MANUAL DO ORGANIZADOR

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1 MANUAL DO ORGANIZADOR

2 TABLE OF CONTENTS 1. O que são Beta-talks? talks? 2. Como funciona? 3. Para quem? 4. Com quem? 5. Onde? 6. Exemplos de oradores Lisboa Organizar um Beta-talk em 7 passos a. Ter vontade de organizar um Beta-talk b. Contactar à Beta-i a intenção de organizar um Beta-talk talk para obter aprovação c. Elaborar o projecto do evento d. Convidar dois oradores e. Divulgar o evento f. Realizar o evento g. Realizar as actividades pós evento 8. Contactos 2

3 O QUE SÃO BETA TALKS? Beta-talk alk é um evento descontraído que acontece todos os dias 16 de cada mês e que junta 2 Oradores EMPREENDEDORES, que durante 20 minutos partilham as suas experiências, vitórias, dificuldades e desafios! Como empreendeu? Que barreiras enfrentou? Que erros que cometeu? O que aprendeu com esta experiência? Que conselhos tem a dar a quem está a começar? Estas e muitas mais perguntas têm resposta sta nestas sessões informais. No final da intervenção há um momento de perguntas e respostas, sempre num registo descontraído. Ainda, todos os participantes estão convidados a fazer um pitch corner (1 a 2m), para exporem as suas ideias e novos projectos. A Beta-talk é uma iniciativa gratuita para os seus participantes, em que os intervalos são desenhados na lógica traz a tua própria garrafa (de vinho)! Este é um evento com entrada gratuita para os seus participantes. Acreditamos nas pessoas, nas suas capacidades, na inovação, na diversidade, nas ideias, nos contactos, na experiência e nas partilhas! COMO FUNCIONA? PARA QUEM? A faixa etária e o target é muito diversificado e transversal a todas as gerações, tanto a universitária como os profissionais com experiência. Os curiosos que procuram neste evento inspiração e conhecimento. O evento é a porta de chegada e de contacto com a nossa Associação e com o tema empreendedorismo. Os profissionais, já empreendedores, que pretendem criar uma rede de parceiros ou de divulgação, utilizando o evento para esse fim. Freelancers, empreendedores, estudantes universitários, grandes empresas, desempregados, investidores. 3

4 COM QUEM? Em cada evento mensal são escolhidos empreendedores, que partilhando a sua experiência inspiram curiosos e futuros empreendedores. O critério de escolha passa pela sua relevância no campo do empreendedorismo (nacional e/ou internacional). ONDE? Os eventos poderão ocorrer em qualquer lugar, desde que tenha as condições para a dinâmica pretendida para acolher uma Beta-talk. alk. Poderá ser num local fechado, na rua ou num parque. Neste momento decorrem Beta-talks em: Lisboa, Ponta Delgada, Braga, Porto, Évora, Coimbra, Oeiras, Portimão. A partir de Fevereiro as Beta-talks irão viajar até ao Brasil, onde teremos eventos em São Paulo e Curitiba. EXEMPLOS DE ORADORES 2012: Miguel Muñoz Pedro Janela Branca Cuvier Marco de Abreu Salvador Gouveia Paulo Rosado James Page Jaime Jorge Carlos Coelho Rogério Candeias Tiago Raiano Cristina Fonseca Frederico Vilar Gomes Hélder Cunha José Rui Soares Gonçalo Uva Antoine Verdon Chief Inspiration Officer at IMatch CEO WYGroup Designer de Jóias na brancacuvier.com Fundador da Cooperativa João sem Medo Fundador da NetSonda Outsystems Director of Webnographer Ltd CEO Qamine Fundador da Ivity Brand Corp Co-Founder & CEO at Medqualy Soltrópico Fundadora TalkDesk Fundador Projecto Monte Cascas Fundador Projecto Monte Cascas Whatever Destak Co-founder of Sandbox and Head of Global Events 4

5 ORGANIZAR UM BETA-TALK TALK EM 7 PASSOS 1. Ter vontade de organizar e ser host de um Beta-talk 2. Contactar a Beta-i a anunciar a intenção de organizar um Beta-talk, de modo a obter aprovação; 3. Elaborar o Projeto do Evento; 4. Convidar dois oradores; 5. Divulgar o evento (com pelo menos 10 dias de antecedência); 6. Realizar o Evento; 7. Realizar as atividades pós-evento. 1. Ter vontade de organizar um Beta-talk; ser um Embaixador Beta-talktalk As responsabilidades do embaixador são variadas: este deverá definir o projeto do evento, informar o coordenador nacional das Beta-talk, talk, receber os oradores, e enviar o feedback. Todas estas actividades devem ser cumpridas nos timings previstos, assim que se comprometer com a organização do evento. O embaixador obterá por parte da Beta-i todo o apoio para a organização do evento. 2. Contactar a Beta-i a intenção de organizar um Beta-talk talk para obter aprovação Com um mês de antecedência deverá enviar um ou telefonar para a Beta-i, informando a intenção de organizar uma Bet-talk. Assim que forem analisadas as intenções e condições do interessado, serão discutidos os próximos passos para a implementação do evento na cidade. 3. Elaborar o Projeto de Evento Data e horário Preferencialmente deverão ser realizadas no dia 16 em horário pós laboral (por volta das 19h). Contudo quando coincide com um Domingo, normalmente passa-se para a Segunda seguinte. O horário está também dependente de vários fatores (como o local e a época do ano) por isso deverá ser discutido do e marcado consoante o evento. Quando houver necessidade de realizar o evento em outro horário, deverá ser avisado previamente Escolha do espaço Como embaixador podes criar o teu próprio espaço, não tem de ser necessariamente numa típica sala de conferências. ncias. O evento pode ser num café, numa esplanada, num museu, num jardim, num escritório. Deixamos à tua imaginação. O importante é partilhar experiências e inspirar futuros. É claro que, na escolha do espaço, deves ter em conta vários fatores como o número de pessoas, ou 5

6 o facto de ser um evento BYOB (Bring Your Own Bottle). Deves certificar-te que o espaço é suficientemente grande para o número de pessoas (falar com a coordenação para saber o número de inscritos) mas não tão grande que quem se sente num lugar mais atrás não consiga ouvir ou ver o orador. Não te deves esquecer de colocar no local uma ou duas mesas para que as pessoas possam colocar as garrafas/aperitivos Fotos ou reportagem de imagem É obrigatório tirar fotografias do evento para que se possa partilhar com outras pessoas que não tenham estado presentes e que queiram ter uma ideia de como foi o evento. É com esta perspectiva que se aconselha ao embaixador que tire fotos do evento (que posteriormente serão usadas no Relatório e nas páginas do facebook e site da Beta-talk) Equipamentos de informática e Áudio A providência, instalação e proteção de equipamentos de informática e áudio (computadores, notebook, multimédia, caixas de som, microfone e mesa de som) no sítio, são da total responsabilidade do hoster,, ou seja, tens de ser tu a colocá-los e arrumá-los no sitio apropriado bem como, durante o evento, terás de ser tu a cuidar dos apetrechos que trouxeres Recepcionista Ao embaixador também cabe a função de receber os oradores e esclarecer-lhes alguma dúvida que tenham. Deverás estar no local do evento com antecedência mínima de 30 minutos. Desta forma também poderás começar a organizar o espaço para que quando chegarem os oradores res e os ouvintes esteja tudo pronto para começar na hora prevista Apoios financeiros Os embaixadores poderão obter patrocínios em espécie ou pecuniários. Em qualquer dos casos, a Beta-i reserva-se o direito de aprovar estes apoios Limite de Participantes O limite de participantes irá depender do espaço que escolheres. Mas também deves ter em conta o facto de que deve ser um evento que facilite a troca de ideias e contactos. Como evento mensal se for uma organização que envolva muitas pessoas, vai exigir muito mais tempo de organização, mas isso cabe a ti gerir o teu tempo. 4. Convidar dois oradores Os oradores convidados devem ser empreendedores com alguma experiência, com competências de falar em público e, se possível, com uma história engraçada e diferente. Ou seja, todas as pessoas que aches que tenham uma história para contar, uma experiência empreendedora para partilhar. Atenção, não pode ser um canal de venda e publicidade dos próprios projetos/negócios, mas sim contar os desafios, as lutas, as motivações que os levam a empreender e a inovar no mercado. 6

7 Os oradores devem tocar nos seguintes pontos de conversa: Pequena apresentação da sua empresa; Que obstáculos teve de enfrentar para a criar; O que ganhou com o risco; Experiências marcantes na história da empresa e na relação com os empregados; etc., etc. todo o tipo de aprendizagens que o empreendedor achar que serão úteis para os futuros empreendedores, focando-se principalmente na parte sentimental e pessoal do que na parte do historial da empresa. 5. Divulgar o Evento Do tradicional passa a palavra, de amigo a amigo, até à utilização intensiva de redes sociais: Facebook, Twitter, LinkedIn, em Universidades, Liceus, etc, para que possas ter uma audiência rica e diversificada. A comunidade Beta-talk talk também anda por aí e ela igualmente se encarregará de fazer a divulgação dos eventos. O responsável pelo evento deverá começar a divulgação com o mínimo de 10 dias de antecedência, nos locais que achar mais apropriados. Não te esqueças de colocar na divulgação o exato local onde se vai realizar a Beta-talk, talk, sinalizado num mapa. 6. Realização do Evento Preparar o espaço (30 min) Receber os oradores e brifá-los dos objetivos do evento, do público alvo, do tempo, entre outras coisas que achares relevantes Apresentação do embaixador e da Beta-i, com o PowerPoint da Beta-i Como forma de manter sempre o nome Beta-i, que é a coordenadora principal destes eventos, ligado às Beta-talks, pede-se ao organizador que faça uma pequena apresentação power point, fornecida pela própria Beta-i. Não deve ultrapassar os 5min porque assim estarás a roubar tempo aos oradores que são o principal Primeiro orador Cada orador deve ter uma conversa de 20min, mais ou menos Intervalo O intervalo pode ter o tempo que o embaixador achar necessário desde que não seja inferior a 10min nem superior a 30min. Neste pequeno espaço de tempo, os convidados podem confraternizar uns com os outros e partilhar as garrafas que trouxeram Segundo orador Cada orador deve ter uma conversa de, mais ou menos, 20min Atividade de networking 7

8 7. Atividades pós-evento Limpeza do espaço A arrumação do espaço é da total responsabilidade do organizador bem como a devolução, se necessária, de todos os equipamentos de multimédia. Se o espaço for uma sala cedida por alguém, o embaixador deve certificar-se de que as portas, janelas e possíveis ares-condicionados estão fechadas ou desligados; as cadeiras e mesas arrumadas; o chão limpo Relatório Todos os meses deverá ser enviado o feedback do evento, através do preenchimento de um questionário online a ser enviado pela equipa da Beta-i. Lembra-te que é importante tirares fotos do evento para que possas enviar! Junta-te à Beta-i neste movimento que inspira futuros e melhora Portugal. Organiza um Beta-talk! CONTACTOS: André Marquet/Sofia Cardoso E: andre.marquet@beta-i.pt sofia.cardoso@beta-i.pt 8