Os Sistemas de Informação e a Evolução das Organizações

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1 Os Sistemas de Informação e a Evolução das Organizações Leonardo C. de Oliveira1, Diogo D. S. de Oliveira1, Noemio C. Neto 1, Norberto B. de Araripe1, Thiago N. Simões1, Antônio L. M. S. Cardoso 1,2 1.Introdução 1 Escola de Administração Universidade Federal da Bahia (UFBA) Salvador BA Brasil 2 Faculdade de Educação Universidade Federal da Bahia (UFBA) Salvador BA Brasil Resumo. Este artigo tem como objetivo analisar os impactos da utilização dos sistemas de informação nas organizações modernas. Dessa forma, serão avaliadas as funções e importâncias do uso desses sistemas, as dificuldades de implantação (problemas adaptativos), e o papel do administrador nesse processo. Palavras-chave. Sistemas de informação; Organizações; Modernização. Os Sistemas de Informações usados atualmente são muito importantes para o desenvolvimento geral da organização, em especial na economia de hoje, bastante globalizada e baseada em informações. Sistemas de informação estão impulsionando tanto as operações diárias como a estratégia organizacional. Poderosos computadores, softwares e redes, inclusive a internet, têm ajudado as organizações a se tornarem mais flexíveis, eliminar níveis de gerência, desvincular o trabalho da localização, coordenar- se com clientes (CRM é um exemplo) e fornecedores, reestruturar fluxos de trabalho conferindo novos poderes aos trabalhadores de linha e também os gerentes. O sistema de informação (ou tecnologia da informação) oferece aos gerentes ferramentas para planejar, fazer previsões e monitorar os negócios com maior precisão. [Castro, 03/22/2007] Os sistemas de informação podem proporcionar vantagens como auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informações internas e externas em um curto espaço de tempo, alcançar grandes eficiências pela automatização de partes dos processos, repensar e aperfeiçoar processos, ampliar a distribuição da informação, além de promover uma integração da organização como um todo, visando tornar a empresa mais competitiva no mercado global. [Borges,10/28/2006] 2.Importância e Benefícios às Organizações Cardoso (01/01/2006)a afirma que os Sistemas de Informação são essenciais nas organizações que querem atingir a maturidade corporativa. Eles trazem as seguintes vantagens: 1. Recuperação e atualização das informações de maneira mais eficaz e rápida; 2. Armazenamento das informações em menor espaço do que no sistema manual (papel); 3. Vários usuários podem compartilhar o mesmo dado e utilizá-lo em diferentes tarefas;

2 4. Controle de redundância das informações; 5. Forçar a utilização de padronização; 6. Controle de acesso (segurança); 7. Definição de regras de Integridade (restrições de consistência), e são utilizados nas diversas áreas (Marketing, Vendas, RH, Produção, Financeira, Qualidade) das empresas: comércio, indústrias ou ONG s. Os principais SI s controlam e gerenciam relacionamento com clientes, fornecedores, folha de pagamento, estoque, contas a pagar e receber, RH, benefícios, controle fiscal, entre outros. [Cardoso, 01/01/2006]a Para Lima (03/06/2008), o sistema de informação nos negócios competitivos atuais surge como uma solução organizacional e administrativa baseado no alinhamento de dados de uma determinada empresa associada também à tecnologia de informação e comunicação não só dentro dela, mas em conexão com o mundo. Desta forma, pode-se comunicar ou descontrair com outras pessoas e colaborar para que o trabalho do outro seja feito da melhor maneira. Lima (03/06/2008) diz também que, além disso, é possível acessar a qualquer tipo de informação 24 horas por dia, em aspectos locais ou também da economia global, o que facilita a realização de transações de negócios entre pessoas de diferentes empresas e ramos. Assim, os negócios atuais vão tendo um novo desenho organizacional, como por exemplo, as organizações se tornam achatadas com menos níveis hierárquicos de ocupação, a mobilidade de uma pessoa poder trabalhar em sua casa e não mais precisando se locomover até o ambiente físico de trabalho, o que demonstra a flexibilidade crescente da empresa, ocorrendo, a partir desses aspectos citados, a reorganização dos fluxos e processos de trabalho e, em aspecto macro, a redefinição das fronteiras organizacionais. Os sistemas de informação facilitam várias atividades da organização, como processamento dos dados da empresa (SPT`s), criam bancos de dados que auxiliam vendas e o relacionamento com o cliente (CRM), facilitam as relações das cadeias produtivas (SCM), proporcionam uma maior dinâmica do funcionamento da organização, o que é de extrema importância no atual mercado competitivo. Além de auxiliarem e agilizarem a tomada de decisões estratégicas da organização. [Lima, 03/06/2008] Cardoso (01/01/2006)b fala que podemos ter a classificação dos Sistemas de Informação baseados em TI de acordo com o tipo de informação processada, e em que nível da organização ele é utilizado: 1. Sistemas de Informação operacional tratando das transações rotineiras da organização; 2. Sistemas de informação gerencial agrupando e sintetizando os dados das operações da organização para facilitar a tomada de decisão pelos gestores da organização; e 3. Sistemas de informação estratégicas integrando e sintetizando dados de fontes internas e externas à organização, utilizando ferramentas de análise e comparação complexas, simulação e outras facilidades para a tomada de decisão da cúpula estratégica da organização. 3. Utilização dos Sistemas de Informação a Nível Estratégico

3 Para Oliveira (11/29/2006), as demandas de mercados e a alta competitividade imposta por na atualidade requisita das organizações uma capacidade cada vez maior de busca, retenção, desenvolvimento, e aprimoramento de informações relacionadas, principalmente, a produção, tomada de decisões e estratégias de negócios. Tais sistemas de informação, utilizados de forma complementar, conferem à organização a capacidade de armazenamento de informações que o individuo não é capaz de armazenar em seu dia a dia de trabalho, possibilitando inúmeras composições entre o planejamento das ações de acordo com as informações coletadas nos ambientes organizacional e de mercado, além dos ganhos em custos operacionais e em relação ao tempo de resposta e precisão da cadeia de suprimentos e de fornecimento dos produtos aos clientes, com o acompanhamento real das informações adjacentes ao processo de venda. Empresas que atuam de forma estratégica devem visualizar os sistemas de informação como parte integrante do negócio que, de forma integrada e de acordo com as necessidades operacionais e gestoras da organização, aprimora o processo de produção, escoamento, penetração no mercado consumidor e constante desenvolvimento de produtos. [Oliveira, 11/29/2006] Segundo Espinheira (08/19/2006), o uso estratégico dos SI permite à empresa visualizar o negócio de uma forma mais ampla, por meio de ferramentas de alta performance e disponibilidade. Dessa forma, a Tecnologia da Informação pode contribuir significativamente para o sucesso da empresa. Isso pode ocorrer, por exemplo, através de um sistema de pilotagem estratégica que oferece uma visão integrada, tanto conceitual como prática, dos fatores importantes na administração e implementação de recursos, enfocando o gerenciamento das mudanças, das tendências e das transformações que estão surgindo na empresa. Sistemas de Informações auxiliam as empresas a sanar um problema atual: a necessidade de informações internas e externas em curto espaço de tempo. A necessidade surge pelo fato das rápidas mudanças ocorrerem no mercado. Com diferentes tipos de sistemas de informações: transacionais, gerenciais, apoio à decisão, automação de escritório, mineração de dados, especialistas, para executivos, de gestão empresarial e relacionamento com o cliente, observam-se tendências onde a prioridade passou da automatização de operações para o processo para a integração da organização e finalmente para o cliente. Mudanças no direcionamento do foco do negócio levam a novas necessidades em termos de sistemas de informações como a necessidade de conhecer o cliente um-a-um (sistemas CRM) e sua integração aos sistemas de gestão empresarial (sistemas integrados ERP). O mercado exige das empresas maior rapidez, flexibilidade e qualidade nos serviços oferecidos. Para que as exigências sejam atendidas, é preciso uma significativa melhora na disponibilidade das informações nas empresas, bem como agilidade na sua obtenção e na interação com o ambiente. O impacto mais significativo na implantação de Tecnologias da Informação é na produtividade: operações antes realizadas manualmente passam a ser realizadas por meios mais rápidos e seguros, agilizando todos os processos encadeados. Sem informações, a organização não consegue realizar um planejamento adequado nem interagir apropriadamente com o ambiente. [Modesto, 9/13/2007] Em nível de gestão empresarial, as contribuições trazidas pelos sistemas de informação foram inúmeras. Através deles as organizações puderam se tornar mais eficientes internamente, tomam decisões mais embasadas, melhorar o acompanhamento e desempenho das atividades desenvolvidas internamente, entender melhor e ter um relacionamento mais próximo e efetivo com

4 os seus clientes e fornecedores, integrar e automatizar os processos, enfim muitas mudanças substanciais para o meio organizacional [Pereira, 03/22/2007]. Conforme Pinheiro (05/13/2008) afirma, além disso, os Sistemas de Informação permitem que seja extraída uma série de relatórios gerenciais que oferecem ao gestor maior subsídio para as suas tomadas de decisões. Há uma série de informações que antes eram muito difíceis de serem produzidas e analisadas, devido ao grande volume de dados e a sua dispersão em vários pontos na organização, que hoje estão disponíveis em diretórios centralizados e em relatórios corporativos que facilitam a tomada de decisão do administrador atual. A administração, hoje, passa muito mais fortemente por um processo de análise de dados, análises de gráficos, desvios e performance do que antigamente, quando os dados não eram tão difundidos e não havia um grande volume deles disponíveis. O administrador de hoje precisa ainda mais saber extrair informações dos dados disponibilizados pelos sistemas de informação e conseguir avaliar e encontrar caminhos, oportunidades de melhoria ou debilidades a serem trabalhadas, para atingir sempre o melhor resultado para a organização, além de seus parceiros, fornecedores e clientes. Os SI's provocam, sem dúvida, grandes impactos nas organizações. Pode-se dizer que a cultura da empresa, muitas vezes, muda em função da implantação destes sistemas, uma vez que diversas rotinas e processos são alterados para que haja o resultado esperado. Além disso, a automatização que os SI's proporcionam alteram também a forma de trabalho das pessoas. Ocorre também a eliminação de postos de trabalho devido à automação de processos e a reengenharia elimina etapas consideradas descartadas. Além da eliminação de postos de trabalho, alguns colaboradores são substituídos em função da não adequação deles às novas ferramentas e tecnologias adotadas. [Alban, 04/17/2007] 4. Adaptação entre SI e Organizações Os sistemas de informações são ferramentas imprescindíveis nos dias atuais para os mais diversos ramos de atuação, por isso, cada tipo de organização tem necessidades diferentes em relação a um mesmo sistema. É de suma importância, portanto, que os sistemas escolhidos sejam adaptáveis a cada realidade e atividade e não a empresa a ele. Porém, na realidade, muitas vezes acontece que são as organizações que se adaptam ao sistema de informação por diversas razões. Uma delas é que houve um investimento e a análise do SI não foi adequada e foi implantado um que não se adapta a organização e, em muitos casos, a organização muda...[andrade, 03/12/2007] Os sistemas de informação possuem etapas que são bastante problemáticas, como o levantamento das necessidades da organização para a escolha do sistema de informação; a posterior implementação em que serão feitas adaptações necessárias nessa etapa possivelmente surgirá problemas; a fase de treinamento de pessoal para a sua utilização, talvez essa a mais problemática, pois mexe com cultura e mudanças organizacionais. O uso posterior se não bem executado, também trará problemas. Portanto, percebem-se áreas bastante problemáticas nos sistemas de informação no que tange ao seu uso, adaptação, capacitação e manutenção. Dessa forma, o administrador possui um papel muito importante no processo de escolher e realizar a adaptação do sistema de informação à realidade da empresa. [Modesto, 8/31/2007] 5. Sistemas de Informação e o Processo de Comunicação

5 Segundo Modesto (02/12/2008), as principais opções de sistemas que melhoram a difusão da informação melhorando a comunicação dentro da organização são: 1. ERP (Enterprise Resource Planning, (SIGE - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil) são sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação,market ing e vendas, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). Os ERP's em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios; 2. Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Esses sistemas de colaboração facilitam o uso da informação e da gestão do conhecimento, servindo de suporte à informação e ao trabalho do conhecimento. São exemplos de sistemas colaborativos: Softwares de mensagens instantâneas (ICQ,Messenger), conferências e videoconferências. Os s e os fóruns de discussão são ótimos exemplos, assim como ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e calendários (Groupware); 3. Utilizando o conceito de cliente interno, o CRM (CRM é um sistema integrado de gestão com foco no cliente, constituído por um conjunto de procedimentos/processos organizados e integrados num modelo de gestão de negócios, do Inglês 'Customer Relationship Management' (CRM). O software que auxilia e apóia esta gestão é normalmente denominado sistema de CRM. O seu objetivo principal é auxiliar as organizações a angariar e fidelizar clientes ou prospectos, fidelizar clientes atuais procurando atingir a sua satisfação total, através do melhor entendimento das suas necessidades e expectativas e formação de uma visão global dos ambientes de marketing), também pode ajudar na comunicação interna, de certa maneira; e 4. Sistemas baseados no protocolo TCP/IP, como a Intranet, tendo uma interface padrão, recursos multimídia, sons e imagens on-line sendo acessado inclusive fora da organização, pode facilitar a difusão da informação e melhorar a comunicação interna aos colaboradores. 6. Papel do Administrador Cabe ao administrador, no desenvolvimento de SI s, passar ao analista de sistemas quais são as necessidades da organização que devem ser atendidas pelos diferentes tipos de sistemas a serem instalados. Cabe a ele ainda proporcionar um terreno fértil para que esses sistemas se consolidem, contornando as resistências inicias que certamente terão alguns membros da organização e promovendo treinamentos aos usuários dos sistemas. [Dias, 09/10/2006] Os Sistemas de Informação permitem que seja extraída uma série de relatórios gerenciais que oferecem ao gestor maior subsídio para as suas tomadas de decisões. Há uma série de informações que antes eram muito difíceis de serem produzidas e analisadas, devido ao grande volume de dados e a sua dispersão em vários pontos na organização, que hoje estão disponíveis em diretórios centralizados e em relatórios corporativos que facilitam a tomada de decisão do administrador atual. A administração, hoje, passa muito mais fortemente por um processo de análise de dados, análises de gráficos, desvios e performance do que antigamente, quando os dados não eram tão difundidos e não havia um grande volume deles disponíveis. O administrador de hoje precisa ainda mais saber extrair informações dos dados disponibilizados pelos sistemas de

6 informação e conseguir avaliar e encontrar caminhos, oportunidades de melhoria ou debilidades a serem trabalhadas, para atingir sempre o melhor resultado para a organização, além de seus parceiros, fornecedores e clientes. [Pinheiro, 05/13/2008] 7. Conclusão A tecnologia no mundo moderno está evoluindo de maneira assustadora. Da mesma forma, seguindo os largos passos dados por essa tecnologia, as organizações têm se modernizado como conseqüência de mercados cada vez mais exigentes. Organizações defasadas já não têm mais espaço e não conseguem se manter no mercado. Dessa forma, a era em que as informações possuem um valor inestimável trás consigo uma grande evolução nos SI s. Com isso, as empresas estão sendo beneficiadas, e principalmente os administradores, que têm acesso a uma quantidade enorme de informações, que lhes auxilia no processo de tomada de decisões. Mais do que algo importante, aderir a essas inovações é uma condição sinequanon para o desenvolvimento empresarial. Referências Alban, R. (04/17/2007) Quais os impactos, nas organizações, provocados pelos sistemas de informação, Andrade, J. (03/12/2007) Os sistemas de informação têm que se adaptar a empresa, ou a empresa tem que se adaptar a ele, Borges, A. (10/28/2006) Que vantagens competitivas têm uma empresa que utiliza Sistemas de Informação, Cardoso, A. (01/01/2006)a É essencial o uso dos sistemas de informação numa organização, Sistema de Informação. Cardoso, A. (01/01/2006)b Como se classificam os sistemas de informação, Castro, M. (03/22/2007) A globalização propiciou uma maior difusão dos sistemas de informação nas organizações, Dias, U. (09/10/2006) Qual o papel do administrador em relação ao desenvolvimento de sistemas de informação, Espinheira, G. (08/19/2006) Quais conseqüências positivas o uso estratégico dos Sistemas de Informação traz, Lima, F. (03/06/2008) Qual é o papel dos sistemas de informação no ambiente de negócios competitivo existente hoje, Modesto, F. (09/13/2007) Como poderíamos utilizar os sistemas de informação para apoio ao planejamento estratégico organizacional, Modesto, F. (08/31/2007) Quais são as áreas mais problemáticas nos sistemas de informação, Sistema de Informação. Oliveira, D. (11/29/2006) Como as empresas usam os sistemas de informação de forma estratégica, Sistema de Informação. Pereira, M. (03/22/2007) Qual a contribuição dos Sistemas de Informação para melhorar a gestão empresarial, Pinheiro, J. (05/13/2008) Como os Sistemas de Informação estão mudando o processo de administração,

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