PROGRAMA APRENDIZAGEM AO LONGO DA VIDA (PALV)

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1 PROGRAMA APRENDIZAGEM AO LONGO DA VIDA (PALV) PROGRAMA SETORIAL ERASMUS NORMAS ADMINISTRATIVAS E FINANCEIRAS PARA A GESTÃO DAS SUBVENÇÕES PROGRAMAS INTENSIVOS Agosto 2013

2 Índice Nota Introdutória... 3 Calendário Programas Intensivos... 4 Parte I Princípios de Implementação Objetivos e descrição Requisitos mínimos e regras de elegibilidade Duração do Programa Intensivo Alteração da coordenação do Programa Intensivo Capacidade financeira das entidades Resultados da análise da capacidade financeira Participação de pessoas com necessidades especiais: estudantes e docentes... 8 Parte II Gestão da Ação Gestão Contratual Contrato Financeiro Período de vigência de período de elegibilidade contratual Adiantamentos e Reembolsos durante o período contratual Recuperação por compensação (Offsetting) Anexos ao Contrato Financeiro Gestão Financeira Princípios gerais Despesas elegíveis Despesas não elegíveis Regras de elegibilidade aplicadas aos diferentes tipos de despesa Custos Organizacionais Custos de Viagem Custos de Subsistência Transferência de verbas entre rubricas Critérios aplicados na atribuição de financiamento Conta Bancária Gestão Administrativa Alterações ao contrato financeiro Gestão da parceria Seleção dos participantes no IP Parte III Relatórios Considerações gerais Relatório Intercalar Análise do relatório intercalar Relatório Final Falta de submissão do relatório final Análise do Relatório Final Relatório Narrativo Relatório Financeiro A) Custos Organizacionais B) Custos de Viagem C) Custos de Subsistência Relatório Estatístico Relatório Final dos estudantes Finalização do processo contratual Parte IV Acompanhamento e Controlos Primários Acompanhamento Controlo Desk Check de material de suporte On the spot checks (verificação no local) Auditoria Tabelas de subsistência Estudantes Tabelas de subsistência Docentes Fontes de Informação Página 2 de 27

3 Nota Introdutória O presente documento estabelece as normas e os procedimentos aplicáveis para o ano académico de 2013/2014, na gestão dos fundos comunitários da ação Programas Intensivos, enquadradas na Carta Universitária ERASMUS EUC (normal e/ou alargada). As normas apresentadas baseiam-se no Guide For National Agencies Implementing the LifeLong Learning Programme, publicado pela Direcção-Geral para a Educação e Cultura da Comissão Europeia. Estas normas aplicam-se a todas as entidades beneficiárias direta ou indiretamente envolvidas no planeamento, organização, implementação e desenvolvimento das atividades do programa sectorial Erasmus Programas Intensivos Na página eletrónica da Agência Nacional para a gestão do programa Aprendizagem ao Longo da Vida (ANPROALV) encontra-se disponível a seguinte documentação complementar a estas normas: Guia do Candidato, Edição de 2013; Convite Geral à Apresentação de Candidaturas 2013; Convite Nacional 2013 Página 3 de 27

4 Calendário Programas Intensivos ANO ACADÉMICO ACTIVIDADE DATA LIMITE 2012/2013 Relatório Final Encerramento Contratual Início do período Contratual Final do período Contratual /2014 Relatório Intercalar Relatório Final Encerramento Contratual Página 4 de 27

5 Parte I Princípios de implementação 1. OBJETIVOS E DESCRIÇÃO Um Programa Intensivo (IP) é um programa de estudo de curta duração que reúne estudantes e pessoal docente de Instituições de Ensino Superior (IES) de pelo menos 3 países diferentes, com os seguintes objetivos: Estimular o ensino eficaz e multinacional de temas especializados, que de outra forma nunca seriam ensinados, ou sê-lo-iam apenas num número restrito de IES; Permitir que estudantes e pessoal docente trabalhem em conjunto em grupos multinacionais e possam assim beneficiar de condições especiais de aprendizagem e de ensino não disponíveis numa só instituição, ganhando assim novas perspetivas do tema em estudo; Permitir a membros do pessoal docente a troca de opiniões sobre o conteúdo do ensino e sobre novas abordagens aos curricula, além de ensaiar métodos de ensino num ambiente de estudo internacional. Atividades de investigação ou conferências não são elegíveis no âmbito de um IP. O IP deve ser baseado num princípio de inovação, ou seja, deve proporcionar algo de significativamente novo em termos de oportunidades de ensino, desenvolvimento de competências, acesso à informação, etc., para os estudantes e docentes participantes no projeto, bem como promover uma componente de desenvolvimento curricular. A proporção entre pessoal docente e estudantes deverá garantir uma participação ativa durante as aulas. 2. REQUISITOS MÍNIMOS E REGRAS DE ELEGIBILIDADE Em acumulação aos termos e condições definidos no contrato financeiro, as regras seguintes constituem os requisitos mínimos para que as atividades sejam consideradas elegíveis. Neste sentido, o projeto pode apenas ser levado a cabo de acordo com as seguintes condições: a) As instituições elegíveis para participar num Programa Intensivo têm que ser Instituições de Ensino Superior detentoras de uma EUC. Esta regra aplica-se à instituição coordenadora e às instituições parceiras do projeto. b) O mínimo de três IES elegíveis, oriundas de três países diferentes em que um deles deve ser um estado-membro da UE. Se, no seguimento da desistência de um parceiro, esta condição não puder ser respeitada, o Coordenador do IP deve informar de imediato a Agência Nacional (ANPROALV) e todas as atividades e despesas relacionadas com o projeto devem ser suspensas até aviso posterior da mesma. Caso este procedimento não seja cumprido, poderá originar um pedido de reembolso total da subvenção atribuída, em sede de Relatório Final (RF); Página 5 de 27

6 c) São elegíveis para participar no IP os estudantes e o pessoal docente das instituições parceiras do IP (identificadas no anexo II do contrato financeiro). d) Os estudantes e o pessoal docente devem ser: Nacionais de um país participante no Programa Aprendizagem ao Longo da Vida; Nacionais de outro país, inscritos num curso regular em instituições de ensino superior, detentoras de uma EUC, de um país participante no Programa Aprendizagem ao Longo da Vida, ou empregados num país participante, sob as condições definidas por cada país participante, tendo em conta a natureza do programa. e) Os estudantes elegíveis para participar no IP devem estar inscritos numa das instituições parceiras do projeto IP. f) O número de estudantes que viaja dos outros países participantes para o país onde o IP tem lugar não pode ser inferior a 10. g) A duração mínima do IP é de 10 dias de trabalho contínuo. A duração máxima é de 6 semanas de sessões letivas ininterruptas. As sessões de trabalho/ensino não incluem trabalho de preparação, programa social fora do âmbito do IP ou dias de viagem (os dias de chegada e partida não são considerados como dias de trabalho se não tiverem lugar atividades letivas). O IP deve ter lugar sem qualquer interrupção e as atividades letivas só podem ser interrompidas pelos fins de semana. h) A ANPROALV poderá solicitar o reembolso parcial ou total de qualquer financiamento pago em forma de adiantamento se o beneficiário não respeitar os requisitos de 10 dias de trabalho contínuo e o mínimo de 10 estudantes que viajam de pelo menos 2 outros países diferentes do país onde o IP tem lugar. i) O IP tem que ter lugar na localização e nas datas indicadas na candidatura original. Contudo, uma alteração da localização/datas é permitida. Para tal a ANPRO- ALV deve ser devidamente notificada e a alteração devidamente justificada em sede de RF. Caso se verifique uma alteração da localização, todas as condições mínimas devem ser respeitadas. j) Apenas as instituições parceiras identificadas no Anexo II do contrato financeiro, são consideradas como parceiros elegíveis do projeto. Assim, no âmbito do projeto IP, somente os custos/despesas incorridos por estes parceiros são considerados elegíveis. k) Propostas de projetos IP que são parte integrante de um curso de Mestrado ou Doutoramento Erasmus Mundus Master Course não são elegíveis. l) Um projeto IP com a mesma parceria ou uma parceria muito semelhante ou numa temática idêntica ou muito semelhante apenas poderá ser financiado por uma Agência Nacional no âmbito do mesmo Convite Geral à Apresentação de Candidaturas. Página 6 de 27

7 Se o projeto falhar no cumprimento das condições mínimas acima descritas, a ANPRO- ALV reserva-se o direito de exigir a devolução da totalidade ou de parte da verba atribuída. 3. DURAÇÃO DO PROGRAMA INTENSIVO Um projeto IP pode ter lugar apenas durante um ano académico ou ser renovado por um período máximo de três anos. O IP requer uma coordenação académica transnacional entre IES de pelo menos três países participantes no PALV. Apenas a IES Coordenadora submete a candidatura ao IP, junto da Agência Nacional do seu país. 4. ALTERAÇÃO DA COORDENAÇÃO DO PROGRAMA INTENSIVO Se se verificar alteração da instituição coordenadora do IP ao longo dos anos do projeto, mas no mesmo país, a candidatura do 2º e/ou 3º ano será considerada como renovação. Contudo, se a coordenação do projeto mudar para um país diferente, a candidatura será considerada como nova candidatura e a mesma deverá ser submetida à Agência Nacional desse país. A duração total do financiamento do mesmo projeto IP não poderá ultrapassar os 3 anos. 5. CAPACIDADE FINANCEIRA DAS INSTITUIÇÕES De acordo com o previsto na Decisão 1720/2006/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que estabelece o Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (PALV), o anexo II, artigo B7, prevê que as IES que durante os últimos dois anos tenham recebido mais de 50% dos seus rendimentos anuais de fontes de financiamento públicas, ou que sejam controlados por organismos públicos ou seus mandatários, são considerados pela Comissão Europeia como possuindo as capacidades financeiras, profissionais e administrativas necessárias, a par da necessária estabilidade financeira, para realizarem projetos ao abrigo do Programa em causa. Os estabelecimentos de ensino superior que não se enquadrem na categoria acima indicada e aos quais a ANPROALV tenha atribuído uma subvenção igual ou superior a ,00, são alvo de análise da capacidade financeira, a qual será realizada previamente à emissão do contrato financeiro. Esta análise tem por objetivo averiguar se os estabelecimentos de ensino superior possuem a capacidade financeira, profissional e administrativa e respetiva estabilidade financeira, para realizarem projetos ao abrigo do PALV. Para o efeito são analisados a Demonstração de Resultados e os Balanços referentes à execução da instituição nos últimos 2 anos Resultados da análise da Capacidade Financeira Nos casos em que esta análise demonstre uma fraca capacidade financeira, e no sentido de salvaguardar os interesses financeiros da CE, a ANPROALV pode decidir aplicar medidas preventivas, tais como: Página 7 de 27

8 O beneficiário não recebe qualquer adiantamento de verba, ou seja, a ANPRO- ALV faz apenas um único pagamento, após a receção e aprovação do Relatório Final da Instituição; O adiantamento de verba pode ser dividido em várias tranches, em função da receção e aprovação de Relatórios Financeiros; Solicitar uma garantia bancária no valor total do pré-financiamento. 6. PARTICIPAÇÃO DE PESSOAS COM NECESSIDADES ESPECIAIS: ESTUDANTES, DO- CENTES A Comissão Europeia (CE) adotou uma política geral dirigida à integração de pessoas com necessidades especiais (DIS/SEVD) em todas as ações e políticas Comunitárias, em especial no âmbito da educação. Este desenvolvimento político foi objeto de uma comunicação da CE datada de 30 Julho de e de uma Resolução do Conselho datada de 20 de Dezembro de , relativas à igualdade de oportunidades para pessoas com necessidades especiais. A implementação desta medida na área da mobilidade do ensino superior envolve a promoção de condições que tornem possível a participação de pessoas com necessidades especiais em programas Comunitários de mobilidade de estudantes e de docentes. A Decisão que institui o Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (PALV) refere a necessidade de alargar o acesso às pessoas oriundas de grupos desfavorecidos e atender de modo ativo às necessidades especiais no domínio da aprendizagem das pessoas portadoras de deficiência, nomeadamente através do aumento do montante das bolsas, de forma a refletir os custos adicionais dos participantes com necessidades especiais. O Guia LLP define uma pessoa com necessidades especiais como um potencial participante cuja situação individual física, mental ou de saúde é tal cuja participação no projeto ou ação de mobilidade não seria possível sem suporte financeiro adicional. Em caso de aprovação do projeto IP e após a confirmação da participação de estudantes e/ou docentes com Necessidades Especiais e caso se verifique a necessidade de financiamento adicional para estes participantes, deverá a IES coordenadora do IP solicitar financiamento adicional para o efeito junto da ANPROALV através do preenchimento de um formulário que se encontra em 1 COM (96) 406 final 2 OJ C 12/1 of 13 January 1997 Página 8 de 27

9 Parte II Gestão da Ação 1. GESTÃO CONTRATUAL 1.1. Contrato Financeiro O contrato financeiro é composto por Condições Especiais, Condições Gerais e anexos. O contrato é enviado pela ANPROALV às entidades beneficiárias, via correio eletrónico, juntamente com os anexos que o constituem. Após a receção do contrato financeiro, as entidades beneficiárias devem proceder à sua impressão em duplicado. Os dois exemplares do contrato financeiro devem ser assinados e rubricados em todas as páginas pelo representante legal da entidade beneficiária, identificado na primeira página do mesmo. O contrato financeiro deve, igualmente, ser datado e autenticado com carimbo da entidade. Caso não seja o representante legal a assinar o contrato financeiro, deve ser enviado um documento que comprove a autoridade do signatário para assinar documentos contratuais em nome do beneficiário. No caso de substituição do representante legal, deve a instituição beneficiária enviar à ANPROALV um ofício informativo e um documento que comprove a autoridade legal do signatário. As instituições beneficiárias privadas devem enviar o contrato com assinatura reconhecida na qualidade e com poderes para o ato. O contrato financeiro não pode ser modificado, rasurado ou de alguma forma alterado. Os dois exemplares, devidamente assinados e rubricados, devem ser devolvidos à ANPROALV, via correio postal, no prazo de 30 dias consecutivos, a partir da data de envio do contrato financeiro às entidades beneficiárias Período de vigência e período de elegibilidade contratual Relativamente ao período de vigência e de elegibilidade contratual consultar o Contrato Financeiro - Condições Especiais Art.º 2, II.2 e Art.º IX Adiantamentos e Reembolsos durante o período contratual Sobre procedimentos relativos a Adiantamentos e Reembolsos deve a IES consultar as Condições Especiais do Contrato financeiro, Artigo Recuperação por compensação (Offsetting) No caso de a AN ter mais que um Contrato com o mesmo beneficiário, pode ser feita recuperação de fundos através de Offseting (sistema de compensação financeira) Página 9 de 27

10 Nestes termos, o beneficiário é informado de que o valor a recuperar será descontado ao montante de uma transferência a efetuar no âmbito do mesmo ou de outro Contrato Financeiro, mesmo que este esteja ao abrigo de um subprograma diferente. A informação sobre a aplicação deste procedimento é comunicada juntamente com o ofício que formaliza a análise do relatório e a comunicação do respetivo pagamento/reembolso. Sempre que o prazo para uma devolução tiver sido ultrapassado, o procedimento será aplicado sem qualquer outra comunicação oficial sobre o assunto. São passíveis deste procedimento Contratos pertencentes a diferentes convenções do PALV, bem como Contratos da segunda fase dos Programas Sócrates e Leonardo da Vinci Anexos ao Contrato Financeiro Fazem parte integrante do contrato financeiro os seguintes documentos: Anexo I - Formulário de Candidatura ao Programa Intensivo da Instituição beneficiária O formulário de candidatura da instituição beneficiária faz parte integrante do contrato financeiro, juntamente com todos os seus anexos e tabelas de subsistência para estudante e pessoal docente. Anexo II Identificação dos parceiros elegíveis Qualquer parceiro cujo nome não esteja identificado no Anexo II do contrato financeiro não é reconhecido como tal no âmbito desse contrato, e como resultado todos os custos relacionados com esse parceiro são considerados inelegíveis. Anexo III Formulário de Relatório Final da instituição beneficiária Relatório narrativo, financeiro e estatístico, a ser entregue à ANPROALV até 60 dias após o final do período de elegibilidade contratual, ou seja até 31 Outubro Anexo IV - Formulário de Relatório Final de estudante Relatório final a ser preenchido por todos os estudantes participantes no IP. Anexo V Formulário de Relatório Intercalar da instituição beneficiária Relatório narrativo e financeiro, a ser entregue à ANPROALV até dia 28 de Fevereiro GESTÃO FINANCEIRA Para o ano em causa, o Guia das Agências Nacionais 2013 refere que caso o orçamento disponível na ação IP não seja suficiente para financiar todas as candidaturas com qualidade suficiente, a ANPROALV pode oferecer às candidaturas que passaram a pontuação mínima qualitativa, a organização do IP sem apoio financeiro na rubrica Custos de Organização. Os candidatos têm que aceitar organizar o IP sem apoio financeiro para os Custos Organizacionais de acordo com as condições definidas no contrato financeiro e na candidatura aprovada. Os contratos financeiros sem atribuição de financiamento à rubrica Custos Organizacionais recebem financiamento para as rubricas de Subsistência e Viagens. Página 10 de 27

11 2.1. Princípios Gerais O Coordenador do projeto deve assegurar que: Todos os custos/despesas incorridas são necessárias para o desenvolvimento do projeto e que não são desnecessariamente elevados; Nenhuma instituição da parceria obterá lucro do financiamento atribuído pela CE; Cada item de despesa é apenas incluído numa só rubrica de despesa do relatório financeiro Despesas Elegíveis Apenas os custos/despesas diretamente relacionadas com a implementação das atividades aprovadas, descritas no plano de trabalho do projeto, e incorridas pelas instituições parceiras do IP (identificadas no anexo II ao contrato financeiro), são elegíveis. Existem três categorias de custos elegíveis para financiamento: Custos organizacionais Financiamento atribuído como lump sum para fazer face aos custos organizacionais referentes à preparação do Programa Intensivo, à sua implementação e acompanhamento. Este montante é idêntico para todos os cursos IP organizados no país, tendo como limite máximo o montante previsto no Convite Nacional 2013 (4.880,00 ); Custos de viagem Financiamento atribuído, com base em custos reais, para fazer face aos custos de viagem de estudantes e pessoal docente oriundos das instituições parceiras que não aquela onde o IP tem lugar. Não são elegíveis despesas com seguros de viagem e custos de cancelamento de viagens. Apenas serão consideradas elegíveis as despesas de viagem para um máximo de 60 estudantes e um máximo de 20 professores universitários. Custos subsistência Financiamento atribuído como flat rate, baseado em escalas de custos unitários, para fazer face aos custos de subsistência (alojamento e alimentação) de estudantes e pessoal docente, participantes no IP (curso), oriundos das instituições parceiras do projeto que não aquela onde o IP tem lugar. Apenas serão consideradas elegíveis as despesas de viagem para um máximo de 60 estudantes e um máximo de 20 professores universitários. Os custos de Viagem e Subsistência de estudantes e docentes da IES coordenadora não são elegíveis se o IP tiver lugar na cidade onde a IES coordenadora está localizada. Os custos de Viagem e Subsistência de estudantes e docentes de uma IES parceira não são elegíveis se o IP tiver lugar na cidade onde a IES parceira está localizada Despesas Não Elegíveis Os seguintes itens de despesa não são elegíveis: Página 11 de 27

12 a) Despesas incorridas com instituições, estudantes e pessoal docente de instituições não elegíveis no âmbito do projeto IP; b) Despesas incorridas antes/depois do período de elegibilidade indicado no contrato; c) Despesas já financiadas por outra fonte, em particular por outros fundos comunitários (se existe complementaridade entre fundos, deve ser devidamente justificada); d) Despesas de alojamento e subsistência de pessoal docente e/ou estudantes da instituição onde o IP tem lugar; e) Despesas de viagem de e para países não participantes no PALV, a não ser que exista autorização prévia da ANPROALV; f) Despesas com atividades de investigação ou conferências; g) Despesas de entretenimento ou de representação; h) Custos com a substituição de pessoal envolvido no projeto; i) Contribuições em género; j) Taxas de criação ou manutenção de linhas de crédito; k) Multas e custos com ações legais; l) Despesas excessivas ou sumptuárias. Não pode ser cobrada aos estudantes qualquer taxa de participação no IP. Contudo, podem ser cobradas algumas verbas para, por exemplo, a participação numa excursão ou atividades similares ou ainda outro tipo de despesas que são normalmente cobradas aos Estudantes Erasmus Regras de elegibilidade aplicadas aos diferentes tipos de despesa Custos Organizacionais No âmbito dos custos organizacionais, são consideradas elegíveis quaisquer despesas incorridas com a preparação, implementação, organização e gestão do projeto IP. Para a atribuição desta verba e respetivo cálculo final é suficiente comprovar que o projeto teve lugar através da apresentação das listas de presença diárias do curso, assinadas por todos os participantes (estudantes e docentes), e de todos os Relatórios Finais dos estudantes participantes no projeto Custos de Viagem Para o financiamento das viagens diretamente relacionadas com a participação de estudantes e pessoal docente, oriundos de outras IES participantes no IP, que não aquela onde o IP se realiza (inclusive de outra instituição parceira localizada no país onde o IP se realiza). Apenas serão consideradas elegíveis as despesas de viagem para um máximo de 60 estudantes e um máximo de 20 professores universitários. Todas as despesas de viagem de pessoal que não participa efetivamente no IP deverão ser consideradas na rubrica de custos de organização. De acordo com o definido no Convite Nacional 2013, o montante máximo de viagem que poderá ser financiado é de 300,00 por mobilidade para as viagens internacionais e de 30,00 por mobilidade para as viagens nacionais (de participantes oriundos de IES parceiras localizadas no país onde o IP tem lugar). Página 12 de 27

13 As despesas de viagem incorridas fora dos países participantes no PALV não são elegíveis, exceto em casos apresentados à consideração da ANPROALV, com a devida antecedência e que recebam autorização formal. As despesas de viagem serão consideradas com base nos custos reais incorridos (incluindo custos com Vistos), no total ou em parte de acordo com o definido no Convite Nacional 2013, independentemente dos meios de deslocação utilizados, (comboio, autocarro, táxi, avião, viaturas de aluguer). Os parceiros devem utilizar os meios de deslocação mais económicos (ex.: tarifas APEX para viagens de avião ou tarifas em promoção ou especiais). Caso não seja possível cumprir com estas condições, os candidatos deverão providenciar informação detalhada, de forma a justificar os custos adicionais. As despesas de viagem devem incluir todos os custos e todos os meios de deslocação desde a origem até ao destino (e vice-versa). No processo de escolha da viagem para o período de mobilidade, o beneficiário deverá optar, de entre todas as escolhas, pela opção mais económica. Neste sentido, sugere-se que os beneficiários, para obterem viagens mais baratas, procedam à sua reserva e compra com a devida antecedência. Como regra geral, as viagens deverão ser efetuadas de avião. O beneficiário poderá fazer uso de comboio ou de viatura própria como forma de deslocação, mas deverá fazer prova que: a) ou a viagem de comboio ou a viagem de viatura própria ocorre por não existirem viagens de avião para o destino em causa; b) ou a viagem de comboio ou a viagem de viatura própria é mais económica do que a viagem de avião. No que se refere às deslocações em viatura própria, salienta-se, que devem ser sempre situações excecionais e nunca a regra. Contudo e sempre que a opção de viagem recaia sobre a viatura própria deverão ser sempre apresentados todos os comprovativos de despesa (recibos de combustível e portagens). Alguns percursos podem não ter portagens, mas os recibos de combustível devem ser apresentados sempre. Toda a documentação que ateste o valor efetivamente pago (real) de viagem deve ser guardado no processo do respetivo participante. Para viaturas de aluguer (máximo permitido: classe B ou equivalente) ou táxi, os custos reais serão elegíveis, desde que não sejam excessivos em comparação com outros meios de deslocação (deverá ter-se, igualmente, em consideração outros fatores, tais como tempo de viagem, excesso de bagagem etc.) Custos de Subsistência Os custos de subsistência de estudantes e de docentes que participam diretamente no IP serão considerados elegíveis sob este título, desde que oriundos das instituições parceiras, que não aquela onde o IP tem lugar. Página 13 de 27

14 Apenas serão consideradas elegíveis as despesas de alojamento e de subsistência para um máximo de 60 estudantes e um máximo de 20 professores universitários. Todas as despesas de alojamento e de subsistência que não se relacionem efetivamente com a participação no IP, deverão ser consideradas sob o título reservado aos custos organizacionais. Os custos de subsistência são atribuídos mediante um sistema de: a) Taxas diárias para estudantes; b) Taxas diárias e semanais para pessoal docente. As taxas de subsistência incluem acomodação, refeições e todas as deslocações locais. Tenha-se em atenção que ao calcular o número de dias, a Taxa de Subsistência Diária irá incidir sobre um dia completo. Uma semana é equivalente a um período de mobilidade de 7 dias completos e consecutivos. O IP deve ter lugar sem interrupção e os dias de trabalho só podem ser separados por fins de semana. A subsistência pode também ser calculada para os fins de semana independentemente de existirem ou não atividades de trabalho. Se não existirem atividades de trabalho durante o fim de semana, estes dias não são considerados elegíveis na contagem da duração mínima do IP, que tem que contabilizar pelo menos 10 dias de trabalho efetivo e contínuo. A duração da atividade de trabalho diária deve ser de 6/8horas por dia. Um dia de trabalho com uma duração inferior será considerado apenas como meio-dia, correspondendo, em termos de custos, apenas a meio dia da taxa diária aplicada. A instituição beneficiária poderá distribuir o financiamento necessário às atividades de mobilidade (subsistência e viagem) aos estudantes e pessoal docente participante ou organizar ela própria o alojamento e/ou as refeições para os participantes no IP. De qualquer forma, o financiamento recebido para as atividades de mobilidade (subsistência e viagens) deve ser utilizado para esse efeito e gerido de forma transparente. 2.5 Transferências de verbas entre rubricas Por derrogação do artigo 13 das Condições Gerais e sem prejuízo das condições financeiras estabelecidas nos paragrafos 1 e 2 desse artigo, o beneficiário pode, no desenvolvimento da ação, ajustar o orçamento estimado através de transferências entre as rubricas orçamentais de Subsistência e Viagens, desde que o ajuste orçamental não afecte a implementação da acção e que as transferências entre as rubricas orçamentais não excedam 10% do montante da rubrica mais baixa. A transferência de verbas não poderá dar lugar à alteração das taxas e montantes máximos de Subsistência e Viagens, definidas no Convite Nacional O beneficiário compromete-se a informar a ANPROALV por escrito, antes de efectuar qualquer transferência de verba. 2.6 Critérios aplicados na atribuição de financiamento Página 14 de 27

15 a) Custos de Organização tendo por base o montante máximo definido no Convite Geral à Apresentação de Candidaturas 2013, (Guia LLP, parte 1, tabela 3A), foi atribuído a cada projeto IP o montante máximo de 4.880,00, correspondendo a 80% do montante definido na tabela. b) Subsistência tendo por base o previsto no Convite Geral à Apresentação de Candidaturas 2013 (Guia LLP, parte 1, tabela 1A e 1B), foi aplicado o seguinte: - Estudantes - utilização da tabela 1B do Convite Geral 2013 a 100% (tabela 1 do formulário de candidatura): número de dias de estada multiplicado pela taxa diária (daily rate) - Docentes - utilização da tabela 1A Convite Geral 2013 a 50% (tabela 2 do formulário de candidatura): As tabelas de Subsistência dos Estudantes e Docentes 2013 estão disponíveis nas últimas páginas do presente documento. c) Viagem o financiamento para esta rubrica de atividade foi atribuído a 75% do custo real estimado (ex-ante) na candidatura até ao limite máximo de 300,00 por mobilidade para as viagens internacionais e de 30,00 por mobilidade para as viagens nacionais (de participantes oriundos de IES parceiras localizadas no país onde o IP tem lugar), de acordo com o definido no Convite Nacional Conta Bancária A conta bancária identificada no contrato financeiro e para onde é transferida a subvenção outorgada, deve estar no nome da instituição beneficiária (contas em nome individual não serão aceites) e ser específica para o(s) IP(s), se possível. O beneficiário tem de utilizar um sistema de contabilidade que possibilite identificar os movimentos na conta bancária relacionados com as despesas e receitas de cada projeto. Levantamentos da conta em dinheiro devem ser evitados e caso tal se verifique devem ser suportados por recibos. 3. GESTÃO ADMINISTRATIVA 3.1. Alterações ao Contrato Financeiro De acordo com o previsto no Artigo 13 das Condições Gerais, qualquer alteração ao contrato financeiro carece de uma adenda. Os Contratos podem vir a ser alvo de adenda quer a pedido da IES, quer por iniciativa da ANPROALV, sempre que se verificar ser necessário introduzir alguma alteração relativa a representantes legais, alteração de dados bancários ou outras questões de foro legal e financeiro. A ANPROALV considera que a informação reportada no Relatório Intercalar (RI) constitui um pedido formal de alteração aos valores máximos de financiamento, sempre que a IES comunique nos mesmos a intenção de não utilizar parte da verba de qualquer rubrica financiada, pelo que o ofício onde se formaliza a análise do relatório indicará expressamente qualquer alteração à subvenção, constituindo-se como um ofício-adenda, Página 15 de 27

16 que entra de imediato em vigor, salvaguardando-se o direito do beneficiário, disposto no artigo 4º do Contrato Condições Especiais. Sempre que estejam em causa alterações contratuais relativas à atribuição de verba para participantes com necessidades especiais (DIS&SEVD), a ANPROALV comunicará, por correio eletrónico, o resultado da análise da situação à respetiva entidade. O representante legal da entidade, 2º outorgante do presente Contrato, deverá responder à mensagem de correio eletrónico referido anteriormente, de acordo com as orientações constantes do mesmo. Na eventualidade da aceitação da alteração proposta, a ANPROALV emitirá a respetiva adenda, que entra de imediato em vigor. Em qualquer outra ocorrência, a ANPROALV emitirá uma adenda que deverá ser formalmente assinada por ambas as partes, entrando em vigor após a assinatura da própria AN. Em resultado da necessidade de formalização de qualquer alteração ao montante da subvenção, os pagamentos a efetuar na sequência das mesmas ficam suspensos até à aceitação da alteração por ambas as partes Gestão da Parceria No âmbito da gestão da parceria, o beneficiário deve: a) Assegurar que o volume de trabalho dos estudantes participantes é reconhecido, preferencialmente através da utilização de créditos ECTS. b) Tomar todas as medidas necessárias para assegurar uma cooperação ativa dos seus parceiros bem como a observância, sem exceção, de todos os requisitos previstos no contrato financeiro. Para o efeito, o Coordenador pode decidir estabelecer acordos bilaterais com cada um dos parceiros; c) Enviar uma cópia do contrato financeiro, incluindo os anexos, a cada parceiro. Qualquer parceiro cujo nome não esteja identificado no Anexo II do contrato financeiro não é reconhecido como tal no âmbito desse contrato, e como resultado todos os custos relacionados com esse parceiro, incluindo quaisquer mobilidades de estudantes e pessoal docente, são considerados inelegíveis. A ANPROALV declina qualquer responsabilidade relativamente às relações entre parceiros, inclusive e em particular no que respeita a qualquer distribuição das verbas outorgadas, entre o beneficiário e os seus parceiros Seleção dos participantes no IP A seleção dos participantes no IP é definida e realizada pela parceria do projeto IP. Página 16 de 27

17 Parte III Relatórios 1. CONSIDERAÇÕES GERAIS A instituição beneficiária é responsável perante a ANPROALV pela justificação de todos os custos elegíveis e pela descrição de todas as atividades desenvolvidas, no âmbito do projeto. Os relatórios são cruciais para o projeto, pois permitem uma avaliação geral de: - Resultados obtidos pelo projeto, relativamente aos objetivos (no que se refere a atividades/produtos) previstos em candidatura; - Custos incorridos de forma a obter estes resultados. Os Relatórios Intercalar e Final devem fornecer uma imagem completa e precisa do projeto. A instituição beneficiária é assim aconselhada a ler os formulários de relatório, assim que os receber, para que se familiarize com o seu conteúdo geral e informação financeira necessária ao seu correto preenchimento. Todos os montantes declarados nos relatórios financeiros devem ser expressos em Euros e arredondados para o número inteiro mais próximo. Para esse fim o beneficiário deve converter todas as despesas para Euro à taxa mensal, estabelecida pela Comissão Europeia e publicada no seu websitehttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&searchfield=&per iod=2003-9&delim=,&language=en), do dia em que o primeiro pagamento foi efetuado pela ANPROALV ao beneficiário. A ANPROALV reserva-se o direito de recusar qualquer relatório financeiro cujos montantes estejam declarados em qualquer outra moeda. 2. RELATÓRIO INTERCALAR (R.I.) O Relatório Intercalar deve ser submetido à ANPROALV, dentro do prazo estabelecido no artigo IV Fevereiro de 2014, utilizando o modelo disponível no anexo V do contrato financeiro. Este documento é apresentado em formato Excel composto por quatro folhas: 1 General instructions 2 Declaration para assinatura do Representante Legal da instituição beneficiária 3 Part 1 Summary of the activities 4 Part 2 Declaration of expenditure & Transfer between budget headings O R.I. deve ser datado e assinado pelo representante legal da instituição beneficiária e enviado via correio eletrónico e postal à ANPROALV. Antes da submissão do relatório, o beneficiário deve conferir que os totais e subtotais estão aritmeticamente corretos. O beneficiário deve dar conhecimento às instituições parceiras do R.I. Página 17 de 27

18 Este relatório tem como objetivo avaliar o desenvolvimento do projeto e respetiva execução financeira de forma a potenciar uma melhor aplicação das subvenções Comunitárias Análise do Relatório Intercalar (R.I.) Após a submissão do R.I., a ANPROALV dispõe de 45 dias para aprovar ou rejeitar o documento. Na sequência da análise do R.I. e se tiverem sido declaradas verbas como não executadas nem a executar, até ao final do período contratual, a ANPROALV emitirá um pedido de reembolso no montante dessas verbas. A ANPROALV emitirá ainda uma Adenda ao contrato financeiro caso se tenham verificado alterações ao financiamento do projeto na sequência do R.I., conforme o disposto no ponto 3.1 parte II do presente documento. 3. RELATÓRIO FINAL (R.F.) O RF deve ser submetido à ANPROALV, dentro do prazo estabelecido no artigo IV de Outubro de 2014, utilizando o modelo disponível no anexo III do contrato financeiro. Este documento é apresentado em formato Word e Excel, composto por quatro partes: Part 1 - Description of the project activities, products and results (Word format - Annex III) Part 2 - Declaration of Expenditure (Excel tables Annex III, Part 2) Part 3 - Statistical data (Excel tables Annex III, Part 3) Documento a ser disponibilizado às instituições beneficiárias no decorrer do ano académico Part 4 - Acknowledgement of receipt O R.F. deve ser escrito numa das línguas oficiais da EU, preferencialmente em português ou inglês, no modelo próprio em anexo ao contrato. Este modelo pode ser alterado pela ANPROALV através de uma simples notificação ao beneficiário. O R.F. deve ser datado e assinado pelo representante legal da instituição beneficiária. Antes da submissão do relatório financeiro, o beneficiário deve conferir que os totais e subtotais estão aritmeticamente corretos. O beneficiário deve dar conhecimento às instituições parceiras do R.F Falta de Submissão do Relatório Final Caso o R.F. não seja recebido pela ANPROALV na data definida para o efeito, a ANPROALV enviará uma carta formal lembrando o beneficiário e dando o prazo de 30 dias de calendário para o envio dos documentos. Se o RF não for recebido neste prazo, a ANPROALV enviará uma notificação, por correio registado, cancelando o contrato financeiro e solicitando o reembolso da totalidade das verbas pagas ao beneficiário no âmbito do respetivo contrato financeiro. Este procedimento aplica-se também aos Relatórios Intercalares. Página 18 de 27

19 3.2. Análise do Relatório Final Após a submissão do R.F., a ANPROALV dispõe de 60 dias para aprovar ou rejeitar o R.F. Este período de tempo poderá ser suspenso no caso de a ANPROALV solicitar ao beneficiário documentos ou informação adicional. A verificar-se esta situação, o beneficiário dispõe de um prazo de 30 dias para enviar à ANPROALV os documentos ou a informação adicional solicitada Relatório Narrativo (Annex III, Part 1 - Description of the project activities, products and results) A parte narrativa do relatório tem por objetivo fornecer uma imagem detalhada do projeto mediante a descrição das atividades realizadas, produtos e resultados obtidos no decorrer do Programa Intensivo e canais para disseminação dos mesmos, assim como dos processos de seleção e avaliação dos participantes, reconhecimento académico aos estudantes, impacto do IP aos níveis individual e institucional e o contributo do IP para a concretização das prioridades estratégicas definidas pela CE Relatório Financeiro (Annex III, Part 2 - Declaration of Expenditure) A parte financeira do relatório é constituída por 3 quadros para declaração de montantes de despesa, onde devem ser expressas todas as despesas realizadas no decorrer do projeto. A) Custos Organizacionais A contribuição final para os custos de organização e gestão do IP será considerada como lump sum, tendo por base provas de participação no curso IP por um número apropriado de estudantes e docentes. A ANPROALV poderá solicitar as listas de participação no IP e todos os Relatórios Finais dos estudantes participantes no projeto. As listas de participação ou listas de presença, têm que conter a identificação de todos os participantes (estudantes e docentes), ser assinadas diariamente pelos participantes (estudantes e docentes) e ter as datas de início e fim do IP/curso. Os Custos Organizacionais serão considerados até ao montante máximo, para esta rubrica, outorgado no contrato financeiro. B) Custos de Viagem A contribuição final para os custos de viagem será determinada tendo por base as verbas declaradas no R.F., desde que as mesmas não ultrapassem os montantes máximos por mobilidade definidos no Convite Nacional A ANPROALV poderá solicitar documentos comprovativos de viagens (custos reais incorridos, incluindo Vistos): faturas, recibos, bilhetes de viagem usados, fotocópias dos Vistos, cartões de embarque, provas de pagamento, etc. Página 19 de 27

20 Poderão ainda ser solicitadas as provas de pagamento das despesas de viagem aos participantes, pelo que estes devem ser avisados sobre a necessidade de guardar os documentos para posterior entrega à instituição coordenadora do IP. C) Custos de Subsistência A contribuição final para os custos de subsistência dos estudantes e docentes participantes no IP, será determinada tendo por base as verbas declaradas no R.F., desde que as mesmas não ultrapassem as taxas máximas de subsistência por tipo de mobilidade (estudantes e/ou pessoal docente), tal como definido no Convite Nacional A ANPROALV poderá solicitar documentos comprovativos dos custos de subsistência: provas da participação na ação (através de um certificado de participação especificando as datas de inicio e fim da atividade e assinado pela instituição de acolhimento) e/ou qualquer outro documento justificativo dessa estadia. Quaisquer outros custos incorridos no âmbito do IP serão suportados pelo beneficiário. O número real de participantes no Programa Intensivo (estudantes e docentes) deverá ser indicado no R.F. Tenha-se em atenção que esta informação poderá ter consequências no cálculo da subvenção final do projeto. Se o número real de estudantes que se deslocaram de pelo menos 2 outros países parceiros para o país onde o IP se realizou for inferior a 10, todo o projeto será declarado como não elegível Relatório Estatístico (Annex III, Part 3 - Statistical data) A parte estatística do relatório tem por objetivo a recolha de informação sobre o projeto IP e sobre os estudantes e docentes participantes, para fins estatísticos a enviar à CE. A CE encontra-se a preparar o documento de relatório estatístico, pelo que o mesmo será disponibilizado às instituições beneficiárias no decorrer do ano académico RELATÓRIO FINAL DE ESTUDANTES (Annex IV - Final report form for students) Todos os estudantes que participam no IP devem preencher o R.F. de estudante (anexo IV do contrato financeiro) em formato eletrónico, no último dia do curso e entregá-lo ao organizador do curso. A entidade beneficiária é responsável pela recolha dos relatórios dos estudantes, e pelo seu envio à ANPROALV, juntamente com o seu R.F., até 31 de Outubro de FINALIZAÇÃO DO PROCESSO CONTRATUAL Após a conclusão da análise do R.F., a ANPROALV notifica o beneficiário, por escrito, relativamente à aprovação ou rejeição do R.F. Na sequência da análise do R.F., a ANPROALV pode solicitar o reembolso parcial ou total do primeiro pagamento, se: Página 20 de 27

21 a) o beneficiário não cumpriu o requisito mínimo de 10 dias de trabalho contínuo e mínimo de 10 estudantes participantes estrangeiros oriundos de pelo menos 2 instituições parceiras; b) o R.F. não tiver sido submetido dentro do prazo definido; c) a ação não for executada de acordo com o previsto no contrato financeiro. Constitui exceção à alínea c) se o beneficiário foi incapaz de realizar a atividade por motivos de força maior, devidamente comunicado à ANPROALV. A notificação de encerramento mencionará o montante final de verba Comunitária, o montante do saldo final a pagamento ou o montante a ser reembolsado pelo beneficiário, bem como as condições para se proceder ao reembolso. A notificação mencionará ainda a possibilidade e as condições de recurso, caso o beneficiário discorde das conclusões da ANPROALV. Página 21 de 27

22 Parte IV Acompanhamento e Controlos Primários 1. ACOMPANHAMENTO O beneficiário deverá participar em pelo menos uma reunião organizada pela ANPRO- ALV. O beneficiário aceita participar e contribuir para as atividades de acompanhamento e avaliação organizadas pela ANPROALV e pela Comissão Europeia. O beneficiário concede à ANPROALV, à Comissão Europeia, ao Gabinete Europeu Contra a Fraude bem como ao Tribunal Europeu de Auditores o acesso total às instalações onde o programa foi desenvolvido, bem como a todos os documentos relativos à implementação do programa, aos seus resultados e à utilização da verba de acordo com os termos e condições definidos no contrato financeiro. Este direito de acesso deve ser permitido até um prazo de 5 anos após a data do pagamento final ao projeto. 2. CONTROLO A ANPROALV assegurará a elegibilidade das atividades apoiadas com fundos da UE e a legalidade e regularidade das operações subjacentes. Para o efeito, a ANPROALV levará a cabo os chamados "controlos primários". Os controlos primários a serem realizados pela ANPROALV, em relação aos beneficiários, consistem no seguinte: Análise dos relatórios finais; Desk check: análise do material de suporte, em sede de análise do relatório final; On the spot check: durante a execução de uma atividade financiada; Auditoria realizada após a conclusão das atividades; Dependendo do tipo de ação descentralizada e do tipo de financiamento concedido, diferentes tipos de controlos primários podem ser combinados em relação aos níveis de risco e aos objetivos do controlo Desk checks de material de suporte Na fase de análise do Relatório Final, ou após a sua conclusão, a ANPROALV levará a cabo um desk-check do material de suporte de uma amostra de beneficiários/projetos de acordo com as percentagens e números definidos pela CE. A ANPROALV solicitará os documentos originais ou as fotocópias de todos os documentos para o controlo de desk check do material de suporte On the spot checks (verificação no local) Página 22 de 27

23 A ANPROALV realizará um número de on-the-spot-checks a beneficiários/projetos, de acordo com as percentagens e números definidos pela CE, consistindo o mesmo numa Auditoria financeira, após a receção do relatório final. Mais informação sobre os controlos primários mencionados nos pontos anteriores será fornecida em caso de seleção para controlo ou a pedido da IES Auditoria O beneficiário aceita disponibilizar qualquer informação solicitada pela ANPROALV, pela Comissão Europeia ou por qualquer outro organismo autorizado pela ANPROALV ou pela CE, para confirmação de que a ação e as condições previstas no contrato financeiro, estão a ser devidamente implementadas. As auditorias podem ter lugar no decorrer da implementação das atividades do projeto até à data do pagamento final e por um período de 5 anos a contar a partir da data do pagamento final. Página 23 de 27

24 País Acolhimento Taxa Diária N.º Dias Tabela de Subsistência Estudantes ( ) AT BE BG CH CY CZ DE DK EE ES FI FR GB GR HR HU IE IS IT LI LT LU LV MT NL NO PL PT RO SE SI SK TR Página 24 de 27