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1 Instituto de Informática Da administração à gestão dos recursos, o papel dos sistemas e tecnologias da informação João Catarino Tavares 22 de Junho de

2 Agenda Situação actual e principais desafios que se colocam O SIGRAP O papel dos responsáveis dos sistemas e tecnologias da informação Instituto de Informática » 2

3 Objectivos de Gestão na AP A Reforma da Administração Pública (RAP) lança novos desafios na gestão dos recursos públicos: 3 E s Economia Gestão dos RAP Ópticas Eficiência Eficácia Verifica-se, no entanto, que os dirigentes da Administração Pública (AP) não dispõem das ferramentas necessárias para atingir os seus objectivos. Instituto de Informática » 3

4 Situação Actual da Informação de Gestão na AP A Informação de Gestão existente não está adequada às novas exigências da gestão na AP: Situação Actual da Informação de Gestão da AP Não existente Não fiável Não integrada Atrasada Informação fundamental para a gestão e controlo da AP não existe (Ex.: Balanço do Estado) Informação obtida através de processos não automáticos com correcções manuais Informação organizada em silos funcionais (Ex.: receita, despesa, etc.) não existindo visão integrada dos diversos recursos da AP Informação disponibilizada com um grande atraso, de limitada utilidade para a gestão (Ex.: Conta Geral do Estado) Instituto de Informática » 4

5 Da cadeia de valor para Cadeia de valor Integração no organismo; Optimização no organismo. Instituto de Informática » 5

6 Características Noção de organismo como uma entidade isolada e auto-sustentada Redundância, em:» Infra-estruturas;» Aplicações;» Recursos;» Investimentos Desadequação entre:» Crescente aumento da necessidade de transversalidade dos processos (interoperabilidade) e fecho da organização dentro das suas fronteiras;» Organização e tecnologias da informação;» Back Office e Front Office;» Entre sistemas comuns e verticais ao organismo. Instituto de Informática » 6

7 Principais desafios Nível de dificuldade Hierarquia dos desafios Difícil Organizacionais Processos Fácil Tecnológicos (Adaptado do esquema do Gartner) Instituto de Informática » 7

8 Ritmo das mudanças Organização Anos Processos Meses Semanas Tecnologia Dias Instituto de Informática » 8

9 Principais desafios Organizacionais:» Acabar com a redundância de funções na Administração Pública» Identificar os processos comuns e as áreas fins na Administração Pública centralizando os primeiros e descentralizando os segundos» Definir claramente que serviços devem e não devem ser prestados;» Criar uma cultura de colaboração Processos» Desenvolver os processos transversais;» Identificar os principais repositórios de informação e as entidades responsáveis;» Definir os ciclos de vida das entidades informacionais e os processos de actualização Tecnológicos» Criar infra-estruturas partilháveis;» Assegurar a integração e interoperabilidade dos sistemas;» Optimizar e profissionalizar a gestão dos recursos;» Centralizar a gestão dos meios Instituto de Informática » 9

10 A rede de valor Rede de valor Organismo Organismo B Organismo A F Organismo Organismo G C E Organismo H D Organismo Organismo Colaboração; Partilha e integração; Optimização na rede. Instituto de Informática » 10

11 Como abordar os desafios Colaboração Economia Eficiência Coordenação Eficácia Empreendorismo Instituto de Informática » 11

12 Agenda Situação actual e principais desafios que se colocam O SIGRAP O papel dos responsáveis dos sistemas e tecnologias da informação Instituto de Informática » 12

13 SIGRAP Sistema de Informação de Gestão dos Recursos da Administração Pública! O SIGRAP surge após o projecto SIAFE.! Na continuidade, com o projecto SIGRAP, estendeuse o âmbito também aos Recursos Humanos e Patrimoniais Despacho MF Despacho SEO SIAFE Despacho MF! Um projecto que está para além das mudanças de governo. Instituto de Informática » 13

14 A arquitectura do sistema de Informação Levantamento / Diagnóstico Planeamento Inicial SIAFE Arquitectura Modelo de Actividades da AFE Sistemas e Tecnologias Actuais na AFE Arquitectura de Informação Arquitectura Aplicacional Arquitectura de Integração Arquitectura de Infra-Estrutura Plano Plano de Transição da Situação Actual para a Futura Fonte: Modelo Spewak (adaptado) Instituto de Informática » 14

15 O SIGRAP tem como principal objectivo permitir a criação de condições para a integração e interoperabilidade dos vários sistemas de informação dos Recursos da Administração Pública, tendo em vista acelerar a obtenção de informação global, fiável e oportuna. Este sistema constitui-se como uma ferramenta fundamental para a operacionalização da gestão dos recursos públicos numa óptica de Economia, Eficiência e Eficácia (vulgo 3Es). Instituto de Informática » 15

16 Caracterização Visão SIGRAP! O SIGRAP deve ser considerado um Programa Estruturante, a partir do qual se desenvolve um plano de acção com iniciativas em várias vertentes. A sua visão suporta-se em três grandes eixos: Arquitectura SIGRAP Concepção e desenvolvimento de uma Arquitectura de Sistemas que permita a visão integrada da informação de Recursos Financeiros, Humanos e Patrimoniais CIO Racionalização dos sistemas informáticos de suporte aos Sistemas de Informação das entidades envolvidas no SIGRAP Eixos SIGRAP Estrutura SIGRAP Constituição de uma estrutura organizacional responsável pelo SIGRAP (ESIGRAP) Instituto de Informática » 16

17 Caracterização SIGRAP Âmbito Funcional SIGRAP! O âmbito do SIGRAP é abrangente mas com competências funcionais diferenciadas: Âmbito funcional Normas de Interoperabilidade Mecanismos de Integração RECURSOS HUMANOS Sistema deapoio à Decisão Sistemas Centrais de Consolidação e Informação Repositórios Comuns SISTEMAS OPERACIONAIS RECURSOS FINANCEIROS RECURSOS PATRIMONIAIS Garantir a construção, gestão e exploração de sistemas Regras de funcionamento Normalização e certificação Apoio à construção de sistemas de uso comum Instituto de Informática » 17

18 Perspectiva Gestão Principais Benefícios SIGRAP! Considerando diferentes metas decorrentes da implementação das iniciativas do Programa SIGRAP, são expectáveis benefícios concretos, de que são exemplos: Capacidades de Construção e Gestão do Cadastro Geral de Bens do Estado Capacidade de geração do Balanço do Estado Optimização na geração do Balanço Social do Estado Recursos Patrimoniais Recursos Financeiros Recursos Humanos Instituto de Informática » 18

19 Perspectiva Gestão Exemplos de Benefícios SIGRAP! Balanço do Estado (em tempo útil) constitui uma ferramenta fundamental para a gestão da AP, permitindo construir diversas análises e dar respostas a questões, de que são exemplos:! Qual e quanto vale o património imobiliário do Estado?! Onde estão localizados os imóveis do Estado?! Que organismos gerem que imóveis?! Plano de manutenção e seus custos previsionais! Quais as dívidas assumidas pelo Estado)?! Qual a receita emitida não cobrada?! Gestão integrada de fornecedores! Análise de rentabilidade e performance! Qual o nº de efectivos por categoria?! Qual o aumento do orçamento decorrente da evolução normal nas carreiras?! Qual o nível de absentismo?! Qual a rentabilidade (comparativa) de utilização de activos por organismo?! Qual a taxa de utilização financeira dos espaços?! Qual o impacto do plano de manutenção no orçamento?! Qual o esforço financeiro associado ao absentismo?! Quais e quanto custam as necessidades de RH?! Qual o impacto no orçamento da planificação de carreiras?! Qual o custo real das actividades da AP, baseado em modelos de Activity Based Cost?! Avaliação do desempenho dos Organismos Recursos Patrimoniais Recursos Financeiros Recursos Humanos Instituto de Informática » 19

20 Arquitectura SIGRAP Aplicações Integração Informação Infra-estrutura ARQUITECTURA SIGRAP Instituto de Informática » 20

21 Arquitectura Aplicacional Modelo Global Integração Aplicações Informação Infra-estrutura ARQUITECTURA SIGRAP Informação de Gestão (Business Intelligence) Centralização/ Consolidação da Informação Sistemas Operacionais Uso Comum Uso Específico BDAP SRH INFOGEP P21 SPS BEP SIADAP SCE SGT SGR STADA SLE EIS, DSS, SIGRAP Data Mart (DM) SIGRAP DM1 DM2 DM3 DM4 DM5 DMN Consolidação Data Warehouse (DW) SIGRAP SFA SCR SCA TARGET SFA Consolidação POCP DW POCP SCC/POCPi SIC/POCP IPVE INSPIMO Impost. SGI CIBE CIBE local TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5 TG N Tabelas Gerais (TG) [Organismos, carreiras, categorias, ] Repositórios Comuns Sistemas Gerais Sistemas Recursos Humanos Sistemas Recursos Financeiros Sistemas Recursos Patrimoniais Instituto de Informática » 21

22 Arquitectura de Informação DADOS INFORMAÇÃO DADOS TRANSACCIONAIS Informação de Gestão (Business Intelligence) Componente de Data Warehouse Centralização/Consolidação da Informação Bases de Dados Transaccionais BDAP SIADAP Query, Reporting, OLAP e Data Mining Data Mart Data Mart Selecção, Transformação e Agregação Bus de Informação SRH SCE DW SIGRAP SFA SGR DW POCP Limpeza, Extracção, Transformação e Carregamento SFA SGT SCR SCC/POCPi Limpeza e Transformação SIC/POCP CIBE Central CIBE Repositórios Comuns TABELAS GERAIS (TG) [Organismos, carreiras, categorias, ] DGAP Trabalhadores Organismos Emprego DGO Class. Orgânica Class. Económica Fontes FInanceiras DGT Bancos DGCI Rep. Finanças Repositório de Metadados Componente de Metadados Sistemas Gerais Sistemas Recursos Humanos Sistemas Recursos Financeiros Sistemas Recursos Patrimoniais Instituto de Informática » 22

23 RIGORE Um projecto SIGRAP O projecto RIGORE Rede Integrada de Gestão Orçamental e dos Recursos do Estado é um dos projectos que faz parte do SIGRAP. O Instituto de Informática (II), em conjunto com a Direcção Geral do Orçamento (DGO), foi encarregue de desenvolver uma solução informática, de suporte ao POCP, que possa ser generalizada rapidamente a todo o Sector Público Administrativo e que:» garanta a normalização dos dados e processos;» implemente as melhores práticas;» garanta uma maior integração (Tesouro e Património);» assegure uma consolidação mais rápida da informação a 3 níveis: organismo, sectorial e nacional;» reduza os encargos públicos;» seja disponibilizado em regime de prestação de serviços (ASP);» assegure a evolução funcional e tecnológica. Instituto de Informática » 23

24 Áreas a cobrir pela solução POCP A solução dá suporte às fases de: Planeamento Orçamento Execução Controlo e abrange as áreas de:! Gestão patrimonial! Contabilidade orçamental! Contabilidade geral! Contabilidade analítica! Gestão financeira (Tesouraria)! Vendas de bens e prestação de serviços e facturação! Aquisições de bens e serviços! Gestão de existências em armazém! Consolidação! Ligação à Tesouraria do Estado! Indicadores de desempenho da actividade Instituto de Informática » 24

25 Pressupostos dos Serviços Partilhados Os organismos» Mantêm as suas competências de gestão» Não necessitam de recrutar administrativos com novas competências» Não necessitam de contratar serviços de consultoria técnico contabilística» Ficam mais focados nas suas actividades fim Táctica Gestão Estratégica Recursos humanos Foco no trabalho Foco no serviço administrativo ao cidadão e operacional Investimento Elevado (Posse de todos os meios) Baixo (Partilha dos meios) Modelo actual Novo Modelo Adaptado Ministério de: Meta-Capitalism, das Finanças MEANS, Grady & SCNEIDER, David Instituto de Informática » 25

26 Rede de Serviços Partilhados Serviços Executores Contabilidade Contabilidade Serviço partilhado de Suporte Operacional Contabilidade Serviço partilhado de Suporte Informático ASP do Instituto de Informática POCP RIGORE Sistemas Centrais Bases de Dados Operacionais Sistemas de Apoio à Decisão DataWareHouse DataMarts Instituto de Informática » 26

27 Agenda Situação actual e principais desafios que se colocam O SIGRAP O papel dos responsáveis dos sistemas e tecnologias da informação Instituto de Informática » 27

28 O papel do SI/TI ORIENTAÇÃO Externa (para a missão) Interna (para SI) Parceiro Estratégico Obtenção de objectivos de missão através da tecnologia Fornecedor de Serviços GAP gerir eficientemente a tecnologia Visão Desejada Líder da Missão Impulsionar a missão através da tecnologia Empreendedor de SI/TI Soluções tecnológicas pelo desejo de tecnologia Estado Actual Seguidor Visionário Liderança de SI/TI Ministério Fonte: das Finanças SIGRAP Relatório Final Instituto de Informática » 28

29 Modelo de organização dos SI Reactivo Centro de custo Fonte: Gartner - The Evolving Role of the Public Sector CIO Silos Proactivo Process- Based Serviço Internal Service Company (ISCo) Centro de proveitos Valor Serviço Partilhado Silos Centro de investimento Profit Generator Diferenciação IT-Focused Internal Customer- Focused Market-Focused Instituto de Informática » 29

30 Perfil de um Responsável pelos Sistemas de Informação An operational, stewardship role IT Supports the Application Purveyor Vendor Manager Project Manager Asset Manager Problem Manager Skills Manager A service and governance role IT Enables the Business Business + + Architectural Purveyor Technology Interpreter Process Consultant Financial Analyst Change Agent Educator Lobbyist Recruiter A strategic, visionary role IT Drives the Business Knowledge Purveyor Business Analyst Venture Capitalist Conceptualist Innovator Economist Risk Manager Politician Fonte: Gartner - The Evolving Role of the Public Sector Leader e da Administração CIOPública Instituto de Informática » 30

31 Papel do RSI- Responsável pelo sistema de informação O RSI tem cada vez menos um papel técnico:» A tecnologia existe disponível e comprovada, cada vez mais o problema é a sua utilização» Responsabilidade na melhoria dos processos de Gestão e da própria gestão dos organismos» Maior atenção ao desenvolvimento do Sistema de Informação e á sua integração- visão global e estratégica O RSI é cada vez mais um mediador entre o negócio, os processos de negócio e as tecnologias da informação Função cada vez mais estratégica com implicações no desempenho dos organismos É um agente de mudança: numa época em que esta encontra o seu motor nas TIC s, ele tem que ser também o visionário e o implementador Um gestor de projectos com capacidade de avaliação do seu impacto e do investimento necessário bem como dos resultados que se irão atingir Instituto de Informática » 31

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