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1 Clique no título desejado Fui eleito síndico. E agora O que é / Tipos de Condomínios Convenção do Condomínio Assembléia Ata Administração do condomínio O Síndico Código de conduta do síndico Atribuições do síndico Cuidados Essenciais Remuneração do síndico Despesas do condomínio Rateio das despesas Fundo de reserva Seguro do condomínio Prestação de contas Demonstrativo financeiro mensal Dicas para administração dos recursos do condomínio Inadimplência Desconto por Antecipação Empresas de Assessoria Conselho Consultivo Resumo das rotinas administrativas Fundo de reserva Tabela dos principais cuidados referentes a manutenção dos condomínios Guarda de documentos Documentos e obrigações do condomínio Imposto de renda do condomínio CNPJ do condomínio Cadastro de contribuições do Municipio Empregados Cuidados nas contratações Convenção Coletiva do Trabalho Atribuições dos funcionários Contribuições confederativas Tabela dos encargos sociais Contratação de profissional autônomo Cuidados com empresas que terceirizam Novo Código Civil - Dispositivos pertencentes ao tema Condomínio Manutenção preventiva Elevadores Incêndio Energia Elétrica Água Salário Negativação dos condôminos inadimplentes Animais no condomínio Condômino Anti-Social Lixo, Coleta Seletiva e Reciclagem Aviso sobre segurança

2 Fui Eleito Síndico. E agora? Administrar condomínios não é tarefa fácil, mas também não é preciso curso superior em administração para desempenhar a função. Os primeiros procedimentos para uma boa gestão são: 1 Registrar a Ata que o elegeu como Síndico no Cartório de Títulos e Documentos. Antes do registro da Ata de eleição do novo síndico, o documento deve constar informações essenciais como: o nome e a identificação completa do novo Síndico, o número do apartamento, o período previsto da gestão conforme, o valor da remuneração (pró-labore e/ou isenção da taxa de condomínio). Fazer menção a Lei 4.591/64 e a Convenção do Condomínio, referente a competência do Síndico também é uma opção, pois as referidas legislações traçam as diretrizes a serem seguidas pelo novo administrador; Para o registro em cartório, a ata deve conter a assinatura do Presidente e Secretário da Assembléia, estando anexa a Lista de Presença da reunião; É também necessário reproduzir o documento em 03 (três) vias, sendo que uma cópia ficará no cartório, uma cópia será encaminhada ao banco e uma via será anexada ao livro de Atas do condomínio. 2 Apresentar a ata registrada no banco para a alteração das senhas e assinatura do cartão; Após o registro da Ata, o novo síndico deverá dirigir-se a agência bancária que Condomínio é correntista e apresentá-la ao funcionário competente. Também deve ser apresentos os documentos pessoais do síndico, sendo copia e original da Carteira de Identidade, CPF, e comprovante de residência. Em alguns bancos, é também exigido o Comprovante de renda. A partir da apresentação dos documentos, o banco tomará algumas providências, como o preenchimento do formulário necessário, a mudança das senhas de acesso as contas, e a assinatura do cartão de autógrafo para a assinatura dos cheques. 3 Emitir extrato bancário para conferência de saldos, conforme apresentado na prestação de contas na assembléia; Após os procedimentos necessários na instituição bancária, é prudente que o síndico retire o extrato para a verificação dos saldos do condomínio. Em havendo divergências entre a prestação de contas do síndico anterior e os saldos bancários, uma correspondência deverá ser encaminhada ao novo conselho fiscal e ao síndico anterior para os esclarecimentos necessários, e caso haja necessidade deverá ser marcada uma nova assembléia para a retificação dos saldos; 4 Receber do síndico anterior, através de protocolo, toda a documentação pertinente ao condomínio: Na transição, o novo síndico deverá receber do síndico anterior toda a documentação do condomínio, como o original da Convenção do Condomínio, Regimento Interno, Livro de Atas, todos os Demonstrativos Financeiros, Contratos firmados em nome do condomínio, as chaves das dependências do condomínio, os registros de manutenção dos equipamentos e áreas comuns do condomínio, além dos bens. Vale lembrar que todos os itens citados acima devem ser entregues sob protocolo, no intuito de trazer segurança tanto para o ex-síndico como para o novo síndico. 5 Enviar uma cópia da Ata para cada condômino, assim como imobiliárias que administram outras unidades em seu condomínio: O parágrafo 2º do artigo 24 do capítulo VII da Lei 4.591, determina que O síndico, nos oito dias subseqüentes à assembléia, comunicará aos condôminos o que tiver sido deliberado, inclusive no tocante à previsão orçamentária, o rateio das despesas, e promoverá a arrecadação, tudo na forma que a Convenção previr.. Neste caso, o síndico deverá comunicar a todos os condôminos os assuntos deliberado na assembléia. Aconselhamos o envio de uma cópia da Ata para cada condômino, já com o registro em cartório, pois o documento descreve todos os procedimentos deliberados em assembléia. Nos casos em que existam unidades locadas, utiliza-se o mesmo critério do poder discricionário, sendo que, a obrigatoriedade do síndico é de entregar os documentos nas unidades do condomínio sob protocolo, cabendo nessa situação aos locatários, encaminhar ao proprietário os documentos necessários. Em muitas situações, o próprio contrato de locação contempla a responsabilidade do locatário de entregar ao locador todas as correspondências necessárias. 6 Verificar contratos das empresas prestadoras de serviço ao condomínio: Após a entrega de todos os documentos ao novo síndico, é prudente que o mesmo verifique quais os contratos vigentes no condomínio. Devem ser observados principalmente o objeto do contrato, os prazos e valores pactuados. Também deve ser verificado se existe alguma pendência entre o condomínio e o contratado para que não haja surpresas posteriores. 7 Comparecer ao escritório de assessoria portando a Ata de eleição, para alterar o responsável pelo condomínio e conhecer a equipe com quem irá trabalhar: Um bom escritório de assessoria, é mais do que uma contabilidade ou um departamento de cobrança, é um pára-raios do síndico. Tal expressão tem como base de que a assessoria deve ser prestada a fim de auxiliar ao síndico em todas as questões que envolvam o Condomínio. Para isso é necessário que o síndico tenha conhecimento dos profissionais que o auxiliarão durante o seu mandato. É prudente uma visita ao escritório de assessoria a fim de conhecer a estrutura e a capacidade técnica daquele que será seu auxiliador. Quando um escritório de assessoria não está preparado para gerir as necessidades do condomínio, o síndico sofre as conseqüências, que também refletem em seu mandato. 8 Alterar o responsável pelo CNPJ junto a Receita Federal Em se tratando de Pessoa Jurídica de Fato, todo condomínio obrigatoriamente deve ser inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. O CNPJ é o cadastro administrado pela Receita Federal do Brasil que registra as informações cadastrais das pessoas jurídicas e de algumas entidades não caracterizadas como tais. Dentre os documentos necessários para tal inscrição, estão os documentos pessoais do Síndico, conforme descreve a Instrução Normativa ( IN RFB nº 748/2007, de 28 de junho de 2007 (DOU de 02/07/2007) ). A mesma Instrução, descreve o indeferimento da inscrição sendo que, caso o CPF do sindico esteja irregular, a mesma não poderá ser realizada. 9 Requerer ao escritório de assessoria, pesquisa junto ao INSS, Caixa Econômica Federal (FGTS), Secretaria de Finanças e Secretaria da Fazenda. Na transição de administração, assim como a conta bancária, outros itens devem ser verificados como a situação do funcionário em caso de contratação direta. A responsabilidade junto ao funcionário, é do condomínio, independente de quem seja o síndico, porém é prudente que ao assumir o condomínio, o novo síndico busque informações sobre os encargos sociais, a fim de não ter surpresas desagradáveis em sua gestão. Caso haja dívidas junto aos Órgãos competentes, a mesma deverá ser apurada e consecutivamente deverá ser marcada uma assembléia a fim de divulgar as pendências e buscar solução para a dívida. 10 Verificar a data das férias dos empregados: Como descrito no item anterior, as informações relacionadas ao funcionário deverão ter uma atenção especial, tendo em vista a responsabilidade do condomínio para com o mesmo. Em relação às férias, deve ser verificado o aproveitamento do benefício em tempo hábil pelo funcionário, conforme o Art. 134 do DECRETO-LEI Nº 1.535, DE 15 DE ABRIL DE 1977 As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período nos 12 (doze) meses subseqüentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito.. Caso o tempo seja desrespeitado, ocasionará a situação conforme o artigo Art. 137: Sempre que as férias forem concedidas após o prazo de que trata o art. 134, o empregador pagará em dobro a respectiva remuneração. 11 Verificar a data de vencimento do Seguro Obrigatório e quais os itens a assegurar: É dever do administrador de um condomínio, conforme previsto no novo Código Civil, (art ), a contratação de seguros que cubram danos à estrutura do prédio contra incêndio ou destruição, total ou parcial. Além disso, existem seguros opcionais que cobrem desde sinistros envolvendo automóveis, elevadores e até casos de má administração não intencional de pessoal. Coberturas opcionais são todas as que não se referem à estrutura da edificação e devem ser aprovadas em assembléia. Para a contratação do seguro obrigatório, não há necessidade de aprovação por assembléia, ao contrário das coberturas opcionais. Os seguros devem ser computados como despesa ordinária, de acordo Novo Código Civil. Todos os seguros prevêem a participação do condomínio como um todo indivisível. Todas as unidades são incluídas e devem colaborar de acordo com as frações ideais correspondentes. 12 Reunir-se com o novo Conselho Fiscal para pautar as novas regras da administração do condomínio e caso não tenha sido escolhido em assembléia o presidente do conselho fiscal eleger-se-á nesta reunião: É prudente que o síndico, ao assumir suas funções, trace diretrizes para sua gestão. A finalidade principal do conselho fiscal é a de fiscalizar as atitudes financeiras do síndico perante o condomínio. Porém nada o impede de acompanhar a rotina administrativa do condomínio. O síndico deve sempre pautar pela transparência e pela ética, contanto com o auxilio do conselho fiscal. Uma decisão arbitrária e inconseqüente do Síndico pode desestabilizar por completo sua gestão, já com a notação do conselho fiscal, tal atitude pode ser desmotivada, uma vez que duas ou três cabeças pensam melhor do que uma. 13 Verificar no Livro de Ocorrências se houve algum registro de reclamação ou sugestão e não deixar de responder por escrito: Existe uma visão errônea de que o síndico é empregado do condomínio e consequentemente dos condôminos. Isso ocorre pelo fato de que alguns síndicos recebem remuneração (pró-labore) e/ou tenha algum outro benefício como a isenção da taxa ordinária. Nesse sentido, alguns condôminos se acham no direito de bater a porta do síndico, independente do horário, para reclamar, ou para pedir providências quanto ao seu visinho que está fazendo muito barulho. Uma das soluções encontradas para diminuir o incômodo causado ao síndico diante das ocorrências é a da implantação do Livro de Ocorrências do condomínio. O livro tem como objetivo a formalização das reclamações dos condôminos e o respaldo do síndico, tendo em vista que o síndico deverá agir se motivado, e dependendo da gravidade da situação. Da mesma forma que o condômino formalize sua situação no Livro de Ocorrências, o síndico deverá respondê-lo também utilizando o Livro, uma vez que depois de formalizado o pleito pelo condômino e resolvido pelo síndico, o Livro de Ocorrências passa a ser um histórico das questões administrativas do condomínio. 14 Realizar uma análise da situação financeira, administrativa, estrutural entre outras do Condomínio: Um procedimento de transição é de fundamental importância para o sucesso da nova administração, o que inclui a reunião com o antigo síndico e seus conselheiros e, se houver, com a administradora para familiarizar-se com a situação e transferência de toda a documentação; Ler atenciosamente a Convenção Condominial, o Regimento Interno e o Código Civil de 2002, Capítulo VII, que trata do Condomínio Edilício e as Atas de Assembléias já realizadas; Analisar rigorosamente as finanças, saber quanto tem em caixa, o que está programado para o ano, checar os números, analisar balanços e contas a pagar, ou seja uma análise completa das finanças do condomínio.

3 QUE É CONDOMÍNIO Condomínio Palavra formada pela preposição com mais o substantivo domínio - do latim dominium (direito de propriedade). Denomina-se condomínio a situação originada do direito de domínio exercido por várias pessoas sobre o mesmo objeto, cujos direitos e obrigações estão regulados nos artigos e seguintes do Novo Código Civil, e na lei 4.591/64. Tipos de Condomínios Verticais: condomínios tradicionais, representados por edifícios de apartamentos. Horizontais: nova figura de pessoa jurídica em que cada uma das unidades autônomas do condomínio é tratada como um prédio isolado; portanto, cada condômino responderá diretamente com as importâncias relativas aos impostos e taxas federais, estaduais e municipais. Mistos: prédios em que convivem unidades residenciais e comerciais. Por imposição da lei, todos os condomínios, independentemente do tipo ou do número de unidades autônomas que tiverem, deverão ter um síndico, que será o seu representante legal.

4 A Lei do Inquilinato inseriu entre suas disposições obrigatórias a exigência de que todo condomínio seja regido por uma Convenção, que venha a ser, em última análise, a Constituição do Condomínio. Sua lei maior está subordinada à lei do Condomínio, a qual não pode em hipótese alguma contrariar, sob pena de nulidade absoluta da cláusula ou artigo discordante. Convenção de Condomínio é o acordo derivado da vontade das partes, baseado na Lei de Condomínio, que estabelece uma relação jurídica na qual se surgem os direitos e obrigações para as partes que dele participam. A convenção possui os mesmos efeitos de um contrato. A elaboração da convenção do condomínio cabe aos condôminos. Na maioria das vezes, as Convenções do Condomínio não espelham a realidade, pois o que foi registrado no Cartório do Registro de Imóveis foi apenas à minuta, feita inicialmente pelo incorporador, para a liberação da edificação: Continua em vigor até hoje sem alterações, não porque estejam bem redigidas, ou não necessitem de alterações, mas porque sua revisão exige um quorum de 2/3 (dois terços) do total das frações ideais do condomínio, e o seu custo é elevado. O correto seria adaptar a minuta de convenção as particularidades do prédio, bem como prever, principalmente no capítulo referente aos direitos e deveres dos condôminos, um maior número de situações possíveis, para que sejam administradas antes que seja concluído e oficialmente instalado o condomínio. Conteúdo da convenção: Para que preencha os requisitos mínimos legais, a convenção º deverá disciplinar 12 aspectos, além de outros que ficarão a cargo dos condôminos (art. 9 º 3 ). º 1 Discriminação das partes exclusivas e das áreas comuns É preciso ficar bem definido o que é de uso individual e o que é de uso coletivo, com especificações em metros quadrados das diferentes áreas; º 2 Destino das diferentes partes Cabe à convenção dispor sobre a finalidade de cada unidade autônoma e das áreas de uso comum; º 3 Modo de usar as coisas e serviços comuns As normas gerais devem ser estabelecidas na convenção; serviços comuns são todos aqueles organizados e administrados pelo condomínio; º 4 Forma de rateio das despesas Os encargos, formas e proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e extraordinárias; º 5 Modo de escolher o Síndico e o Conselho fiscal Os condôminos têm ampla liberdade para regulamentar à forma de escolha do Síndico e dos Conselheiros; º 6 Atribuições do Síndico, além das legais Conforme o artigo 22 da Lei do Condomínio. Outras ainda poderão ser acrescentadas, dependendo da complexidade do condomínio; º 7 Remuneração ou não do Síndico Cabe à convenção definir se a função será remunerada ou não. O ideal é que o valor seja estipulado somente em Assembléia; º 8 Modo e prazo de convocações das Assembléias Não existem na Lei do Condomínio regras que definam com quantos dias de antecedência as Assembléias deverão ser convocadas. Por analogia com as Assembléias das sociedades anônimas, a maioria prevê prazo mínimo de 8 (oito) dias, podendo ser prazos menores; º 9 Quorum para os diversos tipos de votação Depende do perfil do edifício. Elevado demais, inviabiliza a administração. Baixo, para assuntos importantes, leva o condomínio para a desordem; º 10 Constituição do Fundo de Reserva Deverá ser previsto na Convenção. Se for formado por rateio entre os condôminos, deverão ser estabelecidas proporção e percentualidade; º 11 Forma e quorum para as alterações da Convenção A própria Convenção estabelece o procedimento para sua revisão; º 12 Forma e quorum para aprovação do Regimento Interno Tem-se atribuído ao Regimento Interno o caráter de regulador das atividades do cotidiano do condomínio, por isso aconselha-se maior flexibilidade para suas alterações.

5 Assembléia é a reunião de condôminos, previamente convocados pelo síndico, de acordo com o determinado em Lei e na Convenção, a fim de deliberar ou resolver determinados assuntos constantes da pauta, e outras questões de interesse do condomínio. É lamentável que na maioria dos condomínios se note uma baixa freqüência nas Assembléias, fazendo com que o pequeno número de condôminos presentes tome decisões importantes, envolvendo a todos, em vista da omissão da maioria. Em geral, são justamente os condôminos ausentes que, após a realização das Assembléias, ficam reclamando das decisões tomadas. É preciso uma maior motivação por parte do Síndico e uma conscientização por parte destos condôminos, no sentido de comparecer pessoalmente ou, pelo menos, se fazer representar, a fim de que seu patrimônio seja sempre preservado. Assembléia Geral - Ordinária e Extraordinária. Assembléia Geral Ordinária é a Assembléia que, por força da Lei do Condomínio, deve, obrigatoriamente, ser realizada anualmente. Nesta Assembléia, os condôminos se reúnem para conhecer e deliberar sobre assuntos de rotina administrativa, prestação de contas do exercício findo, aprovação do orçamento para o exercício financeiro subseqüente e eleição de Síndico, Subsíndico e Conselho Consultivo. B Assembléia Geral Extraordinária: é a Assembléia realizada para que os condôminos possam deliberar sobre assuntos que requerem urgência, e outros previstos na Convenção. Poderá ser convocada pelo Síndico, assim como por condôminos que representem, no mínimo, um quarto do condomínio, conforme a Lei no /64. Todos os condôminos, ou seja, os proprietários, os promitentes compradores, os cessionários e os promitentes cessionários de apartamentos, ou de salas comerciais de um mesmo condomínio, poderão participar das Assembléias, pessoalmente ou através de procurador devidamente habilitado por procuração. Cada condômino terá direito a tantos votos quantas forem às unidades autônomas que possuir no condomínio, salvo se a Convenção for contrária. Caso a unidade pertença a duas ou mais pessoas, deverá uma delas ser escolhida para representar os interesses da unidade, a fim de evitar o tumulto que, geralmente, é causado por opiniões diferentes. Cabe salientar que, em caso de inquilinos e comodatários, estes poderão participar das Assembléias Gerais Ordinárias e Extraordinárias, porém não terão direitos a votos em relação a taxas extras. A Lei não prevê forma especial para a convocação das Assembléias, sendo recomendável, porém, que a notícia da realização da Assembléia chegue a todos os condôminos, para que nenhum deles possa alegar nulidade da sessão, por não ter sido convocado. A forma de convocação deve ser prevista na Convenção. Geralmente a convocação é feita por edital, afixado na portaria e em outras áreas comuns do condomínio e, excepcionalmente, devido ao seu elevado custo, por edital publicado na imprensa. No instrumento de convocação da Assembléia devem constar, com clareza, os assuntos a serem debatidos, indicando ainda, obrigatoriamente, o local, data, quorum e hora da realização da Assembléia Geral, em primeira e segunda convocação. O método mais comumente utilizado para compor a mesa é o da escolha, entre os condôminos presentes, de um Presidente que, por sua vez, escolherá o Secretário, incumbido de lavrar a Ata em livro próprio. São muitos os fatores que influenciam o resultado de uma Assembléia de condôminos, determinando seu sucesso ou fracasso. Existem técnicas para preparar e conduzir uma reunião. A Assembléia utiliza os mesmos princípios. A seguir, um roteiro de Assembléia: 1-Verificar, antes de qualquer coisa, o que a convenção do condomínio diz sobre Assembléias; 2-Comparecer ao local designado, com 30 (trinta) minutos de antecedência da hora fixada para primeira convocação, com o Livro de Atas, o Livro de Assinaturas, a documentação administrativa relativa à ordem do dia e os comprovantes de convocação; 3-Redigir, com antecedência, o Termo de Abertura no Livro de Presença, para coleta de assinatura dos condôminos ou de seus representantes legais; 4-Tomar as assinaturas dos condôminos que forem chegando, verificando se a unidade está em dia com suas obrigações condominiais; 5-Conferir o quorum para sua instalação, em primeira convocação, ou aguardar a hora para segunda convocação; 6-Declarar que a Assembléia se encontra instalada e solicitar que os presentes indiquem o Presidente e o Secretário, ou somente o Presidente, conforme o estabelecido na Convenção, cabendo a este indicar o Secretário; 7-Determinar ao Secretário que leia o edital, com destaque para a ordem do dia; 8-Submeter cada um dos itens da ordem do dia a discussão e deliberação, com tomada de número de votos favoráveis e contrários; 9-Coletar a assinatura do Presidente e do Secretário e declarar encerrada a reunião.

6 Ata é o documento no qual se relacionam todos os atos, questões e decisões ocorridas numa Assembléia Geral ou reunião, para servir, quando for o caso, de comprovação futura. Os elementos principais que devem constar da Ata: Identificação do caráter da Assembléia (Ordinária ou Extraordinária); 1- Identificação do condomínio; 2- O dia, o mês, o ano e a hora do inicio da Assembléia e se em primeira ou segunda convocação, por extenso; 3- O local da Assembléia; 4- O número de condôminos presentes (para efeito de quorum); 5- A Presidência dos trabalhos; 6- A pessoa que secretariou os trabalhos (quem fez a ata); 7- A ordem do dia; 8- O encerramento, contendo local, data e assinatura do presidente e secretário. As decisões resolvidas durante as assembléias só poderão ser anuladas judicialmente ou por deliberação em outra assembléia, ficando os condôminos ausentes e regularmente convocados obrigados a cumpri-las, perdendo o direito de questioná-las

7 Administração do Condomínio: É constituída por três órgãos principais e indispensáveis por lei: o Síndico, o Conselho Consultivo e a Assembléia Geral. Também participam da Administração do Condomínio outros órgãos, secundários, porém não menos importantes: o Subsíndico, o Conselho Fiscal, a Comissão de Obras, etc.

8 Síndico: O CARGO DE SÍNDICO Poucas pessoas no condomínio sabem avaliar a responsabilidade e a extensão do cargo de síndico. Embora não seja necessário ser um Doutor em Direito para exercer satisfatoriamente a função, a tarefa abrange vários assuntos além da própria legislação. A maior dificuldade é lidar com as pessoas, seus impulsos, emoções, valores, costumes, hábitos, crenças e falta de interesse, além dos que querem obter vantagens pessoais. O que causa mais preocupação e descontentamento ao sindico é a pouca participação dos moradores na vida do condomínio, isso fica claro, pela pouca presença nas Assembléias, que em média não ultrapassa 15% dos moradores. Síndico Profissional (Empresa) O sindico profissional é a pessoa que por seu conhecimento, formação e experiência podem administrar um condomínio como se fosse uma empresa, trazendo inúmeros benefícios e vantagens. A função surgiu devido à dificuldade cada vez maior entre os condôminos para eleger um síndico, seja pela falta de candidatos ou porque o candidato não agrada a maioria. Ele pode atuar como autônomo ou pessoa jurídica e não há impedimento geral na contratação de um síndico profissional, o Código Civil de 2002, Artigo diz. A assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. Entretanto, vale lembrar que o síndico pode ser pessoa estranha ao condomínio, mas o subsíndico e os conselheiros devem ser obrigatoriamente, proprietários e residentes no condomínio.

9 TRANSPARÊNCIA É importante deixar todos os moradores informados e esclarecidos sobre os assuntos pertinentes da administração do condomínio. Sempre procurar esclarecer dúvidas dos moradores, lembrando que não é obrigatório ter conhecimento de tudo e todos e que um síndico necessita de esclarecimentos, porém após obter o conhecimento necessário repassa-lo imediatamente, por escrito, a quem tem direito. É de grande importância estabelecer um canal de comunicação nítido com os condôminos visando o repasse de informações, esclarecimento de dúvidas, apresentação de sugestões, etc. Uma medida pratica é a colocação de um livro de reclamações e sugestões na portaria do condomínio. CAPACIDADE DE NEGOCIAÇÃO É o ato de conseguir um resultado que atenda as duas partes com interesses opostos, pois a negociação está em toda parte e na administração do condomínio essa pratica não é diferente. Não existe mais lugar para síndicos mandões que só gostam de impor. A vez é de negociação, portanto, saber negociar é uma qualidade fundamental em qualquer lugar. O síndico deve manter um relacionamento interpessoal com os funcionários, moradores e prestadores de serviços. Negociar bem é uma maneira de obter ótimos resultados em tudo que se faz. COMPETÊNCIA O síndico deve ser capaz de administrar financeiramente um condomínio de forma controlada, não permitindo grandes variações nos valores pagos. Os resultados da competência administrativa têm reflexo direto na: Boa conservação do edifício; Manutenção eficaz de todos os equipamentos; Higiene e limpeza; Cumprimento de prazos e compromissos; Respeito das normas e procedimentos; Melhoria contínua no processo de segurança pessoal e patrimonial; Envolvimento e cooperação dos moradores (condôminos) para solução dos problemas; Cabe salientar que a flexibilidade está inserida na competência, onde o primordial é saber abrir mão em determinados momentos, utilizar o bom senso e buscar sempre um ponto de equilíbrio nas ações e decisões.

10 Atribuições do Síndico º São extensas as atribuições básicas definidas na Lei do Condomínio (art ), podendo ser aumentadas, se assim for convencionalmente determinado. 1- Representar o condomínio, ativa e passivamente, em juízo ou fora dele e praticar os atos de defesa dos interesses comuns, nos limites das atribuições conferidas por Lei ou pela Convenção; Representação legal é talvez a principal atribuição do Síndico. Sempre que os interesses coletivos estiverem em jogo, é o Síndico quem se deve colocar na defesa de todos. Para desempenhar essa função ele não depende de autorização do Conselho, nem da Assembléia. Somente se seus atos ultrapassarem os limites da administração ordinária é que deverá buscar respaldo nos outros órgãos do condomínio. 2- Exercer a administração interna da edificação, ou do conjunto de edificações, no que respeita à sua vigilância, moralidade e segurança, bem como aos serviços que interessam a todos os moradores. Polícia Administrativa é uma atribuição do Síndico que tem dado margem a discussões. A lei não diz que o Síndico deva estabelecer a moral do edifício segundo seus valores e critérios, ele é somente o guardião da moral, ou seja, da moral que resultar de decisões da comunidade, por meio de Assembléias, ou do Regimento Interno, ou da cultura dominante no prédio. 3- Praticar os atos que lhe atribuírem as leis, a Convenção e o Regimento interno. Execução das atribuições: o Síndico é o executivo do condomínio e, como tal, deve cercar-se de pessoas competentes para auxiliá-lo em suas funções. 4- Impor as multas estabelecidas na Lei, na Convenção ou no Regimento Interno. Imposição de multas: cabe ao Síndico, e unicamente ao Síndico, como decorrência natural de sua obrigação de zelar pela ordem do condomínio, o poder-dever de aplicar as multas necessárias, em razão de descumprimento da convenção ou do regimento interno º (art alínea d). 5- Cumprir e fazer cumprir a Convenção e o Regimento Interno, bem como executar e fazer executar as deliberações da Assembléia. 6- Prestar contas à Assembléia dos condôminos. 7- Guardar a documentação do condomínio

11 Cuidados essenciais 1- Manter na portaria um livro de ocorrências para registrar todas as sugestões ou reclamações, assim como providências tomadas pelo administrador. 2- Não aceitar reclamações verbais! 3- Manter na portaria um livro para protocolar todas as correspondências entregues e recebidas. 4- Instalar quadro de avisos nas portarias. 5- Determinar vistorias periódicas nas áreas comuns, fiscalizando extintores, mangueiras de incêndio, caixas de gordura, calhas e rufos. 6- Fixar um horário de atendimento aos condôminos, bem como o local do atendimento. 7- Não aceitar reclamações em sua unidade 8- Contratar empresa especializada em condomínios, a fim de que a mesma possa resguardar e assessorar a figura do Sindico. 9- Manter atualizado o cadastro de moradores e Imobiliárias. 10- Fixar mensalmente cópia dos balancetes nas portarias. 11- Exigir da assessoria que os balancetes sejam, feitos sempre com conciliação bancaria Cobrar sempre a análise dos balancetes do seu Conselho Fiscal. 13- Não deixar de ter a cobertura do Seguro de Responsabilidade Civil.

12 Remuneração do Síndico: O instrumento de mandato do Síndico é a própria Ata que o elegeu, motivo pelo qual recomendamos que todas as Atas de eleição de Síndico sejam registradas em cartório de Títulos e Documentos. Quanto à remuneração, deve ser fixada por ocasião da Assembléia que o eleger, observando sempre o disposto na Convenção. Ser síndico é, na verdade, uma função que exige tempo e dedicação. Remunerar o trabalho de forma adequada equivale a tornar o encargo viável. Existem quatro situações mais comuns: a- o Síndico não tem qualquer beneficio; b- o Síndico fica isento das taxas condominiais ordinárias; c- o Síndico recebe um pró-labore mensal; d- o Síndico é isento da taxa ordinária e recebe pró-labore. Desde 06 de março de 1997, ficou estabelecido, através do Decreto no , que sobre a remuneração percebida e /ou quando ficar isento da taxa ordinária, o síndico ou administrador terá que recolher 20% (vinte por cento), a título de Previdência Social.

13 As Despesas do Condomínio: Conforme a Lei do Condomínio, em seu art. 24, e o Novo Código Civil, art , uma vez por ano os condôminos devem se reunir, a fim de aprovar o orçamento destinado à conservação da edificação e à manutenção de seus serviços. Resumidamente, aprovar o orçamento anual das despesas ordinárias que, conforme o nome já diz, são despesas comuns, habituais, que se fazem comumente, freqüentemente, as despesas cotidianas necessárias para o dia-a-dia do condomínio. O quorum para aprovação é o da maioria dos presentes. São despesas ordinárias, ou de custeio: a) o pagamento de salários dos empregados e respectivos encargos sociais; b) o consumo de água e esgoto, energia e telefone; c) os contratos de conservação e manutenção dos aparelhos das partes comuns, tais como elevadores, interfones, antenas coletivas, etc.; d) os prêmios dos seguros; e) as despesas com material elétrico, de limpeza e de expediente f) as despesas a serem efetuadas com pequenos reparos na edificação; g) o pró-labore do síndico; h) a remuneração da empresa de assessoria, e outras. O pagamento destas despesas é de responsabilidade de quem estiver ocupando a unidade, independente de ser proprietário ou inquilino. É recomendável a inclusão de uma verba para despesas eventuais não previstas no orçamento. São despesas extraordinárias aquelas que não se referem aos gastos rotineiros de manutenção do condomínio; embora a Lei 4.591/64 não defina o que seja despesa extraordinária, a idéia central é a de benfeitoria. Na lei do inquilinato existem 5 (cinco) itens exemplificativos. Palavras-chave de cada um deles: reformas, fachadas, obras, equipamentos e decoração. Basta comparar estas palavras às despesas ordinárias e imediatamente será identificada a diferença entre uma e outra. O pagamento destas despesas é de responsabilidade do proprietário da unidade, pois é um gasto relativo à valorização de seu imóvel. São despesas suplementares todas aquelas que fogem a uma previsão normal, comum as demais despesas. Decorrem deste modo, de fatos imprevisíveis, tais como aumento do valor da conta de água, elevação no valor de energia, pagamento de férias e 13º salário do funcionário (somente se não estiver previsto no orçamento anual) e outros. Exemplificando: um condomínio, ao fazer sua previsão, destinou R$ 500,00 (quinhentos reais) para pagamento da CAESB. Quando a conta chegou, o valor a pagar foi de R$ 1.100,00 (um mil e cem reais), em função de um vazamento - não é necessário que o Sindico convoque uma Assembléia para aumentar a taxa ordinária, basta que ele pegue a diferença e a divida pelo numero de unidades, emitindo assim boletos para pagamento de taxa suplementar, que é aconselhável que siga com um comunicado explicando o ocorrido. Caso o déficit persista, o síndico deverá marcar Assembléia para o aumento da Taxa de Condomínio.

14 Rateio das despesas: As despesas mensais deverão ser rateadas (divididas), recolhendo, nos prazos previstos na Convenção, a cota - parte que couber a cada. Os critérios mais comuns adotados para divisão das despesas são com base nas frações ideais do terreno, como expresso na Lei, e divisão em partes iguais para todos os comunheiros (unidades). Existe a obrigatoriedade de todos arcarem com as despesas comuns. Ao contrário, tem-se entendido não ter validade qualquer decisão de Assembléia, ou dispositivo da própria convenção, que exclua qualquer condômino do pagamento de sua parte nas despesas. A causa que dá origem a obrigação é simplesmente o exercício do domínio (propriedade) sobre uma fração comum do edifício. A lei é categórica: mesmo que o condômino renuncie aos seus direitos, em caso algum poderá recusar-se do pagamento dos encargos (art. 12). É o Síndico quem deve proceder à arrecadação ou cobrança das taxas ou contribuições condominiais, podendo também transferir essa função à sua assessoria, se houver.

15 Fundo de Reserva: É a parcela da arrecadação do condomínio, a parte das contribuições ordinárias, que se destina especificamente a suprir as necessidades emergenciais e as despesas de necessidades comprovadas. A Convenção do Condomínio é que determina a forma de constituição das parcelas relativas ao fundo de reserva, bem como os casos em que pode ser o mesmo utilizado e, ainda, que pode autorizar a sua movimentação. O valor usualmente fixado é de 5 a 10% (cinco a dez por cento) sobre o valor das cotas condominiais ordinárias. É necessário esclarecer que fundo de reserva não é despesa e, sim, receita; é condenável a prática de apropriação de valores do fundo de reserva para o atendimento de despesas comuns. Após sua utilização total ou parcial, para os fins a que se destina, o Síndico deverá tomar providências para repor esses valores. O indicado seria abrir conta poupança ou conta corrente, para que estes valores fossem mensalmente transferidos. Uma prática comum, não indicada, consiste na cobrança do fundo de reserva do inquilino, uma vez que fere a Lei do Inquilinato, já que é para cobrir despesas extraordinárias.

16 Seguro do Condomínio: Segundo o art. 13 da Lei 4.591/64, o Síndico é responsável pela realização do seguro obrigatório, abrangendo todas as unidades autônomas e partes comuns, contra incêndio ou outro sinistro que cause a sua destruição, no todo ou em parte. O pagamento do respectivo prêmio é computado nas despesas ordinárias do Condomínio. Sendo o Síndico o representante legal do condomínio, a ele cabe, exclusivamente, promover anualmente o seguro da edificação, dentro dos valores reais. Se o Síndico levar o assunto à Assembléia Geral, e a mesma decidir por não realizar o seguro do prédio, é configurado o auto - seguro, ou seja, no caso de destruição parcial do prédio, os consertos serão realizados com verbas do próprio condomínio, rateando-se as despesas entre todos os condôminos, mesmo que a unidade de algum deles não tenha sido atingida. Com relação à responsabilidade do Síndico, o mesmo ficará isento civil ou criminalmente. As seguradoras possuem um elenco de coberturas securitárias que se adequam a todas as necessidades dos condomínios, além de outras, denominadas acessórias ou complementares: a) Securitárias: - incêndio, queda de raio e explosão, vidas dos empregados, e outras; b) Complementares: - danos elétricos; - vendaval, granizo, queda de aeronaves, impacto de veículos terrestres, fumaça; - quebra de vidros; - responsabilidade civil do condomínio, do síndico e da guarda de veículos; - roubo ou furto qualificado de bens do condomínio; - incêndio de bens dos moradores; - alagamento; - desmoronamento; - impacto de veículos em portões elétricos que protegem o condomínio

17 Prestação de contas: o foro para prestação de contas é a Assembléia. Prestar contas não é só aprovar o balanço contábil e, sim, dar satisfação aos condôminos de todos os atos praticados. Contabilidade do Condomínio Uma das atribuições do Síndico é a prestação de contas à Assembléia de condôminos e a guarda dos documentos durante 05 (cinco) anos, desta maneira existe a necessidade do condomínio de manter controle de natureza contábil. A obrigação do Síndico é de prestar contas, ou seja, mostrar o que recebeu e o que gastou, além de demonstrar a destinação do dinheiro arrecadado dos condôminos. A prestação de contas deve ser com conciliação bancária pois assim não se deixam dúvidas sobre a movimentação de contas a receber e contas a pagar dentro do mês. Conciliação bancária significa dizer que todos os pagamentos serão feitos através de cheques e recebimentos feitos em instituições bancárias. Mesmo que não esteja previsto na Convenção do Condomínio e seja facultativo no Novo Código Civil (art da criação de um Conselho Fiscal), é aconselhavel que o Síndico continue contando com a ajuda deste para administrar. Assim, o Síndico (ou administrador) deverá enviar mensalmente ao Conselho Fiscal os balancetes, para que o mesmo emita parecer, favorável ou não, a fim de que, na efetiva aprovação da prestação de contas em Assembléia Ordinária, os problemas que por ventura se encontrem sejam sanados.

18 DEMONSTRATIVO FINANCEIRO MENSAL Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) comumente apresenta um demonstrativo financeiro de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho. A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança e aplicações, posição do Fundo de Reserva, da conta benfeitorias, etc. Um resumo de no máximo duas folhas poderá ser enviado a cada condômino e afixado nos quadros de aviso do condomínio. Atualmente, algumas administradoras disponibilizam um resumo do demonstrativo financeiro nos próprios boletos de taxas dos condôminos.

19 Dicas para Administração de Recursos do Condomínio 1-Entregar mensalmente os documentos a contabilidade para elaboração do demonstrativo de receita e despesa, devidamente protocolada; 2- Evitar movimentar dinheiro em espécie, ou criar um caixa, ou mesmo receber pagamento das taxas condominiais; 3- Os pagamentos deverão ser efetuados através de cheques nominais e cruzados, e devem ser anotados nos recibos de pagamento os números dos cheques correspondentes, não esqueça do extrato do dia 1º ao ultimo dia útil do mês ; 4- Jamais efetuar o pagamento sem o respectivo comprovante; 5- Exigir a nota fiscal e quanto aos recibos de serviço prestado o mesmo tem que ser na forma de RPA( Recibo de Pagamento a Autônomo) 6- Não conceder liberação de multas e juros; 7- Em caso de desconto, exigir que o mesmo figure na nota fiscal, evitando assim pendências na contabilidade; 8- Na transição de Síndico, verificar os saldos existentes como: saldo em caixa, crédito do síndico e outros; 9- Solicitar mensalmente parecer do Conselho Fiscal sobre os balancetes; 10- Solicitar a contabilidade que os boletos das taxas, configure o resumo do último demonstrativo de despesas e receitas.

20 Como agir com a inadimplência A Ascon listará uma série de medidas para combater a inadimplência no condomínio. Novas possibilidades vêm surgindo, como as Câmaras Arbitrais, de Mediação, além das medidas mais severas que a nova lei de execução de sentenças trouxe. Ainda é melhor entrar em acordo do que realizar a cobrança judicial. Não abater valor da dívida, o que não é permitido legalmente ao síndico, mas parcelar, em acordo registrado através das instituições citadas acima. Entrar na Justiça para cobrar o inadimplente é a última saída, porque ainda é caro e demorado. Pode levar mais de 5 anos. Também para o inadimplente sai mais barato entrar em acordo, buscando uma composição, um parcelamento, pois seguramente vai ficar mais barato negociar as taxas em atraso do que ser executado no Judiciário.Confira abaixo mais detalhes. Nova lei Ferramentas importantes para a cobrança de inadimplentes entraram em vigor desde junho de 2006 com a lei /2005, que modificou o Código de Processo Civil. Agora, o valor devido após a condenação na Justiça deve ser pago em até 15 dias após a intimação da sentença condenatória. Se esse prazo não for cumprido, automaticamente será acrescida multa judicial de 10% sobre o débito. Com a nova legislação, na sentença já será estipulado o valor do débito, o que não era feito antes. Outra novidade é que a intimação poderá ser feita para o advogado, no "Diário Oficial", e não mais para o devedor, que chegava a mudar de endereço para ignorar a decisão do juiz. Além disso, em função de outras alterações, o período de adiamento do pagamento da dívida com recursos judiciais deve cair bastante. Câmara de Mediação A Câmara de Mediação visa a solução de conflitos no ramo imobiliário através de acordos, facilitados por um mediador. Deste modo, a vantagem é evitar a resolução judicial dos conflitos, optando por uma resolução que pode ser mais rápida, amigável e barata. O custo envolvido é relativo a quantia cobrada, exemplo: 801,00 a 1.000,00 = 25,00 de antecipação + 72,00 se houver acordo. O acordo pode ser registrado como título extrajudicial, e pode ser executado na Justiça caso uma das partes não o cumpra. Câmaras arbitrais As Câmaras são instituições privadas e seus árbitros funcionam como mediadores. Há legislação específica para regular seu funcionamento. As sentenças expedidas têm o valor de um acordo formal. A limitação deste tipo de Justiça é que as partes têm de concordar em solucionar sua questão através de uma Câmara Arbitral. Mas a sentença proferida tem o mesmo valor que as da Justiça comum, inclusive não cabendo apelação. Para utilizar essa alternativa de resolução de conflitos, as partes devem firmar uma convenção de arbitragem, seja na Convenção condominial, ou através do compromisso arbitral, que é firmado quando surge a controvérsia. A opção pela arbitragem resulta em custos menores, especialmente em função do prazo para a definição do litígio. As custas processuais serão sempre calculadas sobre o valor da controvérsia e variam de 4 a 6%. Certamente é menos oneroso se comparada com a Justiça Comum, que engloba custos diretos (custas iniciais, honorários advocatícios, ônus da sucumbência...) e indiretos (ônus da espera, múltiplas viagens aos Fóruns, custos das provas, perícias, etc...). Caso nenhum outro prazo seja estipulado pelas partes, o prazo máximo para prolação da sentença é de 180 (cento e oitenta) dias, contados da instituição da arbitragem (art. 23, Lei 9.307/96). E, contra a sentença, não há recurso: ela é definitiva. A sentença arbitral, caso não seja cumprida, é considerada título executivo judicial. Em caso de descumprimento do acordo, pode ser acionada na Justiça. E ainda, não está sujeita a recursos ou à homologação pelo Poder Judiciário (art. 18, Lei 9.307/96) Saiba mais. Juizado Especial Cível O JEC é o antigo Tribunal de Pequenas Causas. Em ações que envolvam quantias de até 20 salários mínimos, o próprio autor do processo encaminha pessoalmente seu pedido. Em causas cujo valor seja acima de 20 salários mínimos, é preciso ter advogado. Causas acima de 40 salários mínimos não são aceitas. Em algumas cidades, O JEC recebe ações de cobrança de condomínios. Juizados do Rio de Janeiro (RJ) e de São José do Rio Preto (SP), consultados, confirmaram aceitar este tipo de proposição, ao contrário de outros como São Paulo (SP) e Brasília (DF). As vantagens são o custo menor do que a cobrança na Justiça comum e a rapidez do processo. Multa de até dez vezes a taxa condominial Para penalizar os devedores "crônicos", pode ser estudado o uso de uma ferramenta proporcionada pelo Novo Código Civil: multas de até cinco ou dez taxas condominiais, d e p e n d e n d o d a g r a v i d a d e d o c a s o. Dois artigos correspondentes: Art O condômino, ou possuidor, que não cumpre reiteradamente com os seus deveres perante o condomínio poderá, por deliberação de três quartos dos condôminos restantes, ser constrangido a pagar multa correspondente até ao quíntuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, conforme a gravidade das faltas e a reiteração, independentemente das perdas e danos que se apurem. Parágrafo único. O condômino ou possuidor que, por seu reiterado comportamento antisocial, gerar incompatibilidade de convivência com os demais condôminos ou possuidores, poderá ser constrangido a pagar multa correspondente ao décuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, até ulterior deliberação da assembléia.

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