Não importa o quão simples ou complexo seja seu desafio nos negócios, na Xerox estamos comprometidos a encontrar a resposta certa, sempre.

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1 S o l u ç õ e s d e f l u x o d e t r a b a l h o p a r a e s c c a t á l o g o

2 N o s s a p r o m e s s a a v o c ê Não importa o quão simples ou complexo seja seu desafio nos negócios, na Xerox estamos comprometidos a encontrar a resposta certa, sempre. Sozinha, nenhuma empresa pode atender a todas as necessidades; é por isso que fazemos parceria com empresas líderes no mercado de software e suprimentos/acabamentos. Quando você combina tecnologia de ponta Xerox com as ofertas de nossos parceiros líderes de mercado, encontra fontes inesperadas de nova produtividade. Obtém Soluções para Fluxo de Trabalho de Escritório e Produção que permitem o crescimento dos negócios e preparam você para verdadeiros negócios. Essas soluções conectam você com seus clientes. Conectam seus funcionários de escritório, equipamentos de impressão e sistemas de informação. Elas dão a você o controle de seus documentos e seu fluxo de trabalho passa a ajudar a garantir segurança, reduzir custos e minimizar o impacto ambiental. Com as Soluções de Fluxo de Trabalho de Escritório, você obtém mais com seus investimentos em hardware. Comece com as impressoras multifuncionais Xerox (MFPs) campeãs e acrescente as Soluções de Fluxo de Trabalho para estender os recursos e a funcionalidade de suas MFPs. Isso simplificará suas tarefas diárias relacionadas a documentos, deixando seu pessoal mais produtivo, melhorando a eficiência e acelerando seus negócios. Traz novos ingredientes que lhe permitem criar novas formas de trabalhar, proporcionando maior produtividade e valor. Para nossos clientes de produção, a Xerox e as soluções desenvolvidas por parceiros criam a coleção de fluxo de trabalho mais ampla e abrangente do mercado. Esses fluxos de trabalho agilizados, combinados com os personalizados atendem perfeitamente às suas necessidades comerciais. Nossas soluções ajudam você a conectar seus clientes a qualquer momento, de qualquer parte, ajudam a controlar os custos por meio de automação, e permitem que novos aplicativos ajudem você a capturar novos fluxos de receitas. Juntos com nossos parceiros, trabalhamos continuamente para compreender suas necessidades e trazer soluções para seu fluxo de trabalho que se convertem em resultados calculáveis. Soluções de Fluxo de Trabalho Xerox...mais uma forma de mantê-lo preparado para verdadeiros negócios. Essa é a promessa da Xerox. i

3 O b t e n d o m a i s v a n t a g e n s c o m s e u d i s p o s i t i v o d e i m p r e s s ã o X e r o x E x t e n s i b l e I n t e r f a c e P l a t f o r m ( E I P O Xerox EIP é nossa criação mais avançada para fornecimento de soluções de fluxo de trabalho que torna o dia a dia de seus negócios mais fácil. É uma plataforma baseada em serviço da Web dentro de nossos dispositivos de impressão. Muitos de nossos parceiros têm utilizado o EIP para criar aplicativos fáceis de usar. Seus desenvolvedores domésticos também podem tirar vantagem do EIP para projetarem software personalizado. Enquanto todas nossas impressoras multifuncionais (MFPs) oferecem soluções de fluxo de trabalho, as soluções ativadas pelo EIP fornecem uma experiência simplificada e mais personalizada. As soluções EIP tornam mais fáceis seu trabalho, diretamente em tela de toque da MFP. Em suma, o EIP estende os recursos de seu dispositivo de impressão Xerox. P a r c e i r o P r o d u t o E q u i t r a c E q u i t r a c O f f i c e i X w a r e i X w a r e N u a n c e N u a n c e S c a n F l o w S t o r e O m t o o l O m t o o l A c c u r o u t e X e r o x X e r o x D o c u S h a r e N u a n c e X e r o x S c a n t o P C D e s k t o p X e r o x X e r o x S e c u r e A c c e s s U n i f i e d I D S y s t e m X e r o x X e r o x S M A R T s e n d i i

4 Í n d i c e C u s t o e c o n t r o l e d e a c e s s o Equitrac Express 2 Equitrac Office 3 Xerox Page Accountant 4 Xerox Secure Access Unified ID System 5 G e r e n c i a m e n t o d e s a í d a xl print Paris Desktop 7 G e r e n c i a m e n t o e a r q u i v a m e n t o d e d o c u m e n t o Xerox DocuShare 10 V a r r e d u r a, d i s t r i b u i ç ã o e f a x C h a v e p a r a i n d ú s t r i a s E d u c a ç ã o E s c r i t ó r i o g e r a l G o v e r n o M a n u f a t u r a P l a n o d e s a ú d e / s e g u r o d e v i d a P r o d u t o s d e v a r e j o / c o n s u m i d o r S e r v i ç o s f i n a n c e i r o s S e r v i ç o s l e g a i s / p r o f i s s i o n a i s ixware 13 Nuance ScanFlowStore 14 Omtool Accuroute 15 Open Text Fax Server, RightFax Edition 16 Xerox Scan to PC Desktop 18 Xerox SMARTsend 20 i i i

5 C u s t o e c o n t r o l e d e a c e s s o As soluções de controle de custo ajudam a gerenciar os custos do documento controlando a impressão, cópia e uso de fax. É possível o repaasse de custos de determinados departamentos ou clientes. Além disso, permitem que você estabeleça limites de uso por indivíduo, departamento, e/ou tipo de documento e certifique que as pessoas imprimam em dispositivos mais econômicos. As Soluções de Segurança de documentos protegem sua impressora multifuncional (MFP) de usuários não autorizados. Podem ser integradas com os cartões de identificação da empresa ou do estudante para simplificar a autenticação e tornar a segurança mais conveniente. Também podem rastrear quem usou quais funções em qual dispositivo. Com um simples toque do cartão, o usuário é autenticado, as pastas personalizadas e os fluxos de trabalho tornam-se acessível diretamente na tela de toque do dispositivo. Um poderoso recurso de custos e segurança de documento já está integrado em Xerox WorkCentre MFPs. Conhecido como Contabilidade Padrão da Xerox, esse recurso permite o controle de acesso local na MFP e fornece rastreamento e gerenciamento do uso de cópias, impressões, digitalização e envio de fax. As soluções de Controle de Custo e Segurança de Documento são benéficas ao ambiente. Esses aplicativos podem ajudar a evitar o desperdício de papel ou pilhas de documentos desnecessários que se acumulam na impressora.

6 Equitrac Express M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. e q u i t r a c. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O software de gerenciamento de impressões Equitrac Express ajuda faculdades, universidades, escolas do ensino fundamental e suas bibliotecas a controlar, analisar ou cobrar com facilidade cada saída de página de qualquer aluno, professor, funcionário ou convidado em qualquer impressora desktop, multifuncional em rede ou copiadora "walk-up". P r i n c i p a i s d e s a f i o s Captura, alocação de custos e emissão de relatórios com base em software, de cada documento produzido em cada dispositivo no campus ou em determinada área Aplicação fácil e automática de quotas de impressão por aluno Follow-You Printing TM com Secure Document Release (liberação protegida de documentos) para eliminar o desperdício de impressões não retiradas e proteger documentos confidenciais, tais como provas e fichas de alunos. Suporte para todos os métodos de pagamento: cartões de valor armazenado inteligentes ou com fita magnética, sistemas de cartões do campus, contas de impressão em rede local e dinheiro Coleta de dados em terminal: recurso usado para controlar e recuperar custos de impressão onde não há conexão de rede disponível Regras de impressão definíveis e menos roteamento de custos Soluções integradas em dispositivos Xerox e baseadas em terminal disponíveis Gerador de relatórios Crystal Reports XI com mais de 100 relatórios resumidos, detalhados e do total de atividades por usuário da rede e dispositivo Sistema baseado em padrões e não atrelado a nenhum fornecedor específico, unificado e centralizado, oferecendo gerenciamento de redes de impressão e recuperação completa de custos. D e s a f i o c o m e r c i a l Você certamente já viu lixeiras cheias de papel desperdiçado, impressões não utilizadas e diversas cópias do mesmo documento. O pior é encontrar livros inteiros ou sites da Web impressos gratuitamente e depois deixados sem retirar, na bandeja de saída. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s E q u i t r a c E x p r e s s Impressos desperdiçados, desnecessários e não retirados devido ao fácil acesso à impressão supostamente gratuita O aumento do custo das impressões retira recursos limitados de importantes programas e serviços ao aluno As informações pessoais dos alunos ou as próximas provas poderiam ficas expostas ou abandonadas nas impressoras remotas Os clientes das máquinas "walk-up" e os convidados do campus precisam de acesso conveniente e privado às copiadoras, sem que os funcionários sirvam como caixas É fácil usar o equipamento em cores indevidamente; a impressão em cores não é facilmente controlada para fins de relatórios de custos ou cobrança Um alto nível de serviços é o que espera a comunidade do campus A falta de informações sobre o uso real das impressões leva ao excesso de compras ou à localização ineficiente do equipamento 2

7 Equitrac Office M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. x e r o x. c o m / e q u i t r a c o f f i c e N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s Equitrac Office é uma solução avançada de rastreamento de saída e controle de custos de documentos que permite que as empresas reduzam custos de impressão, maximizem a eficiência dos equipamentos de escritório, reduzam o desperdício, assegurem privacidade aos documentos e aumentem seus lucros. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Rastreia como as impressoras e copiadoras estão sendo usadas e por quem Analisa os dispositivos que estão sobrecarregados ou subutilizados e reconhece os períodos de pico de utilização Aloca despesas (reembolsos) por departamento, centro de custo, projeto, ou cliente Controla quem pode usar certos dispositivos, como eles os usam, e quanto eles os usam Integra-se diretamente à infra-estrutura de TI existente. Trabalha com todas as copiadoras, impressoras e dispositivos multifuncionais em rede Escala desde locais pequenos, de um único usuário, até empresas de várias instalações com milhares de dispositivos e usuários D e s a f i o c o m e r c i a l A identificação de quanto sua organização gasta com impressão e cópias é essencial para o gerenciamento de custos de negócios em execução e para o aumento do retorno sobre o investimento (ROI). Ao mesmo tempo, você deve manter a produtividade elevada para alcançar os valores mais altos. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s E q u i t r a c O f f i c e Desperdício de tempo, dinheiro e recursos devido a impressões e cópias ineficazes Gastos elevados com equipamentos devido ao uso ineficaz dos equipamentos atuais e compra excessiva de novos equipamentos Uso ineficaz de cores para trabalhos que não precisam delas ou para fins não relacionados à empresa Distribuição imprecisa de despesas devido ao uso desconhecido do equipamento por vários departamentos ou centros de custo Falha na segurança devido a cópias impressas confidenciais ou de assuntos delicados circulando pelo escritório sem serem reclamadas Perda de produtividade através do uso de ferramentas de controle de custo que são difíceis de usar, implementar e manter Escoamento de recursos de suporte de TI com chamadas excessivas relacionadas à impressão para o centro de suporte Consumo excessivo de recursos naturais devido à saída mal gerenciada de impressões e cópias 3

8 Xerox Page Accountant M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. x e r o x. c o m / p a g e a c c o u n t a n t N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s Torne o acesso aos documentos coloridos facilmente administrável ao mesmo tempo em que mantém o custo controlável com o Xerox Page Accountant. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Controla impressões e cópias coloridas de usuários específicos Localiza e controla o uso em vários dispositivos Não requer servidor especial; Executa-se facilmente como um aplicativo em um computador Fácil de instalar e configurar Gera relatórios de uso por dispositivo ou por usuário De fácil migração para o Equitrac Office D e s a f i o c o m e r c i a l Controlar o custo de impressões e cópias no escritório, principalmente as coloridas, e ter conhecimento da origem desses custos são medidas fundamentais para não impactar o seu orçamento. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s X e r o x P a g e A c c o u n t a n t Uso desnecessário de cores para trabalhos que não precisam de cor ou para fins não relacionados à empresa O alto custo das cores, evita o seu uso, não revelando o valor que ela pode agregar aos negócios. Impressões ou cópias inadequadas por usuários individuais ou grupos Cálculos imprecisos de despesas devido ao uso inapropriado do equipamento por várias pessoas 4

9 Xerox Secure Access Unified ID System M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. x e r o x. c o m / s e c u r e a c c e s s N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O Xerox Secure Access Unified ID System integra os sistemas multifuncionais da Xerox com sua atual solução de crachás de identificação de empregado/estudante para oferecer um sistema de autenticação flexível e conveniente. Os usuários fazem o login simplesmente passando o cartão de identificação magnético ou de proximidade para acesso seguro a funções do sistema MFP que precisam ser rastreadas para contagem ou requisitos de controle. P r i n c i p a i s d e s a f i o s A identificação de usuário baseada em cartão permite que os usuários efetuem o login na multifuncional com seus cartões de identificação já existentes Dobre sua segurança completando sua identificação baseada em cartão com um PIN ou senha inseridos na interface com o usuário MFP O recurso de impressão Follow-You TM permite que os trabalhos de impressão sejam recuperados com segurança em qualquer dispositivo com o Secure Access ativado Flexibilidade adicional com o recurso de impressão Follow-You através de dispositivos com a Xerox Extensible Interface Platform (EIP) - Os usuários podem selecionar os documentos que serão disponibilizados ou excluídos - A função Imprimir e Salvar permite que o usuário disponibilize um trabalho de impressão e o retenha para posterior reimpressão - Ajuste o número de cópias desejadas - Obtenha informações adicionais sobre um trabalho pendente de impressão ou de fax para ajudar a determinar o usuário, quando o trabalho foi enviado e o quê será impresso Agora, uma etapa de identificação conecta o usuário ao dispositivo para todos os dispositivos locais e recursos da rede Os modelos personalizados de digitalização e os fluxos de trabalho automáticos são exibidos na interface com o usuário do dispositivo com base nas credenciais do usuário. Esse recurso está disponível com soluções de digitalização selecionadas como o ScanFlowStore TM D e s a f i o c o m e r c i a l No atual clima de regulamentações, as empresas precisam de modos sofisticados para proteger seus dados e de habilidades para rastreá-los. Além disso, os gerentes de TI procuram modos de proteger os ativos em sua rede. Os sistemas multifuncionais são um local lógico para proteger redes, melhorar a segurança de informações de documentos e gerar registros de atividades. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s X e r o x S e c u r e A c c e s s U n i f i e d I D S y s t e m Tendência ao aumento da segurança para proteger todos os dispositivos na rede Crescimento rápido dos MFPs conectados em rede Mais recursos de rede são necessários para atender aos recursos melhorados de MFP como digitalização em rede ou digitalização para Políticas governamentais e regulamentares Aumento dos custos dos documentos Fazer mais com menos aumentando a produtividade do funcionário Tendência a formulários impressos sob demanda ao invés de estocar material potencialmente desatualizado 5

10 G e r e n c i a m e n t o d e s a í d a Algumas comunicações impressas são mais importantes que outras. Elas conduzem ao lucro quando usadas para marketing direto. Elas conduzem operações quando integradas com Planejamento de Recurso Corporativo SAP. Fornecem imagens e informações que salvam vidas quando conectadas a equipamento de imagem médica avançados. Mas como se integra marketing de banco de dados e impressão de dados variável? Como os códigos de barras integrados proporcionam processos altamente automatizados? Como permitir que imagens diagnósticas como MRIs, raios-x, digitalizações CT, etc. saiam em papel comum em cores ou em preto e branco de alta qualidade? A resposta: Soluções de Gerenciamento de Saída. Essas soluções de fluxo de trabalho simplificam o processo de integração de várias fontes de informações em um único fluxo de saída otimizado. Permitem que você diferencie sua empresa e transforme os negócios e as comunicações de cliente em vantagem competitiva. Com essas soluções, você pode combinar mensagens e ofertas, instruções, cartas, correio direto, catálogos, propostas, e muito mais - mensagens e ofertas altamente importantes porque são baseadas no histórico do cliente, suas compras, preferências e perfis. As pessoas prestam atenção nesse tipo de comunicação. É por isso que o correio direto 1:1 personalizado pode elevar as taxas de resposta em até cinco vezes. O que você faria se pudesse elevar as respostas de 3% para 15% como retorno sobre seus investimentos em marketing? Novos fluxos de receita. Mais eficiente, com comunicação mais eficaz. Maior retorno em investimentos de comunicação de marketing. As soluções de gerenciamento de saída preparam você para os negócios reais.

11 xl print Paris Desktop M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. x l p r i n t. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O Paris Desktop da xl print é um sistema poderoso para criação de documentos, que pode ser utilizado por qualquer pessoa que esteja familiarizada com o Microsoft Office. O seu objectivo principal consiste em criar documentos individuais e personalizados a partir dos ficheiros contidos na base de dados de clientes para qualquer dispositivo de rede da Xerox. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Interface de lançamento do utilizador que é utilizado para seleccionar o ficheiro de dados, regras de formatação e impressora Sistema de concepção para permitir a criação interactiva de documentos Assistentes para a configuração do fluxo do trabalho Assistentes para o ajudar a escolher novas concepções a partir da biblioteca Barras de código 2D e lineares Suporte para etiquetas Avery Pré-visualização antes da impressão Impressão da variação da página Optimização para utilizadores de grandes volumes Estrutura de preços para adequação a todos os orçamentos A opção EIP PDP do Paris Desktop disponibiliza as seguintes funcionalidades: - Impressão a pedido a partir do ecrã de interface do utilizador da impressora multifuncões (MPF) - Personalização de documentos - Imprimir somente o que é necessário, quando é necessário - Produção automática de códigos de barras - Conteúdo dinâmico de documentos - Imagens dinâmicas - Assinaturas dinâmicas - Matrizes normalizadas para documentos incluídas - Inclui ferramenta potente de composição de documentos D e s a f i o c o m e r c i a l Muitas empresas necessitam de produzir rapidamente comunicações para o utilizador e ao mais elevado padrão. A maior parte das empresas irá utilizar o MS Word porque estão familiarizadas com este, mas ao utilizar o Paris Desktop, não só podem alcançar os mesmos resultados, como também podem melhorar significativamente os seus documentos. 7

12 xl print Paris Desktop continuação P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s x l p r i n t P a r i s D e s k t o p Documentos, como por exemplo vouchers, que necessitam de informações relativas ao código de barras para o processamento de retorno Documentos que necessitam de alterações com base em página a página, dependendo do conteúdo do ficheiro de dados que está a ser utilizado Documentos que não necessitam de ser impressos, se determinados critérios nos dados de entrada não são coincidentes Documentos que necessitam de seleccionar um stock de papel a partir de mais do que um tabuleiro de papel Alteração única do parâmetro de amplitude da empresa, para que todos os documentos estejam correctos A capacidade de criar um documento em qualquer estilo solicitado Pré-visualizar todo o documento, com todas as variáveis introduzidas, antes de enviar para a impressão As taxas de resposta são baixas para documentos de marketing que não sejam personalizados Custo elevado da impressão, distribuição e armazenamento de materiais de marketing em grandes quantidades w w w. x l p r i n t. c o m 8

13 G e r e n c i a m e n t o e a r q u i v a m e n t o d e d o c u m e n t o Em ambientes de negócios competitivos atuais, é importante que os funcionários possam colaborar de maneira mais facilmente e efetivamente possível, como se estivessem sentados bem próximos uns dos outros, sem importar onde estão realmente localizados. Nossas soluções de Gerenciamento de Conteúdo e Documento oferecem a capacidade de armazenar, gerenciar e preservar informações facilmente e com segurança, por todo o ciclo de vida do documento. Quando as informações são facilmente localizadas e estão acessíveis às pessoas que precisam delas, a produtividade aumenta, os erros, stresses e perdas de tempo diminuem. Essa coleção de soluções permite às empresas utilizarem menos papel, armazenarem menos papel, reduzindo assim os custos e o impacto ambiental. Há uma variedade de soluções e componentes que entram na categoria de Gerenciamento de Conteúdo e Documento: As soluções de Gerenciamento de Documento e Conteúdo da Web são utilizadas para capturar informações desestruturadas em qualquer arquivo eletrônico ou papel e fornecêlas automaticamente em sites da Web e em outros canais eletrônicos, incluindo os repositórios de conteúdo e sistemas de gerenciamento de registros. As soluções de Gerenciamento de registros aplicam regras pré-estabelecidas para disposição de conteúdo, automação, retenção e políticas de conformidade dos documentos. Gerenciamento de Ativo Digital - gerencia imagens, fotos arquivos de áudio e vídeo para suporte de comunicações personalizadas e publicação de conteúdo sob demanda. Conectores de Gerenciamento de Conteúdo - permitem que os clientes digitalizem documentos de suas Impressoras de Multifuncionais (MFP) para seu sistema de Gerenciamento de Conteúdo ou Gerenciamento de Documento, por exemplo, Sharepoint e Hummingbird. Atualmente, a Xerox e seus parceiros possuem um portfólio com mais de 120 conectores que podem conduzir conteúdo em mais de 60 Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo e Documento.

14 Xerox DocuShare M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. d o c u s h a r e. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O Xerox DocuShare habilita o gerenciamento de documento, colaboração, revisão e aprovação, e a publicação na Web para suporte das informações compartilhadas em todos os pontos da empresa, com cada consultor. Quando equipado com dispositivos multifuncionais ativados por digitalizador da Xerox, o DocuShare fornece uma completa solução de gerenciamento de documento de ponta a ponta, desde um simples fornecedor confiável. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Suporta todos os tipos de arquivos, desde o conteúdo digitalizado até documentos do escritório e s Ativa rápida indexação para fácil pesquisa e recuperação Gerenciamento de conteúdo aprimorado - Registro de entrada/registro de saída - Criação e controle de versão - Controle em nível de documento e de versão sobre o acesso, roteamento e visibilidade - Captura de conteúdo de ponta a ponta, processamento e distribuição - Recursos de admissão de conteúdo expandidos - Indexação de conteúdo e meta marcação - Marcação de expiração de conteúdo - Subclassificação de objeto com suporte a metadados personalizados - Indexação e pesquisa de texto integral e metadados - Níveis de usuário flexíveis alinham o acesso ao conteúdo aos requisitos do serviço - Recuperação de desastre/alta disponibilidade - Recursos de arquivamento Suporte de colaboração aprimorado - Gerenciamento de conteúdo weblog e wiki - Encaminhamento automático de conteúdo para revisão sem intervenção do usuário - Gerenciamento de e-mais - Notificação e alertas Níveis múltiplos e segurança - Gerenciamento de senha e reforço das regras de senha - necessário para conformidade de HIPAA - Auditoria e registro de eventos para contabilidadecriptografia SSL D e s a f i o c o m e r c i a l As organizações precisam controlar uma crescente carga de documento rotineiro, documentos comerciais ad hoc que são manipulados diariamente por dezenas de milhares de consultores. 1 0

15 Xerox DocuShare continuação P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s X e r o x D o c u S h a r e Gerenciamento de Documento: Os usuários precisam, de maneira rápida e fácil, manter diversos tipos de conteúdo em repositórios indexados, pesquisáveis, onde podem ser compartilhados e gerenciados Colaboração: Roteamento de documento, fluxo de trabalho e espaços colaborativos baseados na Web, inclusive wikis e blogs gerenciáveis, para que os usuários possam trabalhar juntos em documentos compartilhados Gerenciamento de Registros: Atender aos requisitos de conformidade regulatórios de todo conteúdo eletrônico; maximizar a funcionalidade dentro do ambiente de gerenciamento de documento. Pesquisa e Índice: Facilitar a localização de documentos dentro de um repositório on-line e através de vários servidores DocuShare Captura de Imagem: Capturar conteúdo impresso em um sistema de gerenciamento de documento pesquisável Fluxo de trabalho: Gerar fluxos de trabalho ad-hoc com roteamento integrado e ferramentas de aprovação, incluindo roteamento de documento por etapas múltiplas, definido pelo usuário, e aceleração de processos por etapas múltiplas que requerem revisão/aprovação de documento. Publicação de conteúdo da Web: Distribuir rapidamente informações em intranets da empresa ou externamente em sites com uma variedade de ferramentas de edição, gerenciamento e publicação centralizadas na Web, protegidas pelos protocolos de segurança w w w. d o c u s h a r e. c o m 1 1

16 V a r r e d u r a, d i s t r i b u i ç ã o e f a x Domine a sobrecarga de informações tornando os documentos fáceis de localizar e compartilhar. Quando utilizar soluções de digitalização de documentos e uso de fax em rede com sua impressora multifuncional Xerox (MFP), você pode aumentar a produtividade transformando documentos impressos em arquivos eletrônicos. Há muitas vantagens em distribuir, editar, redirecionar, armazenar e recuperar documentos eletronicamente: Evita o arquivamento manual, que é trabalhoso e possui tendência a erros; as soluções de digitalização podem ajudar você a agilizar e automatizar o processo de arquivamento digital. Protege informações críticas da perda por incêndio e inundação Fornece informações com segurança a vários destinos, onde podem ser utilizadas no trabalho que está sendo executado em toda a organização. Os destinos incluem s, sistemas de gerenciamento de conteúdo eletrônico (ECM). sistemas de fax, impressoras remotas, clientes conectados diretamente e clientes em rede. Controla custos eliminando as despesas de envio de documentos durante toda a noite. Suporta a estratégia ambiental de sua empresa armazenando suas informações eletronicamente em vez de fileiras de gabinetes de arquivamento. Digitalização A Xerox oferece muitos recursos de digitalização incluídos em MFPs, como: Text Searchable PDF - salva e envia documentos em um formato pesquisável, tornando mais fácil a localização de informações, uma vez que tenham sido armazenadas. Digitalizar para - envia imagens digitalizadas para destinatários de Digitalizar para Caixa de Correio - armazena imagens digitalizadas em disco rígido para ficarem recuperáveis no desktop. Digitalizar para Home - envia imagens digitalizadas para um destino "home" prédeterminado, como endereço de , local ou pasta em FTP. Digitalização em rede - modelos permitem enviar imagens digitalizadas para vários locais predefinidos. Envio de fax O uso de fax também permite o fornecimento seguro de informações, seja via cópia impressa ou eletronicamente, através de fax em LAN, fax on-line ou fax para . A demanda para uso de fax continua forte porque sua capacidade de rastrear é fundamental para atender aos requisitos de conformidade regulamentar.

17 ixware M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. i x w a r e. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O ixware é uma solução de Messaging Unificada, que lhe permite integrar os seus faxes, mensagens de texto, voic s e documentos digitais no seu actual ambiente de TI. Em combinação com as impressoras multi-funcionais da Xerox, o ixware pode integrar todo o fluxo de faxes da sua empresa. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Direcciona o tráfego de faxes que entram para o utilizador, para o MFP ou para ambos Captura a informação do cabeçalho, capas, transmissão diferida, relatório de transmissão, listas de distribuição de fax, descrição automática de fax, conversão da mensagem central, relatórios Integra-se com Lotus Domino ou MS Exchange via ixware Gateway (SMTP) e outros, sem nunca precisar de um conector Os Modelos no Lotus ou Exchange tornam o envio de um fax ou mensagem de texto (SMS) tão fácil como enviar um Envio de faxes a partir de qualquer aplicação do escritório e outras Estão disponíveis outros módulos de integração tal como para SAP, Navision, e Microsoft Dynamics Integração com MFPs da Xerox baseado no Server Fax Kit, digitaliza para , digitaliza com metadados, etc. Driver de fax na impressora (LANFax) Possibilidades LDAP e gestão feita pelo utilizador num único local, sem alterar o esquema do LDAP Módulos para integração de arquivo, estão disponíveis para arquivar software usando Metadata, XML, Filegate e outros com integração com, por exemplo MS Share Point, Xerox DocuShare, SFS, etc. D e s a f i o c o m e r c i a l Cada vez mais comunicações circulam na sua empresa. Precisa ter uma perspectiva de todos estes tipos de comunicação e deve ser capaz de as gerir para poder maximizar a produtividade, melhorar o tempo de resposta e reduzir os custos. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s i X w a r e Conformidade: Xerox e ixware podem evitar problemas na auditoria do tráfego de fax, ajudando as empresas a conseguirem conformidade com Sarbanes Oxley, Basel II, Directivas da UE, legislação local, requisitos ISO e muitos outros. Redução de custos: Os exemplos importantes são os ganhos de produtividade (imprimir, esperar em linha pelo fax, esperar pelo relatório de transmissão, etc.) consolidação das linhas telefónicas (menos linhas necessárias para uma maior disponibilidade) e depreciação e manutenção de equipamento de fax convencional. Historial: Para a sua empresa é importante ter disponíveis os ficheiros actualizados e precisos. Em alguns mercados isso é mesmo essencial para o desempenho. Advogados, contabilistas, notários, companhias de seguros e imobiliárias, são apenas alguns exemplos. Eficiência: Através da integração do ixware com os MFPs da Xerox, aplicações de , soluções de arquivo e aplicações tais como ERP e CRM, o envio/recepção de faxes de modo eficaz e eficiente torna-se parte dos processos de trabalho. Transparência: Centralização e digitalização geram uniformidade do processo bem como a transparência do tráfego de faxes. Arquivo: Cada vez mais empresas estão a tomar consciência que um arquivo em papel não é prático, é dispendioso e pouco eficaz. Um arquivo digital é muito mais prático e rentável. O ixware digitaliza o tráfego de faxes, inserindo-os no workflow digital e arquivo digital. 1 3

18 Nuance ScanFlowStore M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. x e r o x. c o m / s f s N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s O ScanFlowStore ajuda você a criar arquivos digitais simples e eficazes por meio da digitalização de documentos diretamente para um destino a partir do seu multifuncional Xerox. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Pesquisa de texto Os arquivos PDF são criados automaticamente e recuperados facilmente Sem interface do usuário (o software roda em segundo plano); portanto, não é necessário treinamento adicional do usuário Digitalizar para diretamente a partir do multifuncional Xerox Notificações por podem ser enviadas aos destinatários quando uma digitalização for colocada em uma pasta Digitalizar para impressão para imprimir instantaneamente uma digitalização em uma impressora remota Várias saídas permitem a você digitalizar para vários destinos (pasta, impressora remota, e- mail etc) ao mesmo tempo PDF para PDF permite a você adicionar digitalizações a um arquivo PDF existente Metadados dinâmicos oferecem roteamento e nome corretos para o arquivo de consulta de texto, para indexação e organização lógicas Carimbo Bates para garantia de autenticidade de um documento Processamento de código de barra (opcional) oferece roteamento de documentos com base nas informações contidas em um código de barra impresso em um documento; excelente para digitalização em lote Informação bidirecional em tempo real diretamente da estrutura de arquivos do Windows e/ ou de aplicativos de outros fabricantes, como sistemas de banco de dados financeiros/erp/ CRM (somente com dispositivos habilitados para EIP) Menus de digitalização personalizados: Os usuários podem exibir seu próprio menu de digitalização na interface do usuário Xerox (somente com dispositivos habilitados para EIP) Comunicação criptografada e protegida entre o dispositivo Xerox e a rede (somente com dispositivos habilitados para EIP) P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s N u a n c e S c a n F l o w S t o r e Desperdício de tempo e recursos devido a métodos de arquivamento de documento ineficazes Perda de documentos importantes devido a impressões em papel espalhadas e jogadas fora ou arquivadas em local errado por engano Ruptura na segurança devido a documentos confidenciais ou importantes espalhados pelo escritório Perda da produtividade de funcionários que devem passar o tempo procurando documentos necessários em gabinetes de arquivamento Desperdício de tempo, papel e toner para fazer cópias de documentos importantes para serem compartilhados com colegas e/ou clientes Altas despesas com mensageiros e fax de longa distância, necessários para a distribuição de documentos importantes 1 4

19 Omtool Accuroute M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. o m t o o l. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s Omtool AccuRoute é a plataforma de manipulação e digitalização de documentos de nível comercial que permite às empresas terem controle de suas informações desde quando são criadas até seu fim. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Captura de informações em papel e eletrônicas para manipulação eficiente de documento com acesso distribuído ao usuário final Compatível com qualquer scanner em rede, impressora digital ativada por digitalização, copiadora, fax ou impressora multifuncional (MFP) Converte documentos em papel e eletrônicos em uma variedade de formatos, inclusive de texto pesquisável PDF, TIFF, JPEG, RTF e TXT Operação por "pressionamento de botão" (quando combinado com uma impressora multifuncional ativada por EIP (Xerox Extensible Interface Platform)) permite que você "diga" a seu documento onde ir e o que fazer quando estiver lá Cria regras para manipulação de documentos públicos e pessoais que podem ser salvos para reutilização e são acessíveis a partir de qualquer MFP "inteligente" Compacta documentos em até 80% de seu tamanho de arquivo original, reduzindo a transmissão eletrônica (largura da banda) e o armazenamento Interface de desktop amigável ao usuário que eleva diretamente os aplicativos existentes com os quais você está acostumado Atende aos critérios de retenção de registro corporativo e requisitos de arquivamento de documento com amplo acompanhamento e funcionalidade de arquivamento de documento D e s a f i o c o m e r c i a l Os processos comerciais hoje requerem documentos em formatos específicos como arquivos PDF ou TIFF. Limitações de armazenamento de dados e restrições na transmissão exigem que os documentos sejam compactados sempre que possível. P r i n c i p a i s c a r a c t e r í s t i c a s O m t o o l A c c u r o u t e Perda de arquivos, ou arquivos mal posicionados ou mal direcionados Altos custos em estado real exigidos para armazenamento de arquivo em papel Altas despesas com correio ou recuperação de locais de armazenamento fora do escritório Recuperação de desastre e proteção comercial contínua no caso de documentos em papel serem perdidos ou destruídos 1 5

20 Open Text Fax Server, RightFax Edition M e r c a d o s a t e n d i d o s w w w. o p e n t e x t. c o m N e c e s s i d a d e s d e n e g ó c i o s RightFax é líder do mercado de soluções de servidor de fax e entrega de documentos electrónicos. Oferece as soluções mais fiáveis e robustas para integrar e automatizar o fluxo de faxes, documentos em papel e em formato electrónico, bem como dados, permitindo às empresas impulsionar as receitas, cortar nas despesas e atingir objectivos. P r i n c i p a i s d e s a f i o s Envio de Faxes: Envio de documentos directamente a partir de uma Xerox MFP, desktop, ou de outras aplicações de negócio. Recepção, Encaminhamento e Gestão de Faxes: Melhore o fluxo organizacional de documentos com a entrega de documentos para o desktop ou para Xerox MFPs. Encaminhamento de Baixo Custo e Entrega de Faxes por IP: Os faxes podem ser enviados a partir de outros Servidores RightFax através de Redes de Área Local (LANs) da empresa, Redes de Área Alargada (WANs), intranets ou da Internet. Encaminhamento de Baixo Custo Intra-empresarial: As empresas podem enviar faxes internos através da rede de Servidores RightFax e evitar assim as redes de telefone públicas. Módulos de Incorporados: RightFax suporta os sistemas de correio Internet Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e fornece módulos add-on opcionais para Microsoft Exchange e para IBM Lotus Notes. Distribuição Automática de Faxes: O envio de faxes "One-to-many" pode ser automatizado para grupos pré-configurados de forma a oferecer um processamento mais rápido e eficaz. Envio Simplificado e Gestão Centralizada: O Assistente de Módulo MFP e as ferramentas de administração centralizadas são fáceis de utilizar e permitem aos administradores criar, configurar e gerir serviços de fax individual ou globalmente. Concepção de Base de Dados Aberta: Suporte Out-of-the-box para a edição Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. O RightFax suporta também as edições SQL Server 2000/2005 Standard e Enterprise. Plataforma Flexível e Escalável: Permite às organizações expandir facilmente a capacidade dos canais de fax, efectuar balanceamento de carga, melhorar os servidores de fax e adicionar módulos, entre outras coisas. D e s a f i o c o m e r c i a l As organizações procuram formas de consolidar bens e tecnologias para reduzir o Total Cost of Ownership (TCO) e poupar tempo, recursos e espaço. E também estarem de acordo com maior número de regulamentos sobre documentos, dados e comunicações é uma preocupação crescente. 1 6