Sistema Indústria Projeto Custos e Resultados

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1 Sistema Indústria Projeto Custos e Resultados CE Capacitação dos Gestores de Direcionadores no Apontamento de 2º grau independentes e afiliadas à KPMG International, uma cooperativa suíça. Todos os direitos reservados. no brasileira e firma-membro da rede KPMG de firmas-membro 2010KPMG Risk Advisory Services Ltda., Impresso uma sociedade independentes e

2 Objetivos da Reunião Divulgar o processo mensal de levantamento de direcionadores Apresentar a ferramenta de apontamento de direcionadores Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Equipe Regional e canais de comunicação

3 Objetivos da Reunião Divulgar o processo mensal de levantamento de direcionadores Apresentar a ferramenta de apontamento de direcionadores Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Equipe Regional e canais de comunicação

4 Processo de Apontamento Etapas dos Direcionadores Equipe de Custos Disponibilizar geradores de planilhas de apontamento Receber, conferir e consolidar planilhas Criar rotina de coleta e processo junto à equipe (ao longo do mês) Gerador de Apontamento de 2º Grau (Mensal) Realizar apontamentos e Gerar Planilhas Planilhas de Apontamento de 2º Grau Enviar planilhas por Gestores de Direcionadores 3

5 Processo de Apontamento Clientes da Informação Clientes Gestor da Área Sollus ABM Relatórios de Custos Gestores de Indicadores 4

6 Processo de apontamento de direcionadores de atividades Metodologia ABC - Exemplos Recursos Atividades Objetos Pessoal Serviços de Terceiros % de Assessorar tecnicamente Horas de assessoria Materiais Administrativos Energia Elétrica Materiais Didáticos Esforço de Trabalho Apropriação Direta Elaborar folha de pagamento Realizar processo de admissão Quantidade de Colaboradores Quantidade de admissões Centros de Custo (áreas) Despesas registradas na contabilidade Validação das atividades realizadas 5

7 Governança e Gestão Equipe Regional Estrutura da equipe regional de custos: Controlador regional Apontamento Processamento e Consolidação Consolidador regional Análise e comunicação Gestores de Indicadores clientes Papel fundamental na coleta das informações para apropriação de custos Demais gestores Diretoria Comitê de Governança de Custos Comitê (CGC) Departamento Nacional Órgãos Externos

8 Processo de apontamento de direcionadores de atividades Direcionadores de Atividades Tipos de Destino Para quem? Atividade realizada 1 Direcionadores de Atividades Outras áreas (centro de custo) Atividade realizada 2 Produtos/Serviços (objetos de custos) Para qual? 7

9 Centros de Custos Exemplos de nomes que representam os centros de custos das entidades Áreas da FIEC FIEC - Diretoria Financeira Áreas Corporativas Áreas do IEL Áreas do SESI Áreas do SENAI CORP - Gerência de Tesouraria e Arrec - GTA IEL - Estágio e Novos Talentos SESI - Núcleo Assessoria Téc Educação Trabalhador SENAI - Unidade de Educação e Tecnologia - UET

10 Metodologia ABC Objetos de Custo (Produtos) - SESI Educação Educação Básica Ensino Regular Educação Infantil Ensino Fundamental (6 ao 9 ano) Saúde EJA Ensino Médio Alfabetização (EJA) SESI Cultura Esporte e Lazer Educação Continuada Sistema SESI de Ensino Geração de Emprego e Renda Curso de Atualização 2 Seg. 5 ao 8 ano Ensino Médio (EJA) Informática Alimentação Indústria do Conhecimento Acesso ao Conhecimento Curso de Form. para o Trabalho Disponibilização de Material Educativo e Informativo Fóruns e Seminários Resp. Social Empresarial Educação Alimentar 9

11 Metodologia ABC Objetos de Custo (Produtos) - SENAI Educação para o Trabalho Iniciação Profissional SENAI Educação Formação Inicial Educação Técnica de Nível Médio Aprendizagem Industrial Básica Qualificação Profissional Básica Qualificação Profissional Técnica Graduação Tecnológica Tecnologia Educação Superior Extensão Pós-Grad. Lato Sensu Espec. Formação Continuada Aperfeiçoamento Profissional Especialização Profissional Certificação de Pessoas Outros Serviços e Ações de Educação Assess. e Consultoria em Educação Olimpíadas e Concursos de Educação Profissional 10

12 Metodologia ABC Objetos de Custo (Produtos) - IEL Estágio e Des. de Novos Talentos Estágio Supervisionado Estruturação de Programas Agenciamento Recrutamento e Seleção IEL Gestão Empresarial Programa de Trainee Treinamento Eventos Melhores práticas de estágio Dia do Estagiário Serviços de apoio a Inov. e ao Empreend. Evento N Bolsas

13 Metodologia ABC Objetos de Custo (Produtos) - FIEC Certificados de origem Defesa de Interese Cooperaç. internacional FIEC Desenvimento Associativo Serviços para a Indústria Apoio ao comércio exterior / CIN Competitividade Industrial Assuntos econômicos Cadastro industrial Ações Internacion/ão Ações de cap. e gestão Premiação da Indústria Ações de desenv. Setorial / regional Emissão de certificados Ações de acesso ao crédito Outros serviços Capacitação Apoio à obtenção certificações de gestão Ações para sustentabilidade

14 Objetivos da Reunião Divulgar o processo mensal de levantamento de direcionadores Apresentar a ferramenta de apontamento de direcionadores Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Equipe Regional e canais de comunicação

15 Apresentação da Ferramenta de Apontamento Ferramenta de fácil manuseio (Excel) Apresenta os direcionadores de cada centro de custo Gera informações de apontamentos no layout do Sollus ABM Gerador de Apontamento Relaciona os produtos e serviços / áreas que recebem as atividades Consolida o apontamento de direcionador da área Permite alterações no apontamento do mês corrente

16 Ferramenta de Apontamento de 2 grau Gerador desenvolvido pela KPMG Razão para o desenvolvimento das ferramentas Ferramenta desenvolvida Ausência de ferramentas de apontamentos de direcionadores de custo (2 grau) nos DRs Gerador de planilhas de apontamentos de direcionadores de custos de 2 grau Alto volume de informações não automatizadas e/ou descentralizadas Alto grau de complexidade na correlação dos recursos vs. objetos de custo vs. Atividades Alternativamente, disponibilização de planilhas em Excel para apontamento dos direcionadores de 2 grau OBS: O desenvolvimento das ferramentas não foi contemplado no Edital e está fora do escopo origional do Projeto. 15

17 Ferramenta de Apontamento de 2 grau Gerador desenvolvido pela KPMG Riscos relacionados com as ferramentas As ferramentas foram desenvolvidas em Excel Visual Basic e, portanto: Tratam-se de ferramentas paliativas e de curto prazo e visam facilitar temporariamente o processo de apontamento de direcionadores e a respectiva consolidação O processo de apontamento é manual e exige um grande fluxo de envios/recebimentos de e- mails Não envolve um alto grau de integridade e segurança dos dados de direcionadores de custos os dados e o formato das planilhas podem ser corrompidos Ressaltamos que ao término da implantação, as Entidades Regionais do Sistema Indústria serão as proprietárias e responsáveis pela execução de qualquer tipo de manutenção e/ou melhoria das ferramentas. A KPMG recomenda fortemente ao(s) DN/DRs a minimização de apontamentos manuais e a substituição dessas ferramentas por sistemas de maior robustez. Entendemos que isto é um fator critico de sucesso e de perenidade do projeto. 16

18 Ferramenta de apontamento de 2 grau 17

19 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 1) Tela principal:

20 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 2) Seleção de período e Unidade Organizacional que realizará o apontamento:

21 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 3) Tela de apontamento:

22 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 4) Nome da Unidade Organizacional:

23 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 5) Período Selecionado:

24 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 6) Direcionadores da sua área:

25 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 7) Filtro de Centros de Custos / Objetos de Custos a serem selecionados:

26 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 8) Objetos de Custos / Centros de Custos que recebem o meu direcionador:

27 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 9) Dê um duplo clique no direcionador e após selecione o centro de custo / objeto

28 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 10) Dê um duplo clique no direcionador e após selecione o centro de custo / objeto

29 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 11) Insira o valor do direcionador

30 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 12) Clique em alterar caso os dados tenham sido inseridos incorretamente:

31 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 13) Uma nova janela será aberta para informar um novo valor de apontamento:

32 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 14) Clique em remover caso os dados tenham sido inseridos incorretamente:

33 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 15) A opção salvar apontamentos permite que o trabalho seja finalizado posteriormente e os dados já apontados são salvos automaticamente.

34 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 16) A opção salvar apontamentos permite que o trabalho seja finalizado posteriormente e os dados já apontados são salvos automaticamente.

35 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 17) Para retornar o apontamento salvo anteriormente, clique em Restaurar Apontamentos.

36 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 18) Para finalizar, clique em gerar Planilha de Apontamentos.

37 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 19) Escolha um local para salvar o arquivo gerado:

38 Apresentação da Ferramenta de Apontamento 20) O apontamento demonstrado resulta em uma planilha conforme abaixo:

39 Objetivos da Reunião Divulgar o processo mensal de levantamento de direcionadores Apresentar a ferramenta de apontamento de direcionadores Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Equipe Regional e canais de comunicação

40 Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Selecione o período de competência do apontamento, que não é necessariamente o mês vigente; Certifique-se de que os apontamentos foram realizados para todos os direcionadores; Em caso de dúvida, não deixe de contactar a equipe regional. O processo de apontamento deve ser compreendido por todos os gestores de indicadores, visto que o mesmo será realizado mensalmente; É de fundamental importância o envolvimento de todos os Gestores de Indicadores para uma evolução na apuração do custo do sistema FIEC. A qualidade do apontamento interfere na qualidade do fechamento;

41 Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Não deixe para realizar o seu apontamento somente na última hora, pois um possível atraso impacta diretamente no fechamento do custo mensal; Lembre-se de salvar o apontamento, caso você tenha que interromper o processo na ferramenta. Isso permitirá que os dados não serão perdidos; Mensalmente será disponibilizado para apontamento um gerador para os gestores de indicador. Utilize, sempre, a versão mais recente, pois atualizações poderão ocorrer de um mês para outro; É de extrema importância a utilização, apenas, do excel para abrir o Gerador e as planilhas geradas. Quando os arquivos são abertos no BR Office há desconfiguração do layout de carga.

42 Apontamento de 2 grau exercício prático 41

43 Objetivos da Reunião Divulgar o processo mensal de levantamento de direcionadores Apresentar a ferramenta de apontamento de direcionadores Recomendações para a fase de levantamento de direcionadores Equipe Regional e canais de comunicação

44 Contatos para Help-desk Equipe regional Vanderley Viana (Controlador regional) / ramal 5805 Solon Lima (Consolidador regional) / ramal 5932 Sérgio Santos (Gerente KPMG) Equipe central Suedi Souza Borges (Consultor CNI) Elton Ferreira (Consultor KPMG) Sala de reunião CEDIP Ramal:

45 Canais de comunicação O gerador será disponibilizado a cada Gestor de Indicador através do site da GCO: www2.sfiec.org.br/portal/gco Envio dos direcionadores de julho: Até 09/08/2011 Canal de envio dos apontamentos: projeto.custos@sfiec.org.br? Dúvidas: Solon: 5932 Equipe de Implantação: 5936