O Project Management Office como um Network Orchestrator

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1 O Project Management Office como um Network Orchestrator Um caso no setor de telecomunicações Goiânia, 17 de agosto de 2007 Recrutamento ITA-Promon

2 Conteúdo A Promon A Promon é uma empresa brasileira que atua em diversos setores e possui duas principais unidades de negócios, a Engenharia e a Tecnologia O Programa Beta O Programa Beta foi idealizado pela empresa Telecom S/A (nomes fictícios) para a melhoria da eficiência e agilidade da sua área de operações. Para sua execução, uma rede de fornecedores foi formada O Project Management Office como o Network Orchestrator do Programa Beta Após um início relativamente conturbado, a Telecom S/A contratou a Promon para a gestão do programa que foi realizada por meio da formação e execução de um PMO responsável pelo programa como um todo Recrutamento ITA-Promon 2

3 Conteúdo A Promon A Promon é uma empresa brasileira que atua em diversos setores e possui duas principais unidades de negócios, a Engenharia e a Tecnologia O Programa Beta O Programa Beta foi idealizado pela empresa Telecom S/A (nomes fictícios) para a melhoria da eficiência e agilidade da sua área de operações. Para sua execução, uma rede de fornecedores foi formada O Project Management Office como o Network Orchestrator do Programa Beta Após um início relativamente conturbado, a Telecom S/A contratou a Promon para a gestão do programa que foi realizada por meio da formação e execução de um PMO responsável pelo programa como um todo Recrutamento ITA-Promon 3

4 Recrutamento ITA-Promon

5 Recrutamento ITA-Promon

6 Recrutamento ITA-Promon

7 Recrutamento ITA-Promon

8 Recrutamento ITA-Promon

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13 2006 1ºlugar - Top of Mind no Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos - PMI 1996 C. Competência Gerenciamento de projetos Portal de Gerenciamento 2004 Consolidação do Sistema Promon de Gerenciamento OPM3 (1ºaplicação) ºEPC em Engenharia HVDC, consórcio com ASEA, ~ US$ 1 bi Início 90 TK em Telecomunicações - Desenho processos, eventos de controle, casa matriz, PMO Final 90 Grandes EPC em Engenharia - Padronização de processos e eventos de controle Recrutamento ITA-Promon 13

14 Sistema Promon de Gerenciamento Experiência de mais de 45 anos como Integradora Alguns com grande número de parceiros e fornecedores Outros em regime de fast track com grande número de atividades em caminho crítico Aumento progressivo da especialização dos participantes nos projetos Necessidade de desenvolver ecossistema de colaboradores Gerenciamento de Projetos como Competência Chave Aumento progressivo da complexidade técnica, logística e tecnológica dos projetos Necessidade de processos e ferramentas especializadas e customizáveis SPG - Sistema Promon de Gerenciamento Recrutamento Fonte: PromonITA-Promon 14

15 Conteúdo A Promon A Promon é uma empresa brasileira que atua em diversos setores e possui duas principais unidades de negócios, a Engenharia e a Tecnologia O Programa Beta O Programa Beta foi idealizado pela empresa Telecom S/A (nomes fictícios) para a melhoria da eficiência e agilidade da sua área de operações. Para sua execução, uma rede de fornecedores foi formada O Project Management Office como o Network Orchestrator do Programa Beta Após um início relativamente conturbado, a Telecom S/A contratou a Promon para a gestão do programa que foi realizada por meio da formação e execução de um PMO responsável pelo programa como um todo Recrutamento ITA-Promon 15

16 O Programa Beta, da Telecom S/A, foi idealizada como resposta às crescentes pressões do mercado por custos cada vez menores e eficácia cada vez maior Regulatório Pressões de agências reguladoras Leis, decretos, etc. Concorrência Inovação de produtos Promoções Competição por qualidade e preço PROGRAMA BETA Aumento da eficiência dos processos operacionais Melhoria da percepção do cliente Clientes Pressão por qualidade Pressão por menores pressos Ameaça de troca por outro fornecedor Novas Tecnologias Novos Modelos de Negócios Novos Entrantes Recrutamento ITA-Promon 16

17 A primeira versão do Programa, composto de 3 principais projetos, foi concebida sem a preocupação de gestão integrada entre os projetos Situação anterior à criação da Equipe do Programa Beta A estrutura anteriormente utilizada para o acompanhamento de programas e projetos trazia alguns inconvenientes Ausência de comunicação entre os fornecedores Telecom S/A Ponto Focal 1 Telecom S/A Ponto Focal 2 Telecom S/A Ponto Focal 3 Ausência de integração entre os diversos projetos Dificuldade de comunicação entre os pontos focais da Telecom S/A Sincronização virtualmente impossível entre os planos de trabalho dos fornecedores Fornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3 Impossibilidade de criação de um espírito de time envolvendo todos os integrantes do programa Fonte: análises Promon Recrutamento ITA-Promon 17

18 Rapidamente, a Telecom S/A percebeu que era necessária a criação de uma entidade gestora do programa. A nova estruturação, porém, também não foi satisfatória. A empresa então contatou a Promon para ajudar na resolução do problema Situação antes da Instalação do PMO Telecom S/A Equipe Programa Com a definição de uma Coordenação do Programa Beta, as ações passaram a ser integradas e coordenadas: Benefícios: Coordenação de iniciativas Integração entre diversos projetos Ainda assim, alguns pontos negativos eram observados: Telecom S/A Ponto Focal 1 Telecom S/A Ponto Focal 2 Telecom S/A Ponto Focal 3 Ausência de comunicação entre os fornecedores Sobrecarga da coordenação do programa que precisa realizar toda a integração e atuar na transmissão de informações Dificuldade de acompanhamento integrado já que os pontos focais, em geral, são descentralizados Forneceodr 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3 Dificuldade na sincronização entre os planos de trabalho dos fornecedores Dificuldade na criação de um espírito de time envolvendo todos os integrantes do programa Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 18

19 Conteúdo A Promon A Promon é uma empresa brasileira que atua em diversos setores e possui duas principais unidades de negócios, a Engenharia e a Tecnologia O Programa Beta O Programa Beta foi idealizado pela empresa Telecom S/A (nomes fictícios) para a melhoria da eficiência e agilidade da sua área de operações. Para sua execução, uma rede de fornecedores foi formada O Project Management Office como o Network Orchestrator do Programa Beta Após um início relativamente conturbado, a Telecom S/A contratou a Promon para a gestão do programa que foi realizada por meio da formação e execução de um PMO responsável pelo programa como um todo Recrutamento ITA-Promon 19

20 A estruturação de redes de organizações para a resolução de problemas e/ou complemento de competências é uma tendência que, em conjunto com o gerenciamento de projetos, surge em resposta às mudanças ambientais atuais PRAHALAD E RAMASWAMY, 2004 Transformações Tecnológicas, Sociais e Econômicas Acirramento da Concorrência Como responder à essas exigências? PORTER, 1993 Agilidade Inovação Aprimoramento Adaptação Gerenciamento de Projetos RAD e RAGHAVAN, 2000; PINTO, 2002! Influência entre as tendências! Rede de Organizações CASTELLS, 2003; NOHRIA, 1992; RONFELDT; ARQUILLA, 2001 Fonte: ANSELMO, 2006 Recrutamento ITA-Promon 20

21 O Planejamento e Gerenciamento do Portfólio de Programas e Projetos deve estar sempre em sincronia com todos os princípios do negócio (visão, missão, estratégia e objetivos) ao qual estão subordinados Fonte: PMI, Standard for Portfolio Management, p. 7. Recrutamento ITA-Promon 21

22 Pela combinação da visão em redes e do gerenciamento integrado de projetos proposto pelo PMI, a Promon estruturou um PMO como Orchestrator da Rede de Fornecedores dos Projetos Fornecedor 1 Situação pós-pmo Com a estruturação do PMO para o acompanhamento dos projetos, os seguintes benefícios foram observados: Fornecedor 2 Telecom S/A PMO Fornecedor 3 Incentivo a comunicação direta, via mailing list, contatos telefônicos e reuniões, entre os fornecedores Liberação da coordenação do programa para assuntos estratégicos e de maior importância. Rotinas operacionais realizadas pelo PMO Maior facilidade na sincronização entre os planos de trabalho dos diversos fornecedores Efetiva colaboração entre os fornecedores Criação efetiva de um espírito de time envolvendo todos os integrantes do programa Criação de mecanismo formal de controle (frames de controle) Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 22

23 A identificação de lições aprendidas do Programa Beta foi realizada pelo PMO durante todo o projeto analisando os principais acertos, desafios observados e oportunidades de melhoria FORNECEDOR 1 Ações relacionadas à evolução dos trabalhos (lições aprendidas): Identificação e análise dos principais acertos para garantir a replicação dos mesmos em projetos e programas futuros Telecom S/A PMO Identificação, análise dos principais problemas ocorridos e elaboração de ações para evitar que os mesmos ocorram em projetos e programas futuros FORNECEDOR 2 Programa Beta FORNECEDOR 3 Identificação de oportunidades de melhoria e evolução (não necessariamente ligadas à acertos e/ou erros) para colaborar na evolução da maturidade no gerenciamento dos projetos Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 23

24 Os acertos observados e seus respectivos impactos positivos no programa foram catalogados Estruturação da Equipe do Programa Beta e de PMO centralizado Reuniões periódicas com os fornecedores Principais acertos identificados na gestão do Programa Beta Confecção de análise e tratamento pró-ativo de riscos Documentação e acompanhamento centralizado das pendências Telecom S/A identificadas Documentação formal do andamento dos projetos (frame de controles) e definição de indicadores de risco Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 24

25 Os desafios identificados e seus respectivos impactos no programa e ações para que sejam vencidos foram catalogados na tabela abaixo Análise dos principais desafios identificados na gestão do Programa Beta Desafio Ações sugeridas Atraso significativo em um dos projetos - Exigir entregas parciais (documento de visão, pré-projeto, etc.) - Instituir política de visitas periódicas ou reuniões no escritório do fornecedor. Tornar a periodicidade maior (semanal, por exemplo) em caso de suspeita de problemas. Falta de processos padronizados por parte dos fornecedores - Elaborar templates de acompanhamento e regras para execução dos projetos e cobrar envio de status periodicamente, seguindo o modelo elaborado - Exigir uso de metodologias comprovadas para Gerenciamento do Projeto e Engenharia do Sistema Relativa dificuldade de acompanhamento das pendências Telecom S/A junto à equipe - Elaborar plano de comunicação e segui-lo a risca, levando em consideração o controle de pendência e a necessidade de contínua análise de riscos Profundidade insuficiente nas especificações técnicas (RFP) - Introdução do conceito de RFI como instrumento pré-rfp. Estruturar o processo de forma que o resultado das RFIs seja um draft relativamente completo da RFP - Prever no processo de trabalho tempo hábil para que o detalhamento da RFP aconteça Iniciar o desenvolvimento das RFPs na emissão das RFIs Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 25

26 Da análise do processo de trabalho utilizado no acompanhamento dos projetos, algumas sugestões de evolução surgem Processos / Controle - Efetiva implementação de um estrutura de PMO, com foco Gerencial e Operacional, em conformidade com a iniciativa do PMO da Diretoria - Consolid. de processo de contratação (RFI RFP Proposta) Frentes de Evolução Minimização de Riscos na Contratação - Estruturação formal de consórcio ou rede entre os fornecedores para aumentar comprometimento compartilhado no cumprimento de prazos, exigências de qualidade e de escopo e reduzir riscos em projetos onde os riscos envolvidos forem consideráveis Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 26

27 A identificação, análise/tratamento, incorporação e disseminação de lições aprendidas é um dos catalizadores da evolução em gerenciamento de projetos Processo Revisado Monitoramento e controle Lições Aprendidas Maturidade em Gerenciamento de Projetos Iniciação Planejamento Execução Adaptações / Correções Encerramento Monitoramento e controle Iniciação Planejamento Execução Encerramento Processo Antigo de Trabalho Recrutamento ITA-Promon 27

28 A identificação de lições aprendidas do Programa Beta foi realizada pelo PMO durante todo o projeto analisando os principais acertos, desafios observados e oportunidades de melhoria Fornecedor 1 Ações relacionadas à evolução dos trabalhos (lições aprendidas): Identificação e análise dos principais acertos para garantir a replicação dos mesmos em projetos e programas futuros PMO Identificação, análise dos principais problemas ocorridos e elaboração de ações para evitar que os mesmos ocorram em projetos e programas futuros Fornecedor 2 Programa Beta Fornecedor 3 Identificação de oportunidades de melhoria e evolução (não necessariamente ligadas à acertos e/ou erros) para colaborar na evolução da maturidade no gerenciamento dos projetos Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 28

29 O Escritório de Projetos deve ter como principal função a gerência coordenação dos diversos projetos da gerência de forma a minimizar os riscos dos mesmos, além de manter o alinhamento com a gerência... $ %! "! #" Fonte: adaptado de ANSELMO, 2002; análises Promon Recrutamento ITA-Promon 29

30 Toda a abordagem será realizada a partir de um modelo de ciclo de vida dos projetos da empresa CICLO DE VIDA DO GERENCIAMENTO DO PROJETO CICLO DE VIDA DO GERENCIAMENTO DO PROJETO Pré-projeto Iniciação/Planejamento Execução e Controle Encerramento CICLO DE VIDA DOS PROJETOS NA EMPRESA CICLO DE VIDA DOS PROJETOS NA EMPRESA Adm. Demandas Pré-projeto Aprovação comitê de investimentos Detalhamento (RFI/RFP) Contratação Execução Aceite Encerramento Iniciação Elaboração Construção Transição Recrutamento ITA-Promon 30

31 Ciclo de Vida dos Projetos Administração de Demandas Levantamento Inicial de Projetos/Requisitos Objetivos Levantamento preliminar dos requisitos a serem atendidos pelos projetos Delineamento dos projetos para atendimento aos requisitos Macro-Processo Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Gatilho do início dos trabalhos para levantamento inicial dos requisitos Workshop para levantamento de necessidades/requisitos Documentação formal de necessidades/requisitos Lista de projetos candidatos com detalhamento mínimo Diagrama Início Realização de Workshop Document. Formal Convocação de Workshop Solicit. Info. Adicionais Necessidade de novo Workshop? Não Estruturação Inicial Projetos Fim Sim Recrutamento Fonte: análises ITA-Promon 31

32 Cada fase do ciclo de vida possui produtos bem definidos que devem ser gerados e acompanhados pelo PMO CICLO DE VIDA DOS PROJETOS NA EMPRESA CICLO DE VIDA DOS PROJETOS NA EMPRESA EXEMPLOS Adm. Demandas Pré-projeto Aprovação comitê de investimentos Detalhamento (RFI/RFP) Contratação Execução Aceite Encerramento Pré-Projeto (Project Charter) RFP Iniciação Elaboração Construção Transição RFI Plano do Projeto Casos de Uso Documento de Arquitetura Plano de Testes Relatório de Homologação Termo de Encerramento Recrutamento ITA-Promon Frames de BizCase para Avaliação Comitê Documento de Visão 32

33 Resultados do Programa PMO Beta FORN. 1 PMO Programa Beta AUTOMAÇÃO = PRODUTIVIDADE FORN. 2 FORN. 3 Ganho de tempo dos projetos de automação do atendimento à reparo Ganho de tempo do projeto de automação do aprovisionamento Atendimento Triagem Backoffice 50% 70% 20% Aprovisionamento 32% O tempo médio de execução de todas as fases foi reduzido, resultando em ganho médio total de 17 minutos (31%) por ticket Recrutamento Fonte: TelecomITA-Promon S/A; análises Promon 33 Além disso, houve 65% de redução nos erros de configuração por conta a padronização do processo menor custo de aprovisionamento

34 São Paulo BR Av. Pres. Juscelino Kubitschek, São Paulo - SP Rio de Janeiro BR Praia do Flamengo, Rio de Janeiro - RJ CONFIDENCIAL Este documento contém informações confidenciais, de acesso restrito e de titularidade ou posse da Promon S.A., ou de qualquer de suas controladas ou coligadas, e são protegidas pela legislação aplicável contra revelação. A posse, visualização, revelação, distribuição ou uso não autorizado(a) deste documento é estritamente proibido(a). Recrutamento ITA-Promon 34

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