trabalhou um ano como menor aprendiz na empresa Ideal Fatura voltada para área da saúde e oferta de cursos. Além de ter feito vários cursos na área de informática na Instituição Cedaspy e DF Digital. Rafael Lima de Morais Cursa o 5 semestre de Estatística na Universidade de Brasília. Tem experiência com analise e manipulação de dados devido a participação no Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Cientifica (PIBIC) ligado ao Núcleo de Estudos Urbanos e Regionais NEUR. É importante lembrar que todos os colaboradores farão cursos específicos na área de GED que juntamente com a formação acadêmica que possuem se tornarão 24

25 uma ferramenta importante e agregarão valores intelectuais na devida execução dos trabalhos da empresa, tornando-se uma equipe capacitada para os vindouros projetos. 25

26 4. Empresa 26

27 4.1. Missão Proporcionar soluções inovadoras e de excelência que aumentem a competitividade e promovam o desenvolvimento tecnológico para empresas e instituições de engenharia por meio da Gestão Eletrônica de Documentos Visão Ser referência nacional em projetos relacionados à organização de documentos técnicos de engenharia Valores Ética, credibilidade, comprometimento, integridade, qualidade e motivação Recursos humanos A empresa daria inicio aos trabalhos atuando apenas com os 05 sócios, porém, à medida que a carga de trabalho for aumentando e o capital investido comece a retornar ao caixa da empresa poderemos contratar mais funcionários para auxiliar na execução das atividades Fornecedores e parcerias estratégicas A ORGANIZE não atuará no desenvolvimento de softwares para GED. Dessa forma, parcerias com empresas consolidadas na área de programas de gestão documental são fundamentais para que seja possível implantar soluções de GED. Tais empresas possuem produtos com módulos que executam vários processos como por exemplo: 27

28 Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet. Controle automático de versões: garantia da última versão do documento. Impede a edição simultânea dos documentos. Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo. Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla prazo. Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos. Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos relacionados. Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates cadastrados no projeto. Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados aos documentos. Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos. Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com ranking dos erros por profissional. Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e dos comentários dos clientes. 28

29 Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário. Rastreabilidade das ações realizadas. Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou revisão de documentos, controle de prazo. Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a gestão online do desempenho dos projetos. seguintes benefícios: A ideia é mostrar ao cliente que o uso de um software de GED trará os Acesso online às informações dos documentos como, revisão, status, responsável, duração e etc. Colaboração online de profissionais geograficamente dispersos Evita o uso indevido de documentos obsoletos Evita a edição simultânea de documentos Aumenta a qualidade dos documentos produzidos. Aumenta a segurança do acesso aos documentos com o uso de permissões controladas, log de ações e etc Infraestrutura e localização Para o inicio das atividades da Organize serão necessários uma sala comercial com os seguintes mobiliários: 05 mesas estações de trabalho. 05 gaveteiros. 05 cadeiras fixas. 03 armários altos 01 mesa de reunião. 29

30 01 cadeira para mesa de reunião. 05 computadores. 02 scanners para digitalização de documentos. 02 impressoras coloridas. 02 plotters. Acesso à internet. A melhor localização seria alugar um escritório comercial no Setor Comercial Sul no centro de Brasília, pois os escritórios administrativos das indústrias e empresas que poderiam ser nossos clientes ficam nessa área da cidade Marcas e patentes como recurso estratégico As marcas e patentes possuem o poder de trazer uma vantagem competitiva considerável no mercado, pois uma empresa pode incorporar novas invenções e tecnologias aos seus produtos ou serviços oferecidos aos clientes. Uma vez patenteado uma marca impede-se que outras pessoas ou empresas façam a mesma coisa e com isso estabelecendo e dando forma a um mercado. Em relação a ORGANIZE, no começo de suas atividades, haverá parceria com empresas especializadas no desenvolvimento de softwares na área de gerenciamento eletrônico de documentos. Sendo assim, não poderíamos patentear um software tendo em vista que atuaremos em parceria com outras em empresas, mas no futuro quando a empresa tiver uma maior expertise poderá desenvolver um programa com a marca registrada da empresa. No entanto, a empresa, usando o programa escolhido, prestará um atendimento diferenciado pautado no atendimento ao cliente e suas necessidades e com isso fazendo com que a marca ou o nome ORGANIZE possa ser reconhecido no mercado. 30

31 4.8. Forma jurídica Depois de analisar as mais diversas formas jurídicas para enquadrar a ORGANIZE optamos pela Sociedade Limitada. Neste tipo de pessoa jurídica exige-se a pluralidade de sócios, ou seja, não menos que dois integralização de capital social, sem definir de valor mínimo ou máximo, responsabilidade do sócio limitada as quotas do capital. A sociedade empresária limitada pode por se enquadrar como microempresa ou empresa de pequeno porte, se atendida as exigências contidas em lei. Neste caso a ORGANIZE, a princípio, atuará como microempresa, pois estimamos uma receita bruta será inferior a R$ ,00 (cento e vinte mil reais) no primeiro ano. Com isso, uma vez atuando como microempresa, a ORAGANIZE seria atendida pelo regime tributário do SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte), que é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às pessoas jurídicas consideradas como microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), nos termos definidos na Lei n o 9.317, de 1996, e alterações posteriores, estabelecido em cumprimento ao que determina o disposto no art. 179 da Constituição Federal de Constitui-se em uma forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, por meio da aplicação de percentuais favorecidos e progressivos, incidentes sobre uma única base de cálculo, a receita bruta. 31

32 5. Análise Estratégica 32

33 5. Análise Estratégica Para se obter o sucesso da empresa, é de suma importância realizar uma análise estratégica da situação de mercado na qual a ORGANIZE está inserida. Assim, essa análise tem por objetivo desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades do mercado, orientando seus negócios e mostrando a direção a ser percorrida para atingir seus objetivos. A análise inicial para se obter um planejamento estratégico de sucesso, utilizando a metodologia modelo BSC - Balanced Scorecard, é a análise SWOT, sigla em inglês para Forças (Strenghts), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Análise de SWOT consiste em fazer um estudo do cenário externo e da realidade interna da empresa. Uma matriz SWOT é um quadro que contém as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que foram levantadas e o cruzamentos dos dados pode ser visto da seguinte maneira: Ameaça x Pontos Fracos = ELIMINAR; Oportunidades x Pontos Fracos = MELHORAR; Pontos Fortes x Oportunidades = CAPITALIZAR; Pontos Fortes x Ameaças = MONITORAR; Assim, as forças são pontos internos à empresa e que estão sob sua influência e devem ser sempre investidos e melhorados. Analogamente, as fraquezas também são pontos internos, porém não auxiliam no desenvolvimento institucional da empresa, devendo ser, portanto, eliminados. Já as oportunidades são fatores externos que influenciam positivamente a organização, porém fogem do seu controle. Assim, estes devem ser cultivados e aproveitados ao máximo pela empresa. Analogamente, ameaças são fatores externos que pesam negativamente para a instituição e devem ser evitados. 33

34 5.1. Matriz SWOT Sintetizando os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças, tem-se a Matriz SWOT: Forças Membros qualificados e empenhados na empresa Possuir sede próxima aos clientes Existência de um espírito motivacional na empresa; Trabalhar em uma área pouco explorada no mercado Equipe com características diversificadas; Capacitação dos membros em técnicas de gestão Oportunidades Crescimento econômico da área de engenharia Copa do Mundo Mercado pouco explorado na área de atuação da empresa Parceria com empresas desenvolvedoras de softwares de GED Possibilidade de realizar serviços de GED à distância Fraquezas Processos da empresa ainda não são estruturados Pouca experiência dos membros nessa área de atuação Ameaças Impostos e taxa muito altas para abertura de uma empresa Pouco conhecimento do mercado sobre os serviços apresentados pela empresa Concorrência de empresas mais consolidadas no setor Burocracia para abertura de empresas 34

35 5.2. Fatores críticos de sucesso A partir da análise SWOT apresentada, pode-se apontar como fator crítico para o sucesso a realização de um bom planejamento financeiro, para que a empresa consiga manter-se no começo mesmo com as altas taxas para abertura de empresa e com o pouco fluxo de clientes. Outro fator que se faz necessário é a boa abordagem no mercado sobre os serviços a serem vendidos e, para isso, torna-se fundamental a parceria com empresas de desenvolvimento de softwares para GED e capacitação dos membros nessa área. Em suma, a pouca exploração do mercado na área de GED de engenharia traz boas expectativas para a criação da ORGANIZE, porém a divulgação dos serviços e a conscientização do público-alvo da necessidade de contratar uma empresa de GED é de grande importância para que o mercado consiga absorver a nova empresa. 35

36 6. Plano de Marketing 27 36

37 6.1. Identificação da 37

38 Nome ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica Slogan A informação Correta e Precisa em Tecnologia Documental Componentes Marcos Antonio de Sousa Melo Matricula: 10/ Curso de graduação: Biblioteconomia. Mariana Neves Esteves Matricula: 11/ Curso de graduação: Engenharia Elétrica Nicole Albuquerque Dino Matricula: 10/ Curso de Pós-graduação: Gestão em Políticas Públicas Pablo Henrique Matricula: 13/ Curso de graduação: Ciência da Computação Rafael Lima de Morais Matricula: 12/ Curso de graduação: Estatística 38

39 6.2. Objetivo do Plano 39

40 Viabilidade do Negócio Os sistemas de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua maioria, tem a finalidade de facilitar, agilizar processos dentro de uma organização. Ele agiliza muitos processos dentro de uma empresa, tanto industrial, comercial ou de prestação de serviço. Aliado a ele, temos uma série de tecnologias que auxiliam em funções para determinadas áreas administrativas. Por exemplo, um escritório de engenharia ou arquitetura com muitos anos de mercado voltado para o desenvolvimento de projetos na construção civil, possuem em seus arquivos dezenas, centenas, senão milhares de projetos, plantas e desenhos. Considerando que necessitem fazer alterações em um projeto que foi feito há muitos anos atrás, alterando vários itens para uma reforma ou para apresentar a outro cliente, porém o projeto está em papel ou em arquivo de imagem no banco de dados do GED. Através do GED os profissionais podem recuperar esse projeto de forma rápida, em poucos segundos ou minutos e fazer a alterações necessárias e ao mesmo tempo mantendo um controle de edição para futuras consultas. Outro ponto de viabilidade do negocio de GED seria uma questão de sustentabilidade. A cada década que passa o consumo por materiais cresce de forma, que às vezes nem a estatística consegue prever. A mídia foca em três itens que hoje, são essenciais para nossa vida urbana: petróleo, minerais e papel. Focando em um destes itens, o papel, mesmo que podendo ser reutilizado através da reciclagem, devemos analisar o seu uso. O uso indiscriminado provoca níveis altíssimos de desmatamento da atualidade. Tendo em vista a redução do uso do papel, da redução do corte de árvores, matéria-prima para o papel e também pensando no fator da agilidade das informações gerenciais de uma empresa, surge o gerenciamento eletrônico de documentos. Consideramos esse negocio viável pelos benefícios que o nossos clientes terão com a implantação do sistema na empresa como: 40

41 Agilidade e precisão na localização de documentos, contribuindo para um eficaz atendimento ao cliente. Controle do processo. Gerenciamento automatizado de processos organizacionais. Aumento da produtividade. Possibilita a implementação do trabalho virtual, reduzindo custos com papel ou cópias, pois estes documentos encontram-se na forma digital e em rede. Otimização do espaço físico. Possibilita a integração com outros sistemas e tecnologias. Mais um ponto que para nós torna o negocio viável e rentável seria a forma de prestação do serviço a nossos futuros clientes que seria realizado com excelência. Um serviço prestado com excelência gera como consequência o aumento na lucratividade operacional da empresa, ou seja, a mesma passa a obter mais lucro. 41

42 6.3. Perfil dos clientes 42

43 6.3. Perfil dos clientes Levando em consideração que arquitetos, engenheiros, empreiteiros e demais profissionais envolvidos nas diversas etapas da construção civil requerem métodos eficazes para trabalhar um grande número de documentos, a empresa de gestão documental fará a organização dos documentos em uma base de dados formando um GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados pelos profissionais envolvidos no processo. Portanto a ORGANIZE tem como público alvo empresas e profissionais da área de engenharia que necessitam prover atendimentos, serviços e informações, a seus clientes, de maneira ágil e prática, facilitar o gerenciamento, o armazenamento, a localização e a recuperação de documentos. O segmento econômico da Arquitetura e Engenharia destaca-se dentro do setor de Serviços do PAS Pesquisa Anual de Serviços, pela importância de sua receita operacional líquida e pelo número de pessoas que emprega. Os Serviços de Engenharia e Arquitetura são responsáveis por crescentes superávits, devido a sua capacidade de gerar receitas - conforme dados apresentados na parte Conceito do Negocio. Dentro do segmento existem diversas subdivisões empresarias de atuação. Inicialmente o segmento é dividido em cinco grandes grupos, são eles: Serviços de Engenharia. Serviços de Arquitetura. Serviços Auxiliares de Engenharia. Serviços de Planejamento Urbano e Paisagismo. Outros Serviços e/ou Atividades. Cada um destes grupos possui ramificações ou subdivisões, dentre elas as três principais que se destacam devido ao tamanho de sua receita, são: Elaboração e acompanhamento de projetos industriais, inclusive projeto de mineração, extração de petróleo e gás natural 43

44 Elaboração e acompanhamento de projetos de água, gás, energia elétrica, telecomunicações e gestão de resíduos; serviços de engenharia relativos a obras de engenharia civil. Elaboração e acompanhamento de projetos na área de transportes 44

45 6.4. Análise do Ambiente de Marketing Ambiente de Marketing Externo 45

46 Como obstáculos externos, pode-se elencar a cultura organizacional. Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com uma ferramenta nova, mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa e para seu próprio trabalho, desestimulando a implantação de um sistema tecnológico. Assim, é necessário conscientizar os empresários por meio de argumentos sólidos que a implantação de GED pode gerar o aumento da produtividade e a otimização de tempo e de recursos. A concorrência é outro ponto a ser levantado. Apesar de não haver tantas empresas trabalhando nessa área de GED para engenharias as que existem possuem um grande know how na execução desse tipo de serviço e uma vasta gama de clientes no setor público e privado Ambiente de Marketing Interno Em relação aos fatores internos, os custos iniciais são grandes devido aquisição de produtos, compra ou aluguel de espaço. Dessa forma, pode-se destacar a obtenção de financiamento para iniciar as atividades. Encontrar empresas que possuem softwares de gerencia eletrônica de documentos para trabalhar em parceria com a ORGANIZE também é uma variável de natureza interna. Será necessário um levantamento de dados de empresas do setor para negociação e parceria na obtenção de software e cursos na área a fim de estabelecer um contrato benéfico para ambos. É importante para que o negócio tenha sucesso que os profissionais da ORGANIZE estejam qualificados tecnicamente e acompanhe a evolução tecnológica na área para prestar um serviço de qualidade aos clientes. Para isso serão organizados cursos nas áreas de documentação técnica em engenharia, digitalização, implantação de GED, segurança de arquivos e demais produtos ou serviços ofertados pela empresa. A ORGANIZE irá atuar como uma empresa arrojada, porém trabalhará sempre com ética para não prejudicar os clientes. 46

47 47

48 6.5. Posicionamento 6.5. Posicionamento 48

49 Os clientes da ORGANIZE serão as empresas, centros de documentação, institutos, escolas, faculdades e órgão públicos que possuem e produzem documentos técnicos na área de engenharia. Nossos futuros clientes, principalmente as empresas, tendem a produzir muitos documentos e com certeza necessitam que os mesmos sejam gerenciados de uma forma que se gaste o menor tempo possível para encontrar, consultar, modificar e apresenta-los. Uma vez demonstrado isso para o cliente com certeza ele prezará pela excelência do seu negócio e estará disposto a seguir nossas orientações para implantar o sistema e com isso ganharemos visão e um melhor posicionamento no mercado de GED. Dentro do mercado de Gestão documental Eletrônica iremos atuar na prestação dos seguintes serviços: Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos GED. Organização dos documentos em base de dados GED para serem consultados pelos profissionais envolvidos no processo. Digitalização de documentos. Microfilmagem. Implantação de arquivo de segurança, oferecendo toda a infraestrutura necessária para guardar documentos e mídias especiais dotada de sistema de segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e umidade. A execução desses serviços pela ORGANIZE se dará de forma gradativa a medida que nosso colaboradores forem fazendo os cursos de cada área de atuação da empresa. Segue abaixo as etapas propostas pela empresa: 49

50 Etapa 01: cursos específicos sobre os principais tipos de documentos técnicos usados em engenharia. Etapa 02: cursos gerais de gestão eletrônica de documentos GED. Etapa 03: cursos específicos de softwares de GED nas empresas que trabalharão em parceria com a ORGANIZE. Etapa 04: cursos de digitalização de documentos. Etapa 05: cursos de restauração de documentos. Etapa 06: cursos de microfilmagem. Etapa 07: curso de implantação de arquivos. Etapa 08: curso de segurança de arquivos. Devemos lembrar que o foco da organize é a implantação de GED, mas para isso os colaboradores terão que saber os demais trabalhos que envolvem ou poderão envolver a implantação de um sistema. Analisando o novo paradigma do crescente volume de informação vemos nesse negócio uma grande oportunidade de retorno financeiro, pois levaremos um produto, que devidamente apresentado, surtira efeitos benéficos aos nossos clientes. 50

51 6.6. Estratégias de Mercado Produto 51

52 ORGANIZE: Segue abaixo uma descrição dos produtos que serão comercializados pela Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco de dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos. funcionalidades básicas: Utilizaremos softwares que serão capazes de executar as seguintes Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet. Controle automático de versões: garantia da última versão do documento. Impede a edição simultânea dos documentos. Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo. Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla prazo. Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos. Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos relacionados. Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates cadastrados no projeto. Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados aos documentos. 52

53 Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos. Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com ranking dos erros por profissional. Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e dos comentários dos clientes. Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário. Rastreabilidade das ações realizadas. Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou revisão de documentos, controle de prazo. Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a gestão online do desempenho dos projetos. A implantação do sistema de GED com as características mencionadas acima serão executadas dentro de 04 fases: Análise funcional: identificação do tipo de informação que é produzida pelo cliente e como acontece o fluxo atual destas nos setores como um todo; Análise do sistema de informação atual: reconhecimento do atual sistema informatizado do cliente, caso possua, identificando seus pontos fortes e os principais problemas; Especificação e customização do sistema de informação: determinação das políticas de gestão documental que melhor traduzem as necessidades do cliente quanto a criação, armazenamento, organização, recuperação e avaliação da informação e definindo os processos para gestão; 53

54 Implementação da solução: identificação da melhor solução tecnológica de hardware e software para implementação dos processos. A princípio, a empresa não desenvolveria uma software para implantação, mas faria parcerias com empresas que atuam no mercado criando e desenvolvendo programas para este tipo de gerenciamento informacional, dessa forma, após o estudo das necessidades, seria verificado qual o programa mais adequado para atender o cliente. Devemos deixar claro que após a implantação de um GED em determinado cliente procederemos com a fase de implementação. Nesta fase é feita, de acordo com o contrato de garantia, o acompanhamento, a manutenção e o auxílio aos usuários do sistema por meio de apresentações e cursos de familiarização com a nova ferramenta. Em seguida, procede-se com análises estatísticas para medir o desempenho do sistema e verificar o índice de satisfação dos usuários, o que proporciona uma ideia de aprimoramento ou eventuais mudanças na ferramenta de gestão documental. Esta etapa seria executada de forma rotineira atualizando documentos e arquivos. O contratante não precisaria despender recursos humanos para a organização de seus documentos, pois a ORGANIZE poderia fazer isso remotamente, bem como a digitalização e conversão dos arquivos em que houver necessidade, tudo isso de forma periódica Digitalização de documentos Com o serviço de digitalização iremos promover a garantia da integridade do documento físico, geração de menos cópias e maior disseminação da informação. No processo de conversão de documentos o acervo será escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, serão inseridos no GED por onde passarão por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas do próprio banco de dados. 54

55 Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original, devido ao mínimo acesso ao documento físico, otimização do espaço físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações Microfilmagem de documentos A microfilmagem de documentos é um procedimento utilizado para a preservação da informação e da imagem. Incide na captura da imagem através de processo fotográfico. O processo ainda permite a conversão do microfilme em imagem digitalizada, proporcionando segurança e agilidade nas pesquisas. A microfilmagem é a única mídia que possui legislação, sendo juridicamente amparada pela Lei Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996, sendo considerada a única tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original Implantação de arquivo de segurança. O objetivo da ORGANIZE com esse serviço é oferecer aos clientes que buscam atender as melhores praticas de segurança da informação consultoria quanto a infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais (CDs, DVDs, fitas e microfilmes, magnéticos, fotografias, entre outros), dotada de um sofisticado sistema de segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e umidade. A ideia é oferecer ao cliente, depois de uma consultoria sobre um sistema completo de segurança com a ser adotado com as seguintes características: Controle de umidade e da temperatura do ambiente, 24 por dia; Sala protegida contra incêndio, com porta tipo cofre corta-fogo; Blindagem eletromagnética que garante o perfeito funcionamento das mídias; Controle de acesso à sala do Arquivo de Segurança por meio de leitura Biométrica; 55

56 Monitoramento 24 horas com circuito interno de TV; Facilidade de acesso às mídias via web, onde é possível solicitar serviços e obter diversos relatórios online, com controle de movimentação. No início dos trabalhos com esse produto, ofereceremos apenas a consultoria, mas será apenas uma questão de tempo até oferecermos os materiais através de parceria com fornecedores Comunicação O objetivo da ORGANIZE nesse sentido é simples: comunicar de forma eficiente e abrangente a proposta de valor da empresa identificada pela marca e por seus produtos e serviços. Para conseguir esse objetivo vamos criar um site com todas as informações da empresa como por exemplo: Quem somos. Serviços prestados. Produtos. Clientes. Cases. Parceiros. Contato Ainda poderão ser acrescentados outros tópicos de acordo com a expansão ou necessidades da empresa. Porém, apenas o site não bastará para tornar nossa marca conhecida. Precisamos usar as redes sociais para um alcance maior de pessoas. 56

57 Além das modalidades de comunicação citadas, faremos uso de folhetos, folders, cartazes para serem distribuídos nas instituições alvo da ORGANIZE. Outra ação que julgamos importante é visitar as instituições e empresas que serão alvo dos nossos serviços apresentando nosso portfólio Distribuição A ORGANIZE usará dois tipos de canais de distribuição: canal direto e canal alternativo. A distribuição da ORGANIZE seria através de canal direto, pois venderíamos diretamente para nossos clientes. Porém, faríamos uso dos parceiros para aquisição do software e atualizações de versões e nesse caso estaríamos usando um canal alternativo Preço A princípio a ORGANIZE adotará preços para ganhar mercado. Os preços dos produtos e serviços serão definidos abaixo dos concorrentes ou dos produtos que dominam o mercado com a intenção de ganhar participação de mercado ou entrar em um novo mercado com alguma inovação e chamar a atenção dos consumidores para a oferta. Em um contato inicial com empresas do setor nos foi informado que para compor o preço final de um projeto são vários fatores a serem analisados, como por exemplo: o porte da empresa, tipos e qualidade dos documentos e principalmente a quantidade de documentos para implementação de GED. Temos assim a seguinte tabela de serviços: Serviço Preço Observação 57

58 Digitalização R$ 0,40 Por folha Indexação R$ 0,80 Por campo de indexação. Para uma indexação eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por documento. Microfilmagem R$ 0,50 Por documento Projeto R$ 875,00 Por dia. Esse valor pode aumentar quando a empresa não possui um software próprio de GED e precisa adquirir um em parceria com outras empresas. Treinamento R$ 280,00 Por hora Para nossa inserção no mercado adotaríamos os seguintes preços: 58