PLANO DE CONTINGÊNCIA

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1 Dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra Versão 1.00 Autor: Maria João Cardoso (VICE-PRESIDENTE) Aprovado: Rui Antunes (PRESIDENTE), em Data de activação:

2 Âmbito: ÍNDICE 1. NOTA PRÉVIA OBJECTIVO OBJECTIVOS ESPECIFICOS DO INFORMAÇÕES SOBRE A CONTAGIOSIDADE DOENÇA DEFINIÇÃO DA CADEIA DE COMANDO E CONTROLO ESTRUTURA FUNCIONAL E IDENTIFICAÇÃO ACTIVIDADES PRIORITÁRIAS PROCEDIMENTO EM CASO DE SUSPEITA DE INFECÇÃO PELO VIRUS DA GRIPE A (H1N1) MEDIDAS DE ISOLAMENTO E DISTANCIAMENTO SOCIAL RESPONSABILIDADE GERAL E ESPECÍFICA RECURSOS MATERIAIS E FORNECEDORES COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO IDENTIFICAÇÃO DAS MEDIDAS DE SUSPENSÃO DA ACTIVIDADE EM SITUAÇÃO DE CRISE MEDIDAS DE PREVENÇÃO E CONTROLO DA GRIPE MEDIDAS DE HIGIENE PESSOAL E DOS ESPAÇOS LISTA DE PROCEDIMENTOS DE HIGIENE DOS ESPAÇOS E AFECTAÇÃO DE RESPONSABILIDADES DE EECUÇÃO E VERIFICAÇÃO ELABORAÇÃO E DIVULGAÇÃO DO PLANO AVALIAÇÃO E REVISÃO LISTA DE VERIFICAÇÃO Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 1

3 Âmbito: 1. NOTA PRÉVIA O presente documento constitui-se na apresentação do Plano de Contingência para a Gripe A (H1N1) dos Serviços da Presidência do IPC. Os serviços deverão adoptar as medidas necessárias e adequadas para a prevenção e contenção desta doença, em estreita articulação com as unidades orgânicas do IPC e Autoridades de Saúde locais. O Plano de Contingência para a pandemia de Gripe A, dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra, apresenta os requisitos e orientações estratégicas que permitem, num cenário de ocorrência de uma pandemia de gripe, preparar a resposta tendo em conta as actuais recomendações da Direcção Geral de Saúde (DGS) Organização Mundial de Saúde (OMS), da European Centre for Desease Prevention and Control (ECDC) e da Comissão Europeia. Esta é a versão 1.00 do Plano de Contingência, que será actualizada sempre que se justifique. Este Plano foi apresentado pela Vice-Presidente do Instituto Politécnico de Coimbra e Coordenadora do Plano de Contingência, Dra. Maria João Cardoso e aprovado pelo Presidente, Prof. Doutor Rui Antunes. Todas as determinações do presente Plano de Contingência são de cumprimento obrigatório por todos os trabalhadores dos Serviços da Presidência, excepto quando se referem a acções especificamente atribuídas a uma equipa ou responsável. À coordenação do presente Plano, através da sua equipa operacional, compete garantir que os procedimentos são entendidos e implementados em todos os níveis da organização. O Plano de Contingência dos Serviços da Presidência do IPC é activado por ordem da Coordenadora e Vice- Presidente do IPC, Dra Maria João Cardoso, devendo ser imediatamente cumpridos todos os procedimentos aplicáveis. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 2

4 Âmbito: 2. OBJECTIVO O presente Plano de Contingência para a Gripe A tem como objectivo preparar os Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra para os efeitos da pandemia da Gripe A (H1N1), definindo as medidas preventivas para que o normal funcionamento dos serviços não seja afectado por esta doença. Ao elaborar um Plano de Contingência, os Serviços da Presidência preparam-se para enfrentar, de modo adequado, as possíveis consequências de uma pandemia de Gripe, em estreita articulação com as unidades orgânicas do IPC, seus trabalhadores, famílias, serviços de saúde, bem como estruturas pertinentes da comunidade. O objectivo fundamental do presente Plano de Contingência é garantir a manutenção da actividade dos Serviços da Presidência, face a possíveis efeitos da pandemia. As medidas gerais de higiene, pessoais e do ambiente de trabalho, constituem as medidas mais importantes para evitar a propagação da doença. 3. OBJECTIVOS ESPECÍFICOS DO Prevenir a disseminação da doença nos Serviços da Presidência do IPC; Actuar e mitigar assertivamente possíveis casos de contágio da Gripe A em trabalhadores não docentes, bem como clientes e visitantes, numa resposta célere, quer interna (responsáveis pela prevenção da Gripe A), quer externa (Serviços de Saúde); Restabelecer o normal funcionamento dos Serviços da Presidência, garantindo continuidade, sempre que possível, das actividades dos serviços. Contribuir para o êxito do Plano de Contingência Nacional assumindo a sua quota parte de responsabilidades na salvaguarda da Saúde Pública. Para isso, o Plano de Contingência deve garantir a: Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 3

5 Âmbito: Identificação dos diversos recursos materiais e humanos para a prestação dos cuidados necessários; Recolha e divulgação eficiente, restrita e global de informação pertinente e actualizada; Formação e treino dos indivíduos envolvidos nas acções nucleares; Implementação das medidas de prevenção e protecção da saúde e de segurança relacionadas com o controlo da infecção; Sinalização, adaptação e utilização de instalações e serviços de acordo com as necessidades emergentes; Verificação da capacidade dos fornecedores de bens e serviços essenciais para o regular funcionamento dos serviços, por forma a garantir os fornecimentos programados e assegurar a existência de uma reserva estratégica de bens e produtos cuja falta possa comprometer a continuidade das actividades mínimas e/ou prioritárias. 4. INFORMAÇÕES SOBRE A CONTAGIOSIDADE DA DOENÇA Admite-se que a contagiosidade tem as mesmas características da Gripe sazonal: As crianças podem ser potencialmente contagiosas por um período maior. Período de contágio: 1 dia antes de iniciar os sintomas, até sete dias depois dos sintomas. Modo de contágio: Pessoa a pessoa através de gotículas quando tosse ou espirra; Contacto com os olhos, nariz ou boca, por mãos que contactaram com objectos ou superfícies contaminadas com gotículas de uma pessoa infectada. O vírus permanece activo nas superfícies 2 a 8 horas; não se transmite através da água para consumo humano, águas de piscinas ou parques aquáticos, nem através de alimentos. O que facilita o contágio? Deficiente higiene das mãos contacto com objectos ou materiais contaminados; Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 4

6 Âmbito: Permanência em ambientes fechados e pouco arejados proximidade entre pessoas (distância inferior a 1 metro); Cumprimentos pessoais. 5. DEFINIÇÃO DA CADEIA DE COMANDO E CONTROLO 5.1. COMANDO e COORDENAÇÃO: Maria João Cardoso Vice-Presidente do IPC Responsabilidades atribuídas ao coordenador do plano de contingência: a) Activar e desactivar o Plano; b) Garantir que o Plano de Contingência é cumprido, revisto e actualizado; c) Assegurar que são disponibilizados os meios de prevenção e controle de infecção; d) Garantir que são realizadas acções de formação aos trabalhadores; e) Informar sobre eventuais novas tomadas de decisão; f) Cooperar com as restantes unidades orgânicas do Instituto Politécnico de Coimbra; g) Elaborar um relatório, terminada a fase pandémica, que evidencie os aspectos positivos e aqueles que necessitam de algum reajustamento, ouvidos os gestores da equipa operacional EQUIPA OPERACIONAL : Cristina Paula (Gabinete Gestão da Qualidade) Castro Pita (Gabinete Técnico) António Simões (Gabinete Apoio ao Presidente) Gracinda Paulino (Gab. Atendimento, Documentação e Arquivo) Ana Monteiro (Gab. Atendimento, Documentação e Arquivo) Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 5

7 Âmbito: À Equipa operacional compete: a) Implementar, avaliar e actualizar o Plano de Contingência em articulação com as orientações técnicas dos Responsáveis Nacionais de Saúde; b) Cumprir e fazer cumprir as instruções da Coordenadora do Plano de Contingência; c) Organizar, regular e acompanhar acções entre os diversos intervenientes na gestão da prevenção da Gripe A; d) Praticar a simulação do Plano de Contingência e ajustá-lo de acordo com os resultados; e) Acompanhar, rever e actualizar o Plano de Contingência; f) Informar o coordenador da evolução epidemiológica nos Serviços da Presidência do IPC; g) Divulgar a aplicação das medidas e procedimentos de acção descritos neste Plano de Contingência. h) Instituir medidas de prevenção e controle de infecção, nomeadamente de desinfecção frequente das superfícies de contacto com as mãos (corrimãos, mesas, cadeiras, maçanetas/puxadores, ratos, teclados de computador e leitor biométrico do relógio de ponto) e de arejamento natural dos espaços dos Serviços da Presidência, entre outros, estabelecendo as respectivas periodicidades, frequências e responsável (ponto 15); i) Elaborar um formulário de auto-controlo das condições de higiene das suas instalações (Im-06-08_); j) Verificar o cumprimento e a manutenção das medidas de prevenção e controle de infecção instituídas, nomeadamente verificar e repor toalhetes individuais descartáveis, desinfectantes e providenciar a recolha dos resíduos de lenços de papel usados (Im-06-08_); k) Intensificar a informação e acções relativas a medidas de prevenção e controle de infecção (higiene pessoal e das instalações); l) Planear acções de divulgação para os trabalhadores, utentes e prestadores de serviço de higiene e limpeza; m) Estabelecer regras de utilização da sala reservada; n) Programar as medidas de isolamento para casos suspeitos de infecção ou que tenham tido contacto com casos suspeitos ou confirmados. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 6

8 Âmbito: 5.3. POPULAÇÃO DOS SERVIÇOS DA PRESIDÊNCIA : Nos Serviços da Presidência trabalham 41 pessoas, das quais 6 exercem cargos dirigentes A todos os funcionários dos SP IPC compete: a) Cumprir individualmente todas as medidas de higienização estabelecidas; b) Comunicar aos gestores da equipa operacional, qualquer caso suspeito de infecção pela Gripe A; c) Comunicar à equipa operacional qualquer desvio ou incumprimento às determinações deste Plano; d) Sugerir medidas para a melhoria do Plano de Contingência dos Serviços da Presidência do IPC. 6. ESTRUTURA FUNCIONAL E IDENTIFICAÇÃO ACTIVIDADES PRIORITÁRIAS Os recursos humanos dos Serviços da Presidência são constituídos por 41 pessoas, entre funcionários e dirigentes. Todos os gabinetes e actividades dos Serviços da Presidência são igualmente importantes para prossecução da actividade e cumprimento da sua missão e objectivos, contudo, num cenário de pandemia, importa assinalar aqueles que, dada a natureza da sua actuação e especificidade da sua função, não podem suspender a actividade. Apesar de todas as medidas preventivas e de contenção adoptadas nos Serviços da Presidência e na sociedade em geral, não é possível deixar de considerar um cenário de elevado absentismo, caso um número significativo de trabalhadores seja afectado num curto período de tempo. Se tal cenário vier a concretizar-se, será realizada uma reunião de emergência com a gestão de topo, a coordenadora do Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 7

9 Âmbito: Presente Plano de Contingência e os principais intervenientes na operacionalização para a adopção das medidas que garantam a execução das actividades essenciais, através dos recursos internos ou externos. Considerando a eventualidade de vir a ocorrer o pior cenário, em consequência de um agravamento da pandemia, determinar-se-á o encerramentos dos Serviços como medida de último recurso. Esta determinação será tomada exclusivamente pelo Presidente do IPC, após decisão das Autoridades de Saúde, conforme estipulado no Despacho n.º A/2009 dos Ministérios das Finanças e da Administração Pública e da Saúde, publicado em , no qual se prevê a ordenação da interrupção ou suspensão de serviços ou o encerramento de estabelecimentos, total ou parcialmente, nos casos em que as autoridades de saúde reconheçam o perigo de contágio pelo vírus H1N1 (gripe A). Considerando o actual cenário e o esforço conjunto que está a ser desenvolvido em todas as instituições, julgamos poder prever a eficácia das medidas de contenção implementadas em geral, bem como das medidas preventivas dos Serviços da Presidência do IPC, pelo que, por agora, assumimos um cenário de absentismo reduzido, decorrente de eventuais casos esporádicos e isolados de doença. Contudo, a Coordenação estabeleceu, em estreita colaboração com a gestão de topo e os órgãos de gestão do IPC, as alternativas internas, de forma a garantir o normal funcionamento dos Serviços da Presidência do IPC, caso se venha a mostrar necessário num cenário de agravamento da actual situação. As alternativas internas são constituídas por um plano previsível de substituições e de manutenção das funções prioritárias, que a abaixo se indica: a) GESTÃO DE TOPO: P Plano de Substituições Presidente: Rui Antunes Vice-Presidente: Benjamin Pereira Vice-Presidente: Maria João Cardoso Pro-Presidente: Nuno Ferreira Pro-Presidente: Paulo Sanches Administrador: Filipe Reis Prioritário Benjamim Pereira Maria João Cardoso Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 8

10 Âmbito: b) Gabinete de Apoio ao Presidente (GAP) António Simões Filomena Martins Jorge Oliveira Paula Oliveira P Plano de Substituições Jorge Oliveira Paula Oliveira a) Gabinete de Atendimento, Documentação e Arquivo (GADA) Agostinho Moura Ana Paula Monteiro Graça Costa Gracinda Paulino P Plano de Substituições Graça Costa Gracinda Paulino b) Gabinete de Contabilidade (GC) Ana Cristina Borges Carla Santos Gracinda Teixeira Prioritário P Plano de Substituições Carla Santos c) Gabinete do Conselho Geral (GCG) Carlos Viana Ramos João Montezuma P Plano de Substituições d) Gabinete de Comunicação e imagem (GCI) Isabel Antunes Isabel Silva Neide Martinho Pedro Neves P Plano de Substituições Pedro Neves Neide Martinho Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 9

11 Âmbito: e) Gabinete de Estudos e Projectos (GEP) Fernando Tabanez Maria Rosário Mira P Plano de Substituições Rosário Mira f) Gabinete de Gestão da Qualidade (GGQ) Cristina Paula Cristina Paula P Plano de Substituições g) Gabinete de Informatica e Comunicações (GIC) Carla Alexandra Carlos Almeida Cristina Paula João Rodrigues Prioritário P Plano de Substituições Carlos Almeida João Rodrigues h) Gabinete Jurídico (GJ) Clara Morais P Plano de Substituições i) Gabinete de Recursos Humanos (GRH) Carla ambre Fátima Ventura Margarida Dias Prioritário P Plano de Substituições Fátima Ventura j) Gabinete de Relações Internacionais (GRI) Catarina Marques Dulce Caetano P Plano de Substituições Dulce Caetano Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 10

12 Âmbito: k) Gabinete Técnico (GT) Carlos Conceição Castro Pita Eduardo Godinho Fernando Félix Jorge Martinho P Plano de Substituições Fernando Félix Jorge Martinho 7. PROCEDIMENTO EM CASO DE SUSPEITA DE INFECÇÃO PELO VIRUS DA GRIPE A (H1N1) 7.1. PROCEDIMENTO IDENTIFICAÇÃO DOS SINTOMAS DA GRIPE A Os principais sintomas são semelhantes aos da gripe sazonal: Febre; Tosse; Dores de garganta; Dores musculares; Dores de cabeça; Arrepios de frio; Cansaço; Diarreia ou vómitos (embora não sendo típicos da Gripe sazonal, têm sido verificados em alguns dos casos recentes de infecção pelo novo vírus da Gripe A (H1N1)). Na presença destes sintomas, deve proceder-se do seguinte modo: Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 11

13 Âmbito: Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 12

14 Âmbito: Em qualquer caso de suspeita de Gripe A, será informada a recepcionista ou um elemento da equipa operacional, que seguirá rapidamente para o local, devidamente equipado (bata, máscara e luvas) devendo de imediato dotar de máscara o indivíduo com sintomas suspeito de Gripe A, encaminhando-o de imediato, para a sala de reservada, onde a porta deve ser mantida fechada. Sempre que algum trabalhador ou utente dos Serviços da Presidência apresente sintomas que indiciem suspeita de contaminação, deve ser, de forma cordial, persuadido a colocar máscara e imediatamente encaminhado para a sala de isolamento (situada no piso 1, anexo à Sala de Actos). A recepcionista ou outro trabalhador que intervenha na identificação da suspeita deve igualmente munir-se de máscara durante o contacto e acompanhamento do individuo com sintomas de gripe A, cumprindo as medidas de prevenção e controle de infecção e contactar imediatamente a equipa operacional para a ext. 26. A equipa operacional persuade a pessoa suspeita de estar contaminada a contactar a Linha Saúde A Equipa operacional alerta a Coordenadora do Plano de Contingência. Caso se confirme a suspeita, a Coordenadora comunica à tutela e à Direcção Geral de Saúde e implementa, com a equipa operacional, as medidas indicadas. 8. MEDIDAS DE ISOLAMENTO E DISTANCIAMENTO SOCIAL Por forma a evitar o contágio de terceiros, são instituídas e divulgadas regras claras de não permanência nas instalações dos Serviços da Presidência de trabalhadores, utentes, clientes, fornecedores ou qualquer outra pessoa que manifeste febre e/ou outros sinais e sintomas compatíveis com a Gripe A; No caso dos trabalhadores sentirem algum dos sintomas da Gripe A fora das instalações dos Serviços da Presidência, não se devem dirigir aos mesmos, devendo ligar para a Linha de Saúde 24 pelo nº ou Autoridade de Saúde e aguardar por instruções destes profissionais, Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 13

15 Âmbito: informando a posteriori os respectivos responsáveis da cadeia de «comando e controlo» sobre a sua situação e eventual evolução; Foi designado o espaço anexo à Sala de Actos dos Serviços da Presidência do IPC para isolamento de pessoas que evidenciem sinais de Gripe A. A sala encontra-se devidamente identificada, com a designação sala reservada, dotada com telefone, toalhetes descartáveis, soluções anti-sépticas de base alcoólica, contentores com tampa accionada por comando não manual, máscaras e batas; Será ainda facultada a instalação sanitária imediatamente próxima, no anexo posterior à Sala de Actos (junto ao Gabinete Técnico), devendo ser imediatamente desinfectada após qualquer utilização por pessoas com sintomas suspeitos de Gripe A; Na sala de reservada será estabelecido, pelo suspeito de Gripe A, o contacto com a Linha de Saúde 24 ( ) ou com a Autoridade de Saúde da Unidade de Saúde Pública do respectivo Agrupamento de Centro de Saúde e serão aguardadas indicações fornecidas pelos profissionais de saúde. No caso de acesso de equipas externas, a recepcionista ou um elemento da equipa operacional encarregar-se-á de encaminhar os mesmos à respectiva sala; A sala de isolamento e a instalação sanitária serão higienizadas e arejadas após a sua utilização por casos suspeitos. Deverá ser promovido o isolamento, em casa, de trabalhadores que manifestem febre superior a 38.º C e outros sintomas de gripe, até que a situação seja devidamente esclarecida pelos serviços de saúde devendo a sua situação clínica ser reavaliada após três dias. Qualquer trabalhador/a que manifeste febre superior a 38.º C, ou sintomas de gripe, não deve frequentar o serviço até que a situação fique completamente esclarecida, devendo, para o efeito, telefonar para a Linha Saúde 24 ( ) e seguir as indicações que lhe forem transmitidas PREVISÃO DE RISCOS Sempre que a gestão de topo identifique uma situação suspeita de doença, de acordo com os sintomas atrás descritos, designadamente a existência de sintomas de gripe após viagens ou contactos próximos com pessoas que viajaram para zonas afectadas, devem telefonar para a Linha Saúde 24 ( ) e seguir as instruções que lhes forem transmitidas. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 14

16 Âmbito: 9. RESPONSABILIDADE GERAL E ESPECÍFICA Em geral, compete a todo o pessoal dos Serviços da Presidência cumprir diligentemente as determinações do presente plano, por forma a garantir a sua própria protecção e a de terceiros. Contudo e considerando a especificidade das tarefas de alguns gabinetes, tornam-se necessárias medidas de prevenção redobradas ou específicas nos seguintes casos: Atendimento ao Público: Nas funções de recepção e atendimento, no Gabinete de Apoio ao Presidente, no Gabinete de Relações Internacionais e no Gabinete de Comunicação e Imagem, devem os seus trabalhadores proceder ao reforço de lavagem de mãos frequentemente e, em particular, depois de contacto com o público. Gabinete Técnico: Devido às tarefas que lhe são atribuídas, o Gabinete Técnico (GT) tem a especial responsabilidade de garantir o cumprimento do plano de higienização dos espaços, aspecto crítico para o cumprimento dos objectivos do presente Plano de Contenção. Para o efeito e em articulação com a equipa operacional, deve o GT apresentar a nova metodologia de limpeza e higienização dos Serviços da Presidência à empresa de limpeza sub-contratada, garantindo ainda o seu cumprimento. Compete ainda ao Gabinete Técnico recolher os planos de contingência da empresa fornecedora de serviços de limpeza e garantir a limpeza dos filtros dos equipamentos de ar-condicionado Gabinete de Informática e Comunicações: Devido à necessidade de se deslocarem para outros postos de trabalho, no decurso de prestação e assistência técnica ou helpdesk e ainda devido à utilização massiva de equipamentos comuns, aos técnicos do Gabinete de Informática compete o especial reforço no cumprimento das regras de higienização antes e após a utilização do equipamento informático de outros. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 15

17 Âmbito: Cumpre ainda ao gabinete de informática garantir que é cumprido o plano de higienização do equipamento informático (leitor biométrico, telefones, teclados, ratos e outros periféricos) e de reprografia (fotocopiadoras, impressoras e scanners) dos Serviços da Presidência do IPC. A definição dos procedimentos gerais e específicos são descritas em documentos anexos ao presente plano, em forma de Instruções de Trabalho (IT), com identificação de âmbito de aplicação e atribuição de responsabilidade. As instruções de trabalho são identificadas do seguinte modo: Anexo 1: IT-06-04_ Âmbito: Regras de acesso, permanência e circulação nos SP do IPC Aplicação: Todos os funcionários, dirigentes, visitantes e demais utilizadores dos SP do IPC. Responsabilidade: todos Anexo 2: IT-06-05_ Âmbito: Medidas de higiene, desinfecção e limpeza das instalações dos SP do IPC Aplicação: Empresa de limpeza subcontratada Responsabilidade: Gabinete Técnico/Equipa Operacional Anexo 3: IT-06-06_ Âmbito: Desinfecção de equipamento informático e de comunicações Aplicação: Funcionários do Gabinete de Informática Responsabilidade: Gabinete de Informática/Equipa Operacional Anexo 4: IT-06-07_ Âmbito: Desinfecção de pontos críticos em de zonas de contacto nos espaços comuns Aplicação: Equipa operacional Responsabilidade: Equipa Operacional Anexo 5: Im _ Âmbito: Lista de verificação dos procedimentos de higienização, desinfecção e limpeza das instalações Aplicação: Equipa Operacional/Gabinete Técnico Responsabilidade: Equipa Operacional Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 16

18 Âmbito: Activação do Plano de Contingência Para a Gripe A (H1N1) IT Plano de Contingência SP Procedimentos de higiene pessoal e dos espaços Medidas de higiene pessoal no acesso, permanência e circulação nos SP Limpeza geral das instalações Desinfecção de equipamento informático e de comunicações Desinfecção de pontos críticos em zonas de contacto nos espaços comuns e reposição de produtos IT Todos os funcionários, dirigentes, visitantes e demais utilizadores dos SP do IPC. IT Gabinete Técnico Equipa Operacional IT Gabinete de Informática IT Equipa Operacional A verificação do cumprimento das Instruções de Trabalho é efectuada através do impresso Im-06-08_ Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 17

19 Âmbito: 10.RECURSOS MATERIAIS E FORNECEDORES Na actual fase de pandemia, os Serviços da Presidência estabeleceram contactos com os fornecedores de recursos essenciais por forma a : Solicitar o respectivo plano de contingência; Assegurar a existência de uma reserva estratégica de bens ou produtos cuja falta possa comprometer o exercício das actividades mínimas ou consideradas prioritárias; Prever fornecimento alternativo no caso de incapacidade de algum fornecedor em manter o abastecimento; Perspectivar as medidas necessárias para o caso de encerramento de serviços prioritários dos Serviços da Presidência do IPC. 11.COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO A Comunicação e divulgação da informação relativa à Pandemia da Gripe A é da responsabilidade do Gabinete de Comunicação e Imagem (GCI) dos Serviços da Presidência do IPC, em articulação com a equipa operacional e a Coordenadora do Plano de Contingência Para o efeito, compete ao GCI: Desenvolver um plano de comunicação e garantir a sua divulgação a toda a comunidade através dos veículos de informação existentes ou outros que porventura possam vir a ser criados especificamente para a prevenção da Gripe A; Disponibilizar e divulgar o presente Plano de Contingência no portal do IPC em web em conjunto com a informação e sensibilização fornecida pela DGS; Definir as estruturas e vias de comunicação interna e externa e manter uma actualização da informação da situação nacional e internacional; Articular a comunicação com a informação proveniente das entidades responsáveis, utilizando uma linguagem semelhante. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 18

20 Âmbito: Considera-se fundamental a informação de todos os trabalhadores e comunidade, pelo que serão divulgadas informações e realizadas acções de sensibilização baseadas nas orientações da Direcção Geral de Saúde (DGS), além das acções que a seguir se descrevem: Disponibilização do Plano de Contingência dos Serviços da Presidência do IPC no seu portal, bem como a sua distribuição por todos os gabinetes; Disponibilização de informação sobre a Gripe A nos diversos veículos de informação internos; Distribuição de cartazes da DGS sobre a Gripe A; Afixação nas instalações sanitárias de indicações sobre a correcta lavagem das mãos; Identificação dos recipientes específicos para depósito de lenços de papel e toalhetes; Afixação de instruções de fricção anti-séptica das mãos junto aos dispensadores, disponíveis na recepção, bar, corredor do 2º piso, corredor da cave, hall da sala de actos e sala de isolamento; Promoção de rotinas de lavagem das mãos ou desinfecção em locais estratégicos, nomeadamente os trabalhadores que atendem o público terão que desinfectar as mãos regularmente; Realização de acções de sensibilização a todos os trabalhadores dos Serviços da Presidência sobre as medidas de prevenção e actuação em caso de suspeita de Gripe A; Realização de acções de esclarecimento periódicas e divulgação de informação actualizada; Realização de reunião com todos os trabalhadores, para consciencialização e esclarecimento dos procedimentos a cumprir, no momento da activação do presente Plano de Contingência. 12.IDENTIFICAÇÃO DAS MEDIDAS DE SUSPENSÃO DA ACTIVIDADE EM SITUAÇÃO DE CRISE Num cenário de elevado absentismo, serão tomadas novas medidas em face da realidade, concertadas com a Coordenadora do Plano de Contingência, a Gestão de Topo do IPC e os respectivos Órgãos de Gestão. Tanto quanto possível, os serviços serão mantidos de acordo com as opções internas, privilegiando os meios informáticos e/ou telefónicos. Num cenário de absentismo prolongado e quando esteja em causa o funcionamento dos serviços, poderá recorrer-se à mobilidade entre os Serviços da Presidência e as suas unidades orgânicas, ou em casos Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 19

21 Âmbito: extremos, efectuar contratação externa, por forma a minimizar o impacto da Gripe A no cumprimento da missão dos Serviços da Presidência do IPC. Será garantido um reforço do stock dos produtos de higiene, limpeza e desinfectantes, bem como dos recursos materiais consumíveis, tais como águas, toalhetes, papel higiénico, papel de fotocópia, tinteiros, toners e afins. 13.MEDIDAS DE PREVENÇÃO E CONTROLO DA GRIPE Os Serviços da Presidência, através do Presente Plano de Contingência e avisos distribuídos nas instalações, determinam a adopção de comportamentos preventivos, adequados e necessários face à actual pandemia. As medidas de higiene pessoais constituem a melhor forma de prevenção e um dever cívico de cada um. A garantia do cumprimento das regras de higienização das instalações constituem um dever dos serviços para protecção dos trabalhadores, utentes, clientes e da comunidade em geral. 14.MEDIDAS DE HIGIENE PESSOAL E DOS ESPAÇOS Com a activação do presente plano, os Serviços da Presidência determinam um conjunto de regras e procedimentos, a seguir descritos, de cumprimento obrigatório, por forma a garantir uma eficaz prevenção contra a pandemia da Gripe A (H1N1). Procedimentos para acesso e permanência nas instalações dos Serviços da Presidência Higiene e desinfecção das mãos Todo o pessoal, ao entrar nas instalações dos Serviços da Presidência, deve dirigir-se ao dispensador colocado na recepção e proceder à higienização das mãos, conforme ilustra o folheto informativo. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 20

22 Âmbito: No caso dos trabalhadores, este procedimento deve ser efectuado ANTES de colocar o dedo no leitor biométrico do relógio de ponto. Quando o trabalhador acede ao interior do edifício por outra entrada, nomeadamente via sala de actos, deve proceder do mesmo modo, utilizando o dispensador (dispositivo de parede com soluções antisépticas de base alcoólica para higienização das mãos) no local. Nos acessos de entrada e saída do bar o trabalhador ou utilizador devem utilizar o dispensador colocado no local. Quando se trate de utilizadores dispensados do registo no relógio de ponto, devem proceder à desinfecção das mãos na zona da recepção. Sempre que um trabalhador recorra à reprografia ou outros locais onde exista equipamento de uso comum, deve proceder à limpeza das mãos antes e depois de utilizar os equipamentos Toalhetes /lenços Em cada gabinete será disponibilizado uma caixa de lenços que, depois de usados, devem ser colocados APENAS no recipiente referido no ponto seguinte, não devendo nunca ser misturado com o restante lixo Recipientes para depósito de lenços e toalhetes Junto a cada dispensador, está colocado um contentor com a identificação Lixo Biológico com tampa accionada por comando não manual, destinado exclusivamente à colocação de lenços de papel e toalhetes descartáveis, não devendo ser usado para outro fim. A sua remoção é feita apenas pelas funcionárias da empresa de limpeza subcontratada, de acordo com as indicações que lhes foram comunicadas. Os contentores estão identificados com a etiqueta lixo biológico potencialmente perigoso e a sua abertura deve ser feita exclusivamente pelo pedal. Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 21

23 Âmbito: Utensílios e acessórios do bar e casas de banho Determina-se que sejam retiradas as toalhas e panos usadas, respectivamente, nas casas de banho e bar e dos Serviços da Presidência do IPC, enquanto estiver em vigor este Plano de Contingência. A loiça passa a ser lavada na máquina, devendo esta funcionar no programa de temperatura definido. Não se deve proceder à lavagem da loiça à mão Equipamentos de protecção No caso de alerta de Gripe A, os serviços têm à disposição máscaras de protecção, que serão disponibilizadas pela recepcionista ou pela equipa operacional. 15.LISTA DE PROCEDIMENTOS DE HIGIENE DOS ESPAÇOS E AFECTAÇÃO DE RESPONSABILIDADES DE EECUÇÃO E VERIFICAÇÃO Em anexo ao presente Plano encontram-se as seguintes Instruções de Trabalho (IT), das quais constam as listas de procedimentos a adoptar consoante a área de intervenção: IT REGRAS DE ACESSO, PERMANÊNCIA E CIRCULAÇÃO NOS SP DO IPC IT MEDIDAS DE HIGIENE, DESINFECÇÃO E LIMPEZA DAS INSTALAÇÕES IT DESINFECÇÃO DE EQUIPAMENTO INFORMÁTICO E DE COMUNICAÇÕES IT PONTOS CRITICOS: DESINFECÇÃO DOS ESPAÇOS COMUNS E REPOSIÇÃO DE PRODUTOS A monitorização do cumprimento das Instruções de trabalho é realizada através de uma lista de verificação: Im-06-08_ - Lista de verificação dos procedimentos de higienização, desinfecção e limpeza das instalações Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 22

24 Âmbito: 16.ELABORAÇÃO E DIVULGAÇÃO DO PLANO A versão 1.00 do Plano de Contingência dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra foi elaborada pela Dra. Maria João Cardoso Vice-Presidente e Coordenadora do Plano de Contingência com base nas Orientações Técnicas da Direcção Geral da Saúde para Estabelecimentos de Ensino. O Plano deve ser amplamente divulgado. 17.AVALIAÇÃO E REVISÃO O plano será reavaliado e actualizado sempre que necessário. Terminada a fase pandémica, após anúncio da Coordenadora do Plano de Contingência e Vice-Presidente do Presidente do IPC, ouvido o Delegado de Saúde da respectiva Unidade de Saúde Pública, será elaborado um breve relatório que evidencie o real impacto da Epidemia nos Serviços da Presidência do IPC realçando os aspectos positivos e os que carecem de melhoria ou ajustamento. Esta análise permitirá melhorar o Plano de Contingência e a capacidade de resposta a situações de crise que possam vir a ocorrer no futuro. 18.LISTA DE VERIFICAÇÃO Planeamento Não iniciado Em curso Executado Coordenação e Planeamento Definir a cadeia de comando e controlo Identificar as actividades essenciais e prioritárias Definir os recursos humanos mínimos para cada uma das áreas essenciais e prioritárias e prever a sua substituição, em caso de necessidade Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 23

25 Âmbito: Planeamento Não iniciado Em curso Executado Assegurar que os responsáveis pelas diferentes tarefas e respectivos substitutos têm a sua informação e o treino necessários para a sua execução Planear formas de manter as actividades administrativas e de segurança dos SP do IPC, em caso de elevado absentismo ou de encerramento Identificar os fornecedores de bens ou serviços essenciais para o funcionamento da instituição como, por exemplo, refeições, segurança, etc Verificar se os fornecedores de bens ou serviços considerados essenciais podem garantir a continuidade desses fornecimentos Equacionar soluções alternativas para a manutenção dos fornecimentos essenciais Identificar os parceiros com quem deve ser estabelecida uma articulação prioritária Assegurar a existência de uma reserva estratégica de bens ou produtos cuja falta possa comprometer o exercício das actividades mínimas ou consideradas prioritárias (durante o período crítico da pandemia) Medidas de Prevenção e Controlo da Gripe Efectuar sessões de esclarecimento dos profissionais sobre as medidas de prevenção a adoptar, sempre que necessário Distribuir e afixar materiais informativos sobre medidas de prevenção e controlo da Gripe A Prever uma reserva estratégica de produtos de higiene e limpeza, ou outros considerados essenciais no contexto das medidas de protecção, para fazer face a uma eventual ruptura no seu fornecimento Proceder a uma avaliação das instalações e equipamentos para lavagem das mãos e reparar eventuais deficiências Proceder à instalação em locais estratégicos de dispositivos dispensadores de SABA para higienização das mãos, de lenços de papel e colocação de receptáculos adequados para a respectiva eliminação Designar um responsável que assegure a manutenção destes dispositivos Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 24

26 Âmbito: Planeamento Não iniciado Em curso Executado Definir e implementar rotinas de higienização das mãos dos profissionais Definir e implementar regras e rotinas de lavagem das instalações e equipamentos Definir e implementar regras de arejamento das instalações Impor aos trabalhadores a regra de que no caso de apresentarem sintomas, devem permanecer em casa e devem comunicar ao seu superior hierárquico essa sua situação e evolução Criar uma sala de isolamento para os indivíduos que manifestem febre ou sintomas gripais, até novas instruções dos profissionais de saúde. Estabelecer regras de utilização da sala de isolamento Plano de Comunicação Divulgar o Plano de Contingência Divulgar o Plano de Contingência junto dos parceiros e restante comunidade Manter uma lista actualizada dos contactos de todos os profissionais e de todos os fornecedores pertinentes Prever formas de comunicação através de vias alternativas telemóvel ou internet Prever e estabelecer formas de comunicação com as Autoridades de Saúde do respectivo Agrupamento de Centros de Saúde Divulgar informação a todos os interessados sobre a evolução da situação nos Serviços da Presidência e esclarecer eventuais dúvidas Estabelecer formas de comunicação com os parceiros pertinentes Elaborado Verificado Aprovado Versão: 1.00 Serviços da Presidência do IPC 25