Governança de BPM - Estudos de casos

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Leonor Mendonça de Paiva
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1 Governança de BPM - Estudos de casos Michael Rosemann Diretor de Ciências Matemáticas, da Informação e Físicas Chefe da Disciplina de Sistemas de Informação Queensland Universidade de Tecnologia

3 Gestor do Programa - Integração na Governança Corporativa - Metodologista de Processo Métodos e Competência em BPM Dono de Processo Responsabilidade pelo Processo Líder de Processo Entrega de BPM Executor do Processo Execução do Processo

4 Objetivos Diferentes soluções para Governança de BPM Moldar Governança de BPM para o contexto Desenvolver o entendimento para os 5 domínios

5 Aplicando os 5 domínios da Governança de BPM 1 Envolvimento dos Funcionários 2 Inovação de Processos

6 Estudo de Caso 1: Envolvendo Funcionários

7 BP Serviços Visão Geral da Empresa Fornecedora exclusiva de serviços compartilhados para empresas estatais de Energia Elétrica Serviços Financeiros, Compras, RH e TI 260 funcionários Mandato de redução anual de 5% das despesas gerais

8 BP Serviços Problemas Baixa taxa de retenção de empregados Cultura tradicional Foco em transações, não em transformações Funcionários não apresentam ideias para a melhoria dos processos

9 BP Serviços Atividade de BPM Equipe de BPM dentro do departamento de TI Desenho da Arquitetura de Processos Modelagem de processos detalhada (BPMN) Modelos publicados na intranet Baixo uso do repositório de processos Não se sabe se os executores dos processos realizam atividades conforme o desenhado Não há donos de processo

10 A analogia Como ele fez isso? Como ele teve acesso a instruções relevantes nestes momentos críticos? Como foram documentados os processos relevantes? Como a US Airways garantiu que ele seguisse o processo desenhado? O que podemos fazer para tornar facilmente disponíveis as informações relacionadas aos processos?

11 O Exercício Qual seria o valor de BPM para a BP Serviços? Qual parece ser o melhor local no organograma para BPM na BP Serviços, e por quê? O que poderia ser repensado na metodologia de BPM atual? Você recomenda donos de processo? Como o comportamento desejado para os processos pode ser alcançado?

12 Discussão Aberta

13 Atividades Recentes na Organização Governança Corporativa - Avaliação da cultura organizacional (Human Synergistics) - Integração da gestão da mudança e gestão de processos Governança de Métodos e Competência em BPM - Inclusão da satisfação dos funcionários nos modelos dos processos - Captura dos objetivos e visão dos processos em cada modelo de processo - Simplificadas as técnicas de modelagem (elementos-chave da BPMN e cenários)

14 Cultura Atual e Desejada 2011 (as-is) 2013 (to-be)

Fatores no Modelo de Sinergia Humana 11 Realização 12 Auto-atualização 1 Incentivo 2 Afiliativo 3 Aprovação 4 Convencional 5 Dependente 6 Revogação 7 Oposicionista 8 Superioridade 9 Competitivo 10

15 Fatores no Modelo de Sinergia Humana 11 Realização 12 Auto-atualização 1 Incentivo 2 Afiliativo 3 Aprovação 4 Convencional 5 Dependente 6 Revogação 7 Oposicionista 8 Superioridade 9 Competitivo 10 Perfeccionista Estilos Construtivos (interação, orientado a qualidade, produtivo) Estilos Passivos/Defensivos (seguros-centrados) Estilos Agressivos/Defensivos (enérgico, manutenção do status-quo)

16 Reduzir controles e checagens Tolerar falha Desenhar processos de inovação Reduzir benchmarkings corporativos Delegar responsabilidade pelos processos Incluir pontos de interação humana Simplificar processos Ter processos menos detalhados Encorajar melhoras locais em processos Incentivar inovação em processos Eliminar aprovações Reduzir mentalidade de dependência de processos

17 Atividades Recentes na Organização Governança da Entrega de BPM - Educação em processos como parte do processo de ambientação de novos funcionários Governança da Responsabilidade pelos Processos - Comitê Diretor de BPM reunido mensalmente, sem donos de processos Execução dos Processos - Competição de ideias de processo - Dias da paixão por processos compartilhamento de ideias com outros executores de processos

18 Augmented Process Model Realities

19 Estudo de Caso 2: O Novo Centro de Inovação de Processos

20 BP Varejo Visão Geral da Empresa Líder Varejista Nacional Aproximadamente 40% de participação no mercado 1,000 supermercados (= 50% de receita) Diversificação através de aquisições (postos de gasolina, lojas de bebidas, etc)

21 Cultura da Empresa A estabilidade do nosso negócio é o que importa para os olhos dos clientes da BP Varejo. John Solid (64), CEO em final de mandato Precisamos ser mais espertos que a concorrência e impressionar o cliente. Mark Speed (44), Novo CEO

22 BPM na BP Varejo Experiências negativas com Reengenharia de Processos de Negócio Departamento de TI possui ownership sobre a equipe de BPM Centro de Excelência de BPM é composto por seis (introvertidos) arquitetos de processo Atividades avançadas de modelagem de processos Fortes capacidades em análise de processos e Seis Sigma Treinamento de BPM é parte da academia corporativa Conscientização baixa sobre o estado atual de BPM

23 Mudanças no Mercado Ganho de participação do mercado da Fast Mover Corp Altos níveis de inovação, capitalização em vendas on-line Ganhos de visibilidade de varejistas internacionais através de modelos avançados de engajamento dos clientes Grande, gorda e feliz?

24 Inovação de Processos na TESCO

25 A Tarefa Como BPM pode ser incorporado na estrutura corporativa da BP Varejo? São necessárias atualizações na metodologia de BPM? Como a entrega de BPM pode se tornar mais eficaz? Qual será o papel dos donos de processos? Como os funcionários podem ser envolvidos nesta iniciativa?

26 Trabalho em Grupo

28 1 Governança Corporativa Gestão de Processos Gestão da Inovação 29

29 1 Estrutura Organizacional Incorporar a competência em Inovação e Melhoria de Processos no RH (Melhoria Organizacional) Modelagem e Automação de Processos como Serviços permanecem em TI Projeto: Processo de Gestão de Ideias Novo curso de dois dias: Inovação de processos

30 2 Governança de Métodos e Competência em BPM - Definição de 3 serviços distintos de BPM Serviço de Desenho de Processo Magnitude da Mudança Melhorar 10% Mudar 30% Inovar 100%

2 Governança de Métodos e Competência em BPM - Definição de 3 serviços distintos de BPM Unidade Organizacional Unidade Organizacional Unidade

31 2 Governança de Métodos e Competência em BPM - Definição de 3 serviços distintos de BPM Unidade Organizacional Unidade Organizacional Unidade Organizacional Unidade Organizacional Unidade Organizacional Serviço Gerencial Serviço Gerencial Serviço Gerencial Serviço Gerencial Serviço Gerencial Serviço Gerencial

32 Brainstorming

34 2 Governança de Métodos e Competência em BPM - Ampliação da Metodologia de Inovação por Processos Derivar melhores práticas Aprimorar atuais práticas Melhorar Inovar novas práticas Utilizar práticas potenciais

35 Enhance Exemplo Esperar Pagar Esperar Subir Curtir Sair

36 Melhoria Resequenciamento (7) Esperar Pagar Esperar Subir Curtir Sair

37 Derivação - Big W

40 3 Governança da Entrega de BPM Revisar a marca da competência interna em BPM Oferecer seminários de inovação Obrigatório para os gerentes top 1000 Fazer do treinamento de inovação em processos operacionais obrigatório para promoções internas Contruir novas forças-tarefa de BPM na melhoria pró-ativa de processos. (ex: uso interno de IPad ou aplicativos)

41 4 Governança da Responsabilidade pelos Processos Definir executivos seniores como os donos de processo seniores Identificar donos dos processos somente para processos que passam por mudanças (ex: gestão de ideias, compras online) Donos de Processos são papeis temporários até o redesenho do processo começar a operar Donos de Processos recebem orçamentos para o projeto de redesenho

42 5. Governança da Execução dos Processos Monitorar e encorajar a participação no processo de gestão da ideias Repassar o conceito de desvio do processo e recompensar os desviantes positivos Permitir que pessoas que vieram de diferentes varejistas/ indústrias conduzam seminários sobre suas experiências anteriores Implantar digitalização de processos para garantir a conformidade dos processos

43 Good Bye.

44 Michael Rosemann Disciplina de Informação de Sistemas Faculdade de Ciência e Tecnologia Queensland Universidade de Tecnologia e m.rosemann@qut.edu.au tismiro

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