Gerenciamento de Projetos Digitais. Processos de Execução

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2 Gerenciamento de Projetos Digitais Processos de Execução

3 Apresentação Alexandre Cezário Especialista em Projetos Digitais Formado em Administração de Empresas na UNIP, pós-graduação em marketing na ESPM e especializado em Tecnologia pela FGV, é Cocriador e Diretor de Negócios da Agência Visia. Com 28 anos de experiência profissional, trabalha há 18 anos em empresas e projetos de mídia interativa, atuando em comunicação integrada para aquisição, retenção e engajamento do público alvo. Nesse período, realizou projetos com clientes como Gol, Cyrela, Caixa, Unilever, Whirlpool, SECOM, Boticário, entre outros. Foi Diretor Executivo para o Grupo TV1, Diretor de Marketing Digital para Propeg e Diretor Negócios para Isobar. Na Agência VISIA, sua atual posição, é responsável pela direção de novos negócios, de toda carteira de clientes e também pela relação com parceiro estratégicos verticais.

4 Recordando... Relacionamento entre as Fases de Gestão do Projeto As fases do projeto se inter-relacionam e cabe ao gerente do projeto definir claramente o início e fim de cada fase

5 Grupo de processos C I E P I = Iniciação P = Planejamento E = Execução M&C = Monitoramento & Controle C = Encerramento M&C

6 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

7 O que é executar? Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo

8 Iniciação C I M& C E P Processos realizados neste Grupo* Orientar e gerenciar a execução do projeto Realizar a garantia da qualidade Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Conduzir aquisições * Segundo o Diagrama da Rita Mulcahy

9 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

10 Orientar e gerenciar a execução do projeto Realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto Executar as atividades do projeto; Criar entregas do projeto; Implementar os padrões e os métodos planejados no plano de gerenciamento do projeto; Disponibilizar informações sobre o projeto: cronograma, custo, qualidade, etc.; Emitir solicitações de mudanças; Implementar as mudanças aprovadas; Gerenciar as diversas interfases do projeto, técnicas e organizacionais; Coletar e documentar as lições aprendidas; Ferramentas Opinião Especializada; Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos.

11 Exemplos de entrega Construção: wireframe, layout, HTML, ambiente de homologação e produção, entre outros. Social Media: estratégia de presença, textos de Social Ad, fan page, posts, entre outros; Campanha: storyboard, plano de mídia, planilha de especificação, cronograma de mídia, Checking, relatório de mídia, entre outros; Data Inteligence: KPI s, Planilha de Tag s, Relatórios, entre outros.

12 Exemplos de Ferramentas de Gestão de Projetos Colaboração: Basecamp, Google Docs, Sugar Sync, Evernote, Dropbox, entre outras; Resource Management: Blueprintlog, 10000ft, entre outras; Timesheet: Tsheets, Harvester, entre outras; Portifolio Project Management: AtTask, EPM Microsoft, Clarity, ActiveCollab, entre outras;

13 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

14 Realizar a garantia da qualidade Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões e definições estabelecidos. Melhoria contínua (PDCA, Sesis Sigma, entre outros); Métricas da Qualidade (desempenho dentro do prazo, controle do orçamento, freqüência de defeitos, taxa de falha, disponibilidade, confiabilidade e cobertura de testes); Ferramentas Auditorias da Qualidade; Análise de Processos;

15 Realizar a garantia da qualidade PDCA Desenvolvido por Walter Shewhart em 1930, pioneiro no Controle Estatístico de Processos Posteriormente foi aperfeiçoado e difundido (1950) por W. Edwards Deming Provê um modelo para melhoria de processos Abordagem que trata de o como se deve melhorar nos processos

16 Ciclo PDCA

17 Ciclo PDCA Planeje melhorar suas operações encontrando as coisas que estão erradas e busque idéias de solução Execute as mudanças propostas para resolver os problemas em uma pequena escala para não despender esforços desnecessários

18 Ciclo PDCA Valide se suas ações tem dado os resultados esperados e se suas atividades conduzem a estes resultados Aja para implementar as mudanças caso os resultados se mostremsatisfatórios

19 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

20 Case

21 ...be water my friend Bruce Lee 2013 JumpEducation

22 Tipo de estruturas organizacionais Funcional: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é baixa ou nenhuma. Quem cuida do orçamento do projeto é o gerente funcional. O gerente de projetos tem dedicação parcial. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação parcial.

23 Tipo de estruturas organizacionais Matricial (fraca, balanceada, forte): Um gradiente entre a estrutura funcional e a projetizada, onde a autoridade, disponibilidade de recursos, responsabilidade pelo gerenciamento do orçamento e dedicação do gerente de projetos vai cada vez mais aumentando.

24 Tipo de estruturas organizacionais Projetizada: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é alta ou total. Quem cuida do orçamento do projeto é gerente de projetos. O gerente de projeto tem dedicação integral. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação integral.

25 Project Management Office Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. Principais atribuições Gestão de Projetos Estratégicos; Sistema de Gerenciamento de Projetos; Gestão de Projetos Estratégicos; Prioridades e Recursos; Decisões de Negócios em Novos Projetos; Planejamento Estratégico de Projetos; Interface com Alta ADM e Stakeholders; Revisões, avaliações e auditoria de Projetos; Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos JumpEducation

26 Mobilizar a equipe do projeto Processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto e podem ser denominadas em: acordos de negociação coletiva; uso de pessoal subcontratado; ambiente de projeto em estrutura matricial; relações hierárquicas internas ou externas. Ferramentas Pré-designação; Negociação; Contratação; Informações sobre o Desempenho do Trabalho.

27 Desenvolver a equipe do projeto Processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, tendo os principais objetivos: Aprimorar os conhecimentos e habilidades dos membros da equipe para aumentar sua capacidade de concluir as entregas do projeto, reduzir custos/prazos e melhorar a qualidade; Estimular o sentimento de confiança e consenso entre os membros da equipe; Criar uma cultura de dinamismo e coesão, aumentando assim a produtividade individual e da equipe.

28 Desenvolver a equipe do projeto Ferramentas Habilidades Interpessoais Treinamento Atividades de Construção da Equipe Regras Básicas Agrupamento Reconhecimento e Recompensas

29 Gerenciar equipe do projeto Processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve questões e avalia o desempenho dos membros da equipe. Ferramentas Observação e Conversas; Avaliações do Desempenho do Projeto; Gerenciamento de Conflitos; Registro das Questões; Habilidades Interpessoais.

30 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

31 Distribuir informações Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas: modelos de emissor-receptor: realimentação de feedback e barreiras à comunicação; escolha dos meios de comunicação: situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por ; estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras; Ferramentas Métodos de Comunicação; Ferramentas de Distribuição de Informações.

32 Distribuir informações Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas: técnicas de gerenciamento de reuniões: negociação e resolução de conflitos; técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoio visual; técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos. Ferramentas Métodos de Comunicação; Ferramentas de Distribuição de Informações

33 Gerenciar expectativas das partes interessadas Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem. aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas; abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões; esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. Ferramentas Método de Comunicação; Habilidades Interpessoais; Habilidades de Gerenciamento.

34 I P E M&C C Integração Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a duração das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunicação Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a análise quantitativa de riscos Realizar a análise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições

35 Conduzir aquisições Processo de contratação e utilização de fornecedores/parceiros de acordo com as necessidades do projeto Seleção de propostas de fornecedores (critérios. políticas de compras centralizadas, entre outros); Negociação; Assinatura de contrato; Contratação.

36 Exercício

37 O que vimos hoje A importância do planejamento do projeto e os impactos na execução; Papel do Gerente de projetos durante a Fase execução do projeto; Orientar e gerenciar a execução do projeto; Metodologia PDCA; Tipo de estruturas organizacionais; Gerenciar espectativas; Conduzir aquisições de fornecedores/parceiros.

38 Dúvidas?

39 Obrigado! Prof. Alexandre Cezário

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