Autoria: Stella Jacyszyn Bachega, Néocles Alves Pereira, Paulo Rogério Politano

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1 OLAP como Alternativa de Melhoria do Processo Decisório e de Auxílio à Formulação de Estratégias: Casos de Empresas que Utilizam esta Ferramenta de Apoio à Decisão Autoria: Stella Jacyszyn Bachega, Néocles Alves Pereira, Paulo Rogério Politano Resumo Cada vez mais as organizações necessitam de informações rápidas e confiáveis para agilizar o processo decisório e, assim, acompanhar o ambiente dinâmico em que estão inseridas. As ferramentas OLAP (On-Line Analytical Processing) facilitam a busca por informações. Permitem a procura de dados relevantes com maior rapidez e visualização em perspectivas multidimensionais. O objetivo deste trabalho é identificar se a adoção do OLAP realmente pode ser considerada como uma alternativa de melhoria do processo decisório e de auxílio na formulação de estratégias corporativas, de unidades de negócio e funcionais. Quanto à metodologia, a presente pesquisa caracteriza-se por ser de abordagem qualitativa. O procedimento utilizado foi a pesquisa teórico-conceitual. Foram entrevistadas três empresas que utilizam o OLAP. Dentre os principais resultados, observou-se que esta ferramenta de apoio à decisão provoca melhorias no processo decisório e auxilia na elaboração de estratégias corporativas, de unidades de negócio e funcionais. 1. Definição do problema e objetivos do trabalho A manipulação de grandes massas de dados nas organizações torna-se cada vez mais fácil com os avanços da tecnologia da informação. Todos estes esforços tecnológicos estimulam o alto índice de globalização, devido à viabilização das operações em nível mundial, também propiciada pelo uso das redes. A obtenção e sustentação de vantagens competitivas tornam-se difíceis somente com a rápida adoção de tecnologias e ativos físicos, e com a excelência da gestão eficaz dos ativos e passivos financeiros (Kaplan e Norton, 1996). As organizações buscam a competitividade necessária na informação, o que caracteriza a mudança da competição industrial para a competição baseada na informação. Portanto, para que as empresas acompanhem o ambiente dinâmico em que estão inseridas, há a necessidade de informações rápidas e confiáveis para agilizar o processo decisório. Uma decisão tomada antes que os concorrentes pode ser decisiva na liderança do mercado em que a organização atua. As ferramentas OLAP (On-Line Analytical Processing) surgiram com a intenção de facilitar a busca por informações em data wharehouses, permitindo a procura de dados relevantes, com maior rapidez e visualização em perspectivas multidimensionais. O problema da presente pesquisa baseia-se na premissa de que a adoção do OLAP pelas empresas pode melhorar o processo decisório, bem como fornece informações que auxiliam na obtenção de novas vantagens competitivas e a sustentação das já conquistadas, neste ambiente turbulento em que a nova arma competitiva é a informação. Além disso, a presente pesquisa justifica-se, também, por haver poucas pesquisas que enfoquem as ferramentas de Business Intelligence (como o OLAP), como auxiliadoras do processo de construção de estratégias (corporativas, de unidades de negócio e funcionais). Este fato foi constatado em uma breve análise de diversas fontes bibliográficas, como por exemplo, os anais do EnANPAD (1997 a 2003). Nestes, verificou-se que os autores Brodbeck et al. (2003), Saccol et al. (2002), Rodrigues e Nunes (2001), Nogueira e Moreira (1997) consideram aspectos da tecnologia de informação sob enfoque estratégico, mas com objetivos diferentes ao aqui apresentado. 1

2 O objetivo deste trabalho é verificar se a adoção do OLAP pode ser considerada como uma alternativa de melhoria do processo decisório e de auxílio na formulação de estratégias corporativas, de unidades de negócio e funcionais. Para tanto, considerou-se particularidades dos seguintes períodos: i) anterior à implantação do OLAP; ii) de implantação do OLAP; e iii) pós-implantação do OLAP. 2. Revisão de literatura Esta seção aborda conceitos relativos à estratégia, hierarquia estratégica e processo decisório, como forma de contextualizar o leitor sobre os principais pontos abordados na pesquisa realizada. Além disso, são apresentados aspectos importantes sobre o OLAP (On- Line Analytical Processing) Estratégia Uma definição de estratégia que seja aceita universalmente não é encontrada, apesar de existir enorme volume de literatura sobre o assunto. Segundo Ginsberg (1984), apud Gimenez (2000), o termo estratégia é utilizado muitas vezes sem necessárias clarificações, dificultando o desenvolvimento de abordagens integradoras, no que tange ao estudo de estratégia organizacional. Segundo Mintzberg e Quinn (2001) e Mintzberg (1991), estratégia pode ser entendida como plano, trama (ploy), padrão, posição e perspectiva, caracterizando os cinco Ps da estratégia. O Quadro 1 aponta esses cinco sentidos para o conceito estratégia. Quadro 1: Os cinco Ps da estratégia. Conceito de Estratégia Definição Plano A estratégia pode ser definida como um plano, um curso de ação intencionalmente elaborado para guiar a organização através do tempo. Trama (Ploy) A estratégia pode ser empregada para comunicar uma mensagem falsa ou não, iludir ou confundir os concorrentes. Padrão As estratégias são emergentes, surgindo sem intenção. A tendência natural é de incorporação ao comportamento quando determinado curso de ação traz resultados positivos. Posição A estratégia é definida como busca por um posicionamento que a sustente e defenda sua posição na indústria ou no nicho em que a empresa atua. Perspectiva A estratégia refere-se ao modo como a organização se percebe diante do mercado. Possui relação com a percepção interna da organização, cultura, e a ideologia. Fonte: Adaptado de Mintzberg e Quinn (2001) e Mintzberg (1991). O conceito básico de estratégia empresarial, para Oliveira (1991), está ligado ao relacionamento da empresa com o ambiente em que está inserida, sendo muito importante o conjunto produto-mercado proposto pela empresa para definir e operacionalizar estratégias que maximizam os resultados da interação estabelecida. Já, em outra obra, Oliveira (1993) acrescenta termos à definição de estratégia como: o caminho, maneira ou ação determinada e adequada pela empresa para alcançar os resultados almejados, representados por seus objetivos, desafios e metas, havendo relação entre seus aspectos internos e externos. No presente artigo, o uso do OLAP é considerado como uma estratégia quanto ao conceito de Plano, conforme Mintzberg e Quinn (2001) e Mintzberg (1991). A adoção do OLAP foi uma ação intencionalmente planejada pelas empresas estudadas. Constitui, segundo Oliveira (1993), uma maneira de a empresa alcançar os resultados desejados com a melhoria do processo decisório propiciada por esta ferramenta de apoio à decisão. Além disso, o OLAP 2

3 pode auxiliar a elaboração de estratégias nos diversos níveis empresariais. Fornece informações organizacionais importantes para tal tarefa Hierarquia Estratégica Como pode ser inferido pelo exposto, o termo estratégia gera conflitos quanto a uma única definição. Slack et al. (2002) defende a idéia de que o conceito de estratégia empresarial depende parcialmente do que se entende por a organização. Na visão de Porter (1998), uma empresa diversificada possui dois níveis de estratégia: a estratégia das unidades de negócios (ou competitiva) e a estratégia corporativa (ou da totalidade do grupo empresarial). No entanto, de acordo com Slack et al. (2002), existem três níveis da estratégia que formam, assim, uma hierarquia. Essa visão hierárquica da estratégia foi proposta inicialmente por Hayes e Wheelwright (1984), abrangendo as estratégias corporativa, de negócio e funcional, a saber: Estratégia corporativa: são ações predefinidas que guiam a corporação no ambiente global, econômico, social e político em que está inserida; Estratégia da unidade de negócio: Uma unidade de negócios é uma empresa, uma unidade fabril ou uma linha de produtos dentro de uma corporação (Pires, 1995). Esta estratégia orienta cada negócio da organização, individualmente, estabelecendo a missão, os objetivos, e definindo como almejam competir em seus mercados; Estratégia funcional: consiste na estratégia delimitada pelas devidas funções do negócio (produção, finanças, marketing, pesquisa e desenvolvimento, etc.). Conduz as ações no ambiente do negócio a que pertence de forma a contribuir com os objetivos estratégicos e/ou competitivos deste. Assim, para que a corporação atinja seus objetivos, deve haver sinergia entre as estratégias corporativa, de negócio e funcional, obedecendo à hierarquia: as estratégias funcionais são delineadas com base nas estratégias de negócio e estas, por sua vez, se orientam nas estratégias corporativas. Bachega e Godinho Filho (2005) apontam a existência de sete tipos de integração, dentre eles a integração entre as decisões funcionais, integração entre as decisões e as áreas de decisões funcionais, e integração entre as decisões e estratégias funcionais. Visto a importância das decisões no âmbito organizacional, na seção seguinte será abordado o processo decisório Processo Decisório Uma decisão, de acordo com Turban et al. (2005), diz respeito a uma escolha feita entre duas ou mais alternativas, na qual estas podem ser tomadas constantemente por indivíduos ou por grupos. As decisões possuem estrutura, segundo O Brien (2004), e obedecem a um processo conforme as visões de Simon (1977) e Thomsen (2002). As decisões organizacionais são estruturadas quanto aos níveis estratégico, tático e operacional. O Brien (2004) advoga que as decisões realizadas no nível operacional são mais estruturadas. Envolvem situações em que os procedimentos a serem seguidos podem ser previamente especificados, quando uma decisão se faz necessária. Quanto ao nível tático, as decisões tendem a ser semi-estruturadas. Apenas alguns procedimentos de decisão podem ser pré-estabelecidos, mas não o suficiente para resultar em uma decisão definida. As decisões não estruturadas são tomadas no nível estratégico e englobam situações nas quais os procedimentos a serem seguidos são praticamente impossíveis de prévia especificação. O processo decisório, conforme Simon (1977), é composto pelas fases de inteligência, projeto e escolha. O processo inicia com a fase inteligência. Durante esse processo, o tomador 3

4 de decisão está em busca de informação ou conhecimento que sugira a presença do problema ou a necessidade de decisão. Na fase de projeto, uma vez que o problema foi identificado e formalmente definido, o tomador de decisão deve iniciar atividades referentes à formação e análise de alternativas, com o intento de procurar soluções potenciais para o problema. Finalmente, na fase de escolha, o decisor seleciona uma das alternativas de solução disponíveis, geradas e analisadas na fase anterior. A fase de implementação da decisão ao processo decisório foi adicionada posteriormente, constituindo-se em um processo de quatro fases. Thomsen (2002), ampliando a visão do processo decisório, explicita que uma estrutura de atividade intencional é utilizada para a tomada de decisões. Assim, vários ciclos de Decisão-Execução-Ambiente-Representação (DEAR) podem representar toda e qualquer atividade intencional. Dentro do ciclo DEAR, a decisão possui os estágios descritivo, explicativo, previsivo e prescritivo, cada estágio composto por um escopo diferente. Ainda quanto ao ciclo DEAR, proposto por Thomsen (2002, p.29), os estágios de ação ou funções relacionadas ciclicamente são: i) Decisão, que é baseada em alguma representação anterior; ii) Execução da decisão, baseada em alguma representação anterior; iii) Ambiente, com base em alguma representação anterior, onde ocorrem a execução e as conseqüências da decisão; iv) Representação futura, com base em alguma representação anterior, das conseqüências da decisão e do suporte à tomada de decisão do ambiente em que se dá a execução. Devido à complexidade do processo decisório, ferramentas de apoio à decisão são desenvolvidas para facilitá-lo e para fornecer informações antes não possíveis de serem obtidas. Dentre estas ferramentas encontra-se o OLAP (On-Line Analytical Processing), que é abordado na próxima seção OLAP (On-Line Analytical Processing) O termo processamento analítico on-line (OLAP), segundo Turban e Aronson (2001), refere a uma variedade de atividades usualmente executadas pelos usuários finais em sistemas on-line. Laudon e Laudon (2004) utilizam a expressão análise multidimensional de dados para se referir a esta ferramenta de apoio à decisão. Turban et al. (2005, p. 86) interpretam o OLAP como uma categoria ampla de aplicações e técnicas para coletar, armazenar, analisar, fornecer acesso aos dados e ajudar os usuários da empresa a fazerem melhores negócios e tomarem melhores decisões estratégicas. Na visão de Thomsen (2002), o OLAP possui diversos significados devido aos seus elementos serem identificáveis desde o armazenamento e acesso até nas camadas de linguagem. Isso caracteriza a presença do OLAP em diversas camadas de tecnologia. Portanto, pode-se falar em conceitos OLAP, linguagens OLAP, camadas de produto OLAP e produtos OLAP completos. Os conceitos OLAP compreendem a idéia de múltiplas dimensões hierárquicas, podendo ser utilizada por qualquer indivíduo, organização ou governo. A associação de OLAP como apoio à tomada de decisão é mais uma função das características físicas de otimização dos produtos OLAP do que quaisquer características relativas às construções de linguagem do OLAP. As camadas de produto OLAP normalmente residem sobre os bancos de dados relacionais e geram SQL como saída de combinação, portanto, o armazenamento e o acesso aos dados são tratados pelo banco de dados. Os Produtos OLAP completos necessitam da inclusão de um compilador e métodos de armazenamento e acesso, são otimizados para cálculos rápidos e acesso a dados (Thomsen, 2002, p.06). Turban e Aronson (2001) advogam que não há um consentimento sobre quais atividades são consideradas OLAP. Geralmente são incluídas atividades como geração de 4

5 consultas, requisição de relatórios ad hoc, condução de análises estatísticas, construção de aplicações DSS e multimídia, sistemas de informação executiva e mineração de dados. No entanto, há um consenso de que o OLAP possibilita a visualização dos dados de modos diferentes, utilizando múltiplas dimensões, fornecendo, aos usuários, rápidas e ilimitadas visões de múltiplos relacionamentos em grandes massas de dados (Laundon e Laundon, 2004). Portanto, neste artigo, o OLAP é considerado uma ferramenta de apoio à decisão que permite a análise multidimensional de dados em sistemas on-line e, com isso, auxilia a empresa a tomar decisões mais eficientes e eficazes nos diversos níveis empresariais (operacional, tático e estratégico), apoiando a elaboração de estratégias corporativas, de unidades de negócio e funcionais. Vale apontar a evolução da complexidade das formas de descoberta de informação e do conhecimento, e do apoio à decisão e sistemas inteligentes, como pode ser observado na Figura 1. De acordo com Turban et al. (2005), o OLAP integra a descoberta de informação e do conhecimento quando tratado de inteligência empresarial (Business Intelligence - BI), juntamente com as consultas ocasionais, data mining (mineração de dados) e o web mining. Ressalta-se que a descoberta de informação e do conhecimento pode ser realizada separadamente ou como parte integrante de um sistema de apoio à decisão, o que não se encontra bem retratado na Figura 1 na visão de Turban et al. (2005). Inteligência empresarial Descoberta de informação e do conhecimento Apoio à decisão e sistemas inteligentes Consulta ocasional SAD Análise de ciência de gerenciamento OLAP Data mining Web minig SAD de grupo Suporte executivo e empresarial Apoio à decisão integrado Análise de lucratividade e outros Inteligência artificial aplicada Medições de BPI, BPM Figura 1 Categorias de inteligência empresarial. Fonte: Adaptado de Turban et al. (2005). Aspectos sobre a estrutura, requisitos funcionais, padrões de armazenamento e regras de avaliação de produtos OLAP, também são assinalados a seguir, demonstrando uma visão geral da parte técnica desta ferramenta. Quanto à estrutura do OLAP, este é feito de numerosos cenários especulativos ( o que se e/ou porque ) de modelos de dados executados dentro do contexto de algumas bases históricas e perspectivas. Dentro destes cenários, os valores das variáveis chave ou parâmetros são mudados, com freqüente repetição, para refletir potenciais variâncias no suprimento, produção, economia, vendas, mercado, custos, e/ou outros fatores ambientais e internos a empresa (Codd et al., 2005). 5

6 Os requisitos funcionais do OLAP são (Thomsen, 2002, p.04): i) dimensões e cálculos dimensionais especificados de modo eficaz; ii) rica estruturação dimensional, com referência hierárquica; iii) separação entre estrutura e representação; iv) suporte multiusuário; v) velocidade suficiente para apoiar à análise ocasional; vi) flexibilidade. Os padrões de armazenamento do cubo de dados, existem o ROLAP (Relational On- Line Analytical Processing), o MOLAP (Multidimensional On-Line Analytical Processing), o HOLAP (Hybrid On-Line Analytical Processing), o DOLAP (Desktop On-Line Analytical Processing) e o FFOLAP (Flat-Filed On-Line Analytical Processing), a seguir detalhados, conforme Kurz (1999) apud Richter (2001): ROLAP: no OLAP relacional, existe um convencional banco de dados relacional para armazenar os dados; MOLAP: o OLAP multidimensional utiliza um banco de dados multidimensional para armazenamento dos dados; HOLAP: o OLAP híbrido usa o convencional banco de dados relacional para armazenar os dados históricos do Data Wharehouse e também utiliza uma base de dados multidimensional para o armazenamento eficiente dos cubos de alta compressão de dados. Portanto, há combinação do ROLAP com o MOLAP; DOLAP: no desktop OLAP, há a vantagem da redução do tráfico na rede, utilizando a lógica de retorno e armazenamento dos dados executados pelos clientes; FFOLAP: Flat-filed OLAP é, em princípio, similar ao sistema do desktop OLAP. Entretanto, um simples sistema de indexação de arquivo é usado para o suporte de dados. Os sistemas FFOLAP são principalmente baseados em um sistema DOLAP que utiliza um sistema de indexação de arquivo ao invés de um RDBMS (Relational Database Management System). Os produtos OLAP podem ser avaliados com o uso das regras de avaliação citadas por Codd et al. (2005, p.12). Portanto, um bom produto OLAP deve possuir: i) visão conceitual multidimensional; ii) transparência; iii) acessibilidade; iv) desempenho consistente do relatório ; v) arquitetura cliente-servidor; vi) dimensionalidade genérica; vii) manuseio dinâmico da estrutura da matriz; viii) apoio a multi-usuários; ix) operações irrestritas de cruzamento de dimensões; x) manipulação de dados intuitiva; xi) relatório flexível; xii) dimensões e agregação de níveis ilimitados. Existem pesquisas realizadas com o intento de melhorar o desempenho das consultas realizadas pelo OLAP. Park et al. (2002) propuseram um novo algoritmo para reescrever as consultas OLAP, com intuito de melhorar a usabilidade das visões materializadas. Foram consideradas as consultas típicas OLAP que agregam dados brutos pelos atributos na dimensão hierárquica e definem uma forma normal das consultas baseadas na treliça destas dimensões. 3. Metodologia A abordagem da presente pesquisa é qualitativa, conforme Bryman (1989), e o procedimento de pesquisa utilizado foi o teórico-conceitual (Berto e Nakano, 1998; 2000). A análise dos dados qualitativos foi procedida por meio da análise de conteúdo. A característica mais central da pesquisa qualitativa, em contraste com a quantitativa, de acordo com Bryman (1989), é sua ênfase na perspectiva do objeto a ser estudado. Considerando que o presente trabalho dá ênfase aos processos envolvidos na implantação do OLAP e desenvolve a investigação por meio de entrevistas e conversas e documentos, bem como há um interesse em considerar a realidade organizacional envolvida nos casos considerados. 6

7 A pesquisa teórico-conceitual, segundo Berto e Nakano (1998; 2000), é fruto de uma série de reflexões fundamentadas em um fato observado ou exposto pela literatura, reunião de opiniões e idéias de diversos autores ou mesmo pela simulação e modelagem teórica. Conforme esses autores, as discussões conceituais baseadas na literatura e revisões bibliográficas são pesquisas que se encaixam neste grupo. Visando a classificação dos trabalhos científicos, os autores, propuseram que as observações de campo não estruturadas, as que segundo os mesmos são realizadas sem instrumentos formais de coleta de dados, também sejam classificadas como teórico-conceituais. Neste trabalho, a pesquisa teórico-conceitual foi utilizada com o foco na revisão bibliográfica e na observação de campo não estruturada, devido a coleta de dados não ter sido realizada por meio de instrumentos formais. Não foi possível realizar estudos de caso por causa da não abertura das empresas a visitas. Os dados foram coletados por meio de um questionário semi-estruturado (questões abertas e fechadas) contendo 26 questões relativas aos períodos anteriores à implantação, de implantação e pós-implantação do OLAP. Estes questionários foram enviados por e as respostas das questões foram aprofundadas via telefone, quando necessário e possível. A coleta de dados foi realizada no período de meados de novembro e início de dezembro de Foram entrevistadas três empresas, denominadas neste artigo de empresa Alfa, Beta e Gama, por questões de sigilo. Na empresa Alfa o funcionário entrevistado foi o Analista de Sistemas. O entrevistado na empresa Beta foi o Analista de Sistemas Sênior e na empresa Gama foi o Gerente de Tecnologia de Informação. Os dados qualitativos foram organizados e interpretados através da análise de conteúdo, fornecendo informações importantes para o alcance dos objetivos propostos. A análise de conteúdo segundo Bardin (1977) apud Antonialli (2000), designa um conjunto de técnicas das comunicações visando a obter, por procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, indicadores (quantitativos ou não) que permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições de produção/recepção (variáveis inferidas) destas mensagens. 4. Casos de utilização do OLAP Nesta seção são apresentados os casos de utilização do OLAP nas empresas Alfa, Beta e Gama. Primeiramente é apresentado um breve histórico da empresa e posteriormente características do uso do OLAP Empresa Alfa Breve histórico A empresa Alfa é uma empresa multinacional orientada para o mercado global em laminados de alumínio. Constitui-se líder quanto a receitas, volume de produção e participação no mercado. Possui 37 instalações operacionais em 12 países, com uma sólida posição tanto nos mercados automotivo, como no de latas para bebidas, de folhas, industrial, chapas pintadas e para litografia. A sede da empresa é no Canadá e o escritório executivo em Atlanta (EUA). As atividades de mineração de bauxita, refinação de alumina, geração de energia, produção de alumínio primário, laminação de alumínio e reciclagem, assim como pesquisa e tecnologia são mantidas por meio de subsidiárias e associadas localizadas na Ásia, Europa, América do Norte e América do Sul. 7

8 A empresa Alfa surgiu a partir da separação dos negócios de laminados e de embalagens flexíveis de uma empresa multinacional e atua no Brasil desde Atualmente, a empresa emprega cerca de colaboradores no mundo e no Brasil cerca de funcionários. As quatro fábricas do Brasil estão localizadas nos estados de São Paulo, Minas Gerais e Bahia e as linhas de produtos fabricados são: i. chapas industriais; ii. chapas para latas; iii. folhas; iv. discos para panelas; v. químicos; vi. tarugos, lingotes e placas. A empresa estudada localiza-se no estado de São Paulo. É uma empresa do tipo limitada, com capital internacional e faturamento em 2004 (anterior à separação dos negócios) acima de R$50 milhões OLAP na empresa A empresa Alfa tomou conhecimento sobre a ferramenta OLAP em O motivo que estimulou a decisão de adotar esta ferramenta foi a necessidade de ampliar as visões gerenciais e análises. Anteriormente à adoção do OLAP, a tomada de decisão era realizada com base em vários relatórios de sistemas relacionais consolidadas em planilhas do Microsoft Excel. A implementação do OLAP foi realizada em 2003, sendo que a decisão de implantar foi tomada pelo gerente e analista de sistemas. Os setores da empresa que passaram a utilizar o OLAP como ferramenta de apoio à decisão foram das áreas financeira, controladoria, comercial e marketing. No início da implantação, a dificuldade enfrentada foi quanto ao abandono das planilhas Excel e uso apenas da nova ferramenta. Além disso, houve a dificuldade de validação dos dados devido à existência de diversas origens. Atualmente a dificuldade é, na área de tecnologia de informação, reconhecer o Business Intelligence (BI) como melhor solução para atender as visões gerenciais. Há grande tendência na empresa de geração de relatórios/arquivos dos sistemas transacionais. O OLAP foi adquirido de uma empresa especializada em sistemas de informação, pois a empresa não possui recursos internos especializados para o desenvolvimento de tal tarefa. Neste caso, a empresa contratada foi a Cognos/Uniplace. O processo de implantação foi realizado por fases, sendo que a primeira fase durou 6 meses. Os cargos envolvidos no processo de implantação do OLAP foram o gerente e o analista de sistemas, e o gerente e o analista de controladoria. Para o orçamento do projeto de implantação, foram considerados itens como a licença de uso, consultoria, infra-estrutura, treinamento, entre outros. Quanto ao cronograma realizado para a implantação, o previsto foi compatível com o executado, sendo que o tempo estipulado no cronograma para todo o processo foi de seis meses. Não houve contratação nem demissão de funcionários com a adoção do OLAP. O funcionário encarregado de manusear esta ferramenta é o analista de sistemas. A tarefa foi designada a ele devido ao interesse despertado pelo analista em um curso de pós-graduação. O OLAP busca a fonte de dados no ERP (Enterprise Resource Planning), em planilhas do Microsoft Excel, e em sistemas legados. Como exemplo, um dos fatos utilizados é o faturamento comercial e entre as dimensões relativas a este fato estão a margem de venda e a receita líquida. A melhoria proporcionada no processo decisório após a implementação do OLAP foi: informação única, confiável, disponível em ambiente compartilhado e de fácil manuseio. Esta melhoria foi considerada de extrema importância para a organização. Na visão do entrevistado, o maior benefício que a empresa obteve com a adoção da ferramenta de apoio à decisão OLAP, foi reunir informações de diversos sistemas em um único ambiente. 8

9 Nos setores em que o OLAP é utilizado, constatou-se que o uso deste tipo de ferramenta facilita a obtenção de informações para análise e tomada de decisões. As informações coletadas por meio do OLAP passaram a ser usadas para apoiar o estabelecimento de estratégias, beneficiando as estratégias corporativas, das unidades de negócio e as estratégias funcionais. A empresa Alfa pretende adotar novas ferramentas de apoio à decisão nos próximos anos, dentre elas o Planning, melhorias no Metrics Manager, e Dash Board. Essas novas ferramentas serão adotadas devido às necessidades transacionais, táticas e estratégicas da empresa Empresa Beta Breve histórico A empresa Beta é uma empresa multinacional que atua no ramo farmacêutico há cerca de 120 anos e emprega mundialmente funcionários. As três fábricas localizadas no Brasil geram em torno de empregos. A fábrica em que o questionário foi aplicado, localizada no estado de São Paulo, atua no mercado há mais de 50 anos e emprega 200 funcionários. A organização possui 144 empresas no mundo todo e produz medicamentos para diversas áreas, destacando-se as linhas: i. cardiovascular; ii. reumatológica; iii. urológica; iv. ginecológica; v. gastrintestinal; vi. hospitalar; vii. analgésica. A empresa também é líder no mercado de adoçantes à base de aspartame. Entre as fábricas do Brasil, duas são localizadas no estado de São Paulo e uma no Paraná, que produz medicamentos para a linha humana e para a linha veterinária. Ao todo são 42 produtos de prescrição médica e de venda livre e mais 15 na linha veterinária, que são voltados para bovinocultura de leite e corte e suinocultura. É uma empresa do tipo limitada, com capital internacional e com faturamento acima de R$ 50 milhões OLAP na empresa O motivo que estimulou a decisão de adotar o OLAP foi a agilidade no processo de tomada de decisão. Cabe ressaltar que a empresa tomou conhecimento sobre esta ferramenta em A tomada de decisão, anteriormente à adoção do OLAP, era realizada por meio de relatórios extraídos por consultas no sistema vigente. Este continha dados operacionais, como por exemplo, o valor faturado. A empresa implementou o OLAP apenas em 2001, sendo que a decisão de implantação foi tomada pelo gerente de sistemas. Os setores que passaram a utilizar o OLAP como ferramenta de apoio à decisão foram o financeiro, comercial, marketing, fábrica e compras. O período de implantação durou 1 ano e a dificuldade enfrentada durante este período foi conseguir a qualidade desejada dos dados de origem. Os gerentes, analistas e usuários foram envolvidos em todo o processo de implantação. O OLAP foi adquirido de uma empresa especializada, devido a expertise desta empresa no desenvolvimento de sistemas. No caso, uma empresa de consultoria em sistemas de informação foi contratada. Quanto ao cronograma realizado para a implantação do OLAP, o previsto não foi compatível com o executado, devido à dificuldade de validação dos dados e falta de comprometimento dos usuários. O período estipulado para implantação foi de oito meses e o realizado 1 ano. 9

10 Não houve demissão ou contratação de funcionários com a adoção do OLAP, sendo a empresa Beta a responsável por realizar os treinamentos. O funcionário que opera o OLAP é o analista de sistemas sênior. Esta função foi designada a este integrante da organização devido à experiência quanto ao negócio da empresa e quanto à utilização da ferramenta. O OLAP utilizado busca a fonte de dados no ERP e em outros sistemas independentes. O modelo de dados da empresa é muito complexo, envolvendo mais de 150 tabelas para as dimensões relativas aos fatos presentes no OLAP. A atribuição dos fatos depende da análise de negócio em que é realizada no momento. A melhoria proporcionada ao processo decisório após a implementação do OLAP foi a agilidade na tomada de decisão. Esse ganho de tempo foi considerado como a melhoria de maior proporção. Como exemplo desta melhoria, antes do uso do OLAP os funcionários demoravam pelo menos três dias para extrair a informação de vendas, e atualmente esse processo dura trinta minutos. Nos setores em que o OLAP é utilizado, a constatação proporcionada por esta ferramenta de apoio à decisão e que antes não era possível obtê-la, foi a avaliação da performance de vendas em determinado período. As informações coletadas por meio do OLAP passaram a ser utilizadas para apoiar o estabelecimento de estratégias corporativas, das unidades de negócio e estratégias funcionais, devido a sua integração com o data warehouse. Na opinião do funcionário entrevistado, o maior benefício que a empresa obteve com a adoção desta ferramenta de apoio à decisão, foi a unificação das informações comuns, passando a empresa a ter uma única fonte de informação. Foi informado também que a empresa Beta pretende adotar novas ferramentas de apoio à decisão nos próximos anos, pois as análises precisam evoluir juntamente com o negócio da empresa Empresa Gama Breve histórico A empresa Gama pertence à indústria calçadista e produz calçados femininos. É uma empresa nacional de médio porte que está no mercado há 20 anos. Possui uma fábrica localizada no estado de São Paulo. Atualmente emprega 180 funcionários de forma direta. É uma empresa do tipo limitada, com capital inteiramente nacional. O faturamento em 2004 foi na faixa de R$ 1 milhão até R$ 5 milhões Uso do OLAP A empresa Gama tomou conhecimento sobre o OLAP por meio do fornecedor de ERP em O motivo que estimulou a decisão de adotar esta ferramenta foi a facilidade de uso dos dados para tomada de decisão. A empresa implementou o OLAP no segundo semestre de Anteriormente à adoção do OLAP, a tomada de decisão era realizada por meio de relatórios emitidos pelo ERP. Utilizavam-se vários relatórios de vendas como, por exemplo, relatórios por representante, por cidade, por região, por cliente. Esses relatórios eram individuais e as análises eram demoradas e difíceis. A decisão de implantar o OLAP foi tomada pelo gerente de tecnologia de informação e pela diretoria da empresa. O departamento de vendas foi o primeiro a utilizar o OLAP como ferramenta de apoio à decisão e posteriormente os departamentos de modelagem (desenvolvimento de produtos) e de compras. 10

11 O entrevistado alegou que a empresa possuiu pouca dificuldade na implementação do OLAP, pois a ferramenta adotada utiliza como interface a planilha do Microsoft Excel. Os usuários possuíam grande experiência e contato com o Excel, o que facilitou a implementação que durou apenas quatro meses. Os funcionários envolvidos neste processo foram o gerente de tecnologia de informação, o diretor comercial e o diretor de compras. O OLAP foi adquirido de uma empresa especializada, no caso a CHB Informática, pois esta empresa era a mesma que forneceu o software ERP. Para o orçamento do projeto de implantação, foram considerados a licença de uso e o desenvolvimento da ferramenta. No projeto inicial foram orçados trinta mil reais e esta quantia foi de fato executada. Quanto ao cronograma realizado para a implantação do OLAP, o previsto foi compatível com o executado. O tempo estipulado para todo o processo de implantação foi de seis meses. Não houve contratação ou demissão de funcionários com a adoção do OLAP. O uso desta ferramenta é feito por funcionários que tenham a necessidade de utilizá-lo no processo de decisão dos departamentos de vendas, compras e desenvolvimento de produto. O carregamento dos dados no sistema foi designado ao departamento de informática, devido à integridade da ferramenta e controle dos dados disponibilizados. A fonte de dados é o ERP da empresa Gama. Entre os fatos utilizados estão as quantidades de pares, o preço e o consumo de materiais. Dentre as dimensões relativas a cada fato presente no OLAP estão os representantes, clientes, modelos e linhas de produção. Na Figura 2 é apresentada a modelagem multidimensional do módulo vendas, com seus respectivos fatos e dimensões. Figura 2 Modelagem multidimensional do módulo vendas. Fonte: Adaptado de Castro et. al. (2004). As melhorias proporcionadas no processo decisório após a implementação do OLAP foram a agilidade e flexibilidade da manipulação dos dados, como por exemplo, o cruzamento de várias dimensões em relação a um indicador. Dentre essas melhorias, a de maior proporção foi a facilidade de manipulação e abrangência dos dados para o tomador de decisão. Segundo a visão do entrevistado, o maior benefício que a empresa obteve com a adoção do OLAP foi a flexibilidade e visão expandida das informações. Nos setores em que o OLAP é utilizado, as constatações propiciadas por essa ferramenta de apoio à decisão e que antes não era possível obtê-las foi o refinamento dos dados para auxiliar a decisão. 11

12 As informações coletadas por meio do OLAP passaram a ser empregadas para apoiar o estabelecimento apenas de estratégias funcionais. A empresa Gama não pretende adotar novas ferramentas de apoio à decisão nos próximos anos, pois acredita que as implementadas são suficientes para suas necessidades. 5. Análise dos Casos O Quadro 2, a seguir, mostra os pontos importantes sobre as empresas Alfa, Beta e Gama. Ressalta-se que as linhas d e e do quadro possuem significados diferentes, sendo que a linha d aponta quem tomou a decisão de implantar o OLAP e a linha e indica quem participou do processo de implantação de tal ferramenta. Quadro 2: Principais pontos analisados nos casos. Características/Empresa Alfa Beta Gama (a) Porte Grande Grande Médio (multinacional) (multinacional) (nacional) (b) Segmento Laminados de Alumínio Farmacêutico Calçadista (c) Ano de implementação (d) Decisor (es) pela Gerente e Analista de Gerente de sistemas de implantação sistemas informação Gerente de TI e Diretoria Gerente e Analista de Gerente de TI, Diretor (e) Envolvidos no Gerentes, Analistas e sistemas / Gerente e Comercial e Diretor de processo de implantação Usuários Analista de Controladoria Compras (f) Setores beneficiados (g) Fonte de dados (h) Melhorias no processo decisório (i) Tipos de estratégias beneficiadas Fonte: Dados da pesquisa. Financeiro, Controladoria, Comercial e Marketing ERP, Excel e Sistemas legados Informação única, confiável, disponível em ambiente compartilhado e de fácil manuseio Corporativas, Unidades de negócio e Funcionais Financeiro, Marketing, Comercial, Fabril e Compras ERP e Sistemas legados Agilidade na tomada de decisão Corporativas, Unidades de negócio e Funcionais Vendas (Comercial), Compras e Desenvolvimento de produtos ERP Agilidade e flexibilidade na manipulação dos dados Funcionais A partir dos três casos apresentados na seção anterior, percebe-se que não há correlação entre o porte da empresa e a rápida adoção do OLAP como alternativa importante de melhoria de melhoria do processo decisório. A empresa Gama, que é de porte médio, implantou primeiro o OLAP comparado às demais organizações estudadas, como pode ser visto nas linhas a e c do quadro. Esta constatação é uma surpresa, uma vez que as grandes empresas tendem a ser as pioneiras na implantação de novas tecnologias, mas cabe relevar que este fato não pode ser generalizado. Em todos os casos, os decisores pela implementação do OLAP possuem envolvimento com a área de tecnologia de informação (TI) da empresa, englobando também cargos gerenciais dentro da área de TI, além do caso da empresa Gama abranger a Diretoria (linha d ). Na empresa Beta, os usuários finais tiveram oportunidade de se manifestarem durante o processo de implantação, como pode ser observado na linha e. A utilização do OLAP foi mais fácil na empresa Beta, pelo fato deste estar mais adequado às necessidades dos usuários quando comparado às empresas Alfa e Gama, onde os usuários não participaram do processo. 12

13 Portanto, nas empresas Alfa e Gama houve maior necessidade de treinamento dos usuários para o uso de tal ferramenta de apoio à decisão. Há predominância do uso do OLAP nos setores vendas/comercial/marketing nas empresas estudadas, como apontado na linha f do quadro. Cabe ressaltar que o departamento de vendas da empresa Gama engloba as funções comercial e marketing. Por meio da análise das linhas f e b, apenas nas empresas Beta e Gama o setor compras foi mencionado, pois nos respectivos segmentos em que atuam (farmacêutico e calçadista), o acompanhamento dos fornecedores é maior, pela grande diversidade de matérias-primas e demais componentes para fabricar os produtos. Nas empresas Alfa e Beta, o setor financeiro foi beneficiado, pois ao analisar as linhas a e f, identifica-se maior interesse do uso do OLAP neste setor por existir maior número de clientes. A empresa Gama também utiliza o OLAP no setor de desenvolvimento de produtos, devido, possivelmente ao fato de que o tempo de vida do produto ser curto - geralmente no setor calçadista a cada três meses é lançado novos produtos que substituam os existentes. Assim, há grande massa de dados como, por exemplo, o número de código de produtos. Já a empresa Beta utiliza também no setor de Produção, o que pode ser explicado pela quantidade de máquinas que devem ser utilizadas para a fabricação de produtos farmacêuticos e informações relativas ao processamento nestas máquinas. O ERP (Enterprise Resource Planning) constitui a fonte de dados essencial para o processamento analítico on-line dos dados das empresas Alfa, Beta e Gama (linha g ). O fato das empresas Alfa e Beta não usarem apenas o ERP como fontes de dados para alimentar o OLAP, utilizando também sistemas legados, é plausível devido a estas empresas serem de grande porte e o ERP não comportar o atendimento a todas as demandas dos setores beneficiados pelo OLAP, como mostra o quadro. Reconhece-se como um fato curioso a utilização de sistemas OLAP não nativos ao ERP por empresas de tal porte, o que pode ser uma tendência. Além disso, na empresa Gama a passagem dos dados das fontes para o Data Warehouse deve exigir maior esforço, do que nas outras empresas que possuem sistemas não nativos ao ERP. Este esforço se traduz em menos operações, menor chance de erros, maior agilidade nestas atividades de comunicação etc. Assim, no caso da empresa Gama, onde há um número de fontes de dados a considerar, esta comunicação pode ser, inclusive, ser feita com maior freqüência. Além disso, as principais melhorias no processo decisório (linha h ), citadas pelas empresas, foram agilidade e flexibilidade na manipulação dos dados, facilitando a tomada de decisão. Salienta-se que se for possível entender que termo agilidade da informação engloba a rapidez e confiabilidade, as empresas Alfa, Beta e Gama concordam com este auxílio na tomada de decisão, sendo que a empresa Alfa destaca também o compartilhamento de informações. A empresa Gama destaca a possibilidade de efetuar cruzamentos em várias dimensões em relação a um indicador. Constatou-se, também, que as informações geradas por meio do OLAP beneficiam predominantemente a elaboração de estratégias funcionais. Vale ressaltar que para ambas as empresas multinacionais o OLAP auxilia os três níveis estratégicos (Corporativo, Unidades de negócio e Funcional). Como as empresas de grande porte tendem a trabalhar mais com planejamento estratégico, se comparadas com as empresas de menor porte, isto pode explicar o fato dos três tipos de estratégias serem beneficiadas com o uso do OLAP para as empresas Alfa e Beta, o que não acontece com a empresa Gama, que apontou a participação da OLAP nas estratégias funcionais. 6. Conclusão 13

14 O objetivo do presente artigo foi atingido, pois se verificou, com a realização da pesquisa, que o OLAP pode ser utilizado como uma alternativa de melhoria do processo de tomada de decisão e, conforme declarado pelas empresas estudadas, o OLAP auxilia na obtenção de informações para a elaboração de estratégias nos diversos níveis da hierarquia estratégica. Além disso, possibilita a explicitação de informações que se encontram ocultas em grandes massas de dados, que se tornam mais visíveis quanto mais as empresas tiverem conhecimento sobre a ferramenta, favorecendo a construção de relatórios ad hoc. Um aspecto interessante identificado nesta pesquisa foi o fato de empresas de grande porte, de caráter multinacional como as empresas Alfa e Beta, utilizarem diversas fontes de dados para alimentarem o OLAP, ou seja, essas organizações utilizam um ERP e outros sistemas legados como fonte para o OLAP, que também não é um módulo nativo do ERP. Outro fato interessante foi o caso da empresa Gama, que apresar de ser de médio porte, adotou tal ferramenta primeiramente que as empresas Alfa e Beta, que são de grande porte. O presente artigo mostra a importância da OLAP para a gestão da informação nas empresas, por exemplo, para auxiliar na melhoria do processo decisório e para apoiar a elaboração de estratégias nas diversas hierarquias (corporativo, unidades de negócio e funcional). Além disso, mostra também que esta tecnologia é de fato uma alternativa começando a de fato a ser usada nas empresas para um melhor acompanhamento de ações estabelecidas em planejamentos e correções focalizadas no que realmente não contribuiu para a correta execução das ações. Cabe ressaltar que os resultados desta pesquisa não podem ser generalizados a todas as empresas, devido ao fato de se considerar uma amostra não probabilística e intencional. Sugere-se para pesquisas futuras quanto ao tema aqui abordado, a realização de estudos de casos, em um maior número, o que deve propiciar maior rigor de detalhes e informações. Por último, seria interessante realizar um survey (pesquisa de avaliação), o que pode propiciar a generalização dos resultados obtidos na pesquisa. 7. Referências Bibliográficas ANTONIALLI. L. M. Modelo de gestão e estratégias: o caso de duas cooperativas mistas de leite e café de Minas Gerais p. Tese (Doutorado em Administração) - Universidade de São Paulo, São Paulo. BACHEGA, S. J.; GODINHO FILHO, M. Caracterização dos tipos de integração atualmente existentes na literatura de gestão da manufatura. In: XII Simpósio de Engenharia de Produção, 2005, Bauru, SP. Anais... Bauru: Unesp/SIMPEP, nov Disponível em: <http://www.simpep.feb.unesp.br>. Acesso em: 03 de jan. de BERTO, R. M. V. S.; NAKANO, D. N. A produção científica nos anais do encontro nacional de engenharia de produção: um levantamento dos métodos e tipos de pesquisa. Produção, v. 9, nº 2, p , jul BERTO, R. M. V. S.; NAKANO, D. N. Metodologia da pesquisa e a engenharia de produção.in: XVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP) e IV International Congress of Industrial Engineering (ICIE), 1998, Niterói, RJ. Anais...Niterói: UFF/ABEPRO, out CD-ROM. BRODBECK, A. F. ; HOPPEN, N.; OLIVEIRA, A. dos S.; MAJDENBAUM, A. Alinhamento entre objetivos organizacionais e sistemas de informação: um estudo de 14

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