ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA SECRETARIA DO MERCOSUL

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1 MERCOSUL/GMC/RES. N 01/03 ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA SECRETARIA DO MERCOSUL TENDO EM VISTA: O Tratado de Assunção, o Protocolo de Ouro Preto, as Decisões Nº 04/96, 24/00, 1/02, 16/02 e 30/02 do Conselho do Mercado Comum e as Resoluções N 67/96, 42/97 e 74/98 do Grupo Mercado Comum. CONSIDERANDO: Que a implementação do Setor de Assessoria Técnica no âmbito do processo de transformação da Secretaria Administrativa do MERCOSUL em uma Secretaria Técnica, implica modificações na estrutura e no funcionamento atuais da Secretaria. Que, a fim de dinamizar o apoio prestado pela Secretaria aos demais órgãos do MERCOSUL faz-se necessário adequar a política de pessoal da Secretaria. O GRUPO MERCADO COMUM RESOLVE: Art. 1 - Aprovar a nova Estrutura Organizacional da Secretaria Administrativa do MERCOSUL que consta como Anexo I, e as Normas para Seleção e Contratação de Pessoal com as atribuições que lhe correspondem, que figuram no Anexo II e fazem parte da presente Resolução. Art. 2 - Aprovar a Estrutura Salarial que figura no Anexo III e faz parte da presente Resolução. Art. 3 - Instruir a Secretaria, a elaborar, para consideração do próximo GMC, o projeto de Resolução que ajusta as Resoluções GMC Nº 67/96, 42/97 e 74/98 às modificações introduzidas pela presente Resolução. Revogam-se os dispositivos das referidas Resoluções que conflitem com o teor da presente Resolução. Art. 4 - Revogar as Resoluções GMC Nº 94/00 e 15/02. Art. 5 - Esta Resolução não necessita ser incorporada ao ordenamento jurídico dos Estados Partes, por regulamentar aspectos de organização e funcionamento do MERCOSUL. XLIX GMC Assunção, 04/IV/03

2 ANEXO I ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DO MERCOSUL Diretor Setor de Assessoria Técnica 4 Consultores Técnicos Setor de Normativa e Documentação 2 Técnicos em Normativa 2 Técnicos 1 Técnico em Documentação 1 Técnico em Divulgação Setor de Administração e Apoio 2 Técnicos em Administração 1 Técnico em Informática A Secretaria contará ainda com 9 Assistentes Técnicos e 3 funcionários de apoio, que serão alocados nos distintos setores pelo Diretor segundo as necessidades de serviço. Diretor 1 - O Diretor da Secretaria é responsável pelo adequado cumprimento do conjunto das tarefas atribuídas à Secretaria e por sua gestão administrativa, financeira e patrimonial. 2 - Nesse contexto, compete ao Diretor da Secretaria: a. coordenar os trabalhos das áreas que integram a Secretaria, de conformidade com o disposto em cada caso. Para auxiliá-lo nessa tarefa, o Diretor poderá designar, após consulta aos Estados Partes, um funcionário técnico dos Setores de Normativa e Documentação ou do Setor de Administração e Apoio para exercer a função de coordenação destes setores. O funcionário designado atuará sob a orientação do Diretor e fará jus a uma gratificação adicional sobre o salário no valor máximo de U$S 300,00 (trezentos doláres americanos); b. coordenar a relação da Secretaria com os demais órgãos da estrutura do MERCOSUL; c. coordenar os trabalhos do Setor de Assessoria Técnica com os órgãos decisórios do MERCOSUL; 2

3 d. decidir, em consulta com os Coordenadores do Grupo Mercado Comum, as prioridades e prazos de realização dos trabalhos da Secretaria, em função da disponibilidade de recursos humanos e materiais; e. organizar a participação do pessoal da Secretaria em cursos, seminários e demais eventos sobre temas relevantes para sua atuação, respeitadas as limitações orçamentárias. Os funcionários que participem destes eventos não poderão emitir opiniões em nome do MERCOSUL; f. organizar o apoio logístico às reuniões do MERCOSUL. O número e o perfil dos funcionários que integram as equipes de apoio da Secretaria a cada reunião deverá ser definido pela Presidência Pro Tempore, cabendo ao Diretor, com base nesses parâmetros, e respeitadas as limitações orçamentárias, formar a equipe de apoio. Com vistas a assegurar o adequado cumprimento dessa tarefa, os funcionários serão especialmente treinados para atender as necessidades correntes das reuniões negociadoras, em especial no que se refere aos serviços de secretariado, reprodução de documentos e organização da Ata e da documentação emanada da reunião. A equipe que prestará apoio logístico às reuniões, estará sob a responsabilidade de um Chefe de equipe, designado pelo Diretor para facilitar a coordenação com a Presidência Pro Tempore; g. designar seu substituto em caso de ausência temporária. Salvo impedimento, o funcionário designado para as funções de coordenação mencionada na letra (a) deste literal substituirá o Diretor nesses casos. Setor de Assessoria Técnica O funcionamento e as atribuições do Setor de Assessoria Técnica SAT- serão regidos pelo disposto na Decisão CMC N 30/02. Setor de Normativa e Documentação O Setor de Normativa e Documentação - SND exerce suas atividades sob a supervisão do Diretor da Secretaria e tem as seguintes atribuições: a). Apoio ao processo de elaboração e implementação de normas no MERCOSUL: Analisar os aspectos formais dos projetos e propostas de normas elevados pelos foros técnicos à consideração dos órgãos decisórios do MERCOSUL; Proceder à revisão das versões em idiomas espanhol e português dos projetos de normas e assegurar a efetiva correspondência dos textos nos dois idiomas, antes de seu encaminhamento à consideração dos órgãos decisórios. Realizar, em coordenação com os Estados Partes, as traduções autênticas para os idiomas espanhol e português de todos os projetos de norma e normas adotados pelos órgãos da estrutura institucional do MERCOSUL. 3

4 b). Incorporação das normas do MERCOSUL ao ordenamento jurídico dos Estados Partes: Registrar as notificações dos Estados Partes relativas à incorporação das normas do MERCOSUL aos ordenamentos jurídicos nacionais; Arquivar as normas nacionais por meio das quais os Estados Partes hajam incorporado a seus respectivos ordenamentos jurídicos as normas do MERCOSUL; Comunicar aos Estados Partes a conclusão do processo de incorporação das normas do MERCOSUL ao ordenamento jurídico dos quatro países; Manter atualizadas as listas com o estado de incorporação das normas do MERCOSUL nos Estados Partes. c). Assistência nos procedimentos de solução de controvérsias vigentes no MERCOSUL. Registrar as listas de árbitros e especialistas previstas nos procedimentos de Solução de Controvérsias e Reclamações, assim como as previstas nos acordos assinados pelo MERCOSUL com terceiros países, grupos de países e organismos internacionais; Realizar outras tarefas que são encomendadas nos processos de Solução de Controversias e Reclamações do MERCOSUL, assim como nos procedimentos de resolução de conflitos acordados entre o MERCOSUL e terceiros países ou grupos de países. d). Organização do arquivo. Organizar e manter atualizado o arquivo oficial do MERCOSUL, o qual deverá ser formado por toda a documentação emanada dos órgãos da estrutura institucional do MERCOSUL, assim como por todos os instrumentos firmados pelo MERCOSUL com terceiros países, grupos de países ou organismos internacionais. Manter atualizada a Base de Dados da Secretaria, a qual deverá estar estruturada de maneira a viabilizar consultas por tema, órgão emissor ou tipo de norma. Cotejar as versões em meio físico e magnético das atas e de seus anexos e, em caso de discrepância, proceder à correção pertinente na versão em meio magnético. Manter atualizada a lista de Decisões, Resoluções e Diretrizes, assim como de projetos de normas elevados pelos foros técnicos à consideração dos órgãos decisórios do MERCOSUL. 4

5 e). divulgação da normativa MERCOSUL. Elaborar e divulgar o Boletim Oficial do MERCOSUL. Manter atualizada a lista de destinatários do Boletim Oficial do MERCOSUL e responsabilizar-se por sua divulgação e distribuição. Selecionar e encaminhar ao Setor de Administração e Apoio, para sua incorporação na página WEB, toda a documentação de caráter público emanada dos órgãos da estrutura institucional do MERCOSUL. Velar, nos casos pertinentes, pela confidencialidade da documentação do MERCOSUL. Atender às consultas internas e externas sobre a documentação emanada do processo negociador e as normas adotadas no âmbito do MERCOSUL. Setor de Administração e Apoio O Setor de Administração e Apoio SAA é responsável por todas as atividades relativas à administração financeira, patrimonial e de recursos humanos da Secretaria e pelos serviços relacionados com o sistema de informática e com a manutenção da Secretaria, exercendo suas atividades sob a supervisão do Diretor. São atribuições do SAA: a) administração financeira e patrimonial: Elaborar o projeto de orçamento da Secretaria, a ser aprovado pelo Grupo Mercado Comum; Praticar todos os atos necessários à correta execução do orçamento da Secretaria e manter os registros contábeis correspondentes; Preparar a Prestação de Contas anual da Secretaria, a ser aprovada pelo Grupo Mercado Comum; Assistir o Diretor da Secretaria no estabelecimento do Plano Anual de Compras e Investimentos da Secretaria; Executar os atos de compra e alienação de bens e contratação de serviços para a Secretaria, de conformidade com as normas e procedimentos estabelecidos; Efetuar pagamentos a credores, registrar e controlar a liquidação de créditos e débitos, emitir documentos de pagamento e recibos, fazer transferências e responsabilizar-se pela custódia dos fundos e valores da Secretaria; 5

6 Manter atualizado, corretamente avaliado e identificado o inventário de bens da Secretaria; Manter sistema de registro e controle de almoxarifado. b) administração de recursos humanos: Preparar a documentação para a contratação de pessoal Planejar e implementar, em coordenação com os demais setores da Secretaria, planos de capacitação do pessoal da Secretaria; Assegurar o adequado registro de contratações, presenças, ausências e afastamentos do pessoal da Secretaria; Assistir o Diretor na aplicação do regime disciplinar dos funcionários da Secretaria; c) sistema de informática: Prestar assistência informática a todos os setores da Secretaria; Assegurar o aperfeiçoamento e segurança da base de dados e do sistema informático do MERCOSUL e; manter atualizada a página WEB do MERCOSUL d) organização dos serviços de apoio e manutenção da Secretaria: Supervisionar os trabalhos de fotocópia, contínuo, limpeza, manutenção e segurança da Secretaria; Prestar assistência em questões protocolares; Administrar a recepção, distribuição e expedição de comunicações. 6

7 ANEXO II NORMAS PARA SELEÇÃO E CONTRATAÇÃO DE PESSOAL No processo de seleção e contratação de pessoal para a Secretaria deverão ser observados os requisitos estabelecidos na presente Resolução, respeitado o princípio geral do equilíbrio na representação das nacionalidades na Secretaria. DIRETOR O cargo de Diretor será preenchido de acordo com o procedimento estabelecido pelo Artigo 33 do Protocolo de Ouro Preto. A fim de orientar a escolha do Diretor, o GMC poderá definir condições adicionais que os pré-candidatos ao cargo deverão satisfazer, dos quais se exigirá, como requisito mínimo, título universitário e amplo conhecimento sobre o MERCOSUL. CONSULTORES TÉCNICOS Os cargos de Consultores Técnicos serão preenchidos nos termos previstos na Decisão CMC N 30/02. TÉCNICOS E DEMAIS FUNCIONÁRIOS Os cargos dos funcionários do quadro de pessoal da Secretaria serão preenchidos por nacionais dos Estados Partes, mediante seleção com base em antecedentes e provas, dos candidatos indicados pelo Estado Parte pertinente, respeitados os requisitos mínimos estabelecidos para cada cargo, mencionados a seguir. O processo de seleção estará a cargo de uma comissão integrada por um representante designado por cada Estado Parte e pelo Diretor. O critério de seleção previsto neste item aplica-se somente aos casos de novas contratações, não se aplicando a eventuais renovações de contratos. Excepcionalmente, estes critérios também poderão ser dispensados no caso de remanejamento para outros cargos de funcionários que já fazem parte do quadro funcional da Secretaria. Requisitos exigidos para cada cargo: Técnico (SAT) Título universitário nas áreas de direito, economia ou relações internacionais. Conhecimentos sobre o funcionamento do MERCOSUL. Domínio de processador de texto e outros programas utilizados pela Secretaria. 7

8 Técnico em Administração Título universitário relacionado com administração e/ou contabilidade. Experiência de trabalho na área de administração. Conhecimentos gerais sobre o MERCOSUL. Domínio de processador de texto e outros programas utilizados pela Secretaria. Técnico em Normativa Título universitário nas áreas de direito ou relações internacionais. Conhecimento sobre processo normativo do MERCOSUL. Domínio de processador de texto. Técnico em Documentação Título universitário relacionado com o arquivo e classificação de documentos. Conhecimento sobre processo negociador do MERCOSUL. Domínio de processador de texto. Técnico em Divulgação Título universitário relacionado com atividades de divulgação. Conhecimento sobre processo negociador do MERCOSUL. Domínio de processador de texto. Técnico em Informática Título universitário em Informática. Experiência de trabalho da área de informática. Conhecimento sobre o processo negociador do MERCOSUL. Assistente Técnico 2º Grau completo. Domínio de processador de texto. Conhecimento sobre o processo negociador do MERCOSUL. Pessoal de Apoio Curso primário completo. Conhecimento básico sobre o MERCOSUL. 8

9 Os contratos de trabalho dos técnicos e demais funcionários da Secretaria serão firmados por um prazo de dois anos e poderão ser renovados por iguais períodos ou por fração desse período. DISPOSIÇÕES GERAIS O conhecimento operacional dos dois idiomas oficiais e de trabalho do MERCOSUL será condição obrigatória para o preenchimento de todos os cargos da Secretaria, sujeita à certificação quando da assinatura de novos contratos ou de sua renovação, exceto no que se refere aos cargos de apoio, para os quais se requer conhecimento elementar dos dois idiomas. Além do quadro de pessoal contratado, a Secretaria poderá valer-se, para a execução de tarefas específicas que lhe tenham sido atribuídas, da cessão, por um prazo determinado, de recursos humanos especializados pelos Estados Partes do MERCOSUL. As tarefas a que se referem este artigo serão acordadas pelos Estados Partes em consulta com o Diretor da Secretaria. Os Estados Partes poderão, ainda, designar, a seu critério, funcionários governamentais para realizarem estágios nos diferentes setores da Secretaria, os quais exercerão suas atividades de acordo com a regulamentação estabelecida para esse fim pelo Diretor, em consulta com os Coordenadores Nacionais do GMC. 9

10 ANEXO III ESTRUTURA SALARIAL As seguintes remunerações serão estabelecidas nos contratos a serem assinados com os funcionários da Secretaria a partir de 30/4/2003: (a) Consultores Técnicos (4 cargos) Salário US$ 3000 Dólares americanos. (b) Técnicos (9 cargos) Salário US$ 1750 Dólares americanos. (c) Assistentes Técnicos (9 cargos) Salário US$ 1050 Dólares americanos (d) Pessoal de Apoio (3 cargos) Salário US$ 600 Dólares americanos 10

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