ECOCERT SA Processo de Certificação CE

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1 TS01(EC)v08pt ECOCERT SA Processo de Certificação CE I. Apresentação do processo de certificação CE da Ecocert SA, de acordo com o Regulamento CE 834/2007. Resumo: I II III IV V VI Ecocert: serviço competente e eficiente para a indústria de orgânicos Produção orgânica segundo o regulamento CE Passo a passo da inspeção e certificação Sistema de certificação Ecocert Publicações Contatos e informações 1

2 I. Ecocert: serviço competente e eficiente para a indústria de orgânicos A ECOCERT foi criada em 1991 por decisão da assembleia geral do CAAO (Conselho da Associação da Agricultura Orgânica) como resposta ao Regulamento Europeu no que diz respeito a certificação de produtos orgânicos. A ECOCERT estabeleceu procedimentos para cada etapa de inspeção e certificação, um Comitê Gestor e um Comitê de Supervisão, de acordo com o Guia ISO 65 (EN 45011). Está registrada e aprovada por vários Estados Membros da União Europeia e muitos outros países Não-Europeus que possuem legislação própria em vigor. A ECOCERT possui uma rede de escritórios internacionais, inspetores locais, engenheiros ou técnicos agrícolas e agroalimentares, treinados de acordo com todas as técnicas da agricultura orgânica. II. Produção Orgânica segundo o Regulamento CE A produção orgânica na Europa é regida pelos seguintes Regulamentos: O Regulamento CE N 834/2007, N 889/2008 e N 1235/2008 (regras de implementação) conforme modificações no que diz respeito à produção orgânica de produtos agrícolas e produtos da aquacultura (processados ou não) e quando aplicável qualquer outro regulamento que faça referência a eles (incluindo o Ecocert Organic Standard for Third Countries ); ou simplesmente Regulation. O Regulation está disponível em ou sob consulta à ECOCERT. O Regulamento 834/2007 e as Instruções Normativas aplicáveis e suas modificações, bem como outros padrões e referenciais oferecidos pela ECOCERT estão disponíveis em ou sob consulta à ECOCERT. A ECOCERT disponibiliza em seu website : folhetos explicativos, formulários para aplicação inicial, bem como qualquer outra informação adicional (publicações sobre agricultura orgânica, insumos, outros serviços ). 2

3 De acordo com este Regulamento, cada solicitante deve: A. Informar-se Sobre as regras gerais e o Regulamento CE (padrões para cultivo, processamento, rotulagem etc ) e checar se os seus produtos estão ou não incluídos no escopo do Regulation. B. Informar o início de sua operação O operador deve informar à Ecocert sobre o início de suas operações orgânicas, bem como sobre sua data final. C. Comprometer-se Com um Organismo Certificador como a ECOCERT, competente para certificar a produção orgânica, de acordo com o Regulation. Solicitantes têm livre acesso aos serviços da ECOCERT caso demonstrem estarem legalmente constituídos, em concordância com o procedimento de demanda inicial, incluindo todos os acordos contratuais e arranjos internos necessários e se a sua demanda é coberta pelo sistema de certificação requerido. 3

4 III. Passo a passo da Inspeção e Certificação 4

5 A. Passos da Certificação Qualquer operador que se comprometa a respeitar seu contrato com a ECOCERT tem direito ao serviço de inspeção e certificação da ECOCERT. A ECOCERT realiza a certificação de todos os produtos em conformidade com os padrões e os referenciais aplicáveis Regulation desde que tenha acesso a todos os meios técnicos que se façam necessários. As solicitações serão recusadas nos seguintes casos: Não-conformidade com o Regulation da produção orgânica aplicável. Não estar dentro do escopo do Regulation da produção orgânica aplicável. Identificação de risco para a saúde do consumidor. Práticas de produção que questionem o respeito ao ser humano. Localização geográfica que represente impossibilidade técnica, ou risco para o inspetor. Fraude prévia ou crime relacionado com a atividade orgânica do operador ou de seus representantes. Insolvência financeira grave do solicitante. Operadores têm a possibilidade de rejeitar membros designados pela ECOCERT nas diversas etapas da certificação por razões válidas (ex.: conflito de interesses, ). 1. Questionário prévio à inspeção O operador irá descrever sua atividade de produção e/ou seu processamento e/ou sua distribuição/exportação (utilizando o formulário de aplicação apropriado). 2. Compromisso com o processo de produção orgânica A ECOCERT estabelece um orçamento para a(s) visita(s) de inspeção, certificação e possíveis análises previstas para o ano em curso. O orçamento é enviado ao operador juntamente com as condições gerais ou técnicas, dependendo do caso. Caso um orçamento assinado recebido até o final do ano civil em curso e que não haja tempo hábil para realizar a visita anual de inspeção antes do dia 31 de dezembro, o operador em questão será considerado para ser inspecionado e iniciar o processo no calendário do próximo ano. 5

6 3. Avaliação/Inspeção inicial Após o recebimento do orçamento assinado e pagamento do total ou parte dos custos estimados, a ECOCERT designará pessoal competente para realizar cada etapa do processo. A avaliação sobre o regulamento orgânico consiste em: - Revisão documental (formulário de solicitação/aplicação) - Inspeção no local O inspetor organiza uma visita ao operador para a primeira inspeção in loco. Esta visita deverá acontecer na época em que a ECOCERT tenha condições de bem avaliar a conformidade ou capacidade de adequação do operador (antes do período da colheita para produção vegetal ou no momento do processamento quando se tratar de processamento ); A inspeção pode ser realizada na presença de inspetores externos ou por um terceirizado selecionado, como outro organismo certificador. Análises de amostras serão realizadas por laboratórios selecionados. A lista de terceirizados habilitados está disponível em Grupos de Produtores: No caso de grupos de produtores e de um percentual inferior a 100% de visita externa nas unidades de produção, a implementação de um Sistema de Controle Interno (SCI) é obrigatória e será avaliada pela ECOCERT antes e durante a inspeção (veja o Guia ECOCERT para certificação de grupo de produtores). Visitas surpresa: Visitas surpresa podem ser realizadas adicionalmente à primeira inspeção. Em qualquer caso, um relatório de inspeção é escrito e entregue ao operador, onde estão listadas as conclusões do inspetor e as não-conformidades encontradas, bem como os resultados de análises, no caso de amostras terem sido coletadas e análises feitas. 4. Revisão do relatório e certificação Após a inspeção, o relatório é revisado pelo pessoal da ECOCERT responsável pela certificação. A Notificação da revisão do relatório se baseará nas conclusões do relatório de inspeção e nas informações disponíveis de 6

7 terceiros, como outros organismos de certificação, autoridades ou outros operadores As conclusões desta revisão são enviadas ao operador, juntamente com o relatório de inspeção. Não-conformidades e sanções, quando aplicáveis, estão claramente informadas na Notificação da revisão do relatório com uma solicitação de resposta dentro de um prazo estipulado. No caso de não-conformidades, o operador tem a responsabilidade de propor ações dentro do prazo estipulado, após o recebimento do relatório final por escrito. As ações de melhorias propostas devem incluir ações corretivas e preventivas que analisem as causas e a extensão das não-conformidades. Isto significa que para cada não-conformidade apontada em relação à exigência de certificação envolvida: - O operador entende totalmente o que foi apontado e a exigência da certificação. - O operador avalia a extensão e planeja ações imediatas de modo a obter a conformidade para seus produtos e atividades. - O operador avalia as causas e planeja ações corretivas para garantir que as não-conformidades não voltem a ocorrer no futuro. A Ecocert verificará se a resposta é pertinente e completa, incluindo os prazos para as ações propostas. Dentro dos prazos estipulados, o operador deve demonstrar evidências da conformidade com as solicitações da certificação. Isto significa que para cada não-conformidade: - Evidência das ações implementadas - Evidência da eficácia das ações Isto pode ser demonstrado por evidências documentais e registros ou por uma inspeção adicional in loco, dependendo da não-conformidade. Quando a revisão do relatório for aceita (devidamente assinada pelo operador), as solicitações de ações de melhorias estejam cumpridas e a taxa de certificação paga pelo operador, a ECOCERT irá emitir uma decisão de certificação, que pode ser positiva (acarretando na emissão de um atestado ou certificado de conformidade listando os produtos e sua classificação como orgânicos, não-orgânicos dependendo do Regulation) ou negativa, acarretando uma recusa de certificação. 7

8 Exportação para Estados Membros Europeus de países terceiros nãoequivalentes: Existem duas possibilidades para importar produtos orgânicos na União Européia, partindo de países terceiros: 1. Via o novo sistema de importação pela lista de organismos de controle reconhecidos com o propósito de equivalência (regras de produção, inspeção e supervisão emitidos pelo organismo de controle estão aprovadas como equivalentes pela Comissão europeia). 2. Via Autorização de Importação (aplicável para todos os produtos originários de países terceiros que não estejam listados e/ou sujeitos á inspeção pelo organismo de controle reconhecido para o propósito de equivalência). Passo 1: Autorização de Importação Antes de qualquer importação de produtos em algum Estado Membro da União Européia, por países terceiros, o importador do operador certificado deve ter obtido uma Autorização de Importação emitida pelas autoridades deste Estado Membro específico. Passo 2: Solicitação de Certificado de Inspeção Após a obtenção do certificado de conformidade e quando aplicável, da autorização de importação, um certificado de inspeção/transação deve ser solicitado à Ecocert para cada embarque. Para obter este documento, operadores certificados devem ter um certificado de conformidade válido, uma cópia da autorização de importação válida de seus importadores e disponibilizar para a Ecocert uma solicitação completa que inclui: - Cópia do documento de Transporte (BL: Bill of lading, CMR: para transporte por caminhão, AWB: conhecimento aéreo para transporte por avião). - Cópia da Invoice / fatura comercial Ambas devem conter a clara descrição dos produtos, seu status de orgânico e código de referência do organismo certificador, número de lote, bem como as seguintes informações: 8

9 - Indicação clara do destinatário (importador que possui a autorização de importação) ou - Se o destino final for diferente daquele do importador, mencionar o nome completo e endereço da companhia que comercializará o produto (nenhum despachante aduaneiro). Favor notar que os documentos mencionados acima devem se referir ao importador (destinatário das mercadorias). O produtor e o exportador devem estar amparados pela autorização de importação. A solicitação completa para a emissão do certificado de inspeção/transação deverá ser enviada para a Ecocert assim que todos os documentos mencionados acima estiverem disponíveis, mediante preenchimento de formulário específico em todos os campos aplicáveis (especialmente o endereço para onde o certificado de inspeção original deverá ser enviado pela Ecocert e o modo de envio). Em relação ao modo de envio, a contratação de serviço de correio expresso (DHL, Fedex, UPS etc.) é de responsabilidade do operador (neste caso o mesmo deve acertar o pagamento dos custos diretamente com a empresa escolhida). O prazo de emissão dos certificados de inspeção/transação pela Ecocert é de três dias úteis desde que a documentação necessária esteja completa. O operador deve atentar também ao prazo de entrega da correspondência ao seu destino final, considerando o tempo de emissão pela Ecocert e o tempo de entrega pelo serviço de correio expresso (este último, de exclusiva responsabilidade da empresa de logística contratada). Desta forma, as solicitações dos certificados de inspeção/transação devem ser feitas com uma antecedência mínima antes da chegada dos produtos nas respectivas Alfândegas da União Européia. Favor observar atentamente que a rescisão do contrato com a Ecocert por qualquer causa, implica na impossibilidade da Ecocert em emitir um certificado de inspeção/transação após a data da rescisão. 5. Monitoramento Nos anos seguintes à certificação inicial, os procedimentos de monitoramento incluem inspeção anual prevista, assim como inspeções surpresa. O escopo das inspeções de monitoramento será determinado de acordo com o resultado das inspeções do ano anterior; a conformidade com as condições de certificação; toda e qualquer alteração nas exigências de certificação e/ou na variedade de produtos propostos a certificação. O operador deve informar à ECOCERT sobre qualquer modificação no sistema de produção ou variedade de produtos propostos a certificação. 9

10 A ECOCERT fará uma reavaliação de sua solicitação de certificação (vide 1) e tomará as decisões apropriadas para cada passo seguinte, incluindo reavaliação das condições necessárias para conduzir e continuar todo o processo de certificação da operação e produtos. Isto pode acarretar numa nova cotação ou atualização da mesma. Os documentos relacionados com a operação com orgânicos devem ser arquivados por pelo menos 5 anos; e poderão ser objeto de auditoria. Visitas de monitoramento, dentre outros, focarão em ações corretivas tomadas após o primeiro ano de certificação do processo. IV. Sistema de certificação Ecocert A. O Comitê de Supervisão da ECOCERT De maneira a garantir a independência e imparcialidade do sistema de certificação e atendendo as exigências de acreditação, a ECOCERT criou um Comitê de Supervisão. Este Comitê de Supervisão é um organismo técnico independente e possui as seguintes missões: Supervisionar a política de certificação da companhia Supervisionar o processo de certificação Expressar sua opinião nas mudanças de procedimentos de certificação Gerenciar os recursos em segunda instância de acordo com os procedimentos determinados Aconselhar a equipe de certificação com relação a questões específicas e concessões de derrogações aos operadores Assegurar a coordenação com o Diretor Técnico, responsável pela equipe técnica Aconselhar nas oportunidades de desenvolvimento de referenciais técnicos para novas categorias de produtos, serviços ou sistemas de qualidade. B. Catálogo de Sanções O catálogo de sanções da ECOCERT é baseado em vários níveis de sanções. Isto permite tratar todos os tipos de não-conformidades. A repetição de uma não-conformidade também é levada em consideração na escolha das sanções a serem aplicadas e pela Notificação da revisão do relatório. 10

11 Solicitação de ação corretiva: notificação de um problema, emissão de certificado, acompanhamento durante processo de monitoramento. Certificação pendente: notificação de um problema, evidências solicitadas dentro de um prazo anterior a emissão do certificado, acompanhamento durante o processo de monitoramento. Certificação pendente (análise solicitada): notificação de um problema, análise solicitada antes da emissão do certificado, acompanhamento durante o processo de monitoramento. Certificação pendente (inspeção adicional solicitada): notificação de um problema, inspeção adicional solicitada antes da emissão do certificado, acompanhamento durante o processo de monitoramento. Desqualificação de um produto ou lote: notificação de um problema, suspensão do certificado prévio e não-emissão de certificado para um dado produto(s) ou lote(s) que não possa(m) ser vendido(s) como orgânico. Desqualificação de um produto ou parcela: notificação de um problema, suspensão do certificado prévio e não-emissão de certificado para um dado produto(s) que não possa(m) ser vendido(s) como orgânico(s) e parcelas que devem iniciar um período de conversão. Suspensão da certificação: notificação de um problema, suspensão do certificado prévio e não-emissão de certificado durante um período determinado para a totalidade da operação; produtos não podem ser vendidos como orgânicos durante um período determinado. Retirada da certificação: notificação de um problema, retirada do certificado prévio e não-emissão de certificado para a totalidade da operação, fim do processo de certificação; produtos não podem ser vendidos como orgânicos. C. Termos de sanção Os termos de sanção da ECOCERT estabelecem um histórico de casos de não-conformidades relacionados ao Regulation e as regras de execução pertinentes e outras normas relevantes que possibilitem: A descrição fiel das situações encontradas. A equipe de certificação e o Comitê de Supervisão a aplicarem as medidas mais apropriadas para ações corretivas. A aplicar o mesmo tratamento para todos os operadores. A retirada de produto do circuito orgânico pela suspensão do certificado de conformidade em questão. A retirada da totalidade dos produtos de um operador do circuito orgânico pela suspensão de toda a certificação. A caracterização fraudulenta ou intencional de uma não-conformidade, bem como da noção de uma primeira infração ou reincidência são levadas em consideração na escolha das sanções a serem aplicadas. 11

12 Os termos de sanção são impostos pelo serviço de certificação. Casos não listados ou não-previstos de não-conformidades serão submetidos ao Responsável de Certificação, que elabora sanções específicas que podem, por sua vez, serem elaboradas em termos oficiais de sanções e finalmente aprovados pelo Diretor Técnico. D. Recursos Um operador pode entrar com um recurso relacionado à certificação de sua operação e/ou produtos junto à ECOCERT (ações de melhorias e sanções) ou qualquer decisão na qual esteja envolvido(a). Este processo será conduzido pelo Responsável de Certificação e aprovado pelo Diretor Técnico. No caso de uma resposta não-satisfatória de um recurso, o operador poderá entrar com um segundo recurso junto ao Comitê de Supervisão, que dará à Ecocert o seu parecer e recomendações. O Primeiro e Segundo recursos não são suspensivos, ou seja, a decisão anterior da Ecocert se aplica até o novo recurso ser analisado. E. Denúncias A Ecocert registra e analisa toda denúncia formalizada por escrito e que seja relacionada ao seu processo de certificação, de qualquer agente (cliente, concorrente, autoridade, consumidor final ) pelo seu Responsável de Qualidade. Medidas apropriadas necessárias são tomadas e a resposta é enviada ao denunciante. F. Pedido de dispensa especial Qualquer operador que passe por uma dificuldade temporária em respeitar seu termo de compromisso firmado, pode entrar com um pedido para dispensa especial ao Responsável de Certificação, que poderá consultar o Comitê de Supervisão ou outros especialistas. O Responsável de Certificação decide conceder ou não a dispensa. Ele também pode enviar o pedido a uma autoridade competente de sua escolha. Quando se pretende comercializar os produtos num Estado Membro da União Européia, a autoridade competente do Estado Membro pode confirmar ou desabonar a concessão de uma dispensa previamente concedida pela ECOCERT, o que acarretará uma autorização de importação ou uma negativa. 12

13 V. Publicações A lista de operadores sob contrato, bem como a lista de seus produtos certificados está disponível ao público em geral no escritório da Ecocert SA durante horário comercial ou em seu website. A ECOCERT também disponibiliza ao público em geral: regulamentos, folhetos explicativos e publicações sobre agricultura orgânica e o sistema de certificação. Arquivos de informações sobre as normas orgânicas e sua aplicação emitidos pela ECOCERT estão disponíveis aos seus consumidores e organismos de desenvolvimento, sob consulta. VI. Contatos e informações Você pode encontrar mais informações no website da ECOCERT: (certificação, insumos certificados, outras atividades, ) Website da Comunidade Européia: lhe dará todas as informações sobre a produção orgânica européia (Regulamento CE, logo europeu e condições de uso, banco de dados de fornecedores de sementes orgânicas, ) Website da Europa Orgânica disponibilizará estatísticas, relatórios sobre a agricultura orgânica, informações de cada país da União Européia e vários endereços úteis. Se você necessitar de maiores informações, estamos à sua disposição para responder às suas questões. 13