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1 Página 1 de 10 A automatização da ficha de admissão tem o objetivo de melhorar o processo de admissão e evitar erros de cadastro. O novo recurso possibilitará à área de recursos humanos maior integridade e confiabilidade nos dados. Com esse novo recurso será possível validar as informações e submetê-las para análise antes de serem registrados no Rubi (Sistema de folha de pagamento). No sistema é possível criar uma ficha de admissão de duas formas: com a conta de um usuário do sistema através do caminho Movimentações AdmissãoCadastros de Fichas ou através de um token de acesso que deverá ser criado e enviado para o candidato por ; com o token, o candidato em processo de admissão poderá preencher a sua ficha através do sistema pela Internet. 1. CRIANDO TOKEN DE ACESSO (Primeiro Passo) 1. Acessar a tela de Cadastro de Tokens através do caminho Movimentações AdmissãoCadastros de Tokens; 2. Preencher o formulário conforme imagem abaixo; Figura 1. Cadastro de Tokens 3. Certificar de que o nome e estão corretos e clicar sobre o botão gravar; 4. Após confirmar o cadastro, aparecerá um pop up para envio de . Nesse e- mail será enviado o link do sistema e token de acesso para o candidato.

2 Página 2 de 10 Figura 2. Enviar para o novo colaborador com o Token 5. Exemplo de com o Token enviado para o candidato em processo de admissão; Figura 3. Exemplo de recebido pelo colaborador com link do sistema e token 6. Após a expiração (validade) do token o candidato não terá mais acesso à sua ficha pelo sistema. Caso seja necessário prorrogar a validade. Qualquer usuário habilitado poderá prorrogar a validade do token, bastando para isso ir na mesma tela de cadastro do token e alterar sua data de validade.

3 Página 3 de CONSIDERAÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DA FICHA Devem evitar o preenchimento dos campos com caracteres especiais; É recomendável a utilização de caracteres em caixa alta (letras maiúsculas) para o preenchimento das informações; A disponibilização das informações dos campos Local x Perfil e Cargos é de responsabilidade do gerente do contrato. Este deverá informar todos os cargos previstos no contrato antes da mobilização; As informações como filial, naturalidade, nacionalidade, cidade, bairro, escolaridade, religião, conselho profissional, banco, horário e sindicato são de origem do Rubi (Sistema de folha de pagamento). Se no momento do cadastro da ficha, o usuário não encontrar a informação que precisa, o RH deverá ser informado para realizar o pré-cadastro da informação no sistema de folha de pagamento. O gerente de contrato é responsável pela origem dessas informações A lista de opções nestes campos, tem origem no sistema de folha de pagamento (Rubi) e a responsabilidade por criar novos itens caso não existam, é do RH.

4 Página 4 de 10 Figura 4. Ficha de Admissão Figura 5. Ficha de Admissão (continuação)

5 Página 5 de 10 Figura 6. Ficha de Admissão (continuação) 3. COMO INFORMAR OS DEPENDENTES? Figura 7. Cadastro de dependentes CONSIDERAÇÕES No caso de dependentes de plano de saúde é obrigatório informar o CPF e o nome da mãe. Para dependentes de imposto de renda é o obrigatório informar o CPF. O campo declaração de nascido vivo deve ser informado para dependentes nascidos a partir de 2010.

6 Página 6 de 10 Após o preenchimento das informações do dependente, o usuário deve clicar sobre o botão incluir. Caso as informações dos dependentes precisem de alteração, o usuário deverá clicar sobre o link editar da linha tabela que possui as informações do dependente. 4. COMO INFORMAR OS DADOS BANCÁRIOS? Figura 8. Cadastro de dados bancários CONSIDERAÇÕES Todos os campos para a inclusão dos dados bancários são obrigatórios; O usuário tem a possibilidade de incluir mais de uma conta. Porém pelo menos uma deve ser marcada como conta para pagamento; Se certificar de que a agência e conta estão corretas; Após o preenchimento das informações o usuário deverá clicar sobre o botão incluir. 5. COMO ANEXAR DOCUMENTOS? Figura 9. Cadastro de documentação para admissão

7 Página 7 de 10 CONSIDERAÇÕES Para anexar um documento é necessário informar o tipo do documento, localizar o arquivo no computador e clicar sobre o botão incluir; O sistema aceita apenas as seguintes extensões de arquivos: doc, docx, jpeg, jpg e pdf; Os arquivos devem possuir tamanho igual ou inferior a um 1 MB. Todos os arquivos deverão ser legíveis para a leitura; Todos os documentos passaram por uma validação do RH. Caso um documento não seja validado, o sistema informará o candidato automaticamente através de um indicando uma justificativa realizada por um responsável do RH para a não validação dos documentos. Não serão aceitos cópias de documentos (Ex: RG, CPF, CARTEIRA DE TRABALHO) em um mesmo arquivo; Apenas as fichas com todos os documentos validados serão exportados para o sistema de folha de pagamento.

8 Página 8 de CONFIRMAR O CADASTRO DA FICHA Figura 10. Relação de fichas cadastradas CONSIDERAÇÕES Verificar se todos os campos marcados com (*) foram preenchidos; Verificar se todas as informações dos campos estão corretas; Cadastrar documentos legíveis e íntegros; Não há necessidade de o candidato possuir em mãos todas as informações para salvar o cadastro. Enquanto o token estiver dentro da validade, o cadastro poderá ser completado. Após a expiração do token, qualquer usuário habilitado poderá atualizar a ficha do funcionário; Cabe ao preposto auxiliar os candidatos no preenchimento da ficha. É também papel do preposto verificar as fichas e cobrar do candidato o preenchimento de todas as informações obrigatórias para a admissão.

9 Página 9 de COMO INCLUIR DOCUMENTOS ADMISSIONAIS (EMPRESA)? 1. Acessar a tela de Documentos Admissionais (Empresa) através do caminho Movimentações AdmissãoDocumentos Admissionais (Empresa); 2. Preencher o formulário abaixo e clicar sobre o botão salvar; Figura 11. Documentos Admissionais (Empresa) 3. Caso haja necessidade de alterações nos anexos dos funcionários. O usuário poderá clicar sobre o botão editar na linha que possui as informações do funcionário e realizar as alterações devidas. CONSIDERAÇÕES O sistema aceita apenas as seguintes extensões de arquivos: doc, docx, jpeg, jpg e pdf; Os arquivos devem possuir tamanho igual ou inferior a um 1 MB. Todos os arquivos deverão ser legíveis para a leitura; Todos os documentos passaram por uma validação do RH. Caso um documento não seja validado, o sistema informará o preposto através de um indicando uma justificativa realizada por um responsável do RH para a não validação dos documentos.

10 Página 10 de 10 Não serão aceitos cópias de documentos em um mesmo arquivo; Não há necessidade de que o usuário tenha todos os documentos em mãos para anexar os documentos no sistema. É possível editar os registros e anexar novos documentos na medida em que eles forem surgindo.

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