Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna Exercício 2013

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2 ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA Auditorias de Conformidade Auditorias de RH Auditorias Especiais Monitoramentos Auditorias planejadas x Auditorias realizadas Fluxo de trabalho das auditorias realizadas Processo de Prestação de Contas Anual da Fiocruz Parecer sobre processos de Tomada de Contas Especial Suporte aos órgãos de controle interno e externo Consultas das Unidades da Fiocruz Pareceres Divulgação da legislação AUDIN COMUNICA Divulgação de Acórdãos do TCU CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO EXTERNO Recomendações da Controladoria Geral da União/RJ Determinações do Tribunal de Contas da União Diligências de outros Órgãos de Controle e Fiscalização... 4 RECOMENDAÇÕES DA PRÓPRIA AUDIN PRINCIPAIS DECISÕES DO CONSELHO DELIBERATIVO DA ENTIDADE DEMANDAS RECEBIDAS PELA OUVIDORIA DA FIOCRUZ DENÚNCIAS RECEBIDAS DIRETAMENTE PELAS UNIDADES DA FIOCRUZ OBRIGAÇÕES LEGAIS EM RELAÇÃO ÀS ENTIDADES DE PREVIDÊNCIA PRIVADA RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO DE ÁREAS ESSENCIAIS DA FIOCRUZ, COM BASE NOS TRABALHOS REALIZADOS PELA AUDIN Cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e LDO Avaliação dos Indicadores de desempenho utilizados pela entidade Avaliação dos controles internos administrativos REGULARIDADE DOS PROCEDIMENTOS LICITATÓRIOS, COM A IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS RELATIVOS À DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO Dispensas e Inexigibilidade Análise da Regularidade dos demais processos licitatórios, incluindo percentual examinado e identificação dos participantes do certame AVALIAÇÃO DO GERENCIAMENTO DA EXECUÇÃO DE CONVÊNIOS VERIFICAÇÃO DA CONSISTÊNCIA DA FOLHA DE PAGAMENTO E REGULARIDADE DOS PROCESSOS DE ADMISSÃO, CESSÃO, REQUISIÇÃO, CONCESSÃO DE APOSENTADORIA E PENSÃO DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO DA AUDIN AÇÕES PLANEJADAS E NÃO REALIZADAS PELA AUDIN AÇÕES NÃO PLANEJADAS E REALIZADAS PELA AUDIN OUTRAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Diretoria Executiva, Câmara Técnica de Gestão, Conselho Deliberativo e Cômite GesPública Participação em Grupos de Trabalho especificos Desenvolvimento de Sistema CONSIDERAÇÕES FINAIS

3 EQUIPE DA AUDITORIA INTERNA audin@fiocruz.br CHEFIA DA AUDITORIA: SILVINA DA COSTA MARQUES Auditora-Chefe LUCILENE SANTOS DE OLIVEIRA Assistente de Gestão Pleno III VALÉRIA LISBOA REIS Auxiliar Administrativo COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE AUDITORIA: RONALDO MADEIRA D AGUILA Analista de Gestão em Saúde ADRIANA MARIA DA COSTA FRAGA Analista em Gestão Junior ANA APARECIDA COSTADELLA Analista de Gestão em Saúde DAGOBERTO DOMINGOS DE ARAÚJO Assistente em Gestão em Saúde HÉLIO COELHO SILVEIRA DA ROSA Analista de Gestão em Saúde JURANDYR CÂNDIDO DA ROSA FILHO Analista em Gestão Pleno I MARIA DE FÁTIMA SILVA Analista em Gestão Pleno III MARIA ESTELA LEITE Analista de Gestão em Saúde PAULO VINÍCIUS PETRIZ MACIEL MONTEIRO Analista de Gestão em Saúde REGINA LÚCIA DE C. JANUÁRIO DIAS Analista de Gestão em Saúde WILLIAN KELLER DE REZENDE LIMA Analista de Gestão em Saúde NÚCLEO DE AÇÕES DE AUDITORIA NA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS: JÚLIO CARLOS CAMPOS Analista de Gestão em Saúde RAFAEL SAMMARTINO SENISE Analista de Gestão em Saúde EVANILDA FERREIRA CONFESSOR Assistente de Gestão Pleno III COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO: LUCIANA ROSA DOS SANTOS Analista de Gestão em Saúde AGNALDO FERREIRA MORAES DA ROCHA Analista em Gestão Pleno I ANALICE MATTOS DE OLIVEIRA Analista em Gestão Pleno I ANDRÉA SANTOS FERREIRA Analista de Gestão em Saúde 1

4 1 INTRODUÇÃO A Auditoria Interna é um órgão seccional da Fiocruz, conforme dispõe o inciso III do artigo 3º do Estatuto da Fiocruz, aprovado pelo Decreto n. º 4.725, de 09 de junho de No entanto, de acordo com o Decreto nº de 06/09/2000 e a Instrução Normativa da Secretaria Federal de Controle Interno nº 01, de 06 de abril de 2001, a AUDIN se sujeita à orientação normativa e supervisão técnica do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, prestando apoio aos órgãos e às unidades que o integram. A Auditoria Interna tem como finalidades básicas: fortalecer a gestão, racionalizar as ações de controle e prestar apoio aos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. O fortalecimento da gestão consiste em agregar valor ao gerenciamento, contribuindo para o cumprimento das metas, a execução dos programas de governo e orçamento da União no âmbito da FIOCRUZ, a comprovação da legalidade e a avaliação dos resultados quanto à economicidade, eficácia e eficiência da gestão. A racionalização das ações de controle tem por objetivo otimizar a utilização dos recursos humanos e materiais disponíveis. O apoio ao Sistema de Controle Interno consiste no fornecimento periódico de informações sobre os resultados dos trabalhos realizados, bem como no atendimento das solicitações específicas. Em 2013, o quadro de pessoal da AUDIN ficou constituído da seguinte forma levando-se em consideração as observações registradas logo após a composição de pessoal descrita abaixo: Chefia da Auditoria: - 01 Cargo Comissionado - formação: Ciências Contábeis e Administração Secretária Terceirizada - formação: nível médio Auxiliar Terceirizado de Serviços Gerais - formação: nível fundamental. Coordenação de Ações de Auditoria: - 07 Analistas de Gestão em Saúde formação: 01 em Administração, 02 em Ciências Contábeis, 01 em Letras, 01 em Economia/Matemática, 01 em Gestão de Oficiais do Corpo de Bombeiros e 01 em Matemática Assistente de Gestão em Saúde formação: nível médio Profissionais Terceirizados - formação: 01 em Administração, 01 em Contabilidade e 01 em Controladoria e Informações Gerenciais. Núcleo de Ações de Auditoria em Recursos Humanos: - 02 Analistas de Gestão em Saúde formação: 01 em Direito e 01 em Administração Profissional Terceirizado formação: Administração Coordenação de Acompanhamento e Gestão da Informação: - 02 Analistas de Gestão em Saúde formação: 01 Administração e 01 em Biologia Profissionais Terceirizados - formação: 02 em Administração. 2

5 Com relação ao quadro de pessoal da Coordenação de Ações de Auditoria é importante registrar situações que ocorreram no decorrer do exercício de 2013 e que impactaram de forma negativa os trabalhos da Auditoria: No mês de fevereiro foi incorporado à equipe um profissional terceirizado em substituição a posto de trabalho disponivel em 2012 que, apesar de desenvolver atividades de apoio, ainda está em treinamento; No mês de junho um dos servidores mais experientes foi cedido à DIRAC, para assessorar o novo diretor; No mês de outubro o servidor incorporado em 2013 por concurso público foi transferido para outra Unidade pois não se enquadrou no perfil da Auditoria Interna, não tendo ocorrido a devida substituição pela DIREH; No mês de julho foi incorporada uma servidora por transferência interna para atuar especificamente na área de tecnologia de informação; No mês de novembro foi transferido para a Auditoria Interna um servidor da DIRAC que encontra-se em treinamento não atuando nas auditorias de conformidade; A profissional terceirizada que atua no Núcleo de Ações de Auditoria em Recursos Humanos realiza atividades de apoio administrativo e não tem suas horas computadas no total de homens/hora dessa atividade. O Núcleo de auditorias de RH e a Área de Acompanhamento e Gestão da Informação não sofreram alterações em sua força de trabalho no exercício de AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA Auditorias de Conformidade Objetivos: verificar o desempenho da gestão, o cumprimento da legislação em vigor e propor ações preventivas/corretivas. Metodologia: Planejamento dos trabalhos (conhecimento da unidade e/ou dos assuntos que serão focos; indicadores de trabalhos já realizados pela AUDIN e pelos órgãos de controle); estudo e atualização da legislação; definição da amostragem; solicitação de processos e outras informações às Unidades; análise processual na própria Audin; trabalho de campo nas Unidades, utilizando, no que couber, os procedimentos e técnicas definidas na IN SFC nº 01 de 06/04/2001 e prestando orientações preventivas e corretivas; elaboração do relatório. Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 018/2012 FIOPREV ÁREAS AUDITADAS ESCOPO PERÍODO RH Previdência, Assistência, Administrativa e Financeira. Força de trabalho, folha de pagamento, acordo coletivo, livro razão, balancetes, atas de reuniões, regulamento interno, Inadimplência. 2ª etapa: 07/01 a 08/03/13 TOTAL H/H 03 analistas 803 3

6 Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 002/2013 IPEC 003/2013 COC 005/2013 CPqRR 007/2013 CPqGM 008/2013 FARMANGUINHOS 017/2013 CECAL 019/2013 MATA ATLÂNTICA - PAC 021/2013 IOC ÁREAS AUDITADAS ESCOPO PERÍODO RH Controles da Gestão, Gestão Financeira, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços e Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços e Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços, Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Orçamentária, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços, Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Orçamentária, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços, Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Orçamentária, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços, Operacional. Controles da Gestão, Gestão de RH, Gestão de Suprimento de Bens e Serviços, Gestão Operacional. Controles da Gestão, Gestão Financeira, Orçamentária, Patrimonial, RH, Suprimento de Bens e Serviços, Operacional. Resposta a solicitações de auditoria e análise de processos, SIAFI GERENCIAL, SAGE. Resposta a solicitação e nota de auditoria, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. Respostas a solicitações e notas de auditoria, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. Respostas a solicitações, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. Resposta a solicitações e nota de auditoria, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. Resposta a solicitações de auditoria, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. Resposta a solicitações de auditoria e análise de processos. Resposta a solicitações de auditoria, análise de processos, SIAFI GERENCIAL. 04/02 a 24/04/13 04/02 a 24/05/13 11/03 a 17/05/13 15/05 a 28/06/13 24/06 a 11/09/13 15/07 a 08/10/13 24/09 a 18/12/13 11/11/13 a 24/01/14 TOTAL H/H 02 analistas e 02 apoios analistas e 02 apoios 03 analistas e 01 apoio 02 analistas, 01 assistente e 01 apoio 02 analistas e 02 apoios 02 analistas, 01 assistente e 01 apoio 01 analista, 01 assistente e 01 apoio 02 analistas, 01 assistente e 02 apoios

7 Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 022/2013 DIREB 023/2013 TI ÁREAS AUDITADAS ESCOPO PERÍODO RH Controle de Suprimentos de bens e serviços Gestão de TI Análise de processos de contratação específicos Análise das informações contidas nos relatórios/2013 e aderência dos apontamentos com as ações da CGU e TCU na área de TI 04 a 29/11/13 02/12/13 a 07/02/14 TOTAL H/H 01 analista analista 170 TOTAL HH A auditoria na DIREB não foi concluída no exercício de 2013 pelas razões explicitadas no item 14 deste relatório (AÇÕES PLANEJADAS E NÃO REALIZADAS PELA AUDIN), enquanto que a auditoria em TI foi iniciada no final do exercício por decisão da própria equipe da Audin tendo em vista os resultados verificados na área de TI nas Unidades que fizeram parte do PAINT/ Auditorias de RH Objetivos: verificar o cumprimento da legislação em vigor, na área de pessoal, e propor ações preventivas/corretivas. Metodologia: Planejamento da auditoria e verificação das situações específicas utilizando, no que couber, os procedimentos e técnicas definidas na IN SFC 01 de 06/04/2001 e prestando orientações preventivas e corretivas. Nº RELATÓRIO/ UNIDADE 001/ / / / /2013 FOCO ESCOPO PERÍODO RH Aposentadorias e Pensões Afastamento Estudo ou Missão no Exterior Atos de Admissão Folha de Pagamento Afastamentos para Capacitação e Licenças (sem vencimentos e incentivada) Análise processos de aposentadorias e pensões concedidas no 1º semestre/2012. Resposta a solicitação de auditoria/análise de processos de afastamento formalizados em Resposta a solicitações de auditoria/análise das pastas funcionais de servidores nomeados em Análise da folha de pagamento de servidores. Análise de processos de servidores afastados para realização de Mestrado, Doutorado, Pós-Doutorado, Licença para tratar de Interesses Particulares e Licença Incentivada. 02/01 a 22/02/13 04/03 a 12/04/13 23/04 a 18/07/13 18/02 a 20/12/13 22/07 a 20/09/13 TOTAL H/H 01 analista analistas analistas analistas 652(*) 02 analistas 720 5

8 Nº RELATÓRIO/ UNIDADE 024/2013 FOCO ESCOPO PERÍODO RH Aposentadorias e Pensões Análise processos de aposentadorias/pensões concedidas no 2º semestre/ /09 a 07/11/13 TOTAL H/H 02 analistas 352 TOTAL HH 3075 (*) Embora a auditoria com foco em Folha de Pagamento seja realizada no decorrer do exercício, só foram computadas as horas exclusivamente dedicadas ao referido trabalho Auditorias Especiais Objetivo: Verificar situações específicas originadas por solicitações da Secretaria Federal de Controle e outros órgãos. Metodologia: Planejamento da auditoria e verificação das situações específicas utilizando, no que couber, os procedimentos e técnicas definidas na IN SFC 01 de 06/04/2001 e prestando orientações preventivas e corretivas. Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 020/2013 EPSJV ÁREAS AUDITADAS ESCOPO PERÍODO RH Irregularidade no concurso realizado pela Escola Politécnica em Saúde Joaquim Venâncio/EPSJV Legislações que subsidiaram a elaboração do edital; Lei /12. 19/09 a 25/10/13 02 analistas TOTAL H/H 299 TOTAL HH 299 A auditoria especial realizada na Escola Politécnica em Saúde Pública Joaquim Venâncio EPSJV, teve como base a solicitação do Tribunal de Contas da União TCU com o objetivo de averiguar possíveis irregularidades no concurso para preenchimento de vagas relativas aos cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio em Saúde, em horário integral Monitoramentos Objetivo: acompanhar a implementação das recomendações expedidas pela auditoria interna e dos órgãos de controle interno e externo. Metodologia: planejamento da auditoria e verificação da implementação das recomendações contidas nos relatórios de conformidade que tenham direcionamento ao procedimento de monitoramento posterior e no plano de providências permanente (CGU) utilizando, no que couber, os procedimentos e técnicas definidas na IN SFC 01 de 06/04/2001 e prestando orientações preventivas e corretivas. Pendências dos relatórios da Auditoria Interna: Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 009/2013 DIREH ÁREAS AUDITADAS Atos de Admissão ESCOPO Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de RH 08/2012 Proc / RH TOTAL H/H (**) 01 analista 56 6

9 Nº RELATÓRIO/ UNIDADE/FOCO 010/2013 DIREH ÁREAS AUDITADAS Adicional Noturno 011/2013 Convênios 012/2013 ICC 013/2013 DIREH 014/2013 DIREH 016/2013 BIOMANGUINHOS 025/2013 Contratos Folha de Pagamento Folha de Pagamento Adicionais de Insalubridade e Periculosidade Aposentadorias e pensões (exercício de 2009) ESCOPO Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de Recursos Humanos nº 04/2012 Processo nº / Apontamentos acerca da TCE afeta ao Convênio nº 41/02 firmado entre a FIOCRUZ/FARMANGUINHOS e a Associação dos Produtores de Agricultura Familiar de Córrego Rico. Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de Conformidade nº 02/2012 Processo nº / Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de Conformidade nº 012/2011 Processo nº / Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de Conformidade nº 015/2012 Processo nº / Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de Conformidade nº 009/2012 Processo nº / Apontamentos pendentes do Relatório da Auditoria de RH nº 006/2010 Processo n / RH TOTAL H/H (**) 01 analista analista analista analista analista analista analista 248 TOTAL HH 472 (**) Os períodos não foram computados, pois cada trabalho foi executado em vários períodos diferentes ao longo de todo o ano, porém estão computadas as HH para trabalho. Com o trabalho de monitoramento das situações pendentes dos relatórios elaborados pela Auditoria Interna foi possível sanar 76,3% das pendências relacionadas nos processos de auditoria de conformidade do exercício de Ainda ficaram com status de parcialmente atendidas 16,5% das pendências e como não atendidos 7,2 % das pendências. Com relação ao exercício anterior houve um acréscimo de 26,3 % de solução de pendências, fruto do trabalho de monitoramento realizado pela equipe desta Audin. Pendências dos órgãos de controle interno e externo: ÓRGÃO/TIPO DE TRABALHO ÁREAS ESCOPO RH CGU - Plano de Providências 2010 TI Respostas das Unidades, consultas a sistemas e processos. TOTAL H/H 1 analista 08 7

10 ÓRGÃO/TIPO DE TRABALHO ÁREAS ESCOPO RH CGU - Plano de Providências 2011 CGU - Plano de Providências Relatório de Auditoria Anual de Contas 2012 CGU - Plano de Providências Relatório de Demandas Externas CGU - Plano de Providências Relatório de Auditoria Especial Licitações, financeiro, RH, convênios, contratos e TI Licitações, financeiro, gestão de imóveis, Instituto em Tecnologia em Fármacos FAR-MANGUINHOS Rufollo Empresa de Serviços Técnicos e Construções Ltda Respostas da Unidade, consultas a sistemas e processos. Respostas da Unidade, consultas a sistemas e processos. Respostas da Unidade, consultas a sistemas e processos. Respostas da Unidade, consultas a sistemas e processos. TOTAL H/H 1 analista 72 1 analista 48 1 analista 64 1 analista 96 TOTAL HH Auditorias planejadas x Auditorias realizadas Elaboramos um gráfico demonstrando o quantitativo de auditorias realizadas durante o exercício de 2013, em relação ao previsto no PAINT. É importante acrescentar que as auditorias especiais não estão previstas no PAINT Fluxo de trabalho das auditorias realizadas Ao final de cada trabalho de auditoria, os respectivos relatórios são encaminhados às Unidades responsáveis para conhecimento e posicionamento quanto às recomendações emitidas. Após a apresentação de justificativas ou de providências tomadas pela área auditada, são elaborados, quando couber, quadros sintetizando a situação do 8

11 relatório, com as seguintes informações: apontamento; recomendação, resposta da Unidade; conclusão da Audin, onde é informado, de acordo com a análise, o atendimento ou não da recomendação, parcialmente ou em sua totalidade. No caso de não atendido ainda há a sugestão de que o assunto venha a ser monitorado pela AGI. O quadro resumo, após a inserção da análise da equipe responsável pela auditoria, é apresentado a Unidade Auditada para ciência de seu dirigente principal, a fim de conhecer a opinião da equipe com relação às respostas apresentadas e dar oportunidade de novos esclarecimentos. Somente após essa ciência o quadro resumo é encaminhado à Presidência da Fiocruz para aprovação. Após esta etapa, inicia-se um trabalho de monitoramento das pendências dos relatórios, prioritariamente nos itens do quadro resumo que contemplam essa sugestão, que consiste em solicitar novas respostas/justificativas ou acompanhar a solução dos problemas relatados, podendo, para isso, ser necessária a realização de novas visitas, verificação de processos/documentos e a elaboração de relatórios de monitoramento, quando couber Processo de Prestação de Contas Anual da Fiocruz Cumprindo atribuição estabelecida no parágrafo 6º do artigo 15 do Decreto n.º de 06/09/2000, alterado pelo Decreto nº de 16/07/2002, a Auditoria Interna apresentou Parecer sobre a Prestação de Contas Anual da FIOCRUZ relativo ao exercício de 2012, que integrou o respectivo processo de prestação de contas da Instituição. O citado parecer foi elaborado de acordo com o estabelecido na Instrução Normativa TCU 63/2010, Decisões Normativas TCU 127/2013 e 132/2013, Portaria TCU 175/2013 e Norma de Execução CGU 01/2013. Previamente a este Parecer, a Audin prestou suporte às Unidades responsáveis por informações que devem compor o processo de prestação de contas. Esta atividade envolve a leitura dinâmica da legislação, divulgação às áreas responsáveis pelas informações, suporte técnico a DIPLAN e ao Serviço de Contabilidade, respectivamente nas questões relacionadas ao relatório de gestão e montagem do processo de prestação de contas de Parecer sobre processos de Tomada de Contas Especial Em 2013, a Auditoria Interna emitiu os Pareceres nº 006 e n 007 sobre a Tomada de Contas Especial referente aos convênios nº 215/2005 e 118/2006 ambos com a União Ativista Defensora do Meio Ambiente - UADEMA, encaminhados a esta AUDIN para verificação dos procedimentos em conformidade com o artigo 15 do Decreto n de 06/09/2000 e consignado no item 6.6 do Manual de Tomada de Contas Especial emitido pela SFC/CGU-PR em abril/2013. Primeiramente foi observado em ambos os pareceres a abertura de processos de TCE separados para 02 (dois) convênios firmados com a mesma empresa, bem como o valor de um dos débitos ser inferior ao definido pela IN TCU 71/2012 para obrigatoriedade de instauração de TCE, motivo pelo qual foi recomendado que ambos tramitassem juntos para que fosse considerado o valor total do débito do convenente. 9

12 Dentre os registros feitos nos Pareceres nº 006 e n 007, destacamos: a morosidade na abertura da TCE, atraso na indicação de membros da comissão, falhas processuais, ausência de dados pessoais dos responsáveis e itens do relatório do tomador em desacordo com o Manual de TCE elaborado pela CGU. Cabe destacar que ambos os pareceres tomaram por base os modelos da CGU específicos para convênios, disponíveis no próprio site da Controladoria Geral da União Suporte aos órgãos de controle interno e externo Objetivo: prestar suporte às equipes dos órgãos de controle interno e externo durante as auditorias, diligências e/ou fiscalizações realizadas na Fiocruz. Metodologia: divulgar as solicitações junto às Unidades; receber as respostas, processos e demais documentos, analisar preliminarmente as respostas; fornecer informações solicitadas; atuar como elo entre a equipe de auditores e as Unidades da FIOCRUZ. ÓRGÃO TIPO DE AUDITORIA SUPORTE AUDIN CGU CGU CGU CGU Auditoria de Acompanhamento Permanente de Gastos APG 2012 (07/02 a 05/04/2013) 40d Fiscalização Pregão 133/2007 (05/03 a 20/03/2013) 12d Auditoria Projeto Brasil AIDS SUS Programa Nacional de AIDS e Serviço Nacional de Saúde (28/03 a 19/04/2013) 16d Auditoria Projeto de Formação e Melhoria da Qualidade de Rede de Atenção à Saúde QualiSUS-Rede (28/03 a 19/04/2013) 16d Auditoria Anual de Contas AAC 2012 (25/04 a 29/05/2013) - 24d Auditoria Permanente de Gastos APG 2013 (31/07 a 16/12/2013) - 98d Perfil de Governança e Gestão de Pessoas (13/05 a 07/06/2013) 19d Fiscalização Auditorias Internas (05/07 a 27/11/2013) 103d Fiscalização sobre Pessoal de TI (14/10 a 29/10/2013) 12d Fiscalização Contratos de Vigilância (18 a 27/09/2013) - 08d Governança e a Gestão de Aquisições (26/11 a 20/12/2013) - 19d 01 analista 01 apoio 01 analista e 01 apoio 01 analista e 01 apoio 01 analista 01 apoio TOTAL H/H CGU 01 analista e 01 apoio 384 CGU 01 analista e 01 apoio 912(*) TCU 01 analista e 01 apoio 304 TCU 01 analista e 01 apoio 960(*) TCU 01 analista e 01 apoio 192 TCU 01 analistas e 01 apoio 128 TCU 01 analista e 01 apoio 304 TOTAL HH 4528 (*)Computadas apenas as horas exclusivamente dedicadas ao referido trabalho dentro do período indicado

13 2.10 Consultas das Unidades da Fiocruz Objetivo: Dirimir dúvidas encaminhadas a AUDIN por , documentos e até por telefone, no sentido de fortalecer a padronização dos procedimentos, no âmbito da Instituição. Metodologia: Realizar levantamento e analisar toda a legislação inerente ao tema da consulta; elaborar resposta e encaminhar à Unidade interessada. Foram respondidas 50 consultas, emitidas pelas diversas áreas administrativas das Unidades, sendo que no gráfico abaixo é demonstrado o quantitativo de consultas, por tema, sendo observado que há uma maior concentração nos procedimentos de Licitação e Contratos (40%), vindo, em seguida, as questões sobre Pessoal (14%) e TI (10%). Não estão computadas no quantitativo de consultas aquelas realizadas diretamente a equipe por via telefônica Pareceres Em 2013, foram elaborados pareceres técnicos sobre diversos assuntos, a partir de consultas feitas pelas Unidades, conforme detalhamento a seguir: DATA PARECER ASSUNTO DIVULGAÇÃO 20/ Regularização de Bens Patrimoniais. IRR 25/ Comprovação de regularidade perante a Receita Federal. BIO 05/ Orientação do TCU acerca do Decreto n 7892/2013 (Sistema de Registro de Preços). FIOCRUZ 19/ Valores expressos em contrato de terceirização. IPEC 20/ Adesão a Ata de Registro de Preços (caronas) no âmbito da Fiocruz, oriundas do Decreto nº 3.391/2001. FIOCRUZ 11

14 DATA PARECER ASSUNTO DIVULGAÇÃO 15/ Tomada de Contas Especial Convênio 215/2005 UADEMA. DIRAD 15/ Tomada de Contas Especial Convênio 118/2006 UADEMA. DIRAD 31/ Despesas com festividades e homenagens FIOCRUZ 26/ Utilização de contrapartida em serviços específicos VPGDI 26/ Pagamento de nota fiscal após contrato com certidão vencida. COC 2.12 Divulgação de legislação AUDIN COMUNICA A partir do trabalho de leitura diária do Diário Oficial da União na Internet, a Auditoria Interna divulgou, no âmbito da Fiocruz, 107 legislações que trataram de assuntos pertinentes ao trabalho dos administradores e gestores da Instituição, conforme discriminados no Anexo I deste RAINT. O gráfico abaixo demonstra a divulgação pelos diversos assuntos de interesse da gestão Divulgação de Acórdãos do TCU Durante o exercício de 2013, divulgamos, através de memorandos, inclusive circulares, as determinações do Tribunal de Contas da União direcionadas à Fiocruz por intermédio de Acórdãos, conforme tabela abaixo, solicitando que os gestores atentassem para as determinações e/ou orientações e promovessem ampla divulgação dentro de cada Unidade. DATA ASSUNTO 07/03 Acórdão n 667/2013 Pregão Eletrônico n 235/12 BIOMANGUINHOS. 20/03 Acórdão n 763/2013 Apreciação dos recursos de reconsideração interpostos contra o Acórdão 1.616/12. 17/04 Acórdão n 1.164/2013 Pedido de reexame interposto contra o Acórdão nº 4.618/12. 12

15 DATA ASSUNTO 26/04 Acórdão n 741/2013 Pedido de reexame interposto contra o Acórdão nº 2.173/12. 13/05 Acórdão n 2.491/2013 Acumulação irregular de cargos públicos. 17/07 Acórdão nº 3.295/2013 TCE Vânia Fernandes Barbosa Viana Clementino. 18/07 Acórdão n 1.486/2013 Fiscalização das Auditorias Internas 31/07 Acórdão n 1.929/2013 Pregão 086/12 IPEC 19/09 Acórdão n 5.895/2013 Prestação de Contas 2011 Acórdão n 5.343/2013 Contrato n 022/09-DIRAC 26/09 Acórdão n 6.280/2013 Pregão Presencial Internacional 030/12 IOC Acórdão n 6.281/2013 Pregão Eletrônico 063/12 IOC 21/10 Acórdão n 7.245/2013 Contrato n 030/08 FAR 06/11 Acórdão n 2.859/2013 Revisão de Contratos 26/11 Acórdão n 7.926/2013 Cumprimento itens do Acórdão 4.785/11 UADEMA 27/11 Acórdão n 7.977/2013 Pregão Eletrônico nº 082/13 CPqGM 28/11 Acórdão n 3.091/2013 Pregão Eletrônico nº 39/2013 CPqAM 13/12 Acórdão n 3.505/2012 Pregão Eletrônico n 203/2013 BIO Também foram encaminhados a DIREH memorandos contendo as determinações acerca de 02 atos de concessão de pensão civil, e 04 atos de admissão para ciência e cumprimento dos procedimentos a serem adotados. 3 CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO Objetivo: responder as diligências/determinações dos órgãos de controle interno e externo encaminhadas a Fiocruz. Metodologia: abrir processo, quando for o caso; encaminhar as solicitações às Unidades responsáveis; receber as respostas e consolidá-las; realizar consultas e pesquisas sobre a matéria; elaborar documento ao órgão de controle solicitante; providenciar o envio; arquivar todo o histórico do assunto Recomendações da Controladoria Geral da União/RJ A Controladoria Geral da União/RJ realizou, em 2013, 06 (seis) auditorias na Fiocruz: auditoria de acompanhamento permanente de gastos de 2012, fiscalização nos processos referentes ao pregão presencial n 133/ DIRAC, auditoria no Projetos Brasil AIDS SUS Programa Nacional de AIDS e Serviço Nacional de Saúde, auditoria no Projeto de Formação e Melhoria da Qualidade de Rede de Atenção à Saúde QualiSUS-Rede, auditoria anual de contas de 2012 e auditoria permanente de gastos de ITEM/RECOMENDAÇÃO AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Ofício nº 8.701/2013/NAC2/CGU-Rio de Janeiro/CGU-PR, de 20/03/2013 Relatório de Demandas Externas n / Farmanguinhos (Proc / ) Parcialmente atendido Apurar a responsabilidade pelo A responsabilidade está sendo apurada em desaparecimento dos processos nºs PAD específico e sob responsabilidade de /01-17 e / comissão indicada pela Fiocruz, assim como em TCE também específica. 13

16 ITEM/RECOMENDAÇÃO Recomendação 001: Definir o fluxo e os pontos de controle dos processos de aditamento contratual, abrangendo as etapas desde a solicitação do aditamento do solicitante até a análise pelo setor de suprimento de bens e serviços a fim de evitar aditamentos que firam os limites preestabelecidos nos parágrafos 1º e 2º do art.65 da Lei nº8.666/ Recomendação 002: Aprimorar o planejamento das contratações de serviços continuados de forma a estimar com maior precisão os quantitativos a serem contratados Recomendação 003: Divulgar as modificações dos editais, pela mesma forma de divulgação do texto original, reabrindo-se o prazo inicialmente estabelecido, conforme parágrafo 4º, art. 21º, Lei nº 8.666/ Recomendação 005: Aplicar as sanções administrativas estabelecidas no edital e no contrato, em casos de descumprimento de cláusulas contratuais pelas contratadas, conforme artigos 86º e 87º, da Lei nº 8.666/ Proceder a redução gradual no quantitativo de terceirizados até que não haja mais nenhum destes atuando na área-fim de Farmanguinhos, tendo em vista tratar-se de execução de serviços inerentes às atividades previstas no Plano de Cargos e Salários, contrariando o estabelecido no parágrafo 2º do artigo 1º do Decreto nº 2.271/97, no artigo 9º da Instrução Normativa nº 02/2008-SLTI/MPOG e nos Acórdãos TCU nºs 341/2009-Plenário e 307/ Adotar providências para que as atividades referentes a compras e contratações sejam executadas por servidores da UJ Apurar a responsabilidade dos servidores responsáveis pela ausência de penalização das vencedoras dos Pregões nºs 43/03, 36/04 e 94/07, pelo não cumprimento de prazos e cláusulas estabelecidos nos editais e nos contratos Recomendação 001: Apurar a responsabilidade, nos termos do parágrafo único do art.59 da Lei nº 8.666/93 e Orientação Normativa AGU nº 04/09, pelos pagamentos à empresa Mappel Rio Ind. e Com. Ltda, por via indenizatória, no montante de R$ ,35, bem como pelos pagamentos, sem previsão no Contrato nº 62/04, de 6099 UF s de Captopril, no valor de R$ ,80. AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Foram identificados todos os pontos de controle necessários à melhoria do fluxo de contratações da Unidade através de mapeamento de processos e redesenhos dos mesmos. O planejamento das contratações está de acordo com o solicitado pelo Ministério da Saúde, de acordo com as publicações de TCs. Todos os prazos legais estão sendo respeitados. Atualmente as sanções são dadas seguindo o que determina as cláusulas contratuais. Não atendido. Novo concurso será realizado em 2014 a fim de atender parte da demanda das unidades, sendo o quantitativo de terceirizados reduzido na medida em que os novos servidores forem empossados e de acordo com as autorizações posteriores de concursos que somente são dadas pelo MPOG. A compradora foi desligada do contrato de terceirização e as funções estão restritas aos servidores recem concursados. As sanções são dadas seguindo o que determina as cláusulas contratuais. Não atendido, por discordância do gestor de Farmanguinhos acerca da recomendação. O contrato subscrito em 28/12/04 tendo como primeira entrega a data de 21/01/05 não demonstra fragilidade por parte da Administração e sim uma seqüência natural dos fatos, conforme justificativa apresentada pelo gestor da Unidade que entende não restar comprovado o pagamento a maior por parte da Administração. 14

17 ITEM/RECOMENDAÇÃO Recomendação 003: Definir o fluxo e os pontos de controle dos certames licitatórios e das respectivas execuções contratuais, abrangendo as etapas que envolvam desde o recebimento e análise dos documentos de habilitação e das propostas dos licitantes até o pagamento da execução contratual. AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Parcialmente atendido. Foram identificados todos os pontos de controle necessários à melhoria do fluxo de contratações da Unidade, que será implementada assim que possível Recomendação 004: Respeitar a segregação de funções, não permitindo que o servidor que requisitou a compra, atue como pregoeiro e autorizador da despesa Realizar estudo sobre a viabilidade da utilização da produção em campanha (inciso II, art.256, Resolução RDC 17/10) dos medicamentos fabricados por Farmanguinhos, buscando otimizar a ocupação fabril, bem como reduzir o montante gasto na terceirização da produção de medicamentos revendidos por Farmanguinhos Recomendação 001: Apurar a responsabilidade pela morosidade no cumprimento da exigência da ANVISA nº /09-7, de realização do estudo de biodisponibilidade, ocasionando o prejuízo de 6 caixas contendo 240 cartuchos de Metronidazol 250 mg, 500 comprimidos, vencidos desde fevereiro de 2010, devido a renovação do registro ter ocorrido apenas em novembro de Recomendação 002: Apurar a responsabilidade pelo não cumprimento do artigo 2º da Res. ANVISA RE nº 1982, que estabelece a obrigação da empresa Hipolabor proceder ao recolhimento dos lotes do produto Enalapril 10 mg Recomendação 003: Apurar a responsabilidade pela intempestividade da renovação da Certidão Negativa de Débitos com o INSS, que ocasionou prejuízos pela perda da produção do lote nº (Ácido Fólico 5mg) Recomendação 004: Apurar a responsabilidade pela perda do lote nº de Ácido Fólico 5 mg produzido por FAR- Manguinhos que após a devolução pela SMS, permaneceu a disposição e válido por um ano e nove meses no almoxarifado de Farmanguinhos, sem nova destinação. Atualmente Farmanguinhos terceiriza apenas o Sulfato Ferroso Comprimido (somente a fabricação), em função de priorizar a área de granulação úmida para os produtos ARV. Não atendido por discordância do gestor de Farmanguinhos acerca da recomendação. A Unidade entende que não houve negligência, tendo em vista que somos obrigados a seguir as determinações da agência reguladora e que a mesma possui seus trâmites e prazos legais para alteração e publicação de novas normas. O fornecedor foi notificado a proceder o recolhimento dos lotes o que ocorreu em 10/11/11 e a reposição em 08/03/12. Não atendido por discordância do gestor de Farmanguinhos acerca da recomendação. A Unidade informou que não cabe a ela se manifestar. Não Atendido por discordância do gestor de Farmanguinhos acerca da recomendação. A unidade entende que não ocorreram devoluções ou perdas, de acordo com justificativa apresentada por ocasião de posicionamento da mesma acerca do relatório da CGU. 15

18 ITEM/RECOMENDAÇÃO Recomendação 005: Promover o monitoramento do estoque dos insumos e dos medicamentos produzidos ou adquiridos por Farmanguinhos. Estabelecer fluxo e pontos de controle dos processos de descarte e de devolução de medicamentos vendidos a clientes, bem como de insumos adquiridos com problemas detectados pelo Controle de Qualidade Recomendação 006: Aprimorar o planejamento do processo de compra de insumos, de forma a maximizar sua utilização, evitando compras desnecessárias de insumos já existentes em estoque no almoxarifado e perdas pela extrapolação do prazo de validade Apurar, conforme determinado pelo Ministro da Saúde, a responsabilidade pelo pagamento antecipado de 2000 kg da matériaprima Indinavir, no valor de R$ ,00, realizado em 13/09/01, por meio da Ordem Bancária nº2001ob Não fixar valores de benefícios e salários nos editais de terceirização de serviços, respeitando o estabelecido no art.20 da Instrução Normativa nº 02/08 SLTI/MPOG. AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Foram identificados todos os pontos de controle necessários à melhoria dos fluxos da Unidade, incluindo pontos de controle, entre outros. A necessidade de insumos para a fabricação está baseada nos programas do MS e caso estes programas sejam suspensos estes insumos permanecerão no estoque, pois o planejamento da Unidade depende do planejamento do MS. Não atendido, visto que o procedimento de apuração está a cargo da Corregedoria Geral da União. Até o momento não foi divulgado o resultado da apuração daquela Corregedoria-CGU/PR. A Unidade informou que estão estabelecendo critérios que igualem os licitantes. Ofício n 10576/NAC1/2013/CGU-Regional/RJ/CGU-PR, de 04/04/2013 Relatório nº Projeto QualiSUS Rede Haja vista o estágio do Projeto, bem como os pagamentos efetuados, comunicar o fato ao Banco, com todos os documentos previstos e necessários nas Diretrizes do BIRD para a análise de não objeção, a este cabendo a aceitabilidade, ou não, dos critérios que levaram a Contratação Direta da FIOTEC pela FIOCRUZ. Não Atendido por discordância da recomendação à Fiocruz. A VPAAPS informou que a solicitação e guarda dos documentos de não objeção são de responsabilidade da UGP, conforme inciso I, Art. 8º da Portaria 601/11. Ofício n 14839/2013/NAC2/CGU-Regional/RJ/CGU-PR, de 16/05/2013 Fiscalização Pregão Presencial n 133/2007-DIRAD - (Proc / ) Inexistência de orçamento detalhado em Para balizar o valor de referência foram planilhas que expressem a composição de todos consultadas 06 (seis) empresas do segmento os custos unitários. de mercado, todas com atuação comercial Sobre o assunto, cabe destacar a existência do com a Administração Pública, desta apenas Acórdão n 347/2011 TCU 2ª Câmara, cujo (02) duas acudiram a convocação feita por e- item determina à Fundação Oswaldo Cruz mail O procedimento licitatório na modalidade que observe, nas planilhas de custos integrantes Pregão, cuja publicidade propicia a de seus próximos editais, os mandamentos participação e competição entre maior contidos nos artigos 7º, 2º, inciso II e 40, 2º da número de licitantes, proporcionou a proposta Lei 8666/93, expressando a composição de todos mais vantajosa para Administração Pública, na os custos unitários do orçamento. forma explicitada no Memo 163/2013-DIRAD. 16

19 ITEM/RECOMENDAÇÃO Ausência de descrição mínima nas notas fiscais que permitisse confirmar a adequação dos pagamentos realizados no âmbito da Ata de Registro de Preços n 211/2007, assim como ausência de documentação de suporte a estes pagamentos, no processo de pagamento da Unidade. AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Os pagamentos foram realizados de acordo com o serviço efetivamente executado e correspondente preço unitário conforme edital e ata de RP, onde nestas contratações o preço unitário é o valor por participante no evento abarcando todos os itens necessários e previstos no Projeto Básico, porém registram que houve, de fato, um lapso entre tratativas com a agência e a contratação efetivamente realizada. A realização do evento em localidades não Pagamentos amparados na Ata de previstas inicialmente ocorreu em razão da Registro de Preços n 211/2007 de objetos não adoção do procedimento licitatório ser de previstos na mesma. Registro de Preços que gera a relação obrigacional do privado, de quando convocado executar o serviço. Ofício n 23079/2013/NAC2/CGU-Regional/RJ/CGU-PR, de 05/08/2013 Relatório da Auditoria Anual de Contas nº exercício 2012 (Proc / ) 2.7. Fomentar capacitações na área de licitações sustentáveis Determinar diretrizes institucionais para a utilização de procedimentos de controle, formalização de fluxo/rotinas e instituição de indicadores de desempenho para área de licitações, de modo a uniformizar estes mecanismos de controle administrativo na área de gestão de compras e serviços das Unidades Aprimorar a divulgação das recomendações expedidas pelo Controle Interno dentro das unidades, a fim de dar ampla publicidade dessas recomendações aos servidores para possibilitar o seu efetivo atendimento. Não atendido. A DIRAD através do Memo nº 320/2013 informou que será realizada uma proposta de capacitação de Servidores na área de licitações sustentáveis para o ano de 2014, por inexistirem recursos em 2013; Parcialmente atendido. Estão em andamento na Fiocruz, sob a coordenação da VPGDI, projetos estruturantes que visam o aprimoramento do controle, abrangendo as áreas de gestão de compras e de serviços das Unidades e de integração da cadeia logística. Além destes, no grupo de projetos estruturantes inclui-se o aprimoramento das funções de controle interno, que tem por objetivo a ampliação das ações da auditoria interna com a inserção de atividades voltadas para o controle prévio e concomitante. A AUDIN divulgou o Relatório de Auditoria da CGU através do Memo-Circular AUDIN 015/2013, bem como divulgou o Relatório de Auditoria da CGU na Intranet Fiocruz, área da Auditoria Interna. Esta recomendação específica também foi divulgada através do Memo-Circular 017/2013-AUDIN. Foram inseridos no Portal Fiocruz (aba Acesso a Informação) o relatório, parecer e certificado do Controle Interno e pronunciamento do Ministro da Saúde, através do link da própria CGU. 17

20 ITEM/RECOMENDAÇÃO AVALIAÇÃO SOBRE O ATENDIMENTO Recomendação 001: Fazer constar dos Parcialmente atendido. processos de pagamento dos serviços Bio-Manguinhos informou que em contratados junto a fundações de apoio todos os conformidade com o Ofício nº 27/13-VPGDI, documentos pertinentes (relatórios finais de adotará as diretrizes estabelecidas no Manual atividades, relação de pessoal alocado no de Contratação de Fundação de Apoio contrato, notas fiscais dos fornecimentos, etc). instituído pela Portaria nº 005/13-VPGDI Recomendação 002: Exigir a anotação no Parcialmente corpo de toda nota fiscal do nº do contrato Bio-Manguinhos informou que essa exigência já correspondente, a fim de possibilitar a imediata é adotada por aquele Instituto, entretanto identificação dos serviços ou fornecimento de Farmanguinhos informou que atenderá, de bens a que se referem os documentos hábeis acordo com o estabelecido no Manual de para a caracterização da etapa de liquidação Contratação da Fundação de Apoio. da despesa.etc) Realizar capacitações sobre licitações A DIRAC informou vem desenvolvendo a para servidores e gestores, de modo a atualizá-los capacitação na área de licitações para os sobre temas incontroversos, uniformizando os servidores e para isso instituiu um Programa de entendimentos na Entidade. Capacitação e Desenvolvimento de ação permanente Definir, para todas as instâncias envolvidas nos processos de transferências voluntárias concedidas, as atribuições, as responsabilidades e os prazos para tramitar os documentos necessários para a aprovação do processo de prestação de contas, de acordo com a legislação vigente. Nota de Auditoria 01. Formalizar e divulgar os procedimentos relativos à gestão de imóveis locados de terceiros, a fim de uniformizar o entendimento entre todas as Unidades Gestoras da Fiocruz. Não Em 06/09/13 a DIRAD através do Memo nº 314 informou que encaminhará a resposta posteriormente devido a um erro interno na Unidade, o que originou a Nota Técnica nº 178/2014/NAC-2/CGU-Regional/RJ/CGU-PR a reiterando a recomendação com prazo de atendimento até 30/04/2014. Foram providenciados os registros no SPIUNET referentes a imóveis locados de terceiros; foi viabilizada capacitação junto ao SPU/RJ; o POP sobre o assunto está disponibilizado na página da DIRAD. Ofício n 30680/2013/DSSAU/DS/SFC/CGU-PR, de 07/10/2013 Relatório de Demandas Externas nº / (Proc / ) Elaborar, nas licitações de obras e serviços, orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os custos unitários contidos isoladamente, de modo a garantir o pagamento apenas daquilo que for utilizado. Abster-se de realizar pagamentos de objetos que não condizem com os previstos nos contratos de prestação de serviços. Através do Memo-Circular n 023/2013-AUDIN, as recomendações foram divulgadas à todas as Unidades da Fiocruz. Pelo Ofício nº 68/2013- VPGDI, de 14/11/2013, a Fiocruz encaminhou o Memo nº 423/2013-DIRAD, onde é informado que desde 2009 adota-se Planilhas de Custos Detalhadas nos moldes dos editais da CGU e do MS, o que ocasiona o recebimento de notas fiscais descritivas e detalhadas. Ofício nº 30738/2013/DSSAU/DS/SFC/CGU-PR, de 08/10/2013 (Proc / ) Disponibilizar no sítio eletrônico oficial da Fiocruz os arquivos referentes aos Relatórios de Auditoria, Certificados e Pareceres do Dirigente de Controle O link relativo ao relatório foi disponibilizado no Interno, referentes ao exercício de 2012, que se sitio eletrônico da Fiocruz. encontram disponíveis no sitio eletrônico da CGU. 18