GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

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1 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Gestão de Projetos de Infraestrutura Luciano Rodrigues de Souza

2 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto.

3 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Tipos de atividades de comunicação: Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público); Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal ( s, memorandos, discussões ad hoc); Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas); Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).

4 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Habilidades de comunicação: Escutar ativamente e de modo eficaz; Perguntar, discutindo ideias e situações para assegurar um entendimento melhor; Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz; Levantar dados para identificar ou confirmar as informações; Definir e administrar as expectativas;

5 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Persuadir uma pessoa, equipe ou organização a executar uma ação; Motivar para encorajar ou reassegurar; Orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados; Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; Solucionar conflitos para evitar impactos negativos; e Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

6 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

7 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. O principal benefício deste processo é a identificação e a documentação da abordagem de comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

8 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES O planejamento das comunicações do projeto é importante para alcançar o êxito final de qualquer projeto. O planejamento inadequado das comunicações pode causar problemas, tais como o atraso na entrega de mensagens, a comunicação de informações para o público incorreto ou a comunicação insuficiente para as partes interessadas e a má intepretação das mensagens comunicadas. Comunicação eficaz significa que as informações são fornecidas no formato correto, na hora certa, ao público certo e com o impacto necessário. Comunicação eficiente significa fornecer somente as informações que são necessárias.

9 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Os métodos de armazenamento, recuperação e disposição final das informações do projeto devem ser considerados e documentados de forma apropriada durante o processo. Pontos importantes a ser considerados: Quem precisa de quais informações, e quem está autorizado a acessar tais informações; Quando as informações serão necessárias; Onde as informações devem ser armazenadas; O formato em que as informações devem ser armazenadas; Como as informações podem ser recuperadas; e Se o fuso horário, as barreiras linguísticas e as considerações multiculturais devem ser levados em consideração.

10 TECNOLOGIA DE COMUNICAÇÕES Os métodos usados para transferir informações entre as partes interessadas do projeto podem variar de modo significativo. Os fatores que podem afetar a escolha da tecnologia de comunicação incluem: Urgência da necessidade de informações. Disponibilidade de tecnologia. Facilidade de uso. Ambiente do projeto. Sensibilidade e confidencialidade das informações.

11 MODELOS DE COMUNICAÇÕES

12 MODELOS DE COMUNICAÇÕES A sequência de passos de um modelo básico de comunicação é: Codificação. Transmissão da mensagem. Decodificação. Confirmação. Feedback/Resposta.

13 MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO Comunicação interativa. Comunicação ativa. Comunicação passiva.

14 GERENCIAR AS COMUNICAÇÕES Gerenciar as comunicações é o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.

15 CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. O principal benefício deste processo é a garantia de um fluxo ótimo de informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.

16 ESTUDO DE CASO A empresa Um + Um Distribuidora Ltda. é uma grande atacadista de produtos de diversos gêneros. Desde a sua fundação em 1986, a empresa tem mantido um crescimento significativo e, nos últimos 5 anos, apresentou um crescimento de 10% ao ano. Com o objetivo de acomodar o seu crescimento, Um + Um alugou 2 edifícios, distribuídos dentro de uma grande área, a fim de efetivar as suas atividades e a mudança de seus funcionários para os mesmos. Nos últimos anos a empresa chegou a um faturamento anual de R$ ,00 e a um acréscimo de contratação, chegando a um número médio de 500 funcionários.

17 ESTUDO DE CASO Com os conhecimentos e recursos limitados, a empresa optou por contratar uma empresa que fosse especialista para projetar e adequar o novo edifício, dentro de uma infraestrutura que considerasse uma solução de rede de comunicação completa. Esta rede deverá suportar as suas necessidades de telecomunicações atuais e futuras. A contratada deve apresentar uma solução de cabeamento estruturado, determinando os componentes requeridos (estruturação dos pontos de comunicação, localização das salas de Telecom e Equipamentos, Rede Primária e Entrada de Facilidades). Deverá ser apresentado também o diagrama de distribuição, os link s externos e internos e a lógica de ligação, equipamentos de rede cabeada e sem fio, roteadores externos, mobiliário de telecomunicação e os servidores da rede.

18 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Planejamento das Comunicações Visando a maior interação entre as partes interessadas no projeto, esse planejamento definir como será a distribuição das informações referentes ao projeto, de forma a orientar todas as partes interessadas no projeto. Por definição, a comunicação terá as seguintes características: Se for de caráter técnico, será encaminha para o setor responsável, com o maior nível de detalhe possível; Caso seja informativa, deverá conter uma breve explicação sobre o contexto do seu conteúdo, mas não existe a necessidade de maiores detalhamentos;

19 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Toda a comunicação será realizada através de meio eletrônico ( ), sempre direcionado em destinatário ou cópia ao gerente do projeto. Para garantir a segurança do trafego de informações, todas as mensagens encaminhas deverão ter solicitação de confirmação de entrega e leitura; O gerente do projeto será o ponto de decisão da equipe e o ponto de informação das demais partes interessadas no projeto. Para tanto, qualquer informação oficial sobre o projeto as partes interessadas sempre será enviada pelo gerente do projeto; Por definição, receberam informações sobre o projeto, a equipe do projeto, os parceiros e o cliente;

20 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO A comunicação será através de relatórios semanais, existindo a possibilidade de enviar s adicionais a qualquer momento em caso que justifique o adiantamento. Já a comunicação entre a equipe de desenvolvimento ocorrerá a qualquer momento que se fizer necessário. Toda a equipe deve sempre está informada sobre o andamento do projeto; A reunião entre a equipe do projeto deverá ser agendada utilizando a ferramenta de controle de agenda corporativa utilizada pela equipe, onde toda reunião deverá ser agenda com o mínimo de 3 dias úteis de antecedência. Caso algum membro venha pedir o adiamento, só será aceito se realizado com 1 dia de antecedência. Toda reunião deverá ser registrada com ata, assinada pelos presentes e arquivada pelo gerente do projeto; Esse plano deverá sofre revisões para que atenda perfeitamente aos requisitos do projeto.

21 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Distribuição das Informações Os relatórios semanais enviados a todos os interessados no projeto deverão conter: Um resumo do projeto como um todo; Descrição do andamento do projeto; Lições aprendidas com problemas encontrados e soluções adotadas; Feedback das partes interessadas no projeto; Modificações solicitadas.

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