FACULDADE PITÁGORAS. Maria do Socorro de Oliveira

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1 FACULDADE PITÁGORAS Maria do Socorro de Oliveira ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS EM RELAÇÃO ÀS NORMAS ISO COM BASE NA USABILIDADE: um estudo de caso de uma instituição de ensino superior BELO HORIZONTE 2009

2 FACULDADE PITÁGORAS Maria do Socorro de Oliveira ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS EM RELAÇÃO ÀS NORMAS ISO COM BASE NA USABILIDADE: um estudo de caso de uma instituição de ensino superior Pré projeto de pesquisa realizado no curso de Pós Graduação TI com Ênfases, na Faculdade Pitágoras, apresentado à disciplina Orientação de Conclusão de Curso, sob a orientação do professor Fernando Hadad Zaidan. BELO HORIZONTE 2009

3 2 SUMÁRIO 1 Título Tema Problema ou questão de pesquisa Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa Referencial teórico Metodologia Cronograma Referências... 13

4 3 1 Título Ainda que provisório, definiu-se o seguinte título para o artigo: ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS EM RELAÇÃO ÀS NORMAS ISO COM BASE NA USABILIDADE: um estudo de caso de uma instituição de ensino superior 2 Tema O tema se baseará na Norma ISSO Usabilidade de software, para adquirentes. 3 Problema ou questão de pesquisa De que maneira as normas técnicas, que serão utilizadas como base de comparação neste estudo, podem auxiliar a Instituição a ter um melhor desempenho em seu processo de implantação de um sistema? 4 Objetivo geral Examinar a implantação de sistemas integrados de comunicação de forma a rever os processos que foram implantados, comparando-os com as normas ISO/IEC e, a partir daí, indicar a proximidade ou não dessa implantação, utilizando da característica de qualidade de software referente à usabilidade, apresentada pela norma ISO/IEC Objetivos específicos Avaliar as normas que referem aos processos de aquisição e implantação de sistemas de informação. Apontar a norma que melhor se adéqua ao objetivo de estudo deste projeto. Identificar o processo de aquisição e implantação do Módulo Beta que está sendo utilizado atualmente, pela instituição.

5 4 Identificar os processos que serão avaliados em relação à conformidade da característica de qualidade de software com relação à usabilidade. 6 Justificativa Atualmente, a maior necessidade da Faculdade X é obter as informações administrativas e gerenciais em tempo real, e de forma mais consistente. Por se tratar de uma instituição em fase de crescimento, um sistema, corretamente informatizado, é tão importante quanto novas máquinas e equipamentos. Após dois anos da inauguração da Faculdade Y, sede da Instituição, que fica a 370 Km da cidade de Belo Horizonte (MG), foi implementada, também, uma filial da mesma, a faculdade X na capital. Antes da adoção do sistema de ERP, o controle das informações administrativas e gerenciais era feito por um sistema interno os quais utilizavam pastas e planilhas do Excel, pois a empresa não possuía um sistema específico, sendo que o sistema anterior apenas armazenava dados pessoais, uma vez que, quando precisava, o programador inseria mais um campo. O cadastro de alunos e dados era registrado manualmente, pelos funcionários, os quais guardavam os dados pessoais dos alunos por meio de cadastros simples, armazenados em documentos guardados em pastas e arquivos nos armários da seção. Diante disso, viu-se a necessidade de possuir um sistema integrado com mais recursos. A partir daí a administração da instituição resolveu estudar uma forma ou um sistema que atendesse as empresas, desde o departamento financeiro até mesmo o setor de controle de estoque. Com isso, implementou-se o sistema de gestão escolar, com seus módulos e, especificamente, o Módulo Beta (Módulo para controle acadêmico). No início a instituição era formada por apenas uma unidade, sendo, posteriormente, inaugurada uma filial em Belo Horizonte. A empresa prestadora de serviços em informática era situada na cidade de Juiz de Fora, cujo nome era Pactual, a qual realizou o processo de aquisição, participando do processo de implantação e oferecendo suporte aos usuários quando necessário. Entretanto, a empresa não existe mais e não repassou nenhuma documentação

6 5 sobre a implantação do sistema à gerência da Faculdade X, fazendo com que a instituição buscasse soluções por meio de negociações com a empresa responsável pelo sistema de gestão escolar, de forma que a mesma fornecesse novamente o projeto de implantação. Porém, até a presente data, não se chegou a nenhum acordo. A Faculdade X e as pessoas que trabalhavam na empresa não estavam preparadas para as mudanças, não tinham conhecimentos específicos de informática e as que conheciam um pouco de processos, saíram da empresa. Entretanto, tudo continuou sendo cadastrado no sistema sem que existisse um planejamento e treinamento das pessoas envolvidas e, a maioria dos lançamentos de dados continua sendo feitos manualmente devido a falta de conhecimento acerca da utilização e dos recursos oferecidos pelo sistema, sendo que este foi pouco explorado e ainda, o pouco em que era utilizado, o era de forma errada, não condizendo com a sua realidade e recursos. A partir daí surgiu à necessidade de automatizar os processos, pois, com cada funcionário guardando os dados em seu setor separadamente, ocorriam a constante duplicação dos dados por diferentes setores, ficando assim, visível à forma desestruturada que se encontrava o armazenamento das informações. O sistema passou a gerar problemas quando os dados eram inseridos, sendo que, a base de dados é a mesma para as duas instituições, ou seja, o sistema trabalha com filial e isso gerava grandes transtornos, pois os processos são diferentes para ambas. Um exemplo se trata na efetivação da matrícula de um aluno, pois é necessário que se altere o parâmetro no sistema. Devido à existência da matriz da instituição, caso não seja efetuada a alteração no parâmetro do sistema, a matrícula que deveria ser na Faculdade X, vai para a Faculdade Y. O mesmo ocorre com relação aos inscritos para o vestibular. O que ocorre é que, no exemplo da Figura 1, onde está a janela de máscara de matrícula, sempre que a Faculdade X vai criar uma nova matrícula, tem, obrigatoriamente, que substituir o número 1 pelo número 2 (08-1#### alterar para 08-2####). Caso não seja alterado, a matrícula é gerada para a outra faculdade, ou seja, para a Faculdade Y.

7 6 Figura 1: Parâmetro 1 utilizado nas instituições. Fonte: Fornecido pela Faculdade X, Com relação à geração de etapas (meses: lançamentos de notas e faltas no portal), há a necessidade de que se entre num consenso, o qual deverá ocorrer antes da geração das informações no sistema, uma vez que, se o parâmetro para o lançamento das notas e faltas estiver marcado com um X (vide Figura 2, usar plano de aula para controle de presença diária ), a Faculdade que estiver efetuando o lançamento, não poderá desmarcá-lo, pois essa ação fará com que a Faculdade que efetuar o lançamento posteriormente, não tenha acesso às informações quando consultadas ou acessadas pelos professores, pois não aparecerá mais no sistema, devido à outra faculdade ter marcado ou desmarcado o parâmetro. Figura 2: Parâmetro 2 utilizado nas instituições. Fonte: Fornecido pela Faculdade X, Quando se trabalha com a mesma base de dados, os parâmetros dos sistemas serão os mesmos para todas as coligadas. Um exemplo diz respeito às configurações utilizadas pela Faculdade X, sendo que a Faculdade Y não as utiliza, fazendo com que os processos se tornem mais demorados. A empresa se encontra em crescimento contínuo e a implantação de um sistema ERP para a organização e gerenciamento dessas informações seria o mais apropriado, oferecendo vantagens como a maior competitividade da instituição no mercado, a conquista de diferenciais competitivos e ainda por se tratar de uma solução que relaciona todas as necessidades de uma empresa às visões de processo que suportam o negócio e promove maior

8 7 integração entre as funções de diversas áreas, pois se percebe que a empresa possui elevado potencial para avançar em seus processos. Diante do exposto, por meio deste estudo, propõe-se identificar como foi efetuada a implantação do sistema e se a mesma ocorreu de acordo com as normas técnicas (ISO/IEC), uma vez que o antigo sistema se baseava na disponibilização de dados repetitivos e prédefinidos e sistemas isolados, sem integração, inclusive sem perspectiva de informações que deveriam auxiliar na tomada de decisões, passando para uma ferramenta que propicia a integração de todas as áreas da instituição, gerando maior qualidade nas informações, mas que, ao ser implantada, não foi planejada, de acordo com as reais necessidades da instituição, gerando, com isso, vários problemas. A Faculdade X não possuía um sistema que atendesse a instituição, pois se trata de uma faculdade e trabalha com cadastro de alunos e professores a todo o momento. O sistema de gestão escolar que funciona por meio do Módulo Beta Ensino Superior. Tratase de um dos aplicativos Corpore Beta, cuja solução corporativa reúne os sistemas para Windows 95, 98, NT, ME e 2000, Windows Server Esses aplicativos trabalham de forma integrada e similar, compartilhando diversas operações importantes, utilizando-se de banco de dados SQL Server e Oracle. 7 Referencial teórico (principais abordagens/autores/pesquisas sobre o tema/bibliografia) A revisão de literatura será concentrada em obras de autores seminais na área necessidades informacionais, processo de concepção de um sistema de informação, necessidades dos usuários, diagrama de contexto, requisitos do sistema de informação e, por fim, sobre as normas ISO com ênfase na Norma Serão utilizados artigos publicados sobre os assuntos a serem abordados, assim como obras literárias.

9 8 Na revisão de literatura, os seguintes tópicos serão abordados com os autores escolhidos para fundamentar cada um deles: Necessidades informacionais: o Silva: Projeto e Desenvolvimento de Sistemas, o Lapolli: Implantação de Sistemas de Informações Gerenciais em Ambientes Educacionais, Processo de concepção de um sistema de informação: o Silva: Projeto e Desenvolvimento de Sistemas, o Lapolli: Implantação de Sistemas de Informações Gerenciais em Ambientes Educacionais, Necessidades dos usuários: o Silva: Projeto e Desenvolvimento de Sistemas, o Fernandes: Qual a Prática do Desenvolvimento de Software, o Araújo Júnior e Álvares: Planejamento de Sistemas de Informaçao: aspectos teóricos e elementos essenciais da estratégia e da implementação, o Lobo: Processo de Design Estruturado para o Desenvolvimento de uma Aplicação em Geoprocessamento, o Tavares: Premissas para um Enfoque Abrangente e Eficiente em Estudos de Usuários, Diagrama de contexto: o Yourdon: Análise Estruturada Moderna, Requisitos do sistema de informação: o Macarotti: Conceitos: especificação de requisitos, o Balthazar: Visão Geral da Qualidade de Software, 2007 o Silva: Critérios de Usabilidade: um auxílio à qualidade do software, As normas ISO: o Cortês: Modelo de Qualidade de SW,1998.

10 9 o Souza: Modelos de Qualidade de Produto de Software, o Garcia: Qualidade de Software, o Grahl e Borges: AWSA Ambiente Web de Suporte de Avaliações de Produtos de Software, o Valentini: Método para Avaliação da Usabilidade de Web Sites Bancários, A seguir, têm-se alguns parágrafos já escritos para revisão de literatura: Silva (1998) afirma que os objetivos de um sistema são definidos em função das necessidades da empresa, os quais estabelecem a linha de trabalho a ser seguida pelos profissionais de informática que irão construí-lo e, com isso, dependem de um estudo minucioso de diversos fatores da organização. Para Lapolli (2003), um sistema de informações é um determinado tipo de sistema que possui um processo de captação de dados que são submetidos a um processamento e que resultam em uma série de informações de saída. Para este autor, o sistema de informações não está relacionado com o uso de computadores, pois, pode-se ter um sistema de informações eficiente se utilizando meios manuais. Entretanto, na visão de Lapolli (2003), o uso de tecnologias e recursos computacionais proporciona as seguintes vantagens: Vantagens competitivas; Aumento da produtividade; Redução de custos; Rapidez no processo de tomada de decisão. Na visão de Silva (1998, p. 25) as empresas, de uma forma geral, estão buscando com todos os recursos possíveis a melhoria de seu desempenho, objetivando a redução de custos e aumento de produtividade. A partir dessa filosofia empresarial, todas as atividades passam a ser analisadas detalhadamente para descobrir os pontos críticos que na verdade merecem maior atenção. Dessa forma, pode-se concluir que existe o problema na organização e daí a necessidade de construir um sistema de processamento de dados ou aperfeiçoar o sistema existente. Portanto,

11 10 ao detectar que o problema existe, passa-se a buscar uma alternativa para resolvê-lo de forma definitiva. Lapolli (2003) afirma que para que se possa garantir que o processo de obtenção da informação, pela utilização de recursos informatizados gere confiabilidade, torna-se necessário que exista um processo contínuo de avaliação dos resultados gerados. Por meio dessa avaliação será possível visualizar as modificações necessárias nos processos conforme demonstrado na Figura 1. CONJUNTO DE DADOS PROCESSAMENTO AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES INFORMAÇÕES Figura 3: Macro processo de transformação de dados em informação com utilização de avaliação dos resultados. Fonte: Lapolli, 2003, p. 29. Conforme Silva (1998), as necessidades do usuário é avaliada na fase em que o usuário discutirá o seu problema e descreverá o atual processo existente, pois se trata da pessoa que realmente poderá detectar os problemas, apesar da insuficiência de conhecimento de informática para solucioná-lo. A partir daí, deverá ocorrer sintonia entre o usuário e o analista, de forma a possibilitar o desenvolvimento lógico, transformando as necessidades em especificações técnicas para que o usuário dê continuidade ao seu trabalho. Tavares (2008) ressalta acerca da satisfação do usuário como sendo um fator determinante do sucesso na implantação e gestão de processos, sendo que a qualidade é um fator considerado intrínseco, uma vez que os atributos da informação se baseando não somente na avaliação dos meios de atendimento dessa necessidade, mas também na percepção por parte do usuário,

12 11 contextualizando todos os aspectos envolvidos durante o surgimento da necessidade, comportamento de busca e conseqüente uso da informação pelo usuário. Torna-se necessário que se conheça quem são, ou quem serão os usuários e quais são suas necessidades, promovendo-se a interação entre o fornecedor e usuário da informação, sendo enfatizado o que se recebe e analisar as solicitações de serviço, devendo-se detalhar as necessidades de cada um. Macoratti (2007) afirma que o gerenciamento de requisitos é um modelo sistemático para encontrar, documentar, organizar e rastrear os requisitos variáveis de um sistema e define o requisito como sendo uma condição ou uma capacidade com a qual o sistema deve estar de acordo. Trata-se de um modelo sistemático cujo objetivo é identificar, organizar e documentar os requisitos do sistema e estabelecer e manter acordo entre o cliente e a equipe do projeto nos requisitos variáveis do sistema. De acordo com o autor, os principais itens para o gerenciamento eficiente de requisitos incluem manter uma declaração clara dos requisitos, juntamente com atributos aplicáveis para cada tipo de requisito e rastreabilidade para requisitos e outros artefatos do projeto. Balthazar (2007) afirma que o requisito é descrito como uma condição ou capacidade necessitada por um usuário para resolver um problema ou alcançar um objetivo, ou seja, é uma condição necessária para a obtenção de certo objetivo, ou para o preenchimento de certo fim. Em um software, requisito é o que o sistema tem que ter para atender plenamente ao propósito para o qual foi criado. De acordo com o autor, os requisitos de um software são divididos em dois grandes grupos: requisitos funcionais e requisitos não funcionais, sendo que, os requisitos não funcionais como sendo restrições sobre os serviços ou as funções oferecidos pelo sistema e entre eles destacam-se restrições de tempo, restrições sobre o processo de desenvolvimento, padrões, entre outros.

13 12 8 Metodologia Tendo como base o objetivo geral deste estudo, será utilizada a pesquisa exploratória com o objetivo proporcionar familiaridade com o problema da pesquisa, envolvendo o levantamento bibliográfico e a análise de dados, estimulando a compreensão. Diante disso, este tipo de pesquisa se justifica com base na teoria estudada e a comparação de resultados, como será o caso deste estudo na identificação das razões que levaram a instituição a migrar de um sistema de informação, em funcionamento, para um novo sistema, bem como identificar como foi realizado à implantação do Módulo Beta, voltado para uma secretaria acadêmica em fase de estruturação e crescimento. Será utilizada ainda a pesquisa de caráter descritivo, podendo ser explicada como aquela que observa e analisa um determinado processo identificando sobre ele causas e conseqüências. Esta análise é realizada à luz do suporte teórico possibilitado pela pesquisa bibliográfica específica da área. No que tange ao procedimento técnico, este estudo se baseará na pesquisa bibliográfica e pesquisa documental, ou seja, será utilizado neste estudo embasamento teórico pesquisado em livros e artigos científicos. Com relação à pesquisa documental, a mesma se baseará em material que ainda não recebeu tratamento analítico, ou seja, serão utilizados relatórios, documentos internos e análise dos sistemas utilizados pela instituição em estudo. No caso da utilização de artigos científicos, será utilizada ainda a pesquisa na Internet para o aprofundamento do tema e como base para o desenvolvimento do mesmo. Será utilizado material publicado, no caso, serão artigos científicos, por meio eletrônico. Será utilizada ainda a pesquisa de campo, sendo que será elaborado um roteiro de entrevista que será aplicado no responsável pela implantação do sistema ERP na instituição em estudo, cujo método utilizado será o qualitativo. Como instrumento de coleta de dados serão utilizados um roteiro de entrevista e um questionário. O roteiro de entrevista será aplicado em um funcionário responsável pela implantação do sistema ERP na Faculdade X.

14 13 O questionário será aplicado aos funcionários e pessoas que utilizam o sistema ou computadores da instituição (usuários), cujo método a ser utilizado será o qualitativo e quantitativo. Este questionário terá como objetivo identificar o grau de conhecimento dos envolvidos, bem como a sua satisfação e melhorias ocorridas em seu trabalho na instituição. O questionário será estruturado, com questões fechadas e será aplicado em 10 sujeitos no universo de usuários da Faculdade X. 9 Cronograma Atividades / Meses Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Levantamento da bibliografia 2. Leitura e fichamento do material 3. Elaboração do referencial teórico 4. Planejamento da pesquisa 5. Elaboração dos instrumentos de coleta 6. Coleta de dados 7. Aplicação dos questionário e entrevista 8. Transcrição e recortes 9. Análise dos dados 10. Redação e fechamento do trabalho 10 Referências ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de. ÁLVARES, Lillian. Planejamento de Sistemas de Informaçao: aspectos teóricos e elementos essenciais da estratégia e da implementação. VIII ENANCIB Encontro Nac. de Pesq. em Ciência da Inform. Salvador, Disponível em: < artigos/gt pdf >. Acesso em 9 out BALTHAZAR, Glauber da Rocha. Visão Geral da Qualidade de Software. Revista Eletrônica da Faculdade Metodista Granbery. Faculdade de Sistemas de Informação. N. 3, jul./dez Disponível em: < artigos/si/artigo_sis_03_004.pdf >. Acesso em 7 out CORTÊS, Mário L. Modelo de Qualidade de SW. Disponível em: < Acesso em 9 out

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