Módulo 3. Interpretação da norma NBR ISO 19011:2002 requisitos: 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4, 6.2.5, 6.3, 6.4, 6.4.1, 6.4.2, 6.4.

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1 Módulo 3 Interpretação da norma NBR ISO 19011:2002 requisitos: 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4, 6.2.5, 6.3, 6.4, 6.4.1, 6.4.2, Exercícios

2 6.2 Iniciando a auditoria/ Designando o líder da equipe da auditoria Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica. Onde uma auditoria conjunta é realiza é importante alcançar um entendimento entre as organizações de auditoria antes do início da auditoria sobre as responsabilidades específicas de cada organização, particulamente com respeito à autoridade do líder da equipe designada para a auditoria. O líder da equipe deve ter a competência necessária, como veremos nos últimos módulos do curso, e isto quer dizer que além de ter realizado treinamento para formação de auditores deve ter experiência na realização de auditorias e condução de equipes de auditoria, além disso deve ter experiência no negócio principal da organização que estará sendo auditado, por exemplo se o escopo é produção de remédios devemos colocar um profissional que tenha familiaridade com este segmento, um profissional que trabalhe com mecânica por exemplo e não conheça a produção de remédios poderá não enxergar com clareza para tomar decisões.

3 6.2 Iniciando a auditoria / Definindo objetivos, escopo e critérios da auditoria Vamos relembrar alguns conceitos: O que significa; Objetivos da auditoria: o que queremos atingir, pode ser uma auditoria interna para avaliação da conformidade da empresa com uma norma ou com procedimentos internos, ou pode ser uma auditoria de certificação ou de manutenção da certificação etc. Escopo: em que processos e localidades vamos realizar a auditoria, por exemplo nos processos de vendas, compras e produção da unidade 2 em São Paulo SP. Critérios de auditoria: a auditoria deverá ser realizada com base na norma ISO 9001 ou ou OHSAS ou ISO etc.

4 6.2 Iniciando a auditoria / Definindo objetivos, escopo e critérios da auditoria Dentro dos objetivos globais de um programa de auditoria convém que uma auditoria individual seja baseada em objetivos, escopo e critérios documentados. Os objetivos da auditoria definem o que é para ser realizado pela auditoria e podem incluir o seguinte: a) Determinação da extensão da conformidade do sistema de gestão auditado, ou partes dele com o critério de auditoria, b) Avaliação da capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com requisitos estatutários, regulamentares e contratuais, c) Avaliação da eficácia do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados, d) Identificação de áreas do sistema de gestão com potencial para melhoria. Em uma auditoria identificamos não conformidades e oportunidades de melhoria e em função do impacto que estas constatações provocam no sistema podemos determinar o nível de maturidade do sistema de gestão.

5 6.2 Iniciando a auditoria/ Determinando a viabilidade da auditoria Convém que a viabilidade da auditoria seja determinada levando em conta fatores tais como a disponibilidade de: Informações suficientes e apropriadas para planejar a auditoria, ex: precisamos conhecer os processos e sua extenção, o tempo é um fator limitante e temos que definir um período que seja suficiente. Cooperação adequada do auditado ex: se o auditado não tem agenda disponível ou a fábrica / escritório está no meio de uma mudança de localidade não há como realizar a auditoria, Tempo e recursos adequados ex: quando não há um auditor disponível com a competência necessária. Onde a auditoria não é viável, convém que seja proposta uma alternativa ao cliente da auditoria, em consulta com o auditado.

6 6.2 Iniciando a auditoria / Selecionando a equipe da auditoria Quando a auditoria for declarada viável, convém que uma equipe de auditoria seja selecionada levando em conta a competência necessária para alcançar os objetivos de auditoria. Se só há um auditor, convém que ele execute todos os deveres aplicáveis a um líder de equipe de auditoria. Ao se decidir o tamanho e a composição da equipe da auditoria, convém que seja dada consideração ao seguinte: a) objetivos, escopo, crítério da auditoria e duração estimada da auditoria, b) se a auditoria é uma auditoria combinada ou em conjunto, c) competência global necessária da equipe da auditoria para alcançar os objetivos da auditoria, d) requisitos estatutários, regulamentares, contratuais e de certificação / registro, se aplicáveis, e) necessidade de se assegurar a independência da equipe da auditoria em relação às atividades a serem auditadas e evitar conflito de interesse, f) habilidade dos membros da equipe da auditoria de interagir eficazmente com o auditado e trabalhar em conjunto, g) idioma da auditoria e entendimento das caracteristicas sociais e culturais particulares do auditado; estes pontos podem ser atendidos pelas próprias habilidades do auditor ou pelo apoio de um especialista.

7 6.2 Iniciando a auditoria / Selecionando a equipe da auditoria Convém que o processo para assegurar a competência global da equipe da auditoria inclua os seguintes passos; Identificação do conhecimento e das habilidades necessárias para alcançar os objetivos da auditoria; Seleção dos membros da equipe da auditoria de modo que todo o conhecimento e as habilidades necessárias estejam presentes na equipe de auditoria. Se necessário deve ser incluido um especialista e auditores em treinamento podem participar mas convém que auditem com supervisão e orientação. O cliente e o auditado podem pedir substituição de membros da equipe de auditoria por motivos razoáveis como conflito de interesses e comportamento pouco ético, convém que informem o responsável pelo programa de auditoria para que em conjunto solucionem o assunto.

8 6.2 Iniciando a auditoria / Estabelecendo contato inicial com o auditado O contato inicial com o auditado para a realização da auditoria pode ser informal ou formal, mas convèm que seja estabelecido pelos designatários com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria ou o líder da equipe da auditoria. O propósito do contato inicial é: a) Estabelecer canais de comunicação com o representante do auditado, b) Confirmar a autoridade para conduzir a auditoria, c) Fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria, d) Pedir acesso a documentos pertinentes, inclusive registros, e) Definir as regras de segurança aplicáveis ao local, f) Fazer arranjos para a auditoria, e g) Concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe auditora. Sempre devemos conversar com o auditado antes de elaborar um plano de auditoria e quando estabelecemos: data, hora e processo em conjunto com o auditado, solicitamos informação sobre os procedimentos e manuais utilizados, abrimos um canal de comunicação e obteremos conhecimento sobre contexto, estrutura e cultura do departamento ou empresa o que vai facilitar a auditoria.

9 Exercício 1 Auditorias de Sistemas de Gestão do Meio Ambiente são utilizadas para: a-) Determinar se o sistema de gestão do Meio Ambiente atende a determinado requisito normativo estabelecido. b-) Determinar se as inspeções são executadas por pessoal qualificado. c-) Determinar se o sistema de gestão do Meio Ambiente atende a norma ISO d-) Determinar se o departamento do Meio Ambiente é atuante e independente. e-) n.d.a. 2. Analise a afirmação abaixo: Auditorias internas devem ser programadas com base na situação e importância dos processos e áreas a serem auditadas. Correta: Incorreta: 3.Informações que são comprovadamente verdadeiras baseadas em fatos obtidos através de observação, medição e ensaios são chamadas de: a) Evidência objetiva. b) Deficiências. c) Relatórios de não conformidades. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima. 4.As normas que definem requisitos para sistemas de gestão visam: a) Certificar produtos. b) Estabelecer o projeto e os requisitos do projeto. c) Obter confiança na conformidade do produto. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima.

10 Exercício 5.Quais das atividades a seguir devem ser conduzidas por profissionais independentes do trabalho que está sendo executado? a) Análise crítica pela alta direção. b) Inspeção e monitoramento. c) Auditoria de Meio Ambiente. d) Todas as opções acima. e) Nenhuma das opções acima. 6.Auditoria de terceira parte é: a) Uma auditoria interna b) Uma auditoria do cliente ou usuário c) Uma auditoria feita por uma organização independente d) Todas as opções acima e) Nenhuma das opções acima 7. Para uma auditoria ser considerada ética é necessário que ela: a) Seja livre de surpresas. b) Seja objetiva. c) Seja desenvolvida por auditores independentes das funções auditadas. d) Nenhuma das acima. 8. Uma auditoria de sistema de gestão é usada para verificar: a) O número de empregados em atividades nas áreas auditadas. b) As avaliações que estão sendo executadas sobre os produtos. c) O grau de atendimento do sistema de gestão em relação aos requisitos estabelecidos pela norma ou critério de auditoria. d) Se as inspeções estão sendo executadas por inspetores qualificados.

11 Respostas do exercício 1- a 2- correta 3- a 4- e 5- c 6- c 7- c 8- c Estudar, ai...

12 6 Atividades de auditoria 6.3 Realizando análise crítica de documentos Antes da auditoria a documentação do auditado deve ser analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema com o critério de auditoria. A documentação pode incluir documentos e registros pertinentes ao sistema de gestão, e relatórios de auditoria anteriores. Convém que a análise crítica leve em conta o tamanho, natureza e complexidade da organização, e os objetivos e escopo da auditoria. A análise pode ser no escritório ou em visita ao local. Se a documentação for inadequada, convém que o líder de equipe da auditoria informe ao cliente da auditoria. Convém que seja tomada uma decisão se convém que a auditoria continue ou seja suspensa até que as considerações sobre a documentação esteja resolvida.

13 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano de auditoria Convém que o líder da auditoria prepare um plano de auditoria e que este plano tenha a quantidade de detalhes que reflita o escopo e a complexidade da auditoria e que seja flexivel para permitir alterações tais como mudanças no escopo da auditoria. Convém que o plano de auditoria inclua o seguinte: os objetivos da auditoria; o critério da auditoria e qualquer documento de referência; o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados; as datas e locais onde a auditoria será realizada; o tempo esperado e duração de atividades, inclusive reuniões com direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria; as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes; a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria.

14 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano de auditoria Convém que o plano de auditoria também inclua o seguinte, se apropriado: Identificação do representante do auditado na auditoria; O idioma de trabalho e do relatório de auditoria, se ele for diferente do idioma do auditor e/ou do auditado; Os princípais pontos do relatório de auditoria; Arranjos de logística; Assuntos relacionados a confidencialidade; Quaisquer ações de acompanhamento de auditoria. Convém que o plano seja analisado e aceito pelo cliente da auditoria e que seja apresentado ao auditado antes do início da auditoria. Objeções do auditado deveriam ser solucionadas entre o líder da equipe de auditoria, o auditado e o cliente de auditoria. Revisões do plano devem ser acordada entre as partes interessadas antes da continuação da auditoria.

15 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando o plano de auditoria/ Exemplo Plano de Auditoria preparado de acordo com a ISO 19011:2002 Data/Hora da Abertura: 2 de Junho de 2006 / 9h Data/Hora do Encerramento: 3 de Junho, 2006 / 16h Objetivos da Auditoria: Auditoria interna progrma de 2006 Escopo da Auditoria: Processos indicados abaixo. Data horário Auditor Área/Processo Junho, 2006 José Monteiro Junho, h 10h 14h 16h 17h 9h 10h 16h José Monteiro Reunião de abertura Qualidade Engenharia Vendas Armazenamento Direção Relatório Reunião de encerramento Os auditores mantém rígida confidencialidade com relação a todas as informações obtidas durante a realização de suas atividades. Uma cópia do acordo de confidencialidade do auditor está disponível caso seja necessária. Esta auditoria será conduzida no idioma da organização a menos que outro seja acordado.

16 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Designando trabalho para a equipe da auditoria O líder da equipe deve designar responsabilidade especifica a cada membro da equipe; Deve ser levado em conta: independência e competência; Deve ser considerado: auditores em treinamento e especialistas; Tarefas definidas podem ser alteradas em função da necessidade. Durante uma auditoria os auditores devem se reunir periodicamente para trocar informações e realizar ajustes, por exemplo alterar as atividades em função do controle de tempo e de dificuldades que tenham sido identificadas. É boa prática colocar um auditor em treinamento para auditar sendo observado por um auditor experiente, neste caso feedback deve ser realizado pelo auditor experiente ao auditor em treinamento logo que as atividades daquela etapa tenham sido encerradas.

17 6.4 Preparando as atividades da auditoria no local Preparando documentos de trabalho Convém que a equipe auditora se prepare e utilize documentos de trabalho como: listas de verificação e planos de amostragem de auditoria, e formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações da auditoria e registros de reuniões. Estes documentos deveriam ser retidos no mínimo até a conclusão da auditoria, após a auditoria a retenção deve ser orientada pelo controle de registros definido. Documentos confidenciais devem ser salvaguardados adequadamente pela equipe de auditoria. Listas de verificação são uma excelente ferramente para audidores iniciantes que não dominam completamente a norma ou o critério de auditoria, mas elas restringem a flexibilidade do auditor por não permitir que outras trilhas de auditoria sejam seguidas.

18 Exercício Indique se é Verdadeiro ou Falso: 1- ( ) Os objetivos da auditoria, o critério da auditoria e qualquer documento de referência, o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados e as datas e locais onde a auditoria será realizada devem ser indicados no plano da auditoria; 2- Considere que você vai realizar uma auditoria com base na NBR ISO 14001, em 2 processos na sua empresa: produção e vendas e indique quais requisitos da norma você poderia verificar a implantação. Obs. 1)É pré requisito para este treinamento que você já tenha realizado um treinamento sobre interpretação dos requisitos da norma NBR ISO 14001, haverá muitos exercícios que necessitarão deste conhecimento, se você não fez o treinamento sobre os requisitos da norma pare este treinamento aqui e faça o treinamento sobre os requisitos. 2) Para facilitar o seu trabalho você encontrará no site um arquivo com o índice detalhado da norma NBR ISO

19 Resposta do exercício Indique se é Verdadeiro ou Falso: 1- ( V ) Os objetivos da auditoria, o critério da auditoria e qualquer documento de referência, o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados e as datas e locais onde a auditoria será realizada devem ser indicados no plano da auditoria; 2- Requisitos da norma NBR ISO que poderiam ser auditados: Processo de vendas: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 Processo de produção: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 Obs.: Na norma ISO quase todos os requisitos podem ser auditados em cada processo, mas o requisito 4.6 é usualmente auditado com a direção.

20 Exercício 1) Uma auditoria da qualidade será vista como construtiva quando: a ) For conduzida por auditores não técnicos b ) Promover ações corretivas para cada item não avaliado c ) Fornecer detalhes suficientes e necessários para que uma ação corretiva eficaz possa ser implementada. d) Pode ser utilizada pela direção para gerenciamento. 2) Quais das seguintes alternativas não é responsabilidade dos auditores: a ) Preparar agenda e lista de verificação b) Informar os resultados da auditoria à função auditada c ) Investigar causas de não conformidades e definir ações corretivas a serem tomadas d ) Auditoria de acompanhamento para verificar se as ações corretivas tomadas foram eficazes e ) Nenhuma das anteriores. 3) O planejamento e a programação de uma auditoria geralmente são mais maleáveis durante: a ) Auditorias externas de terceira parte. b ) Auditorias de produto. c) Auditorias de primeira parte. d) Auditorias de processo. e ) Auditorias de segunda parte.

21 Exercício 4) Uma auditoria de meio ambiente pode ser conduzida com o objetivo de: a) Explorar causas de poluição. b) Assegurar que não conformidades não ocorrerão depois da auditoria. c ) Assegurar confiança do sistema do meio ambiente com relação aos requisitos da norma especificada. d ) b e c estão corretas. e ) Nenhuma das anteriores. 5) Que informação busca-se em uma auditoria de terceira parte de um sistema de gestão de meio ambiente? a) Uma lista de não conformidades com a norma. b ) Evidência objetiva de conformidade com a norma. c ) Comprometimento da Alta Direção com a gestão do meio ambiente. d ) Todas as opções acima. e ) Nenhuma das opções acima. 6) Analise a afirmação abaixo: O responsável pela área a ser auditada deve assegurar que as ações sejam executadas, sem demora indevida, para eliminar não conformidades detectadas e suas causas. Correta: Incorreta:

22 Exercício 7) O responsável pela seleção da equipe auditora deve: a-) Escalar só auditores qualificados pelo IRKA. b-) Escalar auditores independentes da função auditada. c-) Escalar no mínimo 3 auditores. d-) Todas estão corretas. 8) Como devem ser marcadas as datas das auditorias: a-) O auditor-líder decide. b-) A equipe auditora decide. c-) Acordadas entre auditor-líder e auditado. d-) O auditado decide. 9) As listas de verificação devem ser usadas para: a-) Tornar mais fácil a elaboração do relatório de auditoria. b-) Prover um guia para o grupo auditor realizar a atividade, assegurando seu escopo. c-) Assegurar profundidade e continuidade da auditoria. d-) Eliminar vícios por parte do auditor.

23 Respostas do Exercício 1) - c 2) - c 3) - c 4) - c 5) - b 6) - Correta 7) - b ( IRKA organização inglesa que credencia auditores com base na experiência e educação comprovadas, no Brasil temos o RAC e nos EUA temos o RAB) 8) - c 9) - b

24 Fim do Módulo 3

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