Como posso gerenciar melhor os meus ativos de software e reduzir o risco de auditorias de conformidade?
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- Brenda Bayer Azeredo
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1 RESUMO DA SOLUÇÃO CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Como posso gerenciar melhor os meus ativos de software e reduzir o risco de auditorias de conformidade?
2 O CA Service Management ajuda você a saber que ativos de software estão sendo utilizados, agrupar e distribuir softwares não utilizados para onde forem necessários e reduzir os riscos de auditorias de fornecedores de software.
3 3 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Resumo executivo Desafio Em um ambiente no qual a TI é solicitada a fazer mais por menos, gerenciar software de modo eficaz é necessário para garantir que os investimentos em TI tenham o custo otimizado. Infelizmente, a maioria das organizações não faz um trabalho eficaz no gerenciamento desses investimentos. Elas usam planilhas ou bancos de dados desenvolvidos localmente para controlar licenças e utilização de software. Além disso, têm dificuldade em entender quais licenças de software estão sendo utilizadas e quais estão disponíveis. Essas organizações compram software em excesso e não conseguem manter o controle da conformidade com as licenças. Isso resulta em despesas gerais caras de software e na exposição a riscos significativos de auditoria de conformidade e violação. Oportunidade Os recursos de gerenciamento de ativos do CA Service Management fornecem uma solução líder de mercado que ajuda você a melhorar o gerenciamento financeiro, contratual e operacional dos ativos de hardware e software de TI durante todo o ciclo de vida. Eles foram criados especialmente para atender às necessidades de provedores de serviços e empresas de grande porte como parte de uma solução abrangente de gerenciamento de serviços. A solução permite o gerenciamento completo de ativos que oferecem suporte aos serviços de TI desde sua requisição até o momento em que se tornam obsoletos e confere visibilidade e controle financeiros sobre esses investimentos. Benefícios Uma solução abrangente de gerenciamento do ciclo de vida de ativos oferece ROI (Return on Investment - Retorno sobre o Investimento) comprovado para controlar as despesas de TI, permitir a conformidade regulatória e com diretivas e melhorar a entrega de serviços. Os recursos de gerenciamento de ativos do CA Service Management permitem que você entenda melhor quais ativos estão sendo usados e quais estão disponíveis. Você tem mais capacidade de realocar licenças de software onde elas são necessárias e de inutilizar ativos que não agregam mais valor para os negócios. Com isso, as compras em excesso e as despesas gerais da TI são reduzidas. Além disso, os recursos de geração de relatórios melhoram muito as negociações com fornecedores, o gerenciamento de conformidade do software e a resposta da auditoria. Isso, por sua vez, reduz o custo do fornecedor e diminui os riscos de auditoria de software.
4 4 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Seção 1: Desafio Manter as luzes acesas ou conduzir a inovação? Hoje, as organizações estão se esforçando para manter a vantagem competitiva em uma situação econômica desafiadora. Para CFOs e CIOs, essas duas diretivas muitas vezes entram em conflito. Os CIOs e seus departamentos de TI precisam não apenas oferecer suporte à inovação para atender às necessidades de uma base de clientes cada vez mais diversa, mas também fazê-lo com muito menos orçamento do que havia disponível há dez anos. Ao mesmo tempo, o ambiente de TI tornou-se cada vez mais complexo com a alta adoção da virtualização, a nova infraestrutura e as plataformas com base na nuvem, e uma variedade maior de dispositivos para oferecer suporte. Essa complexidade consome ainda mais os recursos já escassos, o que dificulta o foco na inovação. Para atender a essa dinâmica, os executivos precisam gerenciar proativamente os investimentos já feitos em ativos de software para garantir que eles sejam aproveitados ao máximo. Além disso, a conformidade com as licenças de software faz parte do gerenciamento desses ativos. Os fornecedores estão cada vez mais exercendo o direito de auditar clientes para garantir que o licenciado não esteja excedendo o uso autorizado do software adquirido. As organizações estão, portanto, expostas a riscos de multas de conformidade, sujeitas aos custos associados à realização dessas auditorias e são gravemente afetadas pela interrupção de suas operações normais de negócios que a resposta implica. Infelizmente, a maioria das organizações faz um trabalho inadequado no gerenciamento de seus investimentos em software. Elas usam esforços manuais, planilhas ou bancos de dados desenvolvidos localmente para acompanhar licenças de software e ativos físicos. Isso dificulta saber onde esses ativos são usados, quais não são mais usados e se a utilização de software está em conformidade com as licenças existentes. Em vez de otimizar o investimento, o financiamento é desviado de projetos inovadores devido a esses gastos excessivos com ativos físicos e de software. A organização fica exposta a multas de conformidade de software e a custos de auditoria, além de ser ineficaz nas negociações com fornecedores devido à falta de informações confiáveis. Seção 2: Oportunidade CA Service Management: melhorando a utilização dos ativos Mas e se você pudesse gerenciar os ativos de forma diferente? E se pudesse saber quais licenças são utilizadas e quais devem ser realocadas? E se pudesse agrupar as licenças de software e distribuí-las onde possam ser utilizadas de forma mais otimizada, em vez de comprar um novo software? E se pudesse gerenciar proativamente o relacionamento com fornecedores, a conformidade do software e reduzir o risco de auditorias de licença? Os recursos de gerenciamento de ativos de software do CA Service Management permitem atender a essas demandas. A solução ajuda você a identificar os ativos e as licenças que estão atualmente em uso e quais estão inativos. Ajuda também a agrupar esses ativos e distribuí-los, por demanda, onde eles forem necessários. Além disso, relata proativamente a demanda de licenças de software e contratos de fornecedores. Isso dá autonomia para que você negocie melhor os contratos, gerencie proativamente os problemas de conformidade de software e otimize o uso de licenças de software.
5 5 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Reconhecer e importar informações de licença. A integração com suas ferramentas de detecção e sistemas de aquisição existentes permite que você verifique grandes quantidades de informação. O catálogo mestre de softwares da solução automatiza a tarefa demorada e propensa a erros de reconhecer manualmente softwares licenciáveis, reunir licenças de software adquiridas e compilar os direitos de uso dos produtos. Desse modo, essas informações podem ser reconciliadas automaticamente, permitindo que os analistas de gerenciamento de ativos de software sejam mais eficientes em seu tempo e se concentrem em atividades de maior valor. Como resultado, você fica mais apto a criar um inventário mais completo e preciso dos softwares utilizados e disponíveis em seu ambiente. Acompanhar, gerenciar e distribuir licenças em toda a organização. Após saber quais licenças estão disponíveis, a solução ajuda a acompanhar quais dessas licenças estão em uso e quais estão disponíveis, além de permitir agrupar as licenças disponíveis em todo o departamento ou organização para melhorar a utilização dos ativos disponíveis. Você fica mais apto a corresponder essa disponibilidade com a demanda recebida e, portanto, reduzir a compra excessiva de licenças. Compreender a implicação de custo dos ativos de software. Compreender o impacto financeiro de sua base de licenças permite que você decida quais custos são relevantes para a organização e aloque esses custos de acordo com essa relevância. A solução acompanha e categoriza as despesas relacionadas a softwares especificadas, entre elas os custos históricos, atuais e projetados, para ajudar você a analisar o impacto financeiro. Os custos podem ser alocados de forma segmentada aos seus respectivos projetos e unidades organizacionais, proporcionando transparência e alocação de custos com base no uso real e resultando em uma maior aceitação dos preços internos e da alocação de custos. Auditar e gerar relatórios da utilização de licenças. Os recursos de gerenciamento de ativos de software do CA Service Management ajudam você a compreender e gerar relatórios sobre a conformidade de software. Os recursos avançados de geração de relatórios permitem que você relate e mantenha a utilização dos ativos de software. Um painel dinâmico personalizado exibe resultados que são fundamentais para um melhor suporte à decisão e fornece indicadores fundamentais para os maiores riscos de auditoria, as licenças mais caras, os fornecedores mais importantes e os contratos maiores. Quando sua organização for auditada, você poderá reduzir significativamente o esforço necessário para informar e negociar com o fornecedor da licença. Além disso, a organização fica bem menos propensa a pagar multas de conformidade. Gerenciamento de fornecedores. A solução ajuda a gerenciar os relacionamentos com fornecedores por meio da compilação de informações detalhadas sobre os fornecedores com os quais você trabalha, incluindo informações de contato e o relacionamento deles com outras empresas. Isso permite que você assuma o controle do relacionamento com os fornecedores e entenda as interdependências entre todas as partes. Você pode melhorar seu poder de compra obtendo informações completas sobre o total de capital gasto, bem como os gastos esperados com um fornecedor durante determinado ano.
6 6 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Figura 1.0 Os recursos de gerenciamento de ativos de software abrangentes do CA Service Management ajudam você a reconhecer e importar informações de licença, distribuir ativos de software onde eles forem necessários e gerenciar proativamente o relacionamento com fornecedores e a conformidade com as licenças. Seção 3: Benefícios Reduzindo custos e riscos com o gerenciamento de ativos de software Com a implementação de um processo de gerenciamento de ativos de software eficaz e a automação das etapas fundamentais desse processo, você pode melhorar o desempenho ao longo de duas dimensões. Melhorias na identificação de software, direitos de uso do produto, agrupamento e distribuição de ativos disponíveis resultam na redução dos custos destinados à aquisição de software. De acordo com a equipe de análise de retorno sobre o investimento e valor comercial da CA, normalmente as organizações conseguem reduzir os custos da compra excessiva de software entre 50% e 70%. 1 As organizações também conseguem reduzir os custos associados à realização de auditorias de conformidade de software, atenuar o risco associado ao recebimento de multas de conformidade e reduzir multas de conformidade de software. Novamente, de acordo com a equipe de análise de retorno sobre o investimento e valor comercial da CA, as organizações que implementam um processo e a solução de gerenciamento de ativos de software da CA Service Management normalmente conseguem reduzir o custo das multas de conformidade de software entre 45% e 55%. 1 1 As taxas de impacto indicadas acima são fornecidas para mostrar diversas melhorias de processos em potencial e métricas de ROI que podem ser obtidas por meio da implementação e da utilização apropriadas e efetivas dos recursos de gerenciamento de ativos de software do CA Service Management.
7 7 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Seção 4: Uma abordagem completa de gerenciamento de serviços de TI Todos esses recursos de gerenciamento de ativos de software foram criados especialmente para atender às necessidades de provedores de serviços e empresas de grande porte como parte da nossa solução abrangente CA Service Management, com integração robusta, multilocação comum e geração de relatórios comuns entre as soluções de gerenciamento de serviços e automação da CA Technologies. A integração com o CA Client Automation permite que você alterne facilmente entre o inventário de ativos de TI detectados e os atributos de suporte, financeiros e demográficos de ativos de TI gerenciados com todos os dados armazenados e mantidos no mesmo MDB (Management Database - Banco de Dados de Gerenciamento), proporcionando uma solução abrangente de gerenciamento de ativos de TI e licenças. A integração com os recursos de catálogo de serviços do CA Service Management fornece gerenciamento completo do ciclo de vida de ativos, começando pela solicitação inicial do catálogo de serviços, permitindo que um usuário final/solicitante solicite um ativo que, por sua vez, pode ser obtido internamente por meio dos ativos disponíveis no inventário para eliminar as compras desnecessárias. A integração com os recursos de central de serviços do CA Service Management é dupla, englobando os processos funcionais da central de serviços e o vínculo de dados de CMDB/ativos, permitindo que você utilize os dados de ativos para melhorar a entrega de serviços operacionais de TI para seus usuários. Essa integração também possibilita melhores tomadas de decisões sobre gerenciamento de mudanças ao facilitar um conjunto de informações mais abrangente durante a avaliação de impactos e riscos. Recursos avançados opcionais de geração de relatórios e painéis permitem que usuários não técnicos criem e compartilhem rapidamente relatórios e painéis interativos. Indo além da excelente tecnologia: enfoque em pessoas, processos e melhores práticas. O CA Service Management adota uma orientação de solução, e não de produto, para proporcionar programas e resultados comerciais de sucesso. Isso inclui processos de ITIL pré-criados para acelerar o tempo levado para valorização, treinamento por demanda para melhorar a adoção pelos usuários finais, metodologias de implantação repetíveis e prescritivas com base no vencimento e arquiteturas de implementação de melhores práticas para otimizar o retorno sobre o investimento. Pacote de conteúdo para ITIL. Um conjunto de documentos sobre processos de ITIL pré-criados é fornecido com fluxos de trabalho suportados e predefinidos que estabelecem a base para que você implemente, adote e padronize processos de gerenciamento de serviços de TI rapidamente reduzindo consideravelmente o tempo, o custo e a necessidade de especialistas para que uma organização desenvolva sozinha esse conteúdo. Treinamento por demanda. Uma ferramenta de treinamento contínuo e com boa relação custo/benefício que ajuda a atualizar as habilidades dos usuários finais e analistas para atender à necessidade da organização de um alto nível de adoção pelos usuários finais, com o mínimo impacto sobre as operações comerciais de rotina. O módulo de treinamento por demanda da CA Technologies usa o CA Productivity Accelerator para automatizar o conteúdo pré-criado alinhado com melhores práticas de ITIL e que pode ser refinado para mapear seus processos, procedimentos e diretivas operacionais.
8 8 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Com o mínimo impacto nas operações cotidianas, a organização de TI fica mais bem alinhada internamente e com os objetivos da empresa, recebe menos chamadas de suporte e pode se concentrar em entregar novos serviços de negócios mais rapidamente. Arquitetura de implementação de referência. O Programa de Arquitetura de Referência produz modelos de arquitetura de implementação que, por natureza, são prescritivos, explicando como implantar soluções de gerenciamento de serviços da CA Technologies, com base em um programa de certificação que testa por completo os atributos funcionais, de desempenho e escalabilidade da solução. O resultado é a mitigação dos riscos de implantação e a redução dos custos e dos prazos de implantação. Implantação com base no vencimento. Uma série de documentos prescritivos de melhores práticas para cada fase do ciclo de vida de implementação traz para os clientes uma infinidade de informações e conhecimentos para que eles possam tomar decisões coerentes. Os nossos documentos Fase de Obtenção de Requisitos são previamente preenchidos para apresentar os requisitos de negócios funcionais mais comuns, requisitos técnicos e casos de uso identificados pelos nossos clientes do setor. Esses documentos foram desenvolvidos para facilitar o uso e o preenchimento a fim de desenvolver uma estratégia de gerenciamento de serviços que, quando colocada em prática, auxiliará os nossos clientes a reduzir riscos, custos e o tempo de colocação no mercado. Ingresso de dados. A CA Technologies documentou uma ampla estratégia de ingresso de dados e forneceu uma biblioteca de casos de uso para auxiliar as organizações a definir os próprios requisitos de ingresso de dados. A estratégia contém processos detalhados e formatos de arquivos de dados que oferecem o nível de orientação necessário para reduzir os riscos e o tempo associados a essa atividade. Seção 5: Próximas etapas Para saber mais sobre os recursos de gerenciamento de ativos de software do CA Service Management e como obter benefícios reais hoje mesmo, entre em contato com o seu representante de vendas ou acesse o nosso site /itam para obter mais informações.
9 9 Resumo da solução: CA SERVICE MANAGEMENT - GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE Conecte-se com a CA Technologies em A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da era dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em. Copyright 2014 CA. Todos os direitos reservados. ITIL é uma marca registrada da AXELOS Limited. As informações e os resultados mostrados aqui têm como base as experiências com o produto de software mencionado em vários ambientes, o que pode incluir ambientes de produção e não produção. O desempenho passado dos produtos de software nesses ambientes não é necessariamente um indicativo do desempenho futuro desses produtos de software em ambientes idênticos, semelhantes ou diferentes. Este documento é apenas para fins informativos. A CA não assume responsabilidade pela precisão ou integridade das informações. Na medida do permitido pela lei aplicável, a CA fornece este documento "no estado em que se encontra", sem garantias de nenhum tipo, incluindo, sem limitações, garantias implícitas de comercialização, adequação a uma finalidade específica ou não violação. Em nenhuma circunstância a CA será responsável por quaisquer perdas ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitações, perda de lucros, interrupção dos negócios, reputação da empresa ou perda de dados, mesmo que a CA tenha sido expressamente informada sobre a possibilidade de tais danos com antecedência. CS _0914
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