Guia rápida I-Rent.net

Transcrição

1 Guia rápida I-Rent.net

2 GUIA RÁPIDA Versão 1.2 I-Rent Serviço de Atenção ao cliente T: / +31 (0)88 info@i-rent.net

3 Guia Rápida I-Rent.net Bem-vindo a I-Rent Queríamos dar-lhes umas calorosas boas-vindas ao nosso sistema I-Rent e os agradecer por utilizar o nosso serviço. Antes de começar a utilizar o nosso sistema, recomendamos reunir a maior informação possível, tais como os dados da vossa empresa, dados bancários e de faturamento, condições de aluguer, informações dos alojamentos, fotos, temporadas, preços, etc. Consultar lista em anexo. O mais provável é que já possuem a maior parte da informação, e uma vez preparada será muito mais rápido a sua introdução no sistema. Você é novo no negócio de aluguer, e por isso ainda não dispõe deste tipo de informação? Não se preocupe! Seguindo os menus em baixo indicados, obterão toda a informação sem esquecer-se de nenhum detalhe. 1) Acesso ao sistema I- Rent: Entrar Podem entrar no sistema de reserva on-line em introduzindo o seu nome de usuário e palavra chave ou senha facilitada, para a abertura da vossa conta profissional. Para lhe dar a primeira impressão dos menus, você verá o seguinte: Página principal: a página principal mostrará em tempo real, um relatório completo das atividades do sistema, tais como novos formulários de contato, pedidos de assistência telefônica, opções caducadas, pagamentos pendentes, petições de anulação. Enfim, atividades que merecem a sua atenção imediata. Reservas: aqui podem encontrar tudo relacionado com as reservas e opções dos clientes, petição de informação por telefone, calendários de disponibilidade, etc. Gestão: refere-se ao menu para a gestão interna, como por exemplo: lista das chegadas e saídas, assim como a parte financeira de venda, saldos da empresa e a parte de gestão dos alojamentos dos proprietários. Pessoas: faz referência a uma base de dados de todas as pessoas introduzidas no sistema; tais como clientes, proprietários, key holders, pessoas de contato local, jardineiros, responsáveis da manutenção de piscinas, pessoal de manutenção em geral, etc. É aqui onde você pode facilitar aos vossos proprietários os acessos para entrarem no sistema. Administrador: aqui você deve introduzir os dados da sua empresa: informação de contato, usuários e acessos, sistema de pagamentos (on-line), condições de aluguer e outros textos. Também se podem criar as colaborações com outras empresas de aluguer. Alojamentos: é o lugar onde, entre outras coisas, podem administrar e ocupar-se de os subir para que logo se vêm publicados, e controlar onde e como estão distribuídos on-line.

4 2) Preencher os dados da sua empresa Menu Administrador Para começar a utilizar o sistema I-Rent.net terá que preencher os dados da empresa no menu Administrador. Devem ser preenchidos de um por um desde a parte de cima até em baixo, cada menu e sub-menus em Administrador (aplicáveis a sua empresa). Alguns menus são editores de textos e os textos introduzidos aqui podem ser mostrados, on-line ou adicionados ao formulário de aluguer (condições de aluguer).outros menus lhe pedirá de especificar outras datas ou épocas do ano (por exemplo épocas ou temporadas que se pagam ar condicionado e aquecimento) ou formas de trabalhar dentro da sua empresa (calendários de pagamentos). Assegura-se que tudo está bem preenchido e completado, e o sistema fará o resto para ti. Pode-se criar formulários de reserva automaticamente, e calcular o total que se aplica a cada reserva ( cliente, proprietário, agente, comissões, descontos, etc. ). 3) Subir crédito Menu Administrador Algumas atividades dentro do sistema, tais como subir um alojamento on-line ou publicar-lhe em determinadas páginas webs, as traduções, o serviço de envio de sms, o uso de determinados ícones, e efetuar uma reserva, têm um determinado custo. Requer pagamento, que será retirado automaticamente do saldo I-Rent, e para isto haverá que escolher a quantidade suficiente para levar a cabo todas esta atividades, indo ao menu Administrador -> Crédito I-Rent -> Novo Crédito. A continuação podem escolher a quantidade desejada e em seguida clicar em Continuar, quando serão redirecionado a uma zona segura de pagamento on-line. Encima de tudo podem controlar o estado de conta e o vosso saldo, e em detalhe a especificação do uso do crédito. 4) Subir a sua propriedade Menu Lista Alojamentos Depois de preencher os dados da sua empresa, incluindo as temporadas, e haver colocado crédito, a continuação podem subir as suas propriedades. Para isto devem ir ao menu Alojamentos -> Lista Alojamentos; em cima clicar em Novo Alojamento para criar um novo alojamento. Para a introdução de cada alojamento no sistema, será retirada do seu crédito a quantidade correspondente. Uma vez que já está criada e que já aparece na lista de alojamentos, clicando no botão direito do rato e encima do alojamento, para abrir o menu do alojamento. Uma vez aberta, pode iniciar a introdução dos dados do alojamento: Informação do Alojamento, Descrições, Fotografias, Preços e Extras. 5) Atualização dos Calendários Menu Gestão e Reservas Para ser capaz de realizar reservas on-line e trabalhar em tempo real, é muito importante ter atualizado a disponibilidade dos seus alojamentos. Portanto, antes de publicar os alojamentos on-line é importante controlar o calendário de disponibilidade. Primeiro, certifica-se que os períodos em que o alojamento não é colocado em aluguer (isto pode ser por vários motivos, mas normalmente são períodos bloqueados pelo

5 proprietário ou a própria empresa). Serão bloqueados baixo o nome Períodos não Disponíveis. Em seguida deve bloquear os períodos dos proprietários, baixo o nome Reservas do proprietário. Trata-se de reservas privadas para o proprietário, e que este conserve para si mesmo, amigos ou famílias. Em caso que continua a haver dúvidas referentes aos períodos que o alojamento deve ser bloqueado on-line, ou continua existindo período baixo petição (porque necessita consultar estas datas com o proprietário ou o keyholder ), pode-se chamar Período a pedido. Por favor, tome nota que ao usar período baixo petição, os alojamentos não podem ser reservados on-line, e você pode perder a possibilidade de obter mais reservas. Novos Períodos não Disponíveis, Reservas dos Proprietários e Períodos a pedido, podem ser criados desde o menu Gestão, mas também indo-se diretamente à calendários (no menu Reservas), usando o botão direito do rato. Se você já tem reservas dos seus clientes, estas podem ser introduzidas como Nova opção e Nova Reserva, no menu Reservas, mas também diretamente do calendário como mencionado anteriormente. 6) Distribuição de alojamentos na Web Menu Alojamentos Agora que os dados da sua empresa já estão introduzidos no sistema, o crédito foi acrescentado, o alojamento(s) subido(s) e as datas disponíveis atualizadas, já se encontram preparados para serem publicados on-line. Terá que regressar ao menu Alojamentos -> Lista Alojamentos, e clicar no botão direito do rato, encima do alojamento que quer publicar. Desde aqui se pode publicar o alojamento em: tua própria página web pagina web dos colaboradores, páginas web de I-Rent e páginas web externas, usando os menus correspondentes. As publicações podem ser também gerenciados desde o menu chamado Distribuição de alojamentos na web, disponível em Alojamentos. Estes menus são especialmente usados para quando necessitam publicar várias propriedades ao mesmo tempo, ou em caso que necessitam editar ou revisar publicações. Precisa de mais informação? Por favor, consulta o nosso Guia de Inicialização do Sistema ou contata o nosso: I-Rent Serviço de Atenção ao Cliente: Telefone: +31 (0) ou: info@i-rent.net

6 Lista de revisão para antes de começar com I-Rent Dados da empresa Informação de contato, assim como informação de faturamento, endereço, , número de telefone, número fiscal, e página web Dados Bancários importância a ser paga pelo inquilino ou arrendatário, usando estes dados, incluindo IBAN e SWIFT/BIC para transferências internacionais Logotipo: - em forma GIF com fundo branco -90 mm de largura por 20 mm de altura (255px de largura por 57px de altura em 72ppp) - o tamanho do arquivo está limitado em 20 Kb Coordenadas geográficas do vosso escritório. Detalhes do pagamento baixo que condições devem pagar certa quantidade e quando? Gastos extras em general, obrigatórios e opcionais (por exemplo: gastos de reservas ou berços) e quando e como devem ser pagos. Definição de temporada Baixa/média/alta temporada e as correspondentes datas: Textos em diferentes idiomas, segundo os quais quer publicar: Condições de aluguer Particularidades; texto em geral com detalhes dos alojamentos e particularidades do escritório aonde os clientes alugam os vossos alojamentos. Texto de apresentação da vossa empresa, quem são e que tipos de serviço oferecem, etc. E para cada alojamento: Informação do alojamento trata-se de um modelo vazio que se preenche manualmente e encontra-se no menu Alojamentos -> Modelo de Fichas de Informação do Alojamento Coordenadas geográficas em graus, minutos e decimais Descrição - em todos os idiomas você pode publicar seus alojamentos Fotografias Preços Gastos extras, obrigatórios e opcionais para um alojamento em particular (por exemplo: gastos de limpeza e consumo de luz) e a forma que estes devem ser pagos

7 Começando com I-Rent.net em 6 passos Paso 1 - Log in Log in em: Paso 2 - Detalhes da empresa Preencher os dados da empresa: Ir ao Menu Administrador Paso 3 -Saldo do Agente Subir crédito: Ir ao menu Administrador => Crédito I-Rent Paso 4 - Alojamentos Subir as suas propriedades Ir ao menu Alojamentos Clicar em Novo crédito Escolher a quantidade e pagamento Método de subir crédito diretament on-line Ir a Lista Alojamentos Clicar em novo alojamento Criar seu alojamento Clicar no botão diireito do rato alojamentos na lista para preencher os detalhes Paso 5 - Disponibilidade Actualizar o calendárion usando os menus: Gestão + Reservas Bloquear peíodos não disponíveis para aluguer use Novo período não dísponivel Bloquear períodos para os proprietários usando Reservas de Proprietários Paso 6 - Distribuição on-line Ir atrás ao menu Listar Alojamentos Bloquear outros períodos já reservados ou a pedido Clicar no botão direito do rato em Listar Alojamentos para escolher onde quer publicar Repetir paso 4 até 6 para cada alojamento Feito