Segurança dos Dados Clínicos do Utente

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1 Segurança dos Dados Clínicos do Utente Francisco Parente Sessão de Abertura - Jornadas Saúde Coimbra, 14 de Junho

2 Introdução ao tema Evolução para o Processo Clínico Electrónico (PCE); Segurança e Confidencialidade dos Dados; Alguns Problemas Práticos

3 SOCIEDADE ACTUAL SOCIEDADE DE INFORMAÇÃO Acesso fácil > Informação e novas tecnologias A chave de todo o trabalho efectivo é a informação Necessidade de adaptação às novas formas de encarar esta nova sociedade

4 SOCIEDADE ACTUAL SOCIEDADE DE INFORMAÇÃO As indústrias modernas,... tem um claro sistema de comunicação.... Em contraste, os processos individuais dos pacientes nos cuidados primários, são dispersos e sem coordenação. Rugby, BMJ, Os novos recursos em tecnologia da informação e telecomunicações. A Oportunidade dos Serviços de Saúde.» Organização» Melhoria de cuidados

5 SOCIEDADE ACTUAL SOCIEDADE DE INFORMAÇÃO Novos limites > Novos perigos na protecção da privacidade Cultura de falta de confidencialidade Intromissão na vida privada

6 No entanto, apesar da tecnologia disponível e das unidades de saúde estarem a informatizar-se Hospitais sem processo único Hospitais com processos separados Por episódio Por serviço Urgência/Internamento Processos inacessíveis ou com acesso demorado. Falta de comunicação entre instituições. Necessidade de repetição constante de informação. Moraes MF, Graça JP. O Processo único. Med Intern 2001; 8(2): : f

7 >>> Processo Clínico é a Base da comunicação Mas... A sua fragmentação por observação, exames, Serviços, Instituições (Cuidados primários Hospital) (Hospital Hospital) (Público Privado)» >>> Impede as suas verdadeiras funções.

8 Implicando... Erros de cumprimento da prescrição Duplicação de prescrições desnecessárias Repetição de estudos O desconhecimento da história em Urgência A frustração do doente Cuidados descontinuados na doença crónica Gastos de tempo e recursos (médico / enfermeiro/ mcdt/..)...

9 E o facto do registo ser em papel, acresce... Ilegibilidade dos registos por outros profissionais Organização dependente do médico/serviço/.. Défice na estruturação interna dos registos Acesso limitado e perda de informação Duplicidade de informação

10 Falta de segurança dos registos em papel Circulam aos olhos de todos (funcionários,..) Circulação de requisições, resultados mcdt,.. Exposição nos serviços e locais arquivo Ausência de mecanismos que impeçam a devassa Limitação de protecção com graus de confidencialidade de informação intima/ dossier genético (Parecer CNPD nº 86/98) Legislação de protecção de dados pessoais (Lei 67/98) Artigo 4.º - Âmbito de aplicação 1 - A presente lei aplica-se ao tratamento de dados pessoais por meios total ou parcialmente automatizados, bem como ao tratamento por meios não automatizados de dados pessoais contidos em ficheiros manuais ou a estes destinados.

11 Processo Clínico (em papel ou não) - O que fazer... Eliminar a fragmentação do processo clínico dentro do mesmo Hospital. Implementação de Processo único e junção de todos os episódios e exames. Condensação da informação. Doenças crónicas - informação activa / passiva. Acesso rápido. Informações importantes / Alertas. Eliminar a dispersão do processo entre Hospitais.

12 Necessidade de Implementar o PCE. Melhoria da qualidade de cuidados. Reduz erros de prescrição. Poupa tempo e recursos. Suporta a colaboração e informação numa organização complexa. Melhoria na formação de internos, alunos,...

13 Necessidade de Implementar o PCE. Facilidade de acesso á informação, por exemplo ao histórico anterior do doente rapidez e fiabilidade (vital na urgência,..). Informação legível, actualizada e estruturada. Possibilidade de análise, troca de informação entre instituições. Condições para melhor protecção dados e respeito pelos regulamentos

14 PROCESSO CLÍNICO INFORMATIZADO.. Durante a próxima década a forma de PCE individual para toda a população será provavelmente introduzida. O impacto que terá na prática clínica e no conhecimento e classificação das doenças poderá ser maior do que o efeito que a biologia molecular teve na medicina durante a última década Rashbass, JAMA, 2001

15 Na Implementação Importância na escolha do PCE Abrangendo toda a Instituição (integração e comunicação entre aplicações). Respeitar os níveis de implementação. Interligação e compatibilidade com outras Instituições. Padronização da informação. Aplicabilidade à actividade diária do meio Formação dos Utilizadores Confidencialidade e segurança..

16 . A Informática não vai resolver o problema por si. É um apenas um meio ao nosso dispor Não é só passar do papel para a informatização do Processo clínico >> Organização antes da Informatização Na segurança o elo mais fraco é o humano (utilizadores internos)

17 PCE Segurança Novas ameaças Desenvolvimento de mecanismos de segurança Firewall

18 Ameaças Confidencialidade Maior acessibilidade >> Ameaça privacidade Integridade Risco de erros nos dados e software, perda de dados,.. Disponibilidade Probabilidade de interrupções no acesso

19 Ameaças à Confidencialidade Acessos não autorizados Vulnerabilidade do login/password Partilha passwords O bisbilhotar a informação em trânsito.

20 Ameaças à Integridade Erros no software Mau funcionamento do equipamento Erros operacionais

21 Ameaças à Disponibilidade Falhas nos equipamentos ou redes Erros no manuseamento do sistema Causas naturais (incêndios, inundações..) Recursos insuficientes para o funcionamento

22 Prevenção na Segurança dos Dados Impedir as situações Controlo do acesso, Segurança das instalações (riscos acidentais e provocados, entradas) e dos equipamentos e da rede, vírus, Minimizar os estragos Backups, Planos de contingência,..

23 Prevenção na Segurança dos Dados Confidencialidade (Acesso restrito) Controlo de Acessos Autenticação fraca Password Dependente da legislação existente, opinião pública, atitude das instituições,.. Autenticação forte - SmartCard e Biometria Firewalls Criptografia. Medidas Organizacionais (gestão de autorizações, regras de acesso, perfil de utilizador, formação dos utilizadores,...)

24 Prevenção na Segurança dos Dados Integridade (Dados Completos e Correctos) Métodos de validação e correcção de dados Sistemas de apoio à introdução da informação Codificação parametrização da informação Assinaturas digitais Manuais de utilização e especificações técnicas, procedimentos Verificação do sistema, Auditoria

25 Prevenção na Segurança dos Dados Disponibilidade (Prontidão) Mecanismos de redundância (duplicação do equipamento central), backups; Segurança das instalações (acesso, causas naturais,..) Instalações eléctricas/ ar condicionado Recursos adequados

26 Quando se implementa o PCE Avaliação É seguro? (acessos) Respeita as leis do país na protecção de dados? Disponibiliza documentação de como funciona? Prevê como proceder em caso de falha técnica? Entra em conflito com princípios éticos? Traz beneficio (melhoria prática clínica, custo - beneficio)? Compatibilização com outras aplicações clínicas? Mas para além da escolha do sistema é essencial um bom planeamento e organização prévia existência de regras

27 As instituições de saúde estão informatizadas, mas longe do PCE global e organizado INTRODUÇÃO Quando se fala em dados clínicos é inevitável não se pensar desde logo em segurança. As unidades de saúde estão a informatizar-se e o Processo Clínico Electrónico (PCE) é um processo inevitável a longo prazo.

28 ... PAPEL (0%) O Caminho ADMINISTRATIVO CLÍNICO Intervenções Tratamentos Diagnósticos... Listas de Espera Agendamento EVOLUÇÃO DA INFORMATIZAÇÃO Identificação PAPEL (100%)

29 Enquanto se evoluí para o PCE e as instituições sem papel a longo prazo.. Como está a segurança dos dados clínicos do utente

30 AUDITORIA AOS HOSPITAIS PELA CNPD Generalização da não notificação de tratamentos (cerca de 50% ) Direito de informação dos titulares dos dados não assegurado (à excepção dos avisos afixados sobre a recolha de imagens para videovigilância)

31 AUDITORIA AOS HOSPITAIS PELA CNPD Necessidade de revisão da intermediação médica no acesso a dados de saúde. Incumprimento generalizado da utilização secundária dos dados dos doentes para fins de investigação científica. Prazos de conservação da informação estabelecidos na Portaria nº 247/2000.

32 AUDITORIA AOS HOSPITAIS PELA CNPD Existência de aplicações privadas de serviços ou profissionais. Gastos insuficientes em sistemas de informação, controle de acessos e segurança (certificação? ). Necessidade de definir princípios jurídicos na área da telemedicina. Recomendação à Assembleia da República para legislar sobre a dispensa a terceiros de dados de saúde de pessoas falecidas (p.ex. às companhias de seguros )

33 AUDITORIA AOS HOSPITAIS PELA CNPD Recomendação expressa para utilização de: Sistemas de pedidos e comunicação de resultados online (especialmente para resolver problemas de confidencialidade ligados a certas doenças ) Utilização do SAM do IGIF Prioridade para a criação do PCE e digitalização do existente em papel, dirigida ao Ministério da Saúde só os suportes automatizados dotados das necessárias medidas de segurança podem conferir a necessária confidencialidade à informação clínica doentes

34 Apenas alguns dos problemas actuais Aumento do papel com a informatização a longo prazo Arquivos insustentáveis com aumento da insegurança dos dados. A informatização clínica existente urgência de politica de acessos e outras regras. A falta de integração das aplicações informáticas existentes (múltiplas, não notificadas, não compatíveis, duplicação de dados?) Dados para a investigação Que investigação? Reflexão recomendada pela CNPD. Disponibilização de dados clínicos para a gestão dos serviços de saúde (ex. relatório de GDH, lista de espera, mcdt..).

35 Aumento do papel com a informatização a longo prazo Arquivos insustentáveis com aumento da insegurança dos dados. Um exemplo a caminho do PCE. Informatização da prescrição e cartas de alta na maioria serviços Acessos controlados por autenticação Resultados laboratoriais on-line, imagem digital Digitalização folha urgência.. Continua o aumento do papel e do volume dos processos - Duplicação de resultados de exames (apesar de on-line >> cópias nos processos) - Impressão de tabelas de prescrição e outros registos informáticos - A era da informática levou ao abandono das rotinas de organização do processo clínico (transcrição de resultados de exames) - Novos registos (ex. enfermagem,..)

36 Aumento do papel com a informatização a longo prazo Arquivos insustentáveis com aumento da insegurança dos dados. Deverão os hospitais observar as disposições e prazos de conservação estabelecidos na Portaria nº247/2000 Documentos de conservação permanente / Eliminação / Substituição de suporte.?

37 A informatização clínica existente urgência de politica de acessos e outras regras. Na fase de transição (informatização parcial) há maior probabilidade de perda de confidencialidade.. Problema acrescido em instituições escolares Muitos profissionais Interesse pela informática e investigação Circulação de médicos e outros profissionais em formação de outras instituições Alunos medicina (6ªano profissionalizante) Alunos enfermagem

38 As Instituições tem de ter uma politica de acessos Critérios na atribuição de acessos, Perfis de utilizador, Revisão regular de acesso, Mudança regular de chave de acesso, Mecanismos que impeçam aplicação aberta Auditoria, >> Mudanças na Organização Envolvimento muito além da informática É necessário o conhecimento prévio das aplicações existentes nas Instituições

39 A falta de integração das aplicações informáticas existentes nos Hospitais (múltiplas, não notificadas, não compatíveis, duplicação de dados?) Nos Hospitais existem e foi comprovado pela Auditoria da CNPD Aplicações de Serviços não notificadas Muitas sem conhecimento da Direcção da Instituição Aplicações particulares (investigação,..) Aplicações sem parametrização e não compatíveis Sem controlo de acessos Que fazer com esta informação na implementação do PCE Possibilidade de informação duplicada Os Hospitais possuem muitas Aplicações, conhecidas e notificadas, sem interligação ou comunicação entre si Ao implementar o PCE necessidade de integrar muita informação existente, e o que fazer quando esta não é compatível?

40 Dados para a investigação Que investigação? Reflexão recomendada pela CNPD? Acesso frequente a dados para investigação e consulta de processos sem conhecimento das Administrações e sem qualquer regra. Solicitação constante às Direcções Clínicas de dados para a investigação, nos Hospitais onde há algumas regras. Essencialmente médicos Novos utilizadores > mestrados > enfermeiros, técnicos,.. Crescimento - Exigências Curriculares - Novos Grupos de investigadores internos - Dados para investigação na área de gestão

41 Dados para a investigação Que investigação? Reflexão recomendada pela CNPD? - Necessidade de acompanhamento pelas Administrações - Reflexão sobre o tipo de dados envolvidos (há diferenças) Investigação clínica e para a gestão sem dados identificáveis Acesso para discussões internas nos Serviços ou reuniões restritas Casos clínicos a maioria das apresentações em congressos Séries de casos, outros trabalhos com consulta de processos - Abordagem legislativa que facilite projectos de investigação de interesse - Administrações devem criar procedimentos para cumprir a legislação - Reflexão sobre a necessidade de certa investigação

42 Disponibilização de dados clínicos para a gestão dos serviços de saúde (ex. relatório de GDH - C. Seguros, Lista de espera,..) - Aumento de solicitações pedidos de relatórios - C. seguros CPND Deliberações 23/2000, 51/ Nova vertente - Informação no programas lista de espera - Necessidade de controlo do que pode ir nos relatórios e das normas estabelecidas - O próprio GDH, até sem designação, pode transmitir certos diagnósticos, - A facturação ou informação de MCDT

43 Segurança dos dados clínicos do utente Urgência de avançar para o PCE com uma segurança estruturada aos vários níveis (Confidencialidade, Integridade, Disponibilidade); Estruturação e organização interna prévia e no caminho para o PCE; O PCE deve cumprir os objectivos, onde a comunicação e e integração das aplicações é um ponto chave; Reflectir sobre o acesso aos dados para a investigação, a manutenção do papel (duplicações), divulgação de dados clínicos para a gestão,..; Necessidade de Auditorias frequentes

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