FACULDADE TECSOMA 8º Período de Administração

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1 FACULDADE TECSOMA 8º Período de Administração A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO NA GESTÃO DE ESTOQUES DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DO SETOR DE AUTO PEÇAS. ESTUDO DE CASO NA PARACATU AUTO PEÇAS. Álisson Pereira Alves Campos Paracatu 2011

2 Álisson Pereira Alves Campos A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO NA GESTÃO DE ESTOQUES DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DO SETOR DE AUTOPEÇAS. ESTUDO DE CASO NA PARACATU AUTO PEÇAS. Monografia apresentada à disciplina de Estágio Supervisionado II ministrada pelo professor Geraldo B. Barbosa de Oliveira do Curso de Administração - Faculdade Tecsoma, como requisito parcial de obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Carlos Alberto Kraemer Paracatu 2011

3 Campos, Álisson Pereira Alves A importância da informação na gestão de estoques das micro e pequenas empresas do setor de autopeças. Estudo de caso na Paracatu Auto Peças./ Álisson Pereira Alves Campos. Paracatu, f. Orientador: Carlos Alberto Kraemer 1. Informação. 2. Gestão da informação. 3. Planejamento e controle de estoques. I. Kraemer, Carlos Alberto. II. Faculdade Tecsoma. CDU 658.2

4 Álisson Pereira Alves Campos A importância da informação na gestão de estoques das micro e pequenas empresas do setor de auto peças. Estudo de caso na Paracatu auto peças. Monografia apresentada ao curso de Administração da Faculdade Tecsoma de Paracatu, Minas Gerais. Fernando Antônio Antunes Carlos A. Kraemer (Orientador) Faculdade Tecsoma. Geraldo Benedito Batista Oliveira Paracatu, de de 2011

5 A minha família que incentivou e concedeu condições para que esse sonho fosse realizado.

6 AGRADECIMENTOS A meus familiares que incentivaram e concederam todos os meios possíveis para que eu conseguisse dar prosseguimento à realização de mais este sonho. A meu orientador, Professor Carlos A. Kraemer que possibilitou a realização deste trabalho. Aos meus colegas de classe, pela troca de experiências. A todos que, de alguma forma, contribuíram para a construção desse trabalho.

7 RESUMO Este trabalho realizou um estudo exploratório na empresa do setor de autopeças denominada Paracatu Auto Peças, situada no município de Paracatu que atua no segmento de reposição de peças de veículos automotores leves. Seu objetivo foi analisar a importância da informação tanto para a formação quanto para o controle de estoques da empresa. A pesquisa investigou falhas nos processos de tomada de decisão de formação de estoques, sendo que não se faz uso de informação trabalhada para a execução do processo. Os resultados mostram que o estoque da empresa encontra-se com itens em excesso e outros com baixo nível ou até em falta, o que representa que o estoque não está bem administrado. A intenção do estudo é sugerir que se faça uso de informação, principalmente obtidas por métodos de controle de estoques como a Curva ABC, para a tomada de decisão de formação de estoques na empresa. Palavras-chave: Informação, controle de estoque, curva ABC.

8 ABSTRACT This work conducted an exploratory study in the company's auto parts sector called Paracatu Auto Parts, located in Paracatu that operates in the spare parts of automotive vehicles lighter. His goal was to analyze the importance of information for both the formation and improves the control of the company's inventories. The research investigated failures in decision-making processes of building inventory, and no one makes use of information geared for the process execution. The results show that the stock of the company lies with excess items and others with low or even missing, which means that the stock is not well managed. The intent of the study is to suggest that you use for information, mainly obtained by methods of inventory control as the curve ABC, for decision-making training in company stock. Keywords: information, inventory control, curve ABC.

9 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Cronograma Quadro 2: Recursos Materiais Quadro 3: Recursos Financeiros Quadro 4: Total dos Recursos Quadro 5. Estratégia básica para enfrentar forças competitivas Quadro 6. Exemplos de estoques mantidos em operações Quadro 7. Giro de estoques Quadro 8. Giros de estoques Quadro 9. Ambiente interno, forças e fraquezas Quadro 10. Ambiente externo, oportunidades e ameças...50 Quadro 11. Representação percentual dos itens do grupo lubrificantes...53 Quadro 12. Itens com maiores vendas no setor de lubrificantes da Paracatu Auto Peças...54

10 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Organograma da Paracatu Auto Peças Figura 2. Tripé de sustentação da tecnologia da informação

11 LISTA DE ABREVIATURAS. SI. Sistemas de Informações. SWOT. - (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) CNPJ Cadastro Nacional Pessoal Juridica ME Micro Empresa ADM - Administrativo MRP - Manufacturing Resource Planning CURVA ABC - Método De Classificação De Informações, Para Que Se Separem Os Itens De Maior Importância Ou Impacto

12 SUMÁRIO 1 TÍTULO TEMA DADOS DA EMPRESA Razão Social Nome Fantasia Endereço CNPJ Inscrição Estadual Quadro Societário Capital Social Organograma OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos PROBLEMATIZAÇÃO Problema Hipótese JUSTIFICATIVA RESULTADOS ESPERADOS METODOLOGIA CRONOGRAMA RECURSOS Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros Total dos recursos INTRODUÇÃO INFORMAÇÃO Tecnologia de Informação Componentes da Tecnologia de Informação Segurança da informação Análise Estratégica SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, e Threats)... 25

13 4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO Gerenciamento De Informações Gerenciamento da Informação e da Tecnologia Gerenciamento distribuído Gerenciamento funcional Gerenciamento estratégico PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES O que é estoque? Por que existe estoque? Tipos de estoques Características básicas de controle de estoques Estratégias para administrar estoques Indicadores de desempenho Giro de estoque Custos associados a estoques Objetivos do estoque Gestão de estoques versus controle de estoques Gestão de estoque Objetivos da gestão de estoques Alguns conceitos e técnicas de gestão de estoque Just in Time Fluxo descontínuo de material Curva ABC Estoque de segurança Sistemas de informação de estoque ESTUDO DE CASO NA PARACATU AUTO PEÇAS A coleta de informação na Paracatu Auto Peças Identificação dos principais problemas da empresa Análise das fraquezas e ameaças Análise das forças e oportunidades Medidas para minimizar ameaças e fraquezas CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..59

14 12 TÍTULO A importância da informação no processo controle de estoque das micro e pequenas empresas do setor de autopeças. Estudo de caso na Paracatu Auto Peças. 1.2 TEMA A importância da informação no processo de controle de estoques das micro e pequenas empresas do setor de autopeças. 1.3 DADOS DA EMPRESA Razão Social Domingas Oliveira Monteiro Me Nome Fantasia Paracatu Auto Peças Endereço Rua Urânio, n 4; Bairro Amoreiras II CNPJ CNPJ / Inscrição Estadual Inscrição Estadual

15 Quadro Societário Empresa individual Capital Social Resultado do último balanço: R$ ,000 integralizados Organograma Gerente Assistente administrativo Vendedor balconista I Vendedor balconista II Figura 1: Organograma da Paracatu Auto Peças Fonte: Paracatu Auto Peças 1.4 OBJETIVOS Objetivo Geral Estabelecer um processo de controle de informações no gerenciamento de estoque Objetivos Específicos Analisar os erros nas tomadas de decisão de composição de estoque devido à falta de informação. Avaliar os dados quanto à formação de estoque.

16 14 Propor que as decisões de compras sejam pautadas por meio do controle de informações do estoque. Verificar as informações a respeito de giro de estoques, itens com maior rotatividade. 1.5 PROBLEMATIZAÇÃO Problema Aponta-se como problema a falta de controle das informações que passam pela organização, dificultando assim o processo de tomada de decisões Hipótese Estabelecer um método de controle de informações que passam pela organização, possibilita que o processo de tomada de decisão seja eficaz, evitando erros na composição do estoque. 1.6 JUSTIFICATIVA Empresas que permanecem competitivas são aquelas que reconhecem o valor das informações e estruturam suas atividades e sistemas de informação de forma a maximizar esses recursos. (SOUSA, 2001, p.52). É preciso verificar como as informações são utilizadas nos processos da empresa e definir melhores maneiras de utilizá-las, ou através de novos sistemas de informação ou de novas atividades e tarefas empresariais. O trabalho em questão, procura demonstrar a importância do controle das informações na organização, focando o gerenciamento de estoques, onde é imprescindível o uso das melhores informações para tomar as melhores decisões. 1.7 RESULTADOS ESPERADOS Espera-se com esse trabalho, demonstrar a importância do controle das informações pelas empresas, pois é imprescindível o uso das mesmas para a tomada de

17 15 decisões. Os riscos de tomarmos decisões sem a posse das informações ou mesmo de posse somente de dados, podem ser desastrosos para as organizações, levando as mesmas ao declínio. Espera-se que a organização melhore seus processos de informação, principalmente no que concerne ao controle de estoques. 1.8 METODOLOGIA A metodologia do estudo será orientada pela pesquisa bibliográfica e exploratória centrada nas contribuições teóricas de vários autores que realizaram estudos sobre a tecnologia da informação nas organizações, em livros, artigos publicados e sites da internet.

18 CRONOGRAMA Mês/Etapas JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL Escolha do tema X Levantamento X X bibliográfico Elaboração do X projeto Apresentação de X projeto Coleta de Dados X X Análise de Dados Organização do roteiro/partes X X X X X Redação do trabalho Revisão e redação final Entrega da Monografia Defesa da Monografia 1.10 RECURSOS X X X X Quadro 1: Cronograma Fonte: Elaborado pelo autor X X Recursos Humanos Aluno: Álisson Campos Orientador: Carlos Kraemer Funcionários: Francisco, Mauro, Álisson

19 Recursos Materiais Itens Quantidade Custos Total Folhas 500 R$ 0,05 R$ 25,00 Caneta 3 R$ 0,60 R$ 1,80 Cartucho tinta 2 R$ 40,00 R$ 80,00 Lapiseira 1 R$ 1,50 R$ 1,50 Grafite 1 R$ 1,00 R$ 1,00 Borracha 1 R$ 1,00 R$ 1,00 Livros Apostilas 5 R$ 3,00 R$ 15,00 TOTAL R$ 125,30 Quadro 2: Recursos Materiais. Fonte: Elaborado pelo autor Recursos Financeiros Itens Quantidade Custos TOTAL Xerox 100 R$ 0,15 R$ 15,00 Energia elétrica 20 horas R$ 0,65 R$ 13,00 Recarga cartuchos Despesa telefone TOTAL de com 2 R$ 16,00 R$ 32,00 1 R$ 50,00 R$ 50,00 R$110,00 Quadro 3: Recursos Financeiros Fonte: Elaborado pelo autor

20 Total dos recursos. Recurso Total Recursos Humanos Recursos Materiais R$ 125,30 Recursos Financeiros R$ 110,00 TOTAL GERAL R$ 225,30 Quadro 4: Total dos Recursos Fonte: Elaborado pelo autor

21 19 2 INTRODUÇÃO Atualmente, para permanecerem competitivas, as empresas devem reconhecer o valor da informação e devem estruturar suas atividades e sistemas de forma a maximizar esses recursos. Recursos esses, de valor imprescindível para todos os setores da organização. Uma das maiores preocupações dentro de uma organização é definir como e quando se devem estocar seus produtos de uma maneira que haja um maior aproveitamento dos recursos, onde maximize os lucros e diminua os prejuízos ou desperdícios. Controlar um estoque é de grande importância para uma empresa, atingindo os objetivos propostos e ocorrendo o gerenciamento de todos os materiais, produto sem processo e produtos acabados com a melhor qualidade. Para esse controle, faz-se necessário o uso de informação, principalmente quando tomamos decisões de comprar itens para o estoque. Para uma boa administração de estoques é preciso otimizar os investimentos em estoque e minimizar a necessidade de capital investido com o mesmo. Tudo que uma empresa proporciona vem de uma boa administração de estoques, onde elas possam administrar a cada vez melhor seus recursos e investimentos, sem esquecer-se de manter a qualidade no atendimento de seus clientes e de seus produtos. Outra vez, com o uso de informação bem tratada, não de dados, fica mais fácil administrar o estoque. A administração de estoques determina vários fatores e técnicas que foram desenvolvidos para sua melhor compreensão, manuseio e resultados: o Sistema ABC, Sistema MRP, Sistema Just In Time, Sistema Kanban dentre outros. Técnicas essas, que proporcionam informação o tomador de decisões. O objetivo deste trabalho é identificar a importância da informação e de seu controle para que seja tomada as melhores decisões em relação à composição do estoque da empresa, destacando suas vantagens, desvantagens e benefícios que uma boa utilização de todas as ferramentas oferecidas pode trazer a uma organização.

22 20 CAPITULO I 3 INFORMAÇÃO O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado com comunicação (ZHANG apud BRAGA, 1996), mas na realidade existem muitas e variadas definições de informação, cada uma mais complexa que outra. Podemos também dizer que Informação é um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, informação é tudo o que reduz a incerteza. Um instrumento de compreensão do mundo e da ação sobre ele (ZORRINHO apud BRAGA, 1995). O significado de informação é vasto e, quando analisado sob determinado campo semântico, pode ter definições diferentes. Porém, quando se fala de comportamento nota-se que há a possibilidade da interferência humana, porque a análise será efetuada dentro de um contexto e sob as emoções, de personagens diferentes, que analisam um mesmo dado. Padoveze (1997) evidencia que a informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas. Para Davenport e Prusak (1999), é essencial para a realização bem-sucedida de trabalhos ligados ao conhecimento, que as organizações saibam definir o que são dados, informações e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicação desses elementos para solução de problemas e tomada de decisões. Para Oliveira (1992), a informação auxilia no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. O valor atribuído pelos gestores às informações depende dos resultados alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas, baseadas em informações valiosas representam o sucesso da empresa. O conceito de valor da informação segundo Padoveze (2000, p. 44), está relacionado com: a redução da incerteza no processo de tomada de decisão. a relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzir. aumento da qualidade da decisão.

23 21 Para medir o valor da informação o gestor deve dispor da informação de forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisorial, e conseqüentemente, aumente a qualidade da decisão. Segundo Stair (1998, p. 5), conjunto de dados, regras, procedimentos e relações que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do conhecimento. A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização. Para Laudon e Price Laudon (1999, p. 10), conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação. Uma empresa em atividade é, por natureza, um sistema aberto e interativo suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de comunicação existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente são irrigados por informação. Atualmente as empresas estão rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com características diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudança é a única constante. Por conseguinte, o turbilhão de acontecimentos externos obriga as organizações a enfrentar novas situações, resultado de mudanças nas envolventes do negócio e que constituem ameaças ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decisões hoje, exija a qualquer empresário ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia. O aumento da intensidade da concorrência e da complexidade do meio ambiente faz sentir, no mundo empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de aperfeiçoar a sua utilização. O aumento do comércio internacional, fruto da crescente interligação entre nações, a expansão do investimento no exterior e a tendência da homogeneização dos padrões de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um só mercado, em que as empresas têm de conviver com a competição internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negócio. Assim, a empresa ao atuar num mundo global está em estado de "necessidade de informação" permanente, a vários níveis, pelo que a informação constitui o suporte de uma

24 22 organização e é um elemento essencial e indispensável â sua existência. A aceitação deste papel, pelos dirigentes de uma organização, pode ser um fato peremptório para se atingir uma situação de excelência: quem dispõe de informação de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas, mas a falta de informação provoca erros e perda de oportunidades. A informação e o conhecimento são a chave da produtividade e da competitividade. A gestão moderna exige que a tomada de decisão seja feita com o máximo de informação. Da observação deste cenário, somos levados a afirmar que todas as empresas deverão fazer uma reestruturação organizacional em torno da informação. Tal como acontece num jogo de uma modalidade desportiva, em que só há um primeiro lugar para o mais forte, apesar de todos os concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do negócio só é possível auferir dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugação coerente de tempo, perícia e esforços que garantam uma seleção de informação adequada e uma otimização da sua utilização. É aqui que deve ter lugar a gestão de tecnologias de informação, consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva. 3.1 Tecnologia de Informação O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, e cada vez mais dependente de informações e de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. Para Pereira e Fonseca (1997, p. 239), a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações. As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão são de vital importância para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e pontualidade das informações. Foina (2001, p. 31), conceitua Tecnologia da Informação como:... um conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das informações dentro da malha empresarial.

25 23 Batista (2004, p. 59), define: Tecnologia de Informação é todo e qualquer dispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente da maneira como é aplicada. A gestão estratégica das informações, resultante da Tecnologia da Informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso. 3.2 Componentes da Tecnologia de Informação O sucesso das empresas atualmente está totalmente vinculado à velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informação são os grandes precursores desse sucesso. Segundo Rezende e Abreu (2000), a Tecnologia de Informação está fundamentada nos seguintes componentes: hardware e seus dispositivos e periféricos; software e seus recursos; sistemas de telecomunicações; gestão de dados e informações. A união desses componentes eleva a potencialidade de atuação das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma eficiente.

26 24 GESTÃO DE DADOS E INFORMAÇÕES. HARDWARE E SOFTWARES. SISTEMAS DE TELECOMUNICA- ÇÕES. Figura 2. Tripé de sustentação da tecnologia da informação. FONTE: elaborado pelo autor. 3.3 Segurança da informação Conforme Souza (2001), alguns princípios básicos devem ser seguidos para a segurança da informação: confidencialidade: proteção da informação compartilhada contra acessos não autorizados, com controle de acesso, controle de operações individuais de cada usuário; autenticidade: garantia de identidade dos usuários; integridade: garantia de veracidade da informação, que não pode ser corrompida; disponibilidade: prevenção de interrupções na operação de todo o sistema; E quais seriam os objetivos da segurança em informações? De acordo com Souza (2001), os principais objetivos dessa proteção são: preservação do patrimônio da empresa; manutenção dos serviços prestados pela empresa; segurança do corpo funcional; em caso de problemas, detecção das causas e origens dos problemas no menor prazo possível, minimização das conseqüências dos mesmos, retorno às condições normais no menor prazo, com menor custo e com menor trauma.

27 25 E quais seriam os caminhos para alcançar estes objetivos? Conforme Souza (2001), os caminhos são bem claros: detecção e análise dos pontos vulneráveis; estabelecimento de políticas de segurança; execução das políticas de segurança; acompanhamento; avaliação dos resultados contra os objetivos traçados; correção de objetivos e políticas. Deve ser feito um Plano de Segurança e um Plano de Contingência, ou seja, descobrir os pontos vulneráveis, avaliar os riscos, tomar providências adequadas e investir o necessário para ter uma segurança homogênea e suficiente. 3.4 Análise Estratégica SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, e Threats) O SWOT é por princípio um instrumento de análise que como tal, poderá ser associado a uma oficina de planejamento, de avaliação e reflexão de capacitação ou mesmo de consultoria. Segundo Cordiolli (2001) o método SWOT é uma abreviatura de quatro focos de análise, considerando os êxitos (objetivos alcançados, aspectos fortes, benefícios, satisfação); deficiências (dificuldades, fracassos, aspectos fracos, descontentamento); potenciais (capacidades sem explorar, idéias de melhoramento) e obstáculos (contexto adverso, oposição, resistências contra mudança). De acordo com Rossi e Luce (2002, p.3) a análise SWOT proposta originalmente por Andrews em 1971 é a combinação da análise do ambiente (externa) e da análise interna. No entendimento dos diferentes componentes da SWOT e seus respectivos conceitos, procuramos enfatizar dois níveis de impacto e conseqüente avaliação: a dimensão competitiva e as questões de natureza interna, como objetivos e rentabilidade. Assim, temos os seguintes conceitos: oportunidade é uma situação externa que dá à empresa a possibilidade de facilitar o alcance dos objetivos ou de melhorar sua posição competitiva e/ou sua rentabilidade; ameaça é uma situação externa que coloca a empresa diante de dificuldades para o alcance dos objetivos ou de perda de mercado e/ou redução de rentabilidade; ponto forte é uma característica interna ou um ativo que dá à empresa uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes ou uma facilidade para o alcance dos objetivos (que podem incluir rentabilidade); ponto fraco uma característica interna ou uma

28 26 limitação em um ativo que coloca a empresa em situação de desvantagem em relação com seus concorrentes ou de dificuldade para o alcance dos objetivos (que podem incluir rentabilidade). Assim, compreendemos que Forças: Incluem fatores como patentes, lealdade dos clientes, capacidade de produzir bens e serviços a um custo relativamente baixo e recursos financeiros disponíveis para perseguir novas oportunidades. Deficiências: Algumas deficiências possíveis são custos altos, falta de financiamento e marcas que não sejam bem conhecidas ou respeitadas. Ameaças: Alguns desenvolvimentos do ambiente externo, concorrentes novos ou mais fortes, novas leis limitando as atividades da empresa ou uma mudança nos desejos e preferências dos clientes que os afaste dos produtos da empresa. Oportunidades: existe quando a empresa pode lucrar ao atender às necessidades dos consumidores de um determinado segmento. A estratégia SWOT, será usada no estudo de caso no final do trabalho, buscando identificar as os pontos fortes e fracos da organização, além das ameaças e oportunidades. CAPÍTULO II 4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO A Gestão da Informação é um processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio em que se encontra (seja em documentos físicos ou digitais). Seu objetivo é fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo. A gestão da informação, não necessariamente envolve todas as etapas citadas, muito menos nesta ordem. De acordo com Souza (2001), Resumidamente, tais etapas consistem em: busca escolha de fontes de informações confiáveis que se enquadrem nos critérios de qualidade da informação definidos pelo profissional da informação junto ao cliente (ou usuário); Souza (2001). identificação utilizar informações relevantes que atendam as necessidades do cliente (ou usuário); Souza (2001). classificação agrupar as informações de acordo com as características e propriedades identificadas, para facilitar o tratamento e processamento;

29 27 processamento - tratar a informação, adequando-a ao melhor formato para facilitar o seu uso e compreensão; Souza (2001). armazenamento utilizando-se técnicas de classificação e processamento, armazenar as informações para facilitar o seu acesso quando necessário. Obs: esta etapa somente é realizada quando há um propósito especificado, pois muitas vezes a informação é de uso imediato e perde seu valor quando não utilizada no momento certo. Souza (2001). disseminação consiste em fazer com que a informação chegue a quem dela precisa no momento certo. Souza (2001). Realizar a Gestão da informação é papel de uma profissão específica, de pessoas que tenham competências necessárias para tal atividade. É comum encontrar em organizações, pessoas que exercem tais atividades e têm as mais diversas formações, tais como: administração, informática, engenharias, ciências econômicas, entre outras. Porém, existem profissionais com formação específica para trabalhar com a gestão da informação (seja em parte ou em todo o processo) e que dominam os aspectos inerentes à informação são os profissionais da informação. Podem-se identificar algumas destas formações: biblioteconomia, ciência da informação; documentação; gestão da informação; comunicação social; informática; arquivologia; entre outras. Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir o seu objetivo. Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informação e os dados donde ela provém, é, para a organização, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constituiu o objetivo da Gestão da Informação. Segundo Reis (1993), Para que esta gestão de informação seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no

30 28 tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados. "Gerir a informação é, assim, decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre informação. É ter a capacidade de selecionar dum repositório de informação disponível aquela que é relevante para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design desse repositório." (ZORRINHO 1995, p. 146). A gestão da informação tem como objetivo apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem; apóia os gestores na tomada de decisões; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apóia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e dos seus produtos, através da implantação duma estratégia de comunicação interna e externa. Em suma, segundo Wilson (1989), a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação. Na gestão de uma unidade econômica, que tem por base a obtenção e utilização de recursos de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, é necessário informação a três níveis, segundo Anthony (1965): estratégico, operacional e tático. Neste sentido, à medida que descemos na pirâmide hierárquica organizacional a especificidade aumenta, pois é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto que ao nível de topo as preocupações são mais gerais, afetando a generalidade das funções da organização: nível estratégico (nível de topo)- São tomadas decisões estratégicas; são complexas e exigem informação bastante variada e ao nível das relações da organização/meio envolvente, não se exige muita especificidade. Estão incluídas nela a definição dos objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos. Anthony (1965). nível tático (nível intermédio)- Onde têm lugar as decisões tácticas e que exigem informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo

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