Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos

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1 Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Aldemar de Araújo Santos (UFPE) aldemar@ufpe.br Claus Kaldeich (UMinho) cka@dsi.uminho.pt Luiz Gustavo Cordeiro da Silva (UFPE) lgcs@ufpe.br Resumo Este artigo apresenta sistemas integrados de gestão empresarial ERP (Enterprice Resources Planning), num enfoque sobre informação contábil-financeira e gestão de custos/lucros em ambiente do sistema SAP R/3. Inicialmente, apresenta-se conceitos, problemas e vantagens sobre a utilização de sistemas ERP nas organizações. Em seguida, descreve-se a estrutura de algumas funcionalidades do sistema ERP SAP R/3. Toma-se os módulos da contabilidade financeira FI (Financial Accounting) e de gestão custos CO (Controlling) desse software, como base para desenvolvimento e ilustração de elementos no trabalho. Aborda-se que tais ferramentas implementam funções de controle e avaliação de custos-lucros e são utilizadas em gestão financeira e controle de custos e margens de lucros de produtos nas empresas. Para melhor entendimento de funções, apresenta-se algumas questões ilustrativas e aplicações do módulo CO que podem ajudar a encontrar soluções de problemas de controle de custos e margens de lucros nas empresas. Finalmente, acrescenta-se algumas conclusões no trabalho. Palavras-chave: sistemas ERP, custos, contabilidade 1. Introdução Globalização e diversificação de negócios continuam a adicionar complexidade e dinamicidade nos processos empresariais. A cada dia aumentam atividades de coordenação, monitoração e simulação de novos cenários em empresas, com o objetivo de formular ações rápidas de correções de metas estabelecidas do negócio. Esse processo necessita de informação atualizada e consistente, que pode ser disponibilizada por meio de software que contenha e processe dados de diversos setores da empresa, função básica dos chamados sistemas integrados de gestão empresarial, os sistemas ERP (Enterprise Resources Planning). Software ERP baseia-se na existência de bases de dados comuns que permitam partilhar a informação com diversos usuários. Dessa forma, departamentos deixam de ser proprietários de dados ou de sistema de informação, passando a compartilhar os mesmos recursos de informação e de um conjunto de ferramentas de software de apoio à execução, controle e gestão do negócio, disponíveis no ERP, o que é um diferencial importante nestes sistemas. Exemplos desses produtos: SAP, Baan, JDEdwards, PeopleSoft, Oracle, IFS. Mesmo as pequenas empresas produtoras de software já implementam os conceitos de integração, a diferenças dessas está nas ferramentas adicionais de apoio a decisão, ainda de menor funcionalidade. Diante da crescente procura de produtos ERP no mercado, apesar de sua complexidade e custo relativamente alto, isto exige da área acadêmica um maior envolvimento na realização de estudos, oferecendo entre outros, formação de profissionais com habilidades em gestão de tecnologias de produtos ERP. Exemplos: os projetos universidade-empresa que vem sendo desenvolvido no Departamento de Sistemas de ENEGEP 2003 ABEPRO 1

2 Informação da Universidade do Minho (Portugal) e iniciativas de pesquisa e extensão universitária hoje desenvolvidos pela Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). 2. Uma abordagem sobre os sistemas ERP De acordo com Davenport (1998), integração é vista como a ligação conjunta de informação e processos de setores distintos da organização, e pode ocorrer entre diferentes funções ou entidades operacionais. Uma transação em um sistema ERP é um conjunto de processos instantâneos que atualizam outros processos, de forma automática. Por sua vez, um software ERP permite que diferentes unidades da organização tenham acesso a informações de diferentes transações do negócio (KUMAR 2000; GATTIKER e GOODHUE, 2000). Por conseguinte, sistema ERP pode produzir benefícios quantitativos e qualitativos, tais como, maior produtividade, eficiência, satisfação do usuário/cliente, rapidez de tomada de decisão, redução de custos, controle gerencial, inovação tecnológica (HOLLAND, 1999; ESTEVES, CARVALHO e SANTOS 2002). O conceito de integração implica em aumento sensível de complexidade do projeto e modelagem de dados do sistema ERP. Sobre a integração, dentro do contexto da abordagem aqui apresentada, descreve-se a seguir algumas características relevantes que devem estar presentes tanto no modelo original do ERP quanto na construção do software produto, objeto de maior ou menor facilidade de implementação e customização de componentes de sistema integrado de gestão em empresa. O conceito de integração pressupõe a definição de alguns elementos (MACHADO e KALDEICH, 2000): Convergência: existência de um ou mais módulos de convergência que integre módulos e sub-módulos em termos de dados e processos do sistema. Unicidade de funções, operações, processos: refere-se ao nível de aceitação de redundância de funções, operações, processos e que módulos executarão tais elementos. Partilha de dados: critérios para determinar que módulos podem fazer operações sobre parte de dados integrados e como esses são partilhados pelos recursos do sistema. Integridade e fiabilidade de bases de dados: são mecanismos que devem garantir que transações iniciem e terminem operações sobre dados, mantendo um bom nível de integridade; tais mecanismos devem controlar operações sem deteriorar os dados no decorrer de transformações, pois os resultados devem ser coretos e determinísticos. Visões dos usuários: possibilidade de extrair e combinar diferentes partes de dados do modelo para atender a necessidades de diferentes usuários do sistema. Interação e portabilidade: deve existir interfaces, recursos de comunicação e processos no sistema, entre esse e sistemas heterogêneos, para permitir intercâmbio de dados de diferentes plataformas. Flexibilidade do sistema: refere-se a funcionalidade e custo de adaptação do sistema a mudanças de realidades mercadológicas, organizacionais, fiscais, econômicas, sociais, etc. Eficiência, coerência: relaciona-se a tempos de respostas do sistema (rede de dados, servidor/cliente e outros recursos tecnológicos); se há bases de dados sub ou super dimensionadas, eficiência e coerência de interfaces de usuários entre módulos do sistema. Estudos de sistemas ERP mostram vários tipos de produtos e de concepções, o que significa que existe estilos diferentes ou modelos de criação de produtos. Tais modelos diferem não só ENEGEP 2003 ABEPRO 2

3 pela quantidade e módulos-objetos, mas também pela lógica utilizada na implementação dos projetos. Basicamente, a filosofia de implementação de software ERP depende de natureza e características das atividades para as quais o produto foi originalmente concebido (indústria, comércio, serviços, etc.). Geralmente, um produto ERP possui dois tipos de módulos (Figura 1): um em relação a atividades-fins ou verticais da empresa (exemplo: engenharia, controle de manufatura, gestão da produção, controle da qualidade) e outro conjunto de apoio a atividades-meios, orientado para a administração e gestão da organização (exemplo: contabilidade, finanças, custos, recursos humanos, controle de estoques). Esses dois conjuntos interligados e suportados por plataformas de dados formam a estrutura básica do sistema ERP que deve refletir, de forma permanente, políticas e estratégias do negócio. No entanto, esta classificação é conceitual e só pode ser assumida quando confrontado o ambiente da organização com a estrutura do sistema ERP em análise (SANTOS, CARVALHO e MIRANDA, 2000). Organização Módulos de actividades-meios Módulos de actividades-fins Aplicações de apoio Bases de dados Aplicações verticais Figura 1 - Estrutura conceitual de sistema ERP. 3. O sistema integrado SAP R/3 O sistema SAP R/3 é composto por um conjunto de módulos de software integrados iterativamente. É um sistema abrangente e complexo. Pode tratar atividades desde a cadeia produtiva até relacionamentos com clientes da organização. As aplicações partilham dados de bases comuns aos módulos. As alterações feitas em bases de dados por determinado programa aplicativo não compromete a funcionalidade de outros módulos do sistema. A implementação do SAP R/3 em qualquer empresa requer a análise e a modificação de formas de realização de processos do negócio. A arquitetura do sistema SAP R/3 é dividido em três camadas: Camada de dados: fornece dados ao sistema, incluindo tabelas, meta-dados e dados sobre as transações da empresa incluídas no sistema. ENEGEP 2003 ABEPRO 3

4 Camada de aplicação: processa e faz intercâmbio de dados entre servidor de aplicação e servidor de base de dados para execução de ferramentas do software. Camada de apresentação: atua como interfaces de terminais e recursos de usuários, executando tarefas de entrada e saída de dados/informação. Essa abordagem separa funcionalidades de programas dos servidores, colocando bases de dados em camada à parte. A divisão em camadas é feita com o objetivo de não sobrecarregar aplicações individuais de usuários. Assim, se for necessário pode-se acrescentar novos recursos tecnológicos (e.g., servidores de arquivos, servidores de aplicações, terminais e outros recursos), sem causar maiores impactos no ambiente do sistema. Portanto, pode-se planejar a incorporação de recursos tecnológicos para cada uma das camadas sem levar em conta os efeitos de alterações sobre camada adjacente. O sistema SAP R/3 é aberto e os programas das aplicações são concebidos em linguagem de programação ABAP 4 (Advanced Business Application Programming development workbench, Level 4). É uma plataforma comum que possui um conjunto integrado de ferramentas de desenvolvimento de quarta geração (4GL), que permite programar e adaptar aplicações necessárias à organização. O sistema SAP R/3 apresenta pontos positivos e pontos negativos sobre sua utilização. Dentre os pontos positivos destacam-se: Nível de integração: dado produzido em qualquer ponto da cadeia são centralizados, o que elimina redundâncias e favorece a integridade da informação. Modularidade e flexibilidade: possui uma divisão em módulos aplicativos que permitem a implementação evolutiva de componentes. Sistema aberto: adota diferentes plataformas de hardware, software, tipos de banco de dados, sistemas operacionais. Pode ser flexibilizado por meio de parametrização e customização (modificação e desenvolvimento de programas aplicativos). Apoio à gestão/decisão: pode combinar informação interna e/ou externa e assim produzir resultados para a gestão do negócio, por meio de módulos de análise e apoio à gestão da empresa. O sistema SAP R/3 também apresenta desvantagens, dificuldades e problemas. Por exemplo, sabe-se que um software proprietário desenvolvido para empresa específica é mais flexível que pacote standard comercializado por fornecedores, como o SAP R/3 e outros produtos similares. Adicionalmente, um software vertical implementado com base em atividades específicas de uma empresa pode atender mais facilmente aos requisitos particulares. Por exemplo, um software desenvolvidos para atividades de uma indústria de calçados, usina de açúcar, criação de camarões ou laminação de aço. No entanto, componentes de pacote standard como o SAP R/3 ou outro ERP qualquer, muitas vezes não atendem as necessidades reais de uma organização, pois representam generalidades de um setor e não especificidades de uma empresa. Por isso, a implementação de pacote ERP exige adaptações por meio de parametrizações e customizações que, geralmente, envolve muito trabalho e custo excessivo para a instituição. Além disso, o sistema SAP R/3 foi criado para atender a grandes corporações. Requer definições precisas de processos e percepções corretas de funções do negócio. É um software complexo, caro, de implementação de longo curso, em média de seis a 18 meses. Assim, tem sido pouco adaptável a empresas menores, principalmente, devido aos custos e adaptações de processos da empresa que precisam ser feitas na entrada do software (SANTOS, 1999). ENEGEP 2003 ABEPRO 4

5 A implementação é função da complexidade e do número de módulos adquiridos. Exige trabalho em equipe e envolvimento de pessoas com diversas valências profissionais. Para ajudar na implementação de produtos ERP, firmas de consultoria especializadas são contratadas. Os módulos do sistema SAP R/3 não são estanques ou de funcionamento individualizados, embora possam ser utilizados separadamente. Representam áreas e tentam materializar a integração de unidades do negócio. Dependendo do interesse, necessidades e recursos, novos módulos podem ser implementados para expandir funções do software e assim atender a requisitos adicionais. 3. Utilização do sistema SAP R/3 em contabilidade e custos A seguir apresentamos informações dos módulos do sistema SAP R/3 de maior interesse neste trabalho: FI (Financial Accounting) da contabilidade financeira e CO (Controlling) destinado à gestão de custos/lucros. Além do processo de tratamento dos dados contábeis-financeiros, desenvolvem procedimentos de cálculo de custos e margens de lucro de produtos (SAP SYSTEM R/3 1997a, 1997b, 1997c). O módulo FI é responsável pela gestão financeira e processa a contabilidade. Trata a contabilidade geral e contas auxiliares sob a forma de sub-módulos, que integram-se por meio de contas de controle. À medida que é feita a contabilidade, contas de conciliação de resultados são atualizadas. Inclui, por exemplo: Livro razão: modelo do plano oficial de contabilidade, plano de países de interesse da empresa e a conseqüente versão de balanços e de contas de resultados. Contas a receber: contempla alguns processos automáticos, entre esses a geração de títulos a cobrar, remessas, gestão do risco, gestão de contas de clientes. Contas a pagar: contém processo de workflow que faz a verificação e controle de gestão de faturas da empresa. Tesouraria: relatórios de previsão de liquidez, posição bancária, etc. O módulo CO de gestão de lucros/custos está integrado à contabilidade (FI). O CO é responsável pelas seguintes funções no sistema SAP R/3: Controle de gastos gerais, baseado em centros de custos. Controle de produção, custo padrão de produtos, margens de lucro, periodizações e valor final de produto. Controle de resultados e cálculo da margem de contribuição, de acordo com custos/lucros registrados. A aplicação tesouraria (TR), por meio do FI e do CO oferecem importantes suportes gerenciais para a empresa. A integração da contabilidade geral, da logística e recursos humanos, proporcionam instrumentos gerenciais importantes para os departamentos da organização. A incorporação de processos internos e externos em relação a clientes, fornecedores, instituições financeiras, permitem aumentar a eficiência do negócio. Estes componentes fornecem dados de gestão de custos/lucros e disponibilizam informação para outros setores da organização. O CO e o FI são formados por aplicações independentes que trocam dados, continuamente, em particular, dados relevantes para os fluxos de custos que fluem do FI para o CO. ENEGEP 2003 ABEPRO 5

6 Processam dados de produção, custos, lucros e são ligados a outros componentes do SAP R/3: centros de custos, processos do negócio, projetos, ordens de clientes, ordens de produção, apuração de taxas, impostos. São feitas comparações e conciliações de valores entre o CO e o FI, visto que dados da contabilidade no FI correspondem a custos de produtos ou margens de lucro de produtos no módulo CO. Fases Identificação de problemas Procura de solução do negócio Avaliação de metas Implementação de ações Controle: previsão, planejamento de materiais, execução Funções do módulo CO Prognósticos, cálculos de planejamento e de necessidades; instrumentos de análises Custos, lucros, rendimentos, gargalos Objetivos, orçamentos, reorganização, política de preços, demanda Diretrizes: orçamento mínimo/máximo Comparação de metas, produção, análise de variância Quadro 1 - Funções principais do módulo Controlling (CO). O CO é utilizado para coordenar, monitorar e otimizar processos do negócio (Quadro 1). Requer dados de produção, planejamento, orçamento, atividades e eventos ocorridos do negócio. Faz comparações de valores atuais com valores de metas planejadas e emite variâncias que servem de base para implementar medidas corretivas de processos do negócio. Trabalha com tempos mínimos, orçamentos de longo prazo e metas logísticas estabelecidas. O sistema R/3 utiliza vários métodos de cálculos para apuração de custos e margens de lucro, dentre outros o método ABC (Activity-Based Costing), que permite cálculos de custos relativamente precisos e se baseia em atividades do negócio (Figura 2). A aplicação CO-OM- ABC do sistema SAP R/3 pode avaliar valores antes de conhecido o custo final do produto. (FI) Dados contábeis-financeiros Base de cálculo dos custos diretos Centros de custos Processos e atividades Base de cálculo dos custos indiretos Custos de produtos Figura 2 - Cálculo de custos com método ABC (Activity-Based Costing). O módulo CO é formado por várias aplicações, cada uma com função específica de tratamento e gestão de custos. Quando surgem questões típicas no negócio, essas aplicações podem ser utilizadas para ajudar a respondê-las, conforme questões a seguir. Questão 1: Que custos ocorrem dentro da organização? (Custos industriais, por exemplo) ENEGEP 2003 ABEPRO 6

7 A partir de informações processados pelos módulos CO/FI e custos associados a outros gastos, podem ser determinados custos e margens de lucro de produtos por meio da aplicação (CO-OM-CEL: Cost and Revenue Element Accounting) do sistema SAR R/3. A aplicação produz relatórios de custos e lucros de produtos que podem dar uma visão das categorias dos custos e dos lucros maiores, o que pode ser utilizado como ponto de partida num processo mais detalhado de avaliação por meio de outro componente do módulo CO. Questão 2: Como se pode manter os custos indiretos sob controle? Muitas organizações apresentam percentuais altos de custos indiretos (overhead) que não podem ser associados diretamente à manufatura nem rateados em despesas de serviços. O monitoramento e a otimização de custos é mais simples em áreas de produção, mesmo assim muitas vezes isso não é possível ser feito corretamente em relação a custos indiretos. Para facilitar esse trabalho, existem aplicações do sistema SAP R/3 que podem monitorar e alocar custos indiretos para obtenção de custos totais de produtos, de forma satisfatória. Questão 3: Os setores onde ocorrem custos indiretos estão trabalhando eficientemente? A aplicação (CO-OM-CCA: Cost Center Accounting) pode analisar onde ocorreram os maiores custos indiretos, que devem ser atribuídos a setores da organização responsáveis por tais custos. O Sistema SAP R/3 oferece métodos de alocação de custos com base em valores mais justos, em particular, o método ABC. Questão 4: Como pode a organização otimizar processos internos? Metas da organização podem vir antes de metas particulares dos departamentos quando a empresa é orientada para processos de reengenharia para otimização do todo. A aplicação (CO-OM-ABC) monitora e controla processo inter-departamentais. Assim, o negócio passa a ter controle adicional por meio de acesso a valores dos centros de custos, custos de produtos e informações de análise para avaliação do processo de redirecionamento do negócio. Questão 5: Em que segmento de mercado a empresa poderá ter maior sucesso? Pode-se fazer uma análise por meio da aplicação (CO-PA: Profitability Analysis), que examina fontes de retorno, considerando vendas e margens de lucro admissíveis. Pode-se utilizar algum segmento de mercado, por exemplo, distinguir entre clientes, tipos de empresas, formas de distribuição, áreas de negócio e avaliá-los de acordo com distribuição de margem de lucro. 4. Considerações finais Os aspectos teóricas sobre os quais se baseiam os sistemas integrados de gestão são necessárias para entender que modelos de produtos ERP se ajustam mais a determinado tipo de organização. Dos conceitos de ERP apresentados, muitos foram implementados no SAP R/3. No entanto, parte desses conceitos não estão presentes em muitos produtos ERP, visto que a implementação de tais elementos tornam os produtos mais complexos e com preços excessivamente elevados. Elementos do ambiente SAP R/3 foram apresentados com o objetivo de esclarecer funcionalidades e potencialidades de sistemas ERP, principalmente, sobre algumas ferramentas dos módulos FI/CO utilizadas em tratamentos de dados contábeis-financeiros e custos/lucro em empresas. ENEGEP 2003 ABEPRO 7

8 Conforme visto, os módulos FI/CO permitem qualificá-los como ferramentas importantes de apoio à gestão do negócio. As aplicações de monitoração, simulação e controle do CO, supridas com dados do FI, mais informações externas, permitem estabelecer fortes mecanismos de controle gerencial nas empresas, o que facilita, consideravelmente, o trabalho de empregados e gestores do negócio. Sistemas ERP estão mudando a tecnologia das organizações e as próprias relações comerciais. O foco de sistema ERP pode levar a empresa pensar no redirecionamento do negócio. Pode ajudar a empresa a tornar-se mais competitiva e assim responder melhor às pressões do mercado, descobrir oportunidades, flexibilizar configurações de produtos, reduzir de estoques e fortalecer relações comerciais com accionistas, clientes e fornecedores (SWEAT, 1998). Referências DAVENPORT, T. H. (1998) - Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, July-August, ESTEVES, J. M; CARVALHO, J. A. & SANTOS, A. A. (2002) - Towards an ERP Life- Cycle Costs Model. [in]: Enterprise Resource Planning Solutions and Management, [Edited by] Fiona Fui-Hoon Nah, Hershey (USA), IRM Press. GATTIKER, T. F. & GOODHUE, D. L. (2000) - Understanding the Plant Level Costs and Benefits of ERP: Will the Ugly Duckling Always turn Into a Swan? Proceeding of the 33 rd Hawaii International Conference on Systems Sciences, HOLLAND, C. P. & LIGHT, B. (1999) - Global Enterprise Resource Planning Implementation. Hawaii: Proceedings of the 32 nd International Conference on Systems Sciences. KUMAR, K. & van HILLEGERSBERG, J. (2000) - ERP Experiences and Evolution. Communications of the ACM, April, Vol. 43, No. 4, MACHADO, A. B. & KALDEICH, C. (2000) - Sistemas integrados de gestão empresarial: Um enfoque contábil-financeiro sobre o sistema SAP R/3. Anais do VII Congresso Brasileiro de Custos, Recife, Brasil. SANTOS, A. A. (1999) - Sistemas integrados de gestão empresarial: Uma visão do uso de produtos ERP no Brasil. Anais do VI Congresso Internacional de Custos, Braga, Setembro, ; CARVALHO, J. A. & MIRANDA, L. C. (2000) - Uma abordagem sobre custos de sistemas integrados de gestão empresarial: Sistemas ERP. Anais do VII Congresso Brasileiro de Custos, Recife, Agosto, SAP SYSTEM R/3 (1997a): Activity-Based Costing. Walldorf-Germany: SAP AG. SAP SYSTEM R/3 (1997b): Overhead Cost Management. Walldorf-Germany: SAP AG. SAP SYSTEM R/3 (1997c): Profitability Accounting. Walldorf-Germany: SAP AG. SWEAT, J. (1998) - Enterprise application suites are becoming a focal point of business and technology planning. Information Week, 12, ENEGEP 2003 ABEPRO 8