MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

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1 1 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

2 Objetivo: Elaborar, implantar e divulgar as normas e procedimentos do Departamento de Pessoal, com base nas suas funções e/ou descrições de cargos de suas atividades. 2 Cargo/Função: Analista Processamento Folha Pagamento/Impostos/Férias e Verbas Rescisórias 1.1) Análise de toda a documentação inerente a Folha de Pagamento, no tocante a CLT e RPA, através de documentos (propostas de alteração, s) enviados pelas Coordenações de área, até o dia 15 de cada mês. 1.2) Esse processo é iniciado pelo assistente do, o qual lança no sistema de folha, os itens contidos em ) Feita essa conferência e estando em ordem, é solicitado mediante tela específica o processamento dessas informações. Caso identifique alguma não conformidade, devolve para correção. Posteriormente, ao retornar, realiza nova análise. Caso esteja correto, segue com o processo. 1.4) Finalizado o processo da Folha, faz-se necessário a geração de relatórios para Credito Bancário, os quais deverão ser conferidos, visando à exatidão dos dados nele contidos. Em seguida, esses relatórios junto com o resumo da folha mensal, serão encaminhados para o Dep. Financeiro, para efetivação dos créditos nas respectivas contas correntes ou salários dos funcionários. 2.1) Após a análise e fechamento da Folha, é realizado o processamento dos impostos (INSS, FGTS, PIS, IR e Contribuição Sindical), com base no resumo de folha. 2.2) Deverão ser extraídos do sistema Soft, os relatórios dos impostos acima, cujas informações deverão bater obrigatoriamente com as informações contidas no respectivo resumo, emitido pelo próprio sistema. 2.3) Caso os totais estejam fechados, é emitida a respectiva guia para o pagamento do referido imposto junto com os relatórios gerados pelo sistema, e encaminhado para o Dep. Financeiro. 3.1) Com base em uma planilha já elaborada, implantada e divulgada pelo, junto a todas as Unidades de Saúde da Família, e, demais projetos, a analista confere as programações de férias, e os cálculos realizados pelo assistente no sistema. Em estando todo o processo correto, são emitidos os respectivos recibos e avisos de férias no próprio sistema. Os avisos seguem para as Unidades, para as

3 assinaturas dos funcionários, e, posterior devolução ao, para arquivo nas respectivas pastas funcionais. Os recibos são enviados para o Dep. Financeiro, juntamente com os relatórios de Crédito Bancário para os depósitos em conta corrente ou salário dos funcionários. 3.2) Com relação ao processo de recisão, até o dia 15 de cada mês, deverá ser recebida no, a solicitação de desligamento do funcionário que é feita por , juntamente com o respectivo motivo. 3.3) Após o recebimento da solicitação de dispensa, o, preenche o comunicado, encaminhando-o por , para a gerência da área em questão, aguardando posteriormente seu recebimento com as devidas assinaturas (funcionário e gerente). 3.4) Em seguida a rescisão é lançada no sistema Soft, e, calculada. Posteriormente é analisada/conferida pelo analista, e enviada para o Dep. Financeiro juntamente com o relatório de credito bancário para o devido depósito em conta corrente ou salário do funcionário. 3.5) Com relação à DIRF (Declaração de Rendimentos Financeiros), a analista, acessa o sistema Soft, na tela de informes anuais, e, processa as informações inerentes aos pagamentos realizados no ano vigente. 3.6) Em seguida confere as informações e seus valores, importando-as para o programa Analisador DIRF dentro do Site da Receita Federal. Em seguida realiza uma nova conferência, no intuito de validar se todos os valores foram importados. Confirmando-se tal situação, as informações são definitivamente importadas via DIRFNET, para a Receita Federal. Obtêm-se em seguida, protocolo dessa importação. 3.7) Para a RAIS (Relação Anual de Informação Social), a analista acessa ao sistema Soft, na tela de informações anuais, e, processa todas as informações inerentes as informações financeiras e cadastrais, seguindo o mesmo procedimento contido no item 3.7. Em seguida, baixa mediante aceso ao ícone Analisador RAIS no site do MTE (Ministério Trabalho e Emprego), para a importação das informações processadas pelo sistema. Em seguida, através do RAISNET, devolve as informações conferidas e processadas para o site do MTE. 3

4 4 Cargo/Função: Assistente Folha Processamento inputs e outputs Folha Pagamento/Cálculo Férias e Verbas Rescisórias/CAGED/Homologação/RDT 1.1) Responsável pelo lançamento dos imputs e outputs das informações inerentes a Folha de Pagamento que são enviadas das gerencias de área da empresa para as respectivas alterações financeiras, os quais serão posteriormente conferidos pelo Analista. 1.2) Após a devida conferência, emite os respectivos relatórios, enviando em seguida para o Dep. Financeiro. 1.3) Responsável pela geração dos lançamentos e informações referente a férias e verbas rescisórias, os quais serão depois conferidos pelo analista, em seguida enviados para o Dep. Financeiro. 1.4) Responsável pela geração das informações do CAGED (Cadastro Geral dos Empregados e Desempregados), e, envio após analise pelo analista para o site do MTE. 1.5) Realiza a baixa do vínculo do entre a empresa e o funcionário, conforme calendário previamente estabelecido com o Sindicato da cada categoria. Caso o funcionário tenha menos de um ano, sua homologação é feita no setor de Atendimento do, e para aqueles acima de um ano, a homologação é feita via sindicato em uma sala reservada na Sede da empresa. Cargo/Função: Assistente Atendimento Processamento inputs admissão funcionários/atualização dados cadastrais - CTPS 1.1) Responsável pelo atendimento aos funcionários admitidos ou demitidos. Para aqueles que estão sendo admitidos, o atendente confere toda a documentação entregue, mediante checklist existente, bem como a requisição de pessoal, assinada pelos Coordenadores Financeiros e Administrativos e Gerente da Área. Obs. Deverá certificar-se da apresentação do exame admissional. Certificando-se de que todos os documentos encontram-se me ordem, encaminha o funcionário para abertura de conta corrente ou salário junto ao banco conveniado, mediante formulário Carta de Abertura.

5 1.2) Em seguida, é emitido em duas vias o respectivo Contrato de Trabalho, o qual após ser assinado (funcionário e representante da empresa), será entregue uma cópia ao funcionário, sendo a outra arquivada no seu dossiê. Também é emitido o Termo de Responsabilidade de Salário Família, a Declaração de Dependentes, Requisição de Beneficiário de Vale Transporte, Vale Refeição, ou Vale Alimentação. Para os funcionários contratados para atuar na área de Saúde, devera também ser solicitado o preenchimento do CNES (Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde). 1.3) Posteriormente, é feito o registro na CTPS (Carteira de Trabalho Previdência Social), o qual é assinado pelo próprio atendente, que em seguida a devolve ao funcionário, que receberá neste momento o seu crachá de identificação (feito pelo auxiliar do ). 1.4) Embora seja atribuição direta do auxiliar de atendimento, quando se faz necessário, o assistente, efetua o processo de digitação dos dados cadastrais dos novos funcionários no sistema Soft, solicitando posteriormente ao outro assistente, que confira a sua digitação. 1.5) Com relação aos funcionários demitidos, o assistente, atualiza e dá baixa na carteira e documentações das verbas rescisórias. 1.6) Também é o responsável pela retificação dos dados cadastrais do funcionário, mediante acesso ao site da Caixa Econômica Federal (CEF), utilizando-se de um formulário denominado RDT, enviando após o preenchimento dos mesmos para a Caixa. 5 Cargo/Função: Auxiliar Atendimento 1.1) Auxilia no atendimento aos funcionários quanto à entrega de documentos. 1.2) Responsável pela inserção dos dados cadastrais no sistema Soft. 1.3) Responsável pela emissão do crachá funcional. 1.4) Responsável pela custódia dos documentos (dossiê) no arquivo do.

6 6 Cargo/Função: Assistente Atendimento Processamento/Controle Ponto Manual 1.1) Recebe diariamente os malotes vindos das Unidades Externas, que são as Clinicas da Família e Unidade de Pronto Atendimento (UPA), contendo diversos documentos, dentre eles as respectivas folhas de ponto. 1.2) Confere em detalhes o preenchimento/conteúdo das folhas de ponto, contabilizando a quantidade de faltas (justificadas/não justificadas), horas extras (banco horas), e afastamento. Ocasionalmente verifica também férias. 1.3) Caso esteja todo o processo correto, dá inicio ao lançamento no sistema, porém se identificar alguma não conformidade entra em contato com a referida Unidade para que sejam providenciadas as devidas correções. Obs.: mensalmente o assistente, envia para as Unidades, o espelho de ponto, de cada colaborador previamente preenchido. Cabe a cada Unidade completar os campos inerentes a: Nome do Funcionário, Número da matrícula, cargo, e, horário. 1.4) Acessa o sistema Folha Soft, e, com base no número de cada matrícula, lança todas as ocorrências (atrasos, faltas e suspensões), inerentes a cada funcionário. Obs.: Com relação às horas extras, a empresa trabalha com compensação via banco de horas. Quando se faz necessário o devido pagamento, o mesmo é realizado mediante autorização do gerente de cada Unidade. Processamento/Controle Ponto Automatizado 1.1) Recebe do funcionário administrativo de RH, alocado em cada Unidade Externa, que são as Clinica da Família e UPA, via , o arquivo TXT (AFD) contendo as marcações de ponto do período. Cabe ressaltar que os períodos geralmente são fracionados. Exemplo: 15/09/2012 à 14/10/ ) Em seguida acessa ao sistema GT (Gerenciador de Tempo), para tratamento dos arquivos, inerentes as seguintes fases: Upload de todos os TXT s; Processamento dos TXT s; Apuração das divergências dos TXT s; e, Regularização das divergências dos TXT s (ex: Cadastro PIS, inconsistência com a Portaria 1510).

7 1.3) Em seguida, dirigi-se a tela denominada processamento, onde processa todos os pontos. Finalizada esta etapa, acessa uma segunda tela, onde verifica a consistência dos dados processados. Estando em ordem, prossegue. Identificando não conformidades, corrige. 1.4) Posteriormente gera o relatório Conferência Gerência, onde constam todas as marcações de ponto dos funcionários de cada gerencia/unidade externa. Encaminha para cada unidade com o intuito de revisão do mesmo pelo respectivo gestor, a fim de que este proceda às alterações que se façam necessárias, após o que deverá encaminhar o relatório via para o assistente responsável pelo controle do ponto. 1.5) Após receber os arquivos reenviados por , procede às correções, inerentes às justificativas por cada funcionário, salvando-as, em seguida (AFDT). A partir desse momento os arquivos estão prontos e liberados para serem exportados para a Folha de Pagamento. 7 Cargo/Função: Assistente Folha Processo Compra de Benefícios: Vale Transporte. 1.1) Vale Transporte. Novo Funcionário - Procede a levantamento dos funcionários admitidos no mês, inseri na respectiva planilha os valores a serem solicitados pelos mesmos. 1.2) Na mesma planilha, inseri o valor de cada vale avulso que os colaboradores receberão quando da sua admissão. Para aqueles que não receberam nenhum vale avulso, fazer o cálculo visando o referido reembolso. 1.3) Em seguida, acessar o site da fetranspor: e incluir os nomes dos novos colaboradores. Entrar com a senha padrão Usuário, subitem Incluir Usuário. Obs.: Sempre solicitar o bilhete único para os novos funcionários. 1.4) Após a inclusão, devem ser solicitados os novos cartões. No mesmo site acessar o campo de pedido Novo Pedido de VT, e inseri a matrícula de cada funcionário, bem como o valor de R$40,00 (valor mínimo) para a primeira compra.

8 1.5) Em seguida, gerar o boleto de pagamento, referente a essa compra, encaminhando-o para o departamento Financeiro, com a respectiva relação de funcionários. Obs.: Sempre ratear os valores pelos CAPs. 8 Elaboração da Planilha 1.6) Abrir a Planilha do mês em questão e salvá-la com o nome do mês da compra. Adicionar os dias úteis, no campo superior da Planilha, de acordo com os dias trabalhados no mês seguinte. 1.7) Em seguida, incluir os nomes dos novos funcionários nas planilhas de cada CAPs, (Valor Principal e Valor Custo), bem como os demais dados solicitados. 1.8) Excluir os funcionários demitidos. 1.9) Verificar se os afastados (sinalizado em amarelo planilha) continuam nessa situação. Caso contrário retorná-los a situação de ativo (sinalização branca). 1.10) Imprimir uma relação dos funcionários de férias (mês atual e seguinte) no sistema, e, após a sua conferência, inserir no campo situação de férias, os funcionários que sairão de férias no mês seguinte (sinalização cinza). 1.11) 1.12) Posteriormente imprimir via sistema, um relatório com os nomes dos funcionários demitidos e afastados no mês, bem como as respectivas atualizações das planilhas. Processo de Compra 1.13) Acessar ao site: com a senha. Dirigir-se ao item Pedido Gerenciar Pedido de VT. Solicitar o último pedido, e, atualizar com os novos valores. Incluir os novos funcionários, excluir os demitidos, e, os afastados. Em seguida digitar os nomes dos colaboradores que constam na planilha, que foi trabalhada. 1.14) Conferindo-se os valores do site com os da planilha, finalizar o pedido. Imprimir a referida planilha com os respectivos valores dos Vales Transporte, bem como o valor que cada funcionário arcará. 1.15) Requerer a assinatura da gerencia da área (), no formulário específico, e, posteriormente encaminhar para o departamento Financeiro. 1.16) Transcorridos dois (02) dias do pagamento, o crédito correspondente entrará em cada cartão.

9 9 1.17) Caso seja necessária a compra de um novo cartão, o crédito ocorrerá em sete (07) dias. Processo Compra de Benefícios: Vale Refeição. 1.18) Vale Refeição. De posse da planilha da última compra inserir o nome para o mês em questão. 1.19) Selecionar os nomes de todos os funcionários demitidos na referida planilha, e, confirmá-los no sistema da Folha de Pagamento, para em seguida, excluí-los da planilha do Visa Vale. 1.20) Selecionar todos os funcionários afastados via Folha Pagamento, e, verificar se os mesmos ainda estão afastados, bem como retornar com aqueles que retornaram as suas atividades. Para as funcionárias que retornarão de licença maternidade no mês seguinte, solicitar a referida compra. 1.21) Atualizar os valores de todos os funcionários que apresentem carga diferente de R$264,00 (duzentos e sessenta e quatro reais), exceto os estagiários que recebem valores fixo de R$153, ) Atualizar a planilha com os nomes dos funcionários admitidos no mês, seguindo a sequencia de matrícula e obedecendo as informações que a planilha exige. 1.23) Inserir os valores dos novos funcionários, para que esses recebam os Visa Vales retroativos a data de admissão, mais o valor do mês que está sendo adquirido. 1.24) Realizar mediante solicitação dos funcionários que assim se manifestaram quanto à mudança da modalidade escolhida, seja: Vale Refeição e/ou Vale Alimentação. Efetuar a mudança também no sistema Soft. 1.25) Extrair um relatório do sistema com os funcionários demitidos, e, afastados no mês. Para esses não efetuar a compra dos vales para o mês seguinte.

10 10 Processo de Compra 1.26) Elaborar um filtro das modalidades: Alimentação e Refeição, de cada vez. Em cada modalidade copiar as colunas a, b, c, d, e, f, g, h, i e j. Transferir para uma planilha em branco e salvar com o nome da modalidade e a extensão CSV (separado por vírgula). 1.27) Depois de salvar as modalidades acima, devem-se importar as planilhas para o sistema do Visa Vale. 1.28) Acessar em seguida ao site: Inserir a senha, e, dentro do sistema dirigir-se ao item: Pedidos Novo Pedido Importar arquivo Seleciona o produto Procurar o arquivo salvo Importar Funcionário e criar o pedido. 1.29) Em seguida gerar o relatório, selecionar a data do crédito e dar continuidade ao pedido, conforme a orientação do sistema. Fazer esse processo com os produtos Alimentação e Refeição. Confirmar em seguida, se o valor que foi gerado, é o mesmo que está na planilha principal. 1.30) Enquanto o pedido está sendo processado, deverá ser elaborada uma planilha de rateio inerente a cada CAP (Coordenação de Área Programática), para as quais compramos os Visa Vales. 1.31) Abrir a planilha de rateio do mês anterior, para servir de modelo. Em seguida, salvar com o nome do mês da compra. Copiar todos os colaboradores de Vale refeição e Vale alimentação das CAPs 2.1, 3.1, e, 3.3. Extrair o total de cada CAP, e, atualizar a planilha de rateio, com os valores do mês que estão sendo comprados os vales. 1.32) Depois desse processo, imprimir as planilhas com os nomes dos funcionários, anexar a fatura correspondente, e juntar também a planilha principal do rateio, com os respectivos rateios das CAPs. 1.33) Por último, obter a assinatura da gerente do, e entregar todo o processo no departamento Financeiro.

11 11 Elaboração: : Aprovação: Data: Rio, / /