Cadastro e Comercialização de Vale-Transporte Guia de Utilização

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1 Cadastro e Comercialização de Vale-Transporte

2 SUMÁRIO ACESSO A PÁGINA PARA EMPREGADORES NÃO CADASTRADOS...3 e 4 ACESSO A PÁGINA PARA EMPREGADORES JÁ CADASTRADOS...5 OPÇÕES DISPONÍVEIS PARA EMPREGADORESS JÁ CADASTRADOS Dados Cadastrais Grupo Usuários Funcionários Pedidos Cartões Relatórios...6 ALTERAÇÃO DOS DADOS DO EMPREGADOR Dados Cadastrais Grupo de Usuários...8 CADASTRAMENTO DE FUNCIONÁRIOS Funcionários , 10 e 11 REALIZANDO PEDIDOS Selecionar o tipo de pedido Definir o valor para cada funcionário Escolher a data de liberação da recarga e finalizar o pedido...13 e CARTÕES CONFIRMAÇÃO E RECEBIMENTO RELATÓRIOS...15 INFORMAÇÕES GERAIS

3 1º PASSO: ACESSO A PÁGINA PARA EMPREGADORES NÃO CADASTRADOS Acesse o site e selecione a opção Loja Virtual. Neste N espaçoo você será informado sobre os procedimento os necessários para cadastrar-se como EMPREGADOR. Aoo lado, nessa mesma tela, haverá o link paraa Cadastro e Pedidos Vale-transporte. Clicandoo nele você terá acesso à página representada abaixo. Na seção Usuário não cadastrado, escolha a opção que melhor representa sua situação: pessoa a jurídica ou pessoa física. Para empregadores do tipo Pessoas Jurídicas: Informe os dados de sua empresa, tais como: CNPJ, Razão Social (sem abreviações e/ou acentos), Senha (que é de sua escolha e deve ter no mínimo seis caracteres), (válido e usual, pois será obrigatório na troca de informações entre-a Consórcio de transportes Coletivos de Santa Cruz do Sul e sua empresa) e telefones dee contato. Os campos marcados com asteriscos são de preenchimento obrigatório. No quadro intitulado Endereço, informe o CEP do d seu endereço e clique no ícone í ao lado deste d campo. O nome da rua, bairro, cidade e UF serão exibidos automaticamente. Selecione o tipo de endereço (comercial ou residencial), preencha o número e o complemento do endereço, se houver. Digite o código de segurança. Cliquee em Termo dee Adesão e leia atentamente o mesmo, marcando a caixa aoo lado se concordar com seus termos. Clique no botãoo Confirmar para concluir seu cadastro. Para empregadores do tipo Pessoas Físicas: Informe seus dados pessoais, tais como: CPF, Nome completoo (sem abreviações e/ou acentos), Senha (que é de sua escolha e deve ter no mínimo seis caracteres), (válido e usual, pois será obrigatório na troca de informações entre-a Consórcio de transportes Coletivos de Santa Cruz do Sul e você) e telefones de contato. Os campos marcados com asteriscos são de d preenchimento obrigatório. No quadro intitulado Endereço, informe o CEP do d seu endereço e clique no ícone í ao lado deste d campo. O nome da rua, bairro, cidade e UF serão exibidos automaticamente. Selecione o tipo de endereço (comercial ou residencial), preencha o número e o complemento do endereço, se houver. Digite o código de segurança. Cliquee em Termo dee Adesão e leia atentamente o mesmo, marcando a caixa aoo lado se concordar com seus termos. Clique no botãoo Confirmar para concluir seu cadastro. 3

4 Se todos os dados foram preenchidos corretamente, aparecerá na tela uma mensagem de sucesso na transmissão de informações. Feito isso em até 24 horas seu acesso estará liberado ao site. 4

5 2º PASSO: ACESSO À PÁGINAA PARA EMPREGADORES JÁ CADASTRADOS Acesse o site e selecione a opção Loja Virtual. Para P acessar o sistema, clique no botão Cadastro e Pedidos Vale-transporte. Informe I seu CNPJ (paraa pessoa jurídica) ou CPF (para pessoa física) e sua senha. Clique em OK para continuar. 3º PASSO: OPÇÕES DISPONÍVE EIS PARA EMPREGA DORES JÁÁ CADASTRADOS Após obter acesso ao site, será apresentada a tela inicial. Feche a janela de Avisoo para continuar. O menu a esquerda oferece as funções do sistema. Do lado direito da página inicial, você encontraa a descrição das opções do menu Dados Cadastrais: acesso aos seus dados cadastrais. Atualizar Cadastro: visualize e altere seuss dados. Trocar Senha: recomendamos que você modifique suaa senha regularmente para evitar acessos indevidos Grupo Usuários: cadastro de departamentos ou filiais da sua Empresa permite classificar seus funcionários para efetuar pedidos Separados paraa cada grupo. Incluir: cadastra novos grupos. Atualizar: visualização e alteração dos grupos já cadastrados Funcionários: cadastro dos seus funcionários. Incluir: para inserir novos funcionários, um de cada vez. Atualizar: consulta e alteração de dados dos funcionários já cadastrados. Atualizar uso diário: alterar percentualmente o valor dee passagens utilizado diariamente por cada funcionário, para facilitar novos pedidos após reajuste de tarifa. Importar: carrega dados de funcionários através de umm arquivo gerado em outro programa, por exemplo, a partir do seu Sistema de Folha de Pagamento. o Instruções: exibe instruções de preparação do arquivo com os dados. o Processar: seleciona o arquivo e inicia sua leitura. o Status: permite acompanhar a execução da importação e visualizar eventuais erros. 5

6 3.4. Pedidos: gerencia seuss pedidos de compra de vale-transporte. Incluir: cria novos pedidos de compra para seus funcionários. Histórico de Pedidos: acompanha a situação de cada a pedido de compra, altera ou exclui pedidos. Pagamento de Pedidos: Referente aos pagamentos de pedidos feitos juridicamente. Importar: incluir pedidos de compra através de um arquivo gerado em outro programa, como por exemplo, a partir de uma planilha Cartões: auxilia no controle e recebimento dos cartões de seus novos funcionários. Confirmar Recebimento: Comprovante de retirada doss cartões Relatórios: resume informações para auxiliar noo gerenciamento de suas compras de vale-transporte. Pedidos do Cliente: lista o histórico de todos os seus pedidos de compra. Pedidos por Mês: mostra os seus pedidos totalizados por mês, e um gráfico da evolução dos valores mensais. Conta Corrente: extrato financeiro dos seus pedidos de compra e pagamentos efetuados. 6

7 4º PASSO: ALTERAÇÃO DOS DADOS DOO EMPREGADOR 4.1. Dados Cadastrais Clique no link Dados Cadastrais e serão exibidas mais duas opções: Atualizar Cadastro e Trocar Senha. Na opção Atualizar Cadastro você terá a possibilidade de alterar a ficha de cadastro do empregador. Após completar as modificações clique em Alterar Dados, localizado no final da página p de cadastro. Paraa alterar o endereço do empregador, clique no ícone Alterar ao lado doo mesmo. Oss campos serão preenchidos com os dados existentes. Altere-os e clique no botão Alterar Endereço. Para incluir outro endereço, preencha o campo CEP e clique no ícone ao lado para buscar o endereço correspondente. A seguir, selecione o Tipo de Endereço, digite o Número e o Complemento, se houver. Clique em Incluir Endereço.. O novo endereço aparecerá na lista logo abaixo. Clique em Alterar Dados para salvar suas alterações. Atenção: é de informações. extrema importância informar seu válido e usual, pois ele será obrigatório na troca de Em Trocarr Senha existem três campos: Senha Atual, Nova Senha e Confirmação da Nova Senha. Após preenchê-los, clique no botão Alterar para efetivar a alteração. 7

8 4.2. Grupo Usuários Clique no link Grupo Usuários e o menu abrirá maiss duas opções: Incluir e Atualizar. Na opção Incluir há a possibilidade de criarr grupos para organizar seus funcionários em setores, lojas, departamentos, filiais ou qualquer titulação de interesse do empregador ou do d gerenciador da conta. Esta função não é obrigatória. Você poderá cadastrar seus funcionários semm agrupá-los, porém poderá ser utilizada paraa organizar seus funcionários por setor/departamento (ex.: Funcionários s setor financeiro, setor expedição, setor produção) ou por matriz e filiais, e etc. O agrupamento tem por função principal auxiliar nos pedidos de vale-transporte. No caso de grupos necessitarem de vales-transpo ortes com quantidades diferentes, os pedidos poderão ser feitos por grupos de acordo com sua seleção. Na opção Atualizar o gerenciador da conta poderá ativar ou desativar algum a grupoo de usuário já existente, ou alterar sua descrição. Basta clicar no número de id do grupo correspondente e realizar a modificação. Por exemplo: se uma das lojas da empresa fecha ou se ocorre uma unificação de setores em uma empresa. 8

9 5º PASSO: CADASTRAMENTO DE FUNCIONÁRIOS 5.1. Funcionários Clique no link Funcionários e o menu abrirá quatro opções: Incluir, Atualizar, Atualizarr Uso Diário e Importar. Escolha a opção Incluir para cadastrar um novo funcionário. Informee o CPF e RG do mesmo e clique em Continuar, conforme abaixo: Uma nova página de cadastro será apresentada. Informe os dados pessoais de seu funcionário, tais t como: Nome (completo, sem abreviações e/ou acentos),data dee Nascimento e Nome da Mãe. Caso seu novo funcionário já esteja cadastrado em nosso sistema, alguns dados já serão exibidos na tela e você apenas fornecerá os dados restantes. 9

10 Os campos descritos acimaa e que possuem asteriscos são de preenchimento obrigatório. Na seção Endereço, informe CEP e clique no ícone CEP, ao lado do campo, para que o sistema traga automaticamente o nome da rua correspondente. Caso os dados não estejam corretos, você pode digitar outro endereço. Apenas os campos Número e Complemento permanecem aguardandoo preenchimento. No campo Valor de uso diário em R$, você poderá informar o valor de d passagens que o funcionário utiliza diariamente. Salientamos que essa informação facilitará o cálculo dos valores individuais no momento do pedido de compra. Após o preenchimento clique no botão Incluir, situado na parte inferior do formulário. f Eventuais mensagens de erro serão exibidas em vermelho na tela. Caso a operação seja bem sucedida, apareceráá na tela uma mensagemm de sucesso. Na opção Atualizar, clique no código do funcionário para abrir a tela de modificações cadastrais. Clicando no número do cartão do funcionário, será exibida uma tela com os status das recargas efetuadas no mesmo. Façaa a modificação necessária no formulário de seuu funcionárioo e ao finalizar clique em Atualizar. Aparecerá na tela uma mensagemm de sucesso na modificação de informações. Na opção Atualizar Uso Diário será possível informar o percentual de aumento no valor de Uso diário dos funcionários, por exemplo, quando houver reajustess na tarifa. 10

11 Na opção Importar, outros três links estão disponíveis: Instruções, Processar e Status. Na opção Instruções você poderá visualizar informações que o ajudarão na criação dados de seus funcionários para importação ao sistema do Consórcio. de um arquivo contendo os Na opção Processar será executada, a importaçãoo de dados, que consistee em transportar um arquivo texto (.txt) com as informações sobre seus funcionários do banco de dados da sua empresa para o sistema do Consórcio. Essa opção poderá ser utilizada como facilitador f naa transmissão de informações de uma empresa com um número elevado de funcionários. Na opção Status o empregador poderá conferir se houve algum erro na transmissão dos dados. Clique no link Erro (se houver) paraa listar os erros no arquivo. Nenhum registro do arquivo será inserido em nossa base de dados se ocorrer qualquer erro. O gerenciador da conta deverá fazer f uso da opção Processar Cadastros após concluirr a inclusão dos funcionários de sua empresa. Ao acessar esta opção, o sistema irá exibirr todos os funcionários da sua empresa cujos cadastros ainda não tenham sido processados. Executar esse comando autorizará o Consórcio a fechar um lote (pedido de impressão de cartões), criar os cartões dos funcionários cujo c status no campo Cartão VT conste como pendente e efetuar o vínculo dos usuários já cadastrados com a sua empresa na base de dados do sistema. 11

12 6º PASSO: REALIZANDO PEDIDOS Clique no link Pedidos e o menu exibirá mais duas opções: Incluir e Histórico de Pedidos. Em Incluir, crie um novo pedido de compra de vale-transporte Selecionar o tipo de pedido Selecionando Valor por usuário elabora-se um novo pedido de créditos eletrônicos, colocando o valor em R$ para cadaa funcionárioo cadastrado e ativo. Ao clicar em Próximo Passo, o sistemaa avança para o Passo 3. Com a opção Por quantidade de dias úteis elabora-se um novo pedido de créditos eletrônicos, baseado na quantidade de dias úteis do mês. Para utilizar essa função, o campo Valor de d uso diárioo em R$ de cada funcionário devee ter sido preenchido corretamente. Ao clicar noo botão Próximo Passoo será exibida a tela abaixo, que permite informar a quantidade de dias que será multiplicada pelo uso diário de cada c funcionário, para propor o total de créditos de vale-transporte que deverá ser adquirido para cada um. Nestaa tela você pode, também, selecionar o grupo de funcionários que deseja incluirr no pedido. A opção Base em um pedido anterior permite criar um novo pedido idêntico a outro anteriormente realizado. Será exibida a lista dos pedidos já realizados pelo empregador. Clique no número do pedido que deseja usar como base paraa avançar à próxima p etapa. 12

13 6.2. Definir o valor para cada funcionário Nesta etapa será exibida a lista dos funcionários ativos, para que seja definido o valor a ser creditado no cartão de cadaa um. Clicando no ícone ao lado de Filtro de Dados você poderá informar valores para restringir os funcionários que serão exibidos. Digite no campo Valor uma quantia em reais a ser adicionada aos funcionários. Marque-os clicando na caixa à esquerda de cada um, depois clique no botão Adicionar. É possível, também, digitar umm valor diferente dos demais diretamente no campo Valor, à direita de cada funcionário. Todos os funcionários que possuírem valor neste campo serão incluídos no pedido. Em seguida, clique em Próximo Passo para prosseguir Escolher a data de liberação da recarga e finalizar o pedido Confira o pedido. Para excluir algum funcionário do pedido, clique no ícone Remover à direita do mesmo. retornar à tela anterior clique em Voltar. Para confirmar o pedido, clique em Finalizar pedido. Para Após a confirmação do pedido, o sistema abrirá uma janela com o boleto bancário b paraa pagamento e com a opção de impressão. Caso necessário, você poderá imprimi-lo mais tarde selecionando a opção Histórico de Pedidos (descrita a seguir). Em até cinco dias úteis após a confirmação do pagamento, os créditos estarão disponíveis para seus funcionários dentro de qualquer ônibus da frota de Santa Cruzz do Sul. O funcionárioo aproximaráá o cartão do validador e o carregamento de créditos será realizado automaticamente. 13

14 Em Histórico de Pedidos será possível consultar os pedidos já realizados. Nesse espaço, o empregador poderá tambémm fazer uma pesquisa individual, basta informar o número do pedido ou o número do cartão do funcionário. Clique no número do pedido para listar os detalhes do mesmo. Utilize o ícone Recibo paraa imprimir um recibo de compra para sua contabilização,, no valor total dos créditos adquiridos. Este ícone somente estará habilitado após o efetivo recebimentoo do valor doo boleto. O ícone Imprimir abre uma janela com os detalhes do pedido para impressão. Você poderá ainda excluir um pedido clicando no ícone correspondente. Apenas pedidos não pagos poderão ser excluídos. Atenção: Na tela de Histórico de Pedidos, o campoo Dt Liberação é a data em que a sua empresa informou para que os créditos sejam liberados no sistema. Porém, a liberação dos créditos só acontecerá após o pagamento do boleto, respeitando os prazos de processamento bancário e identificação no n sistema do CSC. Considere mais um dia para liberação à bordo dos ônibus. 7º PASSO: CARTÕES CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO Na opção Confirmaçãoo de Recebimento será necessário selecionar oss funcionários que já obteve o cartão. OBS: Caso não tenha feito isso o cartão do funcionário manterá bloqueado. 14

15 8º PASSO: RELATÓRIOS Clique no link Relatórios e abrirá três opções dee consultas: Corrente. Pedidos do d Cliente, Pedidos por mês e Conta Na opção: Pedidos do Cliente será possível visualizar o relatório de todos os pedidos já realizados pela sua empresa. Sendo possível também refinar esta buscaa por datas específicas, como c mês e período. Na opção: Pedidos por Mês será possível visualizar o relatório de todos t os pedidos ou de determinado(s) pedido(s) já realizado(s) pela empresa. Será possível também visualizar gráficos e totais nesta opção e refinar suas buscas por meses e períodos pré-estabelecidos. Na opção: Conta Corrente, o empregador pode visualizar seus débitos e créditos em valores. Este espaço é o extrato financeiro da conta da empresa. INFORMAÇÕES GERAIS: Paraa a empresa: Em caso de demissões, desligamentos ou readmissão de funcionários, acesse as opções Funcionários e Atualizar, clique no número referente ao Código do funcionário e altere sua situação para p ativo ouu inativo no campo status. Paraa o portadorr do cartão: O cartão pertence funcionário. Em caso de demissões e/ou desligamentos, o funcionário não deve se desfazer do cartão ou devolvê-lo à empresa, Em outra contratação, ele apenas será incluído na listagem de funcionários do novo empregador. Dúvidas adicionais: Estamos à sua disposição para maiores esclarecimentos sobre o conteúdoo deste manual. Faça contato através do ou utilize nossoo SAC (51) ( 51)