MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
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- Pedro Henrique Tavares Canário
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1 MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
2 República Federativa do Brasil Luiz Inácio Lula da Silva Presidente da República Ministério do Meio Ambiente Marina Silva Ministra do Meio Ambiente Agência Nacional de Águas Diretoria Colegiada José Machado Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Moraes Cordeiro Netto Bruno Pagnoccheschi Dalvino Troccoli Franca Secretaria-Geral Mayui Vieira Guimarães Scafuto Secretária-Geral
3 MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS SECRETARIA-GERAL Brasília DF 2007
4 Agência Nacional de Águas ANA Setor Policial - Área 5 Quadra 3 Blocos B, L e M CEP Brasília DF PABX (61) / Endereço eletrônico: Correio eletrônico: cedoc@ana.gov.br Equipe Editorial Supervisão editorial: Andréia de Castro Costa Elaboração dos originais: Andréia de Castro Costa Revisão dos originais: Darlan Eterno Silvério de Sousa, Breno Bajo Dutra, Fabiane Fernandes Silva, Fernando Hubner e Márcia Rosa Teles Diniz. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada a fonte. Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca M294m Agência Nacional de Águas (Brasil) Manual de gestão de documentos e arquivos. / Agência Nacional de Águas, Secretaria-Geral, Centro de Documentação. Brasília: ANA, SGE, CEDOC, p. 1. Arquivo. 2. Documentação. 3. Gestão. 4. Manual. I. Agência Nacional de Águas (Brasil). II. Secretaria-Geral. III. Centro de Documentação. CDU (035)
5 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO 7 Capítulo I - Centro de Documentação - CEDOC 1-DEFINIÇÃO E PROPÓSITO ESTRUTURA COMPETÊNCIAS CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO PROTOCOLO-GERAL PROCESSAMENTO TÉCNICO ARQUIVOS SETORIAIS ARQUIVO CENTRAL BIBLIOTECA 14 Capítulo II - Rotinas de Protocolo 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS EXTERNAS INTERNAS TRAMITAÇÃO DISTRIBUIÇÃO PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS EMISSÃO DE VIAS VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS SEGUNDA VIA PROCESSO PROCESSAMENTO FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO NUMERAÇÃO DE PEÇAS RENUMERAÇÃO DE PEÇAS RECEBIMENTO DILIGÊNCIA TRAMITAÇÃO DISTRIBUIÇÃO JUNTADA ANEXAÇÃO APENSAÇÃO DESAPENSAÇÃO ENCERRAMENTO DE VOLUME ABERTURA DE NOVO VOLUME DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS RECONSTITUIÇÃO CONSIDERAÇÕES GERAIS ARQUIVAMENTO DE PROCESSO 32
6 Capítulo III - Rotinas de Arquivo 3 - ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO ATENDIMENTO CONSULTA A PROCESSOS CONSULTA A DOCUMENTOS FORNECIMENTO DE CÓPIAS EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS 39 ANEXOS GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO - GPD 40 MODELO DE CAPA DE PROCESSO 41 MODELO DE FOLHA DE REFERÊNCIA 43 MODELO DE RECIBO DE EMPRÉSTIMO 44 MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 45 MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL 46 MODELO DE PAPELETA PARA TRAMITAÇÃO INTERNA 47 MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAÇÃO 48 GLOSSÁRIO 49 REFERÊNCIAS Erro! Indicador não definido.
7 SIGLAS DC AA AG AI AP AR AUD CGA ASPAR ASCOM ASINT ASPLA COR GAB NHI SAF GEGEP GECON GEEFI SAG GERHI DIRETORIA COLEGIADA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO ÁREA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E CAPACITAÇÃO ÁREA DE INFORMAÇÃO ÁREA DE PROJETOS ÁREA DE REGULAÇÃO AUDITORIA INTERNA COORDENAÇÃO - GERAL DAS ASSESSORIAS ASSESSORIA PARLAMENTAR ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL ASSESSORIA INTERNACIONAL ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO CORREGEDORIA CHEFIA DE GABINETE NÚCLEO DE ESTUDOS HIDROLÓGICOS SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E GESTÃO DE PESSOAS GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS GERÊNCIA DE ORÇAMENTO, FINANÇAS, CONTRATOS E CONVÊNIOS GERÊNCIA DE EXECUÇÃO FINANCEIRA SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO À GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS GERÊNCIA DE GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS GECAP GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA NACIONAL DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS GECOB GERÊNCIA DE COBRANÇA PELO USO DE RECURSOS HÍDRICOS SAR SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DA REDE HIDROMETEOROLÓGICA GEFLUH GESEQ GAORH GERÊNCIA DE REDES FLUVIOMÉTRICA E HIDROMETEOROLÓGICA GERÊNCIA DE REDES SEDIMENTOMÉTRICA E DE QUALIDADE DA ÁGUA GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO DA REDE HIDROMETEREOLÓGICA
8 , SGE CEDOC SGI GETEC GEGEO GEAPS SIP GEAPR GEPRO GESUB SOF GEOUT GEREG GEFIS GECAD SPR GELEV GEPLA GECRH SUM SECRETARIA-GERAL CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO GERÊNCIA DE INFORMAÇÕES GEOGRÁFICAS GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS E PROJETOS GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS GERÊNCIA TÉCNICA DE PROJETOS GERÊNCIA DE ÁGUAS SUBTERRÂNEAS SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAÇÃO GERÊNCIA DE OUTORGA GERÊNCIA DE REGULAÇÃO GERÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO GERÊNCIA DE CADASTRO SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS GERÊNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS GERÊNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HÍDRICOS GERÊNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HÍDRICOS SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS GEART GEVEC GECAS GERÊNCIA DE ARTICULAÇÃO COM SETORES USUÁRIOS GERÊNCIA DE EVENTOS CRÍTICOS GERÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLOS PGE PROCURADORIA-GERAL
9 APRESENTAÇÃO Este Manual constitui a terceira atualização das normas e procedimentos sobre gestão de documentos na Agência Nacional de Águas, implantadas, inicialmente, em julho de As atividades peculiares ao Centro de Documentação - CEDOC foram desmembradas, passando a constituir o documento próprio denominado Manual de Funcionamento do Centro de Documentação. Tal metodologia de trabalho, longe de ser a definitiva, pretende atender às necessidades de gestão da informação na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É preciso ter presente que essas condições se encontram em constante processo de transformação, decorrente do amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que buscam a otimização das atividades da Agência. No âmbito interno, a ANA alcançou um considerável nível de gestão de protocolo, arquivo e biblioteca, desde a sua criação, passando da situação de possuir, em 2001, um único setor da informação, denominado Protocolo-Geral, para um Centro de Documentação, em 2002, subordinado à SGE, unidade de assessoramento à Diretoria Colegiada. No âmbito externo, a Agência tem sido referência como Case de sucesso em implantação da gestão documental para inúmeras instituições, transferindo conhecimento e experiência para a administração pública e privada. O diferencial da Agência está na sua capacidade de prestação de serviços, disponibilizando a informação como base à tomada de decisão, fazendo parte do dia-a-dia dos dirigentes, especialistas e servidores em geral. Ressalta-se como indispensável, para a implantação do modelo adotado, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre com postura crítica construtiva e, principalmente, com espírito pró-ativo.
10 Capítulo I - Centro de Documentação - CEDOC 1 - DEFINIÇÃO E PROPÓSITO O Centro de Documentação - CEDOC tem por finalidade a racionalização da produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação, indexação, arquivamento, avaliação, preservação do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pela Agência Nacional de Águas - ANA, em decorrência do exercício de suas atividades, bem como a aquisição, seleção, disponibilização e disseminação da produção bibliográfica de interesse dos especialistas e do público em geral. O CEDOC foi concebido como instrumento otimizador da informação, objetivando dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funções, visando ao apoio à tomada de decisões. 10
11 1.1 - ESTRUTURA O CEDOC, unidade subordinada à Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentação - CEDOC e administrativamente às suas respectivas unidades organizacionais. Cabe a cada unidade organizacional a definição do espaço físico, dos recursos materiais e profissionais necessários ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO CEDOC PROTOCOLO - GERAL PROCESSAMENTO TÉCNICO ARQUIVOS SETORIAIS ARQUIVO CENTRAL BIBLIOTECA 11
12 1.2 - COMPETÊNCIAS Ao CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO, subordinado à Secretaria-Geral, compete: gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória; normalizar os procedimentos de recebimento, registro, produção, expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta, empréstimo, digitalização e certificação digital de documentos de arquivo, bem como os de aquisição, intercâmbio, tratamento, alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos bibliográficos; executar as atividades pertinentes ao Protocolo-Geral, ao Processamento Técnico, ao Arquivo Central e à Biblioteca; e orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a legislação vigente, especialmente com as normas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, e presidir as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos 1 e de Documentos Sigilosos Ao PROTOCOLO-GERAL compete: receber os documentos encaminhados à ANA; encaminhar os documentos de âmbito externo; atender ao público Ao PROCESSAMENTO TÉCNICO compete: cadastrar e fazer tramitar os documentos recebidos; aplicar o Código de Classificação de Documentos aos documentos recebidos; 1 O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD. 2 O Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, dispõe sobre a constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos CPADS. 12
13 promover a digitalização dos documentos passíveis de serem digitalizados; proceder à autuação dos processos; atender aos usuários internos Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de Documentação e administrativamente às suas unidades organizacionais, compete: fazer tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das demais; aplicar o Código de Classificação de Documentos aos documentos produzidos pela sua UORG; arquivar os documentos; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos aos documentos produzidos pela sua UORG; transferir documentos ao Arquivo Central; atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos sob sua guarda Ao ARQUIVO CENTRAL compete: preservar o acervo arquivístico produzido e recebido no desenvolvimento das funções e atividades da ANA; manter o intercâmbio com as unidades organizacionais, visando à integração e uniformização das atividades; eliminar os documentos após a aprovação da lista de eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e do Arquivo Nacional; receber os documentos transferidos ao Arquivo Central; 13
14 atender às solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda; prestar assistência técnica aos Arquivos Setoriais para classificação, eliminação e transferência de documentos À BIBLIOTECA compete: planejar, coordenar e avaliar as atividades de organização, tratamento e alimentação de base de dados, relativas aos acervos bibliográficos e de multimeios; adquirir, controlar e manter os documentos bibliográficos e multimeios, tornando-os disponíveis a consultas; catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e distribuir o material bibliográfico e multimeios; definir critérios de avaliação do acervo bibliográfico armazenado; divulgar os produtos disponíveis e serviços prestados pela Biblioteca; tratar e sistematizar a legislação de interesse do órgão, mantendo a sua permanente atualização; promover a comutação bibliográfica com instituições nacionais e estrangeiras; realizar pesquisas e compilar bibliografias. 14
15 Capítulo II - Rotinas de Protocolo 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS EXTERNAS Toda correspondência de âmbito externo destinada à ANA será recebida e registrada, em sistema informatizado, pelo Protocolo-Geral INTERNAS Toda correspondência de âmbito interno será recebida, fisicamente e em sistema informatizado, pela UORG destinatária. Antes de receber, fisicamente, um documento, o destinatário deverá verificar: a) se está cadastrado e com tramitação em sistema. Caso contrário, deve-se solicitar ao Arquivo Setorial de origem seu cadastramento e tramitação; b) se a tramitação física coincide com a tramitação eletrônica; c) o despacho, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do documento tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; d) se o documento está datado TRAMITAÇÃO Entende-se por tramitação a movimentação de um documento de uma unidade organizacional para outra. Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo-Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextasfeiras, véspera de feriados e pontos facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a tramitação informal. A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. 15
16 Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais. Ao fazer tramitar um documento, o remetente deverá proceder da seguinte forma: a) indicar, física e eletronicamente, a unidade para a qual o documento está sendo remetido; b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razões do encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; c) informar a data da remessa DISTRIBUIÇÃO Entende-se por distribuição a movimentação de um documento à pessoa física da mesma unidade que decidirá ou prestará informações sobre a matéria nele tratada. Ao distribuir um documento, o remetente deverá proceder da seguinte forma: a) indicar, física e eletronicamente, a pessoa para a qual o documento está sendo remetido; b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razões do encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; c) informar a data da remessa PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional será responsável pelo cadastramento, em sistema informatizado, de correspondências a serem tramitadas e expedidas. O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados será efetuado, de forma descentralizada, em cada unidade organizacional. A numeração das correspondências deverá ser seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano. Cabe ao Arquivo Setorial a execução das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar um documento: a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária; 16
17 b) verificar se não faltam folhas ou anexos; c) cadastrar a correspondência assinada no Sistema; d) emitir a Ficha de Acompanhamento de Documentos - FAD; e e) fazer tramitar a correspondência para UORG destinatária. Cabe ao Arquivo Setorial a execução das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar um documento ao Protocolo-Geral para expedição: a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária; b) verificar se não faltam folhas ou anexos; c) cadastrar a correspondência assinada no Sistema; d) providenciar cópia(s) quando necessário; e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondência; f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondência, por exemplo, SEDEX, AR etc; g) emitir a etiqueta de endereçamento; h) fazer tramitar a correspondência para o Protocolo-Geral providenciar sua expedição; i) arquivar uma cópia da correspondência juntamente com o documento que lhe deu origem (se houver). Os envelopes das correspondências oficiais, a serem expedidas, deverão conter: Espécie, nº e Ano Remetente Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP Destinatário Pronome de tratamento Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP 17
18 2.5 - EMISSÃO DE VIAS VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS São documentos cujo conteúdo implica obrigações recíprocas, tais como tratados, acordos, ajustes, contratos e convênios, ou ordens com igual peso jurídico e administrativo, dirigidos a várias repartições dependentes do mesmo comando. Todos são originais, já que contêm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de diferentes destinatários. Terão vias (ou originais múltiplos) os tipos de documentos abaixo: Acordo de Cooperação; Auto de Infração; Circular; Comunicação Interna; Contrato; Convênio; Ofício Circular. As cópias não devem ser confundidas com as vias, estas se destinam a ações jurídicas ou administrativas simultâneas. Já aquelas constituem a reprodução de um documento formalmente idêntico a um original. Sua finalidade pode ser: a) reproduzir originais existentes e b) substituir originais desaparecidos SEGUNDA VIA É a via recuperada do documento perdido ou extraviado. Caso ocorra o extravio do documento original, poderá ser emitida uma segunda via, conforme os procedimentos a seguir: a) cadastramento da 2ª via do original extraviado, com novo número de ordem, no sistema informatizado de gestão de documentos; b) impressão da Ficha de Acompanhamento de Documentos FAD. Deverá ser registrada em Comentários, no sistema informatizado de documentos, a ocorrência, citando o número do documento extraviado e o atual. A via poderá ter cópia, cujo carimbo de Confere com o Original dá validade a esta, desde que o original tenha sido expedido ou extraviado. 18
19 2.6 - PROCESSO PROCESSAMENTO Somente o Processamento Técnico poderá proceder à formação, anexação, apensação, desapensação, renumeração de peça, encerramento, abertura de volume, desentranhamento de peças, desmembramento de peças e reconstituição de processos. Tais procedimentos ocorrerão mediante solicitação do interessado por meio da Guia de Providência de Documentos GPD FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO É a abertura do processo, formalizada pela Guia de Providência de Documentos GPD, a partir de documentos relativos: a) à defesa e à declarações de direitos; b) às obrigações assumidas em decorrência de contratos e acordos administrativos; c) aos registros administrativos e funcionais; d) às operações contábil-financeiras; e) às provas em juízo ou fora dele; e f) aos conteúdos que exijam estudo mais aprofundado, requerendo pareceres técnicos, despachos e anexos, dentre outros. Devem-se observar, também, as orientações contidas na Resolução nº 270, de 14 de julho de 2003, e na Instrução Normativa nº 1, de 16 de outubro de 2001, da Procuradoria-Geral. Cópia de documento, para autuação de processo, será aceita desde que: a) autenticada por cartório; b) contiver carimbo com a expressão CONFERE COM O ORIGINAL, fornecido por servidor da ANA. Carimbo Confere com o Original Confere com Original Assinatura Os processos deverão ser formados com capa branca e a forma de apresentação deverá ser em folha dupla. As rotinas para formação de processo são: 19
20 INTERESSADO a) preencher o formulário denominado Guia de Providência de Documentos - GPD ; b) dispor os documentos na ordem em que comporão o processo; c) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico. PROCESSAMENTO TÉCNICO a) receber a documentação; b) verificar a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo assunto, avaliar, juntamente com o autor da GPD, a pertinência de anexação dos documentos ao processo já existente; c) prender a capa, juntamente com toda a documentação, com prendedor plástico, obedecendo à ordem cronológica, do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão colocados em primeiro lugar e os documentos recentes virão logo em seguida; d) registrar, na capa e na primeira peça do processo, o respectivo número, órgão de origem, interessado e assunto; e) carimbar e numerar as folhas. O carimbo deverá conter a unidade, instituição, número de folha, número do processo e rubrica do servidor que estiver numerando o processo na parte superior direita, sempre que possível; f) carimbar o verso da última folha do processo com o carimbo Conferido ; g) localizar cada documento que compõe o processo no Sistema e efetuar a interface com o processo formado; h) digitalizar o processo, se cabível; i) identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhamento. O processo classificado como sigiloso deverá tramitar dentro de envelope lacrado contendo o número do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo. O número do processo deverá ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira peça do processo. O envelope que encaminha a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente e ao código emitido pelos Correios. Exceção para os casos em que o envelope servir para comprovação de fatos. 20
21 NUMERAÇÃO DE PEÇAS As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio, conforme modelo abaixo, aposto, sempre que possível, no canto superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1. A numeração das folhas iniciais será efetuada no Processamento Técnico quando da formação do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelas unidades / servidores que as inserirem. A numeração das folhas atribuída aos processos deverá obedecer à ordem seqüencial e cronológica não se admitindo repetições de números ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros símbolos. A capa do processo não será numerada. Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitação nos órgãos públicos federais, não poderão, em hipótese alguma, ser renumerados. Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta. Não havendo falhas, prosseguir-se-á com a seqüência numérica existente. Havendo documento de tamanho pequeno, deverá ser colado numa folha de papel A/4, para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais peças, sem perigo de extravio. O carimbo de numeração de peças deverá abranger seus cantos superiores e o papel em que está colado, evitando-se a sua retirada. Atenção para não prejudicar informações constantes no verso. Numeração de Peças Pequenas 21
22 RENUMERAÇÃO DE PEÇAS Jamais poderá haver peças com a mesma numeração. Caso seja detectada a falha, deverá ser posto carimbo de SEM EFEITO sobre a página numerada incorretamente e, em seguida, deverá ser realizada a renumeração. Carimbo Sem Efeito SEM EFEITO Carimbo - Termo de Renumeração de Peças TERMO DE RENUMERAÇÃO DE PEÇAS Em.../.../..., atendendo a GPD nº..., procedi à renumeração das folhas deste Processo nº..., a partir da folha número... Por constar, eu...(cargo)... subscrevo e assino.... Servidor Carimbo As rotinas para solicitação de renumeração de peças são: INTERESSADO a) preencher o formulário denominado Guia de Providência de Documentos - GPD, indicando as peças a serem renumeradas; b) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico RECEBIMENTO Ao receber um processo, o responsável pelo Arquivo Setorial deverá verificar: a) se o processo está despachado para a sua unidade; b) se o despacho está assinado e carimbado pelo remetente; c) se todas as folhas do processo estão numeradas; d) se o número de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo; e) se a unidade remetente procedeu à atualização da tramitação no sistema; f) se a data de remessa é compatível com a do recebimento. Caso algum desses itens não tenha sido atendido, o processo deverá ser devolvido à unidade remetente para cancelar a última tramitação e proceder aos ajustes necessários solicitados em despacho de diligência. 22
23 DILIGÊNCIA É o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido à unidade organizacional ou ao órgão responsável pela falha, a fim de corrigi-la ou saná-la TRAMITAÇÃO Entende-se por tramitação a movimentação de um processo de uma unidade organizacional para outra. Constituem rotinas indispensáveis à tramitação de processos: a) a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo; b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que deixa a unidade; c) o registro, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do processo, tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; d) a data da remessa. Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como: para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a necessidade de complementar a ação a ser executada DISTRIBUIÇÃO Entende-se por distribuição a movimentação de um processo à pessoa física da mesma unidade que decidirá ou prestará informações sobre a matéria nele tratada. Constituem rotinas indispensáveis à distribuição de processos pelos Arquivos Setoriais: a) a indicação do nome da pessoa para a qual está sendo remetido o processo; b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que é distribuído; c) o registro, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do processo, tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; d) a data da remessa. 23
24 Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como: para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a necessidade de complementar a ação a ser executada JUNTADA É a união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexação ou apensação. Caberá a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento ou processo realizar a anexação também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação que forem necessários à instrução de processo, devem ter uma cópia da respectiva publicação, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a data, a seção e a página. O mesmo procedimento deverá ser realizado quando forem feitas alterações de qualquer natureza nos atos essenciais a instrução de processo que forem publicados nesses veículos ANEXAÇÃO União de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente. A juntada de documento a processo se dá por anexação. Será feita somente quando houver dependência entre os processos e / ou documentos a serem anexados. Utilizada quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais ou semelhantes. O processo principal fica à frente, e o outro, acessório, é anexado a ele. Em caso de anexação de documento a processo, este deverá ser colocado ao final dos autos, em ordem cronológica, e receber carimbo contendo campos para numeração seqüencial, número do processo e rubrica do responsável pela anexação. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da última folha de despacho com o carimbo EM BRANCO. Carimbo - Termo de Juntada por Anexação TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em.../.../..., atendendo a GPD da peça..., faço anexar ao presente processo de nº(s)...o processo nº..., passando o todo a constituir-se de...peças.... Servidor Carimbo 24
25 Entende-se como processo principal aquele que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou a apensação de um ou mais processos como complemento a sua decisão. Entende-se como processo acessório aquele que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal. A metodologia adotada para juntada por anexação é: a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal; b) retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e anexar os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto; c) renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo à numeração já existente no principal; d) lavrar o Termo de Juntada por Anexação na última folha do processo principal. O processo principal deverá ser o mais antigo; e) anotar, na capa do processo principal, o número do processo(s) acessório(s) que foi juntado; f) registrar, no sistema informatizado de gestão de documentos, a juntada por anexação. Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente após o TERMO DE JUNTADA. Carimbo - Termo de Ressalva TERMO DE RESSALVA A(s) peça(s) de nº(s)...do processo nº...após a juntada por anexação, corresponde(m) à(s) peça(s) nº(s)...do conjunto processado.... Servidor Carimbo Caberá ao Processamento Técnico realizar a anexação de processos também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. 25
NORMA DE AUTUAÇÃO E CONTROLE DE PROCESSOS - NOR 206
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