Instrução Normativa 5/2010 SCI, de 22 de junho de 2010

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1 Instrução Normativa 5/2010 SCI, de 22 de junho de 2010 Disciplina os procedimentos para o recebimento, estocagem, guarda, conservação e controle de estoque de medicamentos e de produtos para a saúde no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Petrolina. O Coordenador do Sistema de Controle Interno, no uso de suas atribuições, considerando a necessidade de estruturação dos almoxarifados de medicamentos e de produtos para a saúde, RESOLVE: Orientar quanto às boas práticas de recebimento, estocagem e transporte de medicamentos no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Petrolina. Capítulo I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art.1 º Esta Instrução Normativa aplica-se a todas as atividades relacionadas à distribuição e armazenamento de produtos farmacêuticos nos almoxarifados da Administração Pública Municipal, visando à proteção da saúde da população. Art. 2º Para efeito desta Instrução Normativa, considera-se: I Armazenamento: conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de recebimento, estocagem e guarda, conservação, segurança e controle de estoque. II Estocagem e guarda: consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas apropriadas, de acordo com suas características e condições de conservação exigidas (termolábeis, psicofármacos, etc). III Embalagem: envoltório, recipiente ou qualquer forma de acondicionamento, removível ou não, destinado a cobrir, embalar, envasar, proteger ou manter os produtos farmacêuticos. IV Produto farmacêutico: preparado que contém princípio(s) ativo(s) e os excipientes, formulados em uma forma farmacêutica e que passou por todas as fases de produção, acondicionamento, embalagem e rotulagem. V Lote: quantidade definida de um produto fabricado num ciclo de fabricação e cuja característica essencial é a homogeneidade.

2 VI Número do lote: qualquer combinação de números ou letras através da qual se pode rastrear a história completa da fabricação desse lote e de distribuição no mercado. VII Área de ambiente controlado: sala onde a temperatura é mantida entre 15 e 30ºC para estocagem de produtos cujo acondicionamento primário não os protege da umidade. A umidade deve ser mantida entre 40 e 70%. VIII Quente: qualquer temperatura entre 30 e 40ºC. IX Calor excessivo: qualquer temperatura acima de 40ºC. X Resfriado: qualquer temperatura entre 8 e 15 C. XI Congelador: temperatura mantida, através de termostato, entre 20 o C a 10 C. XII Distribuição: atividade que consiste no suprimento de medicamentos às unidades de saúde, em quantidade, qualidade e tempo oportuno, para posterior dispensação à população usuária. XIII Inventário: contagem de todos os itens em estoque para verificar se a quantidade encontrada nas prateleiras coincide com os valores informados nas fichas de controle. Capítulo II DA ESTRUTURA DOS ALMOXARIFADOS Art. 3 A localização do almoxarifado deve ser planejada em função da logística de distribuição, ou seja, que o mesmo tenha localização estratégica em relação às unidades de saúde que serão abastecidas a partir daquele setor. Art. 4 A área física deverá ser projetada de acordo com a demanda de cada instituição. Art. 5 A Estrutura física externa deve ter espaço suficiente para a manobra dos caminhões que farão a entrega dos produtos. 1º A estrutura deve conter plataforma para carga e descarga, com altura correspondente à base da carroceria de um caminhão, o que corresponde a aproximadamente 100 cm. 2º A área de carga e descarga deve ter cobertura para evitar a incisão direta de luz sobre os produtos durante a descarga e, eventualmente, chuva. 3º O local deve possuir rampas que permitam facilidade de locomoção dos carrinhos contendo os produtos.

3 4º Devem ser estabelecidos procedimentos especiais para o recebimento em dias chuvosos. 5º As portas externas devem ser confeccionadas em aço e em tamanho adequado para a passagem dos caminhões. 6º A iluminação externa deve ser considerada como medida de segurança. 7º O local também deve contar com serviço de segurança por 24 horas. 8º O edifício deve se apresentar em bom estado de conservação: isento de rachaduras, pinturas descascadas, infiltrações, etc. 9º Os arredores devem estar limpos e não devem existir fontes de poluição ou contaminação ambientais próximas ao mesmo. 10 O local deve ter placa de identificação. Art. 6º No que tange a estrutura física interna, as instalações devem ser projetadas de acordo com o volume operacional do almoxarifado. Parágrafo único. Independentemente do tamanho das instalações, devem ser observadas algumas condições físicas: I Piso deve ser plano, de fácil limpeza e resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos; II Paredes constituídas de alvenaria devem ser pintadas com cor clara e lavável e devem apresentar-se isentas de infiltrações e umidade. Pelo menos uma das quatro paredes deve receber ventilação direta, através de abertura localizada, no mínimo, a 210 cm do piso. Esta abertura deve estar protegida com tela metálica para evitar a entrada de insetos, pássaros, roedores, etc; III Pé direito A altura mínima recomendada é de 6 m na área de estocagem e de 3 m nas demais áreas; IV Portas de preferência esmaltadas ou de alumínio, contendo fechadura e/ou cadeado; V Teto de preferência de laje, mesmo que do tipo pré-moldada. Deve-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor; VI Sinalização interna As áreas e estantes, além dos locais dos extintores de incêndio, precisam ser identificadas; VII Instalações elétricas devem ser mantidas em bom estado, evitando-se o uso de adaptadores. O quadro de força deve ficar externo à área de estocagem e as fiações devem estar em tubulações apropriadas.

4 Capítulo III DOS EQUIPAMENTOS Art. 7º Os equipamentos devem ser pensados em função do espaço físico e do volume operacional do almoxarifado. Art. 8º Os medicamentos desembalados ou acondicionados em pequenas caixas deverão ser armazenados em estantes adequadas. 1º As estantes modulares de aço ou de madeira revestida por fórmica são mais indicadas porque permitem fácil manuseio. 2º As tintas utilizadas nas estantes devem ter secagem rápida, para que não fiquem impregnadas nas embalagens. Art. 9º Nenhum material deverá ser armazenado em contato direto com o chão, devendo-se utilizar estrados adequados, em conformidade com as normas vigentes da ABNT. Art. 10 As escadas são para movimentação dos estoques quando os medicamentos estiverem desembalados ou acondicionados em caixas menores. Art. 11 A empilhadeira para quando o almoxarifado fizer uso de sistema de armazenagem vertical deve ser em forma de estrados ou pallets. Parágrafo único As pilhas não devem ultrapassar a altura de 1,5 m ou conforme a informação do fabricante do produto, para evitar desabamentos e alterações das embalagens por compressões. Art. 12 Os Carrinhos para transporte devem ser escolhidos a depender do volume operacional do almoxarifado. Art. 13 O sistema de condicionamento de ar deve ser utilizado para o controle adequado da temperatura nos locais de armazenagem de medicamentos. 1º Na impossibilidade de instalação de aparelhos de ar condicionado deve ser previsto o uso de ventiladores e/ou exaustores (úteis na ventilação do ambiente). 2º São recomendados os termômetros que registram as temperaturas máximas e mínimas para a medição na área de estocagem. Também devem ser usados termômetros adequados para a medição das temperaturas das câmaras frias ou refrigeradores. 3º Deve ser usado higrômetro para a medição da umidade nas áreas de armazenamento.

5 Art. 14 Os extintores de incêndio devem ser adequados aos tipos de materiais armazenados e devem estar fixados nas paredes e sinalizados conforme normas vigentes. 1º É recomendável consulta ao Corpo de Bombeiros sobre os locais apropriados para a instalação dos extintores, bem como sobre a sinalização e especificações necessárias. 2º Os extintores devem ter ficha de controle de inspeção e etiqueta de identificação contendo a data da recarga. Capítulo IV DAS ÁREAS DO ALMOXARIFADO Art. 15 Para que o almoxarifado seja destinado à estocagem de medicamentos e produtos para a saúde devem ser previstos setores separados para os mesmos. Parágrafo Único Recomenda-se que cada setor (medicamentos e produtos para a saúde) tenha profissional responsável. Art.16 Cada setor deve ser estruturado para conter as seguintes áreas: I recepção: Área destinada ao recebimento dos produtos, na qual devem ser realizadas a verificação, a conferência e a separação dos mesmos. II expedição: Área destinada à organização, preparação, conferência e liberação dos produtos. III sanitários IV área de armazenamento, observando as seguintes condições: a) o local deve ser ventilado; b) os produtos devem ser armazenados em estantes ou estrados, protegidos da luz e devem permitir a livre circulação de pessoas e equipamentos; c) recomenda-se o espaço de aproximadamente 150 cm entre as estantes; d) os estrados devem manter distância de 80 cm entre si; e) no caso do uso de empilhadeiras, deve-se considerar o giro dela; f) para os medicamentos sujeitos a controle especial recomenda-se que haja sala reservada para o armazenamento destes medicamentos e, neste caso, a mesma deve atender às especificações sobre ventilação, temperatura, condições de luminosidade e umidade que também são necessárias para a

6 área de armazenamento geral. A melhor localização da sala é próxima à administrativa, porque permite maior controle do acesso das pessoas; g) os medicamentos termolábeis devem ser armazenados em equipamentos apropriados para conservação a frio (câmara fria ou refrigerador). A escolha de qual deles será utilizado depende do volume de medicamentos que precisam ser armazenados. V administração, cuja sala deve ter aproximadamente 10 m², sendo o seu acesso independente das demais áreas do almoxarifado. Parágrafo único A recepção e a expedição podem ou não estar localizadas no mesmo espaço, no entanto, este espaço deve estar separado das outras áreas do almoxarifado. Capítulo V DO RECEBIMENTO, ESTOCAGEM E TRANSPORTE Art. 17 Para que seja assegurada a qualidade, eficácia e segurança dos medicamentos, deve haver a garantia de que, desde sua fabricação até a sua dispensa, sejam armazenados, transportados e manuseados em condições adequadas. Art. 18 Receber é ato que implica em conferência, onde deve ser verificado se os medicamentos que foram entregues estão em conformidade com os requisitos estabelecidos, quanto à especificação, quantidade e qualidade. Parágrafo único A área de recebimento deve ser separada da área de armazenamento. Art. 19 A estocagem deve observar as orientações fornecidas pelo fabricante, bem como as que seguem: I os produtos devem ser estocados sobre estrados, prateleiras, em local que não receba a luz direta do sol; II devem ser Ordenados os produtos conforme nome genérico, lote e validade; III deve ser Afixado em local visível o nome do produto, número do lote, prazo de validade. IV se houver recebimento de dois lotes diferentes do mesmo produto, identificar e estocar separadamente; V não se deve estocar produtos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, assim, evitam se possíveis trocas na hora da expedição;

7 VI os materiais passíveis de quebra devem ser guardados em local menos exposto a acidentes; VII estocar rigorosamente os produtos por lote e por prazo de validade, devendo os produtos com datas de validade mais próximas ficar à frente; VIII manter distância entre os produtos, paredes, tetos e empilhamentos para facilitar a circulação do ar; IX conservar os produtos nas embalagens originais e proteger da luminosidade; X não colocar os produtos diretamente sobre o chão; XI não misturar produtos de naturezas diferentes (por exemplo, medicamentos); XII manter próximos da área de expedição aqueles produtos de maior rotatividade; XIII evitar colocar peso ou empilhar demasiadamente, não arremessar as caixas, manusear adequadamente para manter as características originais. Art. 20 Para o armazenamento de medicamentos termolábeis, devem ser observadas as seguintes condições: I os almoxarifados devem dispor de câmaras frias, refrigeradores com temperatura controlada entre 2º e 8, com registro diário; II a estocagem deve ser feita separadamente, por lote e prazo de validade, com registro de todas as retiradas; III As retiradas devem ser programadas visando diminuir as variações internas de temperatura; IV Os refrigeradores devem ser mantidos limpos e arrumados, e devem ser utilizados somente para medicamentos, não devendo ser acondicionados alimentos nem bebidas neles. Art. 21 A estocagem de medicamentos sob controle especial deverá ser feita em observância às condições que seguem: I A área de estocagem deve ser considerada de segurança máxima, com acesso apenas a pessoas autorizadas; II As entradas e saídas dos medicamentos devem ser registradas em livros próprios, de acordo com a legislação específica, sob controle e responsabilidade do farmacêutico;

8 Art. 22 Para a manutenção da estabilidade dos medicamentos e preservação de suas características, deve-se atentar para possíveis fatores que podem alterar o produto, tais como aqueles relacionados à fabricação, fatores ambientais relacionados às condições de transporte e estocagem (temperatura, luz, vapor d água e umidade). 1º Os medicamentos são constituídos de fármacos com ação no organismo e para que se obtenha o mínimo de efeitos adversos, o medicamento deve manter as características para uso preservadas. 2º Segue abaixo tabela com algumas alterações visíveis que podem denunciar a inutilidade do produto: ALTERAÇÕES VISÍVEIS DE FORMAS FARMACÊUTICAS Formas Farmacêuticas Alterações Comprimidos Quantidade excessiva de pó; Quebras, lascas, rachaduras na superfície; Manchas, descoloração, aderência Drágeas Fissuras, rachaduras, manchas na superfície; Cápsulas Mudança na consistência ou amolecimento ou endurecimento; Pós efervecentes Crescimento da massa e pressão gasosa; Cremes e pomadas Diminuição do volume por perda de água; Mudança na consistência; Presença de líquido ao apertar a bisnaga; Endurecimento; Separação de fases; Soluções e xaropes Injetáveis Precipitação; Formação de gases Turbidez, presença de partículas, vazamento, formação de cristais, mudança na coloração; Emulsões Quebra na emulsão; mudança na coloração e no odor; Suspensões Precipitações, presença de partículas, grumos, cheiro forte, mudança na coloração, liberação de gases;

9 Capítulo VI DAS DEVOLUÇÕES E RECLAMAÇÕES Art. 23 Deverão ser registradas todas as devoluções, especificando quantidade, lote, prazo de validade, procedência e motivos. Art. 24 Devem ser verificados os aspectos das embalagens originais, que devem estar em boas condições. Art. 25 Quando se tratar de termolábil ou psicotrópico, os cuidados devem ser especiais para a reintegração ao estoque. Art. 26 Em caso de queixas técnicas os produtos devem ser separados imediatamente. 1º Deve ser feito registro e comunicação imediata, por escrito, para todas as unidades que receberam o lote. 2º Os órgãos responsáveis devem ser informados através de Ficha de Notificação de Queixa Técnica. Art. 27 Caso sejam identificados produtos farmacêuticos adulterados, falsificados ou suspeitos, estes devem ser imediatamente separados dos demais produtos. Parágrafo único Deve ser feito registro e notificação por escrito, contendo o número do lote, à autoridade competente e às unidades que receberam o produto. Capítulo VII DO RECOLHIMENTO E DESCARTE Art. 28 Quando houver orientação para recolhimento, deve-se efetuá-lo imediatamente e encaminhar para o órgão solicitante, devidamente identificado, com nome, lote e quantidades. Art. 29 A perda por vencimento de prazo de validade deve ser evitada por se tratar de recursos públicos. Art. 30 O descarte, por outros motivos justificados, deve seguir as orientações do fabricante e dos órgãos públicos responsáveis por estas questões, considerando a proteção ambiental. Art. 31 Deve ser estabelecido um sistema de gerenciamento de resíduos, observadas as normas da ANVISA (em especial RDC 33/03) abordando, no mínimo, os seguintes itens:

10 I identificação dos resíduos produzidos e seus efeitos na saúde e no ambiente; II levantamento sobre o sistema e disposição final para os resíduos; III estabelecimento de uma classificação dos resíduos segundo uma tipologia clara, que seja conhecida por todos; IV estabelecimento de normas e responsabilidades na gestão e eliminação dos resíduos; V estudo de formas de redução dos resíduos produzidos; VI utilização, de forma efetiva, dos meios de tratamento disponíveis. Capítulo VIII DO CONTROLE DE ESTOQUE Art. 32 Para garantir a qualidade do ciclo logístico é necessário ter o controle de estoque para: I subsidiar as atividades da Assistência Farmacêutica na programação, aquisição e distribuição; II assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento; III estabelecer quantidades necessárias e evitar perdas; IV ter procedimentos operacionais da rotina (procedimentos operacionais padrão) por escrito; V ter registros de dados; VI manter periodicidade de compras; VII fornecer informações precisas, claras e a contento, com rapidez quando solicitadas; VIII manter controle e arquivo dos dados organizados e atualizados. Capítulo IX DA DISTRIBUIÇÃO E TRANSPORTE Art. 33 No processo de distribuição, a fim de evitar atrasos e desabastecimentos deve-se: I estabelecer e divulgar o fluxo e cronograma da distribuição; II distribuir em quantidades corretas com qualidade;

11 III transportar adequadamente; III controlar a distribuição e cuidar para que se tenha posição físico-financeira eficiente; a) a periodicidade da distribuição deve considerar a capacidade e condições de armazenamento das unidades, bem como seu potencial de consumo; b) a distribuição deve obedecer à regra: os materiais de fabricação há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque (primeiro a expirar, primeiro a sair (First expired, first out FEFO). IV elaborar cadernos de abastecimento de medicamentos para cada unidade de saúde, conforme a complexidade dos serviços oferecidos e o perfil epidemiológico da população atendida; V estabelecer cronograma de abastecimento para as unidades; VI definir prazos de preenchimento e recebimento dos cadernos; VII analisar as solicitações do pedido; VIII verificar a quantidade solicitada, estoque existente, consumo e estoque disponível no Almoxarifado de forma a atender a todas as unidades; IX após a conferência do caderno das unidades, processar a distribuição; X conferir os pedidos, emitir Nota de Distribuição; XI separar os medicamentos de acordo com as entregas; XII não reaproveitar embalagens, nem misturar os lotes. Sempre identificálos, utilizando cestos com tampa e lacre para as entregas nas unidades; XIII os produtos devem seguir com Termo de Não Conformidade no recebimento (em duas vias); XIV transportar adequadamente e ter recursos humanos treinados para esta finalidade; XV retornar com as vias de recebimento devidamente assinadas, carimbadas e datadas e uma via do Termo de Não Conformidade no Recebimento preenchido; XVI garantir que os produtos farmacêuticos cheguem ao destino conforme indicações especificadas.

12 Art. 34 O pessoal de transporte deve ser treinado sobre os cuidados especiais para a manutenção da qualidade, devendo: I evitar exposição dos produtos ao calor excessivo (acima de 30º.C); II usar veículo fechado; III nunca expor os produtos diretamente ao sol ou à chuva; IV não deixar o veículo estacionado ao sol; V descarregar primeiro os produtos termolábeis, para estocá-los imediatamente no refrigerador; VI aplicar instrumentos para avaliar o desempenho das atividades de armazenamento e distribuição, como por exemplo, indicador para medir o percentual de abastecimento em quantidade e itens; VII manter todos os registros de movimentação e de irregularidades organizados, para rápida informação quando solicitada; VIII manter sistema que permita a rastreabilidade dos produtos, de modo a possibilitar a sua localização, com vistas a um processo eficaz de intervenção, retirada ou devolução. Capítulo X DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 35 O empréstimo entre serviços deve ser realizado somente após consulta e autorização da outra parte envolvida, informando o item, quantidade, o lote e o prazo de validade do medicamento em questão. Art. 36 Devem ser mantidos procedimentos de auto-inspeção periódicos e registros de monitoração conforme a legislação. Art. 37 Os Procedimentos Operacionais da Rotina devem ser por escrito e de fácil acesso. Art. 38 O local de trabalho e a área de armazenamento devem ser mantidos limpos e isentos de pó e contaminação, insetos e roedores, sendo proibido fumar, comer, beber, devendo existir local distante e específico para este fim. Art. 39 O lixo deverá ser depositado em recipientes especiais com tampa e deverão ser esvaziados e limpos fora da área de armazenamento seguindo as especificações de reciclagem. Art. 40 Todos os servidores deverão utilizar uniformes e crachá de identificação.

13 Art. 41 O setor de Recursos Humanos deve ter número suficiente de pessoal, com as qualificações e atribuições definidas de cada trabalhador. Parágrafo único. Recomenda-se uma equipe técnica constituída de farmacêutico, cirurgião-dentista, enfermeiro, técnico de farmácia, auxiliar técnico administrativo, armazenador, motorista e outros. Art. 42 O pessoal que trabalha no setor de patrimônio deve seguir as normas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes CIPA. Art. 43 É obrigatória a instalação adequada de equipamentos contra incêndio. Art. 44 Aplicam-se subsidiariamente as normas da Instrução Normativa n o 4/2010-SCI. Art. 45 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua aprovação. Petrolina PE, 22 de junho de 2010 Nadielson Barbosa da França Coordenador do Sistema de Controle Interno