Termos de referência para o diagnóstico organizacional da ONG Tiniguena (projeto Tinis 2013)

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1 Termos de referência para o diagnóstico organizacional da ONG Tiniguena (projeto Tinis 2013) 1. Apresentação da FIBA e de Tiniguena Fundação de direito suíço, a Fundação Internacional do Banco de Arguim (FIBA) foi criada em 1986 na iniciativa do Dr Hoffmann e de várias organizações internacionais dedicadas à pesquisa e conservação da natureza. A sua missão consiste em apoiar a conservação, valorização e promoção do Banco de Arguim e dos outros ecossistemas litorais críticos oeste africanos para um desenvolvimento harmonioso e sustentável. A FIBA participa na implementação da Parceria Regional para a Conservação da zona Costeira e Marinha na África Ocidental (PRCM). A FIBA tem particularmente como objetivo Reforçar a adesão das sociedades e dos atores à causa da conservação das zonas costeiras oeste africanas, entre outro reforço estrutural das ONG s que atuam na gestão do litoral. Tiniguena é uma ONG Bissau guineense que atua já há mais de 21 anos para a «promoção de um desenvolvimento participativo e sustentável, baseado na conservação dos recursos naturais e no exercício da cidadania» nomeadamente no âmbito do seu programa de apoio à Área Marinha Protegida Comunitária das ilhas Formosa (AMPC Urok), considerada hoje como modelo de gestão e governação participativa tão a nível sub-regional como internacional. A colaboração entre Tiniguena e FIBA começou em 1997 com o trabalho desenvolvido pela ONG Bissau guineense na ilha Formosa (AMPC Urok). Com efeito, Tiniguena solicitou o apoio técnico e financeiro da FIBA para primeiro, animar o processo de criação da AMPC Urok, e depois para reforçar a capacidade de gestão e governação participativa desta área protegida 1, através de 4 projetos de uma duração média de 3 a 4 anos. Hoje, a ONG Tiniguena solicitou a FIBA com vista a contribuir para o reforço do processo do seu desenvolvimento organizacional afim de assegurar a continuidade e qualidade da sua intervenção, enquanto ator chave da sociedade civil Bissau guineense para a conservação e gestão participativa e sustentável na reserva de Biosfera do Arquipélago dos Bijagós. Para mais informações sobre estas organizações, consultar o site internet da FIBA : e de Tiniguena : 2. Justificações, lembrete histórico e contexto do projeto Tinis Em 2011 e 2012, ocorreram alterações importantes no contexto externo e interno de Tiniguena que colocaram a ONG numa situação crítica: 1. a retirada dos seus três parceiros institucionais, ICCO e Oxfam NOVIB, ONG s holandesas 2 que financiavam há 20 anos os 3/4 dos custos de pessoal e de funcionamento de Tiniguena, 1 Atualmente dois projetos em curso com Tiniguena : Projeto FIBA - MAVA «Apoio à gestão e governação participativa da AMPc Urok» e FIBA FFEM - Biocos «Gestão da Biodiversidade Marinha e Costeira Oeste Africana pelo Reforço das Iniciativas de Conservação e supervisão nas AMP». 2 Interrupção de intervenção na sequência de medidas de redução dos países de intervenção tomadas pelo governo neerlandês.

2 2. a passagem do legado entre a geração dos fundadores 3 e a dos jovens quadros oriundos do seu meio a Geração Nova da Tiniguena GNT, e 3. um clima sociopolítico Bissau-guineense instável (novo Golpe de Estado em Abril de 2012) ocasionando uma forte degradação da cooperação internacional, acompanhada por sanções que afetam instituições estatais importantes para a conservação. Para enfrentar este período difícil e assegurar a continuidade do seu trabalho, Tiniguena está a restruturarse e melhorar as suas capacidades para beneficiar de financiamentos externos, e gerar fundos próprios. Nesta óptica, Tiniguena e FIBA beneficiaram do apoio da fundação MAVA ( sob forma de apoio estrutural excepcional e de emergência de 3 anos implementado conjuntamente por Tiniguena e FIBA : o projeto «Tinis». 3. O projeto Tinis : um acompanhamento para a restruturação de Tiniguena De forma sintética, o projeto pode ser assim apresentado (para mais detalhes, ver documento de projeto em anexo 1) : Objectivo Geral / Meta Contribuir para melhorar a autonomia e resiliência da Tiniguena, face às mudanças do seu contexto interno e externo afim de garantir a sustentabilidade da sua intervenção na Guiné- Bissau. Resultados esperados R1 : O funcionamento institucional de Tiniguena é assegurado R2 : A eficiência e eficácia da gestão interna são melhoradas R3 A capacidade de Tiniguena de garantir a sua estabilidade financeira é melhorada Mudanças esperadas 1) A ONG diversificou as suas fontes de financiamentos estruturais 2) A ONG reforçou e aumentou a sua capacidade de mobilizar fundos próprios para o seu funcionamento estrutural. 3) A estrutura de gestão de Tiniguena é reorganizada e consolida da do ponto de vista dos recursos humanos e financeiros e das competências disponíveis. 4) Uma nova geração de quadros empenhados assegura a continuidade e qualidade da sua intervenção. A implementação deste apoio estrutural que contribui para o processo de autonomização financeira da ONG Tiniguena baseia-se na verdade em várias estratégias entre as quais a diversificação das fontes de financiamento, a restruturação e consolidação da estrutura de gestão, a melhoria das capacidades de mobilização dos fundos e de autofinanciamento, além de «um acompanhamento reforçado com um apoio financeiro condicionado com a realização de resultados determinados de comum acordo com a ONG Tiniguena». Assim, a primeira etapa deste apoio é a realização prévia de um Diagnóstico Organizacional (DO) que permitirá formular propostas concretas de restruturação desta ONG. Nesta base, a implementação do projeto Tinis durante os anos 2 e 3 será condicionado pelo alcance de resultados concretos obtidos por Tiniguena relativamente a algumas recomendações do DO que foram validadas pela Direção de Tiniguena como sendo pertinentes para a sua evolução institucional, de comum acordo com a FIBA e o Inter Pares como parceiros institucionais. 4. Objectivos da missão : realização do Diagnóstico Organizacional (DO) de Tiniguena 3 A secretária geral (e fundadora), Augusta Henriques, que ocupava o posto desde 1991, terminou a função no início de 2013 e a Direção Executiva da Tiniguena foi confiada à Miguel Barros, membro fundador da da Geração Nova da Tiniguena GNT. 2

3 No âmbito da implementação do projeto Tinis e na perspectiva de um acompanhamento de Tiniguena para a sua restruturação, um consultor será recrutado para realizar o diagnóstico organizacional (DO) de Tiniguena. Este DO constituirá o ponto de partida do processo de reforço das capacidades da estrutura da Tiniguena. Terá em conta os elementos atuais de contexto (interno e externo, ver mais acima) sem se esquecer da evolução organizacional e das aquisições, mas também dos problemas e dificuldades da Tiniguena preexistentes e anteriores à mudança de contexto respeitando ao mesmo tempo a visão, a missão e as orientações estratégicas da Tiniguena tais como definidas no seu Plano Estratégico 2013/17 em anexo. O DO constitui um elemento fundamental do projeto Tinis: as suas conclusões e recomendações deverão ser feitas com Tiniguena e constituir um dos pilares no qual se baseará a restruturação de Tiniguena preconizada durante o projeto. Portanto, será realizado numa perspectiva de apoio e acompanhamento de Tiniguena nestas mudanças estruturais afim de: 1) adoptar e implementar ferramentas e um modelo de organização interno realistas eficazes e inovadores, 2) diminuir e optimizar os seus custos de funcionamento (através de uma melhoria da eficiência e eficácia dos meios humanos e materiais da estrutura) no objetivo de alcançar um rácio óptimal entre os custos da sua estrutura e do seu programa, 3) Capacitar a ONG em inivar e diversificar as suas fontes de financiamentos estruturais bem como o seu programa. Este DO tem por vocação apoiar o processo de evolução institucional de Tiniguena. Fornecerá portanto elementos objetivos, realistas e sem complacência, que permitam a reorganização de Tiniguena como foi acima mencionado e na perspectiva de melhorar a sua capacidade de gestão institucional e a sua autonomia financeira, aproveitando melhor a sua experiência dos 22 anos ao serviço da conservação do património natural e cultural da Guiné-Bissau, para melhor se adaptar ao contexto externo atual. A realização deste DO deverá poder conciliar quatro principais prioridades : - identificar de forma precisa as fraquezas mas também as forças da Tiniguena para poder propor recomendações de restruturação e evoluções concretas e realistas. - Fazer propostas concretas e realistas no sentido de fortalecer e consolidar o processo de mudança em curso tal como desejada por Tiniguena e seus parceiros institucionais no âmbito do seu último Plano Estratégico. - trazer elementos concretos relativos ao desafio dos recursos humanos da Tiniguena que possam garantir um equilíbrio e um rácio ótimal em relação à dimensão da organização e a qualidade da sua intervenção e que permitam uma transição sã bem como a restruturação da sua equipa com vista a favorecer uma gestão sã, eficaz e sustentável da Tiniguena, - realizar o DO de forma a constituir, em si um elemento de reforço das capacidades dos membros de Tiniguena. Uma atenção particular será prestada à implicação em todo o processo de DO de todos os membros e pessoal de Tiniguena envolvidos de modo a garantir a sua apropriação dos resultados que saíram do processo. 5. Modalidades de realização do diagnóstico organizacional : atividades, documentos a serem produzidos e planos de trabalho A realização do DO far-se-á a distância e na Guiné-Bissau, na sede de Tiniguena. Atividades 3

4 O DO far-se-á em várias etapas (E.1. a E.4.) : 4

5 Actividades (Etapas) Objectivo(s) & Descrição Documentos a serem produzidos (Resultados) Data de apresentação E1. Preparação do DO E2. Estudo dos documentos relativos a Tiniguena e seu ambiente atual O objetivo desta etapa é concordar com 1) o alcance do DO 2) os resultados esperados precisos do DO 3) a metodologia a ser utilizada 4) os aspectos logísticos. Esta etapa far-se-á a distância durante as semanas 6 de 2014 de forma concertada entre o consultor e Tiniguena representada pelo seu Diretor Executivo, em concertação com o coordenador do programa Capacidades. Aqui, o objetivo é tomar conhecimento dos documentos que permitem ter uma ideia objetiva das atividades de Tiniguena, seu funcionamento e sua evolução (antiga e recente). Os documentos necessários serão apresentados ao consultor no arranque do DO. R1. Uma nota metodológica (em português) que resultou das discussões e propostas feitas na etapa 1 de preparação do DO. Esta nota, validada por todas as partes envolvidas (consultor, Tiniguena e FIBA e Inter Pares) permitirá estar de acordo e ter uma compreensão comum sobre a metodologia implementada (tipo de DO a ser realizado, alcance, entrevistas individuais e focus groups, dados e documentos a serem consultados etc.) o que permitirá uma melhor apropriação pelos membros e pessoal de Tiniguena. Primeira versão a ser entregue a 07 de fevereiro de 2014 E3. Realização das entrevistas, visitas a Tiniguena O objetivo desta terceira etapa é na ocasião de uma missão nos locais de Tiniguena na Guiné-Bissau poder realizar entrevistas junto dos membros de Tiniguena (e parceiros da organização) e recolher dados úteis para o diagnóstico, conforme com a metodologia definida. Outros parceiros institucionais da organização serão contatados a distância. R2. Um relatório intermediário (em português) que resultou da missão de visita a Tiniguena. Incluirá os resultados provisórios do DO, que também serão discutidos de novo durante a restituição dos resultados preliminares do DO Uma restituição dos resultados preliminares do DO junto da equipa de Tiniguena (associando se possível a FIBA) 04 de março de 2014 para a entrega do relatório e a restituição E4. Elaboração de uma estratégia de restruturação e iniciação do processo de mudança Esta última etapa diz respeito à redação de uma síntese do DO, que vai propor recomendações concretas e realistas para cada tema estratégico préviamente definido, de restruturação de Tiniguena. R3. Uma síntese final (em português) que faz o balanço do DO, tal como foi discutido no fim da etapa precedente mas que também apresenta as recomendações e uma proposta de roteiro para a implementação da restruturação esperada de Tiniguena. As recomendações serão formuladas de forma precisa e concreta em função dos diferentes temas de análise. Uma restituilção do documento final junto da equipa e dos membros de Tiniguena (e na medida do possível, da FIBA, da MAVA, Inter Pares e outros parceiros a serem identificados). Esta restituição poderá tomar a forma de Síntese : 12 de março de 2014 Restituição final : por determinar, - semana 12 de 2014

6 um ateliê. 6

7 Planning previsional (previsto entre fevereiro e março de 2014) Prestação : a missão de diagnóstico organizacional desenrolar-se-á, como apresentado no planning acima referido, por um total de 29 dias de prestação. As datas exatas das diferentes etapas estão por confirmar. E.1. Preparação do DO 1 R.1. Nota metodológica 1 E.2. Estudo dos documentos 3 E.3. Missão junto de Tiniguena 10 R.2. Relatório intermediário 5 Restituição dos resultados preliminares 1 E.4. Elaboração da estratégia de restruturação e R.3. Síntese final 5 Restituição do documento final 3 29 Fevereiro 2014 Março 2014 Duração Semanas O pagamento será feito por frações (percentagens da quantia total) e condicionado pela apresentação e validação dos documentos a serem produzidos. 6. Qualificação do consultor O consultor indicado deve ter ume experiência relevante de pelo menos 5 anos, particularmente na área de desenvolvimento organizacional, um grande interesse e competências para o apoio às Organizações da Sociedade Civil dos países em desenvolvimento, bem como um excelente conhecimento dos contextos oeste africanos. Também, deve ter uma formação em ciências sociais (por ex. sociologia das organizações), reforço de capacidades e/institucional e/ou em apoio-conselho. O consultor deverá justificar ter uma experiência pertinente de realização de diagnósticos organizacionais junto de ONGs ou organizações de desenvolvimento nos países do sul. A missão consiste em dar prova de diálogo, diplomacia, espírito de análise, discernimento, síntese e boas capacidades relacionais. Sendo indispensável o domínio da língua portuguesa e francesa (ou do inglês). 7. Apoio logístico e outro A FIBA e Tiniguena fornecerão ao consultor todos os documentos técnicos necessários disponíveis e citados nestes TDR antes do início da sua missão. Qualquer outro documento identificado como sendo relevante pelo consultor também será disponibilizado nos melhores prazos. A FIBA e Tiniguena facilitarão os contatos com as pessoas selecionadas em concertação com o consultor e fornecerão o apoio logístico necessário. Os custos de missão serão diretamente assegurados pela FIBA. 8. Documentos de referência 6º Plano estratégico de Tiniguena ( ) Projeto do manual de procedimentos de Tiniguena

8 Organigrama de Tiniguena Relatórios das diferentes avaliações de programa de Tiniguena Documentos dos diferentes exercícios de planificação estratégica Conclusões dos relatórios de auditorias financeiras para os anos 2008, 2009, 2010, 2011 e 2012 Exemplos de contratos estabelecidos para o pessoal de Tiniguena. Qualquer outro documento considerado relevante para a realização do DO. 9. Proposta técnica e financeira Os candidatos interessados por esta consulta deverão preparar os seguintes elementos no português: 1) Uma nota de compreensão dos objetivos e desafios do diagnóstico organizacional 2) Uma apresentação da metodologia prevista acompanhada por um calendário de realização. Referências aos modelos utilizados e à bibliografia sobre os Diagnósticos Organizacionais serão precisadas. 3) Uma estimativa do esforço de trabalho e uma estimativa orçamental 4) Um CV com três referências e uma lista de trabalhos similares já realizados pelo candidato O dossiê completo deverá ser entregue até 10 de Janeiro de 2014 mais tardar a Simon Mériaux, coordenador do programa Capacidades e Competências da FIBA, meriaux@lafiba.org. 8