Como gerenciar a transição de forma bem sucedida

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1 Como gerenciar a transição de forma bem sucedida ISO 9001:2015 GUIA TÉCNICO Move Forward with Confidence

2 2 QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS MUDANÇAS NA ISO 9001? PLANEJAR FAZER VERIFICAR AGIR 4 5 CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO LIDERANÇA OPERAÇÃO PLANEJAMENTO AVALIAÇÃO DO 7 MELHORIA DESEMPENHO APOIO Entendendo a organização e seu contexto Liderança e comprometimento Ações para abordar riscos e oportunidades Recursos Competências Planejamento e controle operacionais Monitoramento medição análise e avaliação Não conformidade e ação corretiva Entendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas Determinando o escopo do SGQ Política Papéis, responsabilidades e autoridades Objetivos da qualidade e planejamento Planejamento de Mudanças Conscientização Comunicação Informações Documentadas Requisitos para produtos e serviços Projeto e Desenvolvimento de Produto e Serviçoes Auditoria interna Análise crítica pela direção Melhoria Contínua SGQ e seus processos Controle de processos, produtos e serviços providos externamente Produção e provisão de serviço O novo modelo é similar ao anterior. Embora a intenção seja de não recomendar a sequência de atividades que uma organização irá seguir ao implementar um sistema de gestão, cada organização é livre para interpretar o modelo como julgar adequado. s introdutórias 1 2 ESCOPO REFERÊNCIAS NORMATIVAS Liberação de produtos e serviços 3 4 TERMOS E DEFINIÇÕES CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO Controle de saídas não conformes 5 LIDERANÇA s básicas, comuns a todas as normas de sistemas de gestão PLANEJAMENTO APOIO OPERAÇÃO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MELHORIA Além das 3 cláusulas introdutórias habituais, a estrutura de alto nível, proposta no anexo SL para todos os sistemas de gestão ISO, inclui 7 cláusulas básicas comuns a todas as normas de sistemas de gestão. São elas: contexto da organização, liderança, planejamento, apoio, operação, avaliação de desempenho e melhoria. Para a ISO 9001, elas irão substituir as cláusulas atuais 4, 5, 6, 7 e 8. Ela segue os conhecidos ciclo PDCA e abordagem de processo das seções 4 a 10, em uma ordem que é consistente com o planejamento organizacional e gestão de processos.

3 3 4 CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO O Anexo SL introduziu duas novas cláusulas relativas ao contexto da organização: Ambas as cláusulas exigem que a organização determine as questões e os requisitos que podem ter um impacto sobre o planejamento do SGQ e podem servir como uma entrada para o desenvolvimento do sistema. Embora se faça referência à determinação de requisitos de partes interessadas relevantes, não há requisitos adicionais para assegurar que os bens e serviços atendam às necessidades e expectativas de outras entidades externas, além daquelas já identificadas na ISO 9001:2008. A alta direção da organização deve estar direta e ativamente envolvida no esclarecimento de sua missão e visão, considerando tanto as questões internas quanto as externas que possam afetar sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos. Os requisitos incluem a consideração de mudanças e tendências, relacionamentos, percepções e valores das partes interessadas, as prioridades estratégicas, a disponibilidade de recursos, e outras questões que poderiam ter um impacto sobre os objetivos da organização. O contexto da organização se refere ao ambiente de negócios no qual essa organização atua. Para fazer isso, ela deve primeiro decidir quais são os resultados pretendidos de seu SGQ e, depois, deverá determinar as questões externas e internas relevantes que afetam sua capacidade de alcançar esses resultados. Poderá ser mais fácil entender o contexto externo caso sejam consideradas questões decorrentes dos ambientes legais, tecnológicos, mercadológicos, culturais, sociais, econômicos e a concorrência, sejam eles internacionais, nacionais, regionais ou locais. Poderá ser mais fácil entender o contexto interno caso sejam consideradas questões relacionadas aos valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização. AMBIENTE DE NEGÓCIOS QUESTÕES EXTERNAS TECNOLÓGICAS ECONÔMICAS MERCADOLÓGICAS CONCORRENCIAIS CULTURA CONHECIMENTO QUESTÕES INTERNAS RESULTADO PRETENDIDOS VALORES DESEMPENHO CULTURAIS LEGAIS SOCIAIS Nota : O conceito de contexto da organização se aplica tanto às organizações sem fins lucrativos ou organizações prestadoras de serviço público, quanto àquelas com fins lucrativos. 4.2 ENTENDENDO AS NECESSIDADES E EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS Esse requisito vai além do que é descrito na atual cláusula 7.2, pois inclui não apenas os clientes diretos, mas também os usuários finais, fornecedores, distribuidores, revendedores e outros envolvidos na cadeia de suprimento, além dos reguladores e qualquer outra parte interessada relevante. Também se pretende prever as necessidades atuais e futuras, porque isso poderia levar à identificação de oportunidades de melhoria e inovação. A organização deve monitorar e analisar as informações sobre essas partes interessadas e seus requisitos relevantes. COMUNIDADE FUNCIONÁRIOS GOVERNO ENTENDENDO AS NECESSIDADES E EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS Planejar e implementar ações para tratá-los; A mudança para «informações documentadas» permite que a organização decida a necessidade, o tipo e o meio. Porém, os termos anteriores, como manual de qualidade, procedimento e registro, ainda podem ser usados se a organização preferir. EXCLUSÕES Este termo não é usado na ISO 9001:2015. No entanto, a organização deve avaliar os requisitos da norma e decidir quais, se não tratados, afetariam a sua capacidade de garantir a conformidade de seus produtos e serviços. SÓCIOS PARTES INTERESSADAS NO NEGÓCIO FÁMILIAS DOS FUNCIONÁRIOS CLIENTES INVESTIDORES

4 4 RIBBONS BANNERS 1 ESCOPO 4.4 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E SEUS PROCESSOS REQUISITO NOVO: 2 REFERÊNCIAS NORMATIVAS Determinação de riscos e oportunidades; Planejar e implementar ações para tratá-los; A mudança informações documentadas permite que 3 para TERMOS E DEFINIÇÕES a organização decida a necessidade, o tipo e o meio. Porém, os termos anteriores, como manual de qualidade, procedimento e registro, ainda podem ser usados se a organização preferir. 4 5 RIBBONS BANNERS CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO LIDERANÇA O PLANEJAMENTO PARA O SGQ 5.1 LIDERANÇA E COMPROMETIMENTO ORIGAMI BANNERS 6 NOVA DESCRIÇÃO DAS RESPONSABILIDADES OPERAÇÃO Esta cláusula 8 substitui a atual cláusula relativa às responsabilidades da direção. A eliminação do papel do representante da direção exige agora um papel de liderança mais proativa e maior envolvimento da alta direção identificação de riscos que podem afetar a 7 na APOIO conformidade dos produtos e serviços, a satisfação do cliente e a integração dos requisitos do SGQ aos seus processos de negócio. O comprometimento e a delegação de autoridade da gestão foram 9 nova AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO fortalecidos pela norma, o que significa que a responsabilidade RIBBONS BANNERS não incidirá sobre uma única pessoa. A política da qualidade deverá incluir o compromisso de melhoria de todos osmaurisaspectos relevantes do rutrum mattis nec mollis. SGQ, não apenas da sua eficácia, e deverá fornecer uma estrutura 10 IMPROVEMENT (isto é, um processo) para o «estabelecimento» dos objetivos da qualidade. MUDANÇAS IMPORTANTES: A alta direção deverá estabelecer, implementar e manter uma política da BANNERS qualidade; RIBBONS Que seja apropriada ao propósito e o contexto da organização; Que esteja disponível para as partes interessadas relevantes, conforme apropriado; Que esteja comprometida com a melhoria do SGQ; Que seja comunicada, entendida e aplicada dentro da organização ; Que seja mantida como informação documentada. A ALTA DIREÇÃO DEVE ESTAR ENVOLVIDA COM: o esclarecimento da missão e visão; a análise das mudanças e tendências; os relacionamentos, percepções e valores das partes interessadas; as prioridades estratégicas e a disponibilização dos recursos apropriados.

5 8 O PLANEJAMENTO PARA O SGQ PODE INCLUIR PREVENÇÃO, MITIGAÇÃO, ELIMINAÇÃO OU ACEITAÇÃO DE RISCOS OPERAÇÃO 6.1 AÇÕES PARA ABORDAR RISCOS E OPORTUNIDADES 1 ESCOPO 7 APOIO RIBBONS BANNERS 4 A cláusula relativa ao Planejamento é muito mais ampla do que a cláusula atual. Na cláusula 6.1, coloca-se ênfase no planejamento 2 tratar NORMATIVAS de ações para riscos identificados acordo com as cláusulas 9 REFERÊNCIAS AVALIAÇÃO DEdeDESEMPENHO 4.1 e 4.2. Em uma «nota», sugere-se que as opções para lidar com esses riscos poderão incluir evitar o risco, assumir o risco a fim de buscar uma 3oportunidade, eliminar a fonte de risco alterando a E DEFINIÇÕES 10 outermos IMPROVEMENT probabilidade as consequências do risco ou aceitar o risco por meio de uma decisão bem embasada. A referência a ações preventivas foi agora retirada da norma. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO 6.3 PLANEJAMENTO DE MUDANÇAS 5 LIDERANÇA Realizar as mudanças de uma forma planejada e sistemática, considerando: 8 7 O NOV O NOV O NOV OPERAÇÃO RIBBONS BANNERS As possíveis da mudança; 6 consequências O PLANEJAMENTO PARA O SGQ Integridade do SGQ; Disponibilidade de recursos; Alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades. APOIO GENERALIDADES 9 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PESSOAS INFRAESTRUTURA 10 IMPROVEMENT AMBIENTE PARA A OPERAÇÃO DOS PROCESSOS RECURSOS DE MONITORAMENTO E MEDIÇÃO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL A gestão de todos os recursos é abrangida pela cláusula de Apoio. Ela abrange tudo que consta na cláusula atual e com o mesmo título, mas acrescenta produtos e serviços de terceiros, equipamentos de monitoramento e medição e, muito importante, pessoas e conhecimento organizacional como recursos. A organização deve fornecer os recursos humanos necessários para a eficaz operação do SGQ e de seus processos. Ao tratar as necessidades de mudanças e tendências, a organização deve considerar o seu nível atual de conhecimento e determinar como adquirir ou acessar mais conhecimento, se necessário. 7.2 COMPETÊNCIA Esta cláusula limita a competência àqueles que executam atividades que afetam o seu desempenho com relação à qualidade. A competência é alcançada por meio de um nível adequado de educação, treinamento ou experiência. A norma atual não 7.4 COMUNICAÇÃO A ORGANIZAÇÃO PRECISA DETERMINAR: As necessidades de comunicação interna e externa; O que irá comunicar; Quando irá comunicar; Para quem irá comunicar; Como irá comunicar. 5 ORIGAMI BANNERS 6 LIDERANÇA orem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer 5 menciona habilidades. Uma nota sugere diferentes maneiras de adquirir as competências necessárias por meio do fornecimento de treinamento, orientação, realocação de pessoas já empregadas ou contratação de pessoas competentes.

6 6 8 OPERAÇÃO ÊNFASE NO PLANEJAMENTO RASTREAMENTO E LOCALIZAÇÃO 8.1 LIBERAÇÃO DE PRODUTOS E SERVIÇOS EXPORTAÇÃO Implementar as atividades planejadas em estágios apropriados para verificar se os requisitos de produtos e serviços foram cumpridos. O fornecimento não deverá ocorrer até que todas as medidas que foram planejadas garantam a conformidade, salvo se aprovado por uma autoridade pertinente e, quando aplicável, pelo cliente NOVO Informações documentadas devem permitir a rastreabilidade até as pessoas que autorizam a liberação de produtos e serviços para serem fornecidos ao cliente NORMAS E REGRAS DO NEGÓCIO RASTREAMENTO E LOCALIZAÇÃO NOVO 9 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 9.1 MONITORAMENTO, MEDIÇÃO, ANÁLISE E AVALIAÇÃO GENERALIDADES Determinar o que deve ser monitorado e medido; Determinar os métodos para monitoramento, medição, análise e avaliação; Avaliar o desempenho da qualidade e a eficácia do SGQ. Esta nova cláusula abrange todas as atividades de monitoramento, medição, análise e avaliação exigidas pelo SGQ, descrevendo os requisitos de forma mais detalhada. O monitoramento da percepção do cliente, em relação ao grau de cumprimento dos requisitos, agora deve obrigatoriamente incluir os pontos de vista e opiniões do cliente em relação à organização e seus produtos e serviços. A utilização dos resultados da análise e avaliação está descrita de forma detalhada e inclui os dados de entrada para as análises críticas pela alta direção. 9.2 AUDITORIA INTERNA O programa de auditorias deve levar em consideração os objetivos da qualidade, o feedback do cliente e as mudanças que têm impacto sobre a organização, além da importância dos processos e resultados de auditorias anteriores. Deverão ser retidas informações documentadas como evidências da implementação dos programas de auditoria e resultados de auditoria, mas não há a exigência de um procedimento documentado. A nota recomenda consulta à norma ISO 19011, para fins de orientação. 9.3 ANÁLISE CRÍTICA PELA ALTA DIREÇÃO Planejada e realizada levando em consideração as alterações no ambiente de negócio e a direção estratégica da organização. NOVOS REQUISITOS Considerar informações sobre o desempenho da qualidade, incluindo tendências e indicadores para: - Não conformidades e ações corretivas; - Resultados de monitoramentos e medições; - Resultados de auditorias; - Satisfação do cliente; - Questões relacionadas a fornecedores externos e partes interessadas; - Adequação dos recursos; - Desempenho do processo e conformidade de produtos e serviços. Eficácia de ações para abordar riscos e oportunidades; Novas possíveis oportunidades de melhoria contínua.

7 7 QUAL O IMPACTO ESPERADO NO SEU SISTEMA DE GESTÃO? Maturidade do Sistema de Gestão Sistema de Gestão mais avançado BAIXO IMPACTO MÉDIO IMPACTO AS MUDANÇAS SÃO MAIS SIGNIFICATIVAS DO QUE AS DA REVISÃO ANTERIOR. O IMPACTO DAS MUDANÇAS DEPENDE: Do nível atual de maturidade do Sistema de Gestão; Da decisão estratégica da organização de aumentar a integração dos diferentes Sistemas de Gestão. Sistema de Gestão mais simples MÉDIO IMPACTO Manter o mesmo nível de integração dos Sistemas de Gestão ALTO IMPACTO Aumentar a integração dos Sistemas de Gestão Em direção a uma maior integração dos sistemas de gestão O QUE É O PROCESSO DE TRANSIÇÃO? OBTER A NOVA CERTIFICAÇÃO ISO: 9001:2015 INTEGRAR PARTES DE OUTROS SISTEMAS DE GESTÃO E ATUALIZAR A DOCUMENTAÇÃO. O PROCESSO DE TRANSIÇÃO LEVA DE 6 A 18 MESES MONITORAR OS NOVOS PROCESSOS, PRODUZIR E ANALISAR NOVOS INDICADORES. TOMAR AS AÇÕES ADEQUADAS. TREINAR OS PRINCIPAIS MEMBROS DE SUA EQUIPE (GESTORES DA QUALIDADE, AUDITORES INTERNOS, ALTA DIREÇÃO). DATA DE INÍCIO PARA PREPARAR A TRANSIÇÃO 2 O TRIMESTRE DE 2015 ADAPTAR OS SEUS PROCESSOS DE GESTÃO PARA ALCANÇAR A CONFORMIDADE. PRAZO PARA A TRANSIÇÃO PARA O CERTIFICADO ISO O SEMESTRE 2018 Durante o período de 3 anos de transição, caberá à organização decidir quando será feita a transição de sua certificação. Uma organização ainda poderá ser recertificada na norma antiga durante este período. Os certificados atuais permanecem válidos até ao fim do período de transição.

8 8 QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DA TRANSIÇÃO PARA VOCÊ? Você garantirá a satisfação do cliente em longo prazo devido à melhoria da gestão de risco. A Estrutura de Alto Nível facilita a integração de mais de uma norma ao seu sistema de gestão. Mais liberdade para desenvolver sua própria maneira de lidar com os requisitos da norma. Maior eficiência do SGQ devido ao maior envolvimento de seus funcionários e partes. A criação de uma base de dados de conhecimento garantirá uma troca interna eficaz do conhecimento pertencente à empresa. Limitando os riscos envolvidos na execução de processos relevantes. Decisões melhores e mais oportunas com base em informações relevantes e pertinentes. Aumento da capacidade de atender os requisitos dos clientes e de outras partes interessadas relevantes. Melhoria contínua Menos ênfase em documentos Linguagem e texto simplificados A antecipação de necessidades futuras e atuais das suas partes interessadas levará a uma identificação precoce das oportunidades de negócio. A Gestão da Qualidade é colocada no centro da governança do negócio. Será mais fácil conhecer os requisitos obrigatórios de seus clientes. O SGQ estará estreitamente alinhado aos Processos Centrais do Negócio para facilitar uma implementação eficaz. O SGQ será feito sob medida para as especificidades de cada organização. Colaboradores mais motivados Requisitos menos imperativos Você estabelecerá relações sustentáveis com todas as partes interessadas relevantes. Menos requisitos prescritos Permite que todos os tipos de empresas e setores se beneficiem da ISO Você garantirá o fornecimento de produtos e serviços que atendam as necessidades e expectativas dos clientes. A confiança dos clientes em seus produtos e serviços será reforçada. A responsabilidade por problemas da qualidade será compartilhada entre vários funcionários.

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10 10 AUDITORIA DE TRANSIÇÃO DURANTE AUDITORIAS PLANEJADAS O QUE É? Os requisitos de transição são auditados como parte de uma das auditorias programadas subsequentes, como a auditoria de manutenção ou de Recertificação. Durante esta auditoria, a conformidade com a norma revisada é avaliada juntamente com os outros requisitos. QUANDO DEVE SER FEITA: Quando você estiver pronto e tiver implementado todas as mudanças; Quando você estiver planejando a sua próxima auditoria de manutenção ou Recertificação (qualquer que seja a próxima auditoria). Atenção: após o final do mês de setembro de 2018, o seu certificado da versão 2008 não será mais válido. QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS PARA A SUA EMPRESA? Não há necessidade de uma auditoria separada. Atenção: Se for verificado que a organização não cumpre todos os requisitos, serão abertas não conformidades que deverão ser fechadas antes que um novo certificado possa ser emitido. SOLICITE UMA PRÉ-AUDITORIA O QUE É? Uma auditoria opcional de validação é uma visão geral dos requisitos da ISO 9001: 2015, em comparação com o seu nível atual de conformidade, em um sistema de gestão da qualidade da ISO 9001:2008, e as novas mudanças provenientes da revisão da norma. QUAL O VALOR DESSA AUDITORIA PARA A SUA TRANSIÇÃO: Uma oportunidade de compreender plenamente os novos requisitos e seu impacto sobre o seu sistema de gestão existente. Isso poderá, então, esclarecer as ações que você precisa tomar para concluir a transição com sucesso. MAS: Uma pré-auditoria é completamente independente da auditoria de transição. Ela não concede a certificação 9001:2015 ou 14001:2015.

11 11 DIVERSAS OPÇÕES DE TREINAMENTOS ESPECIALIZADOS SEMINÁRIOS E OFICINAS DE CONSCIENTIZAÇÃO Este curso irá ajudá-lo a descobrir o que você precisa saber sobre a transição para a nova norma ISO 9001:2015. Você vai aprender mais sobre as mudanças e como elas afetarão sua organização para que você possa começar a tomar as medidas necessárias. TREINAMENTOS DE AUDITOR INTERNO Este curso irá ajudá-lo a permanecer na vanguarda da estratégia do SGQ. Ao participar, você irá transformar suas habilidades existentes em competências de auditor da ISO 9001:2015. Tirando proveito do seu conhecimento atual, você irá desenvolver as habilidades necessárias para auditar com base no cenário de mudança do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001:2015. Você obterá o conhecimento prático necessário para o desenvolvimento das suas habilidades de auditoria. Também estão disponíveis diversas oficinas de aprofundamento, que focam na auditoria de riscos, de liderança, de provisão externa e de ação facilitada. TREINAMENTOS DA NORMA 2015 REVISADA Este curso permitirá que você identifique as principais mudanças e requisitos da ISO. Ele irá ajudá-lo com a implementação das mudanças no seu negócio. Após a conclusão do curso, você será capaz de aplicar os seus conhecimentos sobre os requisitos alterados da ISO 9001:2015 para desenvolver um plano de ação que poderá ajudá-lo em seus processos de implementação. TREINAMENTOS DE GESTÃO DE RISCOS Esta oficina irá ajudá-lo a identificar os requisitos da ISO 9001: 2015 em relação à gestão de risco de processos e identificar as ferramentas e técnicas para implementar uma abordagem baseada em riscos dentro de seu sistema de gestão. Após a conclusão do curso, você será capaz de aplicar os seus conhecimentos para identificar, classificar, quantificar e tratar riscos e desenvolver um plano de ação para gerenciar o risco dentro da sua organização. PARA SABER MAIS SOBRE OS TREINAMENTOS DISPONÍVEIS E OS SEUS RESPECTIVOS HORÁRIOS, ENTRE EM CONTATO COM O SEU ESCRITÓRIO LOCAL DO BUREAU VERITAS.

12 COMO OBTER MAIS INFORMAÇÕES? MANTENHA-SE ATUALIZADO NO NOSSO WEBSITE BR.LEAD.BUREAUVERITAS.COM SAIBA MAIS SOBRE AS MUDANÇAS E OS NOVOS REQUISITOS DA ISO 14001:2015 COM O NOSSO GUIA TÉCNICO PARA A ALTA DIREÇÃO - GESTORES DO MEIO AMBIENTE Como gerenciar a transição de forma bem sucedida COMO OBTER MAIS INFORMAÇÕES? MANTENHA-SE ATUALIZADO NO NOSSO WEBSITE REVISAO2015.COM.BR SAIBA MAIS SOBRE AS MUDANÇAS E OS NOVOS REQUISITOS DA ISO 9001:2015 COM O NOSSO GUIA TÉCNICO PARA A ALTA DIREÇÃO - GESTORES DA QUALIDADE How to manage the transition successfully COMPARTILHE SUAS PERGUNTAS E DISCUTA COM SEUS COLEGAS NO LINKEDIN E NO TWITTER Participe da nossa comunidade Bureau Veritas Certification COMPARTILHE SUAS PERGUNTAS E DISCUTA COM SEUS COLEGAS NO LINKEDIN E NO TWITTER.fr Photos: fotolia.com Participe da nossa comunidade Bureau Veritas Certification ISO 9001:2015 Siga-nos no TOP MANAGEMENT - QUALITY MANAGERS.fr 0RYH )RUZDUG ZLWK &RQ±GHQFH Photos: fotolia.com TECHNICAL GUIDE ISO 14001:2015 GUIA TÉCNICO ALTA DIREÇÃO - GESTORES DE MEIO AMBIENTE revisao2015@br.bureauveritas.com tech guide 14001_v2.indd 1-2 0RYH )RUZDUG ZLWK &RQ²GHQFH 06/10/15 18:16 atendimento.spl@br.bureauveritas.com br.lead.bureauveritas.com ication.com.br Siga-nos no BV