Objectivos

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2 A utilização do presente manual deverá ser efectuada como suporte de apoio da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 Excel Nível 3. Objectivos No final da formação da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 Excel ministrada com o apoio do presente manual, o formando será capaz de utilizar correctamente as Ferramentas Base e Intermédias da aplicação Excel 2007: Microsoft Office Excel 2

3 Ficha Técnica Nome do Manual Manual de Excel Autor Rui Manuel Louraço Nível de Formação Nível 3 Ano de Elaboração 2011 Condições de Utilização Para uso exclusivo dos Formandos da NERSAT Carga Horária 50 Horas Objectivos Utilizar e programar aplicações informáticas de folha de cálculo Introdução O presente Manual é para uso exclusivo dos Formandos da Acção de Formação promovida pela NERSANT. Este manual têm como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as funcionalidades básicas da folha de cálculo Microsoft Office Excel Pretende expor de forma sintética e ilustrativa as principais potencialidades do Excel. Desde a abertura de ficheiros até às funções lógicas, Formatações, Fórmulas, Funções, Gráficos e Macros. As figuras mostram aos formandos os passos necessários para trabalharem com esta ferramenta. 3

4 Índice Índice 4 Objectivos 6 Introdução 6 Visão Geral do Excel 6 Folhas de Cálculo 6 O Ambiente de Trabalho do Office A Janela da Aplicação Excel Elementos da Janela 8 Descrição 8 Folhas de Cálculo e Livros 8 Explorar o Excel 9 Seleccionar dados 10 Inserir dados 12 Editar e Eliminar Dados em Células 13 Guardar Livros 14 Obter Ajuda 16 Capítulo A - Revisões 17 Objectivos 20 Introdução 20 Alterar tipo e Tamanho da Letra 21 Tipos de Letra 22 Definir Limites e Preenchimento 23 Unir Células 25 Alinhas os Conteúdos das Células 26 Opções de Alinhamento 26 Aplicar Formatos Numéricos 28 Formatos Numéricos 28 Formatar Colunas e Linhas 29 Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas 30 Inserir e Eliminar Células, Colunas e Linhas 31 Aplicar Formatações Automáticas 33 Formatação Automática 33 Capítulo B - Revisões 34 Objectivos 36 Introdução 36 Utilizar Nomes 36 Efectuar Cálculos entre Folhas de Cálculo 38 Conceitos Base 38 Cálculos Manuais 39 Cálculos com Funções 39 Consolidação dados em Folhas com Estrutura Semelhantes 39 Efectuar Cálculos com Funções 40 Capítulo c - Revisões 41 Objectivos 43 Introdução 43 4

5 Criar um Gráfico 43 Tipos de Gráficos 44 Criação Gráficos 45 Formatar Gráficos 45 Capítulo D - Revisões 47 Objectivos 49 Introdução 49 Ordenar Dados 49 Ordenar 49 Filtrar Dados 51 Inserir SubTotais numa Folha de Cálculo 51 SubTotais 51 Trabalhar com Comentários 53 Comentário 53 Fixar Painéis 54 Dispor Janelas 56 Capítulo E - Revisões 57 Objectivos 58 Introdução 58 Habilitar Macro 59 Gravar Macro 62 Personalizar Macro 63 Eliminar Macro 65 Correcção de Exercícios 66 5

6 Iniciar a sessão com o Microsoft Office Excel 2007 Objectivos Neste capítulo irá criar uma folha de cálculo com os componentes fundamentais do Excel Terá de: Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007; Explorar o ambiente do Excel 2007; Seleccionar dados; Introduzir dados; Guardar Livros; Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel. Introdução O Microsoft Office Excel 2007 não só o auxilia no armazenamento e gestão de dados alfanuméricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de cálculo. Para utilizar plenamente as funções do Excel é necessário, no entanto, conhecer os seus componentes chave. Visão Geral do Excel Para utilizar o Excel no armazenamento e manipulação de dados, é necessário familiarizar-se com os componentes chave do ambiente de trabalho para que possa reconhecer e utilizar quando necessário. O objectivo deste tópico é transmitir uma visão geral do Excel e dos seus componentes mais importantes. Folhas de Cálculo Definição: Uma Folha (Sheet) de cálculo é uma forma de armazenar e manipular números, texto e outros símbolos. Todas as folhas de cálculo são constituídas por uma grelha, formada por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando células. As Células (Cells) armazenam os dados introduzidos numa folha de cálculo. As colunas são apresentadas na vertical e são identificadas por letras. As linhas são apresentadas na horizontal e são identificadas por números. 6

7 Exemplo: A Figura 1-1 é um exemplo de uma folha de cálculo electrónica. Figura 1-1: Folha de cálculo Ambiente de Trabalho do Office 2007 Quem já utilizou versões anteriores do Office, está habituado a tem um ambiente baseado em menus e barras de ferramentas. Nesta versão da Microsoft Office Excel 2007 esses dois componentes fundiram-se, resultando num Friso de Ferramentas dividido em separadores, associado e agrupando as respectivas funções. Ao clicar no nome de um dos separadores surge a barra de comandos correspondente. Botão do Office Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Separadores Figura 1-2: Ambiente de Trabalho do Excel 2007 A Janela da Aplicação Excel 2007 Quando acede ao Excel 2007, aparecem duas janelas, uma dentro da outra. A janela externa é uma janela da aplicação principal, a janela interna é uma janela do livro ou ficheiro. A janela da aplicação normalmente preenche todo o monitor e, dá-lhe espaço para interagir com o Excel. A janela do livro aparece dentro da janela da aplicação e mostra um livro no qual se 7

8 introduzem e armazenam dados. A Figura 1-3 mostra os componentes do ambiente do Excel e a tabela 1-1 a sua descrição. Caixa de Nome Barra de Fórmulas Célula activa Botões de Deslocamento Separadores de folhas Figura 1-3: Janela da Aplicação do Excel e seus componentes chave. Elementos da Janela Descrição Caixa de Nome (Name Box) Barra de Fórmulas (Formula bar) Célula activa (Active Cell) Separadores de Folhas (Sheet tabs) Botões de Deslocamento dos Separadores (Sheet Tabs Scroll Buttons) Tabela 1-1: Elementos da Janela do Excel Folhas de cálculo e livros Surge por cima da coluna A e mostra o nome da célula actual ou activa. Permite também atribuir nomes e movimentar o cursor para uma célula específica Surge do lado da caixa de nome e apresenta os conteúdos da célula activa Célula actualmente seleccionada Localizam-se no canto inferior esquerdo e permitem o acesso às diferentes folhas. Situam-se à esquerda dos separadores das folhas de cálculo e permitem o deslocamento entre folhas e o acesso à primeira ou última folha do livro Uma Folha de Cálculo (WorkSheet) de Excel 2007 é um conjunto de células, representadas pela intersecção de colunas e linhas. Por definição, o Excel designa as colunas ao longo do topo da folha com letras. As Colunas (Columns) começam na letra A e continuam até á letra Z. Depois da 26ª coluna (Coluna Z), os títulos começam a duplicar as letras, desde AA até XFD (num total de ). 8

9 Os títulos de Linhas (Rows) são representados por números, começam no número e terminam no número , como mostra a Figura 1-4. Um Livro (Book) de Excel é um conjunto de folhas de cálculo. O livro predefinido do Excel contém três folhas de cálculo designadas por Folha1 (Sheet1), Folha2 (Sheet2) e Folha3 (Sheet3). Um ficheiro de Excel tem capacidade para conter mais de 255 folhas de cálculo individuais. Como mostra a Figura 1-4, os nomes das folhas aparecem nos separadores no fundo do Livro. Quando abre um novo livro, a célula que é seleccionada é uma Célula Activa (Active Cell). As células têm o nome, denominado também por referência ou endereço, da respectiva coluna e linha, como por exemplo célula A1. Esse endereço surge na caixa de nome. Títulos de Colunas Títulos de Linhas Última célula da Folha Figura 1-4: Títulos de colunas e linhas. Explorar o Excel Neste momento está familiarizado com as características das folhas de cálculo e com os componentes do ambiente do Excel. Neste tópico irá explorar esses componentes. Existem várias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma célula ou conjunto de células, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilização do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentação em Excel. 9

10 Objectivo Acção Mover a folha de cálculo para baixo ou para cima para visualizar uma linha de cada vez. Mover a folha de cálculo para a esquerda ou para a direita apenas uma coluna. Mover continuamente a folha de cálculo na horizontal ou na vertical. Mover a folha de cálculo de ecrã em ecrã. Mover rapidamente, na vertical ou na horizontal através da área da folha de cálculo. Mover até á célula específica na referência da célula, Clique sobre a seta da barra de deslocamento vertical ou use o scroll do rato (roda entre o botão direito e esquerdo). Clique sobre a seta da respectiva barra de deslocamento. Clique continuamente com o botão esquerdo do rato na seta de deslocamento vertical ou horizontal. Clique entre a barra de deslocamento e a seta de deslocamento vertical ou horizontal. Arraste as caixas de deslocamento. Clique na caixa Nome, escreva a referência da célula (E5, como exemplo) e prima a tecla (Enter). Tabela 1-2: Movimentação em Excel através do rato. Para mover uma Célula activa Uma célula de cada vez para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo. Para uma célula da coluna A, mantendo-se na linha actual. Um ecrã para baixo ou para cima. Para a direita, uma célula de cada vez. Para a esquerda, uma célula de cada vez. Para aceder à célula A1 da folha actual. Um ecrã para a esquerda ou para a direita Tabela 1-3: Movimentação em Excel através do Teclado. Seleccionar Dados Prima as teclas direccionais Setas. Prima a tecla (Home). Acção Prima as teclas (Page Down) ou (Page Up). Prima a tecla (Tab). Prima as teclas (Shift) + (Tab). Prima as teclas (Ctrl) + (Home). Prima as teclas (Alt) + (Page Up) para mover para a esquerda e as teclas (Alt) + (Page Down) para ir para a direita. Neste momento já está familiarizado com o ambiente do Excel e já está preparado para trabalhar com dados. O primeiro procedimento base é a selecção de células. Neste tópico irá aprender como seleccionar dados numa folha de cálculo Excel. 10

11 A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o conteúdo da célula A2 para a célula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado já alterado. Figura 1-5: Folha de cálculo antes dos dados serem movidos. Figura 1-6: Folha de cálculo depois dos dados serem movidos. Para mover os dados da célula A2 (Figura 1-5) para a célula B2 (Figura 1-6) é necessário, em primeiro lugar, seleccionar a célula A2. Antes de manipular quaisquer dados já existentes numa folha de cálculo, é fundamental saber como seleccionar. Existem variadas maneiras de seleccionar dados numa folha de cálculo de Excel. A Tabela 1-4 ilustra os métodos mais comuns. 11

12 Para seleccionar Procedimento Uma única célula. Conteúdos de uma célula. Conteúdos de uma célula. Um conjunto contínuo de células. Uma coluna. Uma linha. Várias linhas ou colunas. Todas as células da folha de cálculo. Tabela 1-4: Selecção de Dados. Inserir Dados Clique sobre a célula Utilize uma das seguintes opções: Faça duplo clique na célula para colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo; Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido. Use uma das seguintes opções: Faça duplo clique na célula para colocar o cursor dentro desta e faça novo clique para seleccionar o conteúdo; Seleccione a célula, clique na Barra de Fórmulas e seleccione o pretendido. Utilize uma das seguintes opções: Clique e arraste da primeira célula à última; Seleccione a primeira célula do conjunto de células, mantendo premida a tecla (Shift) e clique sobre a última célula para seleccionar todo o conjunto. Clique sobre o título da coluna que pretende seleccionar. Clique sobre o título da linha que pretende seleccionar. Clique sobre o título da primeira coluna ou linha de intervalo e arraste até à pretendida. Clique sobre o quadrado por cima dos títulos de linhas e à esquerda dos títulos das colunas. Já trabalho com dados existentes numa folha de dados. Neste tópico irá inserir os seus próprios dados numa folha de cálculo. Saber como inserir dados numa folha de cálculo é fundamental, na medida em que sem este procedimento a aplicação Excel torna-se inútil. É essencial inserir dados para posteriormente os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa análise para efectuar decisões profissionais importantes. 12

13 Figura 1-7: Exemplo de uma folha de cálculo com dados. Para inserir dados numa folha de cálculo de Excel, siga os seguintes passos. 1. Crie um novo livro (Book) ou abra um já existente: 2. Seleccione a célula na qual pretende inserir dados; 3. Escreva os dados que pretende que a célula contenha; 4. Mova o cursor para a nova célula: Prima a tecla (Enter) para movimentar uma célula para baixo: Prima a tecla (Tab) para movimentar uma célula para a direita. Editar e Eliminar Dados em Células Já inseriu dados numa folha de cálculo. Agora é necessário alterar os conteúdos existentes de células específicas. Neste tópico irá editar e eliminar dados de células. Inseriu a palavra Geestão na sua folha de dados como mostra a Figura 1-8. Mas, apercebeu-se da incorrecção e, pretende alterar para Gestão, de acordo com a Figura 1-9. Figura 1-8: Célula com dados incorrectos. 13

14 Figura 1-9: Célula com dados correctos. Ao editar dados quando necessário, garante a integridade dos mesmos. Para além disso, quando edita dados de células, é desnecessário recriar uma folha de cálculo inteiramente nova com dados correctos. Para Editar dados de uma célula, siga os seguintes passos. 1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende alterar; 2. Active o curso de edição; Efectue duplo clique sobre a respectiva célula; Clique na barra de fórmulas; Prima a tecla (F2); 3. Efectue a alteração pretendida; 4. Pressione a tecla (Enter). Para eliminar dados de uma célula, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende eliminar; 2. Prima a tecla (Delete); Guardar Livros Inseriu dados numa folha de cálculo e agora é necessário armazená-los para que possa aceder a eles mais tarde. Neste tópico irá guardar um Livro. Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se não guardar o seu Livro, quando desligar o seu computador perderá toda a informação e trabalho realizado. Se guardar o seu trabalho regularmente, este fica acessível mesmo depois de terminar a sessão de trabalho. 14

15 Guardar e Guardar Como Tanto o comando Guardar (Save) como o comando Guardar Como (Save As) podem ser utilizados para guardar um ficheiro. No entanto, estes comandos são utilizados em diferentes situações. Utilize o comando Guardar (Save) quando pretende: Guardar um ficheiro pela primeira vez; Guardar um Livro Excel que só irá ser utilizado na versão 2007; Guardar as alterações a um ficheiro já existente, sem alterar o nome, tipo ou localização. Utilize o comando Guardar Como (Save As) quando pretende efectuar uma cópia de um documento já existente: Com um novo nome; Com um novo tipo de ficheiro; Em modo de compatibilidade para versões anteriores do Excel; Numa nova localização; Quando usa o comando Guardar (Save) para gravar um ficheiro pela primeira vez, surge a caixa de diálogo Guardar Como (Save As), como mostra a Figura Figura 1-10: Caixa de diálogo Guardar Como (Save as). 15

16 Para guardar um livro, siga os seguintes passos: 1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save); É possível que o botão Guardar (Save) - esteja disponível na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar). Se for o caso é desnecessário aceder ao Botão do Office, bastando clicar no respectivo botão. 2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro; 3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro; 4. Clique sobre o botão Guardar (Save). Para guardar as alterações efectuadas num livro já existente, escolha umas das opções: Com o livro aberto no Excel, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save). Clique sobre o botão Guardar (Save) - na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar). Prima a combinação de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S). Obter ajuda Já executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, irá ser necessário descobrir ou relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicação. Neste tópico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel. Quando acede à ajuda ficam disponíveis vários tópicos que lhe permitem aceder e/ou aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponíveis. 16

17 Figura 1-11: Janela de Ajuda do Excel. Para obter ajuda, siga os seguintes passos: 1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) - localizado perto do botão Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito do ecrã. 2. Aceda à ajuda pretendida: Clique no tópico que pretende visualizar; Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e prima (Enter). 3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tópico que pretende visualizar. Capítulo I - Revisões Neste capítulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua área de trabalho e interagindo com alguns dos seus componentes. No próximo capítulo iremos modificar os dados e a folha de cálculo de forma a melhor atingir os seus objectivos. Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo: 1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder o número indicado na tabela à área correcta. 17

18 Célula Activa 1 Separadores de 2 Folhas Barra de Fórmulas 3 Caixa de Nome 4 Botões de 5 Deslocamento Títulos de Colunas 6 Títulos de Linhas 7 2. Complete as frases seguintes utilizando as palavras da tabela da direita (podem existir palavras desnecessárias e outras que se repitam. A) Um livro é um conjunto de. Folha B) Uma é uma intersecção entre uma e uma Célula C) Uma é um conjunto de páginas. Linha D) Várias células constituem uma Coluna E) As são representadas por letras em Excel. Página 3. Abra um novo Livro (Book) de Excel e insira os seguintes dados: 4. Elimine o dado da célula 6B. 5. Altere a célula A1 para Habitantes das Freguesias de Almeirim. A palavra (Almeirim já se encontra escrita, é desnecessário voltar a escrevê-la. 6. Realize os seguintes procedimentos (o objectivo é treinar os diferentes métodos de selecção): a. Seleccione as células que contêm o dado Fazendas ; b. Seleccione todos os nomes das Freguesias de Almeirim; c. Seleccione a célula 4B; 18

19 d. Seleccione o intervalo de células 3B a 5B; e. Seleccione as células com os dados Almeirim e Raposa ; f. Seleccione as células A1 e C1; g. Seleccione a coluna B; h. Seleccione as colunas A e B; i. Seleccione todas as células da folha. 7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exercício Um, dentro da Pasta Os meus Documentos. 8. Feche o Microsoft Office Excel As correcções dos exercícios deste capítulo encontram-se nos anexos. 19

20 Formatar Folhas de Cálculo Excel 2007 Objectivos Neste capítulo irá formatar uma folha de cálculo. Terá de: Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra; Adicionar Limites e Preenchimento às células; Unir células; Alinhas conteúdos de células; Aplicar Formatos de Números a células; Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas; Ocultar Colunas e Linhas; Inserir Linhas e Colunas; Aplicar Formatações Automáticas Introdução Criou uma folha de cálculo simples que inclui dados e cálculos. Agora pretende definir áreas específicas da folha de cálculo para facilitar a localização de dados. Pode fazê-lo com várias formatações na sua folha de cálculo. Qual das duas folhas de cálculo seguintes torna mais fácil a análise dos dados contidos na folha de cálculo? Figura 2-1: Folha de cálculo sem formatações. 20

21 Figura 2-2: Folha de cálculo com formatações. Claramente a formatação facilita a transmissão de dados e informação de forma imediata e clara. Alterar tipo e tamanho da letra Neste momento já está familiarizado com a área de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de cálculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual dos dados numa folha de cálculo. Uma das maneiras de o conseguir é através da alteração do tipo de letra e tamanho de dados. Qual das folhas de cálculo é mais clara na transmissão dos respectivos dados? Tabela da Figura 2-3 ou da Figura 2-4? Figura 2-3: Folha de cálculo com tipo de letra pouco legível (Brush Script Std). Figura 2-4: Folha de cálculo com tipo de letra legível (Arial). 21

22 Tipos de Letra Definição: Um tipo de letra (Font) é um conjunto de caracteres que partilham: Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra é o design de um determinado conjunto de caracteres; Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra é medido em pontos, medindo cada ponto cerca de 0,035 cm. Exemplo -Tipos de Letra A Figura 2-5 mostra exemplo de tipos de letra. Figura 2-5: Exemplos de Tipos e tamanhos de letra. Para alterar o tipo e tamanho de letra, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula(s) que contêm o tipo de letra que pretende alterar; 2. Aceda, no Separador Base (Home), à lista de Tipo de Letra (Fonte), consultar a Figura 2.6, e clique sobre o Tipo de Letra desejado (pode pré-visualizar automaticamente cada um dos tipos de letra e o seu efeito na(s) célula(s) seleccionadas). Também pode formatar o tipo de letra utilizando a Mini-Barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada 3. Para alterar o tamanho da letra clique, no mesmo separador, no botão Tamanho do Tipo de Letra (Fonte Size) e depois sobre a medida pretendida. 22

23 Figura 2-6: Lista de tipos de letra e sua pré-visualização automática. Já alterou o tamanho de letra e o tipo de letra dos dados. Outra maneira de facilitar a visualização de dados é através do realce das células. Neste tópico irá adicionar limites e cor às células. Qual das duas folhas de cálculo torna mais fácil a localização das células que indicam os totais, a Figura 2-7 ou a seguinte? Figura 2-7: Folha de cálculo com limites e sem preenchimento. Definir Limites e Preenchimentos 23

24 Figura 2-8: Folha de cálculo com limites e preenchimento. É visível que a tabela com limites (contornos) torna a leitura dos dados mais imediata. O limite pode ser formatado com uma cor e estilo de linha e pode ser definido a todos ou apenas a alguns dos dados de uma célula ou conjunto de células. 1. Seleccionar a(s) célula(s) que pretende formatar; 2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Limite (Border) e escolha uma das opções. Se o limite que pretende aplicar estiver disponível na lista basta clicar sobre o mesmo para ser aplicado à selecção. Caso pretenda personalizar o seu limite, clique no botão Mais Limites (More Border). A sequência é a seguinte: escolher o Estilo (Style) da linha que pretende, em seguida a Cor (Colour) e, por fim, aplicar os respectivos limites utilizando os botões Contornos (Outline) e Interior (Inside) ou individualmente, utilizando os botões respectivos (pode também clicar directamente na caixa) Para terminar basta clicar em OK. Figura 2-9: Caixa de Diálogo Formatar células, separador limite. Para aplicar limite a células, siga os seguintes passos: 24

25 Para aplicar preenchimento a células, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar; 2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Cor de Preenchimento (Fill Colour) - Clique sobre uma das cores apresentadas; e escolha uma das seguintes opções: Clique em mais Cores (More Colours) para aceder a mais cores ou personalizar o tom. Pode formatar os limites e preenchimento das células utilizando a Mini-barra de Formatação que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada Unir células Já formatou células e redimensionou-as. Surgirão situações em que será necessário manter dados que se alongam a várias células numa só célula. Neste tópico irá unir células. O título da tabela da Figura 2-10 aparece numa só célula, mas o texto é tão extenso que para ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha terão de ser muito aumentadas. É, no entanto, possível unir as células para melhorar a aparência da folha de cálculo e visualizar o título da tabela ao longo de várias células, como se verifica na Figura Figura 2-10: Título visualizado numa só célula. Figura 2-11:O mesmo Título visualizado num bloco de células unidas numa única. 25

26 Para unir células, siga os seguintes passos: 1. Seleccione o conjunto de células adjacentes que pretende unir; 2. Se pretende o conteúdo das células unidas, clique no Botão Unir e Centrar (Merge & Center) - situado no separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment). 3. Se pretende unir apenas as células seleccionadas, clique na seta ao lado do botão anteriormente referido e escolha a opção Unir Células (Merge Cells). Alinhar Conteúdos das Células Um dos formatos que aplicou aos conteúdos de células foi o tamanho e o tipo de letra. Também pode utilizar as opções de formatação para definir o local onde o conteúdo de uma célula aparece dentro da mesma. Neste tópico irá alinhar conteúdos de células. A Figura 2-12 mostra dados desalinhados. Alinhar os dados das células facilita a sua leitura e melhora a sua apresentação, como se pode verificar na Figura Figura 2-12: Conteúdo de células desalinhadas. Figura 2-13: Conteúdo de células alinhadas. Opções de alinhamento Pode alinhar os conteúdos de uma célula horizontal ou verticalmente. Existem três tipos de alinhamento horizontal: Esquerda (Left), ao Centro (Center) e à Direita (Right), como é visível na Figura

27 Figura 2-14: Tipos de alinhamento horizontal. Verticalmente o conteúdo de uma célula também pode ser apresentado de três maneiras diferentes Superior (Top), Meio (Middle) e Inferior (Bottom), consultar figura Figura 2-15: Tipos de alinhamento vertical. Existe ainda uma terceira opção muito utilizada em alinhamentos de células para além do alinhamento vertical e horizontal, a opção Moldar Texto (Wrap Text). Esta opção permite dispor texto em várias linhas de forma a melhorar significativamente a apresentação dos dados. Figura 2-16: Opção Moldar texto.. Para alterar o alinhamento horizontal das células, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende alinhar. 2. No separador Base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão correspondente ao do alinhamento pretendido. Para a esquerda (Left), Centro (Center) ou para a direita (Right). Para moldar o texto, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende moldar; 2. No separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão Moldar Texto (Wrap Text). 27

28 Aplicar Formatos Numéricos Já aprendeu formatação elementar de dados numa folha de cálculo. Existem várias opções para formatação de dados numéricos. Neste tópico irá aplicar formatos numéricos. Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 são os valores melhor compreendidos? No primeiro ou no segundo Trimestre? Figura 2-17: Folha de cálculo com e sem formatação numérica. A aplicação de formatação numérica contextualizada os dados numéricos, facilitando a identificação do tipo de informação contida nas células. Formatos Numéricos Definição: Um formato numérico é uma formatação que faz com que os dados numéricos sejam apresentados numa célula com um determinado esquema. Pode aplicar uma formatação numérica a uma célula ou a um conjunto de células antes ou depois de introduzir os dados. As formatações numéricas pré configuradas do Excel são constituídas por uma variedade de categorias, conforme pode observar na Figura Número (Number) Moeda (Currency) Contabilidade (Accounting) Data Abreviada (Short Date) Data por Extenso (Long Date) Hora (Time) Percentagem (Percentage) Fracção (Fraction) Cientifico (Scientific) Texto (Text) 28

29 Figura 2-18: Exemplos de formatos numéricos. Para aplicar um formato numérico, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula8s) que pretende formatar; 2. Escolha umas seguintes opções: Se o formato desejado for Contabilidade ou percentagem, pode clicar directamente no botão correspondente, situado no separador Base (Home), grupo Número (Number); Para aceder aos outros formatos basta aceder à seta do botão Formato do Número (Format Number) e clicar sobre o desejado; Se pretender aumentar o grau de personalização é necessário clicar na opção Mais Formatos Numéricos (More Formats), escolher a categoria (Category) desejada no Tipo (Type) pretendido e, por fim, em OK. Para alterar as casas decimais de dados, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar; 2. Escolha uma das seguintes opções: Clique no botão Aumentar Casa Decimais (Increase Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Numérico (Number) para aumentar as casa decimais ou; Clique no botão Diminuir casas decimais (Decrease Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Número (Number) para diminuir. Formatos Colunas e Linhas Já modificou a formatação de tipos de letra e de células. Agora precisa de alterar a largura das colunas e a altura das linhas de modo a que os dados se ajustem às respectivas células. Neste tópico irá alterar a largura das colunas e a altura das linhas. Como mostra a Figura 2-19, existem colunas em que os dados não estão visíveis na tabela de Excel (E10; F10; G10). Se a largura destas colunas for alterada os dados serão mostrados correctamente (como é visível nas restantes colunas). 29

30 Figura 2-19: Folha de Cálculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura inadequada. Para alterar a largura da coluna através de arrastamento, siga os seguintes passos: 1. Coloque o ponteiro do rato sobre os títulos de colunas, no limite à direita do nome da coluna que pretende redimensionar até surgir um ponteiro em forma de cruz; 2. Escolha uma das seguintes opções: Clique duas vezes para ajustar a largura da coluna aos dados nela contidos; Clique e, sem largar o rato, arraste o limite da coluna para a esquerda para aumentar a sua largura, ou para a direita para diminuir. Para alterar a largura da coluna utilizando uma medida específica, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) coluna(s) que pretende alterar; 2. No separador base (Home), Grupo Células (Cells), clique em formatar (Format) e depois em Largura da Coluna (Column Width); Pode também clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna que pretende alterar. 3. Digite a medida pretendida; 4. Clique sobre OK para terminar ou prima (Enter). Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas O comando Ocultar (Hide) permite-lhe esconder colunas ou linhas numa folha de cálculo. Estas continuam a existir na folha mas são invisíveis ao utilizador, até serem mostradas novamente. O comando Mostrar (Unhide) é utilizado para tornar visíveis quaisquer colunas ou linhas ocultadas anteriormente. Para ocultar colunas ou linhas, siga os seguintes passos: 1. Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar; 2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide); 30