UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A CULTURA ORGANIZACIONAL E A GESTÃO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE SOFTWARES ERP Por: Daniel da Anunciação Alves Costa Orientador Prof. Luiz Claudio Lopes Alves Rio de Janeiro 2010

2 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A CULTURA ORGANIZACIONAL E A GESTÃO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE SOFTWARES ERP Apresentação de monografia à Universidade Cândido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos.

3 AGRADECIMENTOS A Deus, sobre todas as coisas, pelas bênçãos derramadas e por sua misericórdia e a minha família pelo apoio e compreensão, aos meus irmãos, Daniele e Rodrigo, por me ajudarem nas horas difíceis e aos meus amigos por tornarem as coisas mais fáceis.

4 DEDICATÓRIA Dedico esse trabalho a minha filha, Júlia, razão da minha vida, à minha esposa, Mônica, por tentar me entender, mesmo nos meus devaneios e loucuras e à minha mãe, Orita, por tudo que sou e tenho.

5 RESUMO Neste trabalho foi mostrada a importância de considerar o fator humano nas implantações de software ERP. Foi mostrado o conceito do ERP, com suas nuances e benefícios, inclusive com um exemplo de um dos softwares disponíveis no mercado, com todas as suas características e possibilidades. A metodologia de implantação de ERP também foi vista nesse trabalho de maneira genérica, de modo a mostrar como a maioria das produtoras e consultorias de software se baseiam para a implantação de softwares, inclusive, estando aí o ponto focal desse estudo. Foi mostrada como se define a Cultura Organizacional de acordo com Schein (2009), dividindo em três partes, a saber, artefatos, valores e pressupostos básicos. A Cultura Organizacional foi vista como pano de fundo para se chegar à característica principal, que é a Estrutura Organizacional Informal, que juntamente com a implantação do ERP é o problema estudado. Foram sugeridas nesse estudo algumas formas de mitigar esses problemas e tornar a implantação de softwares ERP mais dinâmicas e precisas no intuito de atingir seus objetivos.

6 METODOLOGIA O embasamento dessa monografia foi pesquisado em livros, monografias, revistas especializadas e artigos publicados na Internet. O Estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que busca examinar um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto, pois este é especialmente adequado ao estudo de processos à medida que eles se desenrolam na organização. (Roesch, 1996, p.155)

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8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 8 CAPÍTULO I ERP CAPÍTULO II Cultura Organizacional CAPÍTULO III Relação entre a Cultura organizacional e ERP CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA... 40

9 8 INTRODUÇÃO Os sistemas de gestão empresarial, conhecidos como ERP, tem tomado cada vez mais importância no mundo corporativo. Eles são parte essencial da tomada de decisões, da operacionalização das organizações, do controle de fluxos e processos e outras atividades mais. Esses sistemas são a evolução dos MRP (Materials Requirement Planning) e MRP II (Manufacturing Resources Planning), que por anos foram os softwares utilizados no requerimento de materiais para manufatura e planejamento de recursos respectivamente. Porém havia a necessidade de maior quantidade e qualidade das informações advindas desses softwares e o caminho natural foi a adoção de ERPs, de forma a integrar todas as áreas das empresas, condensar informações, uniformizar processos e atividades. A quebra de paradigmas que ocorreu com a entrada da Tecnologia da Informação nas áreas produtivas das organizações teve forte impacto na modificação das relações interpessoais. Muito do que era considerado como pressupostos básicos, de acordo com Schein (2009), foi eliminado do cotidiano empresarial ou diminuído em sua importância. A Cultura Organizacional, que passou a ser estudada a partir de meados dos anos 80, já estava presente nas organizações desde o início do século XX e durante a implantação dos software de gestão empresarial foi relegada a segundo plano. Aqui caber esclarecer que a cultura organizacional que sofreu maior impacto com essas mudanças de rumo das empresas, foi a informal a que se cria de maneira subjetiva e espontânea nos corredores, cafés e escritórios das organizações. Por esse motivo é, e talvez continue sendo a menos que haja uma mudança radical na gestão de projetos de implantação de softwares ERP, comum encontramos casos de boicotes, imposição de dificuldades, recusa no apoio à implantação e até mesmo desistências.

10 9 Chaplin) Conhecer o homem. Esta é a base de todo o sucesso. (Charles

11 10 CAPÍTULO I ERP 1.1 Entendendo o ERP O ERP (Enterprise Resources Planning) é um sistema de gestão empresarial integrado, ligado a um banco de dados, consistente, confiável e disponível. Ele permite às organizações terem acesso dinâmico a todas as informações contidas em seu banco de dados de maneira analítica ou sumária, operacional ou gerencial. É também uma ferramenta que facilita o controle dos processos organizacionais, dinamizando e integrando atividades que antes eram descentralizadas e até mesmo redundantes. A utilização de um único banco de dados torna as informações disponíveis, altamente confiáveis e concisas. Dessa forma economiza-se tempo e recursos minerando ou garimpando informações muitas vezes redundantes, defasadas e conflitantes. Para Laudon e Laudon (2004), o ERP é um sistema que integra todas as facetas da empresa, inclusive planejamento, produção, vendas e finanças, de forma que elas podem ser coordenadas mais de perto compartilhando informação. Ter essa tecnologia não é modismo, mas uma necessidade para garantir a sobrevivência da companhia, afirma Ernesto Haberkorn, um dos fundadores da Microsiga, produtora nacional de ERP focada no segmento de pequenas e médias empresas. Haberkorn, que também é autor do livro "Gestão Empresarial com ERP", destaca que esses pacotes vêm com

12 11 ferramentas que automatizam uma empresa de ponta-a-ponta, abrangendo controle de receita, fluxo de caixa, atendimento ao cliente e controle de estoque, entre outras áreas. Atualmente esses sistemas integrados tem contado com o apoio de softwares de CRM (Customer Relationship Management), para gerenciar o relacionamento com o cliente, BI (Business Inteligence), para buscar informações gerenciais apoiando a tomada de decisões e SCM (Supply Chain Management), para integrar a cadeia de suprimentos. Quase que a totalidade dos softwares ERP do mercado é dividida em módulos, isso facilita não só a implantação desses sistemas como também a aquisição por parte das organizações, uma vez que é possível adquirir os módulos necessários à sua operação e futuramente agregar outras funcionalidades ao sistema, acrescentando outros módulos. Estes seguem a divisão da empresa em áreas, abaixo temos uma visão dessa segmentação através do exemplo do software da Senior Sistemas, Sapiens. Mostramos também as inúmeras possibilidades oferecidas pelo sistema em cada área: Comercial Compras: Administra solicitações de compras, com proposição automática dos preços dos fornecedores nas cotações; Gera solicitações de compra automaticamente a partir da análise de estoques, via requisição e necessidade de produção; Possibilita análise entre as condições das ordens de compras e respectivas notas fiscais; Gera ordens de compras via cotações automaticamente; Controla ordens de compras e compradores responsáveis; Considera opcionalmente as ordens de compra no fluxo de caixa;

13 12 Permite envio de automático ao fornecedor com cópia da ordem de compra; Permite condições flexíveis de pagamento; Controla o cadastro de fornecedores, incluindo tabelas de preços; Controla contratos; Permite gerar cotações de compra via web; Possibilita controle orçamentário das compras por centro de custo; Aceita qualquer unidade de medida de produto no recebimento de mercadoria, por meio de conversão automática; Sugere a melhor cotação, trazendo o valor presente; Permite a entrada de notas fiscais via códigos de barras; Controla o processo de entrada e saída de mercadorias por meio da interface com balanças. Estoques: Controla estoques de produtos multidepósitos, por lotes, por prazos de validade e por séries; Possui rotinas de requisição de material/serviços, aprovação, atendimento e solicitação de compras; Calcula preço médio, de custo, de reposição e última entrada; Possui rotina de inventário com recontagem e acertos automáticos, permitindo também o inventário por lote/série; Operacionaliza estoques com códigos de barras;

14 13 Controla consignações (clientes e fornecedores); Analisa as reposições de estoques; Gerencia curva ABC; Gera acúmulos mensais de consumos, entradas e devoluções; Possibilita a formação de embalagens de estocagem; Possibilita aprovações e requisições via web; Permite a geração e o controle de numeração de produtos (séries); Gera solicitações de compra automaticamente a partir da análise de estoques, via requisição e necessidades de produção; Permite controle de aprovação multinível por valor e centros de custos para ordens de compra e solicitações de compras; Permite controle de localização por meio da máscara do código de depósito. Vendas: Permite entrada de pedidos com produtos configuráveis; Permite o agendamento de visitas a clientes; Efetua análise de embarque gerando preparação para faturamento e montando as embalagens para expedição de forma automática; Possibilita faturamento por pedido, por lote e/ou especiais (produtos e serviços); Controla pedidos de vendas, orçamentos e previsões de produção; Considera opcionalmente os pedidos de venda no fluxo de caixa;

15 14 Analisa disponibilidades de estoques para vendas; Reajusta, gera e emite tabelas de preços de venda; Emite notas fiscais com layout adaptável; Calcula comissões via faturamento; Controla crédito, cadastros e históricos de clientes; Controla representantes, cotas e comissões; Permite condições flexíveis de pagamento; Mantém históricos das tabelas de preços de venda de produtos e de serviços; Rastreia pedidos na produção; Controla contratos; Permite entrada de pedidos via web; Coloca à disposição informações gerenciais baseadas em estatísticas de vendas por região, por representantes e por clientes (SIG); Permite a entrada de pedido e notas fiscais via códigos de barra; Controla o processo de entrada e saída de mercadorias por meio da interface com balanças; Aceita qualquer unidade de medida para venda por meio de conversão automática. Gestão da Qualidade: Na gestão de Vendas, controla o bloqueio e a liberação de pedidos por área (financeira, produção e compras); Na gestão de Compras, avalia e qualifica fornecedores, bloqueando e sugerindo, de acordo com sua pontuação; executa inspeções no

16 15 recebimento de produtos avaliando a sua conformidade; Na gestão do Chão de Fábrica, permite o controle de calibração de equipamentos; Possui controle de documentação de procedimentos, relacionando o documento com cada procedimento das áreas da empresa; Permite o controle de ações preventivas e/ou corretivas, relacionando a ação com cada procedimento das áreas da empresa. Financeiro Plano Financeiro: Trata plano financeiro relacionado às contas de receitas e despesas; Possibilita orçamento por conta financeira e centros de custos; Permite geração do fluxo de caixa com base nas contas financeiras; Permite o acompanhamento do orçado x realizado das contas, possibilitando o bloqueio de despesas excedentes ao orçamento. Contas a Receber: Controla todos os tipos de títulos da própria empresa ou em poder de terceiros, por cliente, representante, portador, normal e previsão; Permite a geração de títulos via faturamento, pedidos, contratos de venda e notas de débito; Calcula juros de mora e multa por atraso; Possibilita baixas parciais ou totais de títulos (manual e/ou escritural); Calcula comissões via faturamento ou recebimento de títulos;

17 16 Mantém históricos financeiros e adiantamentos de clientes para análise de créditos; Permite tratamento completo da cobrança escritural; Importa títulos de outros sistemas; Possibilita baixar títulos via leitor óptico; Controla títulos em multimoeda; Controla cheques pré-datados (apresentações e devoluções). Contas a Pagar: Controla todos os tipos de títulos por fornecedor e por portador, normal e previsão; Permite a geração de títulos via notas fiscais de entrada, contratos de compra, INSS, IRRF, ISS e Cofins; Calcula juros de mora e multas por atraso; Gera cheques via pagamentos; Possibilita baixas parciais ou totais de títulos (manual e/ou pagamento eletrônico); Mantém históricos financeiros e adiantamentos dos fornecedores; Importa títulos e movimentos de baixas de outros sistemas; Possibilita encontro de contas entre títulos a pagar e a receber; Controla títulos em multimoeda; Possibilita o controle de aprovação de pagamentos; Mantém a conta-corrente de comissões de representantes, permitindo o pagamento com apuração de IRRF e ISS;

18 17 Mantém os compromissos a pagar, gerados pelo Vetorh de forma automática. Tesouraria: Controla saldos de conta por data de movimento e data de liberação (depósitos futuros e pré-datados); Possibilita conciliação bancária e automática; Gera fluxo de caixa, considerando pedidos e contratos de compra e venda, float bancário, média de atraso, previsões e simulações; Possibilita lançamentos automáticos, via contas a receber e a pagar; Permite entradas de movimentos e transferências automáticas entre contas; Emite, reemite e controla cheques, suas respectivas cópias e avisos de débito; Importa extratos bancários, cheques e movimentos da tesouraria; Permite a inclusão de títulos no contas a pagar e contas a receber por meio de lançamentos de movimentações. Controle de Projetos: Permite controle de pré-orçamento com revisões, aprovações, assuntos; Permite o orçamento por mês, projeto, fase, contas receitas/despesas e/ou centro de custos; Permite o acompanhamento por rotina, mês, projeto, fase, conta receitas/despesas e/ou centro de custos; Mostra os valores previstos e os realizados no projeto;

19 18 Mostra o resultado do orçado x realizado, tela, relatórios e gráficos; Permite a atualização manual ou via agendador; Permite lançamentos manuais para projetos; Permite contabilização dos lançamentos; Permite definição de rateios padrões por projeto; Permite definição de faturamento por percentual de fase executada; Permite definição de recursos previstos em um projeto; Possui tabela de conta corrente de todas as movimentações. Contábil Contabilidade: Cadastra planos de contas-modelos e por empresa permitindo sua troca após o fechamento; Aceita períodos de lançamentos flexíveis; Efetua contabilidade orçamentária; Aceita lançamentos em todos os níveis (via integração ou manuais); Mantém os lançamentos contábeis gerados pelo Vetorh, de forma automática; Efetua rateio automático em nível de centros de custos; Gera log das alterações de lançamentos; Consolida balanços intercompany; Permite inversões de níveis gerenciais em qualquer moeda; Permite rotinas de importação e exportação;

20 19 Permite reutilizar formas de contabilização com facilidade; Gera relatórios gerenciais para acompanhamento mensal e anual; Permite controlar processos e ações por usuário; Permite controlar lotes e lançamentos multifilial para agilizar a entrada das informações; Permite desmembramento de lançamentos contábeis por meio de um plano de contas auxiliar. Impostos: Possibilita livre acesso ao cadastro de impostos; Gera apuração instantânea dos impostos; Permite definições de fórmulas de cálculo livres definidas pelo usuário; Controla compensações e conta corrente dos impostos; Disponibiliza a digitação manual, quando não houver a integração com o sistema; Emite todos os livros fiscais; Gera títulos a pagar dos impostos, guias de recolhimento, DIPJ e demais obrigações exigidas pela legislação; Gera arquivos magnéticos (mensais, anuais e convênios); Emite guias de recolhimentos, livros fiscais, GIA, DIPI e DIEF; Permite o rastreamento total da composição dos impostos em todos os níveis; Possibilita grande agilidade de consultas a documentos;

21 20 Disponibiliza informações para geração da IN- 68, IN-86 e IN-89; Importa e exporta dados em qualquer layout; Permite atualizações e consultas via web; Controla entradas e saídas via integração ou manual; Gera arquivos para órgãos oficiais; Permite o controle do movimento de ECFs; Disponibiliza configuração de tela de digitação de notas fiscais; Possibilita a contabilização de notas fiscais; Permite o controle do crédito do ICMS do ativo permanente (CIAP). Patrimônio: Permite máscara de codificação de bens livremente; Possibilita a implementação de novas características ao bem; Controla gerencialmente os bens por filial, espécie, centro de custos, conta contábil, localização física e planta de seguro; Permite o cadastramento de bens por lote; Calcula depreciação com taxas em índice oficial, gerencial e custos; Possibilita o cálculo da depreciação proporcional ao dia de aquisição; Permite a simulação de cálculo de depreciação e sua respectiva exclusão; Calcula correção monetária em várias moedas e índices alternativos;

22 21 Gerencia todas as movimentações de bens: baixas, transferências, desdobramentos, agrupamentos, reativações; Emite relatórios legais e gerenciais; Permite a inclusão de bens por meio de integração com o módulo comercial, listando os produtos/serviços das respectivas notas fiscais de entrada para possível integração com o patrimônio; Possibilita a realização de inventários por filial, área, centro de custos, local real, planta de seguro, espécie e conta contábil. Com isso, permite que a coleta dos dados seja feita de forma manual, ou por meio da carga de um arquivo texto com layout e ajustável de informações, que pode ser gerado por um coletor de código de barras. Industrial Engenharia de Produto: Permite roteiros de fabricação com tempos e múltiplas opções por operação (processos); Aceita códigos de produtos estruturados com identificação de grades de tamanhos ou cores; Identifica e atribui consumos de matériasprimas e produtos intermediários; Otimiza o cadastramento da ficha técnica baseado num modelo padrão; Visualiza a estrutura multinível do produto acabado; Possibilita a venda de produtos configuráveis por pedido, possibilitando ter fichas técnicas configuráveis com modelos e roteiros exclusivos. PCP:

23 22 Permite gestão de produção para empresas com verticais; Aceita livre determinação de períodos de produção; Calcula cargas de recursos (máquinas/pessoas) para fabricação de acabados e intermediários; Permite a simulação de carga de recursos para pedidos não fechados; Analisa e identifica sobrecargas e ociosidades da fábrica, permitindo ajustes; Calcula e rastreia necessidades de produção e compras (MRP), baseado em pedidos firmes e em previsões de vendas; Gera automaticamente OPs (Ordens de Produção) e solicitações de materiais e serviços, baseadas na data do pedido de venda e no calendário industrial; Possibilita a geração de OPs de forma manual independente do processo MRP; Controla reprocessos de OPs; Permite simulações de necessidades de materiais e intermediários, de recursos e de tempo de fabricação para produtos e/ou pedidos; Possibilita a redistribuição manual da produção ao longo do período (escalonamento); Permite criar reserva de produtos e componentes para múltiplos lotes; Permite apontar produtos diferentes do previsto na OP (novos produtos na OP decorrentes de alterações das características do processo). Chão de Fábrica:

24 23 Acompanha a produção com apontamentos das OP s (Ordens de Produção), por operações e estágios; Faz a baixa automática de estoques de matérias-primas, baseado na previsão do consumo; Classifica produtos de 1ª, 2ª, 3ª qualidades e refugo; Permite apontamento dos processos de produção por códigos de barra; Registra no estoque as entradas de produtos fabricados, em sincronia com a baixa das OPs; Controla serviços executados por terceiros por meio de OPs; Identifica atrasos e problemas de qualidade com ações corretivas; Permite apontamento de motivos de parada de recursos com registro dos tempos improdutivos; Cria lotes de fabricação, mantendo registros para estoques; Rastreia os pedidos de venda na produção, indicando seu estágio na fabricação; Permite apontamento dos processos de produção por meio de coletores de dados interligados diretamente às máquinas da produção; Permite a baixa automática de estoques de matérias-primas via agendamento de processos. Custos Formação de Preços: Mantém estruturas de indicadores econômicos (taxas, índices, moedas), dando flexibilidade na composição das fórmulas de cálculo;

25 24 Possibilita centros de custos direto, indiretos e administrativos; Calcula taxas de processos por natureza de gasto; Mantém estruturas de tabelas de preços de matérias-primas e taxas de custos dos processos; Permite elaboração de ficha técnica de produto, integrada ao módulo de produção, manual ou simulada, bem como o cálculo do custo padrão dos produtos baseado nessas fichas; Forma tabelas de preço de venda e orientação. Contabilidade de Custos: Possibilita a apuração de saldos de produtos em elaboração por estágio, centro de custos e ordem de produção; Valora produtos sem elaboração e elaborados; Apura variações de taxa/preço e eficiência/utilização de processos e matérias-primas; Permite efetuar simulações de todos os processos; Gera informações para ajustes contábeis e de estoques; Fornece informações para análise comparativa do custo padrão e real por período e por OP (Ordem de Produção). Análise Gerencial de Custos: Utiliza metodologia de cálculo de preços a valor presente; Analisa custo real de produção por produto, período e OP (Ordem de Produção);

26 25 Permite análises ponderadas por volumes produzidos, estocados, vendidos, faturados e orçados; Possibilita a comparação de processos e matérias-primas, entre o padrão e o realizado por OP e com evolução entre períodos. Outra característica marcante dos softwares ERP é seu alto índice de customização, isto é, a propriedade do software de se adequar à necessidade da organização sem que seja necessário, para isso, alterar seu código fonte. Com isso esses sistemas se permitem atender a uma gama de setores empresariais que, se não fosse por essa capacidade, dificilmente seriam atendidos com o mesmo pacote de software. A customização, dentro das atividades dos projetos de implantação de sistemas ERP, é a que demanda maior número de horas e é a que está diretamente ligada a uma parte da cultura organizacional, já que adequa os processos predefinidos dos softwares ao modus operandi da empresa. Outra visão da customização é a de não permitir a implantação de fora para dentro, isto é, que a empresa passe a trabalhar de acordo com o fluxo pré definido pelo software. Dessa forma implementa-se no sistema o fluxo proposto pela empresa, mesmo se este fluxo não for o mais eficiente e eficaz. O ERP pode contribuir significativamente com os fluxos operacionais da organização, agilizando-os e dinamizando-os. brasileiras 1.2 O mercado dos ERP nas grandes empresas O Mercado dos ERPs no Brasil passou por profundas mudanças entre os anos de 2005 e 2008 com diversas aquisições e fusões, principalmente entre os grandes players. Mundialmente falando, somente a Oracle, adquiriu cerca de 50 empresas desde 2005, segundo entrevista com seu presidente no Brasil, para o site Brasil Econômico.

27 26 No Brasil esse mercado, que já foi altamente pulverizado, hoje divide 80% entre as três maiores empresas desse segmento, a saber, TOTVS (39%), SAP (23%) e ORACLE (18%), segundo a 20a. Pesquisa Anual de uso de TI, 2009, da FGV. Ainda de acordo com a mesma pesquisa, a INFOR, proprietária de marcas como BAAN e SSA, detém 6% do mercado e outras empresas os 14% restantes. Analisando outra pesquisa (Barros 2009), realizada entre as 500 maiores empresas segundo a revista Exame, temos o cenário um pouco diferente, mas que segue a mesma tendência de centralização nas empresas dominantes do mercado. A ordem de liderança se altera, em comparação à pesquisa da FGV, mostrando a SAP com pouco mais de 52% das 500 maiores empresas do Brasil, a ORACLE com 16% e em terceiro lugar a TOTVS, com quase 13%. A INFOR apresenta modestos 2,4% das 500 maiores e outras produtoras apresentam 9,6%. A conta fecha considerando as empresas que desenvolvem seu próprio ERP e ainda com aquelas onde não foi possível identificar sua produtora, 13,2%. A pesquisa de Barros ainda mostra a visão do mercado entre as 1000 maiores empresas segundo a Exame. A SAP mantém a liderança com 38,6%, TOTVS e ORACLE mudam de posição com 20,8% e 13,8% respectivamente. A INFOR chega a 3%, outras produtoras a 14% e desenvolvimento próprio ou não identificadas em 9,8%. Estas pesquisas apontam para um comportamento empresarial brasileiro em busca de produtoras consolidadas, quer seja no mercado mundial, quer seja no mercado nacional. A variação entre as 500 maiores empresas do Brasil, segundo a Revista Exame, é muito pequena. Poucas empresas deixam de estar nesse ranking de um ano para o outro. Esse amadurecimento nota-se também em relação às pouquíssimas mudanças percentuais entre as fornecedoras de ERP comparando-se pesquisas anteriores. Já entre as 500 seguintes, é possível notar uma maior busca pelo software que melhor atenda a empresa e que se adeque aos processos já

28 27 consolidados e auxilie nos processos ainda não definidos e à própria cultura organizacional. É em cima desses pontos que as pequenas e médias produtoras têm se baseado para ganharem mercado e avançarem sobre as grandes do setor. 1.3 Metodologia de implantação de ERP Com a enorme variedade de produtos disponíveis e com cada vez mais possibilidades de customizações e integrações entre os sistemas, cresceu a importância da aplicação de metodologias de implantação de sistemas maduras e com alto índice de acerto. Uma das maiores dificuldades encontradas em projetos de implantação de softwares de uma maneira geral é adequar as necessidades do cliente às horas-homem que ele pretende arcar durante o projeto. De acordo com Gomes e Vanalle (2001), algumas das causas para o não cumprimento de cronogramas podem ser: a resistência das pessoas da organização envolvidas no projeto, limitações inerentes ao próprio ERP escolhido e a dificuldade de integrar o ERP com diversos sistemas existentes dentro da empresa, entre outras. Como todo problema enfrentado resulta em conhecimento adquirido as produtoras de software têm optado por seguir normas claras e rígidas na condução de seus projetos. Abaixo termos uma análise de uma metodologia básica de implantação, com suas fases. Será considerada uma matriz básica, onde cada fase terá sua definição genérica: Levantamento Preliminar e Análise de Aderência: Nessa fase são feitas entrevistas e são preenchidos formulários para levantamento dos processos organizacionais. Com base nessas informações é feito um estudo de viabilidade técnica do software e das necessidades de customização. Lançamento do Projeto: Compreende a apresentação da metodologia de implantação, inclusive com a definição do organograma das equipes e matriz de responsabilidades. A

29 28 seguir, é realizado o mapeamento dos processos do cliente. Este mapeamento identifica como funciona cada rotina de trabalho nos diversos níveis da empresa. Isso permite entender quais as reais necessidades do cliente de forma a maximizar a utilização do software. Nessa fase são definidos o cronograma e quais os responsáveis por cada atividade. Migração de Dados: São definidas nessa fase quais informações serão migradas do software anterior, caso exista, e como será feita essa migração. Implantação do sistema: Essa é a fase de implantação propriamente dita, onde são definidos nos sistemas todos os parâmetros de acordo com o levantamento dos processos do cliente e são desenvolvidas todas as customizações necessárias ao ambiente. Treinamento e acompanhamento: A fase de treinamentos pode iniciar antes da implantação propriamente dita, ou após esse processo. Visa treinar os usuários do sistema a extrair o máximo de recursos do sistema, de maneira eficiente e eficaz. O acompanhamento tem a função de tirar dúvidas na operação do sistema e ajustar alguns detalhes que podem ter passado despercebidos durante o treinamento. Testes e Homologação: nesse momento do projeto são realizados testes dos processos, como em regime de produção, para avaliar se o sistema está apto a entrar em produção ou se são necessários ajustes finos. É nessa fase que o sistema é homologado e definido quando ocorrerá a entrada em produção do sistema. Finalização do Projeto e Entrega do Produto: Com o software homologado e em produção finaliza-se o projeto e considera-se entregue o produto de acordo com o Escopo do Projeto. 1.4 Benefícios inerentes à implantação de ERPs

30 29 Diversos são os benefícios dos softwares ERP, desde que sua implantação tenha corrido conforme o esperado. Alguns desses benefícios são: Eficiência (Produtividade/Agilidade): Permite transformar informação em resultados com maior agilidade alinhando os processos da empresa com as melhores práticas de negócio, automatizando processos e eliminando redundâncias. Algumas das maiores dificuldades das empresas que não informatizam seus processos e informações é a redundância e a incoerência dessas informações no momento da tomada de decisões. Alguns processos também são altamente custosos e pouco eficientes, transformando-se em fardos operacionais aumentando o custo organizacional. Padronização de Processos e Documentos: Com todos os processos e documentos em um só lugar é possível criar fluxos e processos mais dinâmicos e visíveis a todos. Integração: Na mesma linha dos problemas encontrados com a ineficiência dos processos não informatizados, a Integração entre as diversas áreas da organização é fundamental. Com o ERP é possível que processos comuns a mais de uma área sejam realizados sem sobressaltos e com garantia de integridade. Organização: Apenas um local contendo as informações e dados da empresa gera maior facilidade nas buscas de relatórios gerenciais e operacionais. Os dados são coerentes e não há redundância ou conflitos em relatórios de áreas diferentes. Segurança: Através de controle de acessos e autorizações é possível definir quem tem acesso a quais informações, ou quem pode realizar tais procedimentos, impedindo assim acessos indesejados ou vazamento de informações privilegiadas. Com a rastreabilidade é possível saber quem fez o que e quando dentro do sistema, gerando maior segurança e confiabilidade.