GESTÃO ESTOQUES FARMÁCIAS HOSPITALARES

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1 GESTÃO DE ESTOQUES EM FARMÁCIAS HOSPITALARES ORGANIZAÇÃO E INTELIGÊNCIA: OS RESULTADOS APARECEM NA HORA.

2 Principal desafio da Farmácia Hospitalar moderna: garantir a máxima disponibilidade de produto, com o menor nível de estoque possível ITEM I: INTRODUÇÃO: A gestão de estoques, quando presente no dia-a-dia das empresas, permite importantes ganhos, como eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreamento. Em função do volume de dados e da complexidade dos processos, envolve uma série de procedimentos, pois afeta dois aspectos cruciais do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, ambos com impacto direto no resultado ou na rentabilidade. O grande desafio é encontrar o equilíbrio entre essas variáveis: se a política adotada tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, impacta diretamente nos custos relativos à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento. Por outro lado, se para cortar os custos os estoques são demasiadamente reduzidos, corre-se o grande risco de não atender ao cliente. A gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: operacionais e estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: avaliação e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem e dispensação. No item estratégico, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de distribuição e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil. Nas Farmácias Hospitalares, a gestão de estoques é ferramenta fundamental para a eficiência de prestação dos serviços farmacêuticos e deve ter como meta primordial evitar a ruptura dos níveis de estoque, o que determinaria a interrupção das atividades assistenciais. É obrigação do farmacêutico o estabelecimento e manutenção de padrões que assegurem a qualidade, a escolha das fontes de suprimento, a especificação adequada dos produtos para auxiliar na prescrição dos medicamentos, as decisões técnicas relativas às aquisições, o controle dos estoques, o armazenamento apropriado e o uso seguro de todos os fármacos e insumos. Estas responsabilidades não podem ser delegadas a outro profissional, porque estas avaliações requerem conhecimento profissional e julgamentos os quais somente o farmacêutico está apto a fazer é este profissional que responde ética e juridicamente pelas questões relativas aos medicamentos. Quando bem administrada, a gestão de estoques permite que o farmacêutico diminua seu tempo na dedicação a tarefas administrativas, poupe espaço de armazenamento, aumente a produtividade pessoal, ajude na racionalização da terapêutica, permita contenção de gastos com medicamentos e seja fonte de informação às autoridades sanitárias. A situação mais conveniente é quando a média de estoque na central de abastecimento farmacêutico oscila entre 15 e 30 dias, porém, sabemos que em algumas instituições, principalmente alguns órgãos públicos, essa situação é impraticável, devido aos riscos inerentes à burocracia regulamentar. As empresas comerciais e industriais têm investido grande quantidade de capital na contratação de serviços, na utilização de mão de obra especializada e em tecnologia para trabalhar com níveis de estoque os mais baixos possíveis, devido ao elevado custo de manutenção de estoques, ao elevado custo de captação do capital e à necessidade de disponibilidade de capital

3 para aporte de tecnologia e investimento em outras atividades mais lucrativas e menos dispendiosas. Desta forma, a redução de estoques, aliada ao seu controle rigoroso e seguro, permite que as empresas possam desviar capital para investimento e lucro de forma rápida, sem incorrer na imobilização deste capital em estoques, que não gera lucro e ocasionalmente transforma-se em perdas. Em relação às instituições hospitalares, a necessidade de investimento na diversificação dos serviços oferecidos, para conferir maior grau de ocupação à capacidade física instalada e justificar o investimento realizado nos modernos e caros equipamentos, aliada à complexidade cada vez maior dos métodos de diagnóstico e tratamento e à crescente oferta de novos fármacos, torna a tarefa da Farmácia bastante complexa, porém imperativa para a administração farmacêutica na competição dos recursos, devido à diversidade de patologias para atendimento e aos desafios financeiros enfrentados por qualquer empresa. Reduzir estoques não é tarefa isolada; implica na adoção de várias funções logísticas impondo maior eficiência nas atividades de controle e armazenamento, processamento de pedidos, distribuição, administração e conta hospitalar. Caso contrário, haverá ruptura no fornecimento para o cliente (pessoal técnico e paciente). ITEM II: CADEIA DE SUPRIMENTOS DE MATERIAIS: Logística: Segundo o Council of Logistics Management, Logística é o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matérias-primas, materiais em elaboração e produtos acabados, bem como as Informações correlatas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes, ou seja, é o processo de abastecer os clientes, através de técnicas que asseguram a disponibilidade do produto certo, na quantidade certa, ao preço certo, na hora certa, sem avarias e acompanhado de documentação correta. Os três elementos envolvidos nas operações logísticas são o gerenciamento de materiais, que envolve a aquisição e o recebimento de matérias primas e produtos (transporte interno e armazenamento); o fluxo de materiais, ou seja, a habilidade de localizar e agendar as etapas finais (gerenciamento de informações, marcação de produtos, rotulagem e empacotamento) e a distribuição física que é o fornecimento dos produtos aos consumidores, o recebimento e o registro das devoluções. ITEM PRINCÍPIOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS: David Anderson & cols definiram como princípios da cadeia de suprimentos a garantia de satisfação dos clientes ao mesmo tempo em que visam o crescimento da empresa, ou seja, é necessário avaliar a necessidade específica de cada cliente, adaptando a cadeia de suprimentos para fornecer diferentes tipos de serviços da maneira mais lucrativa possível. Para isso, é imprescindível: - Estabelecer critérios e rotinas de atendimento diferenciado para cada um deles, para não sobrecarregar a rotina do serviço; - personalizar os procedimentos da rede logística, empregando as ferramentas disponíveis para atender aos clientes; - ouvir os sinais de variação de consumo (e disponibilizar tempo para planejamento e avaliação dessa variação); - gerenciar as fontes de suprimento para reduzir o custo total dos próprios produtos e dos serviços de fornecimento, estabelecendo contatos estratégicos com fornecedores de modo a planejar o fornecimento eficiente;

4 - desenvolver estratégia de funcionamento da cadeia de suprimentos, para suportar níveis múltiplos de decisão e fornecer visão clara do fluxo de produtos, dos serviços e da informação; - adotar medidas de aumento de desempenho da cadeia, com aferições que permitam pontuar níveis de perigo, para induzir a correções automáticas e imediatas. Os princípios anteriormente mostrados poderiam ser configurados na forma de um modelo, fundamentado em quatro princípios, para ajudar a gerência farmacêutica a avaliar a cadeia de suprimentos e evidenciar os pontos falhos, empregando um melhor critério gerencial: 1º. Planejamento: Levantamento e captação de informações sobre os recursos financeiros disponíveis, estabelecimento das necessidades de consumo, planejamento de inventários, avaliação das necessidades de distribuição de materiais e esboço da capacidade de todos os serviços. As ações de planejamento requerem a tomada de decisões, a configuração da cadeia de suprimentos, o planejamento da capacidade de atendimento e o gerenciamento da padronização de produtos. 2º. Abastecimento: As ações de abastecimento são: aquisição, recebimento, inspeção, armazenamento e dispensação dos produtos. Para estes procedimentos é necessária a administração de bancos de preços, a avaliação da qualidade, a certificação de fornecedores e o retorno das informações, bem como o estabelecimento de exigências contratuais e condições de pagamento. 3º. Execução: O gerenciamento prático implica nas ações de solicitação e recepção de materiais, produção e teste dos produtos, armazenamento, embalagem e dispensação. É indispensável, então, a avaliação da necessidade de mudanças no sistema, mobiliário, equipamentos, melhoria da qualidade dos serviços produzidos e agendamento de compras. 4º. Dispensação ou fornecimento: Suas ações relacionam-se com a implantação e manutenção de pedidos, manutenção de base de dados de medicamentos e clientes, criação de rótulos e embalagens específicas, consolidação de prescrições e dispensação de produtos. Os modelos operacionais poderiam ser representados na seguinte tabela: PLANEJAMENTO Captação de informações Aquisição, recebimento, inspeção Dispensação, embalagem Manutenção de bases de dados GERENCIAMENTO Tomada de decisões Certificação de fornecedores e produtos, administração de bancos de preços Mudanças na engenharia, melhoria da qualidade Análise de dados. ITEM 2.2 O PROCESSO DE UTILIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS: A competitividade entre os diversos serviços hospitalares cria a necessidade de implantação de uma postura gerencial mais eficaz, pois o administrador hospitalar (sob pressão dos gestores) exerce a cada dia maior pressão sobre o custo da terapia medicamentosa e sobre o custo total dos estoques do serviço de farmácia, exigindo justificativas para os desembolsos dos recursos. Esta é, possivelmente, uma das tarefas mais complicadas para os profissionais responsáveis por farmácias hospitalares, estejam elas no âmbito público ou privado, pois representa um desafio frente ao grau de complexidade no fornecimento de explicações relativas ao custo/benefício, junto à administração.

5 Embora esta seja uma entre as dezenas de atividades do gerente farmacêutico, possui especial importância, porque evidencia a capacidade administrativa deste profissional junto à administração hospitalar. Devemos entender, no entanto, que a responsabilidade sobre os custos abrange do preço do produto ao processo global de fornecimento e que nem sempre o menor preço representa o menor custo. Somente o profissional farmacêutico tem competência técnica para definir o melhor produto a ser utilizado. O processo de utilização dos medicamentos é um sistema contínuo, que começa com a percepção da necessidade de utilização do fármaco e termina com a avaliação de sua eficácia no paciente. Até o medicamento ser administrado ao paciente ele passa por uma série de etapas, onde são necessárias várias medidas para garantir isenção de erros previsíveis, que podem ocorrer em cada um dos procedimentos desse complexo processo. Os seguintes passos servem para ilustrar esta complexidade: Prescrição Documentação Dispensação Administração Monitoramento Avaliar o transcrever a rever a rever a avaliar a paciente prescrição (*) prescrição prescrição resposta do estabelecer a necessidade do uso do medicamento selecionar o medicamento correto determinar as interações e alergias prescrever o medicamento transmitir / enviar à farmácia rever precauções, interações e alergias confirmar a transcrição, se necessário contatar o prescritor, se necessário preparar o medicamento confirmar a transcrição rever precauções, interações e alergias preparar o medicamento avaliar o paciente paciente registrar e documentar os resultados obtidos distribuir o medicamento administrar o medicamento (*) Esta etapa não se aplica a todos os Sistemas de Distribuição de Medicamentos Para garantir esta continuidade, impõe-se a seleção do regime terapêutico, a dispensação do produto, a administração ao paciente, o monitoramento dos efeitos adversos e a manutenção do tratamento do paciente por ocasião da alta, além do estabelecimento de padrões mínimos de controle de custos e estoques na farmácia hospitalar. Alguns padrões são facilmente identificáveis, pela pressão que exercem sobre os custos dos serviços farmacêuticos e sobre os níveis de estoques: - Custo do processo de utilização: na identificação de áreas que possam sofrer redução potencial de custos, é imperativo que a chefia da farmácia avalie os benefícios e os custos de todo o processo de utilização dos medicamentos, sem que o processo de redução de estoques induza a qualquer diminuição da qualidade dos produtos oferecidos. - Qualidade, eficiência, eficácia e segurança: cada vez mais, as atenções são direcionadas para a análise da utilização de medicamentos em determinadas comunidades ou em grupos de

6 pacientes em relação à eficácia, eficiência e segurança, pois os fármacos produzidos atualmente se mostram mais específicos e muito mais potentes. No entanto, deve-se prestar muita atenção à pressão da indústria sobre a introdução de novos fármacos, com custos muito maiores, que em sua maioria não representam nenhuma melhoria na qualidade final dos tratamentos. - Fontes de recursos hospitalares: as decisões que uma diretoria de hospital pode tomar vêm, cada vez mais, impregnadas por elementos externos, principalmente Leis, disposições governamentais e problemas de financiamento. O administrador hospitalar por sua vez, em qualquer dos aspectos no campo da saúde, deve zelar não só por uma boa gestão econômica e administrativa, como também tornar esta gestão compatível com a melhor assistência possível e com o progresso técnico/científico da medicina. - Competição entre serviços: esta consideração impõe que o serviço de farmácia deva competir igualmente com outros serviços do hospital para obtenção de recursos necessários. É imperativo demonstrar que o gasto com medicamentos na unidade hospitalar pode ser revertido em benefícios para a instituição, para o serviço de farmácia não ser simplesmente rotulado como gastador. ITEM BENEFÍCIOS DA REDUÇÃO DOS NÍVEIS DE ESTOQUE: Vários fatores estão motivando os administradores a disponibilizar os materiais ao cliente, utilizando menores níveis de estoque. Dentre eles, destacamos os seguintes: - Grande diversidade de produtos, tornando mais complexa a atividade de gestão de estoque, dos pontos de ressuprimento e dos estoques de segurança; - Maior número de empresas oferecendo produtos similares, tornando a oferta de produtos mais confiável, em relação à entrega; - Elevado custo do capital face às proibitivas taxas de juros, tornando mais onerosas a posse e a manutenção dos estoques, pois significam capital imobilizado; - Maior controle dos inventários, evitando perdas, desvios, erros e uso indevido (não autorizado); - Melhor controle do uso de produtos e serviços evitando perdas conseqüentes de falta de faturamento (garantia de inclusão dos medicamentos nas contas hospitalares). O aumento da eficiência das operações de movimentação de materiais (transporte, armazenagem e processamento de pedidos) pressiona para baixo a curva de custos unitários, permitindo gerenciamento de lotes de ressuprimento menores, sem afetar a disponibilidade dos produtos aos clientes. O surgimento de empresas de operação logística na área farmacêutica, a maior possibilidade de formação de parcerias de fornecimento, de contratos de fornecimento por grupos de produtos (mesmo nos serviços públicos) e a adoção de tecnologias que permitem a troca de informações de forma ágil são fatores que contribuíram decisivamente para conferir segurança nas operações, administrando níveis baixos de estoque. ITEM III A DINÂMICA DO FLUXO DE MATERIAIS: O sistema de distribuição de medicamentos adotado pela farmácia tem influência direta na redução mais eficaz dos níveis de estoque. Quanto mais centralizada na farmácia estiver a distribuição, maior será a garantia de se trabalhar com níveis mais baixos de estoque. Fica fácil de entender que nos sistemas convencionais onde são remetidos medicamentos baseados em estimativas de consumo por parte de postos de enfermagem, os medicamentos estão na realidade sendo estocados nas clínicas, o que dificulta o seu controle, favorece o seu uso inadequado e potencializa a possibilidade de erros. O sistema mais conveniente é o de dose unitária, onde a farmácia poderá informar a qualquer tempo a real situação dos níveis de estoque da instituição. Estes sistemas, quando empregados, podem reduzir os custos gerais com medicamentos em até 60 %.

7 Imaginemos uma situação ideal, onde o consumo médio de um determinado medicamento seja facilmente previsível - permitindo-se saber exatamente quando o nível de estoque chegará a zero - e o fornecimento seja, da mesma forma, previsível em seu tempo de chegada, em quantidade e preço. O momento do reabastecimento, então, é facilmente determinado, ao se alcançar certo nível de estoque, pois sabe-se exatamente qual o momento do reabastecimento, para estabelecer a chegada dos novos lotes de produtos. O ponto de pedido pode ser estimado com precisão quando se alcança determinado nível de estoque (%). Esta situação só ocorre em empresas que não estão sujeitas a mudanças de protocolos ou a sazonalidades e onde o ressuprimento pode ser estabelecido através de contratos de fornecimento. O ponto de pedido é calculado simplesmente através da multiplicação da taxa de consumo média pelo tempo de entrega. Deste modo, o cálculo dos parâmetros pode ser feito aplicando-se a fórmula: onde: PP = C * TE PP = ponto de pedido C = taxa de consumo média TE = tempo de entrega ESTOQUE DINÂMICA DA GESTÃO DE ESTOQUES CONDIÇÃO IDEAL PONTO DE PEDIDO MOMENTO DE PEDIR MOMENTO DO REABASTECIMENTO TEMPO No entanto, esta situação dita ideal não existe na administração farmacêutica hospitalar, pois raríssimos são os produtos para os quais não existe alguma incerteza, seja ela de consumo ou de fornecimento, levando-se em consideração as sazonalidades de consumo, os novos lançamentos, os modismos prescritivos, a irregularidade de fornecimento por distribuidores e indústrias, a atuação do marketing na promoção de determinados produtos influenciando a prescrição médica, os atendimentos de emergência e outros fatores que dificultam a previsão da taxa real de consumo. Além disso, o ressuprimento pode alterar-se, ocasionando atrasos na entrega. No caso das instituições públicas, os atrasos na emissão de empenhos, os prazos legais para publicação e desembolso de recursos e as licitações canceladas ou sob júdice podem levar a situações de difícil controle, tornando imperativa a adoção de uma política de manutenção de estoques de segurança (que irão variar de acordo com o produto ou com a situação político/econômica de cada instituição), para garantir que não haverá falta de estoque, mesmo que haja algum eventual aumento de consumo ou que haja atraso nos prazos de fornecimento estabelecidos. Esta incerteza dos serviços públicos pode ser minimizada com contratos de fornecimento. A fórmula para cálculo dos parâmetros de reposição de estoques altera-se, na medida em que é necessário acrescentar o estoque de segurança:

8 ESTOQUE PP = C * T + ES onde: PP = ponto de pedido C = taxa de consumo média T = tempo de entrega ES = estoque de segurança CONDIÇÃO REAL TEMPO ESTOQUE DE SEGURANÇA MOMENTO DO REABASTECIMENTO ITEM 3.1 CUSTO DE MANUTENÇÃO DE ESTOQUES: O custo de manutenção de estoque é o custo necessário para mantê-lo disponível, ou seja, é a despesa financeira que estima o percentual de capital imobilizado em estoque. Este custo pode ser calculado a partir da multiplicação de uma taxa de manutenção sobre o valor do estoque médio, tido como a metade da quantidade estimada para a compra, acrescida do estoque de segurança. EM = Q/2 + ES Tomemos como exemplo que o custo anual de manutenção de estoque, calculado em 20%, para um hospital com R$1 milhão de estoque médio, é R$200 mil. Embora essa matemática seja extremamente simples, o cálculo do custo percentual de manutenção de estoque não é simples, pois existem incluídos no custo de manutenção de estoque o custo de capital, perdas, armazenamento e impostos (a tabela abaixo resume as variações desses custos). O valor final é expresso em percentual, que por sua vez, é multiplicado pelo valor do estoque médio para chegar ao custo de manutenção de estoque. Quando este cálculo considera um grande número de produtos, são necessárias numerosas análises. Enquanto o custo de capital do estoque médio pode ser facilmente calculado, os custos de perdas, armazenamento e impostos podem variar, dependendo da natureza de cada produto. Uma vez acordado o valor para cálculo do custo de manutenção de estoque, esse valor deve ser mantido constante para todas as análises do sistema logístico. Componentes do custo de manutenção de estoque Componente Média Faixa Capital 25% 8 40% Impostos 1% 0,5 2% Seguro 0,05% 0 2% Perdas 1,2% 0,5 2% Armazenamento 2% 0 4% Total 19,25% 9 50% Custo de Capital

9 O aspecto mais controverso do custo de manutenção de estoque é a determinação da taxa mais apropriada a ser aplicada ao capital investido. A experiência de muitas empresas mostra que os valores variam entre a taxa de juros básica (prime rate) e 25%. O cálculo com a taxa de juros básica ou qualquer outra praticada pelo setor financeiro é uma estimativa da aplicação do capital que o mercado estaria disposto a remunerar, se este não estivesse sido investido em estoque. Por isso, os recursos investidos em estoque perdem seu poder de gerar lucro, restringem a disponibilidade de capital e limitam outros investimentos. Impostos A alíquota de imposto e a base de cálculo geralmente diferem em cada região. Normalmente, o imposto é calculado sobre o volume de estoque em determinado dia do ano, ou sobre o estoque médio de um determinado período. Algumas regiões não tributam estoque. Seguro Quando utilizado, o custo do seguro é normalmente calculado com base em uma estimativa do risco, ou exposição a um risco, em determinado período de tempo, relativos à natureza dos produtos e das condições de armazenamento. Produtos de grande valor que podem estar facilmente sujeitos a roubo e produtos perigosos, como combustíveis, têm custos de seguro mais elevados. O custo de seguro também depende de características preventivas existentes em instalações, como câmaras de segurança ou sistemas automáticos de prevenção de incêndio. Perdas por caducidade ou desvios Os cálculos deste custo são baseados na quantidade de produtos que devem ser destruídos. O custo das perdas deve ser tratado com cautela e deve ser limitado à perda direta relativa ao armazenamento de estoque. Armazenamento O custo do armazenamento refere-se ao custo da permanência do estoque em instalações, sem considerar o custo de manuseio do produto. Esse custo deve ser atribuído especificamente a produtos, pois não tem relação direta com o valor do estoque. Em almoxarifados próprios, a despesa de depreciação anual deve ser apropriada através de taxa padrão por metro quadrado ou por metro cúbico. O custo da ocupação anual para um determinado produto pode ser calculado multiplicando-se a quantidade de dias em que o espaço físico foi utilizado, pela taxa diária padrão vigente para o ano. O valor apurado pode então ser dividido pela quantidade de unidades do produto processado no almoxarifado, para apurar o custo médio de armazenamento por unidade de produto. Para ilustrar a importância dos estoques no retorno sobre o investimento das empresas, através da observação do fluxo esquemático abaixo, podemos observar que pequena redução dos estoques representa aumento significativo no giro dos produtos e no retorno do investimento. Um menor nível de estoque disponibiliza também o capital que pode ser reinvestido em operações de melhoria dos resultados gerais das empresas.

10 U$ RECEITA DE CONSUMO U$ LUCRO U$ U$ U$ U$ U$ U$ CUSTOS ESTOQUE CONTAS A RECEBER CAIXA (+) ATIVO IMOBILIZADO (+) (+) U$ ATIVO TOTAL U$ ,5% RETORNO SOBRE INVESTIMENTO 13,15% Um principal componente do custo de manutenção de estoque é o custo do capital investido. Um estoque de R$ ,00, por exemplo, significa uma falta de capital de R$ ,00 para outros usos. O valor de US$ ,00 tem que ser tomado emprestado como capital de giro, ou ser extraído dos lucros acumulados da empresa. No primeiro caso, a empresa arcará com os respectivos encargos financeiros. No segundo caso, a empresa não pode investir o valor em outros projetos. Embora o custo de manutenção de estoque não apareça diretamente em demonstrativos de resultado como outros custos logísticos (de dispensação, por exemplo), fica claro, pela exposição acima, que esse custo tem um impacto significativo na situação econômico / financeira da empresa, por representar um custo importante e real. O custo de manutenção de estoque pode ser interpretado pela empresa de duas maneiras: 1 - custo equivalente ao custo financeiro de captação de recursos no mercado (12%) ou 2 - receber o mesmo tratamento do capital investido em setores produtivos da empresa (40%). Por isso, a importância dos custos de manutenção de estoques elevados é extremamente significativa na saúde financeira da empresa e os investimentos na sua redução devem ser constantemente trabalhados. ITEM FATORES QUE INTERFEREM NOS CUSTOS DOS ESTOQUES: 1) Medicamentos fabricados por terceiros x medicamentos produzidos na farmácia: Os medicamentos de produção interna ou própria têm menor custo porque não sofrem a taxação dos custos diretos e indiretos, ou da lucratividade do fabricante. Esta situação não se aplica à maioria das farmácias hospitalares, pois o investimento não compensaria a demanda de produtos. 2) Medicamentos de referência x genéricos x similares: O advento dos genéricos, sem dúvida, trouxe a garantia de produtos com maior confiabilidade ao mercado de medicamentos, pressionando os preços para baixo e uma sensível redução dos custos com medicamentos. Os medicamentos similares, também representam uma alternativa para pressionar os custos para baixo, porém, devemos adotar critérios técnicos e regulamentares na escolha dos fornecedores desses produtos. Um exemplo é a certificação técnica da empresa e, quando necessário, do próprio produto. A regulamentação prevê a necessidade de testagem destes produtos para os próximos anos, conforme descrito na Resolução ANVISA RDC nº 133, de 02 de junho de 2003.

11 3) Transporte: O transporte é o principal componente do sistema logístico. Sua importância pode ser medida através de pelo menos três indicadores financeiros: custos, faturamento, e lucro. O transporte representa, em média, 60% dos custos logísticos, 3,5% do faturamento, e em alguns casos, mais que o dobro do lucro. Além disso, o transporte tem um papel preponderante na qualidade dos serviços logísticos, pois impacta diretamente o tempo de entrega, a confiabilidade e a segurança dos produtos. Importante ressaltar que os valores acima apresentados podem variar de acordo com o setor e com a empresa. A participação no faturamento, que em média é de 3,5%, pode variar, por exemplo, de 0,8% no caso da indústria farmacêutica, já os fornecedores de soluções parenterais de grande volume têm frete de 8%, a 7,1% no caso da indústria de papel e celulose. Como regra geral, quanto menor o valor agregado do produto, maior a participação das despesas de transporte no faturamento da empresa. Embora o surgimento de operadoras logísticas no mercado hospitalar tenha reduzido em muito o impacto do preço frente ao custo final dos produtos farmacêuticos, para produtos que tem volume e peso elevado (grandes soluções) o frete é um componente importante do custo e a avaliação do modelo de gestão de estoque para estas soluções deve ser criteriosamente realizada. 4) Impostos: O principal componente no qual as empresas devem estar atentas é a substituição tributária praticada em alguns estados. Todo processo de aquisição deve observar se há inclusão desses impostos no preço final do produto e considerar o possível prolongamento do tempo do ciclo de atividades, pela distância física entre o fornecedor a farmácia. 5) Fabricantes e distribuidores: Sempre que possível toda a aquisição deve ser feita em fabricantes. Mesmo que hoje os distribuidores e transportadores sejam co-responsáveis pelos cuidados que interferem na qualidade final dos produtos e que os mesmos tenham que ser certificados pela ANVISA (portaria nº /12/98), face às dificuldades da fiscalização, sabemos que muitas dessas empresas não apresentam os padrões mínimos de qualidade exigidos para trabalhar com medicamentos. Uma das certificações de seus fornecedores deve ser a verificação das condições de transporte dos produtos adquiridos. (Você já parou para ver como seu produto foi transportado e está sendo entregue?) 6) Características da aquisição: A aquisição de medicamentos, germicidas e produtos para a saúde selecionados para uso hospitalar é um processo relacionado às decisões sobre qualidade e custo, além do vínculo com o gerenciamento da produção, fracionamento e controle dos mesmos, quando passíveis de semi-industrialização pela farmácia. Sempre que possível, todas as aquisições devem ser realizadas através de uma licitação, para aumentar a competitividade e diminuir os custos. É necessário lembrar que o produto que se precisa adquirir pode ser exatamente aquele que algum fornecedor precise vender. Então, a compra bem programada provê tempo suficiente para uma ampla negociação com fornecedores. 7) Embalagens: Embalagens hospitalares são sempre mais baratas e esta forma de fornecimento deve ser incentivada para diminuir os custos totais com os medicamentos.

12 ITEM IV: CONTROLE DE ESTOQUES: Podemos definir estoque como o conjunto de artigos armazenados à espera de utilização mais ou menos próxima, que permita fornecimento quando necessário, sem que seja imposto atraso de fornecimento por deficiência de produção ou entrega. O controle dos estoques é uma tarefa imprescindível para a implementação da política de estoques. Sua principal função é o acompanhamento da variação das quantidades disponíveis ao longo do tempo. Estas funções podem ser desempenhadas manualmente ou por computador. As principais diferenças são a velocidade, a precisão e o custo. A gestão de estoques na instituição deve implantar as normas e os procedimentos para controle dos níveis de estoque e definir os parâmetros de ressuprimento ITEM CONTROLE PERMANENTE DE ESTOQUES. Utiliza a verificação diária das necessidades de ressuprimento, exigindo um rígido controle das quantidades de todos os produtos. Na sua implantação devem ser definidos os momentos de ressuprimento, as quantidades a serem solicitadas e a rotina para verificação das flutuações de consumo ao longo do tempo. Neste tipo de controle, o cálculo do momento do ressuprimento deve ser feito na aplicação da seguinte fórmula: MR = C x T + ES Onde: MR = ponto de ressuprimento em unidades C = consumo médio diário T = tempo médio de ressuprimento em dias ES = estoque de segurança em unidades Exemplificando, poderíamos supor a seguinte situação: Produto - Dipirona sódica 1 g (500 mg/ml - 2 ml) Consumo médio diário = 20 unidades Tempo médio para ressuprimento em dias = 10 dias Supondo que não existem incertezas, o estoque de segurança será igual a zero. MR = 20 unidades/dia x 10 dias + 0 = 200 unidades No controle permanente de estoques, o estoque médio é calculado pela fórmula: E = Q / 2 + ES Onde: E = estoque médio Q = quantidade do pedido ES = quantidade do estoque de segurança Aplicando-se a fórmula no exemplo anterior, temos: E = 200/2 + 0 = 100 Logo, podemos afirmar que o controle permanente de estoques é ditado por duas premissas: O pedido dos produtos é colocado quando se atinge o momento de ressuprimento e o monitoramento dos estoques é feito continuamente. Caso contrário, os parâmetros MR e Q devem ser aperfeiçoados. ITEM CONTROLE PERIÓDICO DE ESTOQUES. Este controle diferencia-se do controle permanente pela frequência, podendo ser semanal ou mensal. Dessa forma, o momento do ressuprimento deve ser ajustado para o intervalo entre duas contagens sucessivas. Onde: MR = momento do ressuprimento C = consumo médio diário MR = C(T + P/2) + ES T = tempo médio de ressuprimento P = período de tempo entre duas contagens sucessivas ES = estoque de segurança

13 Como a contagem de estoque ocorre em períodos pré-determinados, existe a possibilidade de faltar estoque, para qualquer item. Por esta razão, deve-se estimar estas faltas em 50% das vezes e o cálculo para o momento do ressuprimento deverá considerar este fato. Aplicando-se este cálculo no modelo anterior para um intervalo de contagem de 7 dias, tem-se: MR = C(T + P/2) + ES Onde: MR = 20 (10 + 7/2) + 0 = 20 (10 + 3,5) = 270 unidades O cálculo do estoque médio para o controle periódico será: Onde: EM = quantidade média em estoque C = consumo médio diário EM = Q/2 + (P/2) C + ES Q = quantidade do pedido P = período de tempo entre duas contagens sucessivas ES = estoque de segurança Aplicando-se a fórmula ao mesmo exemplo anterior, tem-se: EM = 200/2 + (7/2) = = 170 unidades O intervalo de tempo influencia diretamente no estoque médio, fazendo com que os sistemas de controle periódico requeiram estoques médios maiores do que os sistemas de controle permanente. ITEM ALTERNATIVAS DE CONTROLE: Alguns métodos alternativos foram criados para aplicação em situações específicas, combinando os sistemas periódico e permanente de controle. Os sistemas a seguir são bastante úteis na farmácia / almoxarifados hospitalares, pelas características de operação e facilidade de uso. Esses métodos, quando bem aplicados, cumprem de modo adequado as funções de ressuprimento, garantindo um abastecimento contínuo e seguro, com baixos níveis de estoque. ITEM CONTROLE COM META DE REPOSIÇÃO: Nesta metodologia, os pedidos de reposição são realizados a intervalos fixos e controlados a intervalos curtos. A ferramenta que dispara este tipo de controle é o tempo. Não é necessário acompanhar os níveis de estoque, mas apenas os seus valores, nas revisões periódicas, para identificação das quantidades presentes e definição do quantitativo a pedir sempre em número que leve o nível dos estoques ao máximo pré-estabelecido. Este máximo é garantido como nível não ultrapassável, pois o estoque jamais excederá o nível de ressuprimento. Esta prática faz com que o estoque médio seja mais alto, porque há necessidade de proteção das variações de consumo durante os períodos de revisão. Neste método, adiciona-se ao tempo do ciclo de atividades o intervalo de tempo em que são realizados os controles. A fórmula base para cálculo do controle com meta de reposição é: Onde: NR = nível de reposição ES = estoque de segurança NR = ES + C x (T + P) C = consumo médio diário T = tempo médio de ressuprimento P = período entre duas contagens sucessivas Para se obter a quantidade de estoque a ser reposta, aplica-se a seguinte fórmula: Onde: Q = quantidade do pedido NR = nível de reposição Q = NR - E Qp E = Quantidade em estoque no momento da contagem Qp = quantidade que já foi pedida

14 Exemplo: considerando um intervalo de 5 dias entre duas contagens sucessivas, consumo médio diário de 20 unidades, estoque de segurança zero e tempo de ressuprimento de 10 dias, temos: NR = C x (T + P) + ES Onde: NR = 20 ( ) + 0 = 300 unidades No exemplo, o tempo de ressuprimento é maior do que o intervalo entre duas contagens, e por essa razão deve-se considerar sempre os pedidos de reposição já realizados. Supondo que existe um pedido de reposição de 100 unidades em andamento e que o estoque no momento da contagem é de 50 unidades, Q = NR - E Qp ou seja, Q = = 150 unidades. Estoque Q 1 Q 2 Q 3 Estoque Máximo P 1 P 3 R 2 Q 4 R 4 R 1 P 2 P 4 Estoque Segurança R 3 T T T tempo tempo O cálculo do estoque médio neste sistema de controle pode ser obtido pela fórmula: EM = (P/2) x C + ES Onde: C = consumo médio diário EM = estoque médio ES = estoque de segurança P = período de tempo entre duas contagens sucessivas ITEM CONTROLE MÁXIMO E MÍNIMO. Diferencia-se do controle de reposição por adotar uma quantidade pré-determinada de pedido, com a introdução de uma variável, limitando a oscilação da quantidade mínima. Desta forma, o nível dos estoques é sempre mantido entre um nível inferior e superior. A quantidade máxima define o limite de estoque, que não deve ser ultrapassado. O limite inferior assegura que o ressuprimento seja igual a pelo menos a diferença entre os limites máximo (M) e mínimo (m) de estoque. Logo; Se E + Qp < m, então Q = M -E Qp Onde: E = quantidade em estoque na data do pedido Qp = quantidade já pedida m = nível mínimo dos estoques Q = quantidade do pedido M = nível máximo dos estoques O nível mínimo, ou m, é determinado como ponto de reposição, isto é, é igual ao produto do consumo pelo tempo de ressuprimento m = C * T Onde: C = consumo médio diário

15 m = nível mínimo de estoque T = tempo de ressuprimento Na situação acima, não foram consideradas as incertezas de reposição. Neste caso, deve ser acrescida na fórmula o valor do estoque de segurança. m = ES + C * T O sistema mínimo-máximo pode ser calculado tanto para quantidades absolutas de produto quanto para dias de ressuprimento ou uma combinação desses dois fatores. Supondo, por exemplo, que a quantidade mínima seja de 100 unidades e a máxima, de 400 unidades, conclui-se que: Se E + Qp < 100 então Q = E Qp Empregando o exemplo abaixo: Estoques = 75 unidades Pedido já colocado: zero unidades. A quantidade a pedir é de 325 unidades (Q = ). Adotando-se este mesmo raciocínio, pode-se calcular os dias de ressuprimento, considerando como exemplo dez dias de suprimento para o estoque mínimo. A cada contagem, os dias são convertidos em uma quantidade específica de unidades. Deste modo, o cálculo estará sempre respondendo às alterações de demanda, quando multiplicado pela previsão atual de consumo. MÉTODO MÍNIMO MÁXIMO estoque Estoque máximo Quantidade pedida Estoque mínimo (segurança) T T T tempo ITEM CONTROLE EM HOSPITAIS PÚBLICOS. Uma das variações da metodologia acima é o estabelecido pela Secretaria da Presidência da República (SEDAP), publicada no DOU em 08 de abril de Nestas normas, é determinado que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de compra deverão ocorrer em função das fórmulas abaixo: Fatores de Ressuprimento: CMM - consumo médio mensal - média aritmética do consumo nos últimos 12 meses (CMM = Consumo anual/12)

16 T - tempo de aquisição - período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no almoxarifado. I - intervalo de aquisição - período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas. Em - estoque mínimo ou estoque de segurança - é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período de tempo ou para atender a demanda normal em caso de atraso de entrega da nova aquisição. É aplicável tão somente aos itens indispensáveis ao serviço do órgão ou entidade. Obtém-se pela multiplicação do consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,5 de T (Em = CMM x f). EM - estoque máximo - A maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo de tempo de aquisição, perecimento e obsoletismo, entre outros. Obtém-se pela soma do estoque mínimo ao produto do consumo médio mensal pelo intervalo de aquisição (EM = CMM x I) PP - ponto de pedido - Nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, para repor o estoque mínimo. Obtém-se somando ao estoque mínimo o produto do consumo médio mensal pelo tempo de aquisição (PP = Em + CMM x T). Q - quantidade a ressuprir - número de unidades a adquirir para recompor o estoque máximo. É a multiplicação do consumo médio mensal pelo intervalo de aquisição (Q = CMM x I). A metodologia apresenta, sem dúvida, um progresso nos sistemas de administração de estoques a nível federal porém, não prevê, por exemplo, as variações de consumo. Outro fator limitante do sistema é a regulamentação dos processos licitatórios, que não permite a compra de itens isoladamente, impondo a compra por blocos em regime de Tomadas de Preços ou Concorrências Públicas. Uma das maneiras de administrar níveis baixos de estoque é a adoção de sistemas de licitação para fornecimento de forma parcelada, através de contrato de fornecimento periódico com o vencedor da licitação, sendo a reposição feita a intervalos mais curtos. Desta forma, pode-se trabalhar com níveis baixos de estoque e obter as vantagens operacionais que este procedimento oferece. ITEM CLASSIFICAÇÃO DE PRODUTOS E CLIENTES A política para o gerenciamento de estoques de cada produto requer: Procedimento para determinar o local de armazenamento - cada produto deve ter definido o tamanho do seu estoque máximo (incluindo estoque de segurança) e um local determinado e demarcado, para que uma inspeção visual possa estimar imediatamente a quantidade em estoque. Padronização e normatização quanto à embalagem, prazo de validade, concentração, metodologia de fabricação, fabricantes autorizados ao seu fornecimento específico e quantidades de ressuprimento. Classificação de cada produto quanto à sua atividade terapêutica, sua importância estratégica e econômico-financeira, sua natureza e quanto ao seu giro de estoque. Do mesmo modo, deve ser definido claramente, para cada produto, qual especialista está autorizado a prescrevê-lo e administrá-lo. O gerenciamento eficiente de estoques exige que a classificação seja condizente com a estratégia da instituição e com os objetivos da prestação de serviços aos pacientes. Similarmente, é necessária a definição do nível de exigência e a importância estratégica de cada cliente (ex.: serviço de anestesia, emergências, centros de tratamento intensivo), pois como visto no item Cadeia de Suprimentos, cada cliente possui uma necessidade específica de atendimento que determina os esforços necessários para a prestação da melhor assistência.

17 ITEM CLASSIFICAÇÃO ABC: A classificação ABC agrupa os produtos padronizados ou nichos de consumo em características similares, com a finalidade de facilitar o controle de estoques. O processo normal de classificação coloca em seqüência os produtos, de forma que os itens com características similares são colocados no mesmo grupo, por ordem de importância econômica. Os produtos são classificados em ordem decrescente, por volume de saída, de modo que produtos com maior valor agregado (custo x quantidade média) são relacionados antes dos produtos com menor giro. CATEGORIA % PRODUTOS %IMPORTÂNCIA A B C Como montar a classificação ABC: A partir do consumo de cada medicamento, estabelecer o consumo médio para um ano, de cada item. Multiplicar este consumo médio pelo preço unitário, para achar o custo total do item. Calcular, para cada medicamento, o percentual dele em relação ao somatório dos custos (equivalente a 100%). Calcular o preço de cada medicamento em relação ao somatório dos custos (% do medicamento em relação ao custo total). Classificar os percentuais em ordem decrescente e calcular o percentual acumulado. Os produtos que se enquadrarem na faixa até 80% do percentual acumulado, pertencem à classe A. Entre 80 e 90% são da classe B e de 90 a 100%, são da classe C. Na maioria das aplicações logísticas, uma pequena percentagem dos itens (produtos, mercado, pedidos ou fornecedores) é responsável por uma grande percentagem dos volumes de venda. Este fato é chamado freqüentemente regra 80/20, ou lei de Pareto. A regra, decorrente de extensas pesquisas na indústria, diz que em uma empresa normal, 80% do volume de vendas está usualmente relacionado a 20% dos produtos. Obviamente, a perspectiva contrária da regra é que os restantes 20% das vendas são obtidos por 80% dos produtos. Em regra geral, a classificação ABC mostra que a maior parte dos volumes de venda (ou de qualquer outro fator de classificação) decorre de relativamente poucos produtos ou clientes. Produtos de alto volume ou de alto giro são geralmente classificados na categoria A. Produtos de volume e giro moderados são classificados na categoria B e produtos de baixo volume ou giro são classificados na categoria C. O agrupamento dos produtos similares facilita os esforços da administração em estabelecer estratégias de estoques concentrados para cada segmento de produtos. ITEM CLASSIFICAÇÃO XYZ: A característica dos produtos farmacêuticos não recomenda que o controle de estoques seja realizado somente baseado na importância econômica dos produtos. Uma estratégia mais eficiente para classificação de medicamentos deve levar também em consideração a sua importância para os pacientes. O ideal é a implantação dos dois métodos de classificação, para se estabelecer um índice combinado. A classificação agrupa, então, produtos que têm importância estratégica e econômica similares. A combinação pode ser feita entre os métodos ABC e XYZ. Neste último, os produtos são classificados de acordo com sua importância de utilização. Classificação XYZ Utilizada para se controlar os estoques do ponto de vista de importância de utilização

18 Medicamento classe X: Possuem elevado número de similares; tem menor importância estratégica e sua falta não interfere diretamente no atendimento Exemplo: Analgésicos; diuréticos Medicamento classe Y: Possuem elevado número de similares; tem certa importância estratégica, pois sua falta interfere no atendimento. Exemplo: soros Medicamentos classe Z: Possuem restrito número de similares ou não os possuem. Tem grande importância estratégica e sua falta interfere no atendimento Exemplo: Sulfadiazina de prata em centro de tratamento de queimados. Na classificação baseada em quantidades, é importante considerar que em uma linha de produtos existe diferença entre o valor total do custo e seu volume expresso em quantidades. Freqüentemente, os produtos de baixo valor que tem alto giro em determinados períodos são responsáveis por pequena percentagem do valor total. Na classificação por valor unitário, é importante considerar que os produtos de grande valor possuem maior custo para formação de estoques de segurança do que os produtos de baixo valor. No entanto, os produtos de grande valor podem, também, ser mais lucrativos. É conveniente lembrar que, de acordo com as regras dos lotes econômicos de compra, valores unitários mais altos resultam em menores quantidades econômicas de pedidos e, conseqüentemente, em pedidos de ressuprimento mais freqüentes. ITEM V: POLÍTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES. Em qualquer instituição hospitalar, seja ela pública ou privada, existem fatores que interferem na gestão de estoques e que precisam ser conhecidos e avaliados na implantação de uma política de gerenciamento do serviço de farmácia. 1) Fatores políticos e burocráticos Uma diretoria sem prioridade técnica e política na área de medicamentos e produtos não possui interesse na provisão de recursos para a farmácia e não investe na qualidade necessária ao melhor uso dos medicamentos. As compras são centralizadas e somente a aquisição pelo menor preço tem prioridade. As estruturas hierárquicas de gestão política costumam dar maior atenção aos procedimentos e funcionários administrativos, em detrimento dos técnicos. Deste modo, os argumentos técnicos não tem influência nas decisões. Os controles burocráticos estão voltados para os procedimentos, sem considerar as conseqüências ou qualidade dos atos. 2) Fatores organizacionais As deficiências de organização e de objetivos comprometem o profissionalismo de quem atua na instituição, pois trazem como conseqüência uma carência de atualização e capacitação de pessoal, aliada à falta de planejamentos, controles, normas e procedimentos. 3) Fatores individuais Como conseqüência das anteriores, o profissional mais capacitado e mais interessado perde o estímulo para manter-se na instituição e assumir qualquer compromisso. A gerência passa a ser exercida por diretores improvisados, sem capacidade técnica para manter um diálogo adequado com a área fim. O resultado final compromete a gestão de estoque de materiais, fortemente dependente da formulação de objetivos e metas da organização.

19 ITEM DEFININDO UMA ESTRATÉGIA PARA CADA PRODUTO E CLIENTE. Os produtos podem ser agrupados por importância econômica (ABC), importância estratégica, pelos métodos de previsão, por período de controle e avaliação dos estoques, pela metodologia do gerenciamento do estoque e pela freqüência de monitoramento. A primeira estratégia diz respeito aos objetivos de nível de serviço no processo de gerenciamento de estoque, ou seja, os produtos classe A exigem um alto nível de monitoramento. Já os produtos B e C requerem um nível de serviço mais baixo. A segunda diz respeito aos métodos de previsão. Os produtos sazonais, por exemplo, devem sofrer uma previsão desagregada dos volumes totais, pois seu consumo é influenciado por fatores externos (epidemias, surtos de infecção). Para os produtos de consumo regular, as projeções devem ser feitas com séries históricas de consumo. A terceira estratégia diz respeito aos períodos de ressuprimento. Muito embora os métodos eletrônicos tenham suprimido esta tarefa, ela ainda é vital para o controle manual de estoques. Quando os pedidos de compra são emitidos manualmente, a limitação do tempo de pessoal pode restringir o processo de gerenciamento de estoques a revisões semanais. Os produtos de alto giro podem exigir avaliações mais freqüentes. Assumindo-se que são possíveis vários períodos de avaliação, produtos de grandes volumes de estoque devem ter controle contínuo, enquanto que os produtos das categorias B e C podem ser avaliados a intervalos semanais ou até bimensais. A tabela abaixo auxilia o gestor no agendamento das avaliações de consumo. CLASSIFICA ÇÃO ABC OBJETIVO DE NÍVEL MÉTODO DE PROJEÇÃO A - sazonal 99% Previsão agregada A normal 98% Consumo histórico B 95% Consumo histórico C 90% Consumo histórico PERÍODO DE GERENCIAMENTO MONITORA AVALIAÇÃO DE ESTOQUES MENTO Permanente Planejado Diário Permanente Planejado Diário Semanal Planejado Semanal Quinzenal Ponto ressuprimento Quinzenal A quarta estratégia diz respeito aos princípios específicos do gerenciamento dos estoques, oscilando entre um sistema simples e um sistema de planejamento. Engloba produtos de maiores estoques com precisão de consumo relativamente maior, seja devido ao consumo mais estável ou porque é necessário maior esforço para alcançar melhores previsões, dada a menor quantidade de itens A. Os produtos com baixos estoques são mais difíceis de projetar, porque possuem, normalmente, maior incerteza no consumo. Inversamente, o gerenciamento reativo de estoques é mais apropriado para produtos de baixos volumes. A última estratégia diz respeito à freqüência de monitoramento de ressuprimento e refere-se aos esforços de controle operacional, para assegurar que os ressuprimentos sejam entregues a tempo. Resumindo, o monitoramento diário de produtos de grandes estoques é adequado porque uma falta de estoque afeta negativamente o serviço. Os produtos de baixo volume de estoque podem ser monitorados semanalmente, pois os estoques não se alteram tão rapidamente ou a falta de estoque não afeta o desempenho do serviço tão sensivelmente. O perfil do cliente a ser atendido deve ser, também, cuidadosamente avaliado, isto é, clientes que atuam sob estresse elevado, onde o risco de vida é alto, devem ter seus produtos monitorados com maior freqüência.

20 ITEM VI: O QUE E COMO COMPRAR? No ambiente hospitalar é comum haver uma pressão sobre a área administrativa para a aquisição de determinado produto novo, fora da padronização, que supostamente fará o diferencial na qualidade do atendimento ao paciente. Esta visão pode ser muitas vezes verdadeira, porém, de modo geral, o que ocorre é que este será mais um produto mal comprado, que não será usado em sua totalidade (e nem reembolsado na totalidade) e que permanecerá longo período sem ser usado, podendo até mesmo perder-se por caducidade. Lexchin, J. em revisão dos trabalhos sobre novos produtos lançados nos últimos anos, afirma que a aprovação de novos produtos pelas agências reguladoras não é garantia de que sejam superiores ou mesmo equivalentes às drogas já comercializadas. O processo de avaliação das drogas somente determina qualidade, segurança e eficácia e não o valor terapêutico das drogas. Dentre os últimos fármacos aprovados pelas agências Canadense, Francesa e Americana (FDA), somente um terço oferece algum benefício clínico e talvez menos de 3% apresentam uma vantagem terapêutica maior. Apesar de ser função da farmácia garantir, a qualquer tempo, o fornecimento do fármaco prescrito para o tratamento dos pacientes, o administrador farmacêutico deve evitar a ocorrência de tais acontecimentos, analisando se: 1- A padronização atende a pelo menos 98% dos casos do hospital, 2- Não existe substância similar que possa substituir o fármaco prescrito 3- A justificativa para compra foi bem analisada e tem fundamento. 4- A compra restringe-se a um tratamento somente. O processo de compra dos medicamentos exige tanto o conhecimento das características dos fármacos e do nível de qualidade do produto a ser adquirido, como o conhecimento da compatibilidade entre as necessidades de aquisição, a política de suprimentos e as atividades assistenciais da instituição. A administração hospitalar por sua vez deve estabelecer claramente os parâmetros de compra, para que o profissional farmacêutico possa determinar o fluxo de aquisição dos medicamentos padronizados. Exemplos: manter estoque para 10 dias; Prazo de pagamento de títulos 30 dias. ITEM CONTROLE DE CUSTOS DAS TERAPIAS MEDICAMENTOSAS. A parcela de custos mais significativa na terapia medicamentosa está associada à escolha adequada do medicamento. O controle da terapia medicamentosa é um esforço clínico e administrativo que influencia de maneira decisiva para reduzir os gastos e implementar um efetivo gerenciamento de estoques. As despesas com agentes antimicrobianos, por exemplo, são responsáveis por 20% a 40% do orçamento de medicamentos na maioria dos hospitais e representam a maior despesa isolada de todos os grupos de medicamentos. Estima-se que entre um terço e um quarto de todos os pacientes admitidos em um hospital recebem um agente antimicrobiano. Freqüentemente esses agentes são prescritos inadequadamente, sem indicação aparente para seu uso. David A. Hess e colaboradores demonstraram que um plano de controle de uso baseado em critérios técnicos de prescrição e administração reduziu substancialmente os gastos com esses produtos. Inúmeros exemplos poderiam ser dados quanto ao sucesso na redução de gastos com medidas simples de controle de prescrição de vários agentes. Um bom exemplo é o erro de indicação de albumina humana como um produto que possa melhorar o quadro geral de pacientes, que em sua maioria necessitam de um aporte calórico maior, facilmente suprido por adequação do cardápio, sem levar em consideração os riscos de administração de uma droga endovenosa.