Cimertex melhora acesso à informação com Microsoft Dynamics NAV e CRM

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1 Microsoft Dynamics NAV e CRM Cliente de Referência: CIMERTEX Cimertex Cimertex melhora acesso à informação com Microsoft Dynamics NAV e CRM Sumário País Portugal Sector Comércio e Indústria Perfil do Cliente A Cimertex dedica-se sobretudo à comercialização de equipamentos para os sectores das obras públicas e minas. Conta com 200 colaboradores e uma facturação de 70 milhões de euros. Situação de Negócio Para a Cimertex era importante implementar um sistema integrado de gestão que acabasse com a complexidade aplicacional, com as redundâncias, duplicação de tarefas e dificuldade de aceder a informação. Solução Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics CRM Benefícios Informação de negócio sempre actualizada Mais fácil acesso aos dados e em tempo real Capacidade de eliminar redundâncias e duplicação de tarefas Melhor acompanhamento do processo comercial com o solução de CRM A implementação do Microsoft Dynamics NAV permite-nos um acompanhamento do negócio da empresa muito superior ao que existia. Com a integração proporcionada conseguimos também eliminar duplicações de tarefas e redundâncias. Álvaro Teixeira Bastos, Administrador da Cimertex A Cimertex tem como principal actividade a venda de equipamentos para os sectores das obras públicas, minas e floresta. Sediada no Porto, tem outras três localizações no continente, uma afiliada na Madeira, uma subsidiária em Angola e uma rede de agentes em ampliação. A diversidade da actividade que inclui venda de máquinas e peças, prestação de serviços pós-venda, aluguer e uma unidade industrial, exige, dos sistemas de informação, fluídez na circulação de dados e eficiência nos processos, sem redundâncias. Até 2005 os vários softwares existentes, com comunicação deficiente entre si, dificilmente respondiam a essas necessidades. A decisão de mudança conduziu à implementação do Microsoft Dynamics NAV e, em paralelo, do Microsoft Dynamics CRM, para acompanhamento da actividade comercial. A implementação ficou a cargo da mypartner. Parceiro MyPartner Consultoria Informática

2 Com a implementação do software da Microsoft, nomeadamente do Dynamics NAV conseguimos hoje acompanhar melhor o negócio e, em simultâneo eliminámos a duplicação de tarefas e redundâncias, com impacto na eficiência interna. Na verdade eram estes os resultados esperados. Álvaro Teixeira Bastos, Administrador da Cimertex Situação Quem repare numa auto-estrada em construção é provável que veja máquinas da japonesa Komatsu e que estas tenham sido fornecidas pela Cimertex. A Cimertex, que iniciou a sua actividade no mercado há mais de 40 anos em Portugal, é parceira de longa data da Komatsu, com a qual se tornou numa referência no mercado das obras públicas. Outro dos sectores em que tem forte presença é no de minas, destacando-se neste caso o acordo de distribuição com a Sandvik Mining and Construction. Do volume de negócios da Cimertex, da ordem dos 60 milhões de euros, mais de 90% resulta da representação das marcas Komatsu e Sandvik, afirma Álvaro Teixeira Bastos, Administrador da Cimertex. Tendo iniciado a sua actividade em 1964, com três colaboradores, conta hoje com cerca de 200. Além da distribuição, comercialização de equipamentos e prestação de serviços pós-venda, a lógica de oferta de soluções completas levou a empresa a alargar a actividade à área de peças, de aluguer e indústria (via Cimertex Indústria). Para além da sede no Porto, tem outras três localizações em Portugal continental (Leiria, Lisboa e Vila Viçosa), para além de uma afiliada na Madeira. Para alargar a sua penetração no mercado nacional, especialmente ao nível dos equipamentos ligeiros, criou uma rede de agentes. Assim, possui um modelo de vendas misto, com comercialização directa e indirecta. A nível internacional destacase a presença em Angola há mais de uma década, um mercado que tem vindo a registar elevadas taxas de crescimento. Temos conseguido ultrapassar a actual conjuntura nacional de menor investimento em obras públicas vendendo para clientes que têm ganho contratos internacionais, bem como pelo incremento do negócio junto do sector mineiro, refere Álvaro Teixeira Bastos. A dimensão da empresa, a dispersão geográfica e o modelo comercial, associado à diversidade das áreas de actividade, exigem dos sistemas de informação elevada robustez a par de grande flexibilidade para adaptação às especificidades de cada segmento. O negócio pressupõe que, além de clientes externos, existam algumas relações internas de tipo fornecedor-cliente. A exemplificá-lo está o negócio de peças, que vende para o exterior mas serve igualmente o serviço pós-venda, na componente de oficina. A necessidade de ter uma visão global da organização não pode perder de vista a autonomia das partes que a compõem. Eficiência e automatização de processos são conceitos chave para a Cimertex. No entanto, o cenário existente em 2005 era muito complicado e desagregado. A empresa dispunha de softwares para as áreas de contabilidade, salários, oficinal e de peças, por exemplo, em plataforma AS/400, bem como um sistema desenvolvido internamente, com apoio do INESC, para a área comercial. Para além de as aplicações serem antigas eram cada vez mais difíceis de manusear e, por isso, tornava-se moroso e dispendioso introduzir novas funcionalidades, recorda Álvaro Teixeira Bastos. Havia que mudar. 2

3 Com Ao passarmos a implementação a ter mais do informação Microsoft comercial, Dynamics CRM com o maior que pretendemos qualidade, em é tempo que a útil, informação conseguimos comercial gerir melhor não a resida actividade nos ficheiros dos vendedores, cada vendedor incluindo de a criação per si e de que o sugestões conhecimento de trabalho dos de contactos forma mais efectuados aperfeiçoada, com bem clientes como assegurar actuais ou potenciais mais adequadas passe para a organização. coberturas de zona. Álvaro Álvaro Teixeira Teixeira Bastos, Bastos, Administrador da da Cimertex Cimertex Após se ter decidido reformular o sistema de informação, avançou-se com uma consulta ao mercado no sentido de se encontrar uma solução integrada, simultaneamente robusta e flexível. Antes, com apoio de uma consultora, foi realizado um estudo sobre a organização que a Cimertex deveria ter e a orientação estratégica, com impacto na elaboração do caderno de encargos para escolha do ERP. Das soluções avaliadas, onde se incluiu o SAP, resultou a opção pelo Microsoft Dynamics NAV e Microsoft Dynamics CRM, implementados na Cimertex pela mypartner. Estava encontrada a resposta aos principais desafios: unificar o sistema de informação, ter informação integrada e fiável, eliminar redundâncias e duplicações de tarefas, bem como acompanhar melhor o andamento do negócio. Solução Encontrada a resposta para os desafios, a verdade é que o trabalho que a Cimertex e a mypartner tinham pela frente não era fácil. Em causa está uma implementação que envolve todas as actividades da empresa e áreas funcionais, num contexto de mudança significativa de hábitos e formas de trabalhar, associado nalguns pontos à introdução de informatização onde antes as tarefas eram executadas sobretudo em papel, como na gestão de armazém. Iniciada a implementação em meados de 2005, a sua conclusão surge passados mais de dois anos, com 130 utilizadores de Microsoft Dynamics. Ao somar-se Angola, onde deverá ser replicado o modelo implementado em Portugal, acrescem mais duas dezenas de utilizadores. A escolha da plataforma de base do novo sistema tinha a sua quota parte de contribuição para a redução da complexidade. A plataforma que pretendíamos teria que ser Windows, o que restringiu desde logo a gama de ERPs a seleccionar, afirma Bento Campos, Responsável pelo Departamento de Informática da Cimertex. Por forma a melhor gerir o projecto foram definidos sub-projectos, a começar pela área financeira. A decisão da sequência das várias fases teve a ver sobretudo com o modelo montado. Entendemos que seria lógico começar pela área financeira, dado que esta se assumia um pouco como elemento unificador das várias áreas. A partir daí seguiríamos com as restantes, resume. De entre os vários obstáculos a ultrapassar ao longo do processo, um dos que mais pesou foi o da migração dos dados dos softwares que funcionavam na plataforma AS/400 para o Microsoft Dynamics NAV, sendo certo que a integridade (baixa) dos dados existentes ajudou a dificultar a tarefa. Seguiu-se à área financeira a de peças, crítica para a Cimertex, que envolveu um forte trabalho de ligação à parte oficinal, dado que existe venda interna de peças para a oficina, que presta serviços de assistência e reparação aos equipamentos comercializados. O fluxo de informação entre a oficina e a área de peças está totalmente automatizado. Dessa forma, se as oficinas fazem uma requisição das 3

4 peças que necessitam para responder a uma ordem de serviço, consegue-se saber de imediato que armazém pode fornecer e quando ou se existe necessidade de compra, ilustra Bento Campos. O projecto incluiu a vertente de transferências entre armazéns, permitindo que seja possível saber em que localização se encontra em stock uma determinada peça, levando a frequentes pedidos de transferência. O controlo de reaprovisionamento foi baseado em critérios pré-definidos, mediante definição de algoritmos para optimização do mesmo. Em matéria de gestão de armazém propriamente dita, o cenário passou a ser bem diferente do existente, ao serem introduzidos instrumentos de modernização, como a etiquetagem de peças, com códigos de barras ou a utilização de equipamentos de rádio-frequência para leitura dos mesmos na fase de picking. Tendo todo o sistema integrado, ao ser retirada uma peça do armazém tem impacto, por exemplo, nos stocks, nas vendas e nas compras, acentua. Concluindo progressivamente os vários sub-projectos de implementação, incluindo na Cimertex Indústria, que envolve, por exemplo, a gestão de produção e o custeio industrial, para o final ficou a componente comercial de máquinas. A vertente de Customer Relationship Management assumiu também especial relevo no âmbito do projecto, direccionado à área comercial, tanto de peças como de equipamentos. Com a implementação do Microsoft Dynamics CRM o que pretendemos é integrar a informação comercial de forma a obtermos benefícios acrescidos para o relacionamento com os clientes e, por consequência, para o desenvolvimento do nosso negócio com maior qualidade, especifica Álvaro Teixeira Bastos. E adianta: para a Cimertex era igualmente importante que quem gere os serviços comerciais conseguisse acompanhar de forma mais lógica e fácil a gestão das oportunidades de venda, desde o momento em que estas são criadas até ao fecho do processo. De acordo com o mesmo gestor existiu ainda outro factor de peso a motivar o investimento no CRM da Microsoft: a necessidade de dispor de ferramentas de decisão, pelo melhor acompanhamento da performance da Cimertex no mercado. Ao passarmos a ter mais informação comercial, com maior qualidade, em tempo útil, conseguimos gerir melhor a actividade dos vendedores, incluindo a criação de sugestões de trabalho de forma mais aperfeiçoada, bem como assegurar mais adequadas coberturas de zona, salienta. Segundo Álvaro Teixeira Bastos um dos aspectos importantes do processo de modernização teve a ver com as dificuldades atravessadas com a implementação do novo sistema de informação, decorrentes do esforço de customização que foi necessário efectuar e consequente redimensionamento do projecto, em termos de investimento e cronograma. Assim, considera que o desenvolvimento de novas funcionalidades específicas para a realidade da Cimertex, embora reflicta o nível de sofisticação do Navision, também significou um considerável enriquecimento funcional da 4

5 A plataforma que pretendíamos teria que ser Windows, o que restringiu desde logo a gama de ERPs a seleccionar. Bento Campos, Responsável pelo Departamento de Informática da Cimertex aplicação, passando a cobrir as especificidades de negócio da Cimertex. Benefícios Ainda que numa primeira fase a implementação do CRM tenha sido pensada para a equipa de vendas interna (estando em estudo o seu alargamento aos agentes), hoje a Cimertex possui uma visão mais completa, do que se passa no dia-a-dia em termos comerciais. Ganhou em capacidade de análise mas também em rastreabilidade. Os gestores comerciais podem a cada momento saber que propostas foram feitas, para que clientes ou qual o esforço de venda, entre muitos outros dados que lhes permitem tomar decisões menos empíricas e mais documentadas. Por isso, mais seguras. As ferramentas de análise e relatórios, via Microsoft SQL Server Reporting Services, proporcionam uma autonomia acrescida na obtenção da informação considerada relevante a cada momento. Com a vantagem de que esta passou a estar sempre actualizada. Outra vantagem importante da utilização de funcionalidades de CRM é o impacto proporcionado a nível das actividades de marketing. A consolidação da informação, aliada a funcionalidades de pesquisa e reporting permite efectuar inúmeras funções como análise segmentada de mercado, obtenção de listagens para direct mails e actividades de telemarketing de forma integrada e consolidada, potenciando estas actividades de marketing de forma mais focada e direccionada. Com a implementação do software da Microsoft, nomeadamente do Dynamics NAV, a forma como a Cimertex passou a olhar a informação mudou. Não só porque passou a dispor de mais e melhor informação, decorrente do investimento num sistema integrado de gestão, como esta se tornou mais acessível. Conseguimos hoje acompanhar melhor o negócio e, em simultâneo eliminámos a duplicação de tarefas e redundâncias, com impacto na eficiência interna. Na verdade, eram estes os resultados esperados, afirma Álvaro Teixeira Bastos. O mesmo responsável salienta que o melhor acesso à informação que refere reflecte-se a outro nível: na capacidade de prestar um melhor serviço ao cliente. Qualquer colaborador que tem contacto com os clientes, incluindo os vendedores, sente que dispõe de um maior conhecimento sobre os mesmos e sobre as suas necessidades, o que facilita a interacção, acentua. Depois de concluída a implementação nas diversas áreas funcionais, deverão registar-se desenvolvimentos a outros dois níveis. Por um lado, a integração da componente de gestão de qualidade no Microsoft Dynamics NAV, tendo em conta que a Cimertex é uma entidade certificada. Por outro, o alargamento a Angola, mercado no qual são desenvolvidas as mesmas áreas de negócio que em Portugal, com excepção do aluguer. Mesmo tratando-se de uma realidade diferente da portuguesa, em traços gerais deverá ser replicado em Angola o modelo de implementação definido para o nosso país, conclui Bento Campos. 5

6 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte Para conhecer outras referências de sucesso visite a página Para mais informações sobre os produtos e serviços da Cimertex visite o Web site em: Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft and the products mentioned in this document are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Document published