MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SECRETARIA-GERAL. Relatório de Actividades 2009

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2 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Relatório de Actividades 2009 Abril 2010

3 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Relatório de Actividades 2009 Abril 2010 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio Lisboa Homepage:

4 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Í n d i c e 1. Nota Introdutória Enquadramento Apresentação da SGMJ Missão, Visão, Atribuições e Competências Estrutura Orgânica Auto-avaliação QUAR Objectivos Operacionais das Unidades Orgânicas Actividades Apreciação dos Serviços Prestados Outra Informação Relevante Recursos Recursos Financeiros Recursos Humanos Balanço Social Avaliação Final Apreciação dos Resultados Alcançados e Menção Proposta pelo Dirigente Máximo Anexos QUAR Balanço Social Informação detalhada i

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6 1. Nota Introdutória

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8 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES Enquadramento A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ), é um órgão de dependência directa da Administração Central do Estado, com autonomia administrativa, que desempenha, maioritariamente, actividades de suporte ao funcionamento dos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério da Justiça (MJ) e funções de coordenação no âmbito da aplicação das políticas públicas nos serviços e organismos do MJ. Desempenha ainda as funções de coordenação e prestação de serviços de carácter transversal e de gestão do subsistema de saúde e acção social complementar da justiça. Nos termos do n.º 1 do art.º 1.º do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, a actividade desenvolvida pelos serviços e organismos da Administração Pública central deve constar de um relatório anual de actividades. A Lei n.º 66-B/2006, de 28 de Dezembro, estabelece, no âmbito do Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública (SIADAP 1), que o relatório de actividades evidencia a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados e integra o balanço social e o relatório de auto-avaliação. A elaboração do presente relatório teve por base o enquadramento descrito e envolveu a participação de todas as unidades orgânicas da SGMJ. O relatório faz o balanço da actividade desenvolvida em 2009 e descreve os meios e recursos de que se dispunha para a sua concretização. Estruturou-se o relatório de actividades em cinco capítulos, sendo esta nota introdutória o primeiro capítulo onde, para além deste enquadramento, é feita uma breve caracterização da SGMJ, designadamente a sua missão, visão, atribuições e competências, bem como a sua estrutura orgânica. O segundo capítulo descreve a auto-avaliação da SGMJ, com base na execução a 31 de Dezembro de A Lei n.º 66-B/2007, de 27 de Dezembro, determina que no relatório de actividades dos Serviços da Administração Pública deve constar um relatório de auto-avaliação, que evidencie os resultados alcançados e os desvios verificados de acordo com o QUAR do serviço. Deste modo, é apresentado o nível de execução dos objectivos operacionais constantes do QUAR 2009 e dos objectivos operacionais das várias unidades orgânicas da SGMJ. Na medida em que os objectivos operacionais não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, é também apresentado um balanço da execução das várias actividades referentes aos serviços prestados pela SGMJ em Finalmente é evidenciada a apreciação dos serviços prestados, realizada com base na auscultação dos clientes e dos colaboradores, e apresentada informação adicional com relevância em termos do processo de auto-avaliação da SGMJ. 3

9 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA No terceiro capítulo faz-se uma análise dos recursos financeiros e humanos da SGMJ. Em termos de recursos humanos é apresentada uma análise sintética da informação relativa ao Balanço Social da SGMJ. O Balanço Social, tornado obrigatório pelo Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de Outubro, para todos os organismos da Administração Pública Central, Regional e Local que tenham um mínimo de 50 trabalhadores, é um instrumento de planeamento e gestão nas áreas sociais e de recursos humanos, visando uma maior eficiência, qualificação e transparência dos vários serviços e organismos públicos. A Lei n.º 66-B/2007, de 27 de Dezembro, estabeleceu que o Balanço Social passa a integrar o relatório de actividades, sendo que neste capítulo se fará uma análise sintética da informação, remetendo-se a totalidade dos quadros para anexo. No quarto capítulo faz-se uma avaliação final do desempenho da SGMJ em 2009, com base no balanço da actividade desenvolvida em 2009, ilustrado ao longo deste relatório. Finalmente, no quinto capítulo são apresentados anexos que correspondem, ao QUAR 2009 da SGMJ, apresentado no seu formato original, e a quadros com informação no âmbito do Balanço Social da SGMJ Apresentação da SGMJ Missão, Visão, Atribuições e Competências O Decreto-Lei n.º 206/2006, de 27 de Outubro, aprovou a nova Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto Regulamentar n.º 50/2007, de 27 de Abril, veio definir a missão, atribuições e competências da SGMJ, consubstanciando a nova Lei Orgânica da SGMJ. Missão A SGMJ tem por missão assegurar apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, assegurar o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão de recursos internos, do aprovisionamento centralizado, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação, relações públicas e protocolo, bem como assegurar a gestão do subsistema de saúde da justiça. Visão Consolidar a identidade da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça no quadro do Ministério da Justiça, afirmando-a como Organismo coordenador e facilitador na implementação de políticas públicas no Ministério da Justiça e de referência em matéria de qualidade, fiabilidade e eficiência dos serviços prestados. 4

10 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Atribuições e Competências A SGMJ prossegue as seguintes atribuições: a) Prestar assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do Ministério, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respectivos orçamentos; b) Promover, coordenar e acompanhar no âmbito do MJ a política de organização de recursos humanos definidas para a AP, apoiando os serviços e organismos na respectiva implementação; c) Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que lhe seja afecto e assegurar a articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos termos legais; d) Assegurar, de forma gradual e progressiva, a gestão e administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e selecção, da mobilidade inter e intra departamental, da formação em áreas comuns e do processamento de vencimentos e outros abonos no que respeita ao pessoal integrado em carreiras do regime geral, ou de outros, por determinação do membro do Governo competente e em articulação com os competentes serviços do Ministério das Finanças; e) Promover a progressiva centralização dos processos de planeamento e de aprovisionamento no âmbito do MJ e assegurar, por determinação do membro do Governo competente, a gestão de serviços comuns não compreendidos em entidades prestadoras de serviços partilhados, em articulação com os competentes serviços do Ministério das Finanças, assegurando as funções de unidade ministerial de compras; f) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade; g) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos, informações, pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em acções e recursos em que sejam visados actos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum e administrativa, bem como de actos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente; 5

11 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA h) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com actuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável pela área da justiça; i) Coordenar as acções referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do ministério e procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores, organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial que revelem interesse directo para o MJ; j) Representar, por intermédio do secretário-geral e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja directamente assumida pelos membros do Governo integrados no MJ; l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos; m) Assegurar o funcionamento do subsistema de saúde da justiça e, relativamente aos respectivos beneficiários, o funcionamento da acção social complementar, em articulação com o competente serviço do Ministério das Finanças e da Administração Pública. Cabe ainda à SGMJ assegurar o funcionamento da Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de aconselhamento da Assembleia da República e do Governo, objecto de regulamentação em diploma próprio. Desta forma, a actividade da SGMJ desenvolve-se nas seguintes áreas funcionais: Coordenação, gestão e administração de recursos humanos; Gestão financeira e patrimonial; Aprovisionamento e conservação; Organização e métodos; 6

12 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Recursos tecnológicos; Documentação e biblioteca; Arquivo e património histórico; Serviços jurídicos e de contencioso; Unidade de compras do MJ; Serviços de saúde; Acção social complementar; Informação, relações públicas e protocolo. Para além da diversidade de áreas funcionais, o trabalho desempenhado na SGMJ também varia na sua vertente de actuação, assumindo desde um papel mais técnico e administrativo a um papel de gestão e assessoria. O universo de clientes a quem estes serviços são prestados é de âmbito bastante alargado, sendo constituído não só pelos três gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, mas também por uma grande variedade de públicos alvo, nomeadamente o cidadão, os beneficiários do Subsistema de Saúde e Acção Social Complementar da Justiça e os demais organismos do MJ. Ainda no que respeita aos seus clientes, outra particularidade que caracteriza a SGMJ e que decorre da natureza de suporte que está na base da sua existência, é o facto de, o mesmo serviço ser desempenhado quer numa lógica interna, isto é, para a própria SGMJ e seus colaboradores, quer numa lógica externa, isto é, para os seus clientes externos. Este é o caso, do que se passa, por exemplo, nas áreas Financeira e Contabilística ou de Recursos Humanos que maioritariamente, em outras organizações, têm apenas como alvo directo o cliente interno. As competências da SGMJ, segundo as diferentes áreas funcionais são as seguintes: Na área de coordenação, gestão e administração de recursos humanos: Promover, coordenar e acompanhar as políticas de organização e de recursos humanos do MJ, apoiando os serviços e organismos na respectiva implementação; 7

13 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Assegurar, em articulação com os serviços competentes da AP, as acções necessárias à prossecução dos objectivos definidos em matéria de gestão e de administração de recursos humanos do MJ; Coordenar a recolha, o tratamento e a divulgação da informação relativa a recursos humanos do MJ, em articulação com os serviços competentes da AP e nos termos previstos na Lei de Protecção de Dados, garantindo a actualização da respectiva base de dados; Realizar estudos de caracterização e de gestão previsional dos recursos humanos do MJ, bem como produzir indicadores de gestão, nomeadamente o balanço social, propondo medidas que visem melhorar o nível de funcionamento dos serviços; Coligir, sistematizar e divulgar normas e procedimentos sobre o regime jurídico da função pública e emitir os pareceres que sobre o mesmo lhe sejam solicitados; Assegurar a gestão e a administração dos recursos humanos afectos à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ; Assegurar a gestão do quadro de pessoal da SGMJ, bem como, por determinação do membro do Governo competente, dos quadros de outros serviços, elaborando e mantendo actualizada a relação dos lugares existentes; Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afecto à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, bem como proceder à liquidação dos respectivos descontos; Coordenar a aplicação do sistema de avaliação do desempenho no âmbito do MJ, elaborando o respectivo relatório anual, e garantir a sua aplicação na SGMJ e em órgãos, serviços ou organismos sem estrutura de apoio administrativo que, por determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, assessorando o funcionamento do respectivo conselho coordenador; Organizar e instruir processos de acidente em serviço ou de trabalho; 8

14 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal afecto à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos que, por determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ; Promover a emissão do documento de identificação e livre-trânsito dos membros do Governo integrados no MJ e emitir os que sejam destinados aos colaboradores dos respectivos gabinetes ou a outros funcionários que a ele tenham direito e assegurar a gestão do sistema de identificação comum do pessoal em exercício de funções no MJ não abrangido por regimes privativos de outros serviços ou organismos, emitindo, renovando e recolhendo os respectivos cartões de identificação; Elaborar o regulamento de horário de trabalho e assegurar o controlo e o registo da assiduidade e pontualidade do pessoal sob administração da SGMJ, organizar a respectiva lista de antiguidades e, bem assim, dar seguimento a todo o expediente relativo a aposentações, inscrições, reinscrições, cancelamentos de inscrição junto dos serviços competentes da AP, notas biográficas, guias de vencimento, declarações e certidões; Coordenar, desenvolver ou colaborar no desenvolvimento de acções de recrutamento e selecção de recursos humanos no âmbito do MJ; Promover, coordenar e acompanhar a aplicação dos instrumentos de mobilidade no âmbito do MJ e assegurar a administração dos efectivos em situação de mobilidade especial, em articulação com a respectiva entidade gestora; Emitir parecer sobre a criação e a alteração de quadros de pessoal, bem como sobre a aplicação de instrumentos de mobilidade intercarreiras e sobre efectivação do direito de acesso na carreira; Promover o desenvolvimento e aperfeiçoamento profissionais dos recursos humanos do MJ, nomeadamente através da identificação das necessidades de formação, da coordenação ou organização de acções de formação em áreas comuns ou com recurso a metodologias de formação à distância, da divulgação de iniciativas formativas e da avaliação de resultados; Elaborar, actualizar e divulgar o instrumento de acolhimento de funcionários do MJ, bem como de membros dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ; Assegurar o recrutamento e a selecção de recursos humanos afectos à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços ou organismos 9

15 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, bem como a aplicação de instrumentos de mobilidade, organizando os respectivos processos e assessorando, sempre que necessário, os júris de selecção; Promover e acompanhar a afectação ou reafectação de pessoal pelas unidades orgânicas da SGMJ, tendo em vista a racional distribuição dos efectivos; Informar ou emitir pareceres sobre reclamações ou recursos interpostos no âmbito de processos de recrutamento da SGMJ; Promover a adopção de medidas tendentes a melhorar as condições de prestação do trabalho no âmbito da SGMJ, nomeadamente nas áreas da higiene, saúde e segurança; Elaborar o plano de formação anual da SGMJ, promovendo as respectivas inscrições e procedendo à avaliação dos resultados. Na área de gestão financeira e patrimonial: Elaborar as propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ; Elaborar a proposta de orçamento do subsistema de saúde e acção social complementar da Justiça; Elaborar a proposta de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e dos órgãos, serviços ou organismos sem estrutura de apoio administrativa que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ; Executar os orçamentos geridos pela SGMJ; Acompanhar e reportar periodicamente a execução dos orçamentos geridos pela SGMJ, propondo e instruindo as alterações necessárias; Estudar e propor medidas de racionalização no âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ, visando a maximização da eficácia e eficiência da despesa pública; Implementar sistemas e procedimentos de controlo interno e elaborar manuais de procedimentos a observar pela SGMJ com vista a garantir a conformidade legal da despesa pública ou da reposição de dinheiros públicos; Verificar, processar e liquidar as despesas autorizadas, efectuando as necessárias requisições de fundos; 10

16 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Organizar e manter a contabilidade relativa aos orçamentos geridos pela SGMJ; Promover a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio constituídos no âmbito dos orçamentos geridos pela SGMJ; Elaborar a conta de gerência dos orçamentos geridos pela SGMJ e preparar os projectos dos respectivos relatórios; Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens móveis e viaturas afectas à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ. Na área de aprovisionamento e conservação: Proceder à aquisição de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas; Administrar os bens de consumo necessários ao regular funcionamento da SGMJ, dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e dos órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, e satisfazer as respectivas requisições; Preparar e executar os contratos de fornecimento de bens e serviços, nomeadamente de locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, garantindo a sua operacionalidade; Assegurar a gestão, manutenção e a conservação do património e das instalações do edifício sede do MJ, bem como de outras colocadas a seu cargo por determinação do membro do governo competente, se necessário com recurso ao lançamento de empreitada de obra pública e em articulação com o Instituto de Gestão Financeira e de Infra-Estruturas da Justiça, I. P.; Coordenar e apoiar os serviços e organismos do MJ nos processos de disponibilização de bens móveis, em articulação com os competentes serviços da AP; Assegurar a vigilância, segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MJ ou de outras postas a seu cargo, designadamente propondo os planos de contingência adequados; 11

17 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Gerir, em articulação com o competente organismo do Estado, o parque de viaturas automóveis afecto à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ, procedendo aos registos necessários; Elaborar e fazer cumprir o regulamento de utilização de veículos automóveis sob responsabilidade da SGMJ e providenciar pelas autorizações necessárias à sua direcção por funcionários não integrados na carreira de motorista; Instruir os processos administrativos emergentes de acidentes de viação em que tenha participado viatura do Estado sob responsabilidade da SGMJ, com vista à instauração do respectivo inquérito; Assegurar o serviço de reprografia e os trabalhos gráficos que não sejam objecto de aquisição de serviços; Organizar o trabalho do pessoal auxiliar afecto à SGMJ. Na área de organização e métodos: Realizar estudos em matéria de organização, circuitos e processos, propondo medidas de racionalização e de simplificação e promovendo a sua execução e avaliação; Estudar, programar, coordenar e colaborar no desenvolvimento de acções de inovação, modernização e qualidade no âmbito do MJ, apoiando e acompanhando os serviços e organismos nos respectivos processos de certificação; Estudar, programar e apoiar os processos de gestão pela qualidade, estimulando a aplicação no MJ de metodologias de avaliação das organizações e de outros mecanismos de incremento das boas práticas; Realizar estudos metodológicos ou de outra natureza relacionados com os temas da inovação, modernização e da qualidade em serviços públicos; Colaborar no desenvolvimento de práticas de governo electrónico na área da Justiça; Elaborar instrumentos de planeamento e de acompanhamento e avaliação de resultados, designadamente os planos e relatórios de actividades da SGMJ; 12

18 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Conceber, simplificar e uniformizar os suportes administrativos, nomeadamente quando esteja em causa o desenvolvimento de sistemas suportados com recurso a tecnologias da informação e comunicação. Na área de recursos tecnológicos: Conceber, propor e acompanhar a implementação de soluções informáticas de apoio ao funcionamento da SGMJ ou necessárias à prossecução das suas atribuições; Colaborar com o Instituto das Tecnologias da Informação na Justiça, I. P., na concepção e no desenvolvimento de soluções informáticas de suporte à actividade da SGMJ; Promover e assegurar a concepção, o desenvolvimento, aperfeiçoamento e a manutenção do Portal da Justiça, em articulação com o Instituto das Tecnologias da Informação na Justiça e com os demais serviços e organismos do MJ; Assegurar, directamente ou com recurso a contratação externa, a administração e a manutenção dos sistemas de informação da SGMJ, bem como assegurar a administração de sistemas e produtos informáticos; Garantir a operacionalidade e o desenvolvimento da infra-estrutura tecnológica da SGMJ, designadamente ao nível das comunicações, dos equipamentos informáticos e dos suportes lógicos utilizados; Garantir a segurança dos sistemas de informação da SGMJ; Emitir parecer sobre a aquisição de sistemas de informação e de comunicação para a SGMJ proposta por outras unidades orgânicas; Assegurar os serviços de apoio aos utilizadores. Na área de documentação e biblioteca: Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição, expedição e arquivo de correspondência e outros documentos; Organizar e gerir o centro de documentação da SGMJ; Assegurar o tratamento técnico das espécies bibliográficas e promover a aquisição e distribuição de publicações; 13

19 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Promover a coordenação e a congruência do fundo documental do MJ que esteja residente em bibliotecas ou centros de documentação existentes em serviços e organismos do departamento ministerial; Recolher, tratar e difundir informação de carácter geral ou específico, designadamente a oficial e da comunicação social, com interesse para as actividades do MJ; Desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, com relevância para a área da Justiça; Conceber, promover a execução e a edição de publicações da SGMJ, do MJ ou outras consideradas de interesse; Satisfazer pedidos de informação legislativa, bibliográfica ou documental que lhe sejam apresentados. Na área de arquivo e património histórico: Coordenar as acções referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico do MJ, em articulação com os serviços competentes da AP; Promover a divulgação do património e do arquivo histórico de acesso público do MJ; Avaliar e propor a adopção uniforme de metodologias, práticas e procedimentos arquivísticos de aplicação comum aos serviços e organismos do MJ, desde que os mesmos não estejam sujeitos a regime específico; Proceder à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso administrativo por parte dos serviços ou organismos produtores, desde que os mesmos não estejam sujeitos a regime específico; Organizar e gerir os arquivos, corrente e intermédio, da SGMJ, dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e dos órgãos, serviços e organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ; Garantir o acesso aos documentos em posse da administração, nos termos da lei; Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens móveis com valor cultural afectos à SGMJ, aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e a órgãos, serviços e organismos que, por lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ. 14

20 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 Na área de serviços jurídicos e de contencioso: Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, designadamente através da emissão de estudos, pareceres e informações; Elaborar os projectos legislativos e regulamentares que lhe sejam determinados pelo membro do Governo responsável pela área da Justiça e emitir parecer sobre iniciativas da mesma natureza que lhe sejam submetidos a apreciação técnica, em articulação com a Direcção-Geral de Política de Justiça; Colaborar com os serviços competentes da AP na garantia da congruência do ordenamento jurídico, designadamente através da análise sistemática da legislação em vigor; Contribuir para o incremento do acesso à informação jurídica, designadamente através da sistematização, actualização, compilação e anotação objectiva da legislação produzida ou relevante para a área da Justiça; Proceder à recolha, análise e tratamento de informação jurídica e garantir a sua divulgação, designadamente através do Boletim Jurídico do MJ; Elaborar e divulgar manuais práticos sobre a aplicação de regimes jurídicos relevantes para a actividade administrativa comum dos serviços e organismos do MJ; Assegurar a execução de decisões judiciais condenatórias do Estado Português proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias que apresentem ligação com o sistema de Justiça, designadamente com o funcionamento dos tribunais e com actuações do MJ não imputáveis a órgão, serviço ou organismo determinado, bem como de quaisquer outras decisões judiciais cuja execução tenha sido determinada pelo membro do Governo responsável pela área da Justiça; Assegurar o apoio técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições da SGMJ; Instruir, no âmbito da SGMJ, os processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de averiguações que sejam determinados pelo órgão competente; Preparar a decisão em procedimentos administrativos de segundo grau dirigidos aos membros do Governo da área da Justiça; 15

21 RELATÓRIO DE ACTIVIDADES 2009 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Elaborar peças processuais em acções e recursos, nas jurisdições comum e administrativa, em que sejam visados actos praticados pelos membros do Governo da área da Justiça ou, por solicitação destes, pelos dirigentes de serviços do MJ; Assegurar, nos termos das leis de processo e por designação do membro do Governo competente ou do secretário-geral, o patrocínio judiciário do Estado nas acções e recursos em que este, por intermédio do MJ, seja parte e desde que tal representação não caiba ao Ministério Público; Organizar e instruir outros processos de natureza contenciosa que não sejam da competência de outro serviço ou organismo e que lhe sejam superiormente determinados; Exercer as demais competências que, por lei, sejam atribuídas aos serviços jurídicos dos departamentos ministeriais. Na área da unidade de compras do MJ: Proceder à análise, normalização e estandardização de especificações de bens e serviços e definir critérios de compra e aquisição aplicáveis no âmbito do MJ e colaborar nas acções que visem idênticos objectivos no plano interdepartamental; Elaborar normas, regras e procedimentos de simplificação e de racionalização dos processos de aquisição e aprovisionamento para o MJ e colaborar nas acções que visem idêntico objectivo no plano interdepartamental; Assegurar a condução de processos de aquisição de bens e serviços objecto de aquisição centralizada no MJ e representar este nos que sejam desenvolvidos para satisfação agregada de necessidades interdepartamentais; Assegurar a condução ou a representação do MJ nas negociações que sejam desenvolvidas nos processos de aquisição referidos na alínea anterior; Avaliar os resultados obtidos no âmbito do programa de compras públicas do MJ e em cada procedimento aquisitivo; Exercer, sem prejuízo das conferidas a outros organismos, as demais competências que lhe sejam determinadas por despacho do Ministro da Justiça. 16

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