Prezado Expositor. A Secretaria Executiva do XVIII CBMI estará à inteira disposição para quaisquer esclarecimentos.

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1 Prezado Expositor Este é o Manual do Expositor que define as regras de participação da exposição paralela e demais participações no XVIII CBMI Congresso Brasileiro de Medicina Intensiva que será realizado no Rio de Janeiro de 06 a 9 de novembro de 2013, promovido pela AMIB Associação de Medicina Intensiva Brasileira. É parte integrante do contrato entre o expositor e a AMIB, tanto para estande como para itens de patrocínio no congresso. Recomendamos que leia atentamente todos os itens contidos neste manual e cumpra todos os prazos previstos para envio de formulários, para que suas solicitações possam ser atendidas de forma mais eficiente. Este documento referencia os direitos e deveres do Organizador e do Expositor. Contém as normas e orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitados pela empresa expositora, seus funcionários e/ou contratados. O não cumprimento das normas aqui estabelecidas não exime o EXPOSITOR e seus contratados tais como: montadores, decorador, subcontratados e demais pessoas envolvidas com o evento das penalidades, multas, sanções e responsabilidades previstas neste regulamento. A Secretaria Executiva do XVIII CBMI estará à inteira disposição para quaisquer esclarecimentos. Desejamos a todos uma excelente participação! Atenciosamente, Secretaria Executiva Divisão de Assuntos Cientifico - Eventos AMIB Associação de Medicina Intensiva Brasileira Endereço: Rua Arminda, 93 7º andar Vila Olímpia. Fone: / Fax: Contatos: Clara Alencar atendimento@amib.org.br Glaydson Barbosa glaydson@amib.orgb.r 1

2 CHECK LIST DO EXPOSITOR Lembramos que a energia elétrica estará disponível em 380 v trifásica, outras voltagens consultar a montadora oficial. PROVIDÊNCIAS SIM NÃO O contrato de participação já foi assinado e devolvido À AMIB? O pagamento integral do valor do contrato foi providenciado? As cláusulas contratuais foram lidas atentamente? As normas contidas neste Manual do Expositor foram lidas atentamente? A localização do seu estande é de seu conhecimento? O tipo de montagem a ser feita em seu estande foi definido? A montadora foi contratada? Caso a montadora contratada não seja a oficial, foi feita a comunicação do formulário nº 1? No caso de projeto especial, ART foi recolhido? Já foram escolhidos os móveis e outros acessórios para o seu estande? Todas as providências que cabem à sua montadora foram verificadas? As credenciais de expositor foram solicitadas? As inscrições patrocinadas foram encaminhadas dentro do prazo limite? No caso do simpósio satélite, o lunch Box foi providenciado? A tradução simultânea foi solicitada à organizadora? Os funcionários para serviços de segurança e limpeza foram requisitados? As recepcionistas foram contratadas? As credenciais de serviço foram solicitadas? O seguro foi providenciado? Os extintores de incêndio foram providenciados? O material promocional foi providenciado em quantidade adequada? A instalação de luz necessária no estande foi solicitada? No caso de montagem básica, sua logo já foi transmitida à montadora? Taxas referentes à KVA foram recolhidas? Taxas de limpeza foram recolhidas? Os elementos adicionais de seu estande foram definidos? Linha telefônica / Internet foi solicitada à EMPRESA OFICIAL Rio de Janeiro? Os formulários que constam do Manual foram preenchidos e remetidos dentro das datas previstas? Os valores referentes às taxas foram pagos? Os produtos a serem expostos foram escolhidos? O transporte e as notas fiscais de remessa dos produtos para o local da exposição foram providenciados? A sua equipe expositora recebeu, antecipadamente, informações sobre o produto, o estande, o local e o acesso? 2

3 1. INFORMAÇÕES BÁSICAS 1.1 Realização/Promotor 1.2 Local 1.3 Data e horário de funcionamento 1.4 Prestadores de serviços 1.5 Documentações necessárias para acesso ao pavilhão 1.6 Pagamentos e taxas 2. INFORMAÇÕES TÉCNICAS 2.1 Credenciamento 2.2 Estande básico Piso Parede Identificação Iluminação Mobiliários Tomadas Pé Direito 2.3 Normas técnicas de montagem, decoração e fixação de materiais Ar condicionado Pontos de água e deságüe Depósito de materiais Alvenaria Fixação Locação de equipamentos Entrada de materiais Jardins e plantas Espaço aéreo Manuseio do material 2.4 Decoração e serviços dos estandes Assessoria de Imprensa 2.5 Energia e instalações elétricas 2.6 Elementos complementares Extintores Solicitação de linha direta 3. NORMAS DE MONTAGEM 3.1 Montagem/desmontagem 3.2 Altura limite 3.3 Utilização do pavilhão 3.4 Carga máxima 3.5 Acesso de veículos 3.6 Estacionamento 3.7 Ocupação dos estandes 3.8 Uso de som 3.9 Visitação, permanência e trabalho de menores 3

4 3.10 Contratos de trabalho 3.11 Uso de EPI s 3.12 Técnicas de demonstração 3.13 Materiais promocionais 3.14 Manutenção de corredores 4. INFRA-ESTRUTURA DE SERVIÇOS DE APOIO 4.1 Secretaria para expositores CAEX 4.2 Alteração de área de exposição 4.3 Segurança 4.4 Limpeza 4.5 Seguro e responsabilidade 4.6 Participação de terceiros 4.7 Normas de segurança 5. SIMPÓSIO SATÉLITE 5.1 Alimentos e bebidas 6. INSTALAÇÃO INTERNET E TELEFONIA 6.1 Internet 6.2 Telefonia instalação de linhas 7. FORMULÁRIOS 7.1 Termos de responsabilidade 7.2 Credenciais montadoras 7.3 Energia elétrica adicional 7.4 Energia elétrica, hidráulica, internet e telefonia 7.5 Credencial expositor 7.6 Credencial simpósio satélite 7.7 Serviço de Limpeza 7.8 Hidráulica 7.9 Testeira de identificação 7.10 Credencial Terceirizada 7.11 Entrada e saída de material 7.12 Check list do expositor 4

5 1. INFORMAÇÕES BÁSICAS 1.1 REALIZAÇÃO/ PROMOTOR Associação de Medicina Intensiva Brasileira AMIB Rua Arminda, 93 7º andar Vila Olímpia São Paulo - SP Fone: LOCAL Rio Centro Av. Salvador Allende, 6555 Barra da Tijuca. Pavilhão Rio de Janeiro RJ Fone: (21) Site: DATA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DO CONGRESSO Cursos Pré Congresso Data Horário 04, 05 e 06 de novembro Das 08h00 às 18h00 sujeito a alterações - sem exposição Congresso Data Horário 07 e 08 de novembro Das 08h00 às 18h00 09 de novembro Das 08h00 às 16h00 Programação Social Data Horário Atividade 06 de novembro 19h00 Sessão Solene e Coquetel de Abertura 07 de novembro 20h00 Jantar do Presidente (Somente Palestrantes) 08 de novembro 20h00 Festa do Intensivista (local em definição) 5

6 Programação de Montagem e Desmontagem de Estandes Dia Horário Procedimentos 04/11/ h00 24h00 Início da Montagem oficial 05/11/ h00 20h00 Inicio montagem 06/11/ h00 12h00 Finalização dos Estandes 06/11/ h00 Solenidade de Abertura do Congresso 09/11/2013 A partir das 18h00 até Desmontagem 21hs 10/11/ h00 as 19h00 Desmontagem e Limpeza do pavilhão ATRASO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM: As montadoras deverão encerrar suas montagens impreterivelmente às 12h00 do dia 06 de novembro de 2013, para que possamos dar inicio aos trabalhos de limpeza do pavilhão e áreas afins. Tendo em vista que a Solenidade de Abertura será realizada no dia 06 de novembro às 20h, nas dependências do Auditório Principal, localizado no RioCentro, seguido de um coquetel. No período de desmontagem as montadoras deverão encerrar as 21h00 do dia 10/11/2013. Será considerado atraso de Montagem, toda e qualquer atividade de montagem após o Horário Limite das 12h00 no dia 06/11/2013 e atraso de desmontagem após o Horário Limite das 21h00 no dia 10/11/2013. O não cumprimento deste horário acarretará em multa de 20% do valor contratual do estande, independente do estágio de execução dos trabalhos. MATERIAL NA PASTA DO CONGRESSISTA Somente poderão ser colocados na pasta do congressista materiais autorizados através do item de patrocínio nr. 27 do book de vendas Material do Congressistas. Caso queira incluir material promocional de sua empresa por favor entre em contato com nosso comercial, através da empresa Plano A. CREDENCIAIS MONTADORAS: As montadoras cadastradas poderão retirar as credenciais a partir do dia 04/11/2013, na secretaria de atendimento da MONTADORA OFICIAL(CAEX). OBS. SOMENTE SERÁ PERMITIDA A DESCARGA DO CAMINHÃO DA MONTADORA QUE JÁ ESTIVER RETIRADO AS CREDENCIAIS NA SECRETARIA DA MONTADORA OFICIAL.(CAEX) AVISOS IMPORTANTES: 6

7 Os Crachás somente poderão ser retirados pelo próprio Expositor/Montador, mediante apresentação de RG original e preenchimento da ficha de solicitação de credencial, devidamente assinada. Anexo formulário 02 e 05 O responsável pelo estande no local do Evento é a única pessoa que poderá autorizar novas credenciais, solicitar alterações, caso ocorra o uso indevido de credenciais, será comunicado ao responsável pelo estande e o mesmo será inutilizado, não sendo mais permitida a entrada no Rio Centro. Empresas com pagamentos, contratos ou com envio de formulários obrigatórios pendentes não receberão as credenciais até que a situação esteja totalmente regularizada. A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à resposta e ao cumprimento dos prazos e orientações do Manual. RETIRADA DE MATERIAIS E DESMONTAGEM DOS ESTANDES 9/11/2013 a partir das 16h00 O Expositor deverá retirar todos os seus materiais e equipamentos até as 21h00 do dia 10/11/2013. Após esse horário acarretará em multa de 20% do valor contratual do estande, independente do estágio de execução dos trabalhos. USO DE CREDENCIAIS É obrigatório portar o Crachá à altura do peito dentro do Rio Centro. A segurança do evento estará orientada a não permitir o acesso de pessoal sem o devido credenciamento, bem como retirar das áreas de montagem e circulação do evento, pessoas não identificadas. É vedado o ingresso de menores de 16 (dezesseis) anos durante o período de montagem e desmontagem do evento. Conforme normas de segurança e exigida no manual do Rio Centro vide site CBMI. 7

8 PROGRAMAÇÃO DA SECRETARIA Data 4 a 6/11/2013 Curso Pré-Congresso e Congresso Horário Das 07h00 às 18h00 * 07 a 09/11/2013 Congresso Das 07h00 ás 18h00 OBS.: A entrega de credenciais aos expositores será feita no dia 06 de novembro, a partir das 14h00. É fundamental cumprir o prazo limite de 01/10/2013 para envio do formulário nº5, para providenciarmos as credenciais. CIRCULAÇÃO DOS MATERIAIS Data Horário 06/11/ h00 às 12h00 Impreterivelmente 07/11/ h00 08h00 após 19h00 08/11/ h00 08h00 após 19h00 09/11/ h00 08h00 PRESTADORES DE SERVIÇOS SECRETARIA EXECUTIVA AMIB Associação de Medicina Intensiva Brasileira Endereço: Rua Arminda, 93 7º andar Vila Olímpia. Fone: / Fax: glaydson@amib.org.br Contato: Glaydson Barbosa PRESTADORES DE SERVIÇOS CREDENCIADOS COM CONTRATAÇÃO OBRIGATÓRIA CONFORME CONTRATO DO RIO CENTRO. Conforme normas e exigências do Manual do Rio Centro, vide site do CBMI. Buffet (Alimentos e Bebidas) para atividades do CBMI (conforme exigência do manual técnico do Rio Centro, disponível no site do CBMI): - TOP GOURMET: Ignácio Gonzalez / 9178 ignacio.gonzalez@glbr.com.br Segurança: - TRANSEGUR: Vanderlei Moraes/ Andrea Amaral / 0419 vmoraes@transegur.com.br andrea@transegur.com.br 8

9 Limpeza: Serviços Médicos + Brigada + Extintores: REMOVIP: Mirian Ozório / Instalações elétricas e hidráulicas (conforme exigência do manual técnico do Rio Centro, disponivel no site do CBMI) Telefonia e Internet: LINK SOLUTION: Jéssica Maia / / O Rio Centro recomenda uma relação de fornecedores credenciados de acordo com suas normas internas. A relação completa encontra-se disponível em arquivo PDF no site do CBMI: AGÊNCIA DE TURSMO OFICIAL Av Borges de Medeiros, Sala 405 a Leblon - Rio de Janeiro - Brasil phone: fax: AGÊNCIA SECRETARIA OFICIAL (SERVIÇOS RECEPCIONISTAS) Em definição ADMINISTRAÇÃO E MONTAGEM DOS ESTANDES Stands Projetos e Decorações Est. da Ligação, Taquara Rio de Janeiro - Brasil Tel stands@standsbr.com. Rodrigo Ferreira rodrigo@standsbr.com Cel Tradução Simultânea e interpretes: Em definição 9

10 Equipamentos: QUALITY EVENTOS, LOCAÇÃO E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS LTDA. Rua Conselheiro Elias de Carvalho, 505 Vila Sta. Catarina o SP. Fone/Fax: / / / / / / / / qualityeventos@qualityeventos.com.br 1.4 DOCUMENTAÇÃO NECESSARIA PARA ACESSO AO PAVILHÃO: Quitação do espaço locado junto a AMIB; Apresentação de Projeto Especial com ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), devidamente paga; Termo de Responsabilidade (Formulário 01); Comprovante de pagamento da taxa de energia, juntamente com o FORMULÁRIO 03; Comprovante de pagamento da taxa de limpeza, juntamente com o FORMULÁRIO 07; Comprovante de pagamento da taxa de hidráulica, juntamente com o FORMULÁRIO 08; 1.5 PAGAMENTOS E TAXAS DE RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR: a) Elétrica ver Formulário 03; b) Limpeza ver Formulário 07; c) Hidráulica ver Formulário 08; Obs.: O pagamento destas taxas será feito através de boleto bancário, emitido pela AMIB. O prazo de pagamento limita-se em 45 dias antes da data do evento, conforme exigência do manual técnico do Rio Centro disponível no site do CBMI. d) ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ver com a Montadora do seu estande; e) CREA-RJ, checar com a sua Montadora; Lembramos que o recolhimento do CREA-RJ é obrigatório, cabendo à empresa Expositora e à Montadora a responsabilidade sobre as implicações do não recolhimento. É obrigatório manter no estande uma cópia da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), pois, em caso de fiscalização, poderá haver embargo do estande por parte do CREA-RJ. e) ECAD Rio de Janeiro RJ O volume de som máximo permitido é de 50 db SPL (Sound Pression Level), medidos nos corredores em frente à área do estande. A Organização reserva-se o direito de fazer cessar atividades com utilização de som amplificado, sempre que estas perturbem de qualquer 10

11 forma os estandes vizinhos ou ocasionem distúrbios, aglomerações e reclamações dos estandes contíguos. Da mesma forma, toda e qualquer manifestação que possa provocar incômodo é terminantemente proibida. O Expositor que optar pelo uso de aparelhagem de som no seu estande será inteiramente responsável pelo recolhimento das taxas de direitos autorais, junto ao órgão competente. ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição RIO DE JANEIRO/RJ Endereço: Avenida das Américas, bl. 14 sala Downtown - Barra da Tijuca CEP: Telefone : (21) FAX: (21) INFORMAÇÕES TÉCNICAS 2.1 CREDENCIAMENTO Cada empresa expositora receberá 06 (seis) credenciais para cada 09 (nove) m² locados de estandes, limitado a 30 (vinte) credenciais. O expositor deverá preencher o formulário 05 (vide item 8) indicando os dados constantes do crachá (nome da empresa e do funcionário). O formulario deverá ser entregue até 01 de outubro de 2013 e os crachás estarão disponíveis, somente para as empresas que nos enviarem o formulário de solicitação dentro do prazo, no dia 06 de novembro de 2013, a partir das 14h00, no CAEX, no local do evento CREDENCIAIS ADICIONAIS Deverão ser solicitadas pelo formulário ate o prazo estabelecido. Cada credencial adicional terá o valor de R$ 60,00 (Sessenta Reais) unitário. OBS: Credenciais perdidas acarretarão o valor de R$ 100,00 (Cem Reais) na reposição. 2.2 MONTAGEM BÁSICA Todos os assuntos referentes à montagem básica de estandes deverão ser tratados com a Montadora Oficial do Congresso: PISO - em carpete agulhado 3mm na cor cinza grafite, aplicado sobre o piso existente no local do evento. PBL-002/13-2/9 PAREDES / PAINÉIS - em painéis de TS branco, estruturados por perfis de alumínio anodizado do sistema OCTANORM, com 2,20m de altura. Nos estandes tipo ilha, não será montada nenhuma parede. TETO em pergolado de travessas de alumínio anodizado somente nas 11

12 áreas necessárias à estruturação da testeira ou das paredes. ILUMINAÇÃO / ENERGIA 01 arandela articulável e lâmpadas 100w- 220V para cada 3,00m² e 01 tomada de 500W / 110V para cada 9m². TESTEIRA - 01 (uma) plaqueta de identificação curva na cor branca, medindo 1,00m x 0,50m, com aplicação de logomarca em vinil adesivo recortado em três cores no máximo, para identificação do expositor, para cada face de estande padrão. Outros tipos de logomarca serão objeto de orçamento complementar a ser enviado ao expositor. MOBILIÁRIO 01 Mesa redonda com tampo de vidro e 02 cadeiras, se houver necessidade de mais algum item de mobiliário favor contatar a montadora Oficial, pelo rodrigo@standsbr.com Os estandes de montagem básica serão entregues totalmente prontos a partir das 14h do dia 06 de novembro para o inicio dos trabalhos de decoração. Lembramos que todo o material de montagem básica é de propriedade da MONTADORA OFICIAL, que devem ser devolvidos ao final do evento, nas mesmas condições em que foram recebidos. Sob nenhum pretexto, o expositor poderá decorar diretamente os painéis divisórios ou neles colocar pregos ou outro material que os danifique. O não cumprimento desta determinação sujeitará o expositor ao pagamento de uma indenização aos organizadores por material danificado. Qualquer alteração com o manuseio dos painéis de montagem, retirada ou locação de painéis ou demais elementos que compõem a montagem básica, só poderá ser feita por pessoal especializado da empresa MONTADORA OFICIAL, Montadora Oficial do evento. Qualquer estrago ocorrido será também cobrado integralmente do Expositor responsável. A Montagem Básica não poderá ser utilizada por outra montadora. MOBILIÁRIOS E ACESSÓRIOS DE DECORAÇÃO A complementação de acessórios sobre a montagem básica somente será permitida com a contratação da Montadora Oficial, desde que solicitados até o dia 01/10/2013. As solicitações serão atendidas de acordo com a disponibilidade do material e mão de obra. 2.3 NORMAS TÉCNICAS PARA MONTAGENS ESPECIAIS POR OUTRAS MONTADORAS OU DECORADORAS IMPORTANTE: É DE RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR ENTREGAR ESTE MANUAL À SUA RESPECTIVA MONTADORA QUE TAMBÉM DEVERÁ ASSINAR O TERMO DE RESPONSABILIDADE NO 12

13 FORMULÁRIO 1 E ATENTAR PARA AS MULTAS NO PERÍODO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM A decoração dos estandes básicos é de responsabilidade exclusiva da MONTADORA OFICIAL. O EXPOSITOR se compromete a informar a mesma da contratação de outra empresa responsável pela decoração, bem como, assumir integral responsabilidade sobre a mesma, via rodrigo@standsbr.com e stands@standsbr.com. ÁREA LIVRE É o espaço contratado, sem qualquer material. O expositor receberá a sua área locada, marcada no solo, cabendo ao mesmo contratar todo o trabalho de montagem e acabamento geral, respeitando os limites de sua área, estandes vizinhos e altura máxima permitida. Todos os expositores que optaram por área livre deverão dar conhecimento das normas específicas às montadoras contratadas. A montagem dos estandes deverá ser feita sobre uma proteção, não sendo permitida a utilização de cola, utilizar fita adesiva dupla face 3M para fixação de carpete no piso. Toda fita utilizada deverá ser removida após o evento pela Montadora, sem danificar o piso. - A projeção horizontal dos elementos decorativos não poderá exceder os limites da área locada Ar Condicionado Em virtude da existência de ar condicionado central na área interna de exposição, é VEDADA a instalação de aparelhos de ar condicionado no Pavilhão 5. A inobservância desta determinação implicará na aplicação de Cláusula Contratual do CONTRATO DE CESSÃO DE USO. Em áreas externas sem climatização (ar condicionado central do Rio Centro) somente serão permitidas instalações de aparelhos de ar condicionado nos estandes em locais com pontos de desague (agua e esgoto) autorizados pela montadora oficial, conforme manual técnico do Rio Centro PONTOS DE ÁGUA E DESÁGÜE A necessidade de ponto de água e esgoto para consumo durante o evento deverá ser solicitada pelo formulário 08, 40 (quarenta) dias antes do início da montagem. EXPOSITOR pagará uma taxa por ponto de água e esgoto instalados. Os valores destas taxas estão definidos na TABELA DE CUSTOS, sob os títulos Água e Esgoto e Instalação de Ponto de Água e Esgoto. Não será permitida a confecção de extensão em pontos de água e esgoto. 13

14 2.3.3 Depósito de Materiais As vias de circulação não poderão servir para depósitos de materiais, elementos decorativos ou produtos e equipamentos a serem utilizados nos estandes. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor. A partir das 12 horas do dia 06 de novembro de 2013, a Organizadora deverá proceder à retirada dos materiais, produtos ou equipamentos que estiverem nas vias de circulação, sem prévia consulta aos proprietários, não se responsabilizando por perdas ou danos Alvenaria São proibidas quaisquer construções em alvenarias ou similares, trabalhos de pintura e lixamentos. Estandes de madeira e decoração só serão permitidos quando pré-fabricados para serem apenas montados no local. Durante o horário de funcionamento do evento não serão permitidas obras nos estandes. O descumprimento desta norma acarretará em multa de 10% do valor de sua área locada Fixação Não serão permitidas as realizações de furos, pintura e utilização de cola ou fitas colantes de qualquer espécie sobre os painéis, vidros, ferragens ou aplicações de quaisquer outros materiais que causem danos nas paredes, piso e estrutura do local onde realizará o evento. OBS.: Materiais promocionais, quadros ou objetos de decoração poderão ser afixados no estande. O Expositor deverá ter uma pessoa para realizar a fixação destes materiais, pois a Montadora Oficial não dispõe de profissional para a execução destes serviços Locação de Equipamentos Todo o material constante da montagem básica será cedido ao Expositor a título de locação, devendo o mesmo ser devolvido ao final do evento nas mesmas condições em que foi recebido. O descritivo do equipamento e mobiliário está no item 2.2. deste manual. Observação Importante: Danos causados ao estande e/ou material alocado durante o período que estiver sob a responsabilidade do Expositor, mesmo que acidentalmente, serão cobrados do Expositor que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da conta, pelo preço corrente do mercado Entrada de Materiais Não será permitida a circulação de mercadorias durante o horário de funcionamento do evento. Vide no item 1.3 os horários permitidos. Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados, o nome da empresa expositora, nome do responsável pelo recebimento, telefone e o número de 14

15 seu estande. Poderão ser enviados e entregues no horário comercial do Rio Centro, a partir do dia 05 de novembro de 2013 às 12h00. Os EXPOSITORES devem emitir a(s) nota(s) fiscal (is), como Material de exposição para eventos, enviando a mercadoria em nome da própria empresa EXPOSITORA. Devem constar da Nota Fiscal os dados completos do EXPOSITOR (endereço, CNPJ e Inscrição Estadual e/ou Municipal). No corpo da Nota Fiscal, o EXPOSITOR deve fazer constar o endereço de entrega do Rio Centro, conforme abaixo: RIOCENTRO EVENTO: XVIII CONGRESSO BRASILEIRO DE MEDICINA INTENSIVA Av. Salvador Allende, Barra da Tijuca. Pavilhão Rio de Janeiro RJ A mercadoria só será recebida com a nota fiscal emitida de acordo com as especificações acima Jardins e Plantas Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos somente dentro do espaço do estande quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes de forma que, NÃO PERMITAM O ACUMULO DE ÁGUA (ÁGUA PARADA), EVITANDO A PROPAGAÇÃO DA DENGUE E OUTROS FATORES QUE VENHAM COMPROMETER A SAÚDE PÚBLICA ao serem aguados e que não causem qualquer vazamento ou acumulo de água que possa danificar o material da montagem básica ou prejudicar os stands dos expositores vizinhos. O Rio Centro recomenda a empresa de paisagismo e a lista está disponível no site do CBMI Espaço Aéreo Não será permitida a colocação de faixas promocionais ou peças gráficas de merchandising fora do limite do estande, sob pena dos mesmos serem retirados sem aviso prévio e sem responsabilidade por perdas e danos materiais Manuseio do Material A retirada ou colocação de painéis ou qualquer outro elemento da montagem básica somente poderá ser feita pelo pessoal especializado da Montadora Oficial 2.4 DECORAÇÃO E SERVIÇOS DOS ESTANDES É de livre escolha da empresa expositora a contratação de uma empresa especializada para decoração e manutenção de seu estande e a contratação de empresas especializadas em artes gráficas, assessoria de imprensa, despacho aduaneiro, filmagens e fotografias, recepção, seguros, transportes e outros. 15

16 Toda e qualquer contratação deverá ser informada à AMIB Secretaria Executiva, por meio do formulário de solicitação de serviços. Atenção: A contratação de empresa especializada para serviços descritos acima não isenta o expositor da responsabilidade quanto ao cumprimento integral do presente Manual do Expositor. A montadora e a empresa expositora deverão cumprir com as condições estabelecidas. É também de responsabilidade do Expositor o recolhimento de encargos trabalhistas dispostos na legislação vigente, isentando a Organizadora e a Realizadora de qualquer responsabilidade trabalhista Assessoria de Imprensa As empresas expositoras e/ou patrocinadoras que contam com o trabalho de assessoria de imprensa, devem cadastrar suas respectivas assessorias de imprensa junto à assessoria de imprensa da AMIB, encaminhando para a jornalista Teca Pereira (teca@planoapp.com.br) até 10/10/ ENERGIA E INSTALAÇÕES ELÉTRICAS Todo expositor (Montagem Básica e Área Livre) deverá assumir a taxa de consumo de 1 KVA. Não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos do seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional, o qual deverá pagar uma taxa; A tensão elétrica do Rio centro é de 380 Volts trifásico fase neutro 220 Volts. Em caso de utilização de qualquer aparelho 110 V, a USUÁRIA deverá providenciar transformadores adequados. O Rio Centro dispõe de Gerador de Emergência, com iluminação básica das áreas comuns, pelo período de realização do Evento. As lâmpadas e demais equipamentos deverão ter, obrigatoriamente, tensão de funcionamento 220V (monofásico = fase neutro). As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto na NBR5410 Instalações Elétricas em baixa Tensão. Por solicitação do expositor será instalada no estande, um ou mais pontos de energia elétrica, para iluminação e operação dos equipamentos. Por razões de segurança técnico-operacional, a Promotora é responsável, exclusivamente, pelo suprimento e conexão da energia do estande até o seu quadro de distribuição elétrica e não se responsabiliza por eventuais perdas e queimas de computadores, impressoras e outros equipamentos eletro-eletrônicos que possam ser avariados por quedas de energia elétrica, chuvas, intempéries, etc. Caberá a cada expositor ou montadora complementar a instalação e a distribuição elétrica no estande, provendo a entrada de energia com chave geral e com proteção compatível à solicitação de energia elétrica. A chave geral e demais dispositivos de proteção dos circuitos elétricos, deverão estar acondicionados em quadros de chapa metálica, com porta, fixados em local de livre acesso à equipe de manutenção da Promotora, mesmo fora do horário de funcionamento do evento. 16

17 Todo o trabalho deverá ser elaborado por profissionais da área, obrigatoriamente cadastrado pelo Rio Centro. A Tabela de referência para o calculo de KVA encontra-se no Formulário de Elétrica. Seguem os valores referentes ao uso de energia por estande: Consumo de Eletricidade e Pontos adicionais: Consumo KVA Taxa energia elétrica referente 1 KVA Taxa energia KVA Adicional 220 V Monofásica R$ 135,00 R$ 560, V Trifásica R$ 560,00 Pontos de energia Valor por ponto Pontos adicionais R$ 160,00 Para a confirmação e aceitação da energia elétrica requisitada no Formulário de Energia Elétrica, esta precisa estar paga. Para tanto, favor enviar o BOLETO PAGO para a organizadora do evento, até 20 de Setembro de Caso a organizadora do evento afira uma carga elétrica no estande não declarado, ou maior do que a declarada no Formulário de Energia Elétrica, esta diferença terá um acréscimo de 50% sobre o valor normal de KVAs, mediante notificação por escrito pela AMIB e será cobrado via boleto bancário, com vencimento até , conforme normas de exigências do Rio Centro, vide site CBMI. Serão proibidos todos e quaisquer tipos de instalações elétricas improvisadas, uso de benjamins, emendas dentro de tubulações e extensões expostas, gambiarras, etc. Normas adicionais poderão ser fixadas e comunicadas ao expositor. Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados, com exceção dos equipamentos que necessitem ficar ligados em período integral. Estes deverão estar ligados em circuitos independentes e ter a identificação NÃO DESLIGAR ; RECOMENDAMOS A proteção geral do quadro deverá, necessariamente, ser feita por disjuntores e fusíveis; Recomenda-se o uso de reguladores de voltagem (estabilizadores) ou no-break para equipamentos que exijam cargas estáveis de energia, pois a AMIB a MONTADORA 17

18 OFICIAL e o RioCentro não se responsabilizarão por quedas ou elevações bruscas nem interrupção de energia oriundas das instalações do Pavilhão; O expositor que colocar freezer, pot-mix, refresqueira ou qualquer outro aparelho não previsto no estande, deverá atentar para duas providências importantes: a) Verificar se existe local para a colocação do aparelho no estande e se existem condições de acesso, isto é, se passa pelas portas já existentes. b) Providenciar energia elétrica adicional para a alimentação do aparelho a ser colocado. Por razões de segurança, cada equipamento a ser utilizado no estande necessita de 01 (uma) tomada, não sendo permitidos adaptadores de múltiplos pontos e distribuidores de sistema; Nenhuma instalação elétrica poderá ser pendurada no teto do Pavilhão ou ser fixada em qualquer parte do edifício. A MONTADORA OFICIAL se reserva o direito de interromper o fornecimento de energia elétrica para qualquer instalação que julgar perigosa ou com probabilidade de causar problemas para os visitantes ou para os outros Expositores; A chave geral do estande deverá ser colocada em local de livre acesso para o serviço de segurança da Organização do Evento; Para maior segurança do público em geral, as instalações do estande (iluminação, equipamentos, fios e cabos) não poderão ficar visíveis aos estandes vizinhos e nem aos visitantes; Não será permitida a utilização de iluminação que, por seus interruptores automáticos, possa provocar interferência em aparelhos elétricos ou eletrônicos expostos em outros estandes; É vedada a utilização de luzes e luminárias desnudas ou gás temporário no Pavilhão; Luzes de neon são permitidas com os devidos dispositivos de precaução necessários; Não será permitida a distribuição de rede elétrica sobre materiais combustíveis; Todos os estandes de estrutura metálica deverão ser aterrados, visando impedir choques elétricos; Nos estandes com decoração especial (montados por outra montadora), caberá ao Expositor prover a entrada de rede, com disjuntores trifásicos compatíveis com a carga instalada, painel metálico possuindo barramento para neutro e terra e complementar a instalação de distribuição em seu estande, a partir do ponto instalado pela MONTADORA OFICIAL. Toda 18

19 e qualquer instalação elétrica deve ser acompanhada de projeto executado por profissional habilitado, obedecendo às normas da ABNT; Todos os estandes com decoração especial deverão possuir uma caixa de entrada de energia elétrica principal com chaves corta-circuito, apropriadas para a carga pedida. Se tal caixa não estiver dentro das especificações técnicas exigidas de acordo com as normas da ABNT e do RioCentro. A MONTADORA OFICIAL, a seu critério, não conectará a instalação elétrica do estande ao sistema principal do Pavilhão, até que a caixa seja substituída por outra aceitável; Não será permitido o acesso às subestações, túneis de serviço e canaletas. 2.6 ELEMENTOS COMPLEMENTARES O Expositor poderá contratar a Montadora Oficial para locação de mobiliários, adicionais e também para projetos especiais, estando ela a disposição para efetuar orçamentos a fim de atender a necessidade específica de cada Expositor, sendo que as solicitações deverão ser feitas até o dia 04/10/13, as solicitações serão atendidas de acordo com a disponibilidade do material e mão de obra Extintores: a) Instalações Especiais Quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para estande contíguo ou para o Rio Centro deverão ser providos de instalações especiais que, a critério da PROMOTORA, eliminem por completo qualquer periculosidade. Aconselhamos a utilização de material anti-chama para revestimento do piso e do teto dos estandes. b) Extintores O RIOCENTRO manterá durante 24 horas por dia, bombeiros de plantão responsável pelo Patrimônio do empreendimento e a empresa oficial de segurança manterá brigada de incêndio dentro do pavilhão, durante o período de montagem, realização e desmontagem. Todo Expositor será obrigado a manter em seu estande, desde o início da Montagem, durante toda a Realização, e até o final da Desmontagem, extintor de incêndio com a carga compatível aos produtos que expõe e com os materiais utilizados na montagem do estande, devidamente sinalizado ou de acordo com a tabela: QUANDO NÃO HOUVER DIVISÃO NO ESTANDE Área (m²) CO² PQS Até A QUANDO HOUVER DIVISÃO NO ESTANDE Área (m²) CO² PQS 19

20 ATÉ A A promotora reserva-se ao direito de exigir maior número de extintores, vistoriá-los, exigir recargas e determinar locais para sua fixação. Qualquer dúvida consultar a Brigada de Incêndio da PROMOTORA. Equipamentos e Saídas de Emergência As saídas de emergência, hidrantes e extintores deverão permanecer livres e desimpedidas de pessoas e coisas, bem como seus acessos, conforme normas do Corpo de Bombeiros. Equipamentos proibidos. É terminantemente proibido o uso de gás tipo GLP ou qualquer outro tipo de gás inflamável no interior do RioCentro, assim como o funcionamento de motores de combustão interna ou outros equipamentos que venham a produzir qualquer tipo de gás, fumaça ou gordura no interior do Pavilhão. Só será permitido o uso de fogões elétricos, fornos elétricos ou microondas, devendo ser acompanhados de extintor de incêndio compatível e pessoal treinado para utilizá-lo em caso de emergência. Após o fechamento diário da feira, o expositor deverá providenciar o desligamento das luzes e o fechamento de seu estande. 3. NORMAS DE MONTAGEM 3.1 MONTAGEM/DESMONTAGEM O início da montagem será dia 04/11/2013 a partir das 12h00 até o dia 06/11/2013 às 12h00. Durante a desmontagem o Expositor deverá exercer a necessária fiscalização sobre seus pertences, visando preservar a integridade de sua propriedade. Após o término do período de desmontagem, os produtos remanescentes serão retirados do recinto pela Organizadora, que cobrará do Expositor os custos operacionais deste procedimento, não se responsabilizando por danos, perdas, furtos ou extravios. A desmontagem deverá ser feita após o término da Programação Científica, a partir das 18h00 do dia 09/11/2013 devendo ser finalizada, impreterivelmente às 19h00 do dia 10 de novembro de ALTURA LIMITE PAREDES DIVISÓRIAS 20