Data da revisão ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Elaborar Termo de Abertura
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- Anderson Domingos Castilhos
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1 Versão 01 - Página 1/7 PROCESSO: Processo de Elaboração e Aprovação de PROCEDIMENTO: Procedimento para Elaboração e Aprovação do Termo de ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo estratégico: 9. Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 Melhorar a Gestão Administrativa Iniciativa estratégica: Implantar e Implementar o Escritório de, a fim de padronizar cem por cento dos projetos institucionais Órgão/ Unidade Superintendência de Planejamento e Gestão 1. OBJETIVO Departament o/divisão/seç ão Escritório de Data da revisão Versão do procedimento - 01 Definir critérios de elaboração e aprovação do termo de abertura. 2. REFERÊNCIAS PMBOOK 3. APLICAÇÃO Membros e Servidores do MP-GO 4. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Elaborado por: Marina da Silva Neiva Data de elaboração: 21/01/2010 ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Elaborar Termo de Encaminhar para Escritório de Prestar apoio metodológico Escritório de
2 Versão 01 - Página 2/7 Verificar Adequação Encaminhar para Comitê de Avaliação Escritório de Atestar Viabilidade Comitê de Avaliação Técnica Devolver para setor de Efetuar Ajustes Devolver para setor de Efetuar Ajustes Reprovar Termo de Encaminhar para setor de Arquivar Termo de Enviar aquivo do Termo de para o Escritório de Comitê de Avaliação Técnica Criar diretório para Projeto Escritório de Armazenar PDF do Termo Escritório de PJG
3 Versão 01 - Página 3/7 de Aprovar Termo de Encaminhar para Comitê de Priorização Definir prioridade de Execução Encaminhar para setor de Comunicar Escritório de Comitê de Priorização Comitê de Priorização Criar diretório para Projeto Escritório de Armazenar PDF do Termo de 5. DETALHAMENTO 1. Elaborar Termo de Escritório de A pessoa designada elabora o documento Termo de descrevendo uma visão geral do projeto suas metas e objetivos. O formulário do Termo de pode ser encontrado no endereço: wikimp.mp.go.gov.br. Para acessá-lo clique em EstruturaOrganica AreaMeio Superintendencias Suplan Escritorio, selecione Modelos de Documento e verifique o item Termo de. 2. Encaminhar para o Escritório de A pessoa responsável pela elaboração do termo de abertura encaminha o devido termo para o escritório de projetos via pelo endereço pmo@mp.go.gov.br. 3. Prestar Apoio Metodológico O escritório de projetos recebe o termo de abertura elaborado, presta orientação e
4 Versão 01 - Página 4/7 soluciona dúvidas em relação a elaboração do termo. As orientações e as dúvidas podem ser solucionadas tanto pelo pmo@mp.go.gov.br como por agendamento de reunião através do (mencionado acima) ou do ramal do escritório de projetos. (8458/8459) 4. Verificar Adequação O escritório de projetos verifica se o formulário foi preenchido conforme as normas e técnicas de gerenciamento de projetos. Feita a verificação ele entra em contato com a pessoa responsável pela elaboração do termo de abertura via ou telefone e informa as adequações necessárias. A pessoa responsável pela elaboração realiza as adequações sugeridas pelo escritório de projetos. As adequações podem ser realizadas tanto pelo pmo@mp.go.gov.br como por agendamento de reunião através do (mencionado acima) ou do ramal do escritório de projetos. (8458/8459) 05. Encaminhar para o Comitê de Avaliação A pessoa responsável pelo termo de abertura encaminha-o, já adequado às normas, ao comitê de avaliação via Atestar Viabilidade O comitê de avaliação atesta que o projeto é viável e comunica o escritório de projetos e a pessoa responsável pelo termo de abertura da sua avaliação através de Devolver para o Setor de Origem O comitê de avaliação técnica verifica a necessidade de ajustes e informa a pessoa responsável pelo termo a descrição dos ajustes a serem realizados. A descrição dos ajustes a serem realizados pode ser informada via ou através do agendamento de reunião. 8. Efetuar Ajustes A pessoa responsável pelo termo de abertura realiza os ajustes conforme solicitado
5 Versão 01 - Página 5/7 no item 7 e encaminha o termo impresso juntamente com uma solicitação de aprovação para o. A solicitação deve explicar que o termo de abertura foi atestado e validado tanto pelo escritório de projetos quanto pelo comitê de avaliação técnica. 9. Devolver para o Setor de Origem O solicita ajustes no termo de abertura e encaminha para a pessoa responsável o termo de abertura e os ajustes a serem realizados. 10. Efetuar Ajustes A pessoa responsável pelo termo de abertura realiza os ajustes, conforme solicitado pelo, e encaminha o termo de abertura impresso com os ajustes realizados juntamente com uma solicitação de aprovação para o. A solicitação deve explicar que foram realizados os ajustes solicitados no devido termo. 11. Aprovar Termo de O aprova o termo de abertura através da assinatura do mesmo. 12. Encaminhar para o Comitê de Priorização O encaminha o termo de abertura aprovado para o comitê de priorização. Este encaminhamento deverá ser realizado via oficio. 13. Definir Prioridade de Execução O comitê de priorização define a prioridade de execução do projeto. 14. Encaminhar para o Setor de Origem O comitê de priorização encaminha o Termo de aprovado com a priorização definida para o setor de via oficio. 15. Comunicar Escritório de O Setor de Origem comunica o Escritório de através do pmo@mp.go.gov.br que o devido Termo de está aprovado com a prioridade de execução definida. O arquivo do Termo de deverá ser anexado ao .
6 Versão 01 - Página 6/7 16. Criar diretório para Projeto O escritório de projetos cria um diretório para o projeto no endereço: \\roma\assessoria\suplan\. O nome do diretório criado deverá ser o nome do Projeto definido no Termo de. A estrutura do diretório deverá obedecer o exemplo do diretório Modelo_estrutura_diretorio localizado em \\roma\assessoria\ suplan\\modelo_estrutura_diretorio. 17. Armazenar PDF do Termo de O escritório de projetos gera um pdf do Termo de e armazena no respectivo diretório criado para o projeto no item Reprovar Termo de O reprova o termo de abertura através da assinatura do mesmo. 19. Encaminhar para setor de O encaminha o termo de abertura reprovado para o setor de via oficio. 20. Arquivar Termo de O setor de arquiva o Termo de reprovado. 21. Enviar aquivo do Termo de para o Escritório de O Setor de Origem envia o arquivo do Termo de reprovado para o Escritório de através do pmo@mp.go.gov.br. 22. Criar diretório para Projeto O escritório de projetos cria um diretório para o projeto no endereço: \\roma\assessoria\suplan\. O nome do diretório criado deverá ser o nome do Projeto definido no Termo de. A estrutura do diretório deverá obedecer o exemplo do diretório Modelo_estrutura_diretorio localizado em \\roma\assessoria\ suplan\\modelo_estrutura_diretorio. 23. Armazenar PDF do Termo de O escritório de projetos gera um pdf do Termo de e armazena no respectivo diretório criado para o projeto no item 22.
7 Versão 01 - Página 7/7 6. REGISTROS NOME DO REGISTRO Nome do Projeto QUEM PREENCHE Escritório de 7. INDICADORES QUEM ARQUIVA Escritorio de ONDE ARQUIVA Diretorio no servidor TIPO DE ARQUIVO FÍSICO MAGNÉTICO ATIVO X TEMPO DE ARMAZENAMENT O indete rmina do - Percentual de Institucionais Adequados com a metodologia adotada 8. ALTERAÇÕES DA ÚLTIMA VERSÃO Não consta 9. ANEXOS - Fluxo Elaboração e Aprovação de - Formulário Termo de INATIVO -
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