Controladoria para Empresas dos Serviços Contábeis

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2 Controladoria para Empresas dos Serviços Contábeis

3 Paulo Henrique Vaz Mestre em Ciências Contábeis e Atuariais PUC/SP; Graduado e Especialista e Contabilidade; Palestrante e Professor da Unisescon; Professor de Cursos de Graduação e pós- -graduação em Ciências Contábeis e Controladoria em Instituições de Ensino Superior; Instrutor e Escritor da IOB - Informações Objetivas - Autor do Livro: Controladoria para Empresas de Serviços Contábeis; Palestrantes do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) e do CRC/SP; Professor dos Cursos Legale; Ex-coordenador do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Ibirapuera; Ex-Assessor de Controladoria da Universidade Ibirapuera; Ex-Professor dos Cursos de pós-graduação em Controladoria e Finança na Faap, Fecap, UMC; Consultor Empresarial nas Áreas de Gestão Financeira, Societária, Controladoria, Tributos, Custos, Orçamento, Planejamento Empresarial e Sistemas ERP, com trabalhos realizados no Brasil e no Exterior; Sócio-Diretor da Clarity Consultoria Empresarial Ltda.

4 Sumário Apresentação... 9 Prefácio Estrutura Organizacional Ambiente mercadológico: institucional e de precificação Precificação Alinhamento organizacional: estrutura departamental, células de trabalho e estrutura mista Alinhamento organizacional Serviços de Rotinas Contábeis Serviços de Rotinas Tributárias Serviços de Rotinas Trabalhistas Rotinas de gestão Rotinas administrativas Legais de consultoria Rotinas de arquivo Capacidade Operacional e Organizacional Padrões de tempo Atribuições Capacidade operacional Estrutura operacional e sistema de gastos Estruturação do plano de contas: receitas e gastos Alocação dos gastos Correlação dos gastos e rotinas Controladoria para Empresas de Serviços Contábeis 13

5 Cálculo das alocações Composição dos gastos alocados Precificação dos Honorários Contábeis Precificação Aspectos estratégicos Matriz BCG Adaptada às ESC Mercados Elástico e inelástico Riscos Matrizes de riscos: serviços contábeis, serviços tributários e serviços trabalhistas Métrica de cálculo Tributação embutida nos honorários Métrica de cálculo Elaboração e cálculo dos preços Serviços recorrentes Elaboração e cálculo dos preços Serviços não recorrentes Análise reversa Análise mercadológica dos preços Mensuração de Desempenho Operacional Capacidade operacional Ociosidade e escassez Desempenho de financeiros Planejamento Financeiro e Operacional Estruturação e elaboração de orçamento empresarial Análise de desempenho: orçado e realizado Métricas de análise e políticas de correção Referencias Bibliográficas Paulo Henrique Vaz

6 1 Estrutura Organizacional 1.1. Ambiente mercadológico: institucional e de precificação As Empresas de Serviços Contábeis (ESC), em sua concepção jurídica e institucional, têm por finalidade a prestação de serviços contábeis para empresas de pequeno, médio e grande portes, de todos os seguimentos da economia e para pessoas físicas. Regularmente, o empreendedor, em seu estágio inicial de investimento em um empreendimento empresarial, busca auxílio e orientações com profissionais de contabilidade ou em empresas de serviços contábeis, para a constituição e regularização junto aos órgãos públicos de esfera Federal, Estadual e Municipal. As ESC, em seu quadro de colaboradores, costumam possuir profissionais com conhecimentos em Gestão Empresarial e Jurídicos para executar este atendimento inicial ao novo empreendedor ou para um novo cliente que, por inúmeros motivos, trocou o antigo prestador de serviços contábeis por um novo, bem como para pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que, para a realização dos controles financeiros operacionais e documental a serem apresentados na Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda Pessoa Física (pela escrituração de Carnê Leão), contratam empresas de serviços contábeis ou contabilistas autônomos para a realização desses serviços. Em decorrência das diversas mudanças ocorridas nos processos operacionais das ESC, desde a promulgação do Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ) e constitui-se em mais um avanço na informatização Controladoria para Empresas de Serviços Contábeis 15

7 da relação entre o fisco e os contribuintes, nas obrigações da EFD-Contribuições, Sped Fiscal, Contábil, NFE, ECF, e-social, CTE, as alterações introduzidas pelas Leis n os /2007 e /2009 trouxeram profundas mudanças nas rotinas operacionais das ESC, bem como o formato de administrar, planejar e controlar uma entidade empresarial que presta serviços contábeis. Inegavelmente, com as alterações introduzidas, o foco na prestação de serviço migrou dos volumes de trabalho para a venda de soluções nos eventos operacionais tributários dos clientes, dinâmica na interpretação da legislação tributária vigente e no tratamento técnico para eventos contábeis. Neste novo cenário, vêm surgindo inúmeras oportunidades do desenvolvimento de novos produtos a serem ofertados aos clientes das empresas de serviços contábeis a fim de atender a nova demanda de necessidades e controles econômicos, para o fornecimento de informações ao Sistema Sped e para o tomador de informações dos clientes das empresas de serviços contábeis. Abaixo, segue o mapa do fluxo de informações geradas pelas ESC: Órgãos Públicos 16 Paulo Henrique Vaz

8 Primeiramente, este fluxo de informações, inicia-se na movimentação operacional e financeira dos clientes tomadores de serviços das ESC. Estes clientes, enquadram-se, institucionalmente, em Indústria, Comércio, Serviços e Imunes e Isentas. Todavia, ambas têm complexas operações tributárias, econômicas, operacionais e contábeis, dos quais, muitas vezes, possuem incompatibilidade nas informações prestadas com as necessárias com os complexos Sistemas Sped e das Normas Contábeis vigentes. Tais divergências, em muitos casos, estão desalinhados não pelo aspecto da legislação (comum a todas as entidades empresariais) e sim pela ordenação de informações em Sistema de Informática (Especialista ou ERP) que, em muitos casos, possuem plataformas diferentes das ESC, ocasionando desalinhamento nas informações e um grande contingenciamento de trabalhos a ser executado para o realinhamento. Neste fluxo de informações, o processo passa pelas rotinas operacionais das ESC, que executam todo o processo de prestação dos serviços contábeis, por meio dos serviços de rotinas contábeis, tributárias e trabalhistas para a estruturação dos dados coletados junto aos clientes e transformando-se em informações para os usuários das informações contábeis, tributárias e trabalhistas. Uma questão muito importante é que as ESC, são fiscalizadas e obrigadas a seguir as normas e procedimentos técnicos estabelecidos pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e os respectivos Conselhos Regionais de Contabilidade (CRC) dos respectivos Estados em que a ESC encontra-se com sua sede e domicílio. Esta fiscalização, contempla todo o processo de abertura e funcionamento, bem como as normas éticas e de responsabilidade profissional, podendo sofrer (em caso de descumprimento) sanções, censuras e até a perda do registro profissional da ESC e dos respectivos responsáveis. Esta vigilância do CFC e CRC, faz-se importante pelo fato de a ESC ser uma grande provedora de informações para o mercado, relacionado às informações de natureza contábil, tributária e trabalhista, para diversos segmentos da economia, conforme abaixo: Órgãos Públicos - Tais órgãos públicos estão relacionados às informações prestadas pelas ESC e profissionais contábeis, referentes à es- Controladoria para Empresas de Serviços Contábeis 17

9 crituração contábil dos respectivos clientes atendidos, no que tange a informações cadastrais, concorrências públicas, leilões e informações de capacidade econômica para validação jurídica na execução de serviços contratados. Fisco Federal - O Fisco Federal é um relevante consumidor de informações geradas pelas ESC e profissionais contábeis para fins de geração de informações contábeis, tributárias e econômicas dos clientes tomadores dos serviços contábeis prestados. As respectivas informações encontram-se compiladas nas obrigações acopladas ao Sistema Sped e demais obrigações acessórias relacionadas a clientes, tomadores de serviços e informações de pessoa física para fins de arrecadação. A modernização do fluxo de informações eletrônicas geradas pelas empresas de serviços contábeis por meio das obrigações junto ao Fisco Federal, trouxeram profundas mudanças nos processos operacionais das ESC, gerando significativo aumento no consumo de recursos aplicados nas rotinas operacionais (econômicos e operacionais), bem como uma alteração cultural no processo de execução dos trabalhos, mudando-se dos grandes volumes de documentação física a ser inserida nos sistemas, para o fluxo de informações eletrônicas, armazenamento de informações e análise dos riscos nas informações geradas a serem enviadas ao Fisco. Fisco Estadual - O Fisco Estadual, em uma proporção menor que o Fisco Federal, tornou-se um grande consumidor de informações geradas pelas ESC. Com o principal tributo arrecadado pelo estado (ICMS), com as complexas operações tributárias existentes (com destaque para a substituição tributária), inúmeras informações são geradas e apresentadas ao Fisco, exigindo controles complexos e agilidade na elaboração nas informações prestadas. Fisco Municipal - O Fisco Municipal (obedecendo à legislação Municipal de cada Região) possui complexos procedimentos de apuração da base de cálculo com especial destaque para atividades empresariais que possuem aplicação de insumos na prestação dos serviços para apuração da base de cálculo. Tais procedimentos consomem inúmeros recursos das ESC na execução dos serviços prestados. 18 Paulo Henrique Vaz

10 Bancos - Entidades Bancárias via de regra, consumem informações contábeis dos clientes tomadores de serviços das ESC, para o processo de cadastros e concessão de crédito financeiro para empresas. Em alguns casos, há exigências de notas explicativas específicas para determinados eventos ocorridos nos processos operacionais das empresas que afetam diretamente a capacidade econômica dos clientes tomadores de serviços das ESC. Juntas Comerciais - Responsáveis pelo registro e guarda do livro Diário das empresas, mesmo no projeto Sped (ECD), ainda possui este compromisso. Outra característica muito relevante na relação das Juntas Comerciais de cada Estado com as ESC, juntamente com os cartórios de registro, em efetuar os registros dos instrumentos de abertura, alterações e encerramentos de entidade empresariais que tomam serviços das ESC e servir de base para os demais registros nos respectivos órgãos públicos exigidos no processo de cadastramento das Entidades Empresariais. Mercado Privado - As informações contábeis de Entidades Empresariais não são apenas de interesse do Fisco. Fornecedores, clientes, funcionários e analistas utilizam-se das informações contábeis para uma melhor compreensão das informações geradas pelas empresas. Geração de lucros, capacidade de pagamento de obrigações no curto e longo prazos, estrutura patrimonial, capital de giro e outras tantas informações geradas pelas entidades empresariais são valiosas informações para o processo de análise e interpretação do processo operacional e empresarial das Entidades Empresariais. As normas contábeis introduzidas pelas normas internacionais pelas Leis n os /2007 e /2009 trouxeram uma significativa contribuição na qualidades das informações geradas pelas entidades empresariais. O corpo técnico das ESC tem buscado o aperfeiçoamento no processo de controle e da adequada mensuração dos eventos contábeis ocorridos nas Entidades Empresariais tomadoras de serviços para a evidenciação dos eventos ocorridos em sua essência, a fim de apresentar informações de qualidade para os tomadores de decisões. Toda essa estrutura de tomadores de informações das ESC que, nos últimos anos, vem se intensificando nas exigências e agilidade nos Controladoria para Empresas de Serviços Contábeis 19