POLÍTICA ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO DA UL

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1 Setor jurídico N. do documento: 00-LE-P0030 Edição: 5.0 Data da publicação: 09/04/2010 Data da revisão: 16/09/2013 Data de entrada em vigor: 16/09/2013 Página 1 de 8 POLÍTICA ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO DA UL Tabela do histórico de aprovações e revisões: Edição 1.0 Publicação original da política Edição 1.1 Uma pequena revisão pela KWW não exigiu revisão de Chris Gangemi. As palavras na segunda sentença da edição 3.0 foram alteradas para que sejam agora como se segue: Todo funcionário deverá informar, imediatamente, qualquer suborno, solicitação ou oferta de pagamento ou de vantagem inadequada que conhecer ou perceber. Edição 2.0 Alterações consideráveis na política, fornecendo orientações adicionais para a equipe. Edição 3.0 Problemas com a marca corrigidos, o Apêndice 2 foi revisado e alguns outros apêndices foram incorporados à política. Edição 4.0 Alterações na política e nos formulários para fornecer melhores orientações sobre o processo. Edição 5.0 Alterações na política e nos formulários, incluindo uma alteração no processo e alteração no proprietário do documento. Diretor de ética e conformidade (Proprietário do documento) Presidente e diretora executiva (aprovadora) Keith Williams Terrence Brady Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

2 Página 2 de 8 Índice POLÍTICA ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO DA UL FINALIDADE E ESCOPO POLÍTICA ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO DA UL Trabalhando com intermediários terceirizados ( TPIs ) Realização de uma avaliação de risco para determinar o nível de risco e a designação de TPIs Realização de verificação de antecedentes das TPIs Pagamentos de facilitação Presentes, entretenimento e reembolso de viagem Doações para caridade Promoções e marketing FAZENDO PERGUNTAS E INFORMANDO INCIDENTES OU PREOCUPAÇÕES CONSEQUÊNCIAS DE VIOLAÇÃO DA POLÍTICA APÊNDICES E RECURSOS ADICIONAIS... 7 Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

3 Página 3 de FINALIDADE E ESCOPO Como empresa global, a UL deverá cumprir as leis antissuborno e anticorrupção e as regulamentações de cada país no qual a UL opera, incluindo o U.S. Foreign Corrupt Practices Act (Lei de práticas de corrupção estrangeira dos EUA, FCPA ) e o UK Bribery Act (Lei antisuborno do Reino Unido). Essas normas são normas mínimas que se aplicam a todos os funcionários, diretores e conselho de administração, ao presidente e diretor executivo e todos os membros da equipe de gestão da UL e quaisquer terceiros que trabalhem com a UL ou em nome da UL ou que estejam associados a ela. 2.0 POLÍTICA ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO DA UL Essa política foi criada para informar da abordagem de tolerância zero da UL com relação a suborno e para fornecer orientações para ajudar a evitar suborno e corrupção. Nenhum executivo, funcionário, agente, parceiro de joint venture, empreiteiro ou consultor da UL poderá pagar, oferecer ou prometer pagar ou autorizar o pagamento de dinheiro, equivalente a dinheiro, presentes ou qualquer outra coisa de valor, em qualquer montante, para qualquer pessoa ou empresa, quer seja funcionário público ou privado, para garantir o desempenho inadequado de deveres ou funções ou, no caso de um órgão público, com qualquer intenção de obter influência para uma vantagem comercial no desempenho de funções oficiais. Um funcionário público é definido como todo funcionário eleito ou indicado, candidatos a cargos políticos, consultores com empresas com participação ou controladas pelo governo, funcionários em partidos políticos ou qualquer pessoa agindo em nome de uma organização internacional pública (como as Nações Unidas). Nenhum executivo, funcionário, parceiro de joint venture, agente, empreiteiro ou consultor da UL poderá receber ou solicitar recebimento de pagamento em dinheiro, equivalente a dinheiro, presentes ou de qualquer outra coisa de valor, em qualquer montante, de qualquer pessoa ou empresa em conexão com a realização de serviços em nome da UL diferentes da tarifa estabelecida por contrato para serviços realizados e despesas legítimas a serem reembolsadas em conexão com a realização desses serviços. Para informações adicionais, consulte as Normas de conduta comercial da UL e as Normas de conduta de fornecedores globais. 2.1 Trabalhando com intermediários terceirizados ( TPIs ) A UL pode ser responsabilizada pelas ações de suas empresas terceirizadas que agirem como intermediária para e em nome da UL na realização de negociações comerciais com organizações ou funcionários públicos ou privados. Intermediários são parceiros de joint ventures, empreiteiros, agentes ou consultores ou outros que são, ou provavelmente serão, vistos como representantes autorizados da UL em negociações comerciais. A UL pode ser responsabilizada por esses intermediários aceitarem ou oferecerem suborno e pela falha da UL em tomar as medidas adequadas para evitar que esses intermediários participem em suborno. A UL não fará negócios com uma TPI que não esteja comprometida em fazer negócios sem subornar. Qualquer TPI que faça negócios em nome da UL deverá realizar negócios com a o alto nível de integridade da UL e deverá realizar negócios de maneira justa, honesta e aberta. Qualquer funcionário da UL que quiser criar um relacionamento de negócios para a UL com qualquer empresa terceirizada deverá, antes de se envolver com a empresa terceirizada, realizar uma avaliação de risco definida em 2.2 usando o Formulário de classificação de risco (Apêndice 1) para determinar se a empresa terceirizada é uma intermediária e estabelecer o nível de risco. Depois de a avaliação de risco ter sido concluída, se a empresa terceirizada for uma TPI, a pessoa envolvida no relacionamento deverá seguir o processo definido nessa política, incluindo: Realização de verificação de antecedentes, conforme definido em 2.3 e detalhado no Mapa do processo de verificação de antecedentes da TPI (Apêndice 2), dependendo do nível estabelecido pela análise de risco, Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

4 Página 4 de Preparação e manutenção de documentação escrita da verificação de antecedentes e da avaliação de risco realizada, Documentação do relacionamento com a empresa terceirizada, incluindo a obtenção do acordo assinado necessário e da certificação de conformidade antissuborno e anticorrupção e, Monitoramento dos pagamentos para as empresas terceirizadas periodicamente. Veja as etapas a seguir para obter mais detalhes sobre como realizar essa revisão precisa e completa. A documentação deverá ser enviada para as partes adequadas, conforme definido no Apêndice Realização de uma avaliação de risco para determinar o nível de risco e a designação de TPIs Antes de se envolver com uma empresa terceirizada ou renovar o relacionamento com uma empresa terceirizada, é preciso fazer uma investigação para determinar se a empresa ou o indivíduo é uma TPI e o nível de risco imposto pela TPI para a UL. Os diferentes níveis de risco são Baixo risco, Médio risco e Alto risco. Conheça as Normas de conduta comercial da UL e os marcadores vermelhos e amarelos identificados no Formulário de classificação de risco (Apêndice 1), para realizar a determinação do risco e da TPI. A pessoa que solicita ou patrocina o relacionamento com a empresa terceirizada deverá enviar o Formulário de classificação de risco preenchido para o Departamento de terceirizações globais ou para o Departamento de ética e conformidade. Se uma empresa terceirizada não tiver sido designada como uma TPI, nenhuma outra verificação de antecedentes será necessária. Se a empresa terceirizada tiver sido designada como uma TPI, vá para Realização de verificação de antecedentes das TPIs Depois de uma determinação de status da TPI e da designação do nível de risco terem sido estabelecidas, o Mapa do processo de verificação de antecedentes (Apêndice 2) será seguido para garantir que as etapas adequadas da verificação de antecedentes sejam realizadas. Um nível adequado de verificação de antecedentes deverá ser realizado em cada renovação de contrato ou a cada três anos, no caso de acordos de longo prazo ou perene, o que acontecer primeiro. Um acordo perene é um contrato para serviços contínuos sem prazo, data de duração ou de encerramento específico informado ou um prazo de contrato que seja automaticamente renovado durante o período do acordo depois de um período predeterminado, a menos que um aviso de encerramento seja dado. O Mapa do processo faz referência às etapas a seguir que foram identificadas para cada nível de risco. Ao se envolver com uma TPI, a gerência sênior precisa ser consultada e as aprovações necessárias obtidas, conforme definidas a seguir: O agente de vendas, a pessoa envolvida em vendas em nome da UL ou outra pessoa agindo como intermediário entre a UL e os clientes atuais ou possíveis com a finalidade de garantir o negócio: O executivo comercial ou o executivo de vendas sênior no negócio ou na unidade aplicável da indústria ou seu designado. O inspetor de campo ou a pessoa que realiza os serviços de campo ou outras formas de atividades de inspeção, monitoramento ou de auditoria no campo: O executivo de operações de campo sênior no negócio ou na unidade aplicável da indústria ou seu designado. Laboratório de testes ou outras pessoas que realizam testes em nome da UL: O executivo de operações sênior no negócio ou na unidade aplicável da indústria ou seu designado. Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

5 Página 5 de 8 Todos os outros relacionamentos com empresas terceirizadas: A documentação da verificação de antecedentes realizada para uma TPI deverá ser enviada para o Departamento de terceirizações globais ou para o Departamento de ética e conformidade Baixo risco: Para as TPIs identificadas como Baixo risco, realize o seguinte: 1. Envie o link para as versões externas das Normas de conduta de fornecedores globais da UL (00-LE-P0027) e para a Política antissuborno e anticorrupção da UL (00-LE-P0030) para a empresa terceirizada usando o modelo de encontrado no Apêndice Preencha o questionário de TPI, assine e retorne a certificação de conformidade antissuborno e anticorrupção (Apêndice 4). Se uma TPI pedir para não assinar a Certificação, direcione-os para o Departamento de ética e conformidade para uma análise e aceitação dos programas de ética e conformidade da TPI, no lugar da assinatura do certificado antissuborno. 3. Certifique-se de que haja um acordo escrito ou outro documento assinado com a empresa terceirizada e com a UL que detalhe o relacionamento e contenha uma linguagem relacionada à conformidade com as Normas de conduta de fornecedores globais. 4. Forneça a confirmação ou a solicitação de que o Departamento de ética e conformidade ou o Departamento de terceirizações globais confirme que a empresa terceirizada ou qualquer um de seus funcionários não foi encontrado na Lista de empresas nacionais especialmente designadas (http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/sdn-list/pages/default.aspx) 5. Tome medidas periódicas e razoáveis relacionadas ao nível de risco avaliado para monitorar as transações realizadas e os pagamentos feitos para a empresa terceirizada por produtos ou serviços em nome da UL. Médio risco: Para as TPIs identificadas como Médio risco, as etapas de Baixo risco deverão ser seguidas e 6. Avalie e documente as qualificações da TPI usando o Questionário de verificação de antecedentes da TPI (Apêndice 5), obtendo informações da TPI, conforme necessário, para concluir o questionário. Isso deverá incluir uma avaliação e documentação do motivo do envolvimento da TPI no negócio. 7. Realize e documente uma pesquisa de mídia on-line. 8. Entre em contato com as referências listadas pela TPI e documente os resultados do contato. 9. Obtenha cópia do código de conformidade da TPI ou de outras políticas de ética. 10. Envie para a gerência sênior, conforme identificado acima, para aprovação. Alto risco: Para as TPIs identificadas como Alto risco, execute as etapas de baixo e de médio risco e leve o contrato ou o relacionamento proposto para o Departamento de ética e conformidade. O Departamento de ética e conformidade o ajudará a executar as etapas adicionais necessárias, inclusive, onde considerado necessário: 11. Proponha um plano para redução de risco, inclusive um monitoramento mais intenso de relacionamentos e financiamentos/gastos pela gerência de operações e pela auditoria interna e financeira. Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

6 Página 6 de Obtenha o relatório investigativo sobre a TPI e (onde adequado) a indústria envolvida, utilizando recursos internos qualificados (por exemplo, Departamento jurídico) ou retendo pesquisas externas realizadas e recursos investigativos. 13. Conclua pesquisa de registros públicos relacionados à TPI (incluindo, por exemplo, antecedentes criminais, títulos, mão de obra e outros registros de agências comerciais). 14. Solicite os registros financeiros relevantes da TPI. 15. Entre em contato com a embaixada local para determinar quais informações eles têm sobre a TPI. 2.4 Pagamentos de facilitação É política da UL não fazer pagamentos de facilitação. Pagamentos de facilitação são pequenos pagamentos feitos para funcionários de baixo nível do governo para agilizar ou garantir a realização de ações governamentais de rotina com relação às quais o funcionário não tem discrição, como autorizações, licenças, vistos, ordens de trabalho, proteção da polícia, serviço de correspondência, serviço de telefone, energia, água, envio de carga ou inspeção Exceção de risco pessoal Em situações em que a vida e a segurança pessoal da equipe da UL está em risco, podem ser feitos pagamentos que seriam, de outra maneira, proibidos por esta política. Se forem feitos pagamentos nessas circunstâncias, eles deverão ser imediatamente informados ao Departamento de ética e conformidade da UL. 2.5 Presentes, entretenimento e reembolso de viagem Todo funcionário da UL deve aderir à Política de presentes e entretenimento da UL escrita nas Normas de conduta comercial da UL. Todas as TPIs devem aderir às Normas de conduta de fornecedores globais da UL. 2.6 Doações para caridade Doações para caridade NÃO DEVEM ser usadas como meio para violar leis anticorrupção, antiterrorismo ou outras leis contra crime. A UL precisa se certificar de que as doações não sejam pagamentos ilegais ou benefícios disfarçados ilegais para funcionários do governo ou suas famílias e deve confirmar que a doação não vai agir como canal para financiamento de atividades ilegais. O Comitê de caridade corporativa da UL foi formado sob a direção do Presidente e do diretor executivo da UL para desenvolver e gerenciar a estratégia e o programa de caridade corporativa da UL de maneira a: Apoiar o compromisso da UL em melhorar a qualidade de vida nas comunidades em que os funcionários da UL moram e trabalham; Patrocinar organizações que compartilham da grande preocupação da UL com problemas de segurança relacionados à preservação da vida e da propriedade; Refletir o compromisso da UL em conhecer e aprender; e Promover a responsabilidade social corporativa. As solicitações de concessão de nível corporativa devem ser enviadas para o Comitê de caridade corporativa. Todas as outras solicitações deverão ser encaminhadas para o gerente geral local. Se tiver preocupações éticas com relação à documentação, entre em contato com o Departamento de ética e conformidade para orientação sobre a doação proposta, para que fique consistente com as Diretrizes de caridade corporativa da UL. Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

7 Página 7 de Promoções e marketing Certas despesas promocionais e de marketing que envolvem funcionários públicos ou privados podem ser permitidas com as aprovações adequadas. Se funcionários públicos forem ser envolvidos no recebimento de presentes, entretenimento ou reembolso de despesas como parte de uma atividade promocional, você deverá obter as aprovações adequadas da gerência sênior da UL ou do Departamento de ética e conformidade da UL. Qualquer despesa aprovada deverá ser paga pela UL diretamente ao fornecedor, sempre que possível, se estiver diretamente relacionada à promoção da UL ou a de seus serviços e deverá ser cuidadosamente documentada. Consulte as Normas de conduta comercial da UL para obter mais orientação. 3.0 FAZENDO PERGUNTAS E INFORMANDO INCIDENTES OU PREOCUPAÇÕES Todo funcionário da UL é estimulado a fazer perguntas com relação a esta Política. Todo funcionário deverá informar, imediatamente, qualquer suborno, solicitação ou oferta de pagamento ou de vantagem inadequada. Você pode fazer perguntas ou fazer um relatório para um gerente ou um supervisor, para o Departamento de auditoria interna, para a gerência sênior ou para o Departamento de ética e conformidade da UL no endereço Você também pode entrar em contato pela Linha confidencial de ajuda sobre ética global da UL pelo número (América do Norte) ou visite o site de ética global da UL para obter informações adicionais. As ligações para a Linha de ajuda de ética global da UL são gratuitas e as informações serão tratadas de maneira confidencial dentro dos limites da lei. 4.0 CONSEQUÊNCIAS DE VIOLAÇÃO DA POLÍTICA A UL leva o suborno e a corrupção muito a sério. Um funcionário descoberto violando esta Política estará sujeito a ação disciplinar, que pode levar até à demissão. A não conformidade com os requisitos da UL pode resultar em atraso no estabelecimento do relacionamento com a TPI. As TPIs que forem descobertas violando esta Política estão sujeitas ao encerramento do relacionamento comercial com a UL e também a quaisquer outras ações corretivas e de direitos legais disponíveis para a UL. Para obter mais informações, consulte as Normas de conduta de fornecedores globais da UL (00-LE- P0027). 5.0 APÊNDICES E RECURSOS ADICIONAIS APÊNDICE 1_PT-BR.docx Formulário de classificação de risco APÊNDICE 2_PT-BR.docx Mapa do processo de verificação de antecedentes da TPI APÊNDICE 3_PT-BR.docx Modelo de Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

8 Página 8 de 8 APÊNDICE 4 PT-BR.docx Certificação de conformidade antissuborno e anticorrupção APÊNDICE 5_PT-BR.docx Questionário de verificação de antecedentes da TPI A seguir está uma lista de recursos adicionais relacionados a leis anticorrupção e a convenções internacionais: Departamento de Justiça dos EUA Informações adicionais sobre o U.S. Foreign Corrupt Practices Act Convenção das Nações Unidas contra Corrupção Conselho da Convenção Europeia contra Corrupção Convenção antissuborno na Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) Federação Internacional de Agências de Inspeção (IFIA) UK Bribery Act Copyright UL LLC. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzido sem permissão. DE PROPRIEDADE DA UL, CONFIDENCIAL.

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