Desvendando o ISO on-line

Transcrição

1 Desvendando o ISO on-line Toda novidade, quando surge, trás consigo duas coisas básicas: 1 Chama a atenção pelo potencial revolucionário que apresenta; 2 Desperta desconfiança por quebrar paradigmas até então estabelecidos; E foram justamente esses motivos que me levaram a preparar este artigo sobre o sistema ISO on-line. O impacto inicial chamou minha atenção. Eu queria - ou melhor, precisava - saber se ele realmente é capaz de quebrar paradigmas do processo de implementação e certificação da ISO 9001, um processo que tem sido feito praticamente da mesma forma há anos. Neste artigo você poderá acompanhar passo a passo o que fiz para tentar descobrir do que esse sistema é capaz. (se quiser, clique nas imagens para ver mais detalhadamente as telas). O primeiro passo para isso o próprio sistema me permitiu, através da ferramenta de Test Drive. Uma ótima sacada, pois permite a degustação gratuita da idéia antes de investir nela. Um bom sinal. Mas é claro que só isso não era o bastante para mim. Fui conferir. A tela de abertura do site é, na minha opinião, muito criativa e atraente. Bem diagramada (aliás, poderão ver que todo o site é assim), me passou a idéia de dinamismo e modernidade. Obedece a critérios fundamentais quanto à navegabilidade e conforto, necessários a um site que pretende manter o usuário nele por um bom tempo. Mas beleza não põe mesa, diz o ditado... Foi só clicar no botão verde com o carro tunado para começar a experiência. Desvendando o ISO on-line Página 1 de 6

2 O cadastro tem só uma tela, é rápido e simples para preencher, sem excesso de informações tem site que falta pedir o nome completo da tataravó do usuário... Nele você já define o e senha que usará para acessar o sistema (login). Após preencher os campos leia os termos de uso, role a tela e marque a caixinha com o texto Sim, li e aceito. e clique no botão Enviar. Pronto, você já está dentro do ISO online! A primeira tela (Diagnóstico) é fundamental para o bom aproveitamento do sistema! Ela trás um questionário com poucas perguntas que monta um perfil da empresa usuária, que vai ser útil para quem te acompanhar (o consultor da Templum que lhe prestará auxílio on-line durante o processo real) e para você, pois entre outras coisas as respostas ajudarão a definir até possíveis exclusões de requisitos da ISO 9001 que você não precisar atender. Essa tela de certa forma personaliza o sistema para o seu caso. Se for preciso, você poderá corrigir depois suas respostas clicando no botão Diagnóstico, fácil, fácil... Desvendando o ISO on-line Página 2 de 6

3 Clicando no botão Resumo você pode conferir tudo o que já fez no ISO on-line, acessando rapidamente o que quer rever ou que falta fazer. Novamente, uma tela bonita, mas sem excessos, com a informação necessária para você se localizar facilmente no sistema. Os botões cinzentos no topo facilitam a navegação por todas as áreas. A área de Conteúdo eu achei um show à parte! Fácil de navegar, com os botões auto-explicativos à esquerda da tela, sub-menu com acesso a glossário, perguntas, fórum, chamados (envia um ao consultor), chat (bate papo on-line) e, conforme o conteúdo, arquivos adicionais. IMPORTANTE! Esses arquivos são uma das praticidades do sistema: alguns trazem apenas conteúdo adicional, mas também existem aqui modelos de documentos, formulários, e documentos que você precisará preencher ou enviar via sistema para análise dos consultores, que devolverão com um parecer. Enquanto esses documentos não estiverem aprovados seu andamento pode ficar restrito, impedindo a continuidade do processo de implantação. Essa é uma das melhores coisas do sistema e foi Desvendando o ISO on-line Página 3 de 6

4 o que me fez começar a acreditar que ele pode dar certo! Em pontos vitais do processo você não estará sozinho (e não poderá fazer besteiras...), pois um consultor capacitado fará um acompanhamento do trabalho que você desenvolver na sua empresa. Os textos da área de conteúdo são curtos e claros, mas se mesmo assim você tiver dúvidas em alguma etapa poderá contar com ajuda via e- mail, chat, fórum... Tiveram a preocupação de incluir no sistema todas as ferramentas de EaD (Ensino a Distância) disponíveis para um suporte adequado ao usuário! Os vídeos também são curtos e de carregamento rápido, muito bem elaborados. Destaco o fato de que o próprio Igor Furniel protagoniza grande parte dos vídeos, o que me passou a impressão de sua extrema confiança no que ele oferece através do ISO on-line. Esta impressão inclusive se confirmou no encontro que tive com ele recentemente, quando me disse que sua presença nos vídeos é uma forma de dar a cara a tapa concordo! Uma empresa especializada desenvolveu esses vídeos, produzindo um material de alta qualidade e capaz de quebrar a monotonia que seria provável nesse tipo de ferramenta, o que não acontece com o ISO on-line! Ao final de cada fase do processo, para comprovar que tudo está indo bem e pode ser iniciada a nova fase, o programa lhe pede uma confirmação. Clique em Finalizar conteúdo somente depois de verificar se tudo está conforme, se foram feitos os downloads e uploads necessários (no canto superior direito da tela deverão estar ticados os eventos). O que vi até aqui satisfará a maioria dos interessados que se derem ao agradável trabalho de fazer o Test Drive, onde poderão conferir cada uma das afirmações que faço neste artigo. Desvendando o ISO on-line Página 4 de 6

5 Minha impressão final após o Test Drive foi muito positiva, mas restavam algumas dúvidas. Sou um tanto crítico com esse tipo de coisa, então o teste não foi suficiente para mim e fiz questão de crivar o Igor com perguntas que considerei relevantes para uma avaliação mais profunda e isenta do ISO on-line. Confesso que já achava que poderia recomendá-lo e estava muito propenso a isso. As questões que levantei eram uma espécie de prova de fogo para o sistema. Para quem quiser saber mais, seguem as respostas do Igor: 1 Quanto tempo demorou para desenvolverem o ISO on-line e quantas pessoas foram envolvidas nesse processo? Cerca de 24 meses. Foram 30 profissionais envolvidos diretamente em todo o processo e três empresas de consultoria com experiência de longa data. 2 O sistema está hospedado em ambiente seguro? Há backup das informações e fácil acesso para o usuário se for preciso? Sim, a ISOONLINE esta hospedada em um servidor na Locaweb, com todos os requisitos de segurança. Sim o backup do banco de dados é feito diariamente. O Cloud Computing Locaweb é formado por uma nuvem de capacidade computacional e armazenamento de dados que evita a dependência de um único recurso físico e, ao mesmo tempo, proporciona escalabilidade para crescer e processamento garantido e isolado para cada cliente. A arquitetura da computação em nuvem também reduz de maneira inteligente o consumo de energia do Data Center, contribuindo para preservação do meio ambiente. 3 Explique em mais detalhe os tipos de suporte que o usuário terá ao usar o ISO on-line e qual o tempo de resposta de cada um. Existem sete formas de o usuário conseguir ajuda na ISOONLINE: GLOSSÁRIO INTELIGENTE grande dicionário de termos técnicos. Que identifica automaticamente as palavras complicadas da tela em que o usuário está e as coloca antes das demais, que estão disponíveis para consulta. FAQ Cadastro das perguntas mais freqüentes. Pode ser acessado a qualquer momento FÓRUM Esta ferramenta permite ao usuário a participação em fóruns e até mesmo a criação de novos, aqui temos um estimulo à troca de informações entre os usuários. CHAMADOS Ao abrir um chamado o usuário terá atenção exclusiva de um especialista, que tem 8 horas para analisar e resolver o problema em questão. Documentos e outros arquivos podem ser anexados e submetidos a analise. O usuário tem controle absoluto dos chamados abertos. CHAT - Das 8 às 18 horas o usuário poderá solicitar atendimento a um especialista que, através de uma ferramenta de bate papo o atenderá quantas vezes forem necessárias. SAIBA MAIS O saiba mais é um mecanismo inovador e inteligente, que permite que o usuário adquira mais conhecimento sobre um determinado tema, sempre que ele desejar. Ex: O procedimento Controle de documentos sugere o backup de arquivos eletrônicos. Nesta tela o usuário pode acessar o SAIBA MAIS e obter dicas valiosas de como realizar esta atividade e até encontrar links para download de softwares que fazem isso. UPLOADS OBRIGATÓRIOS Nos pontos mais críticos ou complexos da implementação, os usuários são obrigados a enviar os arquivos (procedimentos, instruções de trabalho, etc.) para a analise dos consultores especialistas, o que é uma garantia da qualidade do processo do inicio ao fim. Desvendando o ISO on-line Página 5 de 6

6 4 Qual a formação e experiência dos consultores que atenderão os usuários? Os consultores que atendem os usuários são auditores lideres formados e com experiência. 5 Se o usuário precisar de uma visita presencial, como isso seria atendido? O usuário poderá solicitar a visita de um especialista nos casos em que julgar indispensável. Neste caso os custos de visita deverão ser pagos pelo usuário. 6 Acho que o mapeamento dos processos e a criação de indicadores pode ser um ponto difícil de tratar on-line. O sistema prevê o uso dessas ferramentas e orientará o usuário nessas questões? Estes são dois pontos que foram exaustivamente trabalhados pelo time ISOONLINE. Os usuários recebem um conjunto de orientações e ferramentas que desmistificam estes pontos, permitindo o desenvolvimento de forma descomplicada. Após o desenvolvimento o material produzido deverá ser submetido à auditoria de nossos especialistas, que interagem com o usuário quando necessário. 7 As auditorias internas serão feitas como? A auditoria antes da certificação será executada por pessoal competente? Os usuários receberão o treinamento e o conjunto de ferramentas necessárias para a realização de auditorias internas. A auditoria de pré certificação é feita pelo time de especialistas da ISOONLINE em conjunto com o usuário, para que este tenha a oportunidade de adquirir mais conhecimento com a experiência. 8 Qual o papel do sistema após a certificação? Apos a certificação a ISOONLINE será a base para a manutenção e evolução do SGQ, o usuário terá que cumprir tarefas ao longo dos anos e receberá alertas automáticos periodicamente. 9 Supondo que o cliente queira apenas a implantação, mas depois de algum tempo decida se certificar. Poderá retomar o uso do sistema para completar o processo? Sim o cliente que opta somente pela implementação tem todo o suporte da ISOONLINE até o momento da certificação. 10 Como é avaliado o empenho do próprio usuário no processo de implantação? Após a conclusão do diagnóstico a ISOONLINE modela o processo de implementação para a empresa e gera um cronograma com as datas de conclusão para cada tarefa. Nossos especialistas recebem relatórios automáticos com indicadores que permitem avaliar o desempenho de cada usuário, alem disso mensagens automáticas são disparadas sempre que a ISOONLINE encontra um problema ou que o usuário cumpre uma meta. Alem de todos os controles preparamos um mecanismo de reconhecimento dos melhores usuários que atribui pontos para os usuários que cumprem as metas, estes pontos podem ser trocados por prêmios especiais ao termino do processo. Acredito que depois dessas respostas do Igor sobre o funcionamento do ISO on-line qualquer um poderá ficar tranqüilo em adquirir o sistema, pois vemos que há uma excelente estrutura por trás dele, capaz de dar segurança e suporte adequado a todos os usuários! Para mim, o ISO on-line provou que é capaz de quebrar o paradigma de que consultoria para implementação e certificação ISO 9001 só funciona se for feita no local. A internet já vem mudando a forma como interagimos com amigos e clientes, a forma como estudamos, como compramos ou nos informamos. Era mesmo uma questão de tempo até surgir uma ferramenta que permitisse uma assistência em processos como a consultoria. Ronaldo Costa Rodrigues Desvendando o ISO on-line Página 6 de 6