CURSO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE - PCTT BRASÍLIA-DF MARÇO 2012

Transcrição

1 CURSO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE - PCTT BRASÍLIA-DF MARÇO 2012 W4 eté1o 4fr^ A4J

2 MANUAL DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO E SEGUNDO GRAUS APRESENTAÇÃO O principal objetivo deste Manual é orientar os responsáveis pela documentação institucional na aplicação do Programa de Gestão Documental da Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, consolidado pela Resolução n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justiça Federal, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos administrativos setoriais e gerais das unidades da Justiça Federal. É um Manual de referência capaz de habilitar o servidor, em qualquer estágio de tramitação do documento ou processo, para: Classificar os documentos no ato de sua produção ou recebimento; Organizar o acervo institucional; Analisar a documentação em seu valor intrínseco; Selecionar a documentação para a transferência ao arquivo ou eliminação; Realizar os procedimentos de descarte da documentação até a sua trituração; Garantir a preservação dos documentos de valor histórico ou de guarda permanente para preservação da memória institucional. 4

3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Características dos documentos Gênero Espécie Natureza Órgãos de documentação Museu Biblioteca Arquivo Finalidade do arquivo Classificação dos arquivos Arquivo digital Banco de dados digitalizado Formas de cadastramento GESTÃO DE DOCUMENTAL Conceitos Objetivos Fases do processo de gestão Produção Uso/tramitação Destinação Vantagens GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES Atividades do protocolo Atividades do arquivo corrente SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL Conceitos Objetivo do Plano de Classificação Plano de Classificação de Documentos Administrativos da Justiça Federal Aplicação do Plano de Classificação Competência para classificar Principais métodos de arquivamento Métodos básicos Como arquivar AVALIAÇÃO DOCUMENTAL Objetivos

4 5.2 Valoração dos documentos.26 Ç ' Pr7r' d p miardi dos documentos Como avaliar TABELA DE TEMPORALIDADE Elaboração da tabela de temporalidade dos documentos administrativos dajustiça Federal Procedimento para implantação e revisão ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS processo de descarte de documentos administrativos TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO DOCUMENTO DIGITAL Fotografia e documentos eletrônicos Novas Tecnologias Controle automático de documentos PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Conservação de documentos Agentes de deterioração Agentes físicos Agentes físico-mecânicos Agentes químicos Agentes biológicos ROTINAS DE CONSERVAÇÃO Limpeza Controle de microorganismos e insetos Remoção de fitas e etiquetas Pequenos reparos Acondicionamento e armazenamento REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...47

5 1. INTRODUÇÃO A Gestão Documental na Administração Pública está prevista na Constituição Federal de 1988: Art Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 1 - as formas de expressão; II - os modos de criar, fazer e viver; Iii - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; J\7 - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados à manifestações artístico-culturais; V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. O dispositivo sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a Lei n /91, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções. O Conselho da Justiça Federal, em sua sessão ordinária de 13 de dezembro de 1999, aprovou o Programa de Gestão de Documental da Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da Resolução n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Diário da Justiça, Seção 1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000, em 2007/2008 foram realizadas consolidações de várias resoluções e o Programa de Gestão Documental passou a ser regulamentado ffi pela Resolução n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justiça Federal. 1.1 Características dos documentos Documento é a informação corporificada em qualquer suporte material de informação (papel, fita magnética, disquete, mídia de cd, etc). Documento de Arquivo é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora. Documento Administrativo é aquele produzido e recebido pelo órgão na execução das atividades administrativas e de apoio especializado. 7

6 Os documentos podem ser caracterizados conforme o gênero, espécie ou natureza Gênero Gênero do documento é a configuração que o mesmo assume de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; Cartográficos: mapas, plantas,...; Iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...; Filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento),...; Sonoros: fitas cassetes, discos,...; Micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas,...; Informáticos: disquetes, discos óticos e outros. Museográficos: objetos raros/ valiosos, maquetes, instrumentos e aparelhos Espécie Espécie do documento é a forma que o mesmo assume de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Nos atos administrativos do poder público, as espécies documentais mais comuns são as seguintes: Atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório; Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrências. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infração; Atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certidão, atestado, traslado; Atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondência individual ou pública e se caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, ofício, aviso, memorando, notificação, telegrama, telex, alvará, edita]; Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é parte. Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste). 8

7 1.1.3 Natureza Os documentos podem ser: Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração; Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 1.2 Órgãos de documentação As noções de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram, tanto pela finalidade e forma física dos documentos, quanto por serem instituições com objetivos idênticos, isto é, funcionavam como depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos pelo homem. Porém, com a evolução da humanidade, principalmente o advento da imprensa, os campos de atuação dessas instituições foram sendo delimitados. Seus objetivos se tornaram bem definidos, apesar de terem funções semelhantes Museu Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural Biblioteca É um organismo prestador de serviços de informação. Seu acervo é constituído pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto ordenadamente para consulta, empréstimo ou fornecimento de cópia, com vistas ao atendimento das necessidades de seus usuários Arquivo É a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro. Além desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n /91, o termo Arquivo também pode ser usado para designar: Móvel para guarda de documentos; Local onde o acervo documental deve ser conservado; Conjunto de documentos; Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; 9

8 Títulos de periódicos; Documento eletrônico (armazenado em computador) Finalidade do arquivo É servir à administração, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilização. Quando o documento não mais servir à Administração, pode ser selecionado para servir de fonte para a história e a memória da instituição Classificação dos arquivos A classificação do arquivo depende do aspecto sob o qual ele é abordado, pode ser classificado de acordo com a fonte geradora, estágio de evolução ou a natureza dos documentos.. De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se em: a) b) público: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o órgão produtor, ou seja, como de âmbito federal, estadual ou municipal; privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, podendo ser institucionais e pessoais. Conforme os estágios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam, os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermediário ou Permanente. Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento despendido aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo corrente. b) Arquivo Intermediário: tem sob sua guarda documentos originários do arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem à administração que os produziu e aguardam sua destinação final. Em geral é centralizado, pois esta característica permite: 10

9 B.1) Rapidez na localização: o fato de os documentos estarem concentrados permite uma melhor organização (classificação, indexação etc.) e, consequentemente, maior rapidez ao acesso; B.2) Liberação de espaco físico: em vez de ocupar espaço em cada gabinete, turma ou seção, os documentos ficam concentrados em um único local, liberando os espaços dessas áreas para outras atividades dos servidores e melhorando o ambiente de trabalho (o acúmulo de papéis e de poeira envolve a proliferação de microorganismos, ácaros, fungos etc., tornando o local cada dia mais insalubre). As normas técnicas internacionais recomendam que as salas de depósitos de documentos e de trabalho dos servidores de arquivo devam ser separadas; B.3) economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organização e atendimento à consulta que são desenvolvidas em cada gabinete, turma ou seção mobilizam servidores que também trabalham em atividades específicas da área judiciária - o julgamento e suas consequências. A medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL, necessita-se de menor número de pessoas para realizar essas mesmas tarefas; B.4) economia de tempo: tanto dos usuários que têm de percorrer cada gabinete solicitando cópia de documentos e informações, quanto dos servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse centralizado, o usuário iria a um só local e os servidores dos gabinetes teriam mais tempo para as tarefas jurídico-administrativas; B.5) economia de recursos materiais: a concentração de processos em um arquivo permite padronizar os móveis e material de consumo utilizados para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior quantidade e menor preço. Diminui a guarda de duplicatas e cópias desnecessárias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material e equipamento envolvido nessa guarda; B.6) segurança: os arquivos devem se concentrar no térreo ou 1 1 andar, devido ao peso dos papéis. Normalmente, os edifícios comuns enfrentam sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando não há arquivo central; c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. O Arquivo Permanente surge após a realização da avaliação dos documentos e tem um tratamento técnico diferenciado para os documentos, bem como condições de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente. Porém, em razão da preservação "e conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das unidades de arquivo em caráter 11

10 excepcional", dispõe o Art. 8 0, 5 0, da Res. CJF 23/ Arquivo digital Existe atualmente como opção aos tradicionais arquivos físicos os de caráter digitais. A reprodução de documentos de valor permanente em meios eletrônicos garante a preservação dos originais e agiliza o acesso aos pesquisadores,. Também permite urna melhoria no trabalho paleográfico, permitindo uma melhor visualização das imagens através de contrastes e ampliações. Através deste trabalho pode-se ainda disponibilizar estas informações em terminais de pesquisa digital e/ou por meio da Internet. Assim, os interessados podem acessar aos documentos sem locomover-se até o espaço físico do arquivo. Contudo, o arquivo ainda que digitalizado, deve manter a organicidade dos documentos, pois sem a mesma o arquivo tornar-se-á apenas informação desorganizada e não servirá para a pesquisa. Os arquivistas apontam algumas vantagens que a opção de digitalização de arquivo traria: Pouco espaço para sua manutenção (em comparação ao papel que necessita de estruturas gigantescas para que o arquivamento seja possível). Fácies de copiar. E podem ser feitas diversas cópias sem isso cause danos ao documento. Rapidez e facilidade de acesso, já que centralizaria o arquivo e o mesmo documento poderia ser consultado por diversos indivíduos ao mesmo tempo. Baixo custo, já que não necessitam de grandes espaços físicos para armazenamento. Mas também apontam algumas desvantagens: Não tem confiabilidade quanto à durabilidade das informações. Necessitam de equipamentos sofisticados, sistemas de informação seguros e tecnologia de conservação, para garantir seu funcionamento e atualização da mídia.. A utilização correta depende de usuários especializados, pois o uso incorreto poderia causar perda de informações ou do sistema Banco de dados digitalizado 12

11 Pode ser desenvolvido paralelamente aos trabalhos de Gestão Documental, conservação e digitalização, com sistema de web para indexação e digitalização, consulta e acesso do acervo. Este suporte permite que o conteúdo seja atualizado sempre pela equipe com permissão de acesso, garantindo a segurança do material informativo disponível ali. O sistema pode ser configurado com sistema de permissões de acesso, garantindo uma hierarquia de usuários autorizados que consigam realizar alterações e acessos á determinados conteúdos. O custo pode ser reduzido com a utilização de softwares livres e abertos (sem fins lucrativos), que possuem qualidade igual aos softwares pagos, mas estão disponíveis para download na Internet. Este sistema web permite ao usuário: Realizar buscas através de palavras chaves; Disponibilizar o acesso direto à ferramenta de busca A navegação seqüencial por categorias aos documentos de um determinado processo Cadastrar cada processo de acordo com sua ficha descritiva'. Podendo utilizar-se de subcategorias: fotografias e texto, facilitando a organização e acesso do acervo. Permite a configuração de imagens de menor resolução no momento da busca, ampliando-as apenas no momento da escolha de quem pesquisa. Realizar a busca de processos e / ou documentos por palavras-chaves, utilizando os campos da "Ficha de Descritiva"; 1.5 Formas de Cadastramento Normalmente um documento já possui um cadastro dado no momento de sua produção e circulação, este primeiro cadastro tem caráter administrativo e é através dele que se dá a classificação do documento, explicitando os motivos e fins pelos quais o mesmo foi produzido. O cadastramento de documentos que venham integrar o acervo de um arquivo é extremamente importante, isto porque o não cadastramento destes em um sistema dificulta a localização, as pesquisas e as consultas, podendo ocasionar a perda de informação e do próprio documento. O cada stramento é a primeira fase de um processo que deve garantir o acesso à informação, é muito importante porque através dele será possível depois controlar e localizar os documentos no acervo, por este motivo, é essencial o 13

12 cadastro de cada fase/tramitação do documento, para uma correta localização e conhecimento da destinação dada ao documento (eliminação/guarda permanente). O cadastramento eletrônico permite ainda como vantagem: Contagem automática dos prazos de eliminação, transferência e guarda de documentos, sendo apoio para todas as fases da vida do documento. Contagem automática de prazos para devolução de documentos Pesquisa fonética Pesquisa por sinônimos Consultas sobre empréstimo e localização física do documento Com a aplicação do Programa de Gestão Documental deve-se garantir que todo documento de guarda permanente ganhe um cadastro capaz de localizar e disponibilizar a informação, pois sabemos que muitos dos documentos antigos não possuem sequer o cadastro inicial. O sistema de cadastramento é uma ferramenta de pesquisa e controle, mas para que desempenhe seu papel de forma correta necessita obedecer a algumas normas no momento de cadastro: Código Cadastral: código relativo à classificação serve para pesquisar o documento e também para localizá-lo no arquivo. Identificação: determina o que está sendo descrito, o nível hierárquico que ocupa, volume, datas, códigos e títulos. Contexto: indica tanto os dados básicos referentes ao produtor dos documentos em questão como procura historicizar o percurso desses documentos até o ingresso no arquivo; Conteúdo e estrutura: procura resumir para o consulente as principais características dos documentos em questão, destacando as potencialidades de pesquisa, a forma de organização e a representatividade do conjunto em função de descartes prévios ou de posteriores acréscimos de documentos; Acesso e utilização: orienta em relação aos aspectos práticos da consulta documental, realçando a situação jurídica, as condições de acesso, as possibilidades legais de utilização e reprodução, o idioma e os instrumentos de pesquisa disponíveis sobre os documentos em questão; Documentação associada - aponta a relação dos documentos em questão com suas eventuais cópias ou reproduções e com os demais documentos relacionados, tanto no próprio acervo como em outros arquivos, instituições ou publicações. 14

13 2. GESTÃO DE DOCUMENTOS -DOCUMENTAL 2.1 Conceitos Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais. 2.2 Objetivos Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos, atendendo às necessidades dos órgãos e administrações; Objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, parágrafo 2, da CF de 1988: "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; Objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, já tendo perdido o valor administrativo, fiscal e legal. Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrográfica, do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação. 2.3 Fases do processo de gestão Produção Deve-se ampliar a utilização dos documentos que são necessários, evitando-se a produção daqueles que não são essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados Uso! tramitação É necessário controlar o fluxo documental por meio de: Utilização e conservação dos documentos; Sistemas de arquivos e de recuperação de informação; Gestão de arquivos; Gestão de correios e telecomunicações; Seleção e gestão de copiadoras; Análises de sistemas; Centros de arquivamento intermediários. 15

14 2.3.3 Destinação Deve-se avaliar a massa documental, realizando: Avaliação de documentos; Eliminação dos documentos; Transferência de documentos. Identificação e descrição das séries de documentos; Estabelecimento de programas de conservação e preservação de documentos. 2.4 Vantagens As vantagens da aplicação da gestão de documental numa organização caracterizam-se pela economia do custo operacional, assegurando a produção, tramitação, utilização e destinação final do documento; pelo acesso rápido e disponibilidade da informação governamental e pela utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a preservação dos documentos de valores históricos e científicos para sua guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, estudos comprovam que a aplicação do Programa de Gestão Documental na administração pública federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$ por ano em 1980 e quase U$ por ano no final em Há ainda outras vantagens: Clareza na distinção dos valores dos documentos; Melhor organização dos documentos; Maior consciência do valor dos arquivos; Redução considerável de custos governamentais. Menor risco de extravio e destruição de informações importantes contidas nos documentos. 16

15 3. GERENCLAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES É essencial na administração pública o estabelecimento de normas para a gerência dos documentos na fase corrente. Levando em consideração que os documentos correntes estão vinculados aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificação, controle de expedição, tramitação e arquivamento, objetivando o acesso rápido e preciso às informações neles contidas. Todas essas operações técnicas caracterizam os serviços de gestão dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gestão e serem coordenados por um gestor em cada instituição. 3.1 Atividades do protocolo Serviço auxiliar, cuja principal função é informar rápida e precisamente a localização exata da documentação em trânsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: Recebimento: receber a correspondência, separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários, abrir os documentos ostensivos, verificando a existência de antecedentes; Class (fica ção: operação intelectual que consiste na interpretação do documento; é a análise e determinação do assunto do mesmo, conforme o plano de classificação de documentos adotado; esta atividade visa, ainda, garantir a separação entre documentos essenciais, que precisam ser guardados, e os de valor temporário, além de propiciar que as fases seguintes da gestão documental sejam feitas de forma mais rápida e segura. Registro e movimentação: apor carimbo de protocolo, com o número e data do documento, classificação e encaminhamento da documentação, por meio do devido controle, aos destinatários; MAGRO. Expedição: receber a documentação expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cópias, e expedir o original por correio ou malote, encaminhando a cópia ao setor remetente; MAGRO. Atendimento: informar sobre a existência de determinado documento e sua localização/tramitação atual. 3.2 Atividades do arquivo corrente A relação das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar, com exatidão, todo o trâmite e conteúdo da documentação produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: 17

16 Inspeção: verificar a existência de despachos destinando a documentação ao arquivamento-, Limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso de grampos e clipes de aço, desdobrar folhas e verificar existência de sujeiras, promovendo a restauração das folhas em mau estado de conservação; ESPECIFICO PAPEL. Análise: verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a; Arquivamento: arquivar a documentação de acordo com o método adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado; Empréstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde à própria essência de sua formação, ou seja, servir à administração e à história. Aconselhase a utilização de guia-fora em substituição ao dossiê, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotação em controle manual ou sistema informatizado. O empréstimo deve ocorrer apenas para áreas internas da JF ou para consulta no próprio Arquivo, com devolução no mesmo dia. ESPECIFICO PAPEL A avaliação dos documentos para fins de descarte começa nos arquivos correntes, quando se prepara a transferência dos documentos ao arquivo intermediário central. Para fins de transferência, os documentos já classificados segundo o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, são separados em duas pilhas: aqueles que já cumpriram o prazo de guarda na fase corrente e serão destinados ao descarte e aqueles que devem ser transferidos ao Arquivo Central.; (Art. 12 da Resolução 23/ prevê eliminação na própria unidade geradora, sem publicação de edital). A listagem poderá ser emitida automaticamente se o Sistema Informatizado estiver preparado para calcular automaticamente o vencimento dos prazos de guarda. Caso o sistema ainda não gere uma listagem automática deve-se elaborar uma listagem manual contendo os principais dados de identificação dos documentos: Número do documento Código e assunto de classificação no PCTT Ementa ou resumo do assunto Notação (número da caixa arquivo, localização em caixa, pacote etc) 18

17 4. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL 4.1 Conceitos Class ificação: é o agrupamento de elementos de acordo com as suas diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos. Classifica ção de documentos de arquivo: refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituição, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que "os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente". Classificação funcional: consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos. Função: é toda competência de um órgão ou entidade com vistas a cumprir os objetivos para os quais foram criados. São as atribuições estatutárias ou regimentais, as responsabilidades, a missão desse órgão. Atividade: é urna ação desempenhada para cumprir uma determinada função. Divide-se em fim e meio. Atividades - meio: são aquelas que constituem o apoio, os meios utilizados pelo órgão para atingir seus fins. Executam funções básicas auxiliares para a sobrevivência de todo e qualquer órgão. Atividades-fim: são aquelas executadas em funções específicas, próprias daquele órgão, razão da existência da entidade. Atos políticos: são operações de natureza normativa que determinam urna diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Atos execulivos: são operações de implementação das decisões decorrentes dos atos de natureza política. 19

18 Plano de C/assf1cação: instrumento utilizado para classificar e recuperar OS documentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos das diversas classes e subdivisões. Codficaçõo: os códigos são associados à classificação a fim de facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e subdivisões. Podem ser usados códigos cromáticos (associação de cores às classes) e numéricos (existem diversos tipos: decimal, duplex, bloco numérico, dígito-terminal, alfanumérico etc.). 4.2 Objetivo do Plano de Classificação Garantia da uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade traz a agilização da recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade. Plano de Classificação funcional, baseado nas funções e atividades do órgão, procura recriar a configuração da instituição, a sua missão e as ações desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituição, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificação continuará a mesma, já que as funções e atividades em geral não se alteram. 4.3 Plano de Classificação e Seleção de Documentos Administrativos da Justiça Federal Entre as vantagens da adoção de Planos de Classificação, podemos citar as mais importantes: Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível; Recuperar a informação contida nos documentos com maior rapidez e segurança; Racionalizar a produção documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitação mais racional; Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos; Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação; Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos procedimentos, atividades e serviços de arquivo; 20

19 Otimizar o uso do espaço físico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes; Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na área dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido à conservação de menor quantidade de documentos no local; Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o plano de classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela instituição. 4.4 Aplicação do Plano de Classificação (Sugerimos a alteração deste item para 4.5, constando primeiro a COMPETÊNCIA PARA CLASSIFICAR e depois a APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO) Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. O ideal é trabalhar com os documentos atuais e, progressivamente ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes são mais consultados e a classificação servirá para uma rápida localização. Em segundo lugar, porque o volume é menor do que o acumulado. A aplicação do Plano de Classificação nos documentos dos setores é fundamental. Além dos documentos serem consultados com mais freqüência, serve como treinamento para os servidores das diversas áreas, que ao classificar, aprendam também a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos correntes. Ajuda também a compreender o funcionamento do Plano de Classificação na prática e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que são tratados próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados. Os responsáveis pela aplicação do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. (Sugerimos que este parágrafo conste do item - COMPETENCIA PARA CLASSIFICAR) A partir da implantação do Plano de Classificação nas unidades setoriais, o arquivo central só aceitará a transferência de documentos previamente classificados e avaliados. Porém a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central deve também receber tratamento de classificação. A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivameflt() daquele que saiu para fins de empréstimo ou consulta. Deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira página do documento preenchido a lápis, pois a classificação pode ser revista no momento do 21

20 arquivamento corrente ou transferência para o intermediário. A codificação deve ser atribuída ao documento quando da sua expedição ou recepção e irá acompanhar toda sua vida útil seja na tramitação ou arquivamento, o que confere maior segurança no desempenho das atividades arquivísticas. O prazo definido na tabela de temporalidade é considerado como tempo mínimo para guarda do documento, caso alguma unidade necessite guardar por maior tempo isso é possível. Documentos, mesmo considerados na tabela para eliminação, que possuem muita demanda de consulta deve ser analisado pela unidade competente podendo concluir por sua em guarda permanente. O PCTT da Justiça Federal e glossário encontram-se no Anexo Competência para classificar O Plano de Classificação pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. Os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detêm melhores informações para enquadrá-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua autuação. Assim, sua tramitação pelas unidades, com uma definição de arquivamento padronizada, facilita o trabalho das secretarias e dos demais servidores encarregados da guarda temporária nos setores. 4.6 Principais métodos de arquivamento A tarefa de classificar exige do responsável ser conhecedor não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um método ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organização. Os métodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificação, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento e a busca/recuperação do documento. São divididos em básicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, direto ou indireto. Direto: busca o documento no local arquivado, sem intervenção de instrumentos de pesquisas. Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localização do documento Métodos básicos 22