A informatização do INPS Avanços e desafios

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1 Curso: Estatística da Seg. Social Data: 18 a 22 Out Local: Praia, Cabo Verde Victor Varela A informatização do INPS Avanços e desafios SIPS - Sistema Integrado para a Previdência Social

2 Agenda 1. Objectivos - Reforma Tecnologica e Organizacional 2. Desafios INPS 3. Estratégia, componentes do Projecto 4. Integração 5. Demo SIPS 6. Reporting Modelo 7. Estatísticas 2

3 Objectivo Modernizar o Sistema de Previdência Social Cabo-verdiano: Aposta Forte nas Novas Tecnologias; Repensar o Modelo Organizacional; Aumentar a Eficiência do INPS; Alargar a População coberta pelo INPS. 3

4 A Insularidade: um desafio Representação Concelhias Porto Novo Paul Coordenação de Região Norte Subdelegação de São Nicolau Representação Concelhias Tarrafal Delegação do Sal Subdelegação da Boavista Sede Representação Concelhias Maio Representação Concelhias Brava Subdelegação do Fogo Representação Concelhias Mosteiros Representação Concelhias: Santa Catarina Santa Cruz Tarrafal 4

5 Desafios Organizacionais do INPS Representação Concelhias Porto Novo Paul Coordenação de Região Norte Subdelegação de São Nicolau Representação Concelhias Tarrafal Delegação do Sal Subdelegação da Boavista Sede Representação Concelhias Maio Representação Concelhias Brava Subdelegação do Fogo Representação Concelhias Mosteiros Representação Concelhias: Santa Catarina Santa Cruz Tarrafal 5

6 Estratégia/Organização Instituto Nacional de Previdência Social Cabo Verde Estratégia Consultoria Organizacional e Estratégica (Leadership) PROCESSOS Assistência Técnica SI (NOSI) Sistemas de Informação RECURSOS HUMANOS DO INPS

7 Potencial de Crescimento População Actualmente coberta pelo INPS: % % % Nº Pessoas % População Activa População não Inscritos População Coberta 7 População Activa - fonte IEFP e INE

8 PESSOAS Instituto Nacional de Previdência Social Cabo Verde Componentes do Projecto Estudo dos Processos INPS Externo Sistemas BD Data Center Comm. Farmácias Unidades de Saúde Out.. 8

9 Análise do Negócio Missão Perceber o Negócio do INPS O que se faz e como se faz? Funcionamento interno Transformar esse conhecimento em processos de Negócio Especificar os requisitos do novo sistema 9

10 Análise do Negócio Análise Ambiente Interno Modelação dos Processos de Negócio Optimização dos Processos Identificação das necessidades em termos de Sistemas de Informação Análise do Ambiente Externo Perceber as relações entre o INPS e os seus principais Stakeholders Perceber a influência do meio envolvente Identificação de novos meios de interacção de forma a maximizar a performance do INPS. 10

11 Análise do Negócio (Interno) Total: Pessoas Entrevistadas Praia (+- 60) Mindelo (+-50) Espargos (+-20) Celina Ramos Denise Nascimento João Carlos Salomão Severino Osório Ruth Vasconcelos Vânia Oliveira Karina Silva Juvenal Barros Angélica Varela Helder Gonçalves Saluciano Moreira Elísio Barros Mário Sá Nogueira Elsa Fonseca Edna Monteiro Helena Silva António Sérgio João Mette Isabel Aurora Filomena Modesto Lúcia Varela Vitória Landim Rita Tavares Emanuel Simas Isabel Baleno Conceição Pires Conceição Barros Ricardina Monteiro Sónia Delgado Nancy Monteiro Maria José Vera Cruz Kátia Cardoso Rodrigues Rosa Oliveira Jacira Rui Isilda Moura Hermelindo João José Mário Pires João Mendes Serventes Condutores Marina Santos Ernestina Monteiro Arsénia Esteves Carlos Brazão Teresa Mendes Eduarda Barros José Maria Daniel Santos Alexandre Querido Gilberto Auxilia Armandina Mascarenhas Medina Astrides Évora Oliveira Soares Fátima Filomena Nascimen. dos Reis Francelino Almeida Lucília Évora Silva Ana Maria Santiago Amarante Maria da Luz Lima Silva Maria Francisca Nascimento dos Reis António Luís Rodrigues Duarte Emídio Sousa Fonseca Marcelina Joana Morais H. Lopes Rogério Baptista Teixeira Rodrigues Vicência Sousa Delgado Pedro da Cruz Alexandrina da Conceição Dias Domingos Gonçalves da Conceição Luís Jorge Andrade Almeida Fredson Andrade Pimentel Maria de Lurdes Baptista Costa Míguel Abílio Fernandes Alexandrina Fonseca Sousa Lopes Julieta Ramos Pinto Monteiro Maria da Glória Neves Semedo Nelly Antónia Santiago Rui Lima do Rosário Natália dos Santos Mariano Autelinda Fonseca Évora Carlos Veríssimo Lopes dos Santos Célia Cristina Monteiro Dias Lúcia Almeida Lopes Ramos Maria Fernanda Oliveira Fonseca Luís Tomás Vasconcelos dos Santos Adilson Fortunato O. Silves Ferreira Carlos Alberto Andrade Rodrigues João António Neves João Valentim Gomes Manuel Valentim R. Gomes Martins Maria Augusta A.Nascimento Lima Matilde Francisca Cruz do Rosário Perpétua Antónia Alves Adilen Lima Vasconcelos Miriam Salete S. Gomes Coelho Romilda Sofia Evangelista Silva Angelina Chantre C. Rodrigues Lígia Soares Renato Rocha Coordenador Gustavo Antonio do Rosário Gloria Santos Manuel Ramos Rosa Soares Nuno Sousa Claudete Araujo dos Reis David Almeida Milena Lopes Pinheiro Vanda Gomes Admilton de Pina Jose Pedro do Rosário Natália dos Santos Mariano Vanda Pinheiro Pinto Daniel Almeida Delci Ascenção Eliseu Fonseca Pedro Ramos Lidiane Nascimento Francisco Tomar 11

12 Análise do Negócio (Interno) Contribuições Prestações 12

13 Análise do Negócio (Interno) Big Picture do INPS 13

14 Análise do Negócio (Interno) GESTÃO DE ENTRADAS E SAÍDAS DO SISTEMA INPS GESTÃO DE DEVERES GESTÃO DE DIREITOS INSTRUMENT OS DE APOIO

15 Análise do Negócio (Interno) Nível de Automatização dos Processos Total de Processos 73 Total de Tarefas % 9% Automatizadas Semi-Automatizadas Manuais 80% O porquê desta percentagem de tarefas manuais? 15

16 Fixaram-se cinco linhas de orientação para o redesenho, cuja aplicabilidade é justificada pelo próprio negócio e estratégia do INPS. Linhas de Orientação para o Redesenho Uniformizar o Atendimento 1 A uniformização do atendimento surge como linha de orientação para o redesenho alinhada com uma das grandes prioridades da estratégia e do novo modelo organizacional: o atendimento. Todos os Balcões de Atendimento deverão ganhar competências para efectuar as mesmas actividades e tramitar os processos da mesma forma, tendo em vista a satisfação do utente. Simplificar Processos Delegar Competências Aproveitar Potencialidades dos SI Reduzir Documentação em Papel A simplificação de processos consiste em melhorar a execução das actividades numa perspectiva de eficiência interna e melhoria da capacidade de resposta ao utente. Esta simplificação pode ser materializada através da eliminação de actividades redundantes, da reorganização dos processos, troca de ordem das actividades para facilitar circulação, etc. A delegação de competências, ainda que parcial, é fundamental no redesenho, uma vez que as actividades correspondentes aos níveis hierárquicos mais elevados são, na generalidade, e devido ao acumular de funções, as mais demoradas. Assim sendo, é natural que se assuma a delegação de competências como uma linha de orientação para o redesenho, ainda mais quando se trata de uma organização com estruturas descentralizadas. A informatização dos processos é uma das principais bases para o redesenho, sendo necessário aproveitar todas as potencialidades dos Sistemas Informáticos, tendo em vista o apoio e a facilidade que os mesmos introduzem na execução das actividades e, numa fase seguinte, tendo em conta a utilização dos mesmos pelos utentes para satisfação dos seus pedidos. O redesenho processual assume como linha de orientação a redução da circulação de documentação em papel, alinhado com o desenvolvimento dos sistemas de informação 16 e com a evolução da maturidade tecnológica da organização.

17 2. Simplificar Processos Entrega mensal das facturas e credenciais Atendimento 1 Recepção da documentação e envio para o Chefe da SPE Chefe Secção de Prestações em Espécie 2 Distribuição das facturas por ordem de chegada Secção de Prestações em Espécie 3 Conferência das facturas Secção de Prestações em Espécie 4 Processamento das facturas na aplicação Secção de Prestações em Espécie 5 Impressão de recibos do sistema (2 vias) Secção de Prestações em Espécie 6 Registo das despesas a pagar (em Excel) 1 Reformulação 1 Chefe Secção de Prestações em Espécie Validação dos valores processados 7 Director Prestações 8 Aprovação e assinatura dos valores processados 9 Valores superiores a mil ECV? Sim Administrador 10 Aprovação e assinatura dos valores processados Chefe Secção de Prestações em Espécie 11 Lançamento dos valores no Primavera Chefe Secção de Prestações 12 em Espécie Elaboração de listagem com documentos introduzidos 2 Não 2 Chefe Secção de Prestações em Espécie 13 Envio da listagem para a tesouraria Tesouraria Emissão de cheques 14 Conselho de Administração/ Directores Assinatura dos cheques 15 Tesouraria 16 Envio dos cheques para a S. Administrativa para envio Secção de Prestações em Espécie 17 Envio para arquivo Introdução de outros meios de pagamento FIM Aplicabilidade Em todos os processos redesenhados introduziu-se uma perspectiva de simplificação e clarificação processual, traduzindo-se numa procedimentação correcta dos processos de negócio. Observações A simplificação não tem uma consequência directa de redução do número de actividades, uma vez que o objectivo de clarificação e introdução de várias possibilidades (p.e., meios de pagamento) pode não compensar as actividades eliminadas e aumentar o número de actividades. 17

18 Análise do Negócio (Externo) Países de Convenção Ministério de Saúde Hospitais Junta Médica Clínicas Privadas Médicos Especialistas Embaixada de PT em CV Ópticas Embaixada de CV em PT Dir. Geral de Farmácia CNPS Farmácias Dir. Geral Trabalho Finanças (DGCI) Agências de Viagem Câmaras Municipais Conservatória Correios Bancos INE Contribuintes Segurados Beneficiários Tribunais Advogados 18

19 Análise do Negócio (Externo) A influência do Meio Envolvente 19

20 Análise do Negócio (Externo) Estado Futuro Processso Inscrição de Contribuinte 1.a Consulta de Dados de Identificação Conservatória (RNI) 1.b Escritura da Constituição de Sociedade (empresa do dia) 1 Pedido de Inscrição de Contribuinte DGT 1.c Consulta Informação de Inicio de Actividade DGCI 1.d Consulta de NIF - Câmara Municipal - Câmara de Comércio - Dr. Geral Indústria - Dr. Geral Turismo - Min. Infraestrutura 1.e Alvará de Licenciamento (depende tipo empresa retalho, turismo, etc.) 20

21 Análise do Negócio (Externo) Inquérito aos 30 maiores Contribuintes Entrega de FOS Nº Empresas

22 Integração com a Saúde 22

23 Integração com a Saúde Relação INPS e Saúde Estruturas de Saúde Delegacias de Saúde Hospitais Centros de Saúde Postos de Saúde Direcção Geral das Farmácias ARFA Clínicas Privadas Farmácias 23

24 Integração com a Saúde Relação INPS e Saúde Delegacias e Centros INPS Credencial On-Line Marcação de Consultas On-Line - Inexistência de Especialidades - Evacuações Cidadão 24

25 Marcação de Consultas 25

26 Marcação de Consultas 26

27 Marcação de Consultas 27

28 Integração com a Saúde Hospitais Consultas/Análises /Internamentos - Consulta Beneficiário - Confirma Direito - Disponibilização dos Actos Hospitalares ao INPS - Prescrição Electrónica Prescrição Electrónica Farmácias Aplicação das Farmácias - Submissão de prescrição ao INPS (off-line) - Facturação Electrónica DGF - Lista Nacional de Medicamentos - Importação de Medicamentos Especiais ARFA - Código Único - Preços dos Medicamentos - Monitorização do Mercado 28

29 Prescrição Electrónica 29

30 Prescrição Electrónica (contra prova) 30

31 Integração com a Saúde Clínicas Privadas Solução Para Clínicas - Consulta Beneficiário - Confirma Direito - Submissão de Tratamentos - Facturação Electrónica 31

32 Clínicas Privadas 32

33 Clínicas Privadas 33

34 Clínicas Privadas 34

35 Clínicas Privadas 35

36 Clínicas Privadas 36

37 Integração: Acerto de Contas INPS Conta Corrente Saúde INPS Conta Corrente Embaixadas 37

38 Impacto na Estrutura Organizacional 38

39 Futuro do INPS Desmaterializado Desmaterialização Integração de Sistemas Desmaterialização Documental Saúde DGCI Câmaras RNI FOS Prescrições médicas Qualquer outro documento em papel necessário para qualquer processo Vantagem Processos disponíveis no momento e em qualquer ponto 39

40 Desmaterialização Documental 40

41 Desmaterialização Documental Benefícios Inovação; Separa Extrai Valida Celeridade e Controlo nos processos; Recolhe Entrega Segurança; Qualidade de Serviço; Eficiência; Auto- Extracção Auto-Classificação Carimbador (Imprint); Auto- Separação?? 41

42 Eficiência!!! Serviço!!! Chega de papéis!!! Qualidade!!! 42

43 Desafios Alargamento e qualidade do atendimento Maior competencia no front-office Entrada de dados / Reconciliação Disponibilidade dos sistemas Formação e adapção constante dos colaboradores Procedimentos adequados Construção OLAP base de dados analitica 43

44 Síntese Desmaterialização e Reengenharia dos processos Introdução forte de novas tecnologia Integração do SIPS com outras entidades do Estado SI que facilite o acesso às informações, que seja um gerador de conhecimento e um aliado nas decisões Criação de novos canais de comunicação entre o INPS e seus utentes (forte presença na internet) Construção de um SI integrado que permita que o INPS tenha uma presença forte em todo o território nacional Prestação de serviços de qualidade Atendimento forte e especializado Desmaterialização e Desterritorialização 44

45 Demo SIPS Reporting Estatisticas INPS 45

46 Referencias NOSi LEADERSHIP Peoplescosnseil INPS OBRIGADO? 46

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